KY NANG TRINH BAY

DONG HOI URBAN DEVELOPMENT PROJECT D ÁN PHÁT TRI N Ô TH NG H I COOPERATION SWITZERLAND-VIETNAM H P TÁC VI T NAM-TH Y S TRUNG TÂM PH BI N KI N TH C D ÁN PT T H K n ng trình bày Tháng 11, 2003 D a tài li u c a tr ng i h c Qu n lý Henley Vi n Công ngh Massachusetts Trung tâm Ph bi n Ki n th c - D án PT T H: K n ng Trình bày K THU T VÀ K N NG TRÌNH BÀY Trình bày m t ch đ có hi u qu , lơi cu n đ tình t phía ng c s ý đ ng i nghe, có th tóm t t khái ni m ph c t p b ng nh ng t ng đ n gi n k n ng c b n c a m i m t tr ng nhóm Trong tài li u này, b n s h c cách t o s đ ng tình t phía ng i nghe, trình bày m t ch đ có th lơi cu n khán gi làm cho h ch p nh n ý t ng c a b n Lý thuy t giao ti p Quá trình giao ti p bao g m y u t sau đây: • Ng i g i: • Ng i nh n: (nh ng) ng ng ng i g i m t thông p (ai) i nh n thơng p (nh ng i nh n) • Thông p: n i dung ho c m c đích (cái gì) • Mã tín hi u: ngơn ng mà thông p đ c g i đi: t ng , hình nh… • Kênh: Ph ng ti n mà b n ch n l a đ g i thông p (b ng cách nào): di n thuy t, vi t, chi u phim v.v • “Ti ng n”: Các c n tr kênh giao ti p (t ng sai, ti ng lóng, nghe không rõ v.v.) D án Phát tri n ô th ng H i Trung tâm Ph bi n Ki n th c - D án PT T H: K n ng Trình bày Chu n b Trình bày Chu n b tài li u trình bày: • Tài li u c n ph i đ c chu n b tr c m t vài ngày đ có th oi gian ki m tra l i tài li u c ng nh công c tr c quan tr • Chi n l c trình bày c trình bày ph i phù h p v i đ i t ng d ki n: tr gia mu n nghe v nh ng s , nhà khoa h c mu n nghe v nh ng l p lu n đ c ch ng minh, thành viên c a m t c ng đ ng mu n nghe v vai trò trách nhi m m c đ tham gia c a h vào m t d án v.v • L p dàn m t cách có lơ-gíc ghi nh ng m c a ph n trình bày c a b n • Ph i h p v i d ng c tr c quan, ch ng h n nh phim đèn chi u, b c nh l n, b ng tr ng v.v • N u b n c m th y c n thi t, hay ch đ trình bày mang m t s m quan tr ng có tính chi n l c, c n chu n b m t tài li u tham kh o đ phân phát Xây d ng chi n l c trình bày N i dung: • giáo d c, thông tin, thuy t ph c, hay … gi i trí? • Có chi ti t (h u ích) c n trình bày? Phong cách: • M c đ thu t ng k thu t? • Lơi cu n khán gi đ i trà hay gi i chuyên môn? D án Phát tri n ô th ng H i Trung tâm Ph bi n Ki n th c - D án PT T H: K n ng Trình bày C u trúc : Tr c ti p (D th c hi n h n) Các k t qu chính, kèm theo d n ch ng Tranh lu n , kèm theo d n ch ng Thông tin Thuy t ph c Gián ti p (Thông d ng h n) D n ch ng, đ n k t qu D n ch ng d n đ n tranh lu n Ch n l a c u trúc phù h p M t ph ng pháp h u ích đ c s d ng đ xây d ng tài li u trình bày c a b n phân tích t theo c p đ Nói đ n gi n, b n c n xác đ nh nh ng yêu c u t ng th m c cao nh t, sau phân lo i yêu c u thành t ng ph n nh h n, cho đ n b n có th đ t tiêu đ cho t chi u đ m b o tính liên t c c a ch đ ph i u ng ti n quan tr ng giúp b n u ch nh th i gian trình bày B n c ng có th phân lo i n i dung trình bày thành ch đ đ n gi n, trung bình ph c t p, b trí th i gian trình bày kho ng 1,3,6 phút cho t ng lo i, đó, b n c n chu n b kho ng 15 t chi u kho ng gi trình bày Ph n gi i thi : • Lơi cu n s quan tâm trình bày s liên quan c a ch đ đ i v i ng i nghe • Xây d ng m i quan h s tín nhi m đ i v i ng i nghe • Trình bày ch đ gi i thi u n i dung ch D án Phát tri n ô th ng H i ng trình Trung tâm Ph bi n Ki n th c - D án PT T H: K n ng Trình bày Thân bài: • H n ch vòng ph n ho c m • i u ch nh n i dung d a theo kh n ng nhu c u c a ng i nghe • B trí th i gian d a ch ng trình K t lu n: • Tóm t t m • L u ý h n ch • a ho t đ ng ti p theo T o d ng c tr c quan đ nâng cao hi u qu ph n trình bày c a b n S d ng phim đèn chi u: Các t m phim đèn chi u th B n có th thay đ i tr t t vi t tay Ph ng d làm không t n ho c u ch nh nhanh b ng cách ng pháp có đ tin c y cao s d ng công ngh đ n gi n Chi u b ng máy vi tính: Chi u b ng máy vi tính th ng có s c lơi cu n h n trơng hi n đ i h n Tuy nhiên, s d ng ph hay g p v n đ n u có nhi u ng phim đèn chi u d th ng trình ph n m n ng h p này, ph i chu n b phòng Ngồi ra, đèn chi u máy vi tính ng c n phòng t i, khơng ph i b t c c ng có rèm c a s Ph thi t b c ng k nh D án Phát tri n ô th ng H i ng i s d ng m t máy vi tính cách đ nh d ng khác nhau, ch khác v.v Trong tr ng pháp th m t phòng h p ng pháp ph i s d ng Trung tâm Ph bi n Ki n th c - D án PT T H: K n ng Trình bày Các g i ý s d ng phim đèn chi u ho c slide (t chi u cho máy vi tính): • S d ng d u ch m đ u câu thay đo n v n dài • a vào hình nh, bi u đ ho c b n v • i u ch nh c ch tu theo đ l n c a phòng Phòng r ng c n phơng ch l n h n • Khơng s d ng nh ng phơng ch khó đ c • Không đ nh d ng v n b n theo chi u d c • S d ng nh ng màu nh đ tránh vi c ng i nghe ch ý đ n hình th c h n n i dung • S d ng đ th thay cho b ng th ng kê s li • S d ng m t ki u khuôn m u • S d ng t i đa 60 t m t t chi u (ho c 30 t ti ng Anh) • Chú ý đ t t chi u v trí tr t t Tài li u tham kh o: Vi c chu n b tài li u đ tham kh o r t quan tr ng b n khơng có đ th i gian đ sâu vào v n đ b n mu n ng i nghe có tài li u v nh ng mà b n trình bày, ho c giúp ng i nghe t vi c u ch nh ho c s ghi lúc trình bày giúp cho d ng sau Ngoài ra, vi c phát tài li u tham kh o th hi n tính chun nghi p giúp c ng c thêm ph n trình bày c a b n Tài li u tham kh o c n ph i đ c phát tr c trình bày, đ ng i nghe có th b sung ghi chép c a h Các tài li u c ng có th c u nguy tr D án Phát tri n ô th ng h p m t n ho c thi t b b h ng ng H i Trung tâm Ph bi n Ki n th c - D án PT T H: K n ng Trình bày Áp phích: Áp phích th ng có tác d ng minh ho giúp c ng c ph n trình bày c a b n Khơng nên đ t áp phích đ tránh vi c ng đ ng phòng h p i nghe b phân tán mà nên đ t i nghe có th xem gi gi i lao, tr bên c ho c sau ng bao g m bi u đ , tranh ph n trình bày Áp phích th nh v i câu thích ng n c n cung c p nhi u chi ti t h n ph n trình bày c a b n i v i câu thích, c n l u ý không nên màu mè Ki m tra phòng h p: • Ki m tra phòng h p nh t hai gi tr • c trình bày a m có đ l n đ có th s d ng d ng c tr c quan nh đèn chi u hay không? • Màn hình có đ l n đ nh ng ng i ng i sau v n có th đ c? • V trí c a b n lúc trình bày nh th nào: b đ ng, sau bàn? ng i hay đ ng? • H th ng âm ho t đ ng t t khơng? • Tài li u trình bày c a b n s n sàng đ y đ ch a? • Các v n phòng ph m khác (bút, bút vi t b ng) đ y đ ch a? C n ki m tra vi c l p đ t th tr d ng trình bày tr c thi t b đ cs c cu c h p R t khó ch u n u nh m i nói câu đ u tiên c a ph n trình bày b n ph i d ng l i đ s a l i hình hay u ch nh đèn chi u Chu n b bóng đèn chi u d phòng tr ng h p bóng b cháy, áp phích c ng s c n thi t lúc b n mu n s d ng? D án Phát tri n ô th ng H i Trung tâm Ph bi n Ki n th c - D án PT T H: K n ng Trình bày Thuy t trình • C n nh r ng ng i nghe đ ng v phía b n Khi tham d h cho b n th y h r t quan tâm đ n đ tài b n trình bày • Khi nói, c n ý t c đ B n c n đánh giá hi u qu c a thông p mà b n trình bày S d ng phim đèn chi u/slide đ xác đinh t c đ • Ng i nghe ch ti p thu m t s ý t ng m i Ch n l a tách riêng nh ng m quan tr ng ti p t c c ng c m • Khơng chán h n đ i v i khán gi b n c cúi đ u đ c t ng t m t vi t đ c chu n b t tr c • Phát huy t i đa k n ng truy n thơng c a b n: - Nhìn vào khán gi lúc trình bày - Trình bày m t cách sinh đ ng, nh ng không thái - S d ng đ ng tác phù h p đ nâng cao kh n ng truy n đ t c a b n • Tránh s d ng đ i t “tơi” • Khi u hóm h nh r t quan tr ng, có y u t r i ro Có th s d ng m t s tài li u vui, nh ng tránh gây xúc ph m khán gi • S d ng m t s ho t đ ng, m t s trò ch i t o c h i đ xây d ng m i quan h t t v i khán gi • i u quan tr ng nh t b n c n trình bày m t cách tho i mái, t ic i Ng v i b n h n D án Phát tri n ô th ng H i i nghe s c m th y g n g i Trung tâm Ph bi n Ki n th c - D án PT T H: K n ng Trình bày G i ý tr • ng h p g p ph i v n đ : Làm tr ng h p b m t n? - Thay đ i tr t t trình bày, t ch c m t vài ho t đ ng nhóm cho đ n có n tr l i - Xem nh m t th thách chia s chuy n vui v i khán gi , ví d nh yêu c u Giám đ c Nhà máy n trình bày v i khán gi cách gi i quy t v n đ nh th nào, tr • Làm tr ng h p ơng ta có m t ng h p đèn chi u hay máy vi tính b h ng? - Cho ngh gi i lao s m - C g ng gi i quy t tr c tr c gi gi i lao - Chuy n qua s d ng d ng c tr c quan khác (b ng k p gi y, tài li u tham kh o, b ng vi t) Tr l i câu h i L ng nghe c n th n toàn b câu h i Tìm th i gian đ suy ngh b ng cách nói r ng b n s tr l i sau gi gi i lao m t câu h i quan tr ng, c n đ tr l i đ y đ Trung th c v nh ng v n đ b n ch a bi t, đ ng bao gi nói d i Tránh ch h i tho i v i m t ng D án Phát tri n ô th ng H i i c Mu n bi t thêm thông tin tài li u: ELECT ROWAT T -I N FRA V I ET N AM D án Phát tri n ô th ông H i 19 Quang Trung – ng H i, Qu ng Bình T: 052 821 378; Fax: 052 821 374 Email: ewedh@dng.vnn.vn D án Phát Tri n ô th ng H i C quan H p tác Phát tri n Thu S tài tr