Đang tải... (xem toàn văn)
TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG R (Phần dành cho Khách hàng) Hà Nội, tháng 10 năm 20172 Mục lục LỜI MỞ ĐẦU ................................................................................................................................5 TỔNG QUAN VỀ CHƯƠNG TRÌNH.............................................................................................7 1. CÁC DỊCH VỤ CUNG ỨNG.................................................................................................8 2. ĐIỀU KIỆN SỬ DỤNG DỊCH VỤ .........................................................................................9 3. ĐĂNG KÝ DỊCH VỤ VCB_MOMEY .....................................................................................9 4. CÁC KHÁI NIỆM SỬ DỤNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH ....................................................9 5. CÁC MỨC SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH ..........................................................................11 6. CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH ...............................................................................................14 7. SỬ DỤNG THIẾT BỊ TẠO MÃ ĐIỆN TỬ............................................................................15 CÁC CHỨC NĂNG CỦA CHƯƠNG TRÌNH...............................................................................16 1. GIAO DIỆN CHÍNH CỦA CHƯƠNG TRÌNH......................................................................16 2. SYSTEM ............................................................................................................................17 2.1. Connect.....................................................................................................................17 2.2. Disconnect.................................................................................................................17 2.3. Change Password Connect.......................................................................................17 2.4. Change Signature .....................................................................................................17 2.5. Set Running Mode.....................................................................................................17 2.6. System Setting ..........................................................................................................18 2.7. Account Policy: Màn hình Admin...............................................................................18 2.8. Page Setup................................................................................................................20 2.9. Print Review ..............................................................................................................20 2.10. Print… .......................................................................................................................20 2.11. Print All (PO)…..........................................................................................................20 2.12. Export by format........................................................................................................20 2.13. Log off .......................................................................................................................20 2.14. Close .........................................................................................................................20 2.15. Exit ............................................................................................................................20 3. INFO...................................................................................................................................21 3.1. Chức năng “Bal_Statement_Cr.Advice” ....................................................................21 3.2. Chức năng “Choose Currency to Print Ex_Rate” ......................................................27 3.3. Input Interest rate to Account ....................................................................................28 3.4. Managing all Organizations branches ......................................................................28 4. THANH TOÁN PAYMENT ...............................................................................................303 4.1. Cấu trúc số giao dịch.................................................................................................30 4.2. Các phím chức năng của người sử dụng .................................................................31 4.3. Các trạng thái của giao dịch....................................................................................34 4.4. Cài đặt ngày giao dịch Set Transaction Date..........................................................35 4.5. Lập lệnh chuyển tiền Payment Order......................................................................36 4.6. Lập lệnh chuyển tiền đi nước ngoài Application For Remittance............................37 4.7. Lập lệnh mua ngoại tệ App for Buying Forein Currency .........................................38 4.8. Direct Debit................................................................................................................38 4.9. Lập lệnh tra soát Free Format Message .................................................................41 4.10. Lập lệnh lương Salary.............................................................................................42 4.11. Lập lệnh chuyển tiền PayOrder_Group.....................................................................43 4.12. Direct Import(AutoTaskfromInterDB).........................................................................43 4.13. Import Data................................................................................................................45 4.14. Import Remit..............................................................................................................45 4.15. General Approve .......................................................................................................46 4.16. Send Messages to VCB ............................................................................................46 4.17. Get Respond from the Bank:.....................................................................................47 4.18. Verify Respond form the Bank ..................................................................................47 4.19. Get recent(history) respond from the Bank ...............................................................48 4.20. All Messages rejected ...............................................................................................48 4.21. Dusbin .......................................................................................................................49 4.22. Print Summary Infor ..................................................................................................49 4.23. Transfer Slip..............................................................................................................51 4.24. Recover Status of Mess ............................................................................................51 5. MANAGEMENT .................................................................................................................52 5.1. User Management.....................................................................................................52 5.2. Change password login.............................................................................................54 5.3. Set LimitGroup .........................................................................................................54 5.4. New bussiness term..................................................................................................54 5.5. Old business terms....................................................................................................55 5.6. Database => TransferClear Data .............................................................................55 5.7. Add temporary data:..................................................................................................56 5.8. Restore MessNumber ...............................................................................................57 5.9. Local support.............................................................................................................57 5.10. View Log File.............................................................................................................574 5.11. Set Fields of Message...............................................................................................57 6. MAILMESSAGE ................................................................................................................58 6.1. Message System.......................................................................................................58 6.2. Compose message ...................................................................................................58 6.3. Mailbox......................................................................................................................585 LỜI MỞ ĐẦU Với mục tiêu phát triển kênh thanh toán điện tử đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, Ngân Hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam (Vietcombank) đã nghiên cứu, xây dựng và phát triển dịch vụ Ngân hàng điện tử VCBMONEY. Dịch vụ VCBMONEY là một sản phẩm ngân hàng hiện đại được phát triển dựa trên việc ứng dụng công nghệ thông tin và Internet, mang lại cho khách hàng một giải pháp ngân hàng từ xa an toàn, ổn định và hiệu quả. Ưu điểm nổi bật của sản phẩm VCBMONEY là tính nhanh chóng, tiện lợi. Với dịch vụ này, khách hàng có thể ngồi tại văn phòng làm việc để truy vấn các thông tin tổng hợp, gửi các lệnh thanh toán đến ngân hàng, kiểm soát trình trạng của lệnh giao dịch, theo dõi hoạt động tài khoản của các công ty thành viên. Chương trình VCBMONEY phát huy được khả năng xử lý trực tuyến và hệ thống quản lý thông tin khách hàng tập trung. Thông qua hệ thống VCBMONEY, khách hàng có thể chuyển toàn bộ các giao dịch thanh toán liên ngân hàng (Interbank) qua Vietcombank. Hệ thống VCBMONEY của Vietcombank còn có ưu thế so với các sản phẩm khác đó là khả năng điều chỉnh, tích hợp với hệ thống ứng dụng hiện có của khách hàng. Hệ thống có thể tiếp nhận các yêu cầu thanh toán từ khách hàng và chuyển đổi trực tiếp vào chương trình VCBMoney của Ngân hàng mà không cần phải nhập lại dữ liệu, tránh được sai sót cũng như giảm thiểm thời gian thực hiện. Tất cả các lệnh giao dịch trên hệ thống VCB MONEY đều được chuẩn hóa và xử lý tập trung tại Trung tâm xử lý VCBMONEY của Ngân hàng nên đảm bảo được tốc độ xử lý nhanh và tính tự động hóa cao. Bên cạnh đó, Vietcombank cũng luôn chú trọng đầu tư vào các giải pháp bảo mật. Hiện tại, hệ thống VCBMONEY được thiết kế và sử dụng các giải pháp bảo mật chuẩn nhằm đảm bảo an toàn tối đa cho cả ngân hàng và khách hàng như: biện pháp mã hóa dữ liệu, quản lý người sử dụng chương trình bằng mã truy cập, mã kết nối, sử dụng chữ ký điện tử trong giao dịch thanh toán, áp dụng công nghệ bảo mật sử dụng thiết bị eToken và thẻ EMV sử dụng mật khẩu động, giúp định danh chính xác người sử dụng, tăng cường tính an toàn của sản phẩm.6 Trong thời gian tới, Vietcombank sẽ tiếp tục quan tâm, đầu tư phát triển sản phẩm Ngân hàng điện tử VCBMONEY nói riêng và kênh thanh toán điện tử nói chung để cung cấp cho khách hàng nhiều dịch vụ đa dạng hơn, khả năng tích hợp và tự động hóa cao hơn, tốc độ xử lý nhanh hơn, nhằm thực hiện đúng phương châm của Ngân hàng là “Luôn mang đến cho khách hàng sự thành đạt”. Để hỗ trợ khách hàng trong quá trình sử dụng dịch vụ VCBMONEY, Vietcombank đã soạn thảo cuốn Hướng dẫn sử dụng Dịch vụ Ngân hàng điện tử VCBMONEY dành cho khách hàng. Tài liệu Hướng dẫn sử dụng này này giới thiệu tổng quan về sản phẩm Ngân hàng điện tử VCBMONEY của Vietcombank và các chức năng chính của chương trình Ngân hàng điện tử VCBMONEY nhằm mục đích hướng dẫn khách hàng: o Truy vấn thông tin về tài khoản, tỷ giá, lãi suất; o Lập các lệnh thanh toán hoặc lệnh chuyển tiền; o Giải thích và giúp khách hàng xử lý được các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng chương trình. Tài liệu hướng dẫn sử dụng này sẽ luôn được Vietcombank cập nhật mỗi khi có thay đổi hoặc bổ sung các chức năng, tiện ích trên chương trình VCBMONEY.7 TỔNG QUAN VỀ CHƯƠNG TRÌNH Vietcombank xây dựng chương trình VCBMONEY với mục đích hỗ trợ cho hoạt động của các tổ chức kinh tế và các định chế tài chính có quan hệ tài khoản thanh toán với Vietcombank. Chương trình được thiết kế để cung cấp cho khách hàng giải pháp ngân hàng từ xa một cách an toàn, hiệu quả và dễ sử dụng. Chương trình VCBMONEY giúp khách hàng: ➢ Thực hiện các giao dịch thanh toán với ngân hàng từ xa ➢ Truy vấn thông tin tài khoản tại ngân hàng 24 giờ 7 ngày; ➢ Tiết kiệm thời gian và chi phí giao dịch; ➢ Theo dõi và quản lý số dư trong tài khoản của các đơn vị thành viên. ➢ Tăng hiệu quả hoạt động, tối ưu hóa các nguồn lực Để đảm bảo an toàn các giao dịch của khách hàng, chương trình VCBMONEY áp dụng các biện pháp bảo mật sau: ➢ Cung cấp chức năng quản lý người sử dụng theo mã truy cập và quyền truy cập. ➢ Sử dụng chữ ký điện tử. ➢ Sử dụng kỹ thuật mã hóa theo tiêu chuẩn quốc tế 128 Secure Sockets Layer. ➢ Sử dụng đường truyền leaseline hoặc Internet ➢ Quản lý mã kết nối vào hệ thống của Vietcombank bằng công nghệ eToken và thẻ EMV8 1. CÁC DỊCH VỤ CUNG ỨNG ➢ Nhóm dịch vụ truy vấn thông tin (Info) • Truy vấn số dư tài khoản (Balance Inquiry); • In và xem sao kê tài khoản trong ngày (Statement); • In và xem thông tin về các giao dịch ghi có (Credit advice) • Truy vấn thông tin tỷ giá hối đoái (Exchange Rate); • Truy vấn thông tin lãi suất (Deposit Interest); • Lấy thông tin tất cả số tài khoản tại Vietcombank (All Account) • In và xem sổ phụ tài khoản theo thời gian (Account Statement); • Lấy số dư theo khoảng thời gian (Caried (Last) Bal) • Xem lại dữ liệu đã sao lưu (Backup Database) • Các dịch vụ truy vấn khác. ➢ Nhóm dịch vụ thanh toán • Ủy nhiệm chi (Payment Order) • Chuyển tiền đi nước ngoài (Application for Remittance) • Bán ngoại tệ (Application for Buying Foreign Currency) • Dịch vụ ủy nhiệm thu (Direct Debit) • Tra soát lệnh chuyển tiền (Free Format Message) • Dịch vụ trả lương nhân viên (Salary) • Ủy nhiệm chi theo nhóm ( Payment Order Group) • Các dịch vụ thanh toán khác.9 2. ĐIỀU KIỆN SỬ DỤNG DỊCH VỤ Để sử dụng dịch vụ VCBMONEY, khách hàng cần đáp ứng được các điều kiện sau: ➢ Là tổ chức có tư cách pháp nhân theo Pháp luật Việt Nam ➢ Có tài khoản tiền gửi thanh toán tại Vietcombank ➢ Yêu cầu môi trường kỹ thuật và máy tính sử dụng • Máy vi tính với bộ xử lý Pentium 500MHz (tối thiểu) hoặc cao hơn; • Bộ nhớ 128MB (tối thiểu) hoặc nhiều hơn; • Đĩa cứng còn trống từ 150MB trở lên; • Hệ điều hành MS Windows 7 hoặc cao hơn; • Màn hình với độ phân giải tối thiểu 800 x 600 và 256 màu; • Mạng Internet hoặc đường truyền leaseline. • Microsoft SQL Server 2008 hoặc cao hơn 3. ĐĂNG KÝ DỊCH VỤ VCB_MOMEY Để đăng ký sử dụng dịch vụ VCBMONEY, khách hàng liên hệ với bộ phận Quan hệ khách hàng tại chi nhánh Vietcombank nơi khách hàng mở tài khoản. Các bước đăng ký như sau: 4. CÁC KHÁI NIỆM SỬ DỤNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH ➢ Người tạo lệnh (Accountant): Là người có thể lập các lệnh giao dịch mới, sửa đổi, in, xóa các giao dịch chưa được Người xác nhận duyệt (giao dịch có trạng thái là Pending) ➢ Người kiểm tra (Checker): là người kiểm tra lại thông tin của lệnh đảm bảo thông tin chuyển đến Người xác nhận là chính xác. Sau khi kiểm tra, trạng thái của lệnh là “Checked”. ➢ Người xác nhận (Verifier): là người xác nhận lệnh (Kế toán trưởng Chief Accountant). Sau khi xác nhận lệnh, trạng thái của lệnh là “Verified”. ➢ Người duyệt (Approver): là người duyệt lệnh. Sau khi duyệt, trạng thái của lệnh sẽ là Waiting to send.10 ➢ Người gửi lệnh (Sender): là người gửi các lệnh đã được Người duyệt duyệt tới Vietcombank, đồng thời tải các thông tin và nhận phản hồi từ Vietcombank về. Người gửi lệnh sẽ quản lý mã kết nối và MẬT KHẨU KẾT NỐI (mật khẩu tĩnh hoặc các thiết bị tạo mật khẩu ngẫu nhiên) với Vietcombank. Sau khi gửi, trạng thái của lệnh sẽ được chuyển thành Waiting for Response. ➢ Người quản trị hệ thống (Admin): là người quản lý chương trình VCBMONEY cài đặt tại phía khách hàng, người quản trị hệ thống có quyền: • Khởi tạo các MÃ TRUY CẬP sử dụng chương trình và phân quyền cho những người sử dụng chương trình. • Thiết lập hạn mức duyệt lệnh cho Người xác nhận, Người duyệt (nếu cần). Mã người quản trị hệ thống do Vietcombank cấp cho khách hàng sau khi cài đặt chương trình và khách hàng tự quản lý mã quản trị hệ thống này. ➢ Chữ ký điện tử: khi tham gia dịch vụ VCBMONEY, khách hàng sẽ được cấp chữ ký điện tử để giao dịch. Chữ ký điện tử được VCB chuyển giao cho người được gán quyền Người duyệt (Approver) phía Khách hàng. Chữ ký điện tử là yếu tố để xác định những người được phép duyệt lệnh và đảm bảo tính xác thực của chứng từ điện tử VCBMONEY. Chữ ký điện tử được phép thay đổi hoặc cấp lại. Khi có yêu cầu hủy bỏ thay đổi cấp lại chữ ký điện tử cho Người duyệt (Approver), khách hàng lập yêu cầu thay đổi hủy bỏ cấp lại chữ ký điện tử bằng văn bản và chuyển đến Vietcombank, trong đó nêu rõ lý do thay đổi và đính kèm danh sách cần thay đổi chữ ký điện tử. Trong trường hợp người duyệt muốn tự thay đổi chữ ký điện tử, khách hàng có thể tự vào chương trình và thao tác (mục 2.4 – Change Signature). ➢ Mã truy cập: gồm tên truy cập và mật khẩu truy cập dùng để định danh và xác thực quyền hạn truy cập của người sử dụng vào hệ thống VCBMONEY. Mã truy cập do Người quản trị hệ thống VCBMONEY phía khách hàng khởi tạo và quản lý. Mỗi một mã truy cập khi được được khởi tạo sẽ gắn với một quyền truy cập nhất định. Số lượng mã truy cập sử dụng chương trình VCBMONEY không hạn chế tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể của khách hàng. ➢ Mã kết nối: Mỗi khách hàng sẽ được VCB khởi tạo một mã kết nối. Mã kết nối này sẽ được bàn giao cho khách hàng quản lý, sử dụng khi khách hàng muốn kết nối trực tuyến với VCB. ➢ Thiết bị tạo mã điện tử: là thiết bị ứng dụng công nghệ tin học, có khả năng tạo mã ngẫu nhiên (mật khẩu kết nối) sử dụng khi kết nối với hệ thống VCBMONEY của Vietcombank nhằm xác thực khách hàng.11 5. CÁC MỨC SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH Mỗi khách hàng khi tham gia thanh toán qua chương trình VCBMONEY của Vietcombank cần xác địch rõ Mức sử dụng chương trình. Khi tiến hành cài đặt chương trình, cán bộ tin học của Vietcombank sẽ thiết lập Mức sử dụng chương trình theo yêu cầu của khách hàng. Mức sử dụng chương trình bao gồm: ➢ Level 2 (Hai cấp): • Người tạo lệnh được phép thực hiện các chức năng sau: Tạo giao dịch. Sửa các giao dịch chưa được cấp cao hơn duyệt. Sửa các giao dịch bị trả về bởi Người duyệt hoặc VCB. In các giao dịch. • Người duyệt thực hiện các chức năng sau: Nếu thông tin thanh toán viên nhập chính xác: dùng chữ ký điện tử để duyệt lệnh do Người tạo lệnh lập. Nếu thông tin thanh toán viên nhập không chính xác: Tiến hành bấm nút “Back” trên thanh công cụ để trả lại lệnh cho Người tạo lệnh. • Người gửi lệnh: sẽ được gắn với bất kỳ mã Người tạo lệnh, người kiểm tra, Người xác nhận hay Người duyệt nào (khách hàng tùy chọn). ➢ Level 3 (Ba cấp): • Người tạo lệnh được phép thực hiện các chức năng sau: Tạo giao dịch. Sửa các giao dịch chưa được cấp cao hơn duyệt. Sửa các giao dịch bị trả về bởi Người duyệt hoặc VCB. In các giao dịch.12 • Người xác nhận thực hiện các chức năng sau: Nếu thông tin thanh toán viên nhập chính xác: Người xác nhận tiến hành xác nhận lệnh Lưu ý: Có thể thiết lập mật khẩu xác nhận tại menu ManagementChange password verify. Nếu thông tin thanh toán viên nhập chưa chính xác: Tiến hành bấm nút “Back” trên thanh công cụ để trả lại lệnh cho Người tạo lệnh. • Người duyệt: dùng chữ ký điện tử để duyệt các lệnh mà Người xác nhận đã xác nhận. • Người gửi lệnh: sẽ được gắn với bất kỳ mã Người tạo lệnh, người kiểm tra, Người xác nhận hay Người duyệt nào (khách hàng tùy chọn). ➢ Level B (Kết hợp cả hai mức trên): • Trên cơ sở quản lý hạn mức duyệt của khách hàng, Người quản trị hệ thống (Admin) sẽ thiết lập hạn mức duyệt đối với từng loại tiền và lập hạn mức cho Người duyệt và Người xác nhận. Trường hợp khách hàng lựa chọn mức B thì khách hàng phải yêu cầu cấp chữ ký điện tử cho cả Người xác nhận. • Trường hợp số tiền giao dịch nằm trong hạn mức duyệt của Người xác nhận thì người xác nhận được phép duyệt ngay lệnh do Người tạo lệnh tạo. • Trường hợp số tiền giao dịch vượt quá hạn mức duyệt của Người xác nhận thì Người xác nhận chỉ xác nhận lệnh, sau đó Người duyệt duyệt lệnh. • Người gửi lệnh: sẽ được gắn với bất kỳ mã Người tạo lệnh, người kiểm tra, Người xác nhận hay Người duyệt nào (khách hàng tùy chọn). Ậ L13 ➢ Level 4: • Người tạo lệnh được phép thực hiện các chức năng sau: Tạo giao dịch. Sửa các giao dịch chưa được cấp cao hơn duyệt. Sửa các giao dịch bị trả về bởi Người duyệt hoặc VCB. In các giao dịch. • Người kiểm tra: Nếu thông tin thanh toán viên nhập chính xác: Người kiểm tra xác nhận việc kiểm tra lệnh. Nếu thông tin thanh toán viên nhập không chính xác: Người kiểm tra trả lại lệnh cho người tạo lệnh. • Người xác nhận: xác nhận lại các lệnh của người kiểm tra. • Người duyệt: duyệt các lệnh mà kế toán trưởng đã xác nhận. Người nắm giữ chữ ký điện tử chính là Người duyệt. • Người gửi lệnh: sẽ được gắn với bất kỳ mã Người tạo lệnh, người kiểm tra, Người xác nhận hay Người duyệt nào (khách hàng tùy chọn).14 6. CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH Từ đĩa CD chương trình hoặc bộ cài đặt do Vietcombank cung cấp, khách hàng chạy tệp Setup.exe và thực hiện các hướng dẫn như trên màn hình. ➢ Với màn hình Registration, các thông tin cần nhập sẽ thực hiện như sau Lưu ý: • Với các đơn vị không tham gia thanh toán thì không đánh dấu vào phần Payment và phần User thì để trống. Payment: Khách hàng chọn phần này khi hợp đồng có điều khoản tham gia thanh toán. (Không chọn khi hợp đồng VCBmoney chỉ có điều khoản tra cứu thông tin.) IBPS: (khách hàng không lựa chọn mục này). User: mã kết nối vào mạng do Vietcombank cung cấp cho khách hàng. Level: mức sử dụng của chương trình như đề cập ở phần trên. Branch: chi nhánh Vietcombank mà khách hàng tiến hành giao dịch. • Các font sử dụng trong chương trình là: VnTime, VnTimeH, VnCentury Schoolbook, VnCentury SchoolbookH, MS Sans Serif, VnArial (Western), VnArialH, VnSouthernH. ➢ Sau khi cài đặt xong chương trình, tiến hành chạy chương trình. Vào chương trình với mã người quản trị hệ thống để thiết lập các mã sử dụng chương trình (chọn menu Management, phần User Management) ➢ Thiết lập chương trình kết nối tới Vietcombank bằng cách chọn menu System => System Setting Mức sử dụng chương trình Thông số do Vietcombank cung cấp.15 7. SỬ DỤNG THIẾT BỊ TẠO MÃ ĐIỆN TỬ Thiết bị tạo mã điện tử sử dụng để định danh khách hàng khi khách hàng cần kết nối với Vietcombank để gửi lệnh, cập nhật tình trạng của các lệnh giao dịch đã gửi đến Ngân hàng hoặc truy vấn thông tin trực tuyến. Thiết bị tạo mã điện tử có nhiều tính năng ưu việt hơn phương pháp định danh truyền thống bằng mật khẩu thông thường (mật khẩu tĩnh). Mật khẩu do thiết bị tạo mã điện tử tạo ra là mật khẩu động, thay đổi liên tục một phút lần theo một thuật toán xác định. Chỉ có người giữ thiết bị tạo mã điện tử mới biết được mật khẩu hiện tại để sử dụng. ➢ Thẻ EMV: là thẻ chíp theo tiêu chuẩn của các Tổ chức thẻ quốc tế ban hành. Dựa trên thẻ EMV, Quý khách có thể lấy được số OTP để thực hiện giao dịch chuyển khoản bằng cách sử dụng một thiết bị đọc thẻ (card reader) do Vietcombank cung cấp. • Ưu điểm: Không cần cài đặt, Có thể mang theo và sử dụng bất cứ đâu mà không phụ thuộc vào thiết bị (máy tính) hay khoảng cách địa lý (có thể sử dụng ở nước ngoài). • Nhược điểm : Khách hàng phải mang theo cả thẻ EMV và thiết bị đọc thẻ (card reader) ➢ EToken : Là thiết bị có chức năng tạo OTP. Thiết bị được kết nối với máy tính và phần mềm quản lý • Ưu điểm: Gọn nhẹ. • Nhược điểm: Cài đặt phức tạp. Chỉ sử dụng được trên máy tính đã cài phần mềm.16 CÁC CHỨC NĂNG CỦA CHƯƠNG TRÌNH 1. GIAO DIỆN CHÍNH CỦA CHƯƠNG TRÌNH Màn hình giao diện là điểm bắt đầu để khách hàng truy cập vào các chức năng của chương trình VCBMONEY. Những chức năng hiển thị trên màn hình giao diện này phụ thuộc vào quyền truy cập chương trình của người sử dụng, ví dụ: Người tạo lệnh chỉ có thể lập các lệnh thanh toán, lệnh chuyển tiền... mà không được phép duyệt hoặc gửi lệnh đến Vietcombank; ngược lại, Người xác nhận và Người duyệt chỉ có thể xác nhận và duyệt lệnh mà không thể lập các lệnh thanh toán, lệnh chuyển tiền được... Để truy cập vào các chức năng của chương trình, khách hàng có thể lựa chọn từ thanh Menu Dưới thanh Menu có các phím chức năng là những phím tắt giúp khách hàng truy cập vào các tính năng chính một cách nhanh chóng Print Preview17 2. SYSTEM 2.1. Connect Kết nối với máy chủ của Vietcombank (khách hàng cũng có thể sử dụng phím tắt F2 để thực hiện chức năng này). Khi nhấn phím chức năng này, chương trình yêu cầu khách hàng nhập tên và mật khẩu kết nối do Vietcombank cung cấp. Trường hợp có đăng ký sử dụng Thiết bị tạo mã điện tử (EToken, EMV), khách hàng sử dụng mật khẩu hiển thị trên các thiết bị đó để đăng nhập. 2.2. Disconnect Ngừng kết nối với máy chủ của Vietcombank (khách hàng cũng có thể sử dụng phím tắt F3 để thực hiện chức năng này). 2.3. Change Password Connect Thay đổi mật khẩu kết nối vào chương trình. Khi nhấn phím chức năng này, chương trình sẽ hiển thị một hộp thoại yêu cầu khách hàng nhập mật khẩu cũ vào ô Old Password, nhập mật khẩu mới vào ô New Password và nhập tiếp mật khẩu mới vào ô Confirm Password để xác lập mật khẩu mới, sau đó nhấn OK. Khi đó mật khẩu mới bắt đầu có giá trị sử dụng. 2.4. Change Signature Thay đổi chữ ký điện tử. Để thay đổi chữ ký điện tử, khách hàng phải truy cập chương trình bằng mã duyệt lệnh (mã của người được phép duyệt giao dịch). Các bước thực hiện tương tự thao tác thay đổi mật khẩu. 2.5. Set Running Mode Thiết lập chế độ kết nối với máy chủ của Vietcombank. Hiện chương trình cung cấp 02 (hai) chế độ kết nối giữa khách hàng và Vietcombank: ➢ Online with VCB ➢ Offline (Use Customer’s Database)18 2.6. System Setting Thiết lập các thông số hệ thống, như: chế độ kết nối với Vietcombank, các thông tin về kết nối với Vietcombank. Đồng thời chức năng này cho phép tạo mới một Connection với máy chủ Vietcombank (nếu chưa có) hoặc sửa đổi những Connection đã có sẵn. 2.7. Account Policy: Màn hình Admin Thiết lập các cài đặt ➢ Độ dài mật khẩu: Độ dài mật khẩu tối thiểu khách hàng có thể thiết lập (Chú ý: độ dài khách hàng thiết lập phải nằm trong khoảng từ 6 đến 20 ký tự) ➢ Độ phức tạp: thiết lập độ phức tạp của mật khẩu19 ➢ Số ngày hết hạn: thiết lập ngày hết hạn của mật khẩu, khi đến hạn, khách hàng phải thay đổi mật khẩu mới. ➢ Số lần lưu mk cũ: Số lần lưu mật khẩu cũ: thiết lập số lần chương trình lưu lại mật khẩu. Khi khách hàng thay đổi mật khẩu, mật khẩu mới nhập vào không được trùng với các mật khẩu cũ đã lưu. ➢ Thoát ctr khi ksd: Thoát chương trình khi không sử dụng ➢ Khóa nsd khi ksd: Khóa người sử dụng khi không sử dụng ➢ S.lần nhập sai T.Đa: Số lần nhập sai tối đa: thiết lập số lần tối đa cho phép khách hàng nhập sai mật khẩu. Nếu quá số này, người sử dụng đó sẽ bị khóa. ➢ C.báo đòi Mk trước: Cảnh báo đổi mật khẩu trước: thiết lập số ngày trước khi mật khẩu hết hạn chương trình sẽ hiển thị thông báo cho người sử dụng. ➢ Not Edit: chọn tùy chọn này sẽ không cho phép người sử dụng sửa lại nội dung lệnh (khóa chức năng modify) ➢ 2 admin: cho phép chương trình có 2 admin. Khi một admin tạo user sẽ phải qua admin còn lại để duyệt trước khi user đó có hiệu lực. ➢ Lock Import File: khóa chức năng import file trong các màn hình tạo lệnh. ➢ Random Password: cho phép chương trình tạo một mật khẩu ngẫu nhiên khi một user mới được tạo. ➢ Auto Direct Debit: cho phép chương trình tự động quét các lệnh ủy nhiệm thu và chuyển sang người duyệt lệnh. ➢ Auto Salary: cho phép chương trình tự động quét các lệnh lương và chuyển sang người duyệt lệnh. ➢ Auto Send: cho phép chương trình tự động gửi các lệnh đã được Người duyệt duyệt sang Vietcombank ➢ Auto Data: Tự động lấy dữ liệu về • Balance Inquiry: Sô dư hiện tại • Credit Advice: dữ liệu báo có • Acc Statement: Sao kê tài khoản • None ➢ Detail210: cho phép mở rộng độ dài trường nội dung điện lên 210 ký tự20 2.8. Page Setup Lựa chọn máy in và các thông số về cỡ giấy trước khi in. 2.9. Print Review Xem thông tin trước khi in. 2.10. Print… Chọn một lệnh để in ra máy in 2.11. Print All (PO)… In tất cả các lệnh Payment Order 2.12. Export by format Xuất thông tin về các giao dịch thực hiện trong ngày, sổ phụ của các ngày quá khứ và số dư tài khoản theo các định dạng có sẵn của chương trình là các file có dạng text hoặc html. Chức năng này phục vụ cho việc cung cấp thông tin đầu vào có định dạng cho các chương trình khác của khách hàng. 2.13. Log off Thoát khỏi mã người sử dụng hiện thời và truy cập vào chương trình với mã người sử dụng khác. 2.14. Close Đóng màn hình ứng dụng đang mở. 2.15. Exit Thoát khỏi chương trình VCBMONEY.21 3. INFO 3.1. Chức năng “Bal_Statement_Cr.Advice” Xem thông tin tỷ giá, lãi suất do các chi nhánh Vietcombank công bố; xem thông tin về số dư, sao kê giao dịch, sổ phụ, báo có…. của các tài khoản đang hoạt động mở tại Vietcombank. Đồng thời khách hàng có thể in và trích xuất ra file (txt, xls, xlsx). Nguyên tắc chung: • Tại chế độ kết nối với Ngân hàng (Online): khách hàng sẽ lấy được thông tin tức thời theo chức năng của từng màn hình. • Tại chế độ không kết nối với Ngân hàng (Offline): khách hàng có thể xem lại toàn bộ những thông tin mà mình đã lấy (thông tin này được lưu tại CSDL trong máy tính của khách hàng). • Khách hàng có thể in hoặc trích xuất thông tin lấy được dưới dạng txt, xls, xlsx ➢ Balance Inquiry: • Mục đích: cho phép khách hàng truy vấn số dư hiện tại của tài khoản đang hoạt động mà khách hàng mở tại Vietcombank • Cách truy cập: để sử dụng chức năng này, khách hàng thực hiện các bước sau Chọn mục Balance Inquiry; Chọn số hồ sơ khách hàng (CIF Number) và số tài khoản (Account Number) cần truy vấn số dư; Nhấn phím “Get data” để xem số dư của tài khoản đã lựa chọn.22 ➢ Statement: • Mục đích: cho phép khách hàng xem sao kê tài khoản theo thời gian • Cách truy cập: để sử dụng chức năng này, khách hàng thực hiện các bước sau Chọn mục Statement; Chọn số hồ sơ khách hàng (CIF Number), chọn tài khoản cần lấy sao kê (Account Number) và thời gian lấy sau kê (From… to…); Lưu ý: Tại chế độ kết nối với Ngân hàng (Online), mục Statement cung cấp sao kê tài khoản cập nhật từ thời điểm lựa chọn trong quá khứ đến thời điểm hiện tại: From: ngày khách hàng lựa chọn; To: hệ thống mặc định theo ngày hiện tại. Tại chế độ không kết nối với Ngân hàng (Offline), mục Statement cung cấp sao kê tài khoản trong khoảng thời gian lựa chọn. Thông tin xem tại chế độ Offline lấy từ cơ sở dữ liệu đã được lưu trong máy tính của khách hàng: From: ngày khách hàng lựa chọn To: ngày khách hàng lựa chọn23 ➢ Credit Advice: • Mục đích: cho phép khách hàng lấy thông tin tức thời về báo có đối với các tài khoản đã đăng ký dịch vụ nhận báo có trực tuyến với Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam. • Cách truy cập: để sử dụng chức năng này, khách hàng thực hiện các bước sau Chọn mục Credit Advice; Chọn số hồ sơ khách hàng (CIF Number), chọn tài khoản cần lấy báo có trực tuyến (Account Number) và thời gian lấy báo có (From… To…) Nhấn phím “Get data” để lấy báo có trực tuyến. Màn hình sẽ hiển thị đầy đủ thông tin về các giao dịch đã ghi có vào tài khoản khách hàng trong thời gian lựa chọn24 Lưu ý: Phím Print Chương trình cho phép khách hàng lựa chọn in giao dịch theo ba định dạng khác nhau gồm Bảng kê giao dịch (List), Điện báo có (Message), và Giấy báo có (Form). Để in tất cả giao dịch, khách hàng đặt con trỏ vào một vị trí bất kỳ trên màn hình rồi nhấn phím Print (trừ trường hợp in theo Form). Để in một giao dịch bất kỳ dưới dạng điện báo có, khách hàng chọn giao dịch, đánh dấu vào ô Select Message, rồi nhấn phím Print. Mục “Get CrAd again” Chỉ sử dụng trong trường hợp khách hàng ở chế độ kết nối với Ngân hàng. Chức năng này cho phép khách hàng lấy toàn bộ các giao dịch báo có trong thời gian lựa chọn (bao gồm cả các giao dịch báo có đã lấy thông tin về và các giao dịch chưa lấy thông tin). Trong trường hợp ở chế độ không kết nối với Ngân hàng, khách hàng có thể xem tất cả các giao dịch báo có đã lấy mà không cần đánh dấu vào mục “Get CrAd again”. Mục “Original” Cho phép khách hàng in bản gốc (bản in đầu tiên) của tất cả các giao dịch ghi có. Trên bản in thu được sẽ thể hiện là bản gốc. Mục “Copy” Cho phép khách hàng in bản sao của tất cả các giao dịch ghi có. Trên bản in thu được sẽ thể hiện là bản sao. ➢ Exchange Rate: • Mục đích: cho phép khách hàng lấy tỷ giá ngoại hối hiện tại của các loại ngoại tệ do các chi nhánh của Vietcombank công bố • Cách truy cập: để sử dụng chức năng này, khách hàng thực hiện các bước sau Chọn mục Exchange Rate; Chọn Chi nhánh cần xem tỷ giá tại mục Branch; Nhấn phím “Get data” để lấy tỷ giá.25 ➢ Deposit Interest • Mục đích: chức năng này cho phép khách hàng truy vấn thông tin về lãi suất tiền gửi hiện tại của từng chi nhánh Vietcombank. • Cách truy cập: để sử dụng chức năng này, khách hàng thực hiện các bước sau Chọn mục Deposit Interest; Chọn Chi nhánh cần xem lãi suất tại mục Branch; Chọn loại ngoại tệ tại mục Currency; Nhấn phím “Get data” để lấy lãi suất hiện tại theo loại ngoại tệ của Chi nhánh. Nếu ở chế độ không kết nối với Ngân hàng, khách hàng có thể để trống trường Ngoại tệ (Currency) để xem lãi suất của toàn bộ các mã ngoại tệ mà khách hàng đã lấy về CSDL.26 ➢ All Account • Mục đích: cho phép khách hàng xem và in bảng liệt kê tất cả các tài khoản đang hoạt động mà khách hàng mở tại Vietcombank ➢ Account Statement • Mục đích: cho phép khách hàng xem và in sổ phụ tài khoản theo thời gian. • Cách truy cập: Để sử dụng chức năng này, khách hàng thực hiện như sau: Chọn mục Statement Chọn số hồ sơ khách hàng (CIF Number), chọn tài khoản cần lấy sao kê (Account Number) và thời gian lấy sau kê (From… to…); Chọn Get data để lấy sổ phụ tài khoản. ➢ Carried(Last) Bal • Sử dụng để xem số dư trong một khoảng thời gian xác định27 ➢ Backup Database • Sử dụng để xem dữ liệu từ một file đã được sao lưu trước đó mà không cần phải kết nối online đến Vietcombank • Cách sử dụng: Tick chọn Backup Database Chọn file sao lưu cần xem Chương trình hiển thị thông báo chú ý cho khách hàng 3.2. Chức năng “Choose Currency to Print Ex_Rate” Cho phép khách hàng lựa chọn ngoại tệ để in tỷ giá trong phần Exchange Rate của menu Info Bal_Statement_Cr.Advice. Khách hàng chọn loại ngoai tệ cần in tỷ giá bằng cách đánh dấu vào những ngoại tệ đó sau đó nhấn phím OK, chương trình sẽ in tỷ giá của các loại ngoại tệ mà khách hàng đã chọn.28 3.3. Input Interest rate to Account Cho phép nhập lãi suất cho một tài khoản trong danh sách 3.4. Managing all Organizations branches ➢ Khách hàng sử dụng chức năng này để quản lý số dư tài khoản của các đơn vị thanh viên. Khách hàng có thể in số dư của một hoặc một số đơn vị thành viên theo ngày bất kỳ. Ví dụ: có một công ty với các công ty con như sau: MÃ ĐƠNVỊ TÊN ĐƠN VỊ SỐ CIF 01 Tổng công ty dầu khí Việt Nam 0101 Tổng công ty dầu khí 000000 0102 Ban quản lý an toàn 000001 02 Công ty thương mại dầu khí 000002 0201 Công ty thương mại dầu khí 000003 0202 Công ty thương mại dầu khí Hà Nội 000004 0203 Công ty thương mại dầu khí Vũng Tàu 000005 ➢ Cách thức khai báo quan hệ giữa công ty mẹ và các công ty con trên chương trình VCBMONEY: • Bước 1: từ thanh menu Info chọn Managing all Organizations branches • Bước 2: nhập thông tin về các đơn vị thành viên trong từng công ty mẹ bằng cách chọn công ty mẹ muốn nhập dữ liệu về các công ty con rồi nhấn Add trong phần Folder Tree.29 ➢ Cách in báo cáo: khách hàng có thể chọn một hoặc một số đơn vị thành viên. Báo cáo sẽ có dạng:30 4. THANH TOÁN PAYMENT 4.1. Cấu trúc số giao dịch ➢ Số giao dịch (Order No): được dùng để quản lý các giao dịch của khách hàng. Mỗi một lệnh giao dịch trên VCBMONEY sau khi tạo lập xong sẽ được chương trình tự động gắn một số giao dịch gồm 12 ký tự. Cấu trúc của số giao dịch như sau: AAA YYMMDD XXXX YYYY Mã nghiệp vụ Năm, tháng, ngày Số sequence Mã TTV • Mã lệnh nghiệp vụ gồm các ký hiệu sau (chương trình tự sinh trong trường hợp khách hàng không thay đổi số giao dịch) POR: ủy nhiệm chi. REM: giao dịch chuyển tiền đi nước ngoài. BFC: giao dịch mua ngoại tệ. DDB: giao dịch ủy nhiệm thu SFC: giao dịch bán ngoại tệ. FEE: lệnh tra soát INC: giao dịch trả lương. Lưu ý: Ký tự đầu tiên sẽ dùng để định danh loại lệnh khách hàng gửi cho Vietcombank và không thể thay đổi. Khách hàng có thể thay đổi các ký tự còn lại sao cho phù hợp với số tham chiếu của khách hàng. Số giao dịch sẽ hiển thị trên danh sách các giao dịch trong thanh menu Payment. ➢ Số lệnh (Message No): là số tham chiếu giữa ngân hàng và khách hàng. Số này do chương trình tự động tạo sau khi khách hàng duyệt và gửi lệnh đến Vietcombank. Cấu trúc số lệnh gồm 11 số: AAA BBB CC XXXX YYYY31 Mã hiệu khách hàng Ngày trong năm Năm Số sequence Mã TTV ➢ Mối quan hệ giữa số giao dịch và số lệnh: Một số giao dịch có thể có một hoặc nhiều số lệnh, phụ thuộc vào việc lập lệnh của khách hàng có chính xác hay không. • Nếu việc lập lệnh của khách hàng là chính xác (soạn lệnh đúng, chữ ký điện tử đúng) và được Vietcombank đồng ý thực hiện thì một số giao dịch chỉ có một số lệnh. • Nếu việc lập lệnh của khách hàng không chính xác (soạn lệnh không đúng hoặc chữ ký điện tử sai), Vietcombank sẽ từ chối không thực hiện thì lệnh sẽ bị trả về. Khách hàng tiến hành chỉnh sửa và duyệt lại, sau khi gửi lại lệnh này lên Vietcombank, chương trình sẽ tự động sinh ra một số lệnh mới. Số lệnh cũ sẽ bị đẩy vào mục All Message Rejected. Số giao dịch vẫn giữ nguyên. 4.2. Các phím chức năng của người sử dụng ➢ Người tạo lệnh (Accountant): khi vào chương trình bằng mã truy cập có quyền Người tạo lệnh, người sử dụng có thể dùng các phím chức năng sau: • New: tạo mới lệnh. Khi nhấn vào nút New trên thanh menu (hoặc phím nóng Ctrl + New), màn hình sẽ lệnh giao dịch mới để nhập thông tin. Sau khi nhập đầy đủ các thông tin cần thiết, bấm phím Accept để chấp nhận, lệnh lúc này sẽ có trạng thái Pending. • Modify: dùng để sửa thông tin của một lệnh giao dịch có tình trạng là Not Accepted hoặc Back. Lệnh sau khi Người tạo lệnh được lập thì không thể sửa ngay được. Muốn thay đổi thông tin thì lệnh đó phải được trả lại bởi kế toán trưởng hoặc Người duyệt. Chức năng này cũng được sử dụng để sửa lại một lệnh giao dịch bị Vietcombank trả về do thông tin không chính xác. • Copy: sao chép thông tin của một lệnh sẵn có. • Delete: xóa một lệnh chưa được duyệt. • Find: tìm kiếm giao dịch theo tiêu thức (loại tiền, số tiền, số giao32 dịch...). • Send: dùng để gửi các lệnh đã được duyệt đến Vietcombank nếu được phân quyền. ➢ Người kiểm tra (Checker): khi vào chương trình bằng mã truy cập có quyền Checker, người sử dụng có thể dùng các phím chức năng sau: • Back: trả lại giao dịch cho Người tạo lệnh nếu phát hiện giao dịch bị sai. • MulApp: chọn và duyệt nhiều giao dịch cùng lúc. • Find: tìm kiếm giao dịch theo tiêu thức (loại tiền, số tiền, số giao dịch...). • Send: gửi giao dịch đã được duyệt tới Vietcombank. • Check: xác nhận lệnh và chuyển lệnh sang kế toán trưởng. Lưu ý: nếu mức sử dụng chương trình là 02 (hai) cấp hoặc 03 (ba) cấp hoặc mức B thì sẽ không có bước xác nhận lệnh của checker. ➢ Người xác nhận: khi vào chương trình với mã truy cập có quyền Người xác nhận, người sử dụng có thể sử dụng các phím chức năng sau: • Verify: xác nhận lệnh. Trường hợp người sử dụng không cài đặt mật khẩu xác nhận lệnh: trước khi xác nhận lệnh, chương trình sẽ hiển thị thông báo chú ý. Sau khi bấm đồng ý, lệnh sẽ được xác nhận và có trạng thái Waiting to approve. Trường hợp người sử dụng có cài đặt mật khẩu xác nhận lệnh: chương trình sẽ yêu cầu người sử dụng nhập mật khẩu để xác nhận lệnh. • Back: trả lại giao dịch cho Người tạo lệnh nếu phát hiện giao dịch bị sai.33 • Find: tìm kiếm giao dịch theo tiêu thức (loại tiền, số tiền, số giao dịch...). • Send: dùng để gửi các lệnh đã được duyệt đến Vietcombank nếu được phân quyền. Lưu ý: nếu mức sử dụng chương trình là 02 (hai) cấp thì sẽ không có bước xác nhận lệnh của Kế toán trưởng. ➢ Người duyệt: khi vào chương trình với mã truy cập có quyền Kế toán trưởng, người sử dụng có thể sử dụng các phím chức năng sau: • Approve: duyệt giao dịch. • Back: trả lại giao dịch cho Người tạo lệnh nếu phát hiện giao dịch bị sai. • MulApp: chọn và duyệt nhiều giao dịch cùng lúc. • Find: tìm kiếm giao dịch theo tiêu thức (loại tiền, số tiền, số giao dịch...). • Send: gửi giao dịch đã được duyệt tới Vietcombank. ➢ Người gửi lệnh: • CóthểgửitừnglệnhbằngcáchbấmnútSend ởmànhìnhgiaodịch hoặcchọn mục “Send message to VCB trong Menu Payment, bấm nút Check all để gửi toàn bộ các lệnh giao dịch đ ã được duyệt.Lúcnàytrạngtháicủalệnhsẽđược chuyển thành Waiting for Response. • Người gửi lệnh có thể được admin cài đặt là bất kỳ người sử dụng nào (có thể là Người tạo lệnh, kế toán trưởng .v.v.). Lưu ý • Với mỗi lệnh giao dịch trên chương trình VCBMONEY, khách hàng chỉ gửi lệnh một lần. • Khách hàng chỉ tiến hành gửi lại lệnh khi biết chắc chắn rằng Vietcombank chưa nhận được lệnh đó ( Trạng thái là Not Receive34 ).Khi gửi lại lệnh giao dịch, khách hàng không cần phải gõ lại thông tin của lệnh giao dịch đó. Việc gửi lại phải được thực hiện trên chính bức điện đã gửi có trạng thái Not Receive để Vietcombank có thể kiểm tra điện trùng. 4.3. Các trạng thái của giao dịch Trạng thái của giao dịch được thể hiện trên cột Accepted by Bank Các trạng thái của giao dịch bao gồm: ➢ Pending: lệnh vừa được Người tạo lệnh lập. ➢ Waiting for approve: lệnh đã được Người xác nhận xác nhận. ➢ Waiting to send: lệnh đã được Người xác nhận hoặc Người duyệt duyệt. ➢ Waiting for Response: lệnh đã được gửi đến Vietcombank. ➢ Accepted: các lệnh được Vietcombank chấp nhận sẽ có trạng thái là Accepted. Biểu tượng trên màn hình là cái bắt tay. ➢ Not Receive:Vietcombankkhôngnhậnđượclệnh. ➢ N.Accepted 1: Vietcombank từ chối lệnh do sai chữ ký điện tử. Sau khi lệnh được gửi tới Vietcombank, máy chủ của Ngân hàng sẽ tự động kiểm tra chữ ký điện tử của khách hàng. Nếu chữ ký điện tử sai, giao dịch sẽ tự động bị đẩy trả lại khách hàng với thông báo The Message Number A01010423.002 not accepted because transaction file is invalid, You do35 not have enough security credential. Trường hợp này, trên màn hình chính sẽ không hiển thị tên người duyệt, trạng thái của lệnh là N.Accepted_1. Biểu tượng của lệnh trong danh sách là hình mũi tên đen. Người sử dụng phải vào chương trình với quyền Người duyệt để duyệt lại lệnh và gửi lại tới Ngân hàng. ➢ N.Accepted 2: Vietcombank từ chối do nội dung lệnh sai. Nội dung lệnh sai có thể do Người tạo lệnh nhập số tài khoản người hưởng không đúng hoặc địa chỉ người hưởng không có..., trả lời của Vietcombank có thể là The Message Number A01010423.003 not accepted because Account Number not found. Trên màn hình chính Payment Order sẽ thấy trạng thái của lệnh là Not Accepted 2. Biểu tượng của lệnh trong trường hợp này là dấu nháy đen √, đồng thời trả về tên của người đã duyệt lệnh này. Khách hàng cần kiểm tra các nội dung đã nhập và vào chương trình bằng mã Người tạo lệnh, chọn nút Modify để sửa lại các thông tin không chính xác. ➢ Time out: lệnh đã được gửi đến Vietcombank nhưng chương trình chưa cập nhật được trạng thái của lệnh. Khi một lệnh giao dịch có trạng thái Time out, khách hàng tiến hành gửi lại chính lệnh đó tại màn hình nghiệp vụ, sau đó kích đúp chuột vào lệnh giao dịch để lấy trả lời mới nhất của Ngân hàng về tình trạng của lệnh. ➢ Return Account: trạng thái này chỉ sử dụng trong thanh toán ủy nhiệm thu. Lệnh đã được ngân hàng xử lý, tuy nhiên một số món trong bảng thanh toán không thực hiện hạch toán được và trả lại cho khách hàng. Khách hàng cần chọn lệnh có trạng thái Return Acount, nhấn nút Export Excel để tải về kết quả trả lời của Ngân hàng dưới dạng file Excel 4.4. Cài đặt ngày giao dịch Set Transaction Date Trước khi lập lệnh thanh toán, chuyển tiền..., người sử dụng phải khai báo ngày thực hiện giao dịch bằng cách vào thanh menu Payment rồi chọn Set Transaction Date. Nếu không khai báo ngày thực hiện giao dịch, các menu để thực hiện giao dịch trong mục Payment sẽ bị mờ đi. Mặc định chương trình sẽ hiển thị ngày giao dịch là ngày hiện tại.36 4.5. Lập lệnh chuyển tiền Payment Order ➢ Màn hình Payment Order dùng để thực hiện các lệnh Ủy nhiệm chi ➢ Cách thức tạo lệnh: người sử dụng vào chương trình bằng mã truy cập có quyển Người tạo lệnh • Tại thanh menu Payment, chọn Payment Order. • Nhấn phím New để tạo mới. • Khách hàng có thể sử dụng phím Import để upload file chứa danh sách các lệnh. Định dạng file upload là txt, xls, xlsx, DB Access, DB SQL. (Chi tiết về cấu trúc file, bộ phận tin học của khách hàng liên hệ với bộ phận tin học của VCB để biết thêm chi tiết) • Cấu trúc các trường thông tin • Khách hàng có thể nhấn nút Add Tem để chương trình tự động điền thông tin của một người hưởng đã lưu lại trong CSDL (Xem mục 5.7 Add temporary data để biết thêm chi tiết)37 4.6. Lập lệnh chuyển tiền đi nước ngoài Application For Remittance ➢ Màn hình Application For Remittance dùng để thực hiện các lệnh chuyển tiền đi nước ngoài ➢ Cách thức tạo lệnh: người sử dụng vào chương trình bằng mã truy cập có quyển Người tạo lệnh • Tại thanh menu Payment, chọn Application For Remittance. • Nhấn phím New để tạo mới. • Sau khi khách hàng nhập đầy đủ thông tin, nhấn phím Accept để hoàn thành việc tạo lệnh.38 4.7. Lập lệnh mua ngoại tệ App for Buying Forein Currency ➢ Màn hình App for Buying Forein Currency dùng để thực hiện các giao dịch mua ngoại tệ ➢ Cách thức tạo lệnh: người sử dụng vào chương trình bằng mã truy cập có quyền Người tạo lệnh • Tại thanh menu Payment, chọn Application For Remittance. • Nhấn phím New để tạo mới. 4.8. Direct Debit ➢ Màn hình Direct Debit dùng trong trường hợp khách hàng muốn đề nghị Vietcombank trích nợ một danh sách tài khoản để ghi có tài khoản của khách hàng mở tại Vietcombank. Khách hàng cần đảm bảo rằng Người duyệt đã có cam kết đồng ý trích nợ tài khoản của họ mở tại Vietcombank để thanh toán tiền hàng hóadịch vụ do khách hàng cung cấp. ➢ Cách thức tạo lệnh: người sử dụng vào chương trình bằng mã truy cập có quyền Người tạo lệnh • Tại thanh menu Payment, chọn Direct Debit. • Nhấn phím New để tạo mới.39 • Trong màn hình tạo lệnh Direct Debit, khách hàng có thể nhấn nút Convert để upload file chứa danh sách các lệnh. Định dạng file upload là txt, xls, xlsx Cấu trúc file: • Cấu trúc các trường thông tin STT cột Tên cột Tính chất (YN) Nội dung cần nhập Độ dài định dạng 1 Số tài khoản Y Số tài khoản yêu cầu trích nợ trong bảng UNT 35 ký tự Nếu là TK mở tại VCB: 13 ký tự 2 Tên tài khoản Y Tên tài khoản trích nợ trong bảng UNT 70 ký tự 3 Ngân hàng Y Ngân hàng quản lý tài khoản trích nợ > Nếu TK trích nợ mở tại VCB: Nhập là Vietcombank 70 ký tự 4 Số tiền Y Số tiền đề nghị Ngân hàng trích nợ 15 ký tự 5 Mã khách hàng N Thông tin tham chiếu do KH tự nhập 16 ký tự40 6 Số hợp đồng N Thông tin tham chiếu do KH tự nhập > Thông tin này sẽ được đưa vào trường nội dung (remarks) và báo có (Credit Advice) của giao dịch 16 ký tự 7 Ngày ký hợp đồng N Thông tin tham chiếu do KH tự nhập ddmmyyyy ➢ Cách thức duyệt lệnh và gửi lệnh: tương tự như với lệnh Payment Order thông thường ➢ Xử lý đối với các lệnh có trạng thái Return Account • Khách hàng muốn xem chi tiết lý do trả về của ngân hàng Chọn lệnh có trạng thái Return Account Nhấn nút Export Excel • Cấu trúc file trả lời của Ngân hàng • Để lập lệnh Ủy nhiệm thu mới với các món bị Ngân hàng từ chối trong bảng UNT trước đó: Chọn phím Make trên màn hình nghiệp vụ. Chương trình sẽ tự động hiển thị bảng UNT mới với các món đã bị ngân hàng từ chối. Khách hàng nhấn phím F2 để sửa (edit) các thông tin trong lệnh UNT mới trên màn hình và thực hiện các bước duyệt lệnhgửi lệnh như đối với một lệnh UNT mới khởi tạo.41 4.9. Lập lệnh tra soát Free Format Message ➢ Màn hình Free Format Message dùng để yêu cầu sửa đổi, hủy thông tin hoặc tra soát về một lệnh giao dịch đã gửi tới Vietcombank. Người sử dụng có thể gửi kèm thông tin về lệnh đã lập trước đó. ➢ Cách thức tạo lệnh: người sử dụng vào chương trình bằng mã truy cập có quyển Người tạo lệnh • Tại thanh menu Payment, chọn Free Format Message. • Nhấn phím New để tạo mới. • Cấu trúc các trường thông tin Our ref: là số tham chiếu của điện tra soát và do chương trình tự động hiển thị. Khách hàng có thể sửa thông tin này Related Mess Related Ref: Related Mess: là số tham chiếu của điện chuyển tiền đã lập trên VCBMONEY và cần tra soát. Số tham chiếu của điện chuyển tiền trên VCBMoney là số Message Number.42 Related Ref: Sau khi nhập số Message Number, nhấn phím Enter, chương trình sẽ tự động hiển thị số tham chiếu liên quan cùng với nội dung của lệnh chuyển tiền tương ứng với số Message Number mà khách hàng đã nhập ở ô bên cạnh. Pay Bank: KH không cần nhập trường thông tin này Nội dung tra soát: KH nhập yêu cầu điều chỉnh điện chuyển tiền • Khách hàng khởi tạo điện tra soát bằng cách chọn phím With Orig Mess ➢ Cách thức duyệt lệnh và gửi lệnh: tương tự như với lệnh Payment Order thông thường. 4.10. Lập lệnh lương Salary ➢ Màn hình Salary dùng để yêu cầu sửa đổi, hủy thông tin hoặc tra soát về một lệnh giao dịch đã gửi tới Vietcombank. Người sử dụng có thể gửi kèm thông tin về lệnh đã lập trước đó. ➢ Cách thức tạo lệnh: người sử dụng vào chương trình bằng mã truy cập có quyển Người tạo lệnh • Tại thanh menu Payment, chọn Free Format Message. • Nhấn phím New để tạo mới. • Trong màn hình tạo lệnh Salary, khách hàng có thể nhấn nút Convert43 để upload file chứa danh sách các lệnh. Định dạng file upload là txt, xls, xlsx Cấu trúc file: • Khách hàng khởi tạo điện bằng cách chọn phím Accept ➢ Cách thức duyệt lệnh và gửi lệnh: tương tự như với lệnh Payment Order thông thường 4.11. Lập lệnh chuyển tiền PayOrder_Group Tương tự màn hình Payment Order, tuy nhiên chương trình có thêm chức năng hiển thị nội dung tổng số tiền của toàn bộ các danh sách lệnh để khách hàng dễ theo dõi. 4.12. Direct Import(AutoTaskfromInterDB) Cho phép khách hàng thực hiện các tính năng tự động của chương trình ➢ Tự động Import dữ liệu từ hệ thống Core Banking của khách hàng vào chương trình VCB Money: là tính năng cho phép các lệnh chuyển tiền của khách hàng (Payment Order, Salary, Direct Debit) tự động được chương trình quét và hiển thị trên VCB Money ➢ Tự động gửi lệnh từ chương trình VCB Money tới VCB: là tính năng cho phép khi KH kết nối online với VCB, chương trình sẽ quét tất cả các lệnh đã được duyệt thành công của KH và tự động gửi tới VCB để xử lý. ➢ Cấu hình chương trình • Đăng nhập vào tài khoản Admin • Trên Menu, chọn System => Account Policy • Trong màn hình Account Policy: Nếu muốn sử dụng chức năng tự động gửi lệnh, tick chọn Auto Send Nếu muốn sử dụng chức năng tự động import các lệnh ủy nhiệm thu từ CSDL trung gian, tick chọn Auto Direct Debit Nếu muốn sử dụng chức năng tự động import các lệnh trả lương44 từ CSDL trung gian, tick chọn Auto Salary Khóa tính năng tạo các lệnh giao dịch từ file, chọn Lock Import File • Nhấn vào nút Scan => OK để chương trình nhận diện máy hiện tại là máy tự động Send • Kiểm tra file Dpath.ini trong thư mục cài đặt VCB Money đảm bảo hiển thị đúng như sau: Scan = T (tham số bật tắt tính năng Scan T =True, F = False) scanTime = 2000 (Khoảng thời gian giữa các lần quét tính bằng ms, có thể tùy chỉnh) ➢ Sử dụng chức năng • Đăng nhập bằng tài khoản có quyền tương ứng (quyền duyệt lệnh, quyền gửi lệnh v.v) • Trên Menu, chọn Payment => Direct Import (Auto Task from Inter DB) • Trong cửa sổ VCB Money – Multi Task, nếu cột bên trái hiển thị như hình dưới là thành công.45 4.13. Import Data Sử dụng trong trường hợp khách hàng muốn import file dữ liệu nhưng cần thêm một bước xác nhận thông tin file import trước khi đưa vào chương trình VCB Money. Sau khi import, khách hàng phải vào các màn hình lập lệnh tương ứng để xác nhận lại thông tin của file import (từng lệnh hoặc tất cả các lệnh). 4.14. Import Remit Cho phép khách hàng import các lệnh chuyển tiền đi nước ngoài (file excel) vào chương trình VCB Money (Cấu trúc file mẫu, khách hàng liên hệ với bộ phận kỹ thuật của Vietcombank để được cung cấp)46 4.15. General Approve Toàn bộ các giao dịch thuộc các nghiệp vụ khác nhau như thanh toán ủy nhiệm chi, chuyển tiền, mua bán ngoại tệ sẽ đượ
TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG R (Phần dành cho Khách hàng) Hà Nội, tháng 10 năm 2017 Mục lục LỜI MỞ ĐẦU TỔNG QUAN VỀ CHƯƠNG TRÌNH CÁC DỊCH VỤ CUNG ỨNG ĐIỀU KIỆN SỬ DỤNG DỊCH VỤ ĐĂNG KÝ DỊCH VỤ VCB_MOMEY CÁC KHÁI NIỆM SỬ DỤNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH CÁC MỨC SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH 11 CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH 14 SỬ DỤNG THIẾT BỊ TẠO MÃ ĐIỆN TỬ 15 CÁC CHỨC NĂNG CỦA CHƯƠNG TRÌNH 16 GIAO DIỆN CHÍNH CỦA CHƯƠNG TRÌNH 16 SYSTEM 17 2.1 Connect 17 2.2 Disconnect 17 2.3 Change Password Connect 17 2.4 Change Signature 17 2.5 Set Running Mode 17 2.6 System Setting 18 2.7 Account Policy: Màn hình Admin 18 2.8 Page Setup 20 2.9 Print Review 20 2.10 Print… 20 2.11 Print All (PO)… 20 2.12 Export by format 20 2.13 Log off 20 2.14 Close 20 2.15 Exit 20 INFO 21 3.1 Chức “Bal_Statement_Cr.Advice” 21 3.2 Chức “Choose Currency to Print Ex_Rate” 27 3.3 Input Interest rate to Account 28 3.4 Managing all Organization's branches 28 THANH TOÁN - PAYMENT 30 4.1 Cấu trúc số giao dịch 30 4.2 Các phím chức người sử dụng 31 4.3 Các trạng thái giao dịch 34 4.4 Cài đặt ngày giao dịch - Set Transaction Date 35 4.5 Lập lệnh chuyển tiền - Payment Order 36 4.6 Lập lệnh chuyển tiền nước - Application For Remittance 37 4.7 Lập lệnh mua ngoại tệ - App for Buying Forein Currency 38 4.8 Direct Debit 38 4.9 Lập lệnh tra soát - Free Format Message 41 4.10 Lập lệnh lương - Salary 42 4.11 Lập lệnh chuyển tiền PayOrder_Group 43 4.12 Direct Import(AutoTaskfromInterDB) 43 4.13 Import Data 45 4.14 Import Remit 45 4.15 General Approve 46 4.16 Send Messages to VCB 46 4.17 Get Respond from the Bank: 47 4.18 Verify Respond form the Bank 47 4.19 Get recent(history) respond from the Bank 48 4.20 All Messages rejected 48 4.21 Dusbin 49 4.22 Print Summary Infor 49 4.23 Transfer Slip 51 4.24 Recover Status of Mess 51 MANAGEMENT 52 5.1 User Management 52 5.2 Change password login 54 5.3 Set Limit/Group 54 5.4 New bussiness term 54 5.5 Old business terms 55 5.6 Database => Transfer/Clear Data 55 5.7 Add temporary data: 56 5.8 Restore MessNumber 57 5.9 Local support 57 5.10 View Log File 57 5.11 Set Fields of Message 57 MAIL/MESSAGE 58 6.1 Message System 58 6.2 Compose message 58 6.3 Mailbox 58 LỜI MỞ ĐẦU Với mục tiêu phát triển kênh toán điện tử đáp ứng nhu cầu ngày cao khách hàng, Ngân Hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam (Vietcombank) nghiên cứu, xây dựng phát triển dịch vụ Ngân hàng điện tử VCB-MONEY Dịch vụ VCBMONEY sản phẩm ngân hàng đại phát triển dựa việc ứng dụng công nghệ thông tin Internet, mang lại cho khách hàng giải pháp ngân hàng từ xa an toàn, ổn định hiệu Ưu điểm bật sản phẩm VCB-MONEY tính nhanh chóng, tiện lợi Với dịch vụ này, khách hàng ngồi văn phòng làm việc để truy vấn thông tin tổng hợp, gửi lệnh tốn đến ngân hàng, kiểm sốt trình trạng lệnh giao dịch, theo dõi hoạt động tài khoản cơng ty thành viên Chương trình VCB-MONEY phát huy khả xử lý trực tuyến hệ thống quản lý thông tin khách hàng tập trung Thơng qua hệ thống VCB-MONEY, khách hàng chuyển tồn giao dịch tốn liên ngân hàng (Inter-bank) qua Vietcombank Hệ thống VCB-MONEY Vietcombank có ưu so với sản phẩm khác khả điều chỉnh, tích hợp với hệ thống ứng dụng có khách hàng Hệ thống tiếp nhận yêu cầu toán từ khách hàng chuyển đổi trực tiếp vào chương trình VCB-Money Ngân hàng mà không cần phải nhập lại liệu, tránh sai sót giảm thiểm thời gian thực Tất lệnh giao dịch hệ thống VCB- MONEY chuẩn hóa xử lý tập trung Trung tâm xử lý VCB-MONEY Ngân hàng nên đảm bảo tốc độ xử lý nhanh tính tự động hóa cao Bên cạnh đó, Vietcombank trọng đầu tư vào giải pháp bảo mật Hiện tại, hệ thống VCB-MONEY thiết kế sử dụng giải pháp bảo mật chuẩn nhằm đảm bảo an toàn tối đa cho ngân hàng khách hàng như: biện pháp mã hóa liệu, quản lý người sử dụng chương trình mã truy cập, mã kết nối, sử dụng chữ ký điện tử giao dịch tốn, áp dụng cơng nghệ bảo mật sử dụng thiết bị eToken thẻ EMV sử dụng mật động, giúp định danh xác người sử dụng, tăng cường tính an tồn sản phẩm Trong thời gian tới, Vietcombank tiếp tục quan tâm, đầu tư phát triển sản phẩm Ngân hàng điện tử VCB-MONEY nói riêng kênh tốn điện tử nói chung để cung cấp cho khách hàng nhiều dịch vụ đa dạng hơn, khả tích hợp tự động hóa cao hơn, tốc độ xử lý nhanh hơn, nhằm thực phương châm Ngân hàng “Luôn mang đến cho khách hàng thành đạt” Để hỗ trợ khách hàng trình sử dụng dịch vụ VCB-MONEY, Vietcombank soạn thảo Hướng dẫn sử dụng Dịch vụ Ngân hàng điện tử VCB-MONEY dành cho khách hàng Tài liệu Hướng dẫn sử dụng này giới thiệu tổng quan sản phẩm Ngân hàng điện tử VCB-MONEY Vietcombank chức chương trình Ngân hàng điện tử VCB-MONEY nhằm mục đích hướng dẫn khách hàng: o Truy vấn thông tin tài khoản, tỷ giá, lãi suất; o Lập lệnh tốn lệnh chuyển tiền; o Giải thích giúp khách hàng xử lý vấn đề phát sinh trình sử dụng chương trình Tài liệu hướng dẫn sử dụng Vietcombank cập nhật có thay đổi bổ sung chức năng, tiện ích chương trình VCB-MONEY TỔNG QUAN VỀ CHƯƠNG TRÌNH Vietcombank xây dựng chương trình VCB-MONEY với mục đích hỗ trợ cho hoạt động tổ chức kinh tế định chế tài có quan hệ tài khoản tốn với Vietcombank Chương trình thiết kế để cung cấp cho khách hàng giải pháp ngân hàng từ xa cách an toàn, hiệu dễ sử dụng Chương trình VCB-MONEY giúp khách hàng: ➢ Thực giao dịch toán với ngân hàng từ xa ➢ Truy vấn thông tin tài khoản ngân hàng 24 / ngày; ➢ Tiết kiệm thời gian chi phí giao dịch; ➢ Theo dõi quản lý số dư tài khoản đơn vị thành viên ➢ Tăng hiệu hoạt động, tối ưu hóa nguồn lực Để đảm bảo an toàn giao dịch khách hàng, chương trình VCB-MONEY áp dụng biện pháp bảo mật sau: ➢ Cung cấp chức quản lý người sử dụng theo mã truy cập quyền truy cập ➢ Sử dụng chữ ký điện tử ➢ Sử dụng kỹ thuật mã hóa theo tiêu chuẩn quốc tế 128 Secure Sockets Layer ➢ Sử dụng đường truyền lease-line Internet ➢ Quản lý mã kết nối vào hệ thống Vietcombank công nghệ eToken thẻ EMV CÁC DỊCH VỤ CUNG ỨNG ➢ ➢ Nhóm dịch vụ truy vấn thơng tin (Info) • Truy vấn số dư tài khoản (Balance Inquiry); • In xem kê tài khoản ngày (Statement); • In xem thơng tin giao dịch ghi có (Credit advice) • Truy vấn thơng tin tỷ giá hối đối (Exchange Rate); • Truy vấn thông tin lãi suất (Deposit Interest); • Lấy thông tin tất số tài khoản Vietcombank (All Account) • In xem sổ phụ tài khoản theo thời gian (Account Statement); • Lấy số dư theo khoảng thời gian (Caried (Last) Bal) • Xem lại liệu lưu (Backup Database) • Các dịch vụ truy vấn khác Nhóm dịch vụ tốn • Ủy nhiệm chi (Payment Order) • Chuyển tiền nước ngồi (Application for Remittance) • Bán ngoại tệ (Application for Buying Foreign Currency) • Dịch vụ ủy nhiệm thu (Direct Debit) • Tra soát lệnh chuyển tiền (Free Format Message) • Dịch vụ trả lương nhân viên (Salary) • Ủy nhiệm chi theo nhóm ( Payment Order Group) • Các dịch vụ toán khác ĐIỀU KIỆN SỬ DỤNG DỊCH VỤ Để sử dụng dịch vụ VCB-MONEY, khách hàng cần đáp ứng điều kiện sau: ➢ Là tổ chức có tư cách pháp nhân theo Pháp luật Việt Nam ➢ Có tài khoản tiền gửi tốn Vietcombank ➢ Yêu cầu môi trường kỹ thuật máy tính sử dụng • Máy vi tính với xử lý Pentium 500MHz (tối thiểu) cao hơn; • Bộ nhớ 128MB (tối thiểu) nhiều hơn; • Đĩa cứng trống từ 150MB trở lên; • Hệ điều hành MS Windows cao hơn; • Màn hình với độ phân giải tối thiểu 800 x 600 256 màu; • Mạng Internet đường truyền lease-line • Microsoft SQL Server 2008 cao ĐĂNG KÝ DỊCH VỤ VCB_MOMEY Để đăng ký sử dụng dịch vụ VCB-MONEY, khách hàng liên hệ với phận Quan hệ khách hàng chi nhánh Vietcombank nơi khách hàng mở tài khoản Các bước đăng ký sau: CÁC KHÁI NIỆM SỬ DỤNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH ➢ ➢ Người tạo lệnh (Accountant): Là người lập lệnh giao dịch mới, sửa đổi, in, xóa giao dịch chưa Người xác nhận duyệt (giao dịch có trạng thái "Pending") Người kiểm tra (Checker): người kiểm tra lại thông tin lệnh đảm bảo thông tin chuyển đến Người xác nhận xác Sau kiểm tra, trạng thái lệnh “Checked” ➢ Người xác nhận (Verifier): người xác nhận lệnh (Kế toán trưởng - Chief Accountant) Sau xác nhận lệnh, trạng thái lệnh “Verified” ➢ Người duyệt (Approver): người duyệt lệnh Sau duyệt, trạng thái lệnh "Waiting to send" ➢ Người gửi lệnh (Sender): người gửi lệnh Người duyệt duyệt tới Vietcombank, đồng thời tải thông tin nhận phản hồi từ Vietcombank Người gửi lệnh quản lý mã kết nối MẬT KHẨU KẾT NỐI (mật tĩnh thiết bị tạo mật ngẫu nhiên) với Vietcombank Sau gửi, trạng thái lệnh chuyển thành "Waiting for Response" ➢ Người quản trị hệ thống (Admin): người quản lý chương trình VCB-MONEY cài đặt phía khách hàng, người quản trị hệ thống có quyền: • Khởi tạo MÃ TRUY CẬP sử dụng chương trình phân quyền cho người sử dụng chương trình • Thiết lập hạn mức duyệt lệnh cho Người xác nhận, Người duyệt (nếu cần) Mã người quản trị hệ thống Vietcombank cấp cho khách hàng sau cài đặt chương trình khách hàng tự quản lý mã quản trị hệ thống ➢ Chữ ký điện tử: tham gia dịch vụ VCB-MONEY, khách hàng cấp chữ ký điện tử để giao dịch Chữ ký điện tử VCB chuyển giao cho người gán quyền Người duyệt (Approver) phía Khách hàng Chữ ký điện tử yếu tố để xác định người phép duyệt lệnh đảm bảo tính xác thực chứng từ điện tử VCB-MONEY Chữ ký điện tử phép thay đổi cấp lại Khi có yêu cầu hủy bỏ/ thay đổi/ cấp lại chữ ký điện tử cho Người duyệt (Approver), khách hàng lập yêu cầu thay đổi/ hủy bỏ/ cấp lại chữ ký điện tử văn chuyển đến Vietcombank, nêu rõ lý thay đổi đính kèm danh sách cần thay đổi chữ ký điện tử Trong trường hợp người duyệt muốn tự thay đổi chữ ký điện tử, khách hàng tự vào chương trình thao tác (mục 2.4 – Change Signature) ➢ Mã truy cập: gồm tên truy cập mật truy cập dùng để định danh xác thực quyền hạn truy cập người sử dụng vào hệ thống VCB-MONEY Mã truy cập Người quản trị hệ thống VCB-MONEY phía khách hàng khởi tạo quản lý Mỗi mã truy cập được khởi tạo gắn với quyền truy cập định Số lượng mã truy cập sử dụng chương trình VCB-MONEY không hạn chế tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể khách hàng ➢ Mã kết nối: Mỗi khách hàng VCB khởi tạo mã kết nối Mã kết nối bàn giao cho khách hàng quản lý, sử dụng khách hàng muốn kết nối trực tuyến với VCB ➢ Thiết bị tạo mã điện tử: thiết bị ứng dụng công nghệ tin học, có khả tạo mã ngẫu nhiên (mật kết nối) sử dụng kết nối với hệ thống VCB-MONEY Vietcombank nhằm xác thực khách hàng 10 từ CSDL trung gian, tick chọn Auto Salary Khóa tính tạo lệnh giao dịch từ file, chọn Lock Import File • Nhấn vào nút Scan => OK để chương trình nhận diện máy máy tự động Send • Kiểm tra file Dpath.ini thư mục cài đặt VCB Money đảm bảo hiển thị sau: Scan = T (tham số bật tắt tính Scan T =True, F = False) scanTime = 2000 (Khoảng thời gian lần quét tính ms, tùy chỉnh) ➢ Sử dụng chức • Đăng nhập tài khoản có quyền tương ứng (quyền duyệt lệnh, quyền gửi lệnh v.v) • Trên Menu, chọn Payment => Direct Import (Auto Task from Inter DB) • Trong cửa sổ VCB Money – [Multi Task], cột bên trái hiển thị hình thành cơng 44 4.13 Import Data Sử dụng trường hợp khách hàng muốn import file liệu cần thêm bước xác nhận thông tin file import trước đưa vào chương trình VCB Money Sau import, khách hàng phải vào hình lập lệnh tương ứng để xác nhận lại thông tin file import (từng lệnh tất lệnh) 4.14 Import Remit Cho phép khách hàng import lệnh chuyển tiền nước (file excel) vào chương trình VCB Money (Cấu trúc file mẫu, khách hàng liên hệ với phận kỹ thuật Vietcombank để cung cấp) 45 4.15 General Approve Toàn giao dịch thuộc nghiệp vụ khác toán ủy nhiệm chi, chuyển tiền, mua bán ngoại tệ hiển thị giúp người duyệt duyệt dễ dàng mà khơng phải vào chi tiết hình nghiệp vụ Tại hình này, ngồi việc hiển thị nội dung lệnh, hệ thống cung cấp cho người sử dụng thơng tin người tạo, người duyệt, ngày lập lệnh, ngày duyệt lệnh Riêng lệnh bị từ chối chữ ký điện tử sai, hệ thống khơng trả tên người duyệt lệnh 4.16 Send Messages to VCB Gửi tất lệnh duyệt chọn đến Vietcombank 46 4.17 Get Respond from the Bank: Nhận phản hồi từ Vietcombank tất lệnh gửi Khi sử dụng chức này, hệ thống cập nhật trạng thái lệnh giao dịch vào sở liệu khách hàng Bên cạnh đó, người sử dụng lấy trả lời lệnh giao dịch cách nháy đúp chuột vào giao dịch hình nghiệp vụ ➢ Để lấy phản hồi Vietcombank lệnh giao dịch bất kỳ: nháy đúp chuột vào lệnh giao dịch ➢ Để lấy phản hồi Vietcombank tất lệnh gửi: vào mục Payment, chọn Get Respond from the Bank 4.18 Verify Respond form the Bank Chức sử dụng trường hợp: ➢ Khách hàng muốn có xác nhận lệnh mà Vietcombank thực ➢ Khách hàng muốn cập nhật tình trạng lệnh: VD: lệnh giao dịch Vietcombank xử lý với trạng thái Accepted Sau đó, Vietcombank phát có sai sót q trình thực sửa lại giao dịch, tình trạng lệnh chuyển sang Rejected Trong trường hợp này, để lấy lại tình trạng cập nhật lệnh, khách hàng sử dụng phím chức Verify Respond from the Bank 47 4.19 Get recent(history) respond from the Bank Dùng để lấy lại trạng thái (respond) lệnh cũ Vietcombank cập nhật lại trạng thái 4.20 All Messages rejected Nơi lưu lại tất lệnh bị Ngân hàng từ chối khách hàng sửa đổi lại (do nội dung lệnh bị sai) tiến hành duyệt lại (nếu chữ ký lệnh tử bị sai) 48 4.21 Dusbin Nơi lưu lại lệnh mà khách hàng xóa ➢ Đối với lệnh trạng thái "Pending" , chương trình cung cấp chức hủy bỏ/xóa lệnh giao dịch (Delete) ➢ Đối với lệnh trạng thái khác "Waiting to Approve", "Waiting for Response": để lệnh không hiển thị danh sách lệnh, người sử dụng cho vào Dustbin cách từ menu Payment, chọn General Approve, lựa chọn lệnh nhấn phím Dustbin 4.22 Print Summary Infor ➢ Summary: in thơng tin tóm lược giao dịch số giao dịch, số lệnh tương ứng, số tiền, ngoại tệ, trạng thái, người tạo lập, ngày tạo lập, người duyệt 49 ➢ Detail: tìm in thơng tin chi tiết lệnh 50 4.23 Transfer Slip Sử dụng để in chứng từ giao dịch Người sử dụng tìm kiếm theo khoảng ngày, lựa chọn giao dịch cần in bấm Print để in chứng từ giao dịch 4.24 Recover Status of Mess Cho phép khách hàng xem lệnh làm Data Backup chương trình lấy trả lời lệnh gửi Trường hợp khách hàng muốn lấy file đối chiếu từ Vietcombank toàn lệnh giao dịch khách hàng gửi đến Ngân hàng giai đoạn định, khách hàng yêu cầu Trung tâm xử lý VCB-MONEY Vietcombank chiết xuất file gửi cho khách hàng Sau nhận file, khách hàng tiến hành cập nhật vào chương trình cách nhấn nút “Rcv (VCB)” chức 51 MANAGEMENT 5.1 User Management ➢ Dùng để quản lý phân quyền sử dụng chương trình VCB- MONEY, xem thông tin mã sử dụng chương trình (User) ➢ Nếu truy cập vào chương trình với mã người quản trị hệ thống, người sử dụng tạo mã sử dụng chương trình quản lý trạng thái mã sử dụng tồn 52 • Nhấn nút New để tạo mã người sử dụng mới: Admin thực nhập thông tin cần thiết như: User Name, Password vào hình (1) Chọn tài khoản phép hiển thị hình (2) Chọn loại account hình (3) Accountant: Kế tốn viên (người tạo lệnh) Admin Only: Người quản trị Check: Người kiểm tra Is Chief Accountant: Kế toán trưởng (người xác nhận lệnh) Is Accountant Holder: Chủ tài khoản (người duyệt lệnh) Sent: Account phép gửi lệnh (người gửi lệnh) Salary: Acount phép lập lệnh lương Chọn tùy chọn cho tài khoản hình (4) Retype Amout: bắt buộc nhập lại số tiền trước duyệt/xác nhận Retype Ben Account: bắt buộc nhập lại số tài khoản người hưởng trước duyệt/xác nhận 53 Approved Limit: thiết lập hạn mức số tiền phép thực • Nhấn nút Edit để sửa thông tin mã sử dụng tồn • Nhấn nút Delete để xóa bỏ mã sử dụng tồn • Nhấn nút Reset User để reset mật User chọn • Nhấn nút En/Dis để Enable Disable User 5.2 Change password login Dùng để thay đổi mật đăng nhập 5.3 Set Limit/Group Áp dụng với KH có thiết lập hạn mức sử dụng chữ ký điện tử ➢ Set Limit: thiết lập hạn mức theo Loại tiền cho người duyệt ➢ Set Group: áp dụng trường hợp khách hàng có chia theo Nhóm để duyệt lệnh Sau ký hợp đồng VCB Money, phận đầu mối vào danh sách Người phê duyệt lệnh phân nhóm khách hàng để tạo Người duyệt hệ thống VCB Money Vietcombank Sau đó, Vietcombank gửi file thơng tin cấu hình để khách hàng nhập vào chương trình quản trị user thuộc nhóm khác Menu mà không cần khách hàng phải thao tác nhiều để thiết lập 5.4 New bussiness term Thiết lập kỳ kinh doanh mới, chương trình lưu lại tồn liệu kỳ kinh doanh cũ Chỉ có mã quản trị hệ thống đ ược quyền sử dụng chức Cách thức tiến hành (ví dụ: khách hàng muốn lưu liệu năm 2006): ➢ Chọn ngày mở kỳ giao dịch mới: 01/01/2017, sau lưu, liệu CSDL lại từ ngày 01/01/2017 54 Lưu ý: khách hàng kiểm tra xem ngày có khơng, khơng phải sửa lại để việc lưu liệu xác 5.5 Old business terms Xem lại lệnh thực kỳ kinh doanh cũ 5.6 Database => Transfer/Clear Data 55 Dùng cho việc chuyển phiên VCB Money sử dụng CSDL Access => SQL ➢ Nếu khách hàng chọn minimum, chương trình chuyển thông tin tối thiểu (tài khoản người sử dụng ) , ➢ Nếu khơng chọn minimum tồn liệu khách hàng chuyển sang SQL ➢ Khi khách hàng bấm OK để thực chuyển đổi, khách hàng cần liên hệ VCB để lấy mật chuyển đổi 5.7 Add temporary data: Cho phép khách hàng lưu lại thông tin người hưởng để sử dụng sau ➢ ➢ Cách 1: Lưu thông tin người hưởng thủ cơng: • Khách hàng nhập thơng tin số tài khoản người hưởng (Credit Acc), tên người hưởng (Credit Name) v.v nhấn nút Accept (2) • Chương trình lưu lại thơng tin vừa nhập CSDL hiển thị hình (1) Cách 2: Lưu thông tin người hưởng từ lịch sử giao dịch • Nhấn vào History data (3) để hiển thị danh sách người hưởng 56 chương trình tự động trích xuất từ lịch sử giao dịch khách hàng ➢ ➢ • Danh sách người hưởng hiển thị hình (4) • Khách hàng chọn người hưởng hình (4) nhấn Make temp data (3) để lưu lại thơng tin người hưởng • Nếu muốn lưu lại tồn bộ, khách hàng chọn tất thơng tin người hưởng hình (4) nhấn Make all data to temp (3) Thay đổi thông tin lưu • Nhấn lần (Double Click) vào thơng tin người hưởng lưu hình (1) • Thông tin người hưởng hiển thị hình (2) để khách hàng chỉnh sửa • Sau chỉnh sửa xong, nhấn Accept để lưu lại thay đổi Xóa thơng tin người hưởng lưu • Nhấn vào thông tin người hưởng hình (1), chọn Delete (2) để xóa thơng tin người hưởng CSDL • Nhấn Delete All (2) để xóa tồn liệu thơng tin người hưởng lưu 5.8 Restore MessNumber Thiết lập lại số chạy Sử dụng trường hợp máy tính khách hàng bị trục trặc, cần phải thay đổi lại số chạy lệnh 5.9 Local support Dùng để cập nhật thay đổi chương trình từ Vietcombank Người sử dụng có quyền admin lựa chọn nội dung thay đổi, sau nhấn OK để thực cập nhật chương trình 5.10 View Log File Xem lại lưu vết người sử dụng (quyền admin) 5.11 Set Fields of Message Thông số chức Vietcombank thiết lập, khách hàng không sử dụng chức 57 MAIL/MESSAGE 6.1 Message System Xem liên lạc với người sử dụng chương trình VCB-MONEY 6.2 Compose message Gửi thư cho người sử dụng chương trình VCB- MONEY (gửi theo mã truy cập chương trình) Ví dụ: khách hàng muốn gửi thư cho người sử dụng có mã VCBAdmin, khách hàng gõ tên "VCBAdmin" phần "To", nhập nội dung cần thông báo nhấn Send, thư gửi vào Inbox Trụ sở Vietcombank 6.3 Mailbox Dùng để nhận xem thư người khác gửi cho 58 ... VỊ 01 ➢ SỐ CIF Tổng cơng ty dầu khí Việt Nam 01 01 Tổng cơng ty dầu khí 00 000 0 01 02 Ban quản lý an tồn 00 000 1 02 Cơng ty thương mại dầu khí 00 00 02 02 0 1 Cơng ty thương mại dầu khí 00 000 3 02 0 2 Cơng... 18 2. 7 Account Policy: Màn hình Admin 18 2. 8 Page Setup 20 2. 9 Print Review 20 2. 10 Print… 20 2. 11 Print All (PO)… 20 2. 12 Export... 02 0 2 Cơng ty thương mại dầu khí Hà Nội 00 000 4 02 0 3 Cơng ty thương mại dầu khí Vũng Tàu 00 000 5 Cách thức khai báo quan hệ công ty mẹ công ty chương trình VCB- MONEY: • Bước 1: từ menu Info chọn Managing