HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TSCĐ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG TSCĐ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 2 THĂNG LONG

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TSCĐ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG TSCĐ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 2 THĂNG LONG

Phần 1: Báo cáo thực tập tại công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long I/Lịch sử hình thành và phát triển của công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long là doanh nghiệp cổ phần nhà nớc trực thuộc Tổng công ty xây dựng Thăng Long. Tên giao dịch quốc tế : Thăng Long construction joint stock company N2 Tên gọi tắt : Thăng Long const stock Co N2 Trụ sở chính : Đờng Phạm Văn Đồng - Từ Liêm - Hà nội. Công ty thành lập ngày 10 tháng 12 năm 1966 với tên gọi Xí nghiệp cơ khí xây lắp Thăng Long. Nhiệm vụ chủ yếu của Công ty là xây dựng các công trình xây dựng nhằm phục vụ cho sự nghiệp chống Mỹ cứu nớc và xây dựng sau hoà bình. Ngày 27 tháng 03 năm 1993 Xí nghiệp xây lắp Thăng Long đợc đổi thành Công ty kiến trúc và xây dựng Thăng Long theo quyết định số 497/QĐ/GTVT của Bộ giao thông vận tải ( nay là xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng, sản xuất cấu kiện bê tông và vật liệu xây dựng). Ngày 28 tháng 8 năm 1995 Công ty kiến trúc và xây dựng Thăng Long đợc đổi tên thành Công ty xây dựng kiến trúc Thăng Long và đợc sát nhập vào Tổng Công ty xây dựng Thăng Long theo quyết định số 4003/QĐ/GTVT của Bộ Giao thông Vận tải. Công ty mở rộng thêm nghành nghề kinh doanh, ngoài nghành nghề kể trên công ty còn đợc phép xây dựng các công trình giao thông và kinh doanh khách sạn du lịch. Ngày 09 tháng 11 năm 1999 Công ty đổi tên thành Công ty xây dựng số 2 Thăng Long theo quyết định số 3113/1999/QĐ/GTVT với nghành nghề nh trên, trong đó nghành nghề kinh doanh chủ yếu là xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng và giao thông. Ngày 17 tháng 9 năm 2001 theo quyết định số 3057/QĐ/GTVT của Bộ GTVT Công ty xây dựng số 2 chuyển đổi thànhCông ty thoe hình thức cổ phần hoá. Quá trình cổ phần hoá đợc 1 tiến hành từ ngày 1 tháng 7 năm 2003. Công ty chính thức hoạt động theo điều lệ tổ chức hoạt động công ty cổ phần, hoạt động theo luật doanh nghiệp, đợc quốc hội khoá X thông qua ngày 12/6/1999 tại kỳ hợp lần thứ V. Công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long thuộc sở hữu của các cổ đông có t cách pháp nhân, có con dấu riêng, đợc mở tài khoản tại ngân hàng. Có điều lệ và tổ chức hoạt động theo hình thức Công ty Cổ phần . Có vốn điều lệ và chịu trách nhiệm tài chính hữu hạn đối với các khoản nợ, hạch toán kinh tế độc lập và tự chủ về tài chính, tự chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh. Vốn điều lệ của Công ty là: 5.100.000.000 đồng, Trong đó : + Phần vốn nhà nớc chiếm 21% (1070 triệu đồng) + Phần vốn của các cổ đông trong Công ty chiếm 60% ( 3.060 triệu đồng). + Phần vốn bán cho các đối tợng ngoài công ty chiếm 19% ( 969 triệu đồng). 1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long. Bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Xây dựng số 2 Thăng Long đợc đánh giá là gọn nhẹ và năng động, có hiệu quả. Hiện nay việc tổ chức thành các đội thi công giúp cho Công ty trong việc quản lý lao động và phân công lao động thành nhiều vị trí thi công khác nhau với nhiều công trình khác nhau một cách hiệu quả. Trong bộ máy quản lý mỗi phòng ban đều có chức năng nhiệm vụ riêng của mình trong mối quan hệ thống nhất. - Đại hội Cổ đông là cơ quan có quyền quyết định cao nhất. - Hội đồng quản trị Công ty là đơn vị chịu trách nhiệm điều hành chính . - Giám đốc là ngời điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đồng thời chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh của toàn Công ty. - Các Phó Giám đốc : Công ty có 4 Phó Giám đốc, mỗi ngời chịu trách nhiệm trớc giám đốc điều hành theo khu vực địa lý. - Phòng dự án : Tìm hiểu nghiên cứu thị trờngvà các dự án, lập hồ sơ đấu thầu và theo dõi kết quả. 2 - Phòng kinh tế hợp đồng : Chịu trách nhiệm ký và thanh lý các hợp đồng, lập và duyệt các định mức đơn giá tiền lơng, lập bảng giao khoản cho các đội. - Phòng kế hoạch điều độ : Tổng hợp kế hoạch các bộ phận và lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch đầu t cho toàn công ty. - Phòng kỹ thuật : Nghiên cứu, áp dụng những tiến bộ khoa học kỹ trhuật vào sản xuất. Lập hạn mức vật t, theo dõi kiểm tra giám sát về kỹ thuật, chất lợng sản xuất các công trình, các dự án của công ty đã và đang thực hiện. Xác định khối lợng thực tế phải làm giúp phòng kế hoạch điều độ giao việc. - Phòng tổ chức cán bộ và lao động tiền lơng : Tổ chức tuyển chọn lao động, phân công lao động, sắp xếp, điều phối lao động cho các đội sản xuất, hình thành các hợp đồng về lao động tiền lơng cho các bộ phận của Công ty. - Phòng máy vật t : Cung cấp kịp thời, đúng chủng loại vật t cho các công trình theo đúng kế hoạch, quản lý tham mu sử dụng máy móc thiết bị vận tải trong toàn bộ Công ty. - Phòng Tài chính Kế toán: Thực hiện ghi chép sử lý cung cấp số liệu về tình hình tài chính. Huy động phân phối, giám sát các nguồn vốn, bảo toàn và nâng cao hiệu quả đồng vốn. -Văn phòng : Chịu trách nhiệm về công tác hành chính của công ty. - Cơ cấu tổ chức của một đội sản xuất trong công ty: Đội trởng, đội phó kỹ thuật, từ 1 đến 3 kỹ thuật viên là kỹ s chuyên nghành, từ 1 đến 2 nhân viên thống kê kế toán, 1 nhân viên tiếp liệu, 1 thủ kho. Đợc bố trí tuỳ theo tính chất quy mô sản xuất của đội. Sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của công ty: ( Sơ đồ 1 ) 1.3/ Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Là một dơn vị xây dựng, Công ty Cổ phần Xây dựng số 2 Thăng Long có những đặc điểm chủ yếu sau: - Sản phẩm của Công ty chủ yếu là những công trình giao thông có qui mô lớn, trải dài, địa bàn sản xuất kinh doanh rộng, chịu ảnh hởng nhiều của thời tiết, thời gian sản xuất dài. - Phạm vi hoạt động của Công ty rộng khắp cả nớc, trong những năm gần đây công ty mở rộng thị trờng sang nớc bạn Lào. Các công trình này xây dựng cố định, nên vật liệu lao động, 3 máy thi công phải di chuyển theo địa điểm đặt công trình. Hoạt động xây lắp tiến hành ngoài trời, quản lý tài sản vật t, máy móc chịu ảnh hởng của điều kiện thời tiết, dễ bị h hỏng và điều kiện thời tiết đến tiến độ thi công công tình. Do vậy, vấn đề sinh hoạt của công nhân và an ninh cho ngời lao động cũng nh phơng tiện máy móc đợc Công ty đặc biệt quan tâm. - Để phù hợp với điều kiện xây dựng và bảo đảm ổn định cho hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty tổ chức bộ máy quản lý sản xuất theo chuyên môn riêng và chịu sự quản lý tập chung của Ban Lãnh đạo Công ty. Công ty có những đội chuyên làm đờng, đội chuyên làm các công trình thuỷ lợi . và khoanh vùng xây dựng cho từng đội để thuận lợi cho việc di chuyển nhân lực và máy móc thi công. * Nhiêm vụ sản xuất kinh doanh của công ty hiện nay là : - Xây dựng Công trình giao thông trong và ngoài nớc ( bao gồm: cầu, đờng, sân bay, bến cảng, san lấp mặt bằng .) - Xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng, thuỷ lợi và công trình điện đến 35KV. Nạo vét, bồi đắp mặt bằng, đào đắp nền, đào đắp công trình. - Đầu t xây dựng cơ sở hạ tầng cụm dân c, khu đô thị, giao thông vận tải. - Khai thác khoáng sản và kinh doanh vật liệu xây dựng, cấu kiện thép, cấu kiện bê tông đúc sẵn, bê tông nhựa. - Xuất nhập khẩu vật t thiết bị, sửa chữa xe máy, thiết bị thi công, gia công cơ khí. - T vấn thiết kế, thí nghiệm vật t, t vấn giám sát các công trình không do Công ty thi công. - Kinh doanh thơng mại, dịch vụ du lịch, khách sạn. *Kết quả hoạt động kinh doanh trong nhng năm gần đây: Trong những năm gần đây kết qủa sản xuất kinh doanh của công ty năm sau đều cao hơn nặm trớc trên tất cả các mặt(Bảng số 1) 4 Bảng số 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong hai năm gần đây. Chỉ tiêu Đơn vị Năm 2003 Năm 2004 So sánh giữa năm 2004 với năm 2003 Số tuyệt đối (%) Số tơng đối (%) 1.Tổng doanh thu Triệu đồng 93025.5 95420.8 2395.3 2.57 2.Lợi nhuận trớc thuế Triệu đồng 382.85 409.67 26.82 7.00 Thuế và các khoản phải nộp NS Triệu đồng 42 37 -5 -11.9 Số lợng cán bộ, CNV Ngời 325 350 25 7.69 Thu nhập bình quân 1000đ/ngời 1250 1375 125 0.1 Qua bảng số liệu trên đã cho thấy Công ty đang trên đà phát triển với giá trị tổng sản lợng ngày một tăng, cụ thể là tổng doanh thu trong năm 2004 đã tăng so với năm 2003 là 2.57%. Đời sống cán bộ công nhân viên trong Công ty ngày càng đợc đảm bảo, ổn định, nâng cao cả về đời sống vật chất lẫn tinh thần, cùng một cơ chế thởng, phạt, phụ cấp hợp lý, công minh nên đã khuyến khích đợc tinh thần lao động hăng say, nhiêt tình, phát huy đợc tính sáng tạo, chủ động trong công việc, góp phần không nhỏ vào sự phát triển không ngừng của Công ty. Thu nhập binh quân đầu ngời / tháng tính riêng trong năm 2004 là 1.375.000đ, tăng 0.1% so với năm 2003. Bên cạnh đó, Công ty cũng đã hoàn thành tốt nghĩa vụ với nhà nớc về các khoản nộp ngân sách , giảm 11.9 % các khoản phải nộp nhà nớc so với năm 2003. 1.4/ Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất Là một Công ty xây dựng nên sản phẩm của Công ty mang nét đặc trng của nghành Xây dựng công trình. 5 Trớc hết quá trình tạo ra sản phẩm của nghành xây dựng cơ bản từ khi khởi công xây dựng đến khi công trình hoàn thành đa vào sử dụng thờng kéo dài, phụ thuộc vào quy mô và tính chất phức tạp của từng công trình. Quá trình xây dừng chia thành nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn lại gồm nhiều công việc khác nhau Thứ hai sản phẩm xây dựng cơ bản là những công trình vật kiến trúc có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, thời gian lắp đặt sử dụng lâu dài. Lợng vốn trong khâu sản xuất sẽ lớn. Điều đó dẫn đến nhu cầu vốn cho sản xuất của công ty là rất lớn đặc biệt là vốn lu động. Quy trình sản xuất của công ty đợc thể hiện qua sơ đồ 2 sau: II/Thực tế công tác kế toán của công ty xây dựng số 2 Thăng Long. 2.1/ Tổ chức bộ máy kế toán. - Bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức theo hình thức tập chung toàn bộ công việc kế toán đợc tập chung tại phòng kế toán của Công ty, ở các đội sản xuất, đơn vị sản xuất trực thuộc Công ty không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên thống kê kế toán làm nhiệm vụ thu thập, phân loại, kiểm tra chứng từ sau đó vào sổ chi tiết vật t, lao động, máy móc và tập hợp chứng từ gốc vào bảng tập hợp chứng từ gửi lên công ty vào ngày 25 hàng tháng. - Cơ cấu tổ chức phòng tài chính - kế toán. + Kế toán trởng : Chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán đơn giản, gọn nhẹ, phù hợp với yêu cầu quản lý, hớng dẫn, chỉ đạo kiểm tra công việc do kế toán viên thực hiện, tổ chức lập báo cáo theo yêu cầu quản lý, chịu trách nhiệm với giám đốc và cấp trên về thông tin kế toán. + Kế toán tổng hợp : Có trách nhiệm tập hợp chi phí, tính giá thành và kết quả kinh doanh. 6 Mua vật tư, tổ chức nhân công Lập kế hoạch thi công Tổ chức thi công Nghiệm thu, bàn giao công trình Nhận thầu + Kế toán vật t - TSCĐ : Co trách nhiệm theo dõi hình hình nhập xuất tồn của vật t, xác định chi phí nguyên vật liệu cho từng công trình, hạng mục công trình.Theo dõi tình hình biến động TSCĐ, phản ánh đầy đủ kịp thời và chính xác số lợng TSCĐ, tình hình khấu hao, tính đúng chi phí sửa chữa và giá trị trang thiết bị. + Kế toán tiền lơng và các khoản vay : Căn cứ vào bảng duyệt quỹ lơng của các đội và các khối gián tiếp của công ty, kế toán tiến hành tập hợp bảng lơng, thực hiện phân bổ, tính toán lơng và các khoản phải tính cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Theo dõi tiền vay và các khoản trả lãi ngân hàng. + Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng : Có nhiệm vụ mở sổ chi tiết theo dõi các khoản thu tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và các khoản thanh toán, cuối tháng lập bảng kê thu chi và đối chếu với kế toán tổng hợp. + Thủ quỹ : Căn cứ vào chứng từ thu chi đã đợc phê duyệt, thủ quỹ tiến hành phát, thu, nộp tiền ngân hàng cùng với kế toán tiền mặt quản lý tiền của công ty. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long. 7 Kế toán trưởng Kế toán tiền mặt Kế toán tổng hợp Kế toán tiền lư ơng Thủ quỹ Kế toán vật tư TSCĐ CCDC Nhân viên thống kê kế toán tại các đội 2.2/Tổ chức hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ -Quy trình luân chuyển chứng từ kê toán TSCĐ:căn cứ vào hoá đơn,biên bản giao nhận TSCĐ,hoặc biên bản thanh ly TSCĐ, biên bản kiểm kê TSCĐ, kế toán lập chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết TK 211, sổ cái TK 211 sau đó kế toán tiên hành lu chứng từ. -Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán vật liệu:căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm vật t, hạn mức vật t dể lập phiếu nhập kho ,phiếu xuất kho ; căn c vào chi tiêu số lọng trên các chứng từ này , thủ kho ghi vào thẻ kho.Kế toán cập nhật chứng từ ban đầu, theo chơng trình kế toán máy AFSYS 5.0 số liệu do kê toán đã cập nhật sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết vật liệu; bảng kê nhập _xuất_ tồn; bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại; sổ cái TK 152 -Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lơng , tiền công và các khoản trích theo l- ơng:căn cứ vào bản chấm công;phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc đã hoàn thành kế toán lập bảng phân bổ tiền lơng, trích BHXH; ghi sổ đăng kí chứng từ ghi sổ và sổ cái TK 334 -Quy trình luân chuyển chứng từ hàng tồn kho: Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiêmvận chuyển nội bộ, thẻ kho, biên bản kiểm kê vật t sản phẩm hàng hoá . -Quy trình luân chuyển chứng từ tiền tệ :phiếu thu, phiếu chi,giấy thanh toán tạm ứng, sổ chi tiết, sổ cái. -Quy trình luân chuyển chứng từ sản xuất:phiếu theo dõi ca xe máy thi công. 8 2.3/Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán. Doanh nghiệp áp dụng hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp xây lắp.Doanh nghiệp sử dụng một số tài khoản sau: I/Tài sản : -111,112,131,133,136,138,141,142,152,153,154,211,214,241 II/Nguồn vốn: -311,331,3331,3334,3338,341,336,334,338,411, 511,721,621,622,623, 627,642,821,911,và các TK về quỹ,một số TK ngoại bảng. 2.4/ Tổ chức sổ kế toán của công ty. - Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, tiến hành thi công xây dựng nhiều công trình trong cùng một thời gian nên chi phí phát sinh thờng xuyên liên tục và đa dạng. Để kịp thời tập hợp chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ cho từng công trình cũng nh toàn bộ công ty, công ty áp dụng phơng pháp kế toán kê khai thờng xuyên. Phơng pháp này không những phản ánh đợc kịp thời chi phí sản xuất cho từng công trình mà nó còn phản ánh một cách chính xác số chi phí cho từng công trình trong từng thời điểm, giúp ban quả lý từng công trình cũng nh giám đốc công ty đánh giá đợc số chi phí thực tế bỏ ra có theo kế hoạch dự toán thi công hay không, để từ đó có biện pháp điều chỉnh tốc độ, tiến độ thi công . - Để phù hợp với yêu cầu quản lý cũng nh thuận tiện cho công tác hạch toán, công ty lựa chọn kỳ kế toán quý, nộp thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ và áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Để giảm bớt nâng cao khối lơng công việc ghi chép sổ sách kế toán, nâng cao năng suất, chất lợng kế toán cũng nh đảm bảo tính kịp thời chính xác của công tác kế toán công ty đã sử dụng phần mềm kế toán AFSYS 5.0. Với phần mềm kế toán máy này, kế toán chỉ việc cập nhật chứng từ kế toán ban đầu đã đợc phân loại vào máy tính sẽ tự động tính toán, xử lý các dữ liệu trên sổ kế toán thành các thông tin trên Sổ cái và Báo cáo tài chính, phần mềm này bao gồm: -Hệ thống: Gồm các phần nh: danh mục các đơn vị sử dụng; tháng năm làm việc; khai báo mật khẩu quyền sử dụng; . 9 -Danh mục: Gồm các danh mục tham chiếu nh: danh mục tài khoản, chứng từ kế toán, đối tợng pháp nhân đối tợng tập hợp . -Cập nhật chứng từ: Là phần phục vụ cho việc cập nhật các chứng từ của các thành phần kế toán. Quy trình xử lý của phần mềm AFSYS 5.0 đợc mô tả bằng sơ đồ sau: B ớc 1 - Nhập đầu tiên kế toán các phần hành thực hiện. Căn cứ vào các chứng từ gốc nhận đợc, kế toán nhập các số liệu đó vào máy qua 2 màn hình cập nhật cho 2 nhóm chứng từ sau: -Cập nhật chứng từ: tiền mặt, ngân hàng, vay, công nợ, chi phí, khác. -Cập nhật hoá đơn: nhập vật liệu công cụ dụng cụ, xuất vật liệu công cụ dụng cụ,nhập hàng hoá - sản phẩm, xuất hàng hoá - sản phẩm. Màn hình cập nhật chứng từ kế toán nói chung đều có cùng một giao diện giống nhau, ph- ơng pháp cập nhật và các thao tác trong khi cập nhật đều nh nhau, chỉ khác nhau ở mã chứng từ. Màn hình cập nhật có một số yếu tố cơ bản sau: *Các thông tin ban đầu: Loại chứng từ ngày chứng từ, số chứng từ, đối tợng pháp nhân, mã khoản mục chi phí, mã đối tợng tập hợp, diễn giải . *Chi tiết mặt hàng: Mã hàng hoá, tên hàng hoá, đơn vị tính, số lợng, đơn giá số tiền . 10 Chứng từ ban đầu Nhập dữ liệu vào máy tính Xử lý tự động theo chương trình Sổ kế toán tổng hợp Sổ kế toán chi tiết Các báo cáo kế toán