DỰ ÁN: TRIỂN KHAI HỆ THỐNG THÔNG TIN CUNG CẤP DVC TRỰC TUYẾN SỞ, BAN NGÀNH TỈNH KIÊN GIANG

DỰ ÁN: TRIỂN KHAI HỆ THỐNG THÔNG TIN CUNG CẤP DVC TRỰC TUYẾN SỞ, BAN NGÀNH TỈNH KIÊN GIANG TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (CÁN BỘ TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ) Mã số: MCDT KGG Phiên bản: 1.0 Ngày hiệu lực: Sep/05/2017 Họ tên Soạn thảo Nguyễn Tiến Nhâm Xem xét Bùi Thị Thủy Thẩm định Phê chuẩn Chức danh Ngày, tháng Ký tên HỆ THỐNG THÔNG TIN CUNG CẤP DVC TRỰC TUYẾN SỞ, BAN NGÀNH TỈNH KIÊN GIANG TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (CÁN BỘ TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ) MỤC LỤC MỞ ĐẦU .3 I Mục đích phạm vi Tài liệu liên quan 3 Giải thích từ ngữ chữ viết tắt II TỔNG QUAN .3 Đăng nhập hệ thống Menu hệ thống III HƯỚNG DẪN CHI TIẾT SỬ DỤNG HỆ THỐNG Tiếp nhận hồ sơ trực tiếp Tiếp nhận hồ sơ đăng ký trực tuyến 12 Tiếp nhận hồ sơ EMS 17 Chuyển hồ sơ tiếp nhận sang phận xử lý 18 Hồ sơ liên thông 21 Theo dõi hồ sơ xử lý 22 Rút hồ sơ 24 Bổ sung hồ sơ 26 Trả kết trực tiếp cho công dân 28 11 Quản lý hồ sơ trả kết 30 12 Hồ sơ nộp EMS 32 13 Hồ sơ chờ trả kết EMS 32 14 Hồ sơ trả kết EMS 34 15 Quản lý phí lệ phí 34 16 Quản lý thông tin công dân 35 17 Quản lý báo cáo thống kê 36 IV PHỤ LỤC 37 Trang HỆ THỐNG TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THÔNG TIN CUNG CẤP DVC TRỰC TUYẾN SỞ, BAN NGÀNH TỈNH KIÊN GIANG (CÁN BỘ TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ) MỞ ĐẦU I Mục đích phạm vi Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống Một cửa Điện tử liên thông dành cho cán thuộc phận Tiếp nhận Trả kết (Một cửa) quan quyền tỉnh Kiên Giang Tài liệu liên quan STT Tên Tài liêụ Tên file 3 Giải thích từ ngữ chữ viết tắt Thuật ngữ Ý nghĩa VSC VNPT Software Company - Công ty Phần mềm VNPT – Trực thuộc Tổng Công ty VNPT Vinaphone VNPT Vinaphone Tổng Công ty Dịch vụ viễn thông KGG Tỉnh Kiên Giang II TỔNG QUAN Đăng nhập hệ thống Truy cập theo link: https://egov.kiengiang.gov.vn Menu hệ thống Sau đăng nhập hệ thống thành công, hình chức dành cho cán cửa hiển thị hình sau: Trang HỆ THỐNG THÔNG TIN CUNG CẤP DVC TRỰC TUYẾN SỞ, BAN NGÀNH TỈNH KIÊN GIANG TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (CÁN BỘ TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ) Trang HỆ THỐNG THÔNG TIN CUNG CẤP DVC TRỰC TUYẾN SỞ, BAN NGÀNH TỈNH KIÊN GIANG TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (CÁN BỘ TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ) Ứng với vai trò cán cửa phân quyền chức theo danh sách sau: Tiếp Nhận trả kết quả: Tiếp nhận hồ sơ trực tiếp: nhập thông tin hồ sơ công dân đến nộp trực tiếp quan Hồ sơ tiếp nhận: quản lý hồ sơ tiếp nhận (trực tiếp trực tuyến), cung cấp chức lựa chọn hồ sơ để thực chuyển sang phòng chun mơn xử lý Hồ sơ xử lý: quản lý hồ sơ trình xử lý, cung cấp chức xem chi tiết thông tin hồ sơ, trạng thái xử lý, thực thao tác yêu cầu công dân bổ sung hồ sơ Hồ sơ liên thông: quản lý hồ sơ liên thông cấp, danh sách hồ sơ đơn vị gửi đến để thực liên thông Hồ sơ chờ trả kết quả: quản lý hồ sơ xử lý xong, cung cấp chức trả kết hồ sơ cho công dân Hồ sơ trả kết quả: quản lý hồ sơ trả kết cho công dân, cung cấp chức tìm kiếm, xem chi tiết hồ sơ trả kết Hồ sơ chờ bổ sung: quản lý hồ sơ trình xử lý cán xử lý yêu cầu công dân bổ sung thêm thông tin Các hồ sơ tạm dừng xử lý, chuyển trả cửa Trang HỆ THỐNG THÔNG TIN CUNG CẤP DVC TRỰC TUYẾN SỞ, BAN NGÀNH TỈNH KIÊN GIANG TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (CÁN BỘ TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ) để cán cửa yêu cầu công dân bổ sung hồ sơ Hồ sơ sau công dân bổ sung, cán cửa chuyển sang phòng chun mơn để tiếp tục q trình xử lý Hồ sơ chờ rút: quản lý hồ sơ công dân yêu cầu rút Tại danh sách hồ sơ cán cửa thực thao tác xác nhận trả lại hồ sơ cho công dân Hồ sơ đăng ký trực tuyến: quản lý hồ sơ công dân đăng ký trực tuyến (thông qua chức đăng ký dịch vụ công trực tuyến hệ thống) Tại danh sách hồ sơ này, cán cửa thực xem xét tiếp nhận từ chối tiếp nhận hồ sơ 10 Hồ sơ bổ sung trực tuyến: quản lý hồ sơ công dân bổ sung trực tuyến (đối với hồ sơ đăng ký trực tuyến) cán cửa thực xem xét tiếp nhận lại hồ sơ để tiếp tục xử lý 11 Hồ sơ không tiếp nhận: quản lý hồ sơ không tiếp nhận hồ sơ công dân yêu cầu rút Quản lý phí lệ phí: Cấu hình phí lệ phí cho thủ tục hành cho đơn vị, quản lý thơng tin phí lệ phí đơn vị Quản lý công dân: Quản lý thông tin công dân hệ thống phần mềm: thêm mới, sửa, xóa thơng tin cơng dân Trang HỆ THỐNG THƠNG TIN CUNG CẤP DVC TRỰC TUYẾN SỞ, BAN NGÀNH TỈNH KIÊN GIANG TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (CÁN BỘ TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ) Báo cáo thống kê: Quản lý báo cáo theo năm, tháng, tuần Theo lĩnh vực, thủ tục hành cụ thể đơn vị Ngoài tùy thuộc vào thực tế xử lý TTHC đơn vị, cán cửa phân thêm quyền khác III HƯỚNG DẪN CHI TIẾT SỬ DỤNG HỆ THỐNG Trang HỆ THỐNG THÔNG TIN CUNG CẤP DVC TRỰC TUYẾN SỞ, BAN NGÀNH TỈNH KIÊN GIANG TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (CÁN BỘ TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ) Tiếp nhận hồ sơ trực tiếp - Bước 1: Nhập thông tin người nộp hồ sơ Từ menu chính, chọn chức [Tiếp nhận hồ sơ trực tiếp], hình sau hiển thị: Nhấn nút [Tìm người nộp], hình sau hiển thị: Trang HỆ THỐNG THÔNG TIN CUNG CẤP DVC TRỰC TUYẾN SỞ, BAN NGÀNH TỈNH KIÊN GIANG TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (CÁN BỘ TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ) Thực tìm kiếm cơng dân nộp hồ sơ theo tiêu chí: Họ tên cơng dân; Chứng minh nhân dân; Ngày sinh Khi tìm thấy cơng dân, thực kích chọn cơng dân cột [Chọn], Nhấn nút [Chọn cơng dân] để quay lại hình Tiếp nhận hồ sơ trực tiếp Lúc thông tin công dân (Họ tên, Ngày sinh, Địa thương trú, …) điền vào hình - Bước 2: Chọn loại hồ sơ tiếp nhận Trên hình Tiếp nhận hồ sơ trực tiếp, mục Thông tin hồ sơ, nhấn chọn [-Chọn loại hồ sơ-], hệ thống hiển thị danh sách thủ tục để lựa chọn Trang HỆ THỐNG THÔNG TIN CUNG CẤP DVC TRỰC TUYẾN SỞ, BAN NGÀNH TỈNH KIÊN GIANG TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (CÁN BỘ TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ) - Sau chọn lĩnh vực hồ sơ thực chọn loại hồ sơ công dân nộp hồ sơ: Thông tin Chủ hồ sơ mặc định “Người nộp” Nếu người nộp chủ hồ sơ khác kích bỏ chọn Cũng người nộp điền họ tên chủ hồ sơ Trang 10 HỆ THỐNG THÔNG TIN CUNG CẤP DVC TRỰC TUYẾN SỞ, BAN NGÀNH TỈNH KIÊN GIANG TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (CÁN BỘ TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ) - Danh sách hiển thị tất hồ sơ thuộc phạm vi tiếp nhận cán cửa q trình xử lý phòng chuyên môn Để xem chi tiết hồ sơ, kịch chọn cột [Dịch vụ cơng] hồ sơ đó, hình chi tiết hồ sơ xử lý hiển thị: Trang 23 HỆ THỐNG THÔNG TIN CUNG CẤP DVC TRỰC TUYẾN SỞ, BAN NGÀNH TỈNH KIÊN GIANG TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (CÁN BỘ TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ) - Tương tự Màn hình tiếp nhận hồ sơ đăng ký trực tuyến (Hình 11) chức cán cửa thao tác cho hồ sơ xử lý bao gồm: Đối chiếu hồ sơ: xem bước 4, mục 2.3 Tiếp nhận hồ sơ đăng ký trực tuyến Trao đổi thông tin: xem bước 5, mục 2.3 Tiếp nhận hồ sơ đăng ký trực tuyến 10 Yêu cầu rút hồ sơ: thực rút hồ sơ theo yêu cầu công dân, kích chọn chức này, hình sau hiển thị: Nhập thông tin để gửi đến cán xử lý mục Ý kiến gửi cán xử lý Kích chọn nút [Gửi yêu cầu rút hồ sơ]để hoàn tất thao tác  Lưu ý: yêu cầu rút hồ sơ chuyển đến cán xử lý, hồ sơ yêu cầu rút chuyển sang danh sách Hồ sơ chờ rút Xem tiến trình xử lý: Cán cửa xem lại trình xử lý hồ sơ tiếp 11 nhận Rút hồ sơ Cơng dân u cầu rút hồ sơ hồ sơ cán cửa tiếp nhận Trang 24 HỆ THỐNG TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THÔNG TIN CUNG CẤP DVC TRỰC TUYẾN SỞ, BAN NGÀNH TỈNH KIÊN GIANG (CÁN BỘ TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ) Đối với hồ sơ đăng ký trực tuyến: thao tác rút hồ sơ công dân thực hệ thống thông qua trang cá nhân Sau công dân gửi yêu cầu rút, hồ sơ chuyển sang danh sách Hồ sơ chờ rút Đối với hồ sơ đăng ký trực tiếp: thao tác rút hồ sơ cán cửa thực hệ thống có yêu cầu trực tiếp từ công dân: a Đối với hồ sơ chưa chuyển phòng chun mơn xử lý: thao tác rút hồ sơ thực Màn hình chi tiết hồ sơ tiếp nhận (Hình 18)xem hướng dẫn mục 2.4 Chuyển hồ sơ sang phòng chun mơn Sau cán thực thao tác rút hồ sơ, hồ sơ chuyển sang danh sách Hồ sơ trả kết b Đối với hồ sơ chuyển phòng chun mơn xử lý: thao tác rút hồ sơ thực Màn hình chi tiết hồ sơ xử lý (Hình 20) xem hướng dẫn mục 2.5Theo dõi hồ sơ xử lý.Sau cán gửi yêu cầu rút, hồ sơ chuyển sang danh sách Hồ sơ chờ rút Từ menu chính, mục Quản lý hồ sơ, chọn chức [Hồ sơ chờ rút], hình sau hiển thị: Kích chọn nút [Trả hồ sơ yêu cầu rút ] cột [Thao tác] để xác nhận việc trả lại hồ sơ cho cơng dân, hình sau hiển thị: Trang 25 HỆ THỐNG THÔNG TIN CUNG CẤP DVC TRỰC TUYẾN SỞ, BAN NGÀNH TỈNH KIÊN GIANG TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (CÁN BỘ TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ) Các thơng tin hình trả hồ sơ hệ thống tự thiết lập theo thông tin hồ sơ tương ứng Cán thực việc điều lại thơng tin (nếu cần) Kích chọn nút [Trả hồ sơ] để hoàn tất thao tác  Lưu ý: Sau thực chức trả hồ sơ yêu cầu rút, hồ sơ chuyển sang danh sách “Hồ sơ trả kết quả” Bổ sung hồ sơ - Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ yêu cầu bổ sung từ cán xử lý Trong trình xử lý hồ sơ, cán xử lý yêu cầu công dân bổ sung hồ sơ, yêu cầu chuyển cán cửa, danh sách hồ sơ yêu cầu chờ bổ sung liệt kê phần Hồ sơ chờ bổ sung Từ menu chính, mục Quản lý hồ sơ, chọn chức [Hồ sơ chờ bổ sung], hình sau hiển thị: Trang 26 HỆ THỐNG THÔNG TIN CUNG CẤP DVC TRỰC TUYẾN SỞ, BAN NGÀNH TỈNH KIÊN GIANG TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (CÁN BỘ TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ) - Để xem chi tiết yêu cầu bổ sung cán xử lý kích chọn nút [Xem yêu cầu bổ sung ]ở cột [Thao tác], hình sau hiển thị: - Thông tin yêu cầu yêu cầu bổ sung hồ sơ từ cán xử lý hiển thị mục Ý kiến - Bước 2: Gửi yêu cầu bổ sung hồ sơ cho công dân Căn vào thơng tin cơng dân Hình 25, cán gửi yêu cầu bổ sung hồ sơ đến công dân xác nhận việc gửi thao tác kích chọn nút [Xác nhận gửi thơng báo cho cơng dân]ở Hình 25 Trang 27 HỆ THỐNG THƠNG TIN CUNG CẤP DVC TRỰC TUYẾN SỞ, BAN NGÀNH TỈNH KIÊN GIANG - TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (CÁN BỘ TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ) Bước 3: Tiếp nhận bổ sung hồ sơ từ công dân Khi cán cửa tiếp nhận hồ sơ bổ sung từ công dân, từ hình danh sách hồ sơ chờ bổ sung (Hình 24), thực thao tác kích chọn nút [Bổ sung hồ sơ ] để thực việc bổ sung thêm hồ sơ vào hệ thống (Tương tự thao tác Tiếp nhận hồ sơ trực tiếp mục 2.2) Hồ sơ sau cán cửa bổ sung chuyển đến cán xử lý yêu cầu bổ sung để tiếp tục trình xử lý  Lưu ý: Các hồ sơ sau bổ sung chuyển sang danh sách “Hồ sơ xử lý” Trả kết trực tiếp cho cơng dân Sau hồn tất q trình xử lý, hồ sơ cán xử lý phòng chun mơn trả tổ cửa để trả kết cho công dân Các hồ sơ liệt kê phần Hồ sơ chờ trả kết Từ menu chính, mục Quản lý hồ sơ, chọn chức [Hồ sơ chờ trả kết quả], hình sau hiển thị: Kích chọn tên hồ sơ cột [Dịch vụ cơng], hình sau hiển thị: Trang 28 HỆ THỐNG THÔNG TIN CUNG CẤP DVC TRỰC TUYẾN SỞ, BAN NGÀNH TỈNH KIÊN GIANG TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (CÁN BỘ TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ) - Với chức Tải kết số cán cửa đính kèm kết số (file scan, ví dụ Giấy Đăng ký Kinh doanh, Giấy Khai sinh, Kết hôn, …) để trả trực tuyến cho công dân đồng thời phục vụ cho công tác quản lý hồ sơ sau Để thực tải kết số từ hình chọn chức [Tải kết số], hình Tải kết xử lý hiển thị: Trang 29 HỆ THỐNG THÔNG TIN CUNG CẤP DVC TRỰC TUYẾN SỞ, BAN NGÀNH TỈNH KIÊN GIANG TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (CÁN BỘ TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ) - Thực đính kèm số nút [Chọn tệp tin], nhập thông tin thời gian hiệu lực, hoàn tất thao tác việc kích chọn nút [Lưu lại] Cuối cùng, cơng dân đến nhận kết trực tiếp, cán cửa xác nhận việc trả kết chức [Trả kết trực tiếp]: - Các thông tin hệ thống tự động kết xuất từ hồ sơ hình 29, thực việc điều chỉnh thơng tin (nếu cần) hồn tất q trình trả hồ sơ việc kích chọn nút chức [Trả hồ sơ]  Lưu ý: hồ sơ sau trả kết chuyển sang danh sách “Hồ sơ trả kết quả” 11 Quản lý hồ sơ trả kết Từ menu chính, mục Quản lý hồ sơ, chọn chức [Hồ sơ trả kết quả], hình sau hiển thị: Trang 30 HỆ THỐNG THÔNG TIN CUNG CẤP DVC TRỰC TUYẾN SỞ, BAN NGÀNH TỈNH KIÊN GIANG TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (CÁN BỘ TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ) - Ở cột [Thao tác], nút tắt [Xem thông tin trả kết ] cho phép xem nhanh thông tin trả kết Để xem chi tiết hồ sơ trả kết quả, kích chọn hồ sơ cột [Dịch vụ cơng], hình chi tiết thơng tin hồ sơ hiển thị: Trang 31 HỆ THỐNG THÔNG TIN CUNG CẤP DVC TRỰC TUYẾN SỞ, BAN NGÀNH TỈNH KIÊN GIANG TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (CÁN BỘ TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ) 12 Hồ sơ nộp EMS - Đối với hồ sơ trực tuyến có sử dụng chức gửi hồ sơ qua EMS, hồ sơ liệt kê tab “Hồ sơ nộp EMS” - Cột thao tác có chức : + Chức “Xem chi tiết hồ sơ ” cho phép cán xem lại đơn đăng ký trực tuyến công dân + Chức đối chiếu cho phép đối chiếu hồ sơ - Click vào tên thủ tục để xem chi tiết thông tin hồ sơ: Đối với hồ sơ trực tuyến sử dụng chức gửi hồ sơ quan EMS kiểm tra thêm điều kiện cột trạng thái, hồ sơ trạng thái “Chờ thu gom” hồ sơ khơng thể “Tiếp nhận” ngược lại “Tiếp nhận” hồ sơ trạng thái “Thu gom” (Trạng thái trạng thái hồ sơ mà VNPOST chuyển trạng thái thu gom hồ sơ thành công) 13 Hồ sơ chờ trả kết EMS - Đối với hồ sơ có sử dụng chức trả kết qua EMS, hồ sơ liệt kê tab Trang 32 HỆ THỐNG THÔNG TIN CUNG CẤP DVC TRỰC TUYẾN SỞ, BAN NGÀNH TỈNH KIÊN GIANG TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (CÁN BỘ TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ) “Hồ sơ chờ trả kết EMS” - Click vào tên thủ tục chuyển tới hình trả kết Trang 33 HỆ THỐNG THÔNG TIN CUNG CẤP DVC TRỰC TUYẾN SỞ, BAN NGÀNH TỈNH KIÊN GIANG TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (CÁN BỘ TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ) 14 Hồ sơ trả kết EMS - Các hồ sơ trả kết EMS theo dõi trạng thái gửi nhận qua VNPOST thông qua tab “Hồ sơ trả kết EMS” - Cột thao tác có chức “Xem thơng tin trả kết quả” để xem thêm thông tin hồ sơ trả kết 15 Quản lý phí lệ phí Cán quản lý phí lệ phí hồ sơ thủ tục hành chính, chưa xác nhận phí lệ phí cho thủ tục, hồ sơ thủ tục yêu cầu toán phí lệ phí bước nộp hồ sơ đưa cảnh báo “u cầu tốn phí lệ phí” chuyển hồ sơ Trang 34 HỆ THỐNG THÔNG TIN CUNG CẤP DVC TRỰC TUYẾN SỞ, BAN NGÀNH TỈNH KIÊN GIANG TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (CÁN BỘ TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ) Để xác nhận nhận phí tốn xử lý hồ sơ thủ tục hành click vào tên thủ tục hành chọn xác nhận popup lên 16 Quản lý thơng tin cơng dân - Quản lý tồn thông tin công dân hệ thống, công dân thêm trực tiếp từ cán cửa, import vào từ sở liệu dân cư đơn vị Trang 35 HỆ THỐNG THÔNG TIN CUNG CẤP DVC TRỰC TUYẾN SỞ, BAN NGÀNH TỈNH KIÊN GIANG TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (CÁN BỘ TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ) - Thực thêm công dân: Nhập thông tin bắt buộc (*) 17 Quản lý báo cáo thống kê Trong hình quản lý báo cáo thống kê: Cán cửa quản lý loại báo cáo theo tiêu chí khác nhau, cán cửa chọn xuất báo cáo theo định dạng word excel Trang 36 HỆ THỐNG THÔNG TIN CUNG CẤP DVC TRỰC TUYẾN SỞ, BAN NGÀNH TỈNH KIÊN GIANG TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (CÁN BỘ TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ) IV PHỤ LỤC Trang 37