25 bí quyết để quản lý dự án

25 BÍ QUYẾT QUẢN LÝ DỰ ÁN Đã có nhiều sách báo viết phương thức kỹ thuật quản lý dự án hiệu 25 bí đúc kết lại từ lý thuyết kinh nghiệm quản lý chuyên gia AMA (American Management Association) – tổ chức phi lợi nhuận tiếng đào tạo Quản Trị Kinh Doanh Xây dựng đội nhóm đồn kết giải vấn đề Nếu khơng bạn khó đưa giải pháp đắn tạo nhiều tranh cãi mục tiêu dự án Hãy ghi nhớ tuân theo mục tiêu đề suốt trình dự án Xây dựng chiến lược để đạt tất mục tiêu dự án Giám sát kiểm tra định kỳ để bảo đảm dự án nằm mục tiêu ban đầu đề Xác định rõ cột mốc chuẩn đánh giá: kết mong muốn, trở ngại, lập sách giúp bạn đạt kết mong đợi Cập nhật thông tin từ tất Stakeholders (là người có liên quan, dính líu bị tác động hoạt động dự án) để tránh mâu thuẫn mặt lợi ích sau Lựa chọn thành viên thích hợp cho dự án – người đóng góp nhận định thơng tin có ích cho dự án khơng đơn người hợp tác làm việc nhóm Làm việc theo nhóm Nếu tất thành viên đội/nhóm làm việc độc lập, sản phẩm sau không ăn khớp giống nhóm thể Hãy thực tế số lượng dự án mà bạn tổ chức bạn đảm trách mục tiêu đề 10 Lập kế hoạch dự án theo cách trả lời câu hỏi như: phải làm ? Ai làm ? Bao nhiêu ? Khi ? Làm ? … 11 Đưa thật nhiều giải pháp lựa chọn (brainstorming), sau chọn tối ưu dựa thông số thiết lập ban đầu (Vd: dựa chi phí, thời gian, mục tiêu …) 12 Hãy thương lương cần nguồn lực/tài ngun/yếu tố có khó tìm kiếm 13 Hãy bàn giao phần theo cột mốc dự án, nhờ mà tiến trình đo lường dễ dàng 14 Đưa chuẩn đánh giá, định lượng, đặc tả tất yếu tố ảnh hưởng đến giá trị chuẩn 15 Đừng lập thời gian biểu cho công việc có thời gian nhiều từ đến tuần Thay vậy, chia nhỏ thành nhiều tác vụ để dễ quản lý 16 Tiếp tục đặt câu hỏi Càng có nhiều câu hỏi, bạn tìm nhiều cách giải vấn đề khám phá vấn đề đối lập với định nghĩa ban đầu 17 Tránh “cám dỗ” cố gắng hoàn thành xuất sắc việc – điều dành cho phiên sau sản phẩm phận dịch vụ 18 Hãy dành thời gian dự phòng trường hợp xảy tình khơng mong đợi vấn đề chưa dự tính 19 Làm tất thứ mà bạn để giữ cho tác vụ theo lịch trình, sai lầm làm sa lầy dự án 20 Luôn cảnh giác rào cản “phong tỏa” trình dự án (roadblocks) hướng đến hoạt động chuyên nghiệp (pro-active), đừng phản ứng lại chúng mà giúp thành viên dự án hoàn thành nhiệm vụ họ 21 Xem thành viên nhóm thực nhiệm vụ quan trọng, đó, họ khơng thể cố gắng liên tục để thực thêm công việc khác 22 Đề cử thành viên thực thi nhiều vai trò khác qui trình quản lý dự án 23 Đừng để thành viên đợi đến “sát nút” bắt đầu thực nhiệm vụ Khi đó, vấn đề phát sinh, khơng thời gian trống để sửa chữa bị trễ hạn bàn giao 24 Hãy ghi nhớ lần sức ép: hoàn thành dự án theo tiến độ, kinh phí, mục tiêu mong đợi khách hàng 25 Hãy ghi nhận lại kết dự án: xem xét lại nhóm làm việc nhiệm vụ thực thi