Hướng Dẫn Hồ Sơ Thủ Tục Đăng Ký Đi Học Nước Ngoài- Chương Trình 911 Phối Hợp

HƯỚNG DẪN HỒ SƠ THỦ TỤC ĐĂNG KÝ ĐI HỌC NƯỚC NGỒICHƯƠNG TRÌNH 911 PHỐI HỢP Phần I: Hướng dẫn Quy trình chung dành cho ứng viên trúng tuyển học nước Ngân sách nhà nước 1.1 Yêu cầu hồ sơ 1.2 Quy trình thời hạn xử lý hồ sơ cử lưu học sinh học nước Phần II: Hướng dẫn dành cho lưu học sinh Việt Nam học nước 2.1 Kiểm tra thủ tục chuẩn bị xuất cảnh 2.2 Thủ tục đăng ký đến nước 2.3 Thực hiện Quy chế quản lý công dân Việt Nam học tập nước ngồi ban hành kèm theo Thơng tư số 10/2014/TT-BGDĐT ngày 11/4/2014 Bộ trưởng Bộ GDĐT 2.4 Quy định thủ tục báo cáo trình học tập nước 2.5 Hướng dẫn thủ tục tài lưu học sinh học bổng NSNN 2.6 Hướng dẫn thủ tục xin gia hạn thời gian học tập, nghiên cứu nước 2.7 Hướng dẫn thủ tục cho lưu học sinh tốt nghiệp nước 2.8 Bồi hồn kinh phí 2.9 Liên hệ với Cục Đào tạo với nước HƯỚNG DẪN HỒ SƠ VÀ QUI TRÌNH NỘP HỒ SƠ ĐI NƯỚC NGỒI Phần I: Hướng dẫn Quy trình chung dành cho ứng viên trúng tuyển học nước Ngân sách nhà nước 1.1 Yêu cầu hồ sơ Thủ tục, hồ sơ học đại học, sau đại học nước thực hiện theo Thông tư 06/2016/TT-BGDĐT ngày 21/3/2016 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo (GDĐT) ban hành Quy chế tuyển sinh học nước Ngoài hồ sơ nộp từ dự tuyển, hồ sơ học nước cần bổ sung thêm loại giấy tờ sau: Bản dịch hợp lệ văn thơng báo tiếp nhận thức sở đào tạo nước ngồi có đầy đủ thơng tin trình độ đào tạo, ngành học, thời gian học, thời điểm nhập học, mức học phí, bảo hiểm y tế loại phí bắt buộc khác liên quan đến khóa học (02 bản); thơng báo học bổng hỗ trợ tài sở đào tạo quan/tổ chức/chính phủ nước ngồi cấp (nếu có); Văn phía nước ngồi đồng ý tiếp nhận học diện Hiệp định (đối với ứng viên trúng tuyển học bổng Hiệp định trường hợp phía nước gửi văn tiếp nhận trực tiếp cho ứng viên): 02 bản; Bản hợp lệ chứng ngoại ngữ tiếng Anh, Pháp ngoại ngữ khác (nếu có thay đổi so với hồ sơ nộp dự tuyển) đạt yêu cầu điểm (hoặc trình độ) theo quy định Bộ GDĐT sở đào tạo nước (trường hợp ứng viên học bổng diện Hiệp định học dự bị tiếng nước ngồi khơng phải nộp chứng ngoại ngữ): 01 bản; Giấy khám sức khỏe (có thời hạn sử dụng 06 tháng kể từ ngày cấp) sở y tế có thẩm quyền xác nhận đủ điều kiện sức khỏe để học nước ngồi kèm theo xét nghiệm khơng nhiễm HIV, viêm gan B, lao bệnh truyền nhiễm khác (theo yêu cầu nước đến học nhà tài trợ); kết xét nghiệm khơng có thai (đối với ứng viên nữ): 01 bản; Bản cam kết tự thu xếp kinh phí người học học bổng NSNN (trong trường hợp học phí vượt q mức quy định) tồn chi phí khóa học bổ sung trước vào chương trình học thức (theo yêu cầu sở đào tạo nước ngồi) có chữ ký người nhận bảo lãnh tài (theo Mẫu số 01 - Phụ lục 1): 01 Bản hợp lệ định/hợp đồng tuyển dụng làm việc có thay đổi so với văn nộp dự tuyển (đối với ứng viên công tác quan, đơn vị, địa phương): 01 Bản hợp lệ sổ bảo hiểm xã hội (đối với người lao động hợp đồng), trường hợp chưa cấp sổ bảo hiểm xã hội thay bảng kê q trình đóng bảo hiểm xã hội giấy chứng nhận việc đóng bảo hiểm xã hội có xác nhận quan công tác quan bảo hiểm xã hội: 01 Bản cam kết ngoại ngữ theo yêu cầu thủ tục học chương trình học bổng (nếu có) (theo Mẫu số 02 - Phụ lục 1): 01 Các giấy tờ khác theo quy định chương trình học bổng (nếu có): 01 * Ngoài giấy tờ quy định nêu trên, hồ sơ học đại học/sau đại học Hoa Kỳ, Pháp nước SNG NSNN cần có thêm giấy tờ sau: - Đối với ứng viên học Hoa Kỳ: dịch hợp lệ Form visa F-1 J-1: 02 - Đối với ứng viên học Pháp: hợp lệ Giấy chứng nhận cấp bảo hiểm xã hội Đại sứ quán Pháp Việt Nam (nếu có): 02 - Đối với ứng viên học Ô-xtơ-rây-li-a: dịch hợp lệ CoE: 02 - Đối với ứng viên học Anh: dịch hợp lệ CAS: 02 - Đối với ứng viên học nước SNG: dịch hợp lệ Hợp đồng đào tạo (nếu có): 02 Lưu ý:Trước gửi giấy tờ đến Cục Đào tạo với nước (ĐTVNN), ứng viên cần scan loại tài liệu thành file riêng (định dạng.pdf) để upload với việc kê khai thông tin bổ sung vào Hệ thống quản lý lưu học sinh trực tuyến - Online Management System (OMS) Cục Đào tạo với nước địa https://lhsvn.vied.vn 1.2 Quy trình thời hạn xử lý hồ sơ cử lưu học sinh học nước Quy trình xử lý hồ sơ cử học nước ngồi thực hiện theo Thơng tư 06/2016/TT-BGDĐT ngày 21/3/2016 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành Quy chế tuyển sinh học nước (Điều 16) Đối với ứng viên chưa có quan cơng tác, Bộ GDĐT định cử học nhận hồ sơ đầy đủ hợp lệ Đối với người có quan cơng tác sau nhận hồ sơ đầy đủ hợp lệ giải theo quy trình cấp giấy triệu tập sau có định cử học quan chủ quản (nếu cán quan không thuộc Bộ GDĐT) cơng văn thức đề nghị cử học quan công tác (nếu cán quan thuộc Bộ GDĐT) gửi đến Bộ GDĐT định cử học 1.2.1 Cấp Giấy triệu tập - Bước 1: Văn phòng Cục ĐTVNN nhận hồ sơ từ cá nhân, đơn vị gửi đến Ứng viên hoàn tất việc cập nhật văn tiếp nhận đào tạo phía nước ngồi lên OMS - Bước 2: Phòng Lưu học sinh nhận hồ sơ từ Văn phòng Cục, thẩm định xử lý cấp Giấy triệu tập cho ứng viên hồ sơ đầy đủ, hợp lệ Hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ chuyên viên phụ trách thông báo cho ứng viên bổ sung, hoàn thiện xin ý kiến đơn vị có liên quan (nếu cần thiết) Sau hồ sơ hoàn chỉnh thẩm định, Phịng Lưu học sinh trình Lãnh đạo Cục xem xét ký Giấy triệu tập cho ứng viên Ghi chú: Nếu hồ sơ chưa quy định, ứng viên thơng báo để bổ sung hồn thiện Trường hợp ứng viên học sở nước mà học phí, bảo hiểm y tế vượt mức quy định chế độ học bổng NSNN có loại phí khơng thuộc phạm vi tốn học bổng NSNN ứng viên phải có cam kết tự túc phần kinh phí vượt trội, khoản kinh phí khơng thuộc phạm vi tốn - Bước 3: Văn phòng Cục ĐTVNN nhân bản, lấy dấu, số văn - Bước 4: Văn phòng Cục ĐTVNN trả Giấy triệu tập cho ứng viên chuyển trả hồ sơ gốc cho Phòng Lưu học sinh (Giấy triệu tập upload lên OMS, gửi cho ứng viên theo địa ứng viên đăng ký nhận thư gửi bưu điện ứng viên nhận trực tiếp Văn phòng Cục ĐTVNN) 1.2.2 Ra Quyết định cử học Ứng viên sau nhận Giấy triệu tập cần: - Đối với ứng viên có quan cơng tác không thuộc Bộ GDĐT, báo cáo quan chủ quản (hoặc quan công tác phân cấp làm định cử cá nhân học nước ngoài) để định cử học, cập nhật scan định lên OMS gửi gốc tới Cục ĐTVNN - Bộ GDĐT để hoàn tất thủ tục cử học nước ngoài; - Đối với ứng viên có quan cơng tác thuộc Bộ GDĐT, báo cáo quan cơng tác hồn tất thủ tục liên quan gửi đến Cục ĐTVNN gốc công văn thức đề nghị Bộ GDĐT Quyết định cử cá nhân học nước ngoài, đồng thời cập nhật scan công văn lên OMS Lưu ý: Ứng viên học tiến sĩ nước theo Đề án 911 sau nhận Giấy triệu tập học nước ngồi cần nộp tiền học phí lần theo quy định hiện hành để hoàn tất thủ tục cử học nước (xem hướng dẫn cụ thể Thông báo số 16/TB-ĐTVNN ngày 21/7/2014 Cục ĐTVNN - Phụ lục 5) Các bước thực sau: - Bước 1: Chuyên viên Phòng Lưu học sinh dự thảo Tờ trình Quyết định cử học, trình lãnh đạo Phịng xem xét, trình Cục trưởng Cục ĐTVNN ký duyệt (Nếu Quyết định/Công văn quan cử học chưa hợp lệ, chuyên viên Phòng Lưu học sinh thông báo để người học hoàn thiện) - Bước 2:Cục trưởng Cục ĐTVNN thừa ủy quyền Bộ trưởng ký định cử cá nhân học - Bước 3: Văn phòng Cục ĐTVNN nhân bản, lấy dấu, số, scan lưu liệu, chuyển hồ sơ gốc cho Phòng Lưu học sinh - Bước 4:Văn phòng/Phòng LHS trả kết cho ứng viên, cập nhật định hệ thống quản lý trực tuyến OMS Đồng thời với việc làm thủ tục để cấp Quyết định Bộ GDĐT cử học nước ngoài, người học tự làm visa theo quy định phía nước ngồi Khi nhận visa, ứng viên cần scan hộ chiếu visa gửi Phòng Lưu học sinh - Cục ĐTVNN để triển khai thủ tục cấp vé máy bay lượt vé (đối với người học 12 tháng), tạm ứng kinh phí cho ứng viên trước học (phí đường 03 tháng sinh hoạt phí), tốn lệ phí làm hộ chiếu, visa (nếu có) Ghi chú: Thủ tục cấp Giấy triệu tập Quyết định cử học đòi hỏi người học phải phối hợp cập nhật đầy đủ giấy tờ thông tin cần thiết vào Hệ thống quản lý trực tuyến OMS trang web https://lhsvn.vied.vn https://oms.vied.vn Sơ đồ quy trình thủ tục ứng viên trúng tuyển đủ điều kiện học nước ngồi có sử dụng NSN Phần II: Hướng dẫn dành cho lưu học sinh Việt Nam học nước 2.1 Kiểm tra thủ tục chuẩn bị xuất cảnh Trước xuất cảnh học tập nước ngoài, lưu học sinh kiểm tra kỹ khẳng định xác, đầy đủ giấy tờ thủ tục chuẩn bị xuất cảnh mình, cụ thể: - Hộ chiếu đủ thời hạn quy định nhập cảnh nước đến học; - Đã cấp visa hợp lệ với chi tiết cá nhân hoàn toàn xác để nhập cảnh nước đến học; - Đã nhận định cử học Bộ GDĐT, nhận vé máy bay, nộp giấy tờ để toán lệ phí làm hộ chiếu, visa, tạm ứng chi phí đường, sinh hoạt phí (trường hợp học gấp chưa kịp hoàn thành thủ tục cấp tạm ứng trước học sau đến nước ngồi nhập học lưu học sinh làm thủ tục đề nghị cấp kinh phí vào tài khoản cá nhân (xem hướng dẫn cụ thể phần 5.3.); - Mang theo toàn hồ sơ giấy tờ việc học, có văn đồng ý tiếp nhận sở đào tạo nước định việc cử học quan công tác Bộ GDĐT; - Chuẩn bị hành trang cá nhân theo nhu cầu phải quy định nhập cảnh nước đến học hãng vận chuyển (loại hành lý, số lượng, trọng lượng phép); - Mang đủ kinh phí cần thiết cho việc nhập học kinh phí dự phòng cá nhân để sử dụng trường hợp cần thiết, theo quy định quản lý xuất nhập cảnh ngoại tệ Việt Nam nước đến học 2.2 Thủ tục đăng ký đến nước - Lưu học sinh làm thủ tục nhập học theo quy định sở đào tạo nước - Lưu học sinh làm thủ tục đăng ký quản lý công dân quản lý lưu học sinh nước với Cơ quan đại diện Việt Nam nước sở (Mẫu số 06 - Phụ lục 1) - Lưu học sinh mở tài khoản cá nhân phù hợp để nhận kinh phí Bộ GDĐT cấp phát - Cập nhật thông tin bổ sung cá nhân nước hệ thống OMS 2.3 Thực hiện Quy chế quản lý công dân Việt Nam học tập nước ngồi ban hành kèm theo Thơng tư số 10/2014/TT-BGDĐT ngày 11/4/2014 Bộ trưởng Bộ GDĐT (xem Phu luc 2TT10-QLCDVN.pdf) 2.4 Quy định thủ tục báo cáo trình học tập nước ngồi Lưu học sinh thực hiện báo cáo định kỳ sau: - Báo cáo tiến độ học tập (theo Mẫu số 01 Thông tư 10 nêu Phụ lục 2); - Báo cáo tốt nghiệp kết thúc khóa học (theo Mẫu số 04 Thông tư 10 nêu Phụ lục 2) Báo cáo điền đầy đủ nội dung yêu cầu theo quy định Đối với trường hợp lưu học sinh có kết học tập khơng đạt u cầu phải thi lại, Cục ĐTVNN tạm dừng cấp sinh hoạt phí đến lưu học sinh hồn thành trả nợ mơn học theo u cầu sở đào tạo có báo cáo xác nhận sở đào tạo gửi Cục ĐTVNN cấp tiếp kinh phí Hiện Cục ĐTVNN áp dụng hệ thống quản lý lưu học sinh trực tuyến OMS nhằm thực hiện công tác quản lý lưu học sinh hiệu quả, chuyên nghiệp số hóa với chức năng: + Quản lý số lượng lưu học sinh học nước theo diện học bổng, trình độ đào tạo nước đến học + Quản lý đề nghị cấp phát kinh phí lưu học sinh q trình xử lý cấp kinh phí cho lưu học sinh tồn thời gian học nước ngồi, đảm bảo nhanh chóng, kịp thời khoa học + Trao đổi trực tiếp vấn đề phát sinh liên quan lưu học sinh chuyên viên phụ trách sự giám sát cấp lãnh đạo để kịp thời xử lý công việc cần thiết công khai minh bạch Theo đó, tồn liên hệ, báo cáo, chứng từ toán liên quan lưu học sinh q trình học nước ngồi phải lưu học sinh cập nhật qua hệ thống OMS cách truy cập vào trang web https://lhsvn.vied.vn nhập liệu thông tin cần thiết đồng thời gửi gốc báo cáo, hóa đơn chứng từ Cục ĐTVNN để xem xét, giải theo quy định hiện hành 2.5 Hướng dẫn thủ tục tài lưu học sinh học bổng NSNN 5.1 Vé máy bay Nguyên tắc thực hiện: Theo quy định Thông tư số 144/2007/TTLT-BTC-BGDĐT-BNG ngày 05/12/2007, Thông tư số 102/2012/TT-BTC ngày 21/06/2012 Thông tư số 206/2010/TTLT-BTC-BGDĐT-BNGngày 15/12/2010 sửa đổi, bổ sung Thông tư liên tịch số 144/2007/TTLT-BTC-BGDĐT-BNG - Bước 1: Sau có Quyết định cử học nước ngoài, ứng viên gửi đăng ký mua vé máy bay lượt (hoặc vé thực tập sinh ngắn hạn 12 tháng) tới chuyên viên phụ trách (theo Mẫu số 03 - Phụ lục 1) Ứng viên cần đăng kí mua vé máy bay tối thiểu trước ngày dự kiến bay 07 ngày làm việc Để chủ động đăng ký kịp thời, đảm bảo có chỗ máy bay mong muốn tiết kiệm chi phí, ứng viên cần đăng ký vé máy bay sớm - Bước 2: Chuyên viên phụ trách đặt vé thông báo lịch bay, hành trình bay cho ứng viên, ứng viên xác nhận đồng ý hành trình lịch bay, scan hộ chiếu visa gửi cho chuyên viên phụ trách Sau việc xác nhận hoàn tất chuyên viên phụ trách ứng viên, Phòng Lưu học sinh - Cục ĐTVNN làm thủ tục đề nghị xuất vé máy bay cho ứng viên Thời gian thực hiện: tối thiểu từ đến ngày làm việc - Bước 3: Lưu học sinh cần gửi Cục ĐTVNN gốc thẻ lên máy bay (boarding pass) phục vụ cho công tác lưu chứng từ tốn tài Trường hợp lưu học sinh thẻ lên máy bay lý bất khả kháng, lưu học sinh cần gửi Cục ĐTVNN đơn giải trình việc thẻ lên máy bay, photocopy hộ chiếu trang có ảnh lưu học sinh trang có đóng dấu xuất, nhập cảnh Lưu ý: Vé máy bay cho lưu học sinh Cục ĐTVNN mua hãng Hàng không quốc gia Việt Nam theo phương thức nhận nợ trả chậm hàng tháng nên Cục khơng khuyến khích lưu học sinh tự mua vé máy bay việc giải sự vụ toán truy lĩnh phức tạp Trường hợp lưu học sinh lý khác cần tự mua vé máy bay phải có đơn đề nghị (theo Mẫu số 05 - Phụ lục 1) kèm theo giấy tờ cần thiết quy định việc tự mua vé máy bay, sau Cục ĐTVNN thông báo cho phép tự mua vé máy bay lưu học sinh thực hiện mua vé có trách nhiệm hoàn thiện thủ tục quy định để toán truy lĩnh sau Hồ sơ đề nghị truy lĩnh không hợp lệ không chấp nhận tốn 5.2 Tạm ứng sinh hoạt phí, phí đường tốn lệ phí làm hộ chiếu, visa Nguyên tắc thực hiện: Theo quy định Thông tư số 144/2007/TTLT-BTC-BGDĐT-BNG ngày 05/12/2007 Thông tư số 206/2010/TTLT-BTC-BGDĐT-BNG ngày 15/12/2010 sửa đổi, bổ sung Thông tư liên tịch số 144/2007/TTLT-BTC-BGDĐT-BNG - Bước 1: Ứng viên: Sau có Quyết định cử học visa nhập cảnh, ứng viên cập nhật vào hệ thống OMS, lập yêu cầu tạm ứng sinh hoạt phí 03 tháng, phí đường truy hồn lệ phí làm hộ chiếu, visa nhập cảnh, đồng thời nộp gốc hóa đơn lệ phí cho chun viên phụ trách Phịng Lưu học sinh - Bước 2: Phòng Lưu học sinh: Sau nhận yêu cầu ứng viên hệ thống OMS, chuyên viên phụ trách làm đề nghị cấp kinh phí chuyển Phịng Tài dụt dự tốn (tạm ứng sinh hoạt phí 03 tháng, lệ phí làm hộ chiếu, visa phí đường) - Bước 3: Phịng Tài kiểm tra dụt dự tốn cấp kinh phí cho ứng viên Ứng viên thông báo việc nhận tiền tạm ứng Sở Giao dịch Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam (31-33 Ngơ Quyền, Hồn Kiếm, Hà Nội) sau ứng viên có trách nhiệm hồn trả lại chứng từ rút tiền để Phịng Tài làm cấp sinh hoạt phí cho kỳ Ghi chú: - Đối với ứng viên miền Trung miền Nam khơng có điều kiện làm thủ tục rút tiền mặt trực tiếp Hà Nội làm đơn đề nghị xin chuyển khoản kinh phí vào tài khoản cá nhân nước nội tệ (VNĐ) Quy trình thực hiện qua hệ thống OMS - Đối với ứng viên học theo diện thỏa thuận trả trọn gói kinh phí cho sở đào tạo nước ngoài, ứng viên khơng tạm ứng sinh hoạt phí cấp phí đường truy lĩnh lệ phí làm visa, hộ chiếu - Trong trường hợp ứng viên không kịp làm thủ tục nhận tạm ứng sinh hoạt phí, phí đường phí liên quan trước học ứng viên cấp sau sang nhập học nước ngồi 5.3 Cấp kinh phí cho lưu học sinh sau đến nước học tập Nguyên tắc thực hiện: Theo quy định Thông tư số 144/2007/TTLT-BTC-BGDĐT-BNG ngày 05/12/2007 Thông tư số 206/2010/TTLT-BTC-BGDĐT-BNG ngày 15/12/2010 sửa đổi, bổ sung Thông tư liên tịch số 144/2007/TTLT-BTC-BGDĐT-BNG 5.3.1 Đối với ứng viên có khóa học bổ sung ngoại ngữ trước học chuyên ngành Cục ĐTVNN cấp vé máy bay lượt Đối với chương trình học bổng NSNN vài chương trình học bổng Hiệp định, lưu học sinh phải tự túc toàn phần kinh phí thời gian học tiếng Ngay sau hồn thành khóa học này, lưu học sinh cập nhật OMS giấy tờ để lập yêu cầu cấp sinh hoạt phí, phí đường, lệ phí làm hộ chiếu, visa, đồng thời gửi gốc giấy tờ Cục ĐTVNN: - Giấy chứng nhận hồn thành khóa học ngoại ngữ vào nhập học thức khóa học chun ngành; - Báo cáo tiến độ học tập (Mẫu số 01 Thông tư 10 nêu Phụ lục 2); - Cuống vé vé điện tử thẻ lên máy bay (boarding pass) Trong trường hợp lưu học sinh thẻ lên máy bay, lưu học sinh cần gửi Cục ĐTVNN giấy tờ sau: đơn giải trình việc thẻ lên máy báy, photocopy hộ chiếu trang có ảnh lưu học sinh trang có đóng dấu xuất, nhập cảnh; - Các giấy tờ khác (nếu có) 5.3.2 Cấp sinh hoạt phí cho lưu học sinh 5.3.2.1 Sau sang nước nhập học, lưu học sinh cập nhật hệ thống OMS giấy tờ lập yêu cầu cấp sinh hoạt phí kỳ (có thể 3-6 tháng tùy thuộc vào thời gian học theo niên độ tài 12 tháng năm) đồng thời gửi gốc giấy tờ Cục ĐTVNN: - Báo cáo tiến độ học tập (Mẫu số 01 Thông tư 10 nêu Phụ lục 2); - Giấy chứng nhận sở đào tạo nước ngồi việc thức nhập học từ ngày 5.3.2.2 Tiếp theo, định kỳ tháng/lần kết thúc kỳ học, lưu học sinh cập nhật vào hệ thống OMS giấy tờ để lập yêu cầu cấp sinh hoạt phí tháng đồng thời gửi gốc giấy tờ Cục ĐTVNN: - Báo cáo tiến độ học tập (Mẫu số 01 Thông tư 10 nêu Phụ lục 2); - Bảng điểm nhận xét tiến độ học tập, kết học tập sở đào tạo (nếu khơng có bảng điểm) Ghi chú: - Sau lập yêu cầu cấp sinh hoạt phí hệ thống OMS, lưu học sinh có trách nhiệm gửi gốc báo cáo giấy tờ liên quan Cục ĐTVNN Cục ĐTVNN xem xét chuyển sinh hoạt phí cho lưu học sinh có kết học tập đạt yêu cầu hồ sơ báo cáo hợp lệ - Trường hợp lưu học sinh trước lên đường học chưa nhận tạm ứng sinh hoạt phí 03 tháng, phí đường lệ phí hộ chiếu, visa sau lưu học sinh sang nhập học thực hiện xong thủ tục mục 5.3.2.1, Cục ĐTVNN cấp khoản kinh phí cho lưu học sinh theo quy định 5.4 Cấp học phí, bảo hiểm y tế phí bắt buộc khác liên quan khóa học (nếu có) Lưu học sinh học bổng NSNN có trách nhiệm liên hệ với sở đào tạo nước ngồi đề nghị cấp hóa đơn học phí loại phí bắt buộc liên quan (kể bảo hiểm y tế có) hợp lệ (có chữ ký cán chức năng, dấu sở đào tạo) theo kỳ học năm học Sau lưu học sinh phải cập nhật giấy tờ vào hệ thống OMS để lập yêu cầu toán đồng thời gửi gốc giấy tờ Cục ĐTVNN cho chuyên viên phụ trách để xem xét, đề nghị chuyển kinh phí tốn trực tiếp cho sở đào tạo nước theo quy định hiện hành Các văn thông báo đề nghị tốn kinh phí cho lưu học sinh nên yêu cầu sở đào tạo nước cấp tiếng Anh để thuận tiện cho xử lý công việc phía Việt Nam Nếu hóa đơn thứ tiếng khác (tiếng Nhật, Nga, Trung,…), lưu học sinh cần kèm theo dịch sang tiếng Việt (có cam kết người dịch đảm bảo nội dung dịch hoàn tồn xác với tiếng nước ngồi) gửi Cục ĐTVNN Lưu học sinh diện Hiệp định miễn học phí loại phí bắt buộc liên quan đến học tập; đài thọ bảo hiểm y tế Việc toán bảo hiểm y tế cho lưu học sinh Hiệp định (nếu có) thực hiện đợt cấp sinh hoạt phí định kỳ cho lưu học sinh Ghi chú: - Đối với lưu học sinh học tập LB Nga NSNN, việc tốn học phí phải có hợp đồng ký với sở đào tạo LB Nga - Trường hợp lưu học sinh tự nộp tiền học phí, bảo hiểm y tế, phí bắt buộc liên quan (nếu có), lưu học sinh phải xin hóa đơn xác nhận nộp tiền cập nhật giấy tờ vào hệ thống OMS để lập yêu cầu toán đồng thời gửi gốc hóa đơn cho chuyên viên phụ trách Cục ĐTVNN Sau nhận gốc giấy tờ lưu học sinh, Cục ĐTVNN xem xét giải thủ tục truy hồn kinh phí vào tài khoản cá nhân cho lưu học sinh theo quy định hiện hành - Trường hợp sở đào tạo nước liên hệ trực tiếp với Cục ĐTVNN để gửi gốc thông báo học phí, bảo hiểm y tế, phí thí nghiệm (nếu có) Cục chấp nhận xem xét để chuyển thẳng kinh phí cho sở đào tạo nước ngồi Lưu học sinh học theo diện thỏa thuận trả trọn gói kinh phí cho sở đào tạo với nước ngồi thực hiện trả kinh phí theo quy trình - Việc mua bảo hiểm y tế theo tháng, kỳ học năm tốt lưu học sinh nên mua định kỳ năm Lưu học sinh không thiết đăng ký mua bảo hiểm y tế sở đào tạo nước ngồi mà đăng ký mua cơng ty bảo hiểm nước theo học (lưu học sinh cần mua mức bảo hiểm y tế tối thiểu quy định lưu học sinh nước ngoài, bao gồm bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm thân thể trường hợp rủi ro, bất khả kháng; không bao gồm bảo hiểm mắt loại hình bảo hiểm cá nhân tự đảm nhiệm) - Lưu học sinh không trả nợ môn học, phải học thi lại lưu học sinh phải tự trả học phí chi phí khác có liên quan đến việc học thi lại mơn học - Lưu học sinh bị lưu ban thời gian lưu ban khơng Nhà nước cấp kinh phí để học tập - Lưu học sinh bỏ học nước chưa hoàn thành nhiệm vụ học tập phải bồi hồn kinh phí cấp cho Nhà nước theo quy định hiện hành 2.6 Hướng dẫn thủ tục xin gia hạn thời gian học tập, nghiên cứu nước Việc gia hạn thời gian học tập nước thực hiện theo Quy chế quản lý công dân Việt Nam học tập nước ngồi ban hành kèm theo Thơng tư số 10/2014/TT-BGDĐT ngày 11/4/2014 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo (xem Phụ lục 2) Gia hạn thời gian học tập cho lưu học sinh để hồn thành khóa học a) Trình tự thực hiện: - Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ; - Bước 2: Kiểm tra hồ sơ, yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung (nếu có); - Bước 3: Cấp định gia hạn thời gian học tập nước ngoài; - Bước 4: Chuyển trả Quyết định cho lưu học sinh b) Cách thức thực hiện: Ứng viên gửi hồ sơ qua đường bưu điện nộp trực tiếp Cục Đào tạo với nước đồng thời nộp hồ sơ trực tuyến địa chỉ: http://lhsvn.vied.vn c) Thành phần, số lượng hồ sơ: 01 hồ sơ - Đơn xin gia hạn thời gian học tập, nêu rõ lý do, thời gian xin gia hạn, nguồn kinh phí cho việc học tập thời gian gia hạn (theo Mẫu); - Báo cáo tiến độ học tập từ bắt đầu học tập nước đến thời điểm xin gia hạn (theo Mẫu); - Văn sở giáo dục nước việc lưu học sinh phải kéo dài thời gian học tập kinh phí cho thời gian gia hạn; - Ý kiến quan chủ quản lưu học sinh việc gia hạn (đối với lưu học sinh có quan chủ quản) d) Thời hạn giải quyết: Tối đa 20 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ đ) Đối tượng thực thủ tục hành chính: Lưu học sinh diện học bổng xin gia hạn Cơ quan có lưu học sinh diện học bổng xin gia hạn e) Cơ quan thực thủ tục hành chính: Cục Đào tạo với nước ngồi, Bộ Giáo dục Đào tạo f) Kết thực thủ tục hành chính: Quyết định cho phép lưu học sinh gia hạn thời gian học tập nước g) Lệ phí: khơng áp dụng h) Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Đơn xin gia hạn thời gian học tập Báo cáo tiến độ học tập ban hành kèm theo Thông tư số 10/2014/TT-BGDĐT ngày 11/4/2014 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo Ban hành Quy chế quản lý công dân Việt Nam học tập nước i) Yêu cầu, điều kiện thực thủ tục hành chính: Hồ sơ đề nghị gia hạn thời gian học tập phải gửi quan cử học 30 ngày làm việc trước hết hạn thời gian học tập ghi Quyết định cử học k) Căn pháp lý thủ tục hành chính: Thơng tư số 10/2014/TT-BGDĐT ngày 11/4/2014 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo Ban hành Quy chế quản lý công dân Việt Nam học tập nước Mẫu số 03: Mẫu đơn xin gia hạn thời gian học tập nước (Ban hành kèm theo Thông tư số 10/2014/TT-BGDĐT ngày 11/4/2014 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo Ban hành Quy chế quản lý cơng dân Việt Nam học tập nước ngồi) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ĐƠN XIN GIA HẠN THỜI GIAN HỌC TẬP Ở NƯỚC NGỒI Kính gửi: Tôi tên là: Cơ quan chủ quản: Được cử học nước theo Quyết định số … ngày … tháng năm Tên trường đến học, nước: Trình độ đào tạo: Khoa: Chuyên ngành: Tổng thời gian đào tạo theo Quyết định cử học/ Văn tiếp nhận đào tạo: Ngày nhập học: Lý xin gia hạn: Thời gian xin gia hạn : từ tháng /năm 20 đến tháng ./năm 20 Kinh phí thời gian gia hạn: Trân trọng đề nghị Quý quan xem xét, cho gia hạn thời gian học tập Địa liên lạc tôi: E-mail: Điện thoại nhà: Điện thoại di động: ., ngày tháng năm Người làm đơn (Ký ghi rõ họ tên) Tên quan cử học Ghi rõ kinh phí lưu học sinh tự thu xếp sở giáo dục nước đài thọ Mẫu số 01: Mẫu báo cáo tiến độ học tập (Ban hành kèm theo Thông tư số 10/2014/TT-BGDĐT ngày 11/4/2014 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo Ban hành Quy chế quản lý cơng dân Việt Nam học tập nước ngồi) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc BÁO CÁO TIẾN ĐỘ HỌC TẬP (từ ngày tháng năm đến ngày tháng năm ) Kính gửi: 1 Họ tên: Nam/nữ: Ngày sinh: Dân tộc: Tôn giáo: Năm trúng tuyển (đối với lưu học sinh học bổng):…………… Năm học: Địa nơi Việt Nam: Cơ quan công tác (nếu có): Diện học bổng (Hiệp định/NSNN/Khác, ghi cụ thể): Ngành học nước (ghi tiếng Việt tiếng Anh): Tên địa trường học nước (ghi tiếng Việt tiếng Anh): 10 Ngày đến trường nhập học: 11 Ngày bắt đầu khóa học (theo thơng báo trường): 12 Thời gian đào tạo (theo thông báo trường): 13 Đang học học kỳ mấy, thời gian lại: 14 Địa nơi nước ngoài: 15 E-mail nước ngoài: 16 Điện thoại liên hệ nước ngoài: 17 Kết học tập 2: (Viết theo xếp loại, có; số môn đạt điểm A, điểm B, điểm C theo cách cho điểm trường đến học; Đối với nghiên cứu sinh, thực tập sinh ghi xếp loại kết quả): 18 Họ tên người hướng dẫn (supervisor) người tư vấn (adviser): Địa e-mail người hướng dẫn/tư vấn: 19 Kiến nghị, đề xuất (nếu có): 20 Đề nghị cấp học phí, sinh hoạt phí (đối với lưu học sinh học bổng): Đề nghị chuyển học phí (theo giấy báo trường) lưu học sinh cập nhật thông tin tài khoản trường theo chi tiết sau: - Tên ngân hàng - Tên người hưởng (tên chủ - Số tài khoản - Địa ngân hàng tài khoản sở giáo dục) - Số Iban (nếu có) - Mã số ngân hàng (như - Địa người hưởng Swift, Code, ABA/Routing) - Thông tin ngân hàng trung gian (nếu có) Đã nhận sinh hoạt phí đến hết tháng năm Tên quan cử học Đối với lưu học sinh học bổng: Ghi thông tin đầy đủ để làm tiếp tục tạm dừng cấp sinh hoạt phí Học kỳ cuối xin chuyển sinh hoạt phí đến tháng năm ., Tổng số tháng Cập nhật số tài khoản cá nhân đăng ký: - Tên ngân hàng - Địa ngân hàng - Mã số ngân hàng (như Swift, Code ABA/ Routing) - Thông tin ngân hàng trung gian (nếu có) Xác nhận sở giáo dục - Tên người hưởng (tên chủ tài khoản cá nhân) - Địa người hưởng - Số tài khoản - Số Iban (nếu có) ……., ngày … tháng … năm …… Người báo cáo (Ký ghi rõ họ tên) 2.7 Hướng dẫn thủ tục cho lưu học sinh tốt nghiệp nước 2373 Lượt xem 7.1 Vé máy bay lượt Nguyên tắc thực hiện: Theo quy định Thông tư số 144/2007/TTLT-BTC-BGDĐT-BNG ngày 05/12/2007, Thông tư số 102/2012/TT-BTC ngày 21/6/2012 Thông tư số 206/2010/TTLT-BTC-BGDĐT-BNG ngày 15/12/2010 sửa đổi, bổ sung Thông tư liên tịch số 144/2007/TTLT-BTC-BGDĐT-BNG Lưu học sinh liên hệ với chuyên viên phụ trách để đăng ký đặt vé máy bay nước thời hạn tối đa 03 tháng, tối thiểu 01 tháng trước ngày dự định nước để Cục ĐTVNN giải cấp vé nước cho lưu học sinh Mẫu đăng ký đặt vé máy bay nước (Mẫu số 03 - Phụ lục 1) - Trường hợp lưu học sinh muốn tự mua vé máy bay nước, lưu học sinh phải liên hệ với chuyên viên phụ trách Cục ĐTVNN, gửi: Đơn đề nghị tự mua vé (Mẫu số 05 - Phụ lục 1), giấy báo giá vé máy bay dự kiến mua nước ngoài, giấy báo giá vé máy bay hạng thường (economy class) Quầy NSNN - Hãng hàng không quốc gia Việt Nam có đầy đủ thơng tin tên hành khách, chuyến bay, chặng bay, ngày bay, giá vé theo hành trình đăng ký thực hiện với hành trình trực tiếp ngắn từ nơi học Việt Nam để đối chiếu Sau nhận ý kiến đồng ý Cục ĐTVNN việc cho phép lưu học sinh tự mua vé nước ngồi lưu học sinh phép thực hiện mua vé Khi nước lưu học sinh cần gửi đến Văn phòng Cục ĐTVNN hồ sơ xin giải truy lĩnh tiền vé gồm: đơn đề nghị truy lĩnh vé máy bay, dịch công chứng giấy chứng nhận việc hồn thành khóa học, gốc 01 giấy báo giá vé máy bay hạng thường (economy class) Quầy NSNN - Hãng hàng không quốc gia Việt Nam 01 giấy báo giá hãng Hàng khơng nước ngồi, hóa đơn gốc thu tiền mua vé hợp lệ (hóa đơn gốc giá vé thấp so sánh 02 báo giá), cuống vé vé điện tử thẻ lên máy bay (boarding pass) Trong trường hợp lưu học sinh thẻ lên máy bay lý bất khả kháng, lưu học sinh cần gửi đơn giải trình việc thẻ lên máy bay, photocopy hộ chiếu trang có ảnh lưu học sinh trang có đóng dấu xuất, nhập cảnh Ghi tên người hưởng theo tên tài khoản mở ngân hàng địa ngân hàng Lưu học sinh chịu chi phí liên quan trường hợp cung cấp thơng tin chuyển tiền khơng xác Để nhận xác nhận sở giáo dục nước ngồi LHS viết báo cáo tiếng Anh (báo cáo dài 01 trang cần có chữ ký/dấu giáp lai xác nhận tất trang báo cáo) Nếu khơng có xác nhận sở giáo dục báo cáo phải gửi kèm theo kết học tập có xác nhận sở giáo dục - Theo quy định Thông tư số 144/2007/TTLT-BTC-BGDĐT-BNG ngày 05/12/2007 sinh hoạt phí quy định cấp theo thực tế từ ngày nhập học đến ngày kết thúc khóa học khơng vượt q thời gian ghi định cử học Bộ GDĐT Trường hợp thời gian kết thúc khóa học theo quy định sở đào tạo nước sớm thời hạn ghi định Bộ GDĐT lưu học sinh cần hồn thành thủ tục nước vòng tối đa 30 ngày kể từ ngày khóa học kết thúc làm thủ tục nộp hồn trả cho Nhà nước số tiền sinh hoạt phí Cục ĐTVNN cấp cho thời gian LHS khơng cịn lưu trú nước Ghi chú: Trường hợp lưu học sinh tự mua vé máy bay nước, việc gửi hồ sơ gốc toán truy lĩnh vé máy bay tới Cục ĐTVNN, lưu học sinh phải cập nhật OMS để lập yêu cầu toán truy lĩnh(Mẫu số 04 – Phụ lục 1) 7.2 Quyết định công văn tiếp nhận/giới thiệu cán bộ, sinh viên học tập, nghiên cứu nước nước nhận cơng tác Sau hồn thành khóa học nước ngồi, lưu học sinh có trách nhiệm báo cáo tốt nghiệp cho Bộ GDĐT Để nhận Quyết định tiếp nhận (đối với cán trực thuộc Bộ GDĐT) công văn giới thiệu nước công tác (đối với cán thuộc Bộ/Ngành khác), giấy chứng nhận tốt nghiệp nước người chưa có quan công tác, lưu học sinh cần gửi hồ sơ báo cáo tốt nghiệp đến Văn phòng Cục ĐTVNN vòng 20 ngày làm việc kể từ ngày nước đồng thời cập nhật thông tin OMS (xem hướng dẫn chi tiết thủ tục Chương II, Điều 10 Thông tư 10 nêu Phụ lục 2) 2.8 Bồi hồn kinh phí Trường hợp lưu học sinh khơng hồn thành khóa học phải nước tự bỏ học nước, lưu học sinh phải bồi hồn kinh phí cấp cho Nhà nước Những trường hợp có lý bất khả kháng ốm đau, bệnh tật, thiên tai, chiến tranh,… lưu học sinh cần gửi hồ sơ (bản gốc) Cục ĐTVNN để xử lý thủ tục xét bồi hoàn/miễn giảm bồi hồn kinh phí theo quy định hiện hành Hồ sơ gồm: - Đơn đề nghị miễn giảm kinh phí bồi hoàn; - Bản dịch hợp lệ giấy xác nhận lý LHS nước sở đào tạo nước ngoài; - Bản dịch hợp lệ giấy xác nhận sở y tế có thẩm quyền nước sở bệnh tật, sức khỏe không đủ khả để tiếp tục học tập nước ngoài; - Xác nhận Cơ quan đại diện Việt Nam nước sở tại; - Công văn đề nghị quan công tác nước (đối với cán bộ); - Xác nhận địa phương hồn cảnh gia đình thuộc diện khó khăn (nếu có) 2.9 Liên hệ với Cục Đào tạo với nước ngồi 9.1 Các thơng tin dành cho lưu học sinh đăng tải trang web Cục: www.vied.vn, vào mục “Văn thủ tục” để lưu học sinh tham khảo thêm lấy mẫu khai, báo cáo theo quy định 9.2 Địa liên hệ chung Phòng Lưu học sinh Cục Đào tạo với nước ngồi 21 Lê Thánh Tơng, Hồn Kiếm, Hà Nội Email: lhs@vied.vn Trưởng phòng: Nguyễn Thị Hạnh, hanh@vied.vn 9.3 Liên hệ chi tiết với chuyên viên phụ trách lưu học sinh Đề án 911 stt Nước Chuyên viên hỗ trợ xử lý tìm sở đào Chuyên viên xử lý hồ sơ học tạo nước tiếp nhận đào tạo quản lý lưu học sinh Ai-len Quách Ngọc Minh (minh@vied.vn) Bùi Thị Thu Thủy (thuybt@vied.vn) Anh Quách Ngọc Minh (minh@vied.vn) Trần Thị Nga (nga@vied.vn) Áo Quách Ngọc Minh (minh@vied.vn) Bùi Thị Thu Thủy (thuybt@vied.vn) Ba Lan Nguyễn Thị Hà Anh (anhnth@vied.vn) Bùi Thị Thu Thủy (thuybt@vied.vn) Bê-la-rút Nguyễn Thị Hà Anh (anhnth@vied.vn) Vũ Trần Kim Liên (lienvtk@vied.vn) Bỉ Nguyễn Thị Hà Anh (anhnth@vied.vn) Nguyễn Thị Thanh Tâm (tamntt@vied.vn) Ca-na-đa Quách Ngọc Minh (minh@vied.vn) Nguyễn Thị Thanh Tâm (tamntt@vied.vn) Đài Loan Vũ Thị Liên Hương (huong@vied.vn) Nguyễn Thị Thu Hà (hantt@vied.vn) Đan Mạch Quách Ngọc Minh (minh@vied.vn) Bùi Thị Thu Thủy (thuybt@vied.vn) 10 Đức Quách Ngọc Minh (minh@vied.vn) Trần Thị Nga (nga@vied.vn) 11 Hà Lan Quách Ngọc Minh (minh@vied.vn) Bùi Thị Thu Thủy (thuybt@vied.vn) 12 Hàn Quốc Vũ Thị Liên Hương (huong@vied.vn) Lê Thị Tuyết Lan (lanltt@vied.vn) 13 Hoa Kỳ Quách Ngọc Minh (minh@vied.vn) Nguyễn Thị Thanh Tâm (tamntt@vied.vn) 14 I-ta-li-a Quách Ngọc Minh (minh@vied.vn) Bùi Thị Thu Thủy (thuybt@vied.vn) 15 Ma-lai-xi-a Vũ Thị Liên Hương (huong@vied.vn) Nguyễn Thị Thanh Tâm (tamntt@vied.vn) 16 Na Uy Quách Ngọc Minh (minh@vied.vn) Bùi Thị Thu Thủy (thuybt@vied.vn) 17 Nga Nguyễn Thị Hà Anh (anhnth@vied.vn) Vũ Trần Kim Liên (lienvtk@vied.vn) 18 Nhật Bản Vũ Thị Liên Hương (huong@vied.vn) Lê Thị Tuyết Lan (lanltt@vied.vn) 19 Niu Di lân Quách Ngọc Minh (minh@vied.vn) Hoàng Thị Kim Oanh (kimoanh@vied.vn) 20 Ơ-xtơ-rây-li-a Qch Ngọc Minh (minh@vied.vn) Hồng Thị Kim Oanh (kimoanh@vied.vn) 21 Pháp Nguyễn Thị Hà Anh (anhnth@vied.vn) Ngô Thị Diệu Linh (dieulinh@vied.vn) 22 Phi-lip-pin Vũ Thị Liên Hương (huong@vied.vn) Nguyễn Thị Thanh Tâm (tamntt@vied.vn) 23 Séc Nguyễn Thị Hà Anh (anhnth@vied.vn) Bùi Thị Thu Thủy (thuybt@vied.vn) 24 Tây Ban Nha Nguyễn Thị Hà Anh (anhnth@vied.vn) Bùi Thị Thu Thủy (thuybt@vied.vn) 25 Thái Lan Vũ Thị Liên Hương (huong@vied.vn) Nguyễn Thị Thanh Tâm (tamntt@vied.vn) 26 Thụy Điển Nguyễn Thị Hà Anh (anhnth@vied.vn) Bùi Thị Thu Thủy (thuybt@vied.vn) 27 Trung Quốc Vũ Thị Liên Hương (huong@vied.vn) Nguyễn Thị Thu Hà (hantt@vied.vn) 28 Xinh-ga-po Vũ Thị Liên Hương (huong@vied.vn) Nguyễn Thị Thanh Tâm (tamntt@vied.vn) ... https://oms.vied.vn Sơ đồ quy trình thủ tục ứng viên trúng tuyển đủ đi? ??u kiện học nước ngồi có sử dụng NSN Phần II: Hướng dẫn dành cho lưu học sinh Việt Nam học nước 2.1 Kiểm tra thủ tục chuẩn bị xuất... thủ tục học chương trình học bổng (nếu có) (theo Mẫu số 02 - Phụ lục 1): 01 Các giấy tờ khác theo quy định chương trình học bổng (nếu có): 01 * Ngồi giấy tờ quy định nêu trên, hồ sơ học đại học/ sau... Management System (OMS) Cục Đào tạo với nước ngồi địa https://lhsvn.vied.vn 1.2 Quy trình thời hạn xử lý hồ sơ cử lưu học sinh học nước ngồi Quy trình xử lý hồ sơ cử học nước ngồi thực hiện theo Thơng