Là tài liệu ôn tập tóm tắt gồm 9 chương quản trị học. Chương 1: tổng quan về quản trị học, Chương 2: Lý thuyết quản trị học, Chương 3: Môi trường kinh doanh, Chương 5: Quyết định quản trị, Chương 6: Hoạch định, Chương 7: Tổ chức, Chương 8:Lãnh đạo, Chương 9: Kiểm tra.
Trang 1CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HỌC
Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và
kiểm tra/kiểm soát những hoạt động của các thành viên
trong tổ chức và sử dụng tất cả những nguồn lực của tổ chức
để đạt được mục tiêu đã đề ra.
Quản trị là ra quyết định và thực hiện quyết định Quản trị là sự đạt mục tiêu thông qua và cùng với người khác
Quản trị là sự tác động có hướng đích của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được những kết quả cao
nhất với mục tiêu đã định trước
Vai trò của QT đối với tổ chức:
Sản xuất, XH và nhân loại không thể tồn tại nếu không có quản trị
Sản xuất hiện đại đòi hỏi một sự điều khiển khéo léo, một sự phát triển nhịp nhàng giữa các phần việc trong các khâu của quá trình SX
Trong hoạt động kinh doanh, luôn tìm cách giảm chi phí và tăng kết quả tức là luôn tìm cách tăng hiệu quả
“Một nhà quản trị giỏi có thể biến rơm thành vàng và một nhà quản trị tồi sẽ làm ngược lại”
Nhà quản trị là
người điều khiển và
có trách nhiệm trông
coi, kiểm soát công
việc của những người
khác Thành viên
trong tổ chức chia
làm 2 loại: nhà quản
trị và người thừa
hành.
3 kỹ năng của nhà
quản trị:
10 vai trò QT của
Mintzberg:
Trang 2Vai trò
quan hệ với
con người
Đại diện Chào mừng khách, ký văn bản, luật lệ…
Lãnh đạo Phối hợp & kiểm tra thuộc cấp…
Liên lạc Quan hệ với người khác trong & ngoài tổ chức…
Vai trò
thông tin
Thu thập thông tin
Qua các báo, tạp chí, báo cáo …, những thông tin nội bộ & bên ngoài tổ chức có thể ảnh hưởng đến tổ chức
Truyền đạt thông tin nội bộ
Chuyển tải các thông tin trong nội bộ tổ chức thông qua các cuộc họp, điện thoại…
Truyền thông tin
ra bên ngoài
Cung cấp thông tin ra bên ngoài tổ chức thông qua các phương tiện thông tin…
Vai trò
quyết định
Doanh nhân Hành động như một người tiên phong, cải tiến các hoạt động
của tổ chức, phát triển các chương trình hành động Giải quyết các
xáo trộn
Thực hiện các điều chỉnh cần thiết khi tổ chức đối mặt với những khó khăn không tiên liệu trước, những cuộc khủng hoảng…
Phân phối nguồn lực Phân bổ ngân sách, nhân lực, thời gian Đàm phán Thương lượng, đàm phán…
CHƯƠNG 2 LỊCH SỬ PHÁT TRIỂN CỦA CÁC LÝ THUYẾT QUẢN TRỊ
4 trường phái lý
thuyết QT:
1 Lý thuyết QT cổ điển:
@ Frederick W Taylor (1856 – 1915) - 4 nguyên tắc QT:
Phân tích một cách khoa học các thành phần công việc của từng cá nhân, phát triền phương pháp làm việc tốt nhất
Lựa chọn công nhân một các cẩn thận và huấn luyện họ các thực hiện công việc theo phương phápp khoa học
Giám sát chặt chẽ công nhân để đảm bảo họ làm đúng phương pháp
Phân chia công việc và trách nhiệm để nhà QT có trách nhiệm trong việc hoạch định phương pháp làm việc khoa học và người lao động có trách nhiệm thực thi công việc
@ Charles Babbage (1792 –1871)
@ Frank (1868 -1924) & Lilian Gilbreth (1878 – 1972)
@ Henry L Gantt (1861 – 1919)
2 Lý thuyết QT hành chính:
Trang 3@ Henry Fayol(1841 –1925) – 14 nguyên tắc QT:
Phân chia CV (chuyên môn hóa LĐ) Tập trung hóa
Quyền hạn và trách nhiệm Xác định thứ bậc trong hệ thống QT theo trật tự
Lợi ích cá nhân hài hòa lợi ích tập thể Phát huy sáng kiến cấp dưới
@ Max Weber (1864 –1920) – 6 nguyên tắc QT:
Phân công lao động: Các CV được chia thành các phần nhỏ, đơn giản và giao cho mỗi công
nhân một việc
Xác định thứ bậc quyền hạn: Tổ chức bộ máy QT theo các cấp bậc, cấp thấp hơn phải chịu sự
kiểm soát và hướng dẫn của cấp trên
Tuyển chọn chính thức: Tất cả các thành viên trong tổ chức phải được tuyển chọn dựa trên cơ
sở phẩm chất, trình độ và khả năng thông qua các cuộc sát hạch chính thức
Xây dựng những nguyên tắc và luật lệ chính thức: Những nhà QT phải đề ra các qui tắc, luật
lệ để đảm bảo cấp thừa hành tuân thủ các qui tắc đó
Tránh xúc phạm nhân cách người lao động: Những qui tắc và sự kiểm tra không vi phạm đến
những vấn đề cá nhân như nhân cách người lao động
Hướng nghiệp: Những nhà QT phải là những nhân viên chuyên nghiệp, họ làm việc để nhận
lương như những người khác
@ ChestgerBarnard (1886 –1961)
3 Lý thuyết tâm lý xã hội:
@ Hugo Munsterberg (1863 – 1916)
@ Mary Parker Follett (1868 – 1933)
@ Douglas Mc Gregor (1909 – 1964)
@ Abraham Maslow (1908 –1970)
@ Elton Mayo (1880 – 1949)
-Hết -CHƯƠNG 3 MÔI TRƯỜNG HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ CHỨC
1 MT vĩ mô (MT tổng quát) bao gồm các yếu tố:
- MT kinh tế
+ Chu kỳ kinh tế: tăng trưởng và suy thoái (GDP:
tổng sản phẩm quốc nội, GNP: tổng thu nhập quốc
dân)
+ Lạm phát (chỉ số giá tiêu dùng CPI tăng) và giảm
phát (chỉ số giá tiêu dùng CPI giảm).
+ Lãi suất ngân hàng
+ Cán cân kinh tế
- MT quốc tế
+ Xu thế hội nhập quốc tế và toàn cầu hóa kinh tế
+ Tỷ giá hối đoái (nội tệ giảm thuận lợi cho công ty
xuất khẩu, bất lợi cho công ty nhập khẩu)
- Khoa học – kỹ thuật và công nghệ
- Chính trị - pháp luật
Trang 4- Văn hóa – xã hội (dân số và dân tộc, văn hóa, nghề nghiệp, hôn nhân và gia đình, tôn giáo).
- MT tự nhiên
2 MT vi mô ( MT đặc thù) bao gồm các yếu tố:
- Khách hàng
Sự tín nhiệm của KH là tài sản vô giá đối với DN Phải thỏa mãn nhu cầu thị hiếu của KH với phương châm“KH là thượng đế” Khi KH có ưu thế (kéo giá xuống, đòi hỏi nâng cao chất lượng, cung cấp DV tốt hơn) → lợi nhuận của công ty
Khi nào người mua có ưu thế? Mua lượng lớn, DN bán với số lượng lớn, Thuận tiện & ít tốn kém khi chuyển sang mua của người khác, Có nhiều sản phẩm thay thế, Có nhiều DN cung ứng trong ngành, Sản phẩm người bán không ảnh hưởng nhiều đến chất lượng sản phẩm của người mua
- Đối thủ cạnh tranh
Mức độ cạnh tranh phụ thuộc vào: số lượng DN tham gia cạnh tranh trong ngành, mức độ tăng trưởng của ngành, cơ cấu chi phí
Có 3 nhóm đối thủ cạnh tranh: ĐTCT trực tiếp; ĐTCT tiềm ẩn; Sản phẩm và DV thay thế Đối với ĐTCT tiềm ẩn: Phải nhận định được nguồn gốc và biểu hiện của nguy cơ xuất hiện đối thủ cạnh tranh mới Giải pháp giúp công ty bảo vệ vị trí cạnh tranh là duy trì hàng rào hợp pháp nhằm ngăn cản sự xâm nhập ngành
- Nhà cung ứng
Cần thiết lập mối quan hệ tốt với nhà cung ứng Khi nhà cung ứng có ưu thế (nâng giá đầu vào, giảm chất lượng đầu vào, cung cấp DV kém) → lợi nhuận của công ty
Khi nào nhà cung cấp có ưu thế? Công ty mua hàng không phải là KH quan trọng của nhà cung ứng, Khó khăn và tốn kém khi chuyển sang mua của người khác, có ít sản phẩm thay thế và quan trọng đối với công ty mua, có ít DN cung ứng trong ngành, những nhà cung ứng có thể liên kết lại với nhau
- Sản phẩm thay thế
Sức ép từ sản phẩm thay thế làm hạn chế lợi nhuận vì sự cạnh tranh về giá hoặc khuynh hướng chuyển sang sử dụng sản phẩm thay thế của người mua→ DN cần sử dụng nguồn lực và công nghệ mới vào chiến lược sản phẩm của mình
-Chính phủ
Trang 5- Các nhóm áp lực khác
-Hết -CHƯƠNG 5 QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ
Quyết định Quản trị là hành vi sáng tạo của nhà QT nhằm đưa ra chương trình và tính chất hoạt động
của tổ chức để giải quyết một vấn đề đã chín muồi dựa trên cơ sở thông tin đầy đủ, chính xác và phù hợp với quy luật vận động khách quan của đối tượng QT
Đặc điểm Quyết định QT:
- Chỉ nhà QT mới đưa ra quyết định QT
- QĐQT chỉ đưa ra khi vấn đề đã chín muồi
- QĐQT có liên quan chặt chẽ đến việc sử dụng thông tin về những vấn đề cần giải quyết
- QĐ QT luôn chứa đựng những yếu tố khoa học và sáng tạo
Phân loại QĐQT:
- Theo tính chất quyết định: QĐ chiến lược, QĐ chiến thuật và QĐ tác nghiệp
- Theo thời gian thực hiện: Dài hạn (≥5 năm), trung hạn (1→5 năm) và ngắn hạn (≤1 năm)
Một số quyết định liên quan đến từng chức năng QT:
Hoạch định
Những mục tiêu dài hạn của tổ chức là gì?
Những chiến lược nào tốt nhất để đạt mục tiêu đã đề ra?
Những mục tiêu ngắn hạn của tổ chức là gì?
Những mục tiêu tác nghiệp là gì?
Tổ chức Những công việc được tổ chức như thế nào?
Khi nào tổ chức nên thay đổi cấu trúc?
Bao nhiêu thuộc cấp sẽ báo cáo trực tiếp cho cấp trên?
Lãnh đạo
Phải giải quyết ra sao đối với những nhân viên thiếu trách nhiệm?
Kiểu lãnh đạo nào là hiệu quả nhất trong tình huống nhất định?
Những thay đổi nào sẽ ảnh hưởng đặc biệt đến năng suất?
Thời điểm nào là thuận tiện nhất để giải quyết các xung đột?
Kiểm tra
Hoạt động nào của tổ chức cần được kiểm tra?
Những hoạt động được kiểm tra như thế nào?
Những thông tin quản trị nào tổ chức cần thu thập?
Phẩm chất cá nhân cần thiết cho việc ra QĐ: Kinh nghiệm, khả năng xét đoán, óc sáng tạo và khả năng định lượng
Trang 7Phương pháp ra QĐ: Ra QĐ cá nhân và ra QĐ nhóm (tập thể).
Ưu nhược điểm của việc làm QĐ tập thể:
Nhiều thông tin và kiến thức hơn
Nhiều phương án/giải pháp hơn
Nhiều người biết và chấp nhận QĐ cuối cùng hơn
Phát huy khả năng của cấp dưới
Thường tốn nhiều thời gian hơn
Sự bất đồng có thể trì hoãn QĐ và tạo ra cảm giác khó chịu
Tranh luận có thể bị áp đảo bởi một hoặc một
số thành viên trong nhóm Trách nhiệm không rõ ràng
CHƯƠNG 6 HOẠCH ĐỊNH
Khái niệm:
Hoạch định là quá trình vạch ra những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để đạt mục tiêu đó.
Một chương trình hành động nhằm đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp trong tương lai
Hoạch định là làm rõ mục tiêu, phương hướng của tổ chức; tức là quyết định cần phải làm gì, vào lúc nào, như thế nào, bộ phận nào (ai) sẽ làm việc đó, khi nào hoàn tất công việc ấy
Điều kiện của mục tiêu: Phải đảm bảo yêu cầu của nguyên tắc SMART.
+ Specific (cụ thể, dễ hiểu)
+ Measurable (đo lường được)
+ Achievable (vừa sức)
+ Realistics (thực tế)
+ Timebound (có thời hạn).
Vai trò của hoạch định:
Trang 8- Hoạch định là cần thiết để có thể ứng phó với những yếu tố thay đổi của môi trường
- Hoạch định sẽ chú trọng vào việc thực hiện các mục tiêu
- Hoạch định giúp trù tính kinh phí, kết quả hoạt động, giúp cho việc lựa chọn phương án có hiệu
quả nhất
- Hoạch định có vai trò to lớn làm cơ sở quan trọng cho công tác kiểm tra và điều chỉnh toàn bộ
hoạt động của cả hệ thống nói chung cũng như các bộ phận trong hệ thống nói riêng
Phân loại hoạch định:
- Theo thời gian: Ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
- Theo phạm vi: Kế hoạch tổng thể và kế hoạch bộ phận.
- Theo mức độ hoạt động và thời gian: chiến lược, chiến thuật và tác nghiệp.
Các hình thức hoạch định và cấp hoạch định:
Các cấp chiến lược trong DN:
Hệ thống Hoạch Định của DN (J Stoner):
Trang 9 Tiến trình hoạch định chiến lược:
Phân tích SWOT:
- Điểm mạnh (Strengths): Tài năng độc đáo, nguồn lực tài chính mạnh, sức cạnh tranh cao, uy tín
đối với KH, hiệu quả cao theo qui mô, kỹ thuật hiện đại, công nghệ tiên tiến, lợi thế về chi phí, chiến lược quảng cáo mạnh, kỹ năng cải tiến sản phẩm, tài năng quản trị, năng lực sản xuất cao, nhiều kinh nghiệm,…
- Điểm yếu (Weaknesses): Định hướng chiến lược không rõ ràng, phương tiện sản xuất lạc hậu, lợi
nhuận thấp, thiếu tài năng lãnh đạo, không có các kỹ năng quan trọng, tụt hậu trong NC&PT, sản phẩm thiếu đa dạng, không tạo ấn tượng tốt với KH, kênh phân phối kém, kỹ năng marketing dưới trung bình, không đủ nguồn lực tài chính, chi phí cao hơn đối thủ cạnh tranh,…
- Cơ hội (Opportunities): Nhiều nhóm KH tiềm năng, thị trường mới, mở rộng được chủng loại sản
phẩm, đa dạng hóa sản phẩm, tiềm năng hợp nhất, hàng rào thương mại thấp, thị trường nước ngoài hấp dẫn, thị trường tăng trưởng nhanh,…
- Nguy cơ (Threats): Đối mặt đối thủ cạnh tranh nước ngoài có chi phí thấp, doanh số sản phẩm
thay thế gia tăng nhanh, thị trường tăng trưởng chậm, tỉ giá hối đoái thay đổi bất lợi, chính sách
Nhận
thức
cơ hội
Thiết lập mục tiêu
Xác định các tiền đề hoạch định
Xây dựng các phương án
Đánh giá các phương án
Lựa chọn phương
án tối ưu
Hoạch định
kế hoạch phụ trợ
Hoạch định ngân quỹ
Trang 10ngoại thương bất lợi, suy thoái kinh tế, khả năng ép giá của KH và nhà cung cấp tăng mạnh, sự thay đổi của nhu cầu và thị hiếu KH,
Lập một ma trận SWOT bao gồm 8 bước sau:
Liệt kê các điểm mạnh → Liệt kê các điểm yếu → Liệt kê các cơ hội lớn → Liệt kê các đe dọa quan trọng → Kết hợp điểm mạnh với cơ hội và ghi kết quả SO vào ô → Kết hợp điểm yếu với cơ hội
và ghi kết quả WO vào ô → Kết hợp điểm mạnh với các mối đe dọa và ghi kết quả ST vào ô → Kết hợp điểm yếu với mối đe dọa và ghi kết quả WT vào ô
3 chiến lược cạnh tranh tổng loại của M.Porter:
- Chiến lược dẫn giá: Chiến lược đặt giá thấp hơn giá của các đối thủ cạnh tranh với sản phẩm có
thể được thị trường chấp nhận
- Chiến lược khác biệt hóa: Chiến lược đưa ra thị trường sản phẩm độc đáo nhất trong ngành được
khách hàng đánh giá cao về nhiều tiêu chuẩn khác nhau của sản phẩm và dịch vụ
- Chiến lược tập trung: Chiến lược nhằm vào một phân khúc thị trường hẹp nào đó dựa vào lợi thế
về chi phí (tập trung theo hướng dẫn giá) hoặc sự khác biệt hóa sản phẩm (tập trung theo hướng khác biệt hóa)
- Các chiến lược: Xây dựng (Build), Duy trì (Hold), Gặt hái (Harvest), Loại bỏ (Divest).
CHƯƠNG 7
TỔ CHỨC
Khái niệm chức năng tổ chức:
- Tổ chức có nghĩa là quá trình sắp xếp và bố trí các CV, giao quyền hạn và phân phối các nguồn lực
của tổ chức sao cho chúng đóng góp một các tích cực và có hiệu quả vào mục tiêu chung của DN
- Tổ chức là sự sắp xếp người một cách có hệ thống nhằm thực hiện một mục đích nào đó.
- Tổ chức bao gồm các hoạt động:
+ Thành lập nên các bộ phận bên trong tổ chức
+ Mỗi bộ phận được phân công đảm nhiệm một hay một số CV nhất định và được qui định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
+ Qui định mối quan hệ qua lại giữa các bộ phận
+ Sắp xếp, bố trí người vào các vị trí cần thiết, từ lãnh đạo các bộ phận đến nhân viên các phòng ban
Ma trận phát triền & tham gia thị trường (BCG)
Trang 11 Khái niệm tầm kiểm soát/tầm quản trị:
Tầm (hạn) kiểm soát/ tầm QT là số
lượng nhân sự (hoặc thuộc cấp) mà một
nhà QT (cấp cao, cấ trung hay cơ sở) có
thể trực tiếp chỉ huy hay điều khiển một
cách hữu hiệu
Những nhân tố ảnh hưởng đến tầm
kiểm soát/tầm quản trị:
- Mối quan hệ giữa các nhân viên +
nhân viên & nhà QT
- Trình độ & khả năng của các thuộc
cấp
- Năng lực của nhà QT
- Tính chất của CV
- Kỹ thuật thông tin.
Ưu nhược điểm của tầm hạn QT hẹp và rộng:
Tầm hạn QT hẹp
Ưu điểm
- Giám sát và kiểm soát chặt chẽ
- Truyền đạt thông tin đến các thuộc cấp nhanh
chóng
Nhược điểm
- Tăng số cấp QT
- Cấp trên dễ can thiệp sâu vào CV của cấp dưới
- Tốn kém nhiều chi phí QT
- Truyền đạt thông tin đến cấp dưới cùng không
nhanh chóng
Tầm hạn QT rộng
Ưu điểm
- Giảm số cấp QT
- Có thể tiết kiệm được chi phí QT
- Cấp trên buộc phải phân chia quyền hạn
- Phải có chính sách rõ ràng
Nhược điểm
- Có nguy cơ không kiểm soát nổi
- Tình trạng quá tải ở cấp trên dễ dẫn đến QĐ
chậm
- Cần phải có những nhà QT giỏi
- Truyền đạt thông tin đến các thuộc cấp không
nhanh chóng
Các hình thức phân chia bộ phận trong tổ chức:
- Phân chia theo chức
năng
Trang 12- Phân chia theo sản
phẩm
- Phân chia theo vùng
địa lý/lãnh thổ
- Phân chia theo KH
- Phân chia theo thời
gian
- Phân chia theo qui trình hay thiết bị
5 nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức:
- Thống nhất chỉ huy
- Gắn với mục tiêu
- Cân đối
- Hiệu quả
- Linh hoạt
Yêu cầu của tổ chức bộ máy quản lý:
- Phải thực hiện đầy đủ, toàn diện các chức năng quản lý
- Phải đảm bảo thực hiện đầy đủ nguyên tắc thủ trưởng, nâng cao quyền hạn và trách nhiệm ca nhân trong quản lý