PHẦN 1 THIẾT lập mặc ĐINH

F -X C h a n ge F -X C h a n ge N y to k lic c PH N – THI T L P M C I – THÔNG TIN D NH ÁN 1/ File/ Info/ Project Infomation/ Advanced Properties Nh p tên d án, ng i qu n lý, công ty… u ý: Ph n ch in nghiêng, in m d qu n lý sau Page d o m o o c u -tr a c k C w w w d o m C lic k to ÀM TÀI CAP/GXD – MICROSOFT PROJECT 2010 w w w bu bu y N O W ! PD O W ! PD c u -tr a c k c F -X C h a n ge F -X C h a n ge N y to k lic c 2/ Project/ Project Infomation Khai báo ngày b t u – Start date (ho c k t thúc – Finish date) d ki n c a d án Ch n ngày hi n hành Current date (m c th ch n b ng ngày khác nh l y b ng ngày c a máy tính, có Ch n lo i l ch áp d ng cho d án Calendar (xem thêm III) II – THÔNG S OPTIONS File/ Options/ … 1/ … = Ganarel - Trong Default view b n có th ch n hình m c nh xu t hi n b n m MP Ví d hình d i ch n m c nh xu t hi n c a s Gantt Timline - Trong Date format b n ch n u ý: Ph n ch in nghiêng, in m nh d ng ngày quen thu c mà b n hay dùng Page d o m o o c u -tr a c k C w w w d o m C lic k to ÀM TÀI CAP/GXD – MICROSOFT PROJECT 2010 w w w bu bu y N O W ! PD O W ! PD c u -tr a c k c F -X C h a n ge F -X C h a n ge N y to k lic c 2/ … = Display - Calendar type m c nh lo i l ch d dùng nên không c n thay i ng (Gregorian Calendar) mà hay - Trong Currence b n có th ch n lo i n v ti n t s d ng d án, hình minh h a ch n VN ; b n có th thay th bi u t ng n v ti n t Symbol (d = = ); b n có th ch n n v sau d u ph y Decimal digits, hình minh h a ch n u ý: Ph n ch in nghiêng, in m Page d o m o o c u -tr a c k C w w w d o m C lic k to ÀM TÀI CAP/GXD – MICROSOFT PROJECT 2010 w w w bu bu y N O W ! PD O W ! PD c u -tr a c k c F -X C h a n ge F -X C h a n ge N y to k lic c 3/ … = Schedule - Week start on: ch n ngày b t u tu n m i cho d án - Fiscal year starts in: ch n n m tài (tài khóa) b t m Thơng th ng tháng d ng l ch - Default start time/ end time: ch n th i m b t minh h a làm t 8h sáng n 5h chi u u b ng tháng c a u/ k t thúc ngày làm vi c Hình - Xác nh s gi làm vi c ngày (Hours per day), s gi làm vi c tu n (Hours per week), s ngày làm vi c tháng (Days per month) - Xác nh ki u n v tài nguyên th p phân (Decimal) hay % (Percentage) Show assignment unit as a u ý: Ph n ch in nghiêng, in m Page d o m o o c u -tr a c k C w w w d o m C lic k to ÀM TÀI CAP/GXD – MICROSOFT PROJECT 2010 w w w bu bu y N O W ! PD O W ! PD c u -tr a c k c F -X C h a n ge F -X C h a n ge N y to k lic c - M c nh cách t o công vi c m i New tasks created t ng (Auto schedule) hay th công (Manual schedule) Nên ch n Auto quen thu c v i phiên b n MP tr c - L a ch n th i m tính ti n c a d án theo ngày b t u (Project start date) hay ngày hi n t i (Current date) Auto schedule tasks scheduled on - L a ch n n v th i gian d án Duration is entered in (thông th ng ch n ngày) n v công vi c d án Work is entered in (thông th ng ch n gi công) - Ch n nh d ng công vi c Default task type (Ch n Fix Duration – ây a ch n ph bi n Vi t Nam, xem thêm IV) ch n New task are effort – driven N u Không b b n thay i tài nguyên cho công vi c th i gian s c MP t ng tính toán l i cho phù p, ây i r t hay g p a b n làm vi c v i MP (xem thêm IV) ch n Autolink inserted or moved tasks N u Khơng b b n chèn thêm hay di chuy n v trí cơng tác MP s t ng n i chúng l i m c dù u khơng phù h p ch n Task will always honor their constraint dates N u Không b MP s tuân tuân th ràng bu c mà không c n quan tâm n th c t th c hi n - Ch n ch On Calculator project after each edit tốn l i có s thay i D án ln c tính - B ch n Update task status updates resource status (trong giai n l p k ho ch, ang l p d li u ban u, ch a ki m soát o l ng ti n trình hay c p nh t nên lo i b c m này) - L a ch n chi phí c phí c nh c tính phân b (Prorated), b t u công vi c (Start) hay k t thúc công vi c (Finish) Default fixed cost accrual u ý: Ph n ch in nghiêng, in m Page d o m o o c u -tr a c k C w w w d o m C lic k to ÀM TÀI CAP/GXD – MICROSOFT PROJECT 2010 w w w bu bu y N O W ! PD O W ! PD c u -tr a c k c F -X C h a n ge F -X C h a n ge N y to k lic c u ý: Ph n ch in nghiêng, in m Page d o m o o c u -tr a c k C w w w d o m C lic k to ÀM TÀI CAP/GXD – MICROSOFT PROJECT 2010 w w w bu bu y N O W ! PD O W ! PD c u -tr a c k c F -X C h a n ge F -X C h a n ge N y to k lic c 4/ … = Save Ch n ch t ng l u d án ang th c hi n sau th i gian nh t nh Auto save every (gi s hình minh h a 10 phút) phòng ang làm d án c bu i mà g p s c , quên không l u khơng ph i ng i “cày” u ý: Ph n ch in nghiêng, in m Page d o m o o c u -tr a c k C w w w d o m C lic k to ÀM TÀI CAP/GXD – MICROSOFT PROJECT 2010 w w w bu bu y N O W ! PD O W ! PD c u -tr a c k c F -X C h a n ge F -X C h a n ge N y to k lic c 5/ … = Advanced ch n Set AutoFilter on for new projects N u Không nh p d li u có th m t s d li u s b l c không xu t hi n, ó b n s g p nhi u r c i - ch n Open last file on startup N u Không b n kh i ng MP file án g n nh t s c m ( u nhi u làm “l ” m t thông tin quan tr ng c a d án khác) - B ch n Automatically add new resouces and tasks N u Khơng b MP s t ng thêm vào ngu n l c cơng vi c r t phi n ph c Vì mu n o qu n lý công vi c c ng nh tài nguyên d án u ý: Ph n ch in nghiêng, in m Page d o m o o c u -tr a c k C w w w d o m C lic k to ÀM TÀI CAP/GXD – MICROSOFT PROJECT 2010 w w w bu bu y N O W ! PD O W ! PD c u -tr a c k c F -X C h a n ge F -X C h a n ge N y to k lic c - L a ch n cách hi n th th i gian (phút, gi , ngày, tháng, n m d án Display options for this project - L a ch n cách tính toán EVM d án Earn Value Option for this project (Xem thêm tài li u Ki m soát d án b ng EVM) - L a ch n s ngày d tr (slack) c a m t công vi c MP tính tốn cơng tác ng Theo m c nh lý thuy t l y b ng Tuy nhiên b n có th thay i 1,2,3 tùy theo m c an toàn cho công vi c Task are critical if slack is less than or equal to u ý: Ph n ch in nghiêng, in m Page d o m o o c u -tr a c k C w w w d o m C lic k to ÀM TÀI CAP/GXD – MICROSOFT PROJECT 2010 w w w bu bu y N O W ! PD O W ! PD c u -tr a c k c F -X C h a n ge F -X C h a n ge N y to k lic c III – NH D NG L CH Vi c t o m t nh d ng l ch riêng cho riêng m i (công ty) r t c n thi t Vì m i m t d án yêu c u m t l ch làm vi c khác nhau, m i công ty yêu c u t l ch làm vi c khác Ví d nh m t d án kéo dài nhi u n m thi t l p ch làm vi c theo ngày t không h p lý, hay Vi t Nam th ng ngh t s ngày t t nh 30/4 – 1/5, 2/9, gi t …Do ó nh t thi t ph i t o l ch phù h p v i d án 1/ T o l ch làm vi c riêng Project/ Change Working Time u ý: Ph n ch in nghiêng, in m Page 10 d o m o o c u -tr a c k C w w w d o m C lic k to ÀM TÀI CAP/GXD – MICROSOFT PROJECT 2010 w w w bu bu y N O W ! PD O W ! PD c u -tr a c k c F -X C h a n ge F -X C h a n ge N y to k lic c t o l ch m i nh n ch n Create New Calendar ó s có l a ch n T o m i – Create new base calendar ho c T o m t b n l ch chép – Make a copy of Standard c a MP s n có (Standard, 24 hours, Night Shift) n có th t tên cho ch m i Hình minh h a t tên l ch m i GXD Sau nh p OK B n s th y c a s g n gi ng ban u nh ng gi For Calendar GXD Sau ó b n ti p t c thi t l p cài t cho l ch m i u ý: Ph n ch in nghiêng, in m Page 11 d o m o o c u -tr a c k C w w w d o m C lic k to ÀM TÀI CAP/GXD – MICROSOFT PROJECT 2010 w w w bu bu y N O W ! PD O W ! PD c u -tr a c k c F -X C h a n ge F -X C h a n ge N y to k lic c Ch n Work weeks/ Details ch n ngày s làm vi c c a tu n d án (ví d làm c th ch nh t) sau ó ch n Set day(s) to these specific working times r i khai báo th i gian làm vi c c a buôi sáng chi u (From to) Sau xong b m OK N u b n mu n ch n b t k ngày c nh ngh tồn án (ví d th ch ng h n), b n ch vi c ch n Thursday r i ch n Set days to nonworking time OK u ý: Ph n ch in nghiêng, in m Page 12 d o m o o c u -tr a c k C w w w d o m C lic k to ÀM TÀI CAP/GXD – MICROSOFT PROJECT 2010 w w w bu bu y N O W ! PD O W ! PD c u -tr a c k c F -X C h a n ge F -X C h a n ge N y to k lic c Gi b n mu n t o l ch ngh cho d án vào ngày ngh l t t nh k ho c ngày c bi t ó (ví d ngh bu i sáng ngày ó di n t p phòng cháy ch a cháy ch ng h n) b n làm nh sau: Ch n Exceptions, ch n ngày ngh (Ví d 2/9) nh p vào tr ng Name tên ngày ngh sau ó ch n Detail ch n ngh - Noneworking ho c làm ph n c a ngày Workingtime (nh Ví d ngày Di n t p phòng cháy ch a cháy 19/9 ngh bu i sáng) Gi s nh d án có ngày (Ví d sáng th 2) ngh l p i l p l i hàng tu n (Weekly) ho c hàng tháng (Monthly) ho c hàng n m (Yearly) Recurrence pattern ho c kho ng th i gian nh t nh t nh ó b ng cách ch n t Randge of recurrence Sau nh d ng l ch xong mà ph n th hi n s ngang không th y l ch a t o b n click úp chu t vào thành th i gian (Timescale), ch n Non-working time ch n l ch v a t o u ý: Ph n ch in nghiêng, in m Page 13 d o m o o c u -tr a c k C w w w d o m C lic k to ÀM TÀI CAP/GXD – MICROSOFT PROJECT 2010 w w w bu bu y N O W ! PD O W ! PD c u -tr a c k c F -X C h a n ge F -X C h a n ge N y to k lic c 2/ L u l ch vào danh sách l ch hi n hành c a MP Vi c t o m t l ch chung cho t t c d án c a công ty vi c t t y u Th nên sau t o c l ch chu n B n có th l u l i s d ng cho d án khác mà không ph i khai báo l i B n th c hi n nh sau: File/ Info/ Organizer/ Calendar s hi n b n ch c n ch n l ch GXD bên khung bên ph i Project r i n Copy l u sang c t Global.MPT Và d án sau b n ch c n ch n l ch GXD có s n Change working time OK ^^ IV – LO I CÔNG VI C 1/ Lo i công vi c Trong MP gi a Work, Unit, Duration liên h b ng công th c sau: Work = Duration x Units (*) Theo công th c n u nh nh p vào t ng gi công (Work) s siowf công s d ng cho ngày làm vi c (Units) MP s t ng tính Duration (Tr i tốn l p 1: bi t i l ng s tìm gia i l ng l i ^^) u ý: Ph n ch in nghiêng, in m Page 14 d o m o o c u -tr a c k C w w w d o m C lic k to ÀM TÀI CAP/GXD – MICROSOFT PROJECT 2010 w w w bu bu y N O W ! PD O W ! PD c u -tr a c k c F -X C h a n ge F -X C h a n ge N y to k lic c công th c mà MP m i s n sinh lo i công vi c khác Khi ch n c nh m t i l ng (ho c Fixed Work, ho c Fixed Duration, ho c Fixed Units) i l ng l i s thay i t ng ng theo công th c (*) lo i công vi c ó là: - Fixed duration (c nh th i gian th c hi n) - Fixed work (c nh t ng s công vi c th c hi n) - Fixed units (c nh tài nguyên n v th c hi n công vi c) Trong ph n THI T L P OPTIONS (File/ Option/ Schedule) b n ã th y m c nh a lo i công vi c Default task type Fixed Unit – ây m t hình th c ph bi n c a n c phát tri n Vì ó trình lao ng n ng su t c a nhân cơng th ng c c l ng xác n nh ó ng i ta u tiên ki m sốt tài ngun n v - Units Còn Vi t Nam có thói quen l p ti n th ng c l ng tr c th i gian th c hi n công vi c r i m i phân b tài nguyên Khi tài nguyên không m b o (cao ho c th p) s i u ch nh th i gian th c hi n công vi c cho s d ng tài nguyên hi u qu Nói tóm l i, Vi t Nam có thói quen ki m sốt th i gian th c hi n công vi c – Duration 2/ Tìm hi u v Effort Driven ây v n nhé” t ng i khó hi u nên b n c n ck hi u sâu s c h n Trong ph n THI T L P OPTIONS (File/ Option/ Schedule) ã khuy n cáo b n ch n New task are effort driven T i nên B ch n??? Thu c tính Effort – driven n u c ch n s nh h ng n công vi c sau l n u nh p tài nguyên mu n nh p thêm hay xóa b tài nguyên kh i công vi c MP gi nguyên s công (Work) thay i ngu n l c ã gán cho công vi c Khi n thêm vào hay rút b t nhân l c (Units) kh i m t công vi c MP s kéo dài hay rút ng n th i gian th c hi n c a cơng vi c ó Khi ch n thu c tính Effort – driven b n gán xong ngu n l c hay nhi u ngu n l c cho công vi c Effort – driven s c áp d ng ó cơng s khơng thay i cho dù b n có thay i ngu n l c u ý: Ph n ch in nghiêng, in m Page 15 d o m o o c u -tr a c k C w w w d o m C lic k to ÀM TÀI CAP/GXD – MICROSOFT PROJECT 2010 w w w bu bu y N O W ! PD O W ! PD c u -tr a c k c F -X C h a n ge F -X C h a n ge N y to k lic c Ví d : u b n gán l n u tiên ngu n l c toàn th i gian cho m t cơng vi c có th i gian th c hi n ngày, MP s tính tốn m i ngu n l c làm vi c 24 h công (24 = 8h x ngày) hay t ng c ng 72 h công (72 = x 8h x ngày) cho c ngu n c u công vi c b n gán l n u tiên ngu n l c toàn th i gian s gi cơng t ng c ng 48 h công (48 = x 8h x 3ngày) Sau ó b n l i gán thêm t ngu n l c n a toàn th i gian cho cơng vi c Khi ó MP v i tính n ng Effort – driven s gi nguyên s h công 48 h công u ch nh m i ngu n l c làm vi c 16 h công Lúc th i gian th c hi n công vi c s rút xu ng ch ngày u gi ng nh trên, nh ng ch n thêm lo i công vi c Fixed duration sau thêm vào ngu n l c , t ng s công v n 48h công, th i gian làm vi c v n ngày, lúc m i ngu n l c s làm vi c 16h công ngày (hay 5,33 h cơng/1 ngày) Nói cách khác ngu n l c bây gi s làm bán th i gian (x p x 66%) hồn thành cơng vi c ví d s th y r ng Effort – driven ho t work? Chúng ho t ng hoàn tồn ng có v gi ng v i Fixed c l p C n phân bi t rõ ràng - V i Task type, s thay u c gi c nh ây: i v i hai thành ph n l i cơng th c (*) - V i Effort – driven, s x y v i th i gian (duration) tài nguyên n v (resource unit) thêm hay b t ngu n l c kh i m t công vi c (nh ví d trên) u s x y k t h p c Effort – driven Task type? - Khi ch n Fixed Work Effort – driven MP tính tốn theo Effort – driven - Khi ch n Fixed Units Effort – driven MP s u ch nh th i gian th c hi n b n thêm hay b b t ngu n l c kh i công vi c d ng n mu n xem xét vi c thêm ng i làm gi m b t th i gian th c hi n công vi c u ý: Ph n ch in nghiêng, in m Page 16 d o m o o c u -tr a c k C w w w d o m C lic k to ÀM TÀI CAP/GXD – MICROSOFT PROJECT 2010 w w w bu bu y N O W ! PD O W ! PD c u -tr a c k c F -X C h a n ge F -X C h a n ge N y to k lic c - Khi ch n Fixed Duration Effort – driven MP s thay i cách làm vi c (s a t ng ngu n l c) thay i ngu n l c (nh ý c a Ví d trên) d ng n mu n xem xét vi c gi m nh công vi c cho m t s ng i d án hay b n n thi t giao thêm vi c bán th i gian cho m t s ng i m nhi m thêm công vi c khác có g i m cho b n ý t ng khơng? Tuy có tác d ng hay nh trên, nh ng Effort – driven ch n i ây lý mà Effort – driven không th s d ng c khuyên c: - Các cơng vi c khơng c tính c xác s công ây mà n hay làm, ó gán ngu n l c th i gian tính cơng (th d n) - i v i cơng vi c ph c t p: thêm ngu n l c ch a ch c công vi c ã c rút ng n th i gian, ngu n l c thêm vào c n th i gian tìm hi u ho c làm quen (ví d nh thêm m t ng i th làm s t vào i p lát ch a ch c công vi c s nhanh h n, ng i th làm s t ó ph i m t th i gian h c h i m i có th p lát c) u ý: Ph n ch in nghiêng, in m Page 17 d o m o o c u -tr a c k C w w w d o m C lic k to ÀM TÀI CAP/GXD – MICROSOFT PROJECT 2010 w w w bu bu y N O W ! PD O W ! PD c u -tr a c k c ... nghiêng, in m Page 11 d o m o o c u -tr a c k C w w w d o m C lic k to ÀM TÀI CAP/GXD – MICROSOFT PROJECT 2 010 w w w bu bu y N O W ! PD O W ! PD c u -tr a c k c F -X C h a n ge F -X C h a n ge N... Page 16 d o m o o c u -tr a c k C w w w d o m C lic k to ÀM TÀI CAP/GXD – MICROSOFT PROJECT 2 010 w w w bu bu y N O W ! PD O W ! PD c u -tr a c k c F -X C h a n ge F -X C h a n ge N y to k lic c -. .. m o o c u -tr a c k C w w w d o m C lic k to ÀM TÀI CAP/GXD – MICROSOFT PROJECT 2 010 w w w bu bu y N O W ! PD O W ! PD c u -tr a c k c F -X C h a n ge F -X C h a n ge N y to k lic c - M c nh cách