Trong hơn 10 năm qua, từ khi nền kinh tế nước ta chuyển sang cơ chế thị trường, chúng ta đ• phải đối diện với hàng loạt vấn đề nảy sinh trong mọi lĩnh vực của nền kinh tế đang trong giai đoạn chuyển đổi. Trong đó có một vấn đề đ• và đang được giải quyết đó là hạch toán hoạt động thu chi, từ đó tính toán lỗ l•i của doanh nghiệp để làm căn cứ tính toán toán việc trả lương cho công nhân viên. Trước đây, trong cơ chế bao cấp vấn đề này chưa thực sự được quan tâm, bởi lẽ lúc đó nhà nước thực hiện quản lý kinh tế bằng các chỉ tiêu mang tính pháp lệnh. Cơ chế quản lý kinh tế của nhà nước là l•i nhà nước thu, lỗ nhà nước bù, tất cả hoạt động của doanh nghiệp nhằm thực hiện kế hoạch nhà nước giao đều dẫn đến tình trạng thua lỗ mặc dù trên báo cáo của các doanh nghiệp đều hoàn thành kế hoạch. Hiệu quả kinh tế không phải vấn đề mà doanh nghiệp quan tâm, vì thế chất lượng công việc, và tiền lương công nhân không được đánh giá đúng mức, tiền lương được tính và trả theo phương pháp bình quân. Trong bối cảnh hiện nay, lợi nhuận là mục tiêu hàng đầu của doanh nghiệp, vì vậy quản lý và sử dụng lao động một cách có hiệu quả đang là vấn đề hết sức cấp thiết. Quản lý lao động là một công việc rất quan trọng bởi vì lao động là yếu tố có tính chủ động, tích cực, ảnh hưởng trực tiếp và mạnh mẽ tới kết quả sản xuất. Mặt khác, nếu đứng trên góc độ kế toán, nhân tố lao động còn là một bộ phận của chi phí tiền lương. Việc tính toán tiền lương và thông qua cách trả lương, kế toán tiến hành quản lý lao động. Như vậy quản lý tiền lương ở các doanh nghiệp vừa đảm bảo việc quản lý vốn, đồng thời cũng góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất trong doanh nghiệp. Sau quá trình học tập tại lớp kế toán trưởng và tìm hiểu thực tiễn, đồng thời được sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy giáo, cô giáo trong khoa Kế toán, em đ• hoàn thành đề tài : Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương, các khoản tính trích theo lương và các biện pháp tăng cường quản lý quĩ lương tại nhà máy thuốc lá Thăng Long.
Lời mở đầu Trong hơn 10 năm qua, từ khi nền kinh tế nớc ta chuyển sang cơ chế thị trờng, chúng ta đã phải đối diện với hàng loạt vấn đề nảy sinh trong mọi lĩnh vực của nền kinh tế đang trong giai đoạn chuyển đổi. Trong đó có một vấn đề đã và đang đợc giải quyết đó là hạch toán hoạt động thu chi, từ đó tính toán lỗ lãi của doanh nghiệp để làm căn cứ tính toán toán việc trả lơng cho công nhân viên. Trớc đây, trong cơ chế bao cấp vấn đề này cha thực sự đợc quan tâm, bởi lẽ lúc đó nhà nớc thực hiện quản lý kinh tế bằng các chỉ tiêu mang tính pháp lệnh. Cơ chế quản lý kinh tế của nhà nớc là lãi nhà nớc thu, lỗ nhà nớc bù, tất cả hoạt động của doanh nghiệp nhằm thực hiện kế hoạch nhà nớc giao đều dẫn đến tình trạng thua lỗ mặc dù trên báo cáo của các doanh nghiệp đều hoàn thành kế hoạch. Hiệu quả kinh tế không phải vấn đề mà doanh nghiệp quan tâm, vì thế chất lợng công việc, và tiền lơng công nhân không đợc đánh giá đúng mức, tiền lơng đợc tính và trả theo phơng pháp bình quân. Trong bối cảnh hiện nay, lợi nhuận là mục tiêu hàng đầu của doanh nghiệp, vì vậy quản lý và sử dụng lao động một cách có hiệu quả đang là vấn đề hết sức cấp thiết. Quản lý lao động là một công việc rất quan trọng bởi vì lao động là yếu tố có tính chủ động, tích cực, ảnh hởng trực tiếp và mạnh mẽ tới kết quả sản xuất. Mặt khác, nếu đứng trên góc độ kế toán, nhân tố lao động còn là một bộ phận của chi phí tiền lơng. Việc tính toán tiền lơng và thông qua cách trả lơng, kế toán tiến hành quản lý lao động. Nh vậy quản lý tiền lơng ở các doanh nghiệp vừa đảm bảo việc quản lý vốn, đồng thời cũng góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất trong doanh nghiệp. Sau quá trình học tập tại lớp kế toán trởng và tìm hiểu thực tiễn, đồng thời đợc sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy giáo, cô giáo trong khoa Kế toán, em đã hoàn thành đề tài : Hoàn thiện công tác kế toán tiền lơng, các khoản tính trích theo lơng và các biện pháp tăng cờng quản lý quĩ lơng tại nhà máy thuốc lá Thăng Long. Do thời gian tìm hiểu thực tế và điều kiện có hạn 1 của chuyên đề, em không có tham vọng đi sâu phân tích từng chi tiết cụ thể mà chỉ xin đợc trình bày những nôị dung cơ bản của công tác kế toán tiền l- ơng, từ đó đa ra một số biện pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lơng và các khoản tính trích theo lơng của nhà máy Thuốc lá Thăng Long. 2 Nội dung của chuyên đề gồm 3 phần Phần 1 : lý luận chung về công tác kế toán tiền l- ơng và các khoản tính trích theo lơng trong các doanh nghiệp. Phần 2 : Thực trạng công tác kế toán tiền lơng và các khoản tính trích theo lơng tại nhà máy thuốc lá Thăng Long. Phần 3 : Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lơng và các khoản tính trích theo l- ơng tại nhà máy thuốc lá Thăng Long. 3 Phần I - lý luận chung về tổ chức hạch toán tiền lơng và các khoản tính trích theo lơng trong các doanh nghiệp I. Những khái niệm cơ bản- các nguyên tắc quản lý quĩ lơng và các hình thức trả lơng trong doanh nghiệp 1.1 Những khái niệm cơ bản * Tiền lơng Khái niệm về tiền lơng đã có từ rất lâu nhng chỉ đến khi chủ nghĩa t bản ra đời nó mới trở thành một khái niệm mang tính phổ thông rộng rãi, nhằm che dậy bản chất bóc lột của chủ nghĩa t bản. Đến khi chủ nghĩa xã hội ra đời, với những quan điểm hoàn toàn trái ngợc với chủ nghĩa t bản, nhất là quan điểm về sở hữu, tiền lơng đợc hiểu một cách thống nhất nh sau : Về thực chất tiền lơng dới chủ nghĩa xã hội là một phần thu nhập quốc dân biểu hiện dới hình thức tiền tệ, đợc nhà nớc phân phối có kế hoạch cho công nhân viên cho phù hợp với số lợng và chất lợng lao động của mỗi ngời đã cống hiến. ở nớc ta, quan niệm trên đã tồn tại trong một thời gian rất dài. Khi hệ thống xã hội chủ nghĩa sụp đổ, để tồn tại, đất nớc ta đã phải cải cách toàn diện trên mọi lĩnh vực, đặc biệt là trong lĩnh vực t tởng. Quan niệm về tiền l- ơng cũng đợc thay thế một cách căn bản : Tiền lơng là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động, là giá cả của yếu tố sức lao động mà ngời sử dụng phải trả cho ngời cung ứng sức lao động, tuân theo nguyên tắc cung cầu, giá cả thị trờng và pháp luật hiện hành của nhà nớc. Tiền lơng có 5 chức năng cơ bản : - Chức năng tái sản xuất sức lao động. - Chức năng đòn bẩy kinh tế. - Chức năng làm công cụ quản lý của nhà nớc. - Chức năng điều tiết lao động. - Chức năng đo hap phí lao động xã hội. 4 Các khoản tính trích theo lơng Bao gồm : - Bảo hiểm xã hôị: Là khoản mà cán bộ công nhân viên đợc hởng trong trờng hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, tử tuất . - Bảo hiểm y tế: Là sự trợ cấp về y tế cho những ngời tham gia đóng bảo hiểm giúp họ trang trải một phần nào đó tiền khám chữa bệnh, viện phí, thuốc thang. - Kinh phí công đoàn: Là nguồn kinh phí của một tổ chức đoàn thể đại diện cho ngời lao động, đây là tổ chức nói lên tiếng nói chung của ngời lao động, bảo vệ ngời lao động. ngoài chức năng duy trì hoạt động của tổ chức nguồn kinh phí này còn đợc chi để thăm hỏi ngời ốm, trợ cấp khó khăn. Bởi vậy, tiền lơng và các khoản tính trích theo lơng cần đợc kế toán cẩn thận và chính xác vì : + Tiền lơng là bộ phận của chi phí sản xuất, nó gắn với mục tiêu hàng đầu là lợi nhuận. + Tiền lơng là khoản chi phí đặc biệt, nó chính là phơng tiện tạo ra giá trị mới, bởi chính nó là động lực, là mục đích của ngời cung ứng sức lao động. * Nhiệm vụ hạch toán tiền lơng và các khoản tính trích theo lơng - Tổ chức ghi chép, phản ánh và tổng hợp một cách trung thực, kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình hiện có và sự biến động về số lợng, chất l- ợng lao động, tình hình sử dụng thời gian và kết quả lao động. Tính toán chính xác kịp thời theo đúng chế độ các khoản tiền lơng, thởng, phụ cấp, trợ cấp phải trả ngời lao động. Phản ánh kịp thời đầy đủ tình hình thanh toán các khoản trên. Thực hiện việc kiểm tra tình hình huy động và sử dụng lao động, tình hình chấp hành các chính sách, chế độ về lao động, tiền lơng và các khoản trích theo lơng. và tình hình sử dụng quĩ lơng, quĩ bảo hiểm xã hội tại doanh nghiệp. - Tính và phân bổ một cách chính xác đúng đối tợng các khoản tiền lơng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. và chi phí sản xuất kinh 5 doanh, hay thu nhập của các đơn vị bộ phận sử dụng lao động. Hớng dẫn kiểm tra giám sát việc thực hiện đầy đủ, chính xác các chế độ ghi chép ban đầu về lao động tiền lơng và các khoản trích theo lơng. Hớng dẫn việc mở sổ, thẻ kế toán chi tiết và ghi chép phản ánh vào sổ, thẻ theo đúng chế độ. - Lập các báo cáo lao động tiền lơng và các khoản trích theo lơng thuộc trách nhiệm của kế toán. Phân tích tình hình sử dụng lao động tình hình sử dụng quĩ lơng. Đề xuất các biện pháp nhằm khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động, đấu tranh chống những hành vi vô kỷ luật vi phạm chế độ chính sách. Cung cấp các thông tin về lao động tiền lơng cho bộ phận quản lý một cách kịp thời. 1.2 Các nguyên tắc quản lý quĩ lơng và các khoản trích theo lơng Quĩ lơng của doanh nghiệp là toàn bộ số tiền doanh nghiệp trích ra từ doanh thu để trả lơng cho toàn bộ cán bộ công nhân viên thuộc quyền quản lý của doanh nghiệp. Đứng trên góc độ kế toán thì quĩ lơng của doanh nghiệp gồm tiền lơng chính và tiền phụ. Một vẫn đề hết sức quan trọng trong vấn đề tiền lơng của doanh nghiệp là quản lý quĩ lơng. Để xác định quĩ lơng của doanh nghiệp, các cán bộ quản lý quĩ lơng chủ yếu dựa trên các qui định của nhà nớc nh sau : - Qui định về đơn giá lơng của công nhân sản xuất các sản phẩm trọng yếu, sản phẩm đặc thù, sản phẩm do nhà nớc định giá. - Quyết định đơn giá tiền lơng cho một số sản phẩm trọng yếu sản phẩm đặc thù của, bộ ngành địa phơng quản lý, tuỳ theo yêu cầu quản lý các bộ ngành, địa phơng. - Hớng dẫn chung của doanh nghiệp sẽ xác định đơn giá đối với các sản phẩm còn lại, nhng phải đăng ký với cơ quan nhà nớc. * Phơng pháp tính đơn giá tiền lơng theo đơn vị sản phẩm : Đ G = T x LCB Trong đó : Đ G : đơn giá tiền lơng tính theo đơn vị sản phẩm 6 T : hao phí thời gian lao động để làm ra sản phẩm LCB: lơng cấp bậc Trong doanh nghiệp, quĩ bảo hiểm xã hội phải đóng bằng 20 % so với tổng quĩ lơng cấp bậc cộng phụ cấp ( nếu có ). Cơ cấu quĩ gồm : - 15 % tiền lơng cấp bậc của toàn bộ cán bộ công nhân viên nhà máy sẽ do ngời sử dụng lao động đóng góp và đợc tính vào chi phí nhân công trực tiếp. - 5 % còn lại do ngời lao động đóng góp thông qua hình thức khấu trừ lơng. Bảo hiểm y tế có mức đóng góp là 3 % lơng cấp bậc trong đó 2 % đợc đa vào chi phí và 1 % khấu trừ lơng công nhân. Kinh phí công đoàn đợc trích theo quĩ lơng thực chi trong doanh nghiệp bao gồm 2 % đều do ngời sử dụng lao động đóng. Công đoàn cơ sở phải nộp hết 2 % lên cho cấp trên sau đó trên sẽ cấp lại một nửa cho việc chi tiêu ở cơ sở. 1.3 Các hình thức trả lơng trong doanh nghiệp a. Trả lơng theo thời gian : gồm hai hình thức - Chế độ trả lơng theo thời gian đơn giản : tiền lơng nhận đợc của mỗi ngời công nhân do mức lơng cấp bậc cao hay thấp và thời gian làm việc nhiều hay ít quyết định. - Hình thức trả lơng theo thời gian có thởng : lấy lơng tính theo thời gian cộng tiền thởng. b. Trả lơng theo sản phẩm : gồm 6 hình thức - Tiền lơng theo sản phẩm trực tiếp cá nhân - Tiền lơng theo sản phẩm tập thể - Tiền lơng theo sản phẩm gián tiếp - Trả lơng khoán - Trả lơng theo sản phẩm có thởng II. Tổ chức kế toán chi tiết tiền lơng và các khoản trích theo lơng 7 2.1 Kế toán chi tiết tiền lơng - Hạch toán số lợng lao động : nhằm cung cấp những thông tin về số l- ợng, kết cấu lao động trong doanh nghiệp để tổ chức hạch toán lơng và thanh toán với ngời lao động. - Hạch toán thời gian lao động : Phản ánh kịp thời, chính xác số ngày công, giờ công làm việc thực tế, hoặc ngừng sản xuất, nghỉ việc của từng đơn vị, phòng ban. Gồm các chứng từ : . Bảng chấm công : đợc lập chi tiết cho từng bộ phận và đợc dùng trong một tháng. . Phiếu làm thêm giờ hoặc làm đêm . Phiếu nghỉ việc do các lý do tạm thời khác nhau - Hạch toán kết quả lao động : Đa ra đợc các chỉ tiêu về số lợng và chất lợng sản phẩm hoặc khối lợng công việc hoàn thành của từng ngời, từng bộ phận. - Tính lơng và lập bảng thanh toán lơng. Trong trờng hợp cấp bậc công việc đợc giao bằng cấp bậc kỹ thuật: Bớc 1 : Tính tiền lơng theo cấp bậc và thời gian làm việc của từng công nhân. Bớc 2 : Xác định hệ số điều chỉnh của tổ bằng cách lấy tổng tiền lơng đợc lĩnh chia cho tổng tiền lơng tính theo cấp bậc và thời gian làm việc. Bớc 3 : Tính tiền lơng cho từng ngời bằng cách lấy hệ số điều chỉnh nhân tiền lơng theo cấp bậc và thời gian làm việc của mỗi công nhân. Trong trờng hợp cấp bậc công việc đợc giao không phù hợp cấp bậc kỹ thuật : Bớc 1 : Dựa trên số điểm chấm cho từng ngời tính ra tổng điểm Tổng điểm = ( Số điểm từng công nhân x Hệ số lơng từng công nhân) Bớc 2 : Đơn giá một điểm = Tổng tiền l ơng đ ợc lĩnh Tổng số điểm cả tổ Bớc 3 :Tiền lơng một công nhân = đơn giá một điểm x số điểm qui ra bậc 1 8 * Bảng thanh toán tiền lơng : do kế toán bộ phận lao động tiền lơng lập sau đó chuyển cho kế toán trởng ký duyệt. 2.2 Kế toán chi tiết các khoản trích theo lơng - Hạch toán chi tiết bảo hiểm xã hội gồm hai loại chứng từ là phiếu nghỉ hởng bảo hiểm xã hội và bảng thanh toán bảo hiểm xã hội. Ngoài ra có thể sử dụng sổ chi tiết tài khoản 3383 theo dõi các phát sinh bên Nợ _ Có của tài khoản để tiến hành kế toán tổng hợp. - Hạch toán chi tiết bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn. Kết thúc việc kế toán chi tiết tiền lơng và các khoản trích theo lơng là việc lập bảng phân bổ tiền lơng căn cứ vào các chứng từ gốc. 9 III. Tổ chức kế toán tổng hợp tiền lơng 2.1 Trên quan điểm coi lơng là chi phí 111,112 Thanh toán với công nhân 622,627 ______ 8____________ ______1_______ 141, 138, 338. 641, 642 ____6_______ ______2_______ 333 241, 821, 811 _________7__________ ________3______ 142, 335 ___________4______ 1. Tính ra tiền lơng phải trả công nhân sản xuất và nhân viên quản lý phân x- ởng. 2. Tính ra tiền lơng phải trả công nhân bán hàng và quản lý doanh nghiệp. 3. Tiền lơng phải trả tính phân bổ dần vào chi phí nhiều kỳ. 4. Tính ra tiền lơng phải trả cho công nhân hoạt động trong các hoạt động khác. 5. Trích trớc tiền lơng nghỉ phép hoặc phân bổ dần vào chi phí trong kỳ. 6. Khấu trừ các khoản phải thu hồi vào lơng công nhân viên. 7. Tính ra số thuế thu nhập phải nộp. 8. Thanh toán lơng với công nhân viên. 2.2 Trên quan điểm coi lơng là một bộ phận của thu nhập 10