YÊU CẦU NGHIỆP VỤ VÀ KỸ THUẬT GÓI THẦU NÂNG CẤP HỆ THỐNG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH TẬP TRUNG NETOFFICE

YÊU CẦU NGHIỆP VỤ VÀ KỸ THUẬT GÓI THẦU NÂNG CẤP HỆ THỐNG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH TẬP TRUNG NETOFFICE A MỤC ĐÍCH Hệ thống thơng tin phục vụ quản lý điều hành NetOffice phiên 1.0 triển khai từ năm 2003 Tổng cục Hải quan mang lại hiệu rõ rệt công tác quản lý văn điều hành tập trung, thiết thực đóng góp cho cơng cải cách hành chính, giảm thiểu khối lượng cơng văn giấy tờ, nâng cao suất công tác văn thư đơn vị thuộc khối quan Tổng cục Tuy nhiên đến hệ thống NetOffice thể nhiều bất cập, đặc biệt không đáp ứng yêu cầu quản lý quy trình nghiệp vụ hành theo tiêu chuẩn ISO Ngồi cấu tổ chức ngành Hải quan có thay đổi với việc ban hành Quyết định 02/2010/QĐ-TTg ngày 15/01/2010 Thủ tướng Chính phủ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Tổng cục Hải quan, nên dẫn đến việc phân cấp xử lý, phân luồng văn quy mơ chương trình cần phải thay đổi Do hệ thống NetOffice cần nâng cấp để đáp ứng yêu cầu công tác quản lý điều hành tập trung ngành Hải quan, bước cụ thể hóa nằm chương trình tổng thể cải cách, đại hóa ngành Hải quan giai đoạn 2010 – 2015 năm Mục tiêu gói thầu nâng cấp triển khai Hệ thống thông tin phục vụ quản lý điều hành NetOffice từ phiên 1.0 lên phiên 5.0; đảm bảo việc quản lý điều hành tập trung theo quy trình ISO với nội dung yêu cầu cụ thể sau: B YÊU CẦU NGHIỆP VỤ Hệ thống thông tin phục vụ quản lý điều hành NetOffice thiết kế nâng cấp triển khai để quản lý tin học hóa quy trình nghiệp vụ văn phòng sau Tổng cục Hải quan: I QUY TRÌNH TIN HỌC XỬ LÝ VĂN BẢN VÀ CÔNG VIỆC Quy trình xử lý văn đến (QT01) a Sơ đồ quy trình b Mơ tả quy trình Văn thư X12 xử lý • Tiếp nhận văn đến từ ngồi Tổng cục; • Chuyển văn đến cho Lãnh đạo X12 xử lý (Chuyển đơn vị xử lý Chuyển Lãnh đạo Tổng cục xử lý) • Nhập thơng tin văn đến vào phần mềm sau có ý kiến phê duyệt Lãnh đạo X12 Lãnh đạo Tổng cục; • Scan văn đến chuyển đính kèm vào phần mềm; • Chuyển văn đến cho Lãnh đạo X12 xử lý Chú ý: Tại giao diện văn đến phải theo dõi đường văn đến với yêu cầu: - Sau Lãnh đạo Tổng cục cho ý kiến biết đơn vị xử lý văn này; - Sau Lãnh đạo Cục cho ý kiến biết chuyên viên xử lý văn này; Văn thư Cục xử lý • Tiếp nhận văn đến từ Văn thư Tổng cục từ Tổng cục gửi trực tiếp vào Cục; • Nhập thơng tin văn đến vào phần mềm; • Scan văn đến (nếu văn khơng qua văn thư Tổng cục văn riêng Cục), chuyển đính kèm vào phần mềm; • Chuyển văn đến cho Lãnh đạo Cục xử lý Lãnh đạo X12 xử lý Căn vào nội dung văn đến, Lãnh đạo X12 định phương án xử lý: • Chuyển văn sang Cục khác xử lý văn thuộc phạm vi Cục cần có phối hợp Cục đó; • Giao trực tiếp nhiều phòng thuộc X12 xử lý văn thuộc phạm vi xử lý X12; • Chuyển Lãnh đạo Tổng cục xin ý kiến nội dung văn đến vượt thẩm quyền Lãnh đạo X12 Lãnh đạo Tổng cục xử lý Căn vào nội dung văn đến, Lãnh đạo Tổng cục định phương án xử lý: • Giao X12 trực tiếp xử lý; • Giao nhiều Cục xử lý; • Giao trực tiếp phòng xử lý Lãnh đạo Cục xử lý Căn vào nội dung văn đến, Lãnh đạo Cục định phương án xử lý: • Giao nhiều Phòng phối hợp xử lý; • Giao trực tiếp cán xử lý; • Trình lãnh đạo Tổng cục xin ý kiến (nếu cần) Lãnh đạo phòng xử lý Căn vào nội dung văn đến, Lãnh đạo Phòng định phương án xử lý: • Giao nhiều cán phối hợp xử lý; Quy trình xử lý văn phát hành (QT02) a Sơ đồ quy trình b Mơ tả quy trình Cán xử lý • • • • Soạn dự thảo văn bản; Chỉnh sửa dự thảo văn bản; Nhập thông tin văn đi; Lưu hồ sơ cơng việc Lãnh đạo phòng xử lý • Góp ý cho cán chỉnh sửa văn dự thảo; • Phê duyệt văn bản; • Trình lãnh đạo Cục phê duyệt văn Văn thư Cục (X12 vai trò Cục) xử lý • In văn bản, lấy chữ ký lãnh đạo Cục; • Đóng dấu, vào số gửi văn đi; • Chuyển văn đóng dấu Tổng cục tới Phòng Tổng hợp - VP để trình Lãnh đạo Tổng cục xem xét (Nếu văn chỉnh sửa xong, phận Tổng hợp chuyển văn thư Tổng cục cho số, đóng dấu phát hành văn bản) Lãnh đạo Cục (X12 vai trò Cục) xử lý • Góp ý cho cán chỉnh sửa văn dự thảo; • Ký ban hành văn cấp Cục cấp Tổng cục ủy quyền; • Trình lãnh đạo Tổng cục cho ý kiến phê duyệt văn bản; Văn thư X12 xử lý • In lấy chữ ký lãnh đạo Tổng cục; • Đóng dấu, vào số gửi văn Lãnh đạo Tổng cục xử lý • Cho ý kiến đạo vào văn trình để cán chỉnh sửa văn dự thảo; • Ký ban hành văn cấp Tổng cục Quy trình xử lý văn nội (QT03) a Sơ đồ quy trình b Mơ tả quy trình Cán xử lý • Soạn, sửa hồn thiện văn đi; • Nhập văn bản, file đính kèm vào hệ thống; • Gửi văn trình lãnh đạo phòng phê duyệt Lãnh đạo Phòng xử lý • Góp ý cho cán chỉnh sửa văn dự thảo; • Phê duyệt văn nội bộ; Quy trình giao xử lý công việc (QT04) a Sơ đồ quy trình b Mơ tả quy trình Lãnh đạo Tổng cục xử lý • Giao việc cho đơn vị cấp (theo văn đến đột xuất) Đơn vị cấp Cục phối hợp có thêm Phòng giao xử lý trực tiếp; • Không phê duyệt, cho ý kiến chỉnh sửa kế hoạch thực cán bộ; • Phê duyệt kế hoạch thực cán Lãnh đạo Cục (X12) xử lý • Giao việc cho cấp (Các phòng, trực tiếp cán bộ); • Khơng phê duyệt, cho ý kiến chỉnh sửa kế hoạch thực cán bộ; • Phê duyệt kế hoạch thực cán Lãnh đạo Phòng xử lý • Giao việc cho cấp (Các cán Phòng); • Khơng phê duyệt, cho ý kiến chỉnh sửa kế hoạch thực cán bộ; • Phê duyệt kế hoạch thực cán Cán xử lý • • • • • • Tiếp nhận công việc giao; Lập, chỉnh sửa, hồn thiện kế hoạch thực cơng việc; Thực công việc; Thực hoạt động phối hợp công việc; Báo cáo tiến độ, báo cáo kết thực hiện; Khóa sổ, lưu hồ sơ cơng việc II CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA HỆ THỐNG Các yêu cầu chức Hệ thống thông tin phục vụ quản lý điều hành NetOffice chi tiết bảng đây: CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH NETOFFICE I Kiểm sốt cơng việc Kiểm sốt số lượng, danh sách hồ sơ công việc chờ ký duyệt Kiểm sốt số lượng, danh sách hồ sơ cơng việc chờ xử lý Kiểm soát số lượng, danh sách văn đến chưa đọc Kiểm soát số lượng, danh sách văn chờ cấp số Kiểm soát số lượng, danh sách văn phát hành chưa đọc Kiểm sốt số lượng, danh sách thơng báo nhận chưa đọc II Điều hành tác nghiệp II.1 Quản lý văn đến Lọc văn đến theo tiêu chí khác Ngày đến, Sổ văn đến, Loại văn đến, Tình trạng xử lý, Văn chưa đọc, Văn đọc, Chưa duyệt, Chưa bút phê, Chưa phân xử lý, Đang xử lý, Đã xử lý, cá nhân đơn vị xử lý … Chức tìm kiếm văn (theo nhiều tiêu chí khác như: số đến, số, ký hiệu văn bản, trích yếu, văn liên quan, đơn vị gửi…) In danh sách văn 10 Xem nội dung văn 11 Thêm văn 12 Sửa văn 13 Xóa văn 14 Duyệt văn 15 Hủy duyệt văn 16 Bút phê văn 17 Gửi văn 18 Xử lý văn (đơn vị cá nhân xử lý) II.2 19 Quản lý văn phát hành 20 Lọc danh sách văn theo tiêu chí khác Ngày phát hành, Sổ văn phát hành, Loại văn phát hành, Văn chờ cấp số … Tìm kiếm văn phát hành 21 In danh sách văn 22 Xem nội dung văn theo tiêu chí khác 23 Thêm văn 24 Sửa 25 Xóa 26 Duyệt 27 Hủy duyệt II.3 Quản lý văn dự thảo 28 Lọc danh sách văn theo tiêu chí 29 30 Tìm kiếm Xem nội dung văn 31 Thêm 32 Sửa 33 Xóa 34 Tạo hồ sơ cơng việc (để trình lên lãnh đạo) 35 Chuyển phát hành II.4 Quản lý văn nội 36 Lọc danh sách văn theo loại văn 37 Tìm kiếm 10 38 In danh sách văn 39 Thêm 40 Sửa 41 Xóa 42 Gửi VB II.5 43 44 45 46 47 48 Quản lý hồ sơ công việc Xử lý công việc: Thêm mới: Nội dung hồ sơ, Đính kèm tài liệu, Đính kèm văn đến/đi; Phân xử lý theo vai trò: Phụ trách, Phối hợp, Theo dõi; Ra hạn xử lý Tìm kiếm Lọc danh sách hồ sơ công việc theo trạng thái xử lý trình ký, có u cầu chờ xử lý, chưa có yêu cầu chờ xử lý, kết thúc … Xem/ xử lý hồ sơ công việc: Đính kèm tài liệu, Cho ý kiến xử lý, Trình ký hồ sơ , Duyệt hồ sơ, Khơng duyệt hồ sơ, Cho chỉnh sửa lại hồ sơ, Chuyển phát hành (văn đi), Theo dõi tiến trình xử lý công việc Ký duyệt hồ sơ: hồ sơ ký duyệt, hồ sơ chưa ký duyệt 49 Xem báo cáo xử lý cơng việc (của tất phòng ban, đơn vị, số lượng hồ sơ công việc chờ xử lý, xử lý, hoàn thành hạn, hạn …) Thống kê báo cáo văn đến 50 Lập sổ văn đến (theo mức độ mật, mức độ khẩn) 51 53 Thống kê báo cáo tình hình xử lý văn đến (theo phòng ban đơn vị) Báo cáo tình hình xử lý văn đến (theo loại văn bản, tình trạng xử lý, chưa xử lý) Thống kê số lượng văn đến chuyển tới lãnh đạo phòng ban 54 Thống kê báo cáo văn phát hành 55 Thống kê văn theo lãnh đạo ký 56 Thống kê số lượng văn trình lãnh đạo 57 Thống kê số lượng văn phòng ban soạn thảo 52 11 58 Thống kê báo cáo hồ sơ công việc 59 Thống kê số lượng hồ sơ công việc lãnh đạo giao đột xuất (theo phòng ban đơn vị, tình trạng xử lý) Thống kê báo cáo tổng hợp (gồm giao việc đột xuất giao việc xuất phát từ văn đến) Quản trị hệ thống 60 III III.1 Quản trị người dùng 61 Thêm/Sửa/Xóa đơn vị, phòng ban 62 Thêm/Sửa/Xóa người sử dụng 63 Giới hạn quyền cho đơn vị 64 Phân quyền cho người sử dụng theo nhóm quyền (một người thuộc nhiều nhóm quyền) Tìm kiếm người sử dụng 65 III.2 66 67 68 69 70 III.3 71 Quản trị cấu hình hệ thống Cấu hình số ngày hiển thị danh sách văn (Ví dụ: sở liệu có văn hai năm 2009, 2010, số lượng văn lớn, nên cấu hình cho hiển thị số lượng văn khoảng thời gian định đó) Cấu hình nhóm quyền sử dụng Cấu hình nhóm làm việc (hỗ trợ cho việc gửi văn bản, phân xử lý theo nhóm) Mơ tả trường văn (Cho phép tự định nghĩa thông tin đầu vào văn bản, thêm, xóa trường văn …) Theo dõi hoạt động hệ thống Quản trị danh mục: IV Quản trị danh mục lĩnh vực, quan chức năng, thông tin chức danh, nơi lưu trữ văn Cung cấp tiện ích 72 Thơng báo 73 Chat, thảo luận 74 Từ điển 12 75 Lịch lãnh đạo 76 Lịch quan 77 Lịch phòng ban 78 Lịch cá nhân 79 Phần mềm nhắc việc tự động 80 Phần mềm đính kèm tự động văn toàn văn 81 Tra cứu hồ sơ lưu trữ Tổng cục Hải quan 82 Thư điện tử (tự động nhắc có thư mới) 83 Danh bạ điện thoại nội 13 YÊU CẦU KỸ THUẬT Yêu cầu kiến trúc thiết kế Phần mềm thiết kế theo mơ hình kiến trúc lớp, chạy mơi trường mạng LAN/WAN Tổng cục Hải quan internet: • Lớp giao diện người sử dụng: Người sử dụng thao tác với lớp nghiệp vụ chương trình, thơng qua duyệt internet Phần mềm phải chạy thông suốt với duyệt internet phổ biến Internet Explorer phiên từ 6.0 cao hơn, FireFox, Opera … • Lớp nghiệp vụ: Các phương thức tổng hợp, tìm kiếm liệu… xây dựng bên lớp nghiệp vụ • Lớp truy xuất sở liệu: Lớp chịu trách nhiệm làm việc với sở liệu để truy vấn, cập nhật lưu trữ liệu Yêu cầu công nghệ • Hệ thống thông tin phục vụ quản lý điều hành NetOffice xây dựng tảng Web, sử dụng cơng nghệ ASP Microsoft • Hệ thống máy chủ ứng dụng: Hệ điều hành Windows Server 2008 R2 • Máy chủ sở liệu: Microsoft SQL Server 2008 • Máy trạm: Hệ điều hành Windows XP; Vista; Windows 2000… có cài trình duyệt internet kể Yêu cầu đường truyền • Tốc độ tối thiểu để làm việc với hệ thống qua mạng WAN 128Kps Yêu cầu an tồn liệu • Hệ thống cần cung cấp khả bảo mật theo nhiều mức: máy chủ, sở liệu, văn liệu, … • Phân quyền truy cập đến hồ sơ, văn cho người sử dụng, nhóm người sử dụng hệ thống; • Người sử dụng cấp 01 tài khoản riêng để truy cập vào hệ thống Tất truy cập kiểm tra, đánh dấu lưu vết để người quản trị hệ thống dễ dàng kiểm sốt thơng tin vào ra; • Bảo mật đường truyền C CÁC YÊU CẦU KHÁC 14 • Phần mềm phiên 5.0 cần có giao diện thuận tiện hơn, phần mềm phải mang tính mở để tích hợp thêm số phần mềm khác như: Phần mềm quản lý nhân sự, quản lý phương tiện vào quan, quản lý tài sản … • Tồn liệu có phiên NetOffice 1.0 chuyển sang hệ thống đầy đủ toàn vẹn./ 15