Giáo trình quản lý dự án trường ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THỰC PHẨM TP.HCM CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN QUẢN TRỊ DỰ ÁN ĐẦU TƯ 1.1. Khái niệm dự án đầu tư và quản lý dự án đầu tư 1.1.1. Khái niệm đầu tư Theo điều 3 của Luật đầu tư ban hành ngày 12122005 thì: “Đầu tư là việc nhà đầu tư bỏ vốn bằng các loại tài sản hữu hình hoặc vô hình để hình thành tài sản, tiến hành các hoạt động đầu tư theo quy định của luật này và các quy định khác của pháp luật có liên quan”. Theo quan điểm của doanh nghiệp: Đầu tư là một hoạt động bỏ vốn để tiến hành các hoạt đông kinh doanh nhằm mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Hoạt động đầu tư: là hoạt động của nhà đầu tư trong quá trình đầu tư bao gồm các khâu chuẩn bị đầu tư, thực hiện và quản lý dự án đầu tư. Nhà đầu tư: Là tổ chức hoặc cá nhân trong và ngoài nước thực hiện hoạt động đầu tư. Các dạng vốn đầu tư bao gồm: Tiền đồng và các loại ngoại tệ. Cổ phiếu vá các loại giấy tờ có giá khác của nhà đầu tư. Trái phiếu, các khoản nợ. Công nghệ và quyền sở hữu trí tuệ: nhãn hiệu thương mại, kiểu dáng công nghiệp, sáng chế …. Bất động sản, quyền đối với bất động sản: quyền cho thuê, chuyển nhượng, góp vốn, thế chấp, bảo lãnh … Các khoản lợi tức phát sinh từ hoạt động đầu tư. Các quyền đòi nợ và quyền có giá trị kinh tế theo hợp đồng. Phân loại đầu tư: Phân loại đầu tư theo chức năng quản trị vốn đầu tư, có hai hình thức: Đầu tư trực tiếp và đầu tư gián tiếp. Đầu tư trực tiếp là hình thức đầu tư do nhà đầu tư bỏ vốn và tham gia quản lý hoạt động đầu tư. Đầu tư gián tiếp là đầu tư thông qua việc mua cổ phần, cổ phiếu, trái phiếu…thông qua quỹ đầu tư và các trung gian tài chính nhưng không tham gia quản lý hoạt động đầu tư. Theo nguồn vốn đầu tư thì có đầu tư vốn trong nước và đầu tư vốn nước ngoài. Theo nội dung kinh tế, gồm đầu tư vào lực lượng lao đông, đầu tư xây dựng cơ bản, đầu tư tài sản lưu động. Theo mục tiêu đầu tư, gồm: Đầu tư mới, đầu tư mở rộng và đầu tư cải tạo. 1.1.2. Khái niệm, đặc trưng của dự án đầu tư Khái niệm: Quan điểm chung: Dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, môt nhiệm vụ phải được thực hiện với phương pháp riêng, nguồn lực riêng và theo một kế hoạch tiến độ nhằm tạo ra một thực thể mới. Dự án có tính cụ thể và mục tiêu xác định. Dự án không phải là một nghiên cứu trừu tượng mà tạo ra một thực thể mới. Nói cách khác, dự án là việc sử dụng các nguồn lực hữu hạn để thực hiện nhiều công việc khác nhau nhưng có liên quan với nhau và cùng hướng tới các mục tiêu và lợi ích cụ thể. Quan điểm quản lý (Theo PMI Viện QLDA): Dự án là những nỗ lưc có thời hạn nhằm tạo ra một sản phẩm hoặc một dịch vụ duy nhất. Mọi dự án đều có điểm bắt đầu và điểm kết thúc. Sản phẩm, dịch vụ của dự án luôn khác biệt so với những sản phẩm tương tự đã có hoặc những dự án khác. Những đặc trưng của dự án: Dự án có mục đích, có kết quả xác định. Dự án là một hệ thống phức tạp được phân chia thành nhiều bộ phận để thực hiện và quản lý nhưng đều phải thống nhất đảm bảo các mục tiêu chung về thời gian, chi phí, tiến độ với chất lượng cao. Dự án có chu kỳ phát triển riêng và có thời gian tồn tại hữu hạn. Sản phẩm, dịch vụ của dự án mang tính chất độc đáo, mới lạ. Dự án liên quan đến nhiều bên và có sự tương tác phức tạp giữa những bộ phận quản lý chức năng với bộ phận QLDA. Để thực hiện thành công mục tiêu của dự án, các nhà QLDA cần duy trì thường xuyên mối quan hệ với các bộ phận khác. Dự án có môi trường hoạt động luôn “va chạm”. Môi trường QLDA có nhiều quan hệ phức tạp nhưng năng động. Dự án có tính bất định và rủi ro cao. Phân biệt dự án, chương trình và nhiệm vụ: Chương trình: Có kế hoạch dài hạn, tổng hợp được thực hiện trên một phạm vi không gian rộng lớn, thời gian dài, nguồn lực lớn và bao gồm nhiều dự án nhằm đạt những mục tiêu KTXH quan trọng của vùng ngành hay nền kinh tế. Dự án: Là qúa trình gồm nhiều công tác, nhiệm vụ có liên quan với nhau, được thực hiện nhằm đạt mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách. Nhiệm vụ: Là nỗ lực ngắn hạn trong vài tuần hoặc vài tháng được thực hiện trong một tổ chức nào đó. Tổ chức này có thể kết hợp thực hiện các nhiệm vụ khác để thực hiện dự án. 1.2. Nội dung quản lý dự án 1.2.1. Khái niệm, mục tiêu của QLDA Khái niệm QLDA: QLDA là quá trình lập kế hoạch điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép. QLDA bao gồm 3 giai đoạn chủ yếu: Lập kế hoạch. Điều phối thực hiện dự án. Giám sát. Mục tiêu QLDA: Mục tiêu cơ bản của QLDA nói chung là hoàn thành các công việc dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng trong phạm vi ngân sách được duyệt và tiến độ thời gian cho phép. Các mục tiêu này có mối qua hệ chặt chẽ với nhau và đươc thể hiện theo công thức: C = f(P,T,S) C: Chi phí P: Mức độ hoàn thành công việc. S: Phạm vi dự án. T: Yếu tố thời gian. Hình 1.1. Mối quan hệ giữa 3 mục tiêu cơ bản. Đánh đổi mục tiêu: Đánh đổi mục tiêu dự án là việc hi sinh một mục tiêu nào đó để thực hiện tốt hơn mục tiêu kia trong điều kiện thời gian và không gian cho phép, nhằm thực hiện tốt nhất tất cả các mục tiêu dài hạn của quá trình QLDA. Nếu công việc dự án diễn ra đúng kế hoạch thì không cần đánh đổi mục tiêu. Việc đánh đổi mục tiêu thường diễn ra trong suốt quá trình QLDA, đánh đổi mục tiêu thường dựa trên các điều kiện hay ràng buộc nhất định. Bảng 1.1. Các tình huống đánh đổi mục tiêu Lọai tình huống Ký hiệu Thời gian Chi phí Kết quả (Chất lượng) A A1 Cố định Thay đổi Cố định A2 Thay đổi Cố định Thay đổi A3 Thay đổi Thay đổi Cố định B B1 Cố định Cố định Thay đổi B2 Cố định Thay đổi Cố định B3 Thay đổi Cố định Cố định C C1 Cố định Cố định Cố định C2 Thay đổi Thay đổi Thay đổi Trong quá trình quản lý dự án, các nhà quản lý mong muốn đạt được: Hình 1.2. Quá trình phát triển của các mục tiêu QLDA 6 bước cần thực hiện khi đánh đổi mục tiêu trong QLDA. Nhận diện và đánh giá khả năng xung khắc. Nghiên cứu các mục tiêu của dự án. Phân tích môi trường dự án và hiện trạng. Xác định các lựa chọn. Phân tích và lựa chọn khả năng tốt nhất. Điều chỉnh kế hoạch dự án. 1.2.2. Tác dụng của QLDA Liên kết tất cả các hoạt động, các công việc của dự án. Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa các nhóm QLDA với khách hàng và các nhà cung cấp đầu vào cho dự án. Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên. Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh và điều chỉnh kịp thời trước những thay đổi hoặc điều kiện không dự doán được. Tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao hơn. Hạn chế: Những mâu thuẫn do cùng chia nhau một nguồn lực của đơn vị, quyền lợi và trách nhiệm của nhà QLDA không thực hiện đầy đủ. 1.2.3. Nội dung QLDA 1.2.3.1. Quản lý vĩ mô và vi mô Quản lý vĩ mô đối với QLDA: Bao gồm tổng thể các biện pháp vĩ mô tác động đến các yếu tố của quá trình hình thành, thực hiện và kết thúc dự án. Đại diện: Nhà nước, các cơ quan Quản lý nhà nước. Công cụ quản lý: Các chính sách, kế hoạch, qui hoạch, và hệ thống pháp luật. Quản lý vi mô đối với QLDA: Là quản lý các hoạt động cụ thể của dự án, bao gồm nhiều khâu trong công việc như: lập kế hoạch chi phí, thời gian và các hoạt động của dự án. Tuỳ từng giai đoạn mà đối tượng quản lý cụ thể khác nhau nhưng đều phải gắn với 3 mục tiêu cơ bản của dự án. 1.3.2.2. Lĩnh vực của QLDA Bao gồm 9 lĩnh vực. Hình 1.3. Các lĩnh vực của QTDA. 1.2.3.3. Quản lý theo chu kỳ dự án Có thể phân chia dự án thành nhiều giai đoạn khác nhau. Chu kỳ của một dự án thường được chia thành bốn giai đoạn: Xây dựng ý tưởng, Giai đoạn phát triển, Giai đoạn triển khai, Giai đoạn kết thúc. Xây dựng ý tưởng GĐ phát triển GĐ triển khai GĐ kết thúc Hình 1.4. Các giai đoạn của chu kỳ dự án 1.3. Đối tượng và phương pháp nghiên cứu môn học Sinh viên tự đọc giáo trình. 1.4. Lịch sử phát triển của quản lý dự án Sinh viên tự đọc giáo trình. 1.5. Phân biệt QLDA với QTSX liên tục 1.5.1. Các phương pháp quản lý ứng dụng trong QLDA Phân tích hệ thống: Trình bày tiến độ hoạt động của toàn bộ dự án thông qua việc sử dụng các sơ đồ mạng. Ứng dụng: … Quản lý theo mục tiêu: Quản lý tiến hành xác định mục tiêu cần đạt và sử dụng các phương pháp để đo lường việc hoàn thiện so với mục tiêu. Ứng dụng:… Tối thiểu hóa chi phí: Được sử dụng để rút ngắn thời gian thực hiện dự án với chi phí tăng lên tối thiểu. Ứng dụng: …. Phân bố đều nguồn lực: Điều phối công việc dự án trên cơ sở đảm bảo nhu cầu nguồn lực tương đối đồng đều trong một thời kỳ sao cho chi phí là tiết kiệm nhất mà vẫn đảm bảo đúng thời gian hoàn thành dự án. 1.5.2. Đặc điểm của QLDA Tổ chức dự án là một tổ chức tạm thời. Tại sao? Nhà QLDA thường hoạt động độc lập với các phòng ban chức năng. Do đó cần …. Sau khi dự án kết thúc. Thường nảy sinh mâu thuẫn giữa những người làm dự án với các phòng ban chức năng. Lý do? 1.5.3. Một số điểm khác nhau cơ bản giữa QLDA và QTSX liên tục Công tác quản trị rủi ro được thực hiện một các thường xuyên. Tại sao? Cần có sự hiện diện của công tác Quản trị sự thay đổi. Lý do? Quản trị NNL: Chức năng quản lý giữ vai trò quan trọng trong QLDA Lựa chọn mô hình phù hợp sẽ có tác dụng phân rõ trách nhiệm và quyền lực trong QLDA. Ngoài ra giải quýêt vấn đề “hậu dự án” cũng là điểm khác biệt lớn giữa hai lĩnh vực quản lý. Bảng 1.2. Những khác nhau cơ bản giữa QTDA và QTSX theo dòng liên tục QTSX liên tục Quản lý DA Nhiệm vụ có tính lặp lại liên tục. Tỉ lệ sử dụng nguồn lực thấp. Một khối lượng hàng hóa lớn được sản xuất trong một thời kỳ (SX hàng loạt). Thời gian tồn tại lâu dài. Số liệu thống kê sẵn có và có ích cho các Qđ. Không quá tốn kém khi chuộc lại lỗi lầm. Tổ chức theo tổ nhóm là hình thức phổ biến. Trách nhiệm rõ ràng và được điều chỉnh theo thời gian. Môi trường làm việc tương đối ổn định. Nhiệm vụ không có tính lập lại, liên tục có tính mới mẻ. Tỉ lệ sử sụng nguồn lực cao. Tập trung vào một loại hay một số lượng nhất định (SX đơn chiếc). Thời gian tồn tại có hạn. Các số liệu thống kê ít có nên không sử dụng nhiều trong các Qđ về dự án. Trả giá đắt cho các quyết định sai lầm. Nhân sự mới cho mỗi dự án. Phân chia trách nhiệm thay đổi tùy thuộc vào tính chất từng dự án. Môi trường làm việc thường xuyên thay đổi.