Kỷ thuật và kỷ năng trình bày

DONG HOI URBAN DEVELOPMENT PROJECT COOPERATION SWITZERLAND-VIETNAM D ÁN PHÁT TRIN Ô TH NG HI HP TÁC VIT NAM-THY S TRUNG TÂM PH BIN KIN THC D ÁN PTTH 5. K nng trình bày Tháng 11, 2003 Da trên tài liu ca trng i hc Qun lý Henley và Vin Công ngh Massachusetts Trung tâm Ph bin Kin thc - D án PTTH: 5. K nng Trình bày K THUT VÀ K NNG TRÌNH BÀY Trình bày mt ch đ có hiu qu, lôi cun đc s chú ý và đng tình t phía ngi nghe, và có th tóm tt các khái nim phc tp bng nhng t ng đn gin là k nng c bn ca mi mt trng nhóm. Trong tài liu này, bn s hc cách to s đng tình t phía ngi nghe, trình bày mt ch đ có th lôi cun khán gi và làm cho h chp nhn các ý tng ca bn. 1. Lý thuyt giao tip Quá trình giao tip bao gm các yu t sau đây: • Ngi gi: là ngi gi đi mt thông đip (ai) • Ngi nhn: là (nhng) ngi nhn thông đip (nhng ngi nhn) • Thông đip: ni dung hoc mc đích chính (cái gì) • Mã tín hiu: ngôn ng mà thông đip đc gi đi: t ng, hình nh… • Kênh: Phng tin mà bn chn la đ gi thông đip (bng cách nào): din thuyt, bài vit, chiu phim v.v . • “Ting n”: Các cn tr trong kênh giao tip (t ng sai, ting lóng, nghe không rõ v.v.) D án Phát trin ô th ng Hi 1 Trung tâm Ph bin Kin thc - D án PTTH: 5. K nng Trình bày 2. Chun b Trình bày Chun b tài liu trình bày: • Tài liu cn phi đc chun b trc mt vài ngày đ có thoi gian kim tra li các tài liu cng nh các công c trc quan trc khi trình bày. • Chin lc trình bày phi phù hp vi đi tng d kin: các chính tr gia mun nghe v nhng con s, các nhà khoa hc mun nghe v nhng lp lun đã đc chng minh, các thành viên ca mt cng đng mun nghe v vai trò và trách nhim và mc đ tham gia ca h vào mt d án v.v • Lp dàn bài mt cách có lô-gíc và ghi nhng đim chính ca phn trình bày ca bn. • Phi hp vi các dng c trc quan, chng hn nh phim đèn chiu, các bc nh ln, bng trng v.v • Nu bn cm thy cn thit, hay ch đ trình bày mang mt s đim quan trng có tính chin lc, cn chun b mt ít tài liu tham kho đ phân phát. Xây dng chin lc trình bày Ni dung: •  giáo dc, thông tin, thuyt phc, hay … gii trí? • Có bao nhiêu chi tit (hu ích) cn trình bày? Phong cách: • Mc đ thut ng k thut? • Lôi cun khán gi đi trà hay gii chuyên môn? D án Phát trin ô th ng Hi 2 Trung tâm Ph bin Kin thc - D án PTTH: 5. K nng Trình bày Cu trúc : Trc tip (D thc hin hn) Gián tip (Thông dng hn) Thông tin Các kt qu chính, kèm theo dn chng Dn chng, đi đn kt qu Thuyt phc Tranh lun , kèm theo dn chng Dn chng dn đn tranh lun Chn la cu trúc phù hp Mt phng pháp hu ích đc s dng đ xây dng tài liu trình bày ca bn là phân tích t theo cp đ. Nói đn gin, bn cn xác đnh nhng yêu cu tng th  mc cao nht, sau đó phân loi các yêu cu này thành tng phn nh hn, cho đn khi bn có th đt tiêu đ cho các t chiu. iu này đm bo tính liên tc ca ch đ và là phng tin quan trng giúp bn điu chnh thi gian trình bày. Bn cng có th phân loi các ni dung trình bày thành các ch đ đn gin, trung bình và phc tp, và b trí thi gian trình bày khong 1,3,6 phút cho tng loi, do đó, bn cn chun b khong 15 t chiu trong khong 1 gi trình bày. Phn gii thi: • Lôi cun s quan tâm và trình bày s liên quan ca ch đ đi vi ngi nghe • Xây dng mi quan h và s tín nhim đi vi ngi nghe • Trình bày ch đ chính và gii thiu ni dung chng trình D án Phát trin ô th ng Hi 3 Trung tâm Ph bin Kin thc - D án PTTH: 5. K nng Trình bày Thân bài: • Hn ch trong vòng 5 phn hoc đim chính • iu chnh các ni dung da theo kh nng và nhu cu ca ngi nghe • B trí thi gian da trên chng trình Kt lun: • Tóm tt các đim chính • Lu ý các hn ch • a ra các hot đng tip theo. To dng c trc quan đ nâng cao hiu qu phn trình bày ca bn S dng phim đèn chiu: Các tm phim đèn chiu thng d làm và không tn kém. Bn có th thay đi trt t hoc điu chnh nhanh bng cách vit tay. Phng pháp này có đ tin cy cao do s dng công ngh đn gin. Chiu bng máy vi tính: Chiu bng máy vi tính thng có sc lôi cun hn vì trông hin đi hn. Tuy nhiên, s dng phng pháp này thng hay gp vn đ nu có nhiu ngi cùng s dng mt máy vi tính do cách đnh dng khác nhau, chng trình phn mn khác nhau v.v. Trong trng hp này, phi luôn chun b phim đèn chiu d phòng. Ngoài ra, đèn chiu máy vi tính thng cn phòng ti, và không phi bt c mt phòng hp nào cng có rèm ca s. Phng pháp này phi s dng các thit b cng knh. D án Phát trin ô th ng Hi 4 Trung tâm Ph bin Kin thc - D án PTTH: 5. K nng Trình bày Các gi ý khi s dng phim đèn chiu hoc slide (t chiu cho máy vi tính): • S dng các du chm đu câu thay vì các đon vn dài • a vào các hình nh, các biu đ hoc các bn v • iu chnh c ch tu theo đ ln ca phòng. Phòng rng cn phông ch ln hn. • Không s dng nhng phông ch khó đc • Không đnh dng vn bn theo chiu dc • S dng nhng màu nh đ tránh vic ngi nghe ch chú ý đn hình thc hn ni dung • S dng các đ th thay cho các bng thng kê s li • S dng cùng mt kiu khuôn mu • S dng ti đa 60 t trong mt t chiu (hoc 30 t ting Anh) • Chú ý đt t chiu đúng v trí và đúng trt t Tài liu tham kho: Vic chun b các tài liu đ tham kho rt quan trng khi bn không có đ thi gian đ đi sâu vào các vn đ và bn mun ngi nghe có các tài liu v nhng gì mà bn đã trình bày, hoc giúp ngi nghe t ghi chú trong lúc trình bày giúp cho vic điu chnh hoc s dng sau này. Ngoài ra, vic phát tài liu tham kho còn th hin tính chuyên nghip và giúp cng c thêm phn trình bày ca bn. Tài liu tham kho cn phi đc phát trc khi trình bày, đ ngi nghe có th b sung các ghi chép ca h. Các tài liu này cng có th cu nguy trong trng hp mt đin hoc thit b b hng. D án Phát trin ô th ng Hi 5 Trung tâm Ph bin Kin thc - D án PTTH: 5. K nng Trình bày Áp phích: Áp phích thng có tác dng minh ho và giúp cng c phn trình bày ca bn. Không nên đt áp phích  trong phòng hp đ tránh vic ngi nghe b phân tán mà nên đt  bên ngoài đ ngi nghe có th xem trong gi gii lao, trc hoc sau phn trình bày. Áp phích thng bao gm các biu đ, tranh nh vi câu chú thích ngn và cn cung cp nhiu chi tit hn phn trình bày ca bn. i vi các câu chú thích, cn lu ý không nên quá màu mè. Kim tra phòng hp: • Kim tra phòng hp ít nht hai gi trc khi trình bày. • a đim có đ ln đ có th s dng các dng c trc quan nh đèn chiu hay không? • Màn hình có đ ln đ nhng ngi ngi sau vn có th đc? • V trí ca bn trong lúc trình bày nh th nào: trên b đng, sau bàn? ngi hay đng? • H thng âm thanh hot đng tt không? • Tài liu trình bày ca bn đã sn sàng và đy đ cha? • Các vn phòng phm khác (bút, bút vit bng) đã đy đ cha? Cn kim tra vic lp đt và th trc các thit b đc s dng trình bày trc cuc hp. Rt là khó chu nu nh mi nói câu đu tiên ca phn trình bày bn đã phi dng li đ sa li màn hình hay điu chnh đèn chiu. Chun b bóng đèn chiu d phòng trong trng hp bóng b cháy, và áp phích cng s cn thit đúng lúc bn mun s dng? D án Phát trin ô th ng Hi 6 Trung tâm Ph bin Kin thc - D án PTTH: 5. K nng Trình bày 3. Thuyt trình • Cn nh rng ngi nghe đng v phía bn. Khi tham d h đã cho bn thy h rt quan tâm đn đ tài bn trình bày. • Khi nói, cn chú ý tc đ. Bn cn đánh giá hiu qu ca thông đip mà bn trình bày. S dng phim đèn chiu/slide đ xác đinh tc đ. • Ngi nghe ch tip thu mt s ý tng mi. Chn la và tách riêng nhng đim quan trng và tip tc cng c các đim đó. • Không gì chán hn đi vi khán gi khi bn c cúi đu và đc tng t mt bài vit đã đc chun b t trc. • Phát huy ti đa các k nng truyn thông ca bn: - Nhìn vào khán gi trong lúc trình bày - Trình bày mt cách sinh đng, nhng không thái quá - S dng đng tác phù hp đ nâng cao kh nng truyn đt ca bn • Tránh s dng đi t “tôi”. • Khiu hóm hnh rt quan trng, tuy có yu t ri ro. Có th s dng mt s tài liu vui, nhng tránh gây xúc phm khán gi. • S dng mt s hot đng, mt s trò chi và to c hi đ xây dng mi quan h tt vi khán gi • iu quan trng nht là bn cn trình bày mt cách thoi mái, và luôn ti ci. Ngi nghe s cm thy gn gi vi bn hn. D án Phát trin ô th ng Hi 7 Trung tâm Ph bin Kin thc - D án PTTH: 5. K nng Trình bày Gi ý trong trng hp gp phi vn đ: • Làm gì trong trng hp b mt đin? - Thay đi trt t trình bày, t chc mt vài hot đng nhóm cho đn khi có đin tr li. - Xem đây nh mt th thách và chia s chuyn vui vi khán gi, ví d nh yêu cu Giám đc Nhà máy đin trình bày vi khán gi cách gii quyt vn đ nh th nào, trong trng hp ông ta có mt • Làm gì trong trng hp đèn chiu hay máy vi tính b hng? - Cho ngh gii lao sm - C gng gii quyt trc trc trong gi gii lao - Chuyn qua s dng các dng c trc quan khác (bng kp giy, tài liu tham kho, bng vit) 4. Tr li các câu hi  Lng nghe cn thn toàn b câu hi.  Tìm thi gian đ suy ngh bng cách nói rng bn s tr li sau gi gii lao vì đây là mt câu hi quan trng, cn đc tr li đy đ.  Trung thc v nhng vn đ bn cha bit, đng bao gi nói di.  Tránh ch hi thoi vi mt ngi. D án Phát trin ô th ng Hi 8 Mun bit thêm thông tin và tài liu: ELECTROWATT-INFRA VIETNAM D án Phát trin ô th ông Hi 19 Quang Trung – ng Hi, Qung Bình T: 052 821 378; Fax: 052 821 374 Email: ewedh@dng.vnn.vn D án Phát Trin ô th ng Hi do C quan Hp tác và Phát trin Thu S tài tr . 5. K nng Trình bày K THUT VÀ K NNG TRÌNH BÀY Trình bày mt ch đ có hiu qu, lôi cun đc s chú ý và đng tình t phía ngi nghe, và có th tóm. D án PTTH: 5. K nng Trình bày 2. Chun b Trình bày Chun b tài liu trình bày: • Tài liu cn phi đc chun b trc mt vài ngày đ có thoi gian