HƯỚNG dẫn sử DỤNG TRELLO QUẢN lý CￔNG VIỆC c￁ nh￢n v￠ nh￳m

TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y TẾ CƠNG CỘNG Ban Cơng Nghệ Thơng Tin HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TRELLO QUẢN LÝ CƠNG VIỆC TẠI HSPH Hà nội, 2-2015 Lời Nói Đầu Trello công cụ giúp quản lý công việc hiệu quả, nhiều tổ chức, cá nhân sử dụng miễn phí trả phí Đặc biệt Trello tích hợp với account Google, Dropbox… cho miễn phí, nhà trường sử dụng hệ thống Email Google nên đăng ký sử dụng Trello thuận tiện Trello gồm thành phần sau:     Card: thẻ thông tin có Tiêu đề, Mơ tả dùng để lưu trữ cơng việc Một Card dùng để ghi cơng việc, tính sản phẩm, câu hỏi, ghi chú, … tùy cách sử dụng Mỗi Card có danh sách để bạn chia thông tin đầu việc nhỏ Mỗi Card bình luận, đính kèm tệp, hình ảnh để phục vụ cho việc trao đổi thành viên List: danh sách tổng hợp Card thuộc chung tình trạng tính chất khác Ví dụ: List Doing bao gồm card thực List Done chứa card hoàn thành Board: bảng, thường tương đương với dự án mảng cơng việc Trong Board có nhiều List chia theo tình trạng đầu việc dự án để tiện theo dõi Organization: tổng hợp Board thành viên tổ chức Trello cung cấp cho người dùng tính hữu dụng khác giúp di chuyển Board, chỉnh sửa Card tải nhanh tài liệu đính kèm (attachment)… Vì Trello cung cấp tính linh hoạt nên người dùng dùng quản lý cơng việc theo cách tự định nghĩa Tài liệu viết chủ yếu tập trung giới thiệu hướng người dùng vào quản lý công việc HSPH, thân tác giả tìm hiểu sử dụng Trello cho quản lý công việc nhóm nhỏ trường nên chắn tài liệu nhiều hạn chế Nhóm mong nhận góp ý độc giả để tài liệu hồn thiện hơn, đóng góp xin gửi địa email cntt@hsph.edu.vn Các tác giả Mục Lục Contents Lời Nói Đầu Mục Lục Đăng ký sử dụng Hướng dẫn sử dụng 2.1 Tạo tổ chức người dùng (Organization): 2.2 Tạo Board 2.3 Close Board 2.4 Mở lại Board bị đóng 2.5 Tạo danh sách công việc (list) 2.6 Tạo việc cụ thể (card) 10 2.7 Các thao tác với card 11 2.7.1 Add members 11 2.7.2 Đặt nhãn cho card 12 2.7.3 Tạo Check list 13 2.7.4 Tạo công việc check list: 14 2.7.5 Đặt deadline cho card 15 2.7.6 Đính kèm tài liệu cho card 15 2.7.7 Di chuyển, copy card 16 2.7.8 Viết comments cho card 18 2.8 Activity 19 Đăng ký sử dụng  Từ trình duyệt web nhập địa chỉ: http://trello.com  Click vào mục: Login  Chọn Login with Google  Nhập đầy đủ địa Email password cá nhân nhà trường cung cấp  Người dùng cần đồng ý share thông tin cách nhấp chuột vào nút “Chấp nhận”  Click vào nút tương ứng, chưa có account Trello người dùng click vào “Create a new Trello Account”  Nếu chưa có account Trello người dùng click vào “Create a new Trello Account”  Màn hình Trello sau tạo Account thành công Hướng dẫn sử dụng 2.1 Tạo tổ chức người dùng (Organization):  Click vào mục Create Organization  Đặt tên, mô tả, click vào nút Create  Sau tạo xong Organization người dùng chỉnh sửa Profile, tạo Boards, add members settings Chú ý:  Trello hỗ trợ add members nhiều cách tìm: Bằng Account, tên, địa Email…, Trello tích hợp với hệ thống Email Google nên để tìm người dùng trường cần tìm địa Email đầy đủ xác, ví dụ: cntt@hsph.edu.vn  Mỗi member người dùng gán cho quyền: Admin Normal, Admin làm thứ với Organization, Normal làm thứ trừ chỉnh sửa, xóa Organization chỉnh sửa, xóa Board Organization 2.2 Tạo Board  Click vào mục Create Board Organization tạo  Đặt tên cho Board  Add members:  Các members Board ngầm định gán members Organization phía trước, ngồi người dùng add thêm members cho Board cụ thể  Add thêm members cho Board, click vào mục Add Members  Nhập địa Email đầy đủ người cần tìm vào trắng  Chọn member cần add 2.3 Close Board  Trong Organization tạo nhiều Board, Board hồn thành, khơng cần dùng đến người dùng close Board, khơng xóa Thao tác sau:  Chọn Board cần close  Click vào Menu, chọn mục Close Board…  Chọn vào Close để khẳng định 2.4 Mở lại Board bị đóng  Click chuột vào nút Board góc bên trái cửa sổ Trello  Chọn mục See closed board  Click vào board cần mở lại  Chọn Re-open 2.5 Tạo danh sách công việc (list)  Click vào mục Add a list Organization/ Board tạo  Đặt tên cho list, click Save  Trong list có nhiều card, card cơng việc cụ thể 2.6 Tạo việc cụ thể (card)  Click vào mục Add a card  Nhập tên công việc, click nút Add 10 2.7 Các thao tác với card  Giao diện card 2.7.1 Add members  Add members cách click vào nút Members nhập địa Email đầy đủ người cần tìm vào Search Members, nhấn Enter 11 Chú ý:  Members card lựa chọn danh sách members Board phía trước 2.7.2 Đặt nhãn cho card  Mỗi card cơng việc cụ thể, người dùng dùng nhãn để phân loại công việc theo ý muốn  Cách thực hiện: Trong cửa sổ card, chọn Labels, chọn màu phù hợp 12 2.7.3 Tạo Check list Check list tập hợp việc nhỏ công việc (card), việc nhỏ check list tạo cho phép người dùng đánh dấu hoàn thành chưa hoàn thành Cách thực hiện:  Click vào nút Check list 13  Điền tên check list vào ô Title  Click Add 2.7.4 Tạo công việc check list:  Nhập tên việc  Click Add  Hoặc người dùng copy file word danh sách công việc paste vào mục Add an item, xuống dòng Enter word tách thành công việc check list  Khi cơng việc hồn thành, người dùng đánh dấu vào vng, đánh dấu cơng việc hồn thành 14 2.7.5 Đặt deadline cho card  Click vào Due date  Chọn ngày deadline  Click Save 2.7.6 Đính kèm tài liệu cho card  Người dùng đính kèm tài liệu file text, ảnh, pdf… cho card cách click vào nút Attachment 15  Người dùng xóa bỏ file Attachment 2.7.7 Di chuyển, copy card  Người dùng di chuyển, copy card sang nơi khác  Muốn bỏ card khỏi Board người dùng click vào nút Archive  Nếu card bị Archive, khơng hiển thị Board nữa, có admin Organnization khơi phục lại card bị Archive cách 16  Click vào mục Archive Items  Chọn card bị Archive  Chọn nút Send to Board 17 2.7.8 Viết comments cho card  Người dùng edit, xóa, reply comment Chú ý:  Các members thuộc Board xem thực tất hoạt động Board theo quyền phân Organization  Các members thuộc card có đầy đủ quyền Board, nhiên có thay đổi card members thuộc card gửi Email thông báo 18 2.8 Activity  Activity ghi chép tự động hệ thống, hoạt động người dùng hệ thống ghi lại khơng người dùng can thiệp Đây coi chứng hệ thống cho hoạt động nhóm  Activty theo Board 19  Activity theo card Chú ý:  Tại cửa sổ hệ thống, người dùng muốn trở hình ban đầu, cần click vào nút Trello  Hiện Trello có phiên chạy website phiên chạy thiết bị cầm tay sử dụng hệ điều hành iOS Android  Hỗ trợ hoàn toàn gõ Tiếng Việt Unicode 20 ... Nói Đầu Trello cơng cụ giúp quản lý công việc hiệu quả, nhiều tổ chức, cá nhân sử dụng miễn phí trả phí Đặc biệt Trello tích hợp với account Google, Dropbox… cho miễn phí, nhà trường sử dụng hệ... liệu viết chủ yếu tập trung giới thiệu hướng người dùng vào quản lý công việc HSPH, thân tác giả tìm hiểu sử dụng Trello cho quản lý cơng việc nhóm nhỏ trường nên chắn tài liệu nhiều hạn chế Nhóm... account Trello người dùng click vào “Create a new Trello Account”  Nếu chưa có account Trello người dùng click vào “Create a new Trello Account”  Màn hình Trello sau tạo Account thành công Hướng dẫn