HƯỚNG dẫn tạm ỨNG và HOÀN tạm ỨNG

CTY CP ĐT XD & KT VINACONEX TRUNG TÂM XD DD&CN HƯỚNG DẪN TẠM ỨNG VÀ HOÀN TẠM ỨNG THI CÔNG (ÁP DỤNG CHO TT XD DD&CN) Mã hiệu: HD - TU - HTU Lần ban hành: 01 Có hiệu lực từ: 12 - 2010 Trang: 1/12 MỤC LỤC Mục đích 2 Phạm vi áp dụng Định nghĩa thuật ngữ Nội dung 4.1 Lưu đồ 4.2 Hướng dẫn thủ tục tạm ứng hoàn tạm ứng 4.3 Ghi chú: Lưu hồ sơ 11 Phụ lục 11 CTY CP ĐT XD & KT VINACONEX TRUNG TÂM XD DD&CN HƯỚNG DẪN TẠM ỨNG VÀ HOÀN TẠM ỨNG THI CÔNG (ÁP DỤNG CHO TT XD DD&CN) Mã hiệu: HD - TU - HTU Lần ban hành: 01 Có hiệu lực từ: 12 - 2010 Trang: 2/12 Mục đích - Hướng dẫn qui định cách thức, thống bước tạm ứng hồ tạm ứng thi cơng cơng trình (dự án) TT XD DD&CN - Vinaconex E&C Phạm vi áp dụng - Hướng dẫn áp dụng cho cơng trình (dự án) TT XD DD&CN triển khai thi công Định nghĩa thuật ngữ TT Mã hiệu/Từ viết tắt Diễn giải Vinaconex E&C Công ty CP Đầu tư Xây dựng Kỹ thuật Vinaconex TT XD DD&CN Trung tâm Xây dựng Dân dụng Công nghiệp GĐTT Giám đốc Trung tâm Bộ phân KT-VT Bộ phận Kinh tế Vật tư Bộ phận KT Bộ phận Kế toán Người ĐNTU Người đề nghị tạm ứng đồng thời người hoàn tạm ứng PAKT Phương án kinh tế ATLĐ An toàn lao động VSLĐ Vệ sinh lao động 10 VAT Giá trị gia tăng CTY CP ĐT XD & KT VINACONEX TRUNG TÂM XD DD&CN HƯỚNG DẪN TẠM ỨNG VÀ HỒN TẠM ỨNG THI CƠNG (ÁP DỤNG CHO TT XD DD&CN) Mã hiệu: HD - TU - HTU Lần ban hành: 01 Có hiệu lực từ: 12 - 2010 Trang: 3/12 Nội dung 4.1 Lưu đồ 4.1.1 Lưu đồ tạm ứng tiền thi công LƯU ĐỒ MƠ TẢ Q TRÌNH TẠM ỨNG THI CƠNG CƠNG TRÌNH Trách nhiệm Người ĐNTU Q trình Lập trình đề nghị tạm ứng Bộ phận KT K/tra, lập C/từ Giám đốc TT Phê duyệt Bộ phận KT Người ĐNTU Chi nhận tạm ứng Kết thúc Mô tả/ tài liệu liên quan 4.1.1.1 4.1.1.2 4.1.1.3 4.1.1.4 4.1.1.5 4.1.1.1 Lập trình đề nghị tạm ứng - Sau Hợp đồng kinh tế ký kết, Trung tâm tiến hành bước triển khai thi công dự án Bước thành lập Ban huy công trường có định người phụ trách phần tạm ứng tiền để triển khai thi công công trường (Chỉ huy trưởng cơng trình thường người định) - Tại Ban huy công trường dựa vào phương án kinh tế (PAKT) lãnh đạo phê duyệt dự trù chi phí cơng trường để lập kế hoạch chi tiêu công trường Bản kế hoạch lập theo tháng (cơng trình năm) theo quý bao gồm khoản chi phí cố định (điện, nước, điện thoại, thuê nhà,…) khoản chi chi tiết có PAKT Bản kế hoạch phận KT - VT thơng qua kiểm sốt - Người phụ trách tạm ứng dựa vào kế hoạch lập nhu cầu chi thực tế công CTY CP ĐT XD & KT VINACONEX TRUNG TÂM XD DD&CN HƯỚNG DẪN TẠM ỨNG VÀ HOÀN TẠM ỨNG THI CÔNG (ÁP DỤNG CHO TT XD DD&CN) Mã hiệu: HD - TU - HTU Lần ban hành: 01 Có hiệu lực từ: 12 - 2010 Trang: 4/12 trường, lập đề nghị tạm ứng chuyển tới phận KT - VT Giấy đề nghị tạm ứng phải nêu rõ lý tạm ứng số tiền tạm ứng, số hồn số tạm ứng 4.1.1.2 Lập trình đề nghị tạm ứng - Bộ phân KT nhận giấy đề nghị tạm ứng kiểm tra tình hình công nợ người ĐNTU với số liệu sổ kế tốn - Nếu số liệu người ĐNTU khơng khớp với số liệu sổ kế tốn phận KT trả lại giấy đề nghị tạm ứng yêu cầu kiểm tra lại số liệu - Nếu số liệu đúng, kế toán lập Phiếu chi chi tiền mặt UNC chi chuyển khoản - Trình hồ sơ tạm ứng lên GĐ TT phê duyệt 4.1.1.3 Phê duyệt tạm ứng - Giám đốc TT xem xét phê duyệt:  Công nợ người đề ĐNTU khơng (người ĐNTU hồn tạm ứng hết), GĐ TT phê duyệt đề nghị tạm ứng  Công nợ Giám đốc trung tâm vào lý tạm ứng nhu cầu chi công trình hợp lý, GĐ TT phê duyệt đề nghị tạm ứng  Cơng nợ người người ĐNTU không đưa lý tạm ứng hợp lý nhu cầu chi tiêu công trường không có, GĐ TT khơng phê duyệt chuyển trả lại người ĐNTƯ 4.1.1.4 Chi tạm ứng nhận tạm ứng - Thủ quỹ chi tiền (chi tiền mặt), gửi UNC ngân hàng (chi chuyển khoản) - Người ĐNTU ký phiếu chi nhận tiền tạm ứng ngân hàng rút tiền chi chuyển khoản 4.1.1.5 Kết thúc CTY CP ĐT XD & KT VINACONEX TRUNG TÂM XD DD&CN HƯỚNG DẪN TẠM ỨNG VÀ HỒN TẠM ỨNG THI CƠNG (ÁP DỤNG CHO TT XD DD&CN) Mã hiệu: HD - TU - HTU Lần ban hành: 01 Có hiệu lực từ: 12 - 2010 Trang: 5/12 4.1.2 Lưu đồ hồn tạm ứng thi cơng LƯU ĐỒ MƠ TẢ Q TRÌNH HỒN TẠM ỨNG THI CƠNG CƠNG TRÌNH Trách nhiệm Q trình Mơ tả/ tài liệu liên quan Người ĐNTU Hoàn tạm ứng Bộ phận KT - VT K/ tra, ký Giám đốc TT Phê duyệt 4.1.2.3 Bộ phận KT K/ tra, lập C/từ 4.1.2.4 Giám đốc TT Phê duyệt Bộ phận KT Người ĐN TU Thu nhận hoàn tạm ứng Người ĐN TU 4.1.2.1 4.1.2.2 4.1.2.5 4.1.2.6 Kết thúc 4.1.2.7 Rút kinh nghiệm (nếu có) 4.1.2.8 CTY CP ĐT XD & KT VINACONEX TRUNG TÂM XD DD&CN HƯỚNG DẪN TẠM ỨNG VÀ HOÀN TẠM ỨNG THI CÔNG (ÁP DỤNG CHO TT XD DD&CN) Mã hiệu: HD - TU - HTU Lần ban hành: 01 Có hiệu lực từ: 12 - 2010 Trang: 6/12 4.1.2.1 Hoàn tạm ứng - Người ĐNTU lập hồ sơ hoàn tạm ứng chuyển hồ sơ hoàn ứng cho phận KT -VT kiểm tra, ký duyệt 4.1.2.2 Kiểm tra, ký - Bộ phận KT - VT nhận hồ sơ hoàn ứng tiền hành kiểm tra Bộ phận KT - VT có trách nhiệm:  Kiểm sốt khối lượng theo định mức Nhà nước hành phương án kinh tế (PAKT) phê duyệt  Kiểm tra đơn giá so với đơn giá thị trường thời điểm đơn giá hợp đồng (nếu có)  Kiểm sốt quy cách chủng loại mẫu mã nguyên vật liệu, vật tư, máy móc trang thiết bị mua thự tế so với PAKT  Kiểm soát khoản chi thực tế so với kế hoạch chi ban huy công trường lập theo tháng quý  Kiểm soát khoản mục chi phí phát sinh phục vụ cho ban huy cơng trường so với PAKT  Kiểm tra tính đầy đủ hồ sơ hoàn ứng - Nếu hồ sơ hoàn ứng đáp ứng đủ yêu cầu, phận KT - VT ký xác nhận trình lên GĐ TT xem xét phê duyệt - Nếu hồ sơ hồn tạm ứng khơng đáp ứng đủ yêu cầu phận KT - VT chuyển trả lại cho người ĐNTU yêu cầu điều chỉnh bổ sung để hoàn thiện 4.1.2.3 Phê duyệt - Bộ hồ sơ hoàn tạm ứng sau phận KT - VT kiểm tra ký xác nhận trình lên GĐ TT phê duyệt chuyển tới phận KT 4.1.2.4 Kiểm tra, lập chứng từ - Bộ phận KT tiến hành kiểm tra hồ sơ hoàn ứng phê duyệt Bộ phận KT có trách nhiệm:  Kiểm tra tính hợp lệ chứng từ (đã giải thích phần ghi chú)  Kiểm tra tính đầy đủ hồ sơ hoàn tạm ứng  Kiểm tra mặt giá trị hóa đơn chứng từ: số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế VAT giá trị sau thuế VAT CTY CP ĐT XD & KT VINACONEX TRUNG TÂM XD DD&CN HƯỚNG DẪN TẠM ỨNG VÀ HỒN TẠM ỨNG THI CƠNG (ÁP DỤNG CHO TT XD DD&CN) Mã hiệu: HD - TU - HTU Lần ban hành: 01 Có hiệu lực từ: 12 - 2010 Trang: 7/12  Kiểm tra tính hợp lý khoản chi phí  Kiểm tra cơng nợ nhà cung cấp (nếu có) - Nếu hồ sơ hồn tạm ứng không đáp ứng yêu cầu, phận KT chuyển trả lại cho người ĐNTU để người ĐNTU điều chỉnh bổ sung cho phù hợp xác nộp lại cho phận KT - Bộ phận KT lập phiếu thu hoàn tạm ứng phiếu chi kẹp với hồ sơ hoàn ứng đủ điệu kiện hồn ứng trình lên GĐ TT phê duyệt 4.1.2.5 Phê duyệt - GĐ TT phê duyệt phiếu thu phiếu chi sau chuyển tồn chứng từ hoàn tạm ứng cho phận KT 4.1.2.6 Thu nhận hoàn tạm ứng - Người ĐNTU ký phiếu thu tiền tạm ứng ký phiếu chi toán khoản chi phí phục vụ sản xuất - Bộ phận KT có trách nhiệm hạch tốn làm giảm khoản tạm ứng để triển khai thi công cho người ĐNTU đồng thời dựa vào hóa đơn chứng từ hồn tạm ứng tiền hành hạch tốn chi phí cho cơng trình 4.1.2.7 Kết thúc 4.1.2.8 Rút kinh nghiệm - Nếu xảy trường hợp hồ sơ hoàn ứng bị trả lại nhiều lần để hoàn thiện theo quy định Bộ phận KT yêu cầu người ĐNTU đọc lại hướng dẫn thủ tục tạm ứng hoàn tạm ứng ban hành thành văn làm hướng dẫn hồ sơ hồn ứng đạt u cầu 4.2 Hướng dẫn thủ tục tạm ứng hoàn tạm ứng 4.2.1 Mẫu chứng từ lập phòng KT - Đề nghị tạm ứng (BM-01): - Phiếu thu - Phiếu chi - UNC 4.2.2 Bộ hồ sơ hoàn tạm ứng - Đề nghị hoàn tạm ứng (BM-02) - Bảng theo dõi chi phí phát sinh thực tế so với PAKT, HĐKT (nếu có)(BM-03) - Hồn chi phí nhân công (từng tổ đội) CTY CP ĐT XD & KT VINACONEX TRUNG TÂM XD DD&CN HƯỚNG DẪN TẠM ỨNG VÀ HỒN TẠM ỨNG THI CƠNG (ÁP DỤNG CHO TT XD DD&CN) Mã hiệu: HD - TU - HTU Lần ban hành: 01 Có hiệu lực từ: 12 - 2010 Trang: 8/12  Bảng tổng hợp giá trị nhân cơng (tính theo KL hoàn thành tháng) (BM-04)  Bảng tổng hợp giá trị nhân cơng (tính theo bảng chấm cơng tháng) (BM-05)  Hợp đồng giao khoán (BM-06)  Bảng xác nhận khối lượng toán tháng (BM-07)  Bảng chấm cơng (BM-08)  Bảng tốn nhận lương (BM-09)  Bảng danh sách công nhân  Bộ hồ sơ nhân công (từng nhân công tổ) + Hợp đồng lao động (BM01- Mau Hop dong lao dong) + Chứng minh thư photo + Giấy ủy quyền (BM-10) + Bản cam kết thu nhập (BM04- Ban cam ket thu nhap) + Biên học ATLĐ, VSLĐ (BM-11) + Bản cam kết an ninh, an toàn, vệ sinh lao động (BM-12) + Bản cam kết huấn luyện ATLĐ, VSLĐ (BM-13) - Hồn chi phí phục vụ sản xuất thi cơng cơng trình  Bảng tổng hợp chi phí (BM-04)  Bảng diễn giải chi tiết chi phí (BM-15)  Chi phí vật liệu chính, vật tư phụ + Hóa đơn tài chính: Hóa đơn VAT, hóa đơn bán hàng thông thường + Phiếu xuất kho nhà cung cấp (biên bàn giao) có xác nhận hai bên + Bảng kê chi tiết loại vật liệu hóa đơn khơng ghi chi tiết loại + Phiếu thu tiền nhà cung cấp (nếu kế tốn u cầu)  Chi phí máy móc thiết bị, cơng cụ dụng cụ + Đối với máy móc thiết bị có giá trị lơn (>=10.000.000đ)  Tờ trình duyệt mua (trong trường hợp khơng có PAKT)  Phương án kinh tế (nếu có)  Bảng phân tích báo giá  03 Bảng báo giá nhà cung cấp khác  Hợp đồng kinh tế, lý hợp đồng (nếu có) CTY CP ĐT XD & KT VINACONEX TRUNG TÂM XD DD&CN HƯỚNG DẪN TẠM ỨNG VÀ HỒN TẠM ỨNG THI CƠNG (ÁP DỤNG CHO TT XD DD&CN) Mã hiệu: HD - TU - HTU Lần ban hành: 01 Có hiệu lực từ: 12 - 2010 Trang: 9/12  Hóa đơn tài chính: Hóa đơn VAT, hóa đơn bán hàng thông thường  Biên bàn giao có xác nhận hai bên + Đối với máy móc thiết bị có giá trị nhỏ (