báo cáo tốt nghiệp quản lí và xử lí dữ liệu căn bản

Quản lý khách sạn PHẦN I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT QUẢN LÝ VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU CĂN BẢN I.TỔNG QUAN VÈ LÝ THUYẾT CƠ SỞ DỮ LIỆU Cơ sở liệu (DataBase) lĩnh vực nghiên cứu mơ hình, ngun lý, phương pháp tổ chức liệu vật mang tin - Lưu trữ, - Tìm kiếm, - Cập nhật Những ràng buộc mang tính chất nội mơ hình sở liệu Là hệ thống thơng tin có cấu trúc lưu trữ thiết bị lưu trữ thông tin để thỏa mãn u cầu khai thác thơng tin người sử dụng chương trình ứng dụng Ví dụ: Danh bạ điện thoại Danh sách sinh viên Danh sách tài khoản ngân hàng… 1.Cơ sở liệu quan hệ Sử dụng quan hệ bảng chiều để lưu trữ thông tin Cać bang ̉ bao gôm ̀ cać dong ̀ (ban̉ ghi) và cać côṭ (trường) Môĩ côṭ tương ứng vơi môṭ muc̣ liêu ̣ Hai hay nhiêù bang ̉ có thể liên kêt́ vơi nêú chung ́ có môṭ hay nhiêu ̀ trường chung 2.Hệ quản trị sở liệu (DataBase Management System - DBMS) Là phần mềm quản lý sở liệu cung cấp dịch vụ xử lý sở liệu cho người phát triển ứng dụng người dùng cuối Chức năng: Lưu giữ, truy xuất cập nhật liệu, Hỗ trợ giao tác, Hỗ trợ truyền thông liệu, Đảm bảo tính tồn vẹn liệu Phân loại: HQTCSDL chia thành loại sau: - Phân cấp hệ IMS IBM ủ Trang 1 Quản lý khách sạn - Mạng IDMS Cullinet Software - Tập tin đảo ADABAS Software AG - Quan hệ ORACLE Oracle, DB2 IBM, SQL Server, Access Microsoft - Đối tượng (mơi thử nghiệm) Hiện tại, hệ quản trị sở liệu quan hệ (Relation DataBase Management System) sử dụng phổ biến Là hệ thống bao gồm: - Phần cứng, - Phần mềm (hệ quản trị), - Người sử dụng, - Cơ sở liệu Hệ CSDL chia thành hai loại: - Tập trung, - Phân tán Hệ CSDL tập trung Dữ liệu định vị trạm đơn lẻ người sử dụng trạm từ xa truy cập CSDL thơng qua công cụ truyền thông liệu Hệ CSDL phân tán Dữ liệu logic thuộc hệ thống trải rộng nhiều điểm mạng máy tính 3.Đối tượng sử dụng Người dùng khai thác sở liệu thông qua hệ quản trị sở liệu phân thành ba loại: - Người quản trị sở liệu: quản lý bảo trì sở liệu - Người phát triển ứng dụng: thiết kế, tạo dựng bảo trì hệ thống thông tin cho người dùng cuối - Người dùng cuối: khai thác sở liệu thông qua HQTCSDL, chương trình ứng dụng hay cơng cụ truy vấn hệ quản trị sở liệu 4.Ưu điểm, nhược điểm Ưu điểm - Quản lý khối lượng liệu lơn - Có khả chia sẻ thơng tin - Tăng tính độc lập liệu chương trình Trang Quản lý khách sạn - Hạn chế tranh chấp liệu - Có chế lưu phục hồi liệu có cố - Dễ tích hợp - Đảm bảo tính quán toàn vẹn liệu Nhược điểm - Phức tạp so vơi sử dụng tệp tin thông thường - Kích thươc lơn quản lý liệu tập trung - Chi phí cho hệ quản trị sở liệu phần cứng - Có thể làm cho ứng dụng hoạt động chậm - Những hệ thống không đạt chất lượng gây hậu lơn II TỔNG QUAN VỀ HỆ QUẢ TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU MICROSOFT ACCESS Giới thiệu MS Access hệ quản trị sở liệu quan hệ cung cấp công cụ phát triển mạnh kèm giúp nhà phát triển phần mềm đơn giản việc xây dựng trọn gói phần mềm quản lý MS Access cho phép bạn tạo Form nhập liệu dễ sử dụng tạo báo cáo cách dễ dàng MS Access phù hợp cho toán quản lý vừa nhỏ III.XÂY DỰNG CƠ SỠ DỮ LIỆU Xây dựng sở liệu cơng việc quan trọng tồn quy trình phát triển ứng dụng Access Một sở liệu thiết kế xây dựng tốt thuận lợi quy trình phát triển ứng dụng Trước tiến hành xây dựng sở liệu, cần phải tìm hiểu số khái niệm sở liệu Cơ sở liệu Access Cơ sở liệu Access tập hợp bảng liệu, kết nối bảng thiết kế cách phù hợp để lưu trữ liệu Bảng liệu Bảng liệu (Tables) thành phần quan trọng CSDL Nó nơi lưu trữ liệu tác nghiệp cho ứng dụng Các bảng phải thiết kế cho lưu trữ đầy đủ liệu cần thiết phải đảm bảo giảm tối đa tình trạng gây dư thừa liệu Một bảng liệu Access bao gồm thành phần: Tên bảng ả Trang Quản lý khách sạn Các trường(cột) liệu, thuộc tính trường liệu Trường khố (Khóa chính, khóa ngoại) Bản ghi (hàng) Bảng liệu mơ tả chế độ Datasheet Design view Mô tả bảng liệu chế độ Datasheet: Ở chế độ này, nhập, xem, sửa liệu Mô tả bảng liệu chế độ Design View Ở chế độ này, thiết kế, soạn thảo cấu trúc bảng liệu Tên bảng Mỗi bảng có tên gọi Tên bảng thường đặt sau tạo xong cấu trúc bảng, nhiên đổi lại tên bảng cửa sổ Database đổi tên tệp liệu cửa sổ Windows Explorer 4.Trường liệu Mỗi cột liệu bảng tương ứng vơi trường liệu Mỗi trường liệu có tên gọi tập hợp thuộc tính miêu tả trường liệu *Chú ý: Khơng nên sử dụng dấu cách (space), ký tự đặc biệt chữ tiếng Việt có dấu tên trường  Trường khố Trang Quản lý khách sạn Trường khố có tác dụng phân biệt ghi bảng liên kết bảng vơi Trường khố trường, tập hợp nhiều trường (gọi trường khố) Có hai loại khóa là: Khóa (Primary Key) Khóa ngoại (Foreign key) Khóa (Primary key): trường xác định ghi bảng Trong bảng liệu, khơng thể có giá trị trùng trường khóa Khóa ngoại (Foreign key): trường khơng phải khóa bảng khóa bảng Khóa ngoại có tác dụng tạo mối liên kết (quan hệ) bảng sở liệu Bản ghi Mỗi dòng liệu bảng gọi ghi Mỗi ghi có trỏ ghi Con trỏ ghi nằm ghi người dùng sửa liệu ghi Đặc biệt ghi trắng cuối bảng gọi ghi kết thúc file (EOF: End Of File) 7.Liên kết mối liên kết hai bảng có liên quan vơi để đảm bảo mục đích lưu trữ liệu Trong Access tồn ba kiểu liên kết: - Liên kết 1-1(một- một): ghi bảng A liên kết vơi tơi ghi bảng B ngược lại - Liên kết 1-n(một- nhiều): ghi bảng A liên kết vơi nhiều ghi bảng B Ngược lại, ghi bảng B liên kết đến ghi bảng A - Liên kết n-n(nhiều-nhiều): ghi bảng A liên kết vơi nhiều ghi bảng B ngược lại Các nguyên tắc xây dựng CSDL - Hãy phân tích thiết kế sở liệu trươc xây dựng: xác định bảng, trường liệu chức khác - Xác định đơn vị liệu bạn muốn lưu trữ rút từ sở liệu, cách xếp thứ tự liệu Trang Quản lý khách sạn - Xác định trường khóa chính, khóa ngoại bảng Một số trường hợp khơng cần khóa chính, nhiên ta nên tạo khóa để truy cập liệu nhanh 9.Mối quan hệ bảng Khi tạo bảng cho ứng dụng, ta phải cân nhắc mối quan hệ chúng Có ba loại quan hệ bảng: quan hệ một-một, quan hệ một-nhiều, quan hệ nhiều-nhiều IV TRUY VẤN DỮ LIỆU - Truy vấn có lựa chọn (Select Query) -Truy vấn tổng hợp (Total Query) -Truy vấn có chứa tham số (Parameter Query) -Truy vấn chéo (Crosstab Query) - Truy vấn hành động (Action Query) Truy vấn có lựa chọn (Select Query) Select Query kiểu truy vấn thông dụng Nó truy xuất liệu từ nhiều bảng hiển thị kết truy vấn bảng kết Bạn sử dụng Select Query để nhóm ghi lại vơi nhau, tính tốn tổng, tính trung bình Truy vấn tổng hợp (Total Query) ợ Trang Quản lý khách sạn Total Query phép tổng hợp liệu phổ biến Truy vấn giúp thực phép tổng hợp, nhóm liệu cách hiệu Tương tự Select query, trươc tạo truy vấn cần phân tích yêu cầu truy vấn Một số hàm thường sử dụng để tổng hợp liệu: GROUP BY: Gộp nhóm liệu SUM: Tính tổng AVG: Tính trung bình cộng COUNT: Đếm số giá trị có cột MIN: Tìm giá trị nhỏ cột MAX: Tìm giá trị lơn cột Last/First: Trả ghi đầu/cuối bảng - thiết lập doanh thu hàng tháng khách sạn: Kết truy vấn sau: Trang Quản lý khách sạn Truy vấn có chứa tham số (Parameter Query) Parameter Query truy vấn thực theo thị hay điều kiện mà người sử dụng nhập vào Trong q trình thực thi hiển thị hộp thoại để người sử dụng nhập tham số vào để lựa chọn truy vấn mình, chẳng hạn tham số để truy xuất ghi giá trị mà bạn muốn chèn vào bảng Parameter Query tiện lợi việc thiết lập truy vấn liệu phù hợp vơi yêu cầu người dùng Truy vấn chéo (Crosstab Query) Crosstab từ viết tắt cụm từ “Cross tabulation”, có nghĩa liệu xếp thành bảng hàng ngang hàng liệu Về mặt kỹ thuật, kết câu truy vấn crosstab ma trận hai chiều vơi phép tính tốn thực phần giao hàng cột Crosstab Query truy vấn dùng để tính tốn xếp lại liệu để dễ dàng việc phân tích liệu Truy vấn hành động (Action Query) Action Query truy vấn làm thay đổi di chuyển nhiều ghi vơi hành động Action query có loại sau: -Delete Query Delete Query xóa liệu sở liệu thực thi Nó dùng để xố nhóm ghi từ nhiều bảng liệu -Update Query   Update Query dùng để cập nhật dữ liệu một số trường nào đó  trong cơ sở dữ liệu -Append Query A Trang Quản lý khách sạn Append Query dùng để lấy hàng từ bảng kết câu truy vấn làm liệu nguồn nối chúng vào bảng liệu đích Khi tạo Append Query bạn phải xác định thông tin sau: - Những trường cần lấy liệu từ bảng nguồn - Những trường cần nối liệu vào bảng đích - Những hàng bảng nguồn sử dụng -Make-table Query Make- table query tạo bảng mơi từ tất liệu phần liệu nhiều bảng Mục đích Make- table query: Tạo Form, Report trang truy cập liệu để hiển thị liệu vào thời điểm xác định Thiết lập dự phòng cách tự động cách sử dụng Macro viết code Tạo để lưu trữ tất ghi cũ Make-table query cải tiến thể Form, báo cáo trang truy cập liệu V.THIẾT KẾ GIAO DIỆN (FORM) Form giao diện tương tác người dùng vơi ứng dụng Thông qua Form, người dùng thêm, loại bỏ cập nhật lại bảng ghi bảng liệu Có hai chế độ tạo Form Access: Form Wizard Form Design View 1.Form Wizard công cụ giúp người dùng tạo Form nhập liệu cho bảng nhanh chóng dễ dàng Form Wizard hỗ trợ người sử dụng việc tạo form thông qua dẫn bươc ộ Trang Quản lý khách sạn Sau thiết kế xong thực nhập liệu từ form Tại thời điểm, Form cập nhập liệu hiển thị thơng tin ghi Bạn nhập, sửa trực tiếp trường ghi Form Thanh định hương (Navigation bar) giúp xử lý số thao tác Form Trang 10 Quản lý khách sạn Sự khác Report Form là: Form hiển thị, tra cứu, cập nhật điều khiển liệu từ sở liệu, Report lập báo cáo in Ngồi ra, Report khơng làm thay đổi giá trị bên sở liệu Thông thường Report in liệu bảng truy vấn Ngồi có ngoại lệ Report khơng có nguồn liệu 3.Thiết kế Report wizard Giống Form Wizard, Report Wizard công cụ đơn giản, dễ sử dụng để tạo nhanh Report Cuối nhấn Finish để kết thúc Thiết kế Report design view Report Wizard giơi hạn số mẫu mã Access dựng sẵn, tạo Report đơn giản in biểu báo cáo phức tạp theo yêu cầu đa dạng người dùng Trong trường hợp yêu cầu cấu trúc Report phức tạp, phải in liệu khơng phải hồn tồn từ bảng truy vấn in báo cáo theo tiêu chí, tham số động Report Wizard đáp ứng Trong trường hợp này, phải dùng đến Report design view 5.Giới thiệu Report có chứa tham số Report có chứa tham số Report có khả lọc liệu thực Về kỹ thuật, report có chứa tham số tương tự query có chứa tham số (chương 4) Có nhiều cách để xây dựng Report có chứa tham số như: Thiết lập tham số Record Source Report Thiết lập tham dùng Marco Thiết lập tham số câu lệnh VBA DoCmd Ở phần trình bày cách thiết lập tham số thuộc tính Record Source Report Ví dụ xét toán in danh sách tiền khách hàng phải trả danh sách khách hàng cần in chọn từ Combo Box Form hình sau: Trang 15 Quản lý khách sạn VII.TRANG TRUY CẬP DỮ LIỆU Trang truy cập liệu (Data Access Pages_DAPs) công cụ hữu hiệu dùng để thiết kế trang truy cập liệu Access DAPs giơi thiệu lần đầu phiên Trang 16 Quản lý khách sạn Access 2000 Dữ liệu lưu trữ sở liệu Microsoft Access (*.mdb) sở liệu Microsoft SQL Server (được truy cập thông qua sở liệu Access Data Project_ *.adp).Chương cung cấp khái niệm trang truy cập liệu, cách thức tạo trang truy cập liệu: Giơi thiệu trang truy cập liệu Cách thức tạo thay đổi thuộc tính trang truy cập liệu Trang truy cập liệu trang Web, kết nối trực tiếp đến sở liệu Trang cho phép hiển thị soạn thảo liệu Bạn xem thơng tin tóm tắt thâm nhập sâu vào liệu để thấy ghi chi tiết có liên quan vơi thơng tin tóm tắt Trang truy cập liệu thực thi trực tiếp Access trình duyệt Internet Để hiển thị trang truy cập liệu, đòi hỏi phải có trình duyệt Internet phiên 5.X trở lên phiên Office XP phải hỗ trợ thành phần Web 1.Thiết kế trang truy cập Wizard Cách đơn giản để thiết kế trang truy cập liệu sử dụng Data Access Page Wizard Bước 1: Khởi động Data Access Page Wizard: Ở thẻ Pages, kích đúp chuột vào nút Creat data Access page by using wizard Hoặc thẻ Pages, chọn nút New, hộp thoại New data Access page xuất hiện, Chọn Page Wizard, Nhấn nút OK Bước 2: Chọn liệu cần đưa lên trang truy cập liệu Chọn bảng truy vấn, nơi chứa trường liệu cần hiển thị trang hộp thoại Tables/Queries Sử dụng nút lệnh >, >>,