công bố tài liệu lưu trữ

Công bố tài liệu là dựa trên các nguyên tắc và phương pháp của hoạt động công bố học để truyền đạt lại tài liệu dưới các hình thức khác nhau nhằm phục vụ cho các đối tượng độc giả khác nhau. Thông báo rộng rãi những thông tin mang tính chất mới được khai thác từ tài liệu lưu trữ cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân được biết. Là 1 hình thức tổ chức khai thác sử dụng tllt nên công bố tllt cũng nhằm mục đích đưa tllt phục vụ cho các nhu cầu xã hội, phục vụ hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân nhà nghiên cứu và nhu cầu chính đáng của nhân dân, biến các thông tin quá khứ được bản quản trong các kho lưu trữ thành những tư liệu bổ ích phục vụ sự nghiệp xây dựng kinh tế, phát triển văn hóa, khoa học kĩ thuật và nghiên cứu lịch sử

1 Khái niệm

“ Công bố”:

+ Công: mang tính chất đại chúng

+ Tuyên cáo, phân tán, ban ra

 Báo cho công chúng đều biết

 “ Công bố tài liệu lưu trữ”: thông báo rộng rãi tài liệu lưu trữ cho công chúng

đều biết Tuy nhiên do đặc trưng loại hình công bố là tài liệu lưu trữ nên cần phảituân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định

 Theo từ điển Lưu trữ Việt Nam thì: Công bố tài lệu là dựa trên các nguyên tắc vàphương pháp của hoạt động công bố học để truyền đạt lại tài liệu dưới các hìnhthức khác nhau nhằm phục vụ cho các đối tượng độc giả khác nhau

2 Mục đích công bố tài liệu lưu trữ

Thông báo rộng rãi những thông tin mang tính chất mới được khai thác từ tài liệulưu trữ cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân được biết

Là 1 hình thức tổ chức khai thác sử dụng tllt nên công bố tllt cũng nhằm mục đíchđưa tllt phục vụ cho các nhu cầu xã hội, phục vụ hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cánhân nhà nghiên cứu và nhu cầu chính đáng của nhân dân, biến các thông tin quá khứđưuọc bản quản trong các kho lưu trữ thành những tư liệu bổ ích phục vụ sự nghiệp xâydựng kinh tế, phát triển văn hóa, khoa học kĩ thuật và nghiên cứu lịch sử

- Phục vụ NCKH đặc biệt là những công trình nghiên cứu lịch sử dân tộc, những sựkiện lịch sử lớn

- Phục vụ cho việc nghiên cứu thăm dò tài nguyên khoảng sản đẩy mạnh tốc độkhai thái tài nguyên thiên nhiên đáp ứng nhu cầu của xã hội

- Phục vụ công cuộc đổi mới của đất nước, việc nghiên cứu các chính sách lớn củaĐảng và nhà nước, các chiến lược phát triển kinh tế các năm

- Phát huy truyền thống tốt đẹp của dân tộc, mở rộng quan hệ ngoại giao với cácnước trong khu vực và trên thế giới Tuyên truyền, làm cho toàn dân, toàn xã hội hiểuđược vai trò quan tọng của tài liệu lưu trữ trên cơ sở đó các ngành các cấp có sự quantâm đến công tác lưu trữ

- Bảo vệ lợi ích quốc gia, lợi ích của dân tộc, cơ quan, tổ chức

- Bảo vệ bí mật quốc gia, bí mật của cơ quan tổ chức

- Bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ

6 Những nội dung cần công bố, Thể loại tài Liệu gì?

Tài liệu đưa ra công bố đa dạng và phong phú gồm:

Chỉ thị, nghị quyết, thông báo, thông cáo, truyền đơn, điếu văn…

- Nội dung tài liệu đã công bố như: nhân dịp kỷ niệm, các ngày lễ lớn của dân tộc

Nội dung tài liệu được công bố là thành phần Phông lưu trữ quốc gia Vệt Nam bao gồm bản chính( hoặc bản sao có giá trị như bản chính) của các văn kiện:

- Tài liệu khoa học kỹ thuật( dự án, đồ án, thiết kế bản vẽ, bản đồ, công trìnhnghiên cứu khoa học, phát minh, sáng chế, luận án tốt nghiệp…)

- Tài liệu chuyên ngành( sổ sách, thống kê, biểu báo, hồ sơ nhân sự…)

- Bản thảo, bản nhấp các tác phầm văn học, nghệ thuật, âm bản và dương bảncác bộ phim, các bưc ảnh, micro phim, tài liệu ghi âm, khuôn đúc

- Các bút tích có ý nghãi lịch sử văn hóa của tập thể, gia đình, cá nhân điểnhình, tiêu biểu trên các mặt trong các thời kỳ lịch sử

Các văn bản thời kỳ phong kiến: Triều Nguyễn có tấu, Khải, Lệnh, Sức, Chiếu,Hội, Phiến

7 Các hình thức công bố tài liệu lưu trữ

7.1 Công bố tài liệu văn kiện trên các báo chí hàng ngày.

Công bố tài liệu văn kiện trên các báo, tạp chí hàng ngày là hình thức công bốgiới thiệu tài liệu phổ biến, đơn giản, dễ thực hiện Căn cứ vào những sự kiện lịch sửlớn trong năm như ngày kỷ niệm thành lập Đảng, chiến thắng Điện Biên Phủ, đại thắng

mùa xuân năm (30/4)… kho lưu trữ có thể sưu tầm, chọn lọc để công bố, giới thiệu mộtvài tài liệu trên các báo hàng ngày ở trung ương hoặc địa phương dưới hình thức công

bố toàn văn của tài liệu hoặc tóm tắt các nội dung của văn kiện ấy

VD: Trên trang thông tin điện tử của Cục Văn thư – Lưu trữ nhà nước có bài viết

Cung An Định - Những dấu ấn về kiến trúc và hoài niệm về ông hoàng, bà chúa cuối cùng của triều Nguyễn công bố những tài liệu về Cung An Định

Đối với những tài liệu văn kiện đã chọn công bố phải có chú thích rõ nguồn gốcxuất xứ và số tra tìm tài liệu đó để tiện kiểm tra xác minh khi cần thiết

7.2 Công bố tài liệu trên các tạp chí, tập san định kỳ

Song song với hình thức công bố tài liệu trên các báo chí hàng ngày, các Kho lưutrữ cũng có thể công bố tài liệu trên các tạp chí, tập san định ký nguyên văn các vănkiện hay trong các bài nghiên cứu riêng Hình thức công bố này ngoài mục đích phục vụcông tác nghiên cứu thì chủ yếu là phục vụ công tác nghiên cứu hoặc cung cấp tư liệucho các nhà nghiên cứu

Ví dụ các bài nghiên cứu: Góp thêm một vài cứ liệu về Hoàng Hoa Thám, Về tờthị của Tôn Thất Thuyết… là dạng đề tài riêng mà các nhà nghiên cứu quan tâm

Đồng thời, công bố tài liệu trên các tạp chí, tập san định kỳ còn làm nhiệm vụ bổsung và đính chính đối với những tài liệu đã công bố trước đây dưới dạng nguyên vănhoặc dưới dạng nghiên cứu của những cá nhân hoặc tập thể cán bộ cơ quan nào đó Điềunày đảm bảo sự chính xác cao của các công trình nghiên cứu khoa học

7.3 Công bố tài liệu dưới dạng những đề tài riêng

Nhằm tập trung phục vụ theo một yêu cầu nào đó của cách mạng, căn cứ vàothành phần, nội dung và đặc điểm tình hình chung của tài liệu văn kiện, các Kho lưu trữ

có thể tiến hành độc lập hoặc phối hợp với các cơ quan nghiên cứu, văn hóa thông tin,sưu tầm, phát hiện, chọn lọc tài liệu thuộc về một đề tài công bố dưới hình thức nhữngcuốn sách riêng Ưu điểm của hình thức này là tập trung được tài liệu về từng vấn đề,phục vụ công tác tuyên truyền và nghiên cứu theo từng chủ đề nhất định

Ví dụ: Cuốn sách “Bảo vật quốc gia -Tập sắc lệnh của Chủ tịch Chính phủ ViệtNam Dân chủ Cộng hòa 1945-1946” ra mắt đúng dịp Quốc khánh 02-9-2017 

Những đề tài như vậy vừa có tác dụng phục vụ công tác tuyên truyền, vừa có tácdụng phục vụ công tác nghiên cứu đối với nhiều loại đối tượng độc giả

7.4 Công bố tài liệu dưới hình thức trưng bày triển lãm

Thông qua các bản sao, bản chụp, trùng thừa, bản phục chế, các Kho lưu trữ cóthể tổ chức triển lãm giới thiệu tài liệu văn kiện cho một số đối tượng rộng rãi hơn.Hình thức công bố này sử dụng được nhiều loại tài liệu lưu trữ khác nhau như tài liệuhành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu ảnh, phim điện ảnh, tài liệu ghi âm, vàmột số tư liệu bổ sung khác (sách, tạp chí, biểu ngữ ) Bằng những văn kiện chân thực,trưng bày triển lãm có thể cung cấp cho người xem nói chung và các nhà nghiên cứu nói

riêng những tài liệu văn kiện chính xác và có sức lôi cuốn, thuyết phục mạnh mẽ Hìnhthức này được áp dụng rộng rãi ở các nước

Ví dụ: Nhân dịp 60 năm cuộc cách mạng xã hội chủ nghĩa tháng Mười vĩ đại,Liên Xô đã khai mạc triển lãm “60 năm cách mạng tháng Mười” ngày 27/9/1977 tạimatxcova

ở nước ta, sáng ngày 31/8/2017, tại Tầng 2, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, số

12, phố Đào Tấn, quận Ba Đình, Hà Nội đã khai mạc Trưng bày Bảo vật quốc gia TậpSắc lệnh của Chủ tịch Chính phủ Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa năm 1945

- 1946

Sau khi nghiên cứu, lựa chọn một số tài liệu để công bố, cán bộ làm công tác nàyphải truyền đạt văn bản (nếu cần), làm tờ trình với các cấp Lãnh đạo từ Phòng đến Cụctrưởng Cục Lưu trữ và Lãnh đạo Văn phòng Trung ương Trong trường hợp cần thiết,phải xin ý kiến Ban Bí thư (trước đây là Thường trực Bộ Chính trị) Sau khi đã đượcLãnh đạo Văn phòng duyệt cho phép công bố, cán bộ làm công tác này mới làm các thủtục cần thiết để gửi các cơ quan thông tấn báo chí ( nhiều khi còn soạn thảo cả công văngửi tài liệu và nói rõ là tài liệu đã đươc phép của cấp có thẩm quyền công bố)

 Hình thức

- Tài liệu lưu trữ thường được công bố trên các báo và tạp chí lớn ở Trung ương:Báo Nhân dân, Quân đội nhân dân, tạp chí lưu trữu Việt Nam

- Đối với tài liệu Hồ Chí Minh hầu như chỉ công bố trên báo nhân dân là chủ yếu

- Tài liệu quan trọng có thể vừa công bố trên báo nhân dân vừa công bố trên báoquân đội nhân dân

- Phần lớn tài liệu được công bố, giưới thiệu trên các tạp chí, lịch sử Đảng, một sốkhác trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam

- Ngoài ra, công bố trên Tạp chí Xây dựng Đảng

- Công bố tuyển tập toàn tập

Khi tiến hành công bố tài liệu nhà công bố học phải hết sức lưu ý tới những đặcđiểm riêng biệt này để sưu tầm, lựa chọn được những tài liệu đáng tin cậy và truyền đạtvăn bản được chính xác, góp phần nâng cao chất lượng khoa học của xuất bản phẩm

Phát triển công tác công bố tức là làm cho tài liệu lưu trữ thực sự phát huy hết giátrị của nó trong cuộc sống, góp phần nâng cao vị thế của công tác lưu trữ tài liệu trong

xã hội và góp phần tích cự vào giữ gìn và phát huy bản sắc văn hóa dân tộc nói riêng vàcông cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa nói chung.

Công bố rời lẻ trên các phương tiện thông tin đại chúng như: Báo Nhân dân, BáoQuân đội nhân dân, Tạp chú Lịch sử Đảng, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam…

 Phải khảo sát lựa chọn tài liệu và sau đó xét duyệt tài liệu để công bố;

 Sưu tầm, lựa chọn những tài liệu đã công bố: Trong thực tế, có một số tài liệu đãđược công bố lẻ tẻ (rời lẻ) trên các sách, báo, tạp chí, nhưng vẫn có thể sưu tầm,lựa chọn những tài liệu đó để đưa vào xuất bản phẩm công bố khi những tài liệunày có thể làm phong phú, đầy đủ thêm cho xuất bản phẩm

 Công bố những tài liệu chứa đựng những con số: Đối với những con số có trongcác tài liệu, người ta có thể thể hiện những con số đó bằng các sơ đồ hay biểumẫu (để dễ nhớ, dễ hiểu), nhưng cần phải chú thích rõ xuất xứ của những con số

đó (phông nào, hồ sơ nào…)

 => Sưu tầm và lựa chọn tài liệu là 2 công việc trong công bố tài liệu văn kiện, cónhiệm vụ khác nhau, nhưng có mối liên hệ hết sức mật thiết với nhau (có sưu tầmmới có lựa chọn) Do đó, phải làm đầy đủ cả sưu tầm và lựa chọn tài liệu thì xuấtbản phẩm khi công bố sẽ càng có giá trị

Ví dụ về TLLT được công bố trên tạp chí VTLT:

+ Một văn bản thời Lê Thánh Tông do tác gải Võ Văn Sạch công bố trong số 1/1988

+ Giới thiệu một số văn bản pháp luật về ruộng đất VN giai đoạn 1976-1980 do tác giả Thanh Khuyến công bố trong số 11988

+ Thêm một số tư liệu về chiến thắng Ngọc Hồi , Đống Đa do tác giả Minh Văncông bố trên tạp chí số 1/1990

Xuất bản các ấn phẩm lưu trữXuất bản sách theo chuyên đề, xây dựng các bộ phim về lưu trữ( Bô phim vềBác Hồ ““Hồ Chí Minh trên đất nước Lênin”

Trưng bày hoặc triển lãm các TLLT

VD: Công bố Mục lục Châu bản Triều Nguyễn bằng cách in sách

Công bố trên phát thanh, truyền hình:

VD: Trưng bày Bảo vật quốc gia "Tập Sắc lệnh của Chủ tịch Chính phủ Lâm thờinước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa năm 1945-1946 trên Kênh truyền hình ANTV.Link: http://www.antv.gov.vn/tin-tuc/van-hoa/trung-bay-tap-sac-lenh-chinh-phu-lam-thoi-1945-1946-215530.html

Công bố tài liệu TLLT trên mạng internet

VD: Cung An Định - Những dấu ấn về kiến trúc và hoài niệm về ông hoàng, bà chúacuối cùng của triều Nguyễn

Link: http://www.archives.gov.vn/Pages/Tin%20chi%20ti%E1%BA%BFt.aspx?itemid=534&listId=c2d480fb-e285-4961-b9cd-b018b58b22d0&ws=content/

NỘI DUNG PHẦN I: CHỌN ĐỀ TÀI VÀ CÔNG TÁC CHUẨN BỊ CÔNG BỐ

I Đề tài và ý nghĩa của đề tài trong công bố:

1 Đề tài:

– KN: Đề tài là đối tượng cơ bản để trình bày các tài liệu trong công bố Như vậy,trước khi thực hiện các nhiệm vụ công bố tài liệu thì việc lựa chọn đề tài là côngviệc có tinh chất bắt buộc, vì đề tài của công bố chính là để thể hiện mục đích củachủ đề công bố

– Việc lựa chọn đề tài có ý nghĩa sau:

+ Lựa chọn một đề tài công bố đúng sẽ có tác dụng rất lớn trong việc đưa ra nhữngthông tin có giá trị phục vụ cho các đối tượng khác nhau

+ Việc chọn đề tài không phải chỉ có ý nghĩa đối với người làm công tác công bố,

mà nó còn có ý nghĩa rất lớn đối với đông đảo người đọc, mặc dù yêu cầu của ngườiđọc có thể rất khác nhau

2 Yêu cầu của lựa chọn đề tài:

– Khi lựa chọn đề tài công bố phải kết hợp chặt chẽ với đời sống hiện thực của đấtnước.

– Khi lựa chọn đề tài phải chú ý đến tính chất mới mẻ, nghĩa là những tài liệu đượccông bố trong đề tài hoặc là chưa ai biết, hoặc là đã biết nhưng chưa đầy đủ, chưatoàn diện

– Đề tài lựa chọn phải chính xác, cụ thể, phạm vi năm, tháng phải rõ ràng

– Khi lựa chọn đề tài, người làm công tác công bố phải có sự am hiểu nhất định vềnhững tài liệu có thể phục vụ cho đề tài đó

 Sau khi lựa cọn những tài liệu theo yêu cầu nói trên thì cần phải đặt tên cho xuấtbản phẩm đó

II Phân loại các xuất bản phẩm:

Việc phân loại xuất bản phẩm, trước hết là căn cứ vào mục đích, nhiệm vụ vàthành phần của các tài liệu công bố thành các kiểu, các loại và các hình thức khácnhau Việc phân loại như vậy còn căn cứ vào yêu cầu sử dụng cũng như khả năng,trình độ của người đọc không giống nhau

1 Các kiểu xuất bản phẩm văn kiện:

Hiện nay người ta chia thành 3 kiểu xuất bản phẩm văn kiện:

– Kiểu xuất bản phẩm khoa học: Là kiểu xuất bản phẩm trong đó đưa vào tất cảnhững tài liệu liên quan đến chủ đề công bố kèm theo những công cụ tra cứu đầy đủnhất Đối tượng phục vụ chủ yếu là những người nghiên cứu (VD: các tuyển tập nhưLê-nin toàn tập, Hồ Chí Minh toàn tập…)

– Kiểu xuất bản phẩm khoa học phổ thông: Là kiểu xuất bản phẩm được đưa vàonhững tài liệu liên quan trực tiếp đến chủ đề công bố, kèm theo một số công cụ tracứu cần thiết Đối tượng phục vụ là rộng rãi với người đọc (VD: … bằng các loạisách giới thiệu, trên các tạp chí…)

– Kiểu xuất bản phẩm giáo khoa: Là kiểu xuất bản phẩm trong đó đưa vào những tàiliệu nhằm làm sáng tỏ những nội dung liên quan đến chương trình học tập nhất định

và kèm theo một số công cụ tra cứu cần thiết Đối tượng phục vụ là người học (VD:Việt Nam những sự kiện 1945-1975)

=> Ba kiểu xuất bản phẩm nói trên đều có điểm giống nhau là tài liệu được công bốphải chính xác, các công cụ tra cứu phải được biên soạn rõ ràng, chính xác

2 Các loại xuất bản phẩm, bao gồm:

– Loại xuất bản theo phông: trong đó những tài liệu văn kiện được công bố chỉ baogồm tài liệu của một phông

– Loại xuất bản phẩm theo chuyên đề: là loại xuất bản trong đó chỉ đưa vào nhữngtài liệu liêu quan đến từng chuyên đề cụ thể (VD: Hồ Chí Minh với công tác thanhtra, Hồ Chí Minh với giáo dục…)

– Loại xuất bản phẩm theo từng thể loại văn kiện: loại này người ta chỉ đưa vàonhững tài liệu có cùng tên gọi (VD: tập biên bản hay tập Nghị định, quyết định…).– Loại xuất bản phẩm cá nhân: là loại xuất bản phẩm công bố tài liệu liên quan đếntừng cá nhân cụ thể.

3 Hình thức xuất bản phẩm văn kiện bao gồm:

– Xuất bản phẩm từng phần (tập 1, tập 2…)

– Xuất bản phẩm theo tuyển tập, toàn tập

– Xuất bản phẩm trên các tạp chí, báo chí (loại phổ biến nhất)

– Xuất bản phẩm dưới dạng các tập Anbum (ảnh)

– Xuất bản phẩm dưới dạng các phụ lục, phụ trương…

 Nói chung, trong thực tiễn, người ta thường kết hợp các kiểu, các loại, các hìnhthức khác nhau (VD: Văn kiện Đảng toàn tập – là kết hợp kiểu khoa học, loại thìtheo phông, hình thức là toàn tập)

III Công tác chuẩn bị công bố:

1 Lập bản kê tài liệu tham khảo có liên quan đến công bố như sách báo, tạp chí, văn bản…

TL tham khảo (TLTK) là cơ sở để chuẩn bị cho việc công bố các tài liệu liên quanđến những chủ đề nhất định TLTK bao gồm 2 loại chính sau:

– TLLT liên quan trực tiếp đến chủ đề (đề tài) công bố Khi lập bản kê những tàiliệu này cần chỉ rõ các thông tin chính sau đây:

+ Nơi bảo quản tài liệu (trung tâm, phòng, kho lưu trữ…)

+ Tên phông (hoặc số phông)

+ Mục lục hồ sơ

+ Số hồ sơ/ĐVBQ

+ Tờ số

– Các sách báo, tạp chí liên quan đến chủ đề cần chỉ rõ các thông tin sau:

+ Tên tác giả hoặc cơ quan xuất bản

+ Tên xuất bản phẩm

+ Chỉ rõ các chi tiết về hình thức xuất bản phẩm (VD: xuất bản lần mấy, tập mấy,hay tái bản lần mấy, có bổ sung sửa chữa gì không…)

+ Chỉ rõ nhà xuất bản, nơi xuất bản, năm xuất bản

=> Tất cả các yếu tố thông tin nói trên, giúp cho công tác công bố được thuận lợi,nhanh chóng, chính xác

2 Nghiên cứu các tài liệu tham khảo:

– Khi nghiên cứu các TLTK, thông thường người ta nghiên cứu các tài liệu có tínhtổng quát trước, sau đó mới đi vào nghiên cứu các tài liệu cụ thể.

– Khi nghiên cứu các tài liệu, cần ghi chép lại những thông tin liên quan trực tiếpđến đề tài (chủ đề) để sau này khi biên tập xuất bản phẩm đó ta có các thông tin cầnthiết

3 Dự kiến đề cương và xác định nhiệm vụ của xuất bản phẩm:

– Đề cương của một xuất bản phẩm thể hiện những nội dung cơ bản của xuất bảnphẩm đó, do đó cần phải nghiên cứu tìm hiểu kỹ càng những TLTK để xác địnhchính xác đề cương của xuất bản phẩm

– Đề cương của xuất bản phẩm có thể bố trí theo nguyên tắc đi từ những vấn đềtổng hợp đến những vấn đề cụ thể (theo kết cấu chương, mục…) Hoặc là có thể bốtrí từ các chi tiết để đi đến tổng quát (cũng theo chương, mục…) tuỳ vào tình hình

cụ thể Sau khi dự kiến đề cương xuất bản phẩm, cần xác định rõ nhiệm vụ của xuấtbản phẩm đó (phục vụ cho nghiên cứu là chủ yếu hay có tính chất tuyên truyền, hay

có tính chất phổ thông, hoặc có tính chất thông tin cụ thể về một hiện tượng, sựkiện…)

PHẦN II: SƯU TẦM VÀ LỰA CHỌN TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐỂ CÔNG

I Khái niệm và mục đích:

1 KN:

– Sưu tầm và lựa chọn tài liệu để công bố là giai đoạn trực tiếp tiếp cận với tài liệu(thông thường là đọc) Giai đoạn này bao gồm 2 công việc là sưu tầm và lựa chọn.– KN: Sưu tầm và lựa chọn tài liệu để công bố là công việc tìm kiếm những tài liệuliên quan đến chủ đề công bố và lựa chọn trong số đó những tài liệu có giá trị nhất

để đưa vào xuất bản phẩm

Đây là hai công việc khác nhau, nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau Sưutầm tức là tìm kiếm tất cả những tài liệu liên quan đến chủ đề công bố, còn lựa chọnchính là xác định giá trị về mặt khoa học, lịch sử, thực tiễn của những tài liệu đã sưutầm được để đưa vào xuất bản phẩm

2 Ý nghĩa:

– Sưu tầm và lựa chọn tài liệu để công bố có ý nghĩa quyết định đến chất lượng củacác tài liệu được công bố trong xuất bản phẩm, bởi vì càng sưu tầm được nhiều tàiliệu liên quan đến chủ đề thì càng có điều kiện lựa chọn một cách chặt chẽ hơnnhững tài liệu đã sưu tầm được

– Việc sưu tầm và lựa chọn tài liệu càng được tiến hành một cách chặt chẽ thì sẽ cótác dụng tích cực trở lại đối với các cơ quan lưu trữ, nghĩa là do sưu tầm và lựa chọntài liệu sẽ buộc các trung tâm, các phòng, kho lưu trữ phải tổ chức sưu tầm, bổ sungtài liệu một cách kịp thời hơn (nhất là những tài liệu thuộc các phông trước cáchmạng tháng 8)

II Nguyên tắc sưu tầm và lựa chọn tài liệu.