Xây dựng chương trình quản lý thư viện Dùng Access

Xây dựng chương trình quản lý thư viện Dùng AccessXây dựng chương trình quản lý thư viện Dùng AccessXây dựng chương trình quản lý thư viện Dùng AccessXây dựng chương trình quản lý thư viện Dùng AccessXây dựng chương trình quản lý thư viện Dùng AccessXây dựng chương trình quản lý thư viện Dùng AccessXây dựng chương trình quản lý thư viện Dùng AccessXây dựng chương trình quản lý thư viện Dùng AccessXây dựng chương trình quản lý thư viện Dùng AccessXây dựng chương trình quản lý thư viện Dùng AccessXây dựng chương trình quản lý thư viện Dùng AccessXây dựng chương trình quản lý thư viện Dùng Access

Lời Cảm Ơn 

Em xin chân thành cảm ơn cô Nguyễn Thị Thu Hiền đã tận tình giúp

đỡ, hướng dẫn và cung cấp tài liệu liên quan đến đồ án này

Em xin chân thành cảm ơn khoa Công Nghệ Thông Tin, trường ĐạiHọc Thái Nguyên đã tạo điều kiện thuận lợi trong học tập

Em cảm ơn các thầy cô trong khoa đã tận tình giảng dạy, trang bịcho em những kiến thức quý báu trong những năm học vừa qua Cảm ơn các anh chị và bạn bè đã góp ý xây dựng đồ án này

Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Huệ

Lời cam đoan

Em xin cam đoan về nội dung đề tài ”Xõy dựng chương trỡnh

Quản lý Thư viện trường THPT Đồng Hỷ Thỏi Nguyờn dới sự hớng dẫn

của cô giáo Nguyễn Thị Thu Hiền giảng viên Bộ môn Công nghệ điều khiển tự động khoa Cụng nghệ thụng tin Đại học Thỏi Nguyờn là không sao chép nội dung từ các đề tài khác và sản phẩm của đề tài là của chính bản

em tự nghiên cứu xây dựng nên

M ỤC L ỤC

Lời cam đoan 2

LỜI NểI ĐẦU 5

Chương 1 7

Cơ sở lý thuyết 7

1.1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ HỆ THỐNG QUẢN Lí 7

1.1.2 Quy trình quản lý 7

1.1.3 Các bước xây dựng hệ thống quản lý 7

1.1.3.4 thiết kế chi tiết 8

1.2 TÌM HIẾU NGÔN NGỮ LẬP TRÌNH Access 8

1.2.1 Giới thiệu chung về Microsoft Access 8

1.2.2 Những công cụ cho phép xây dựng một chương trình ứng dụng trên môi trường Access 10

Chương 2 15

KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG Vµ XÁC ĐỊNH YÊU CẦU 15

2.1 KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG: 15

2.1.1 Giới thiệu thư viện: 15

2.1.2 Mục tiêu quản lý: 15

2.1.3 Tin học hoá bài toán quản lý: 15

2.1.4 Các thông tin cần quản lý: 17

2.2 XÁC ĐỊNH YÊU CẦU CỦA BÀI TOÁN QUẢN LÝ: 18

2.2.1 Nhập sách: 18

2.2.2 Nhận độc giả mới: 20

2.2.3 Quá trình mượn sách: 21

2.2.4 Báo cáo - thống kê: 24

Chương 3: PHÂN TÍCH - THIẾT KẾ HỆ THỐNG 25

3.1 SƠ ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG: 25

3.2 BIỂU Đå LUåNG DỮ LIỆU: 27

III.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh : 29

3.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh: 30

II.2.3.1 Chức năng 1: Sơ đồ chức năng cập nhật 30

III.2.3.2 Chức năng 2: Sơ đồ chức năng theo dõi mượn_ trả 31

III.2.3.3 Chức năng 3: Sơ đồ chức năng thống kê, báo cáo 32

III.3 CHUẨN HOÁ DỮ LIỆU: 33

Chương 4 41

THIẾT KẾ VÀ CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH 41

4.1 Thiết kế chương trình 41

4.2 XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH 45

4.3 Đánh giá hệ thống 51

KẾT LUẬN 52

TÀI LIỆU THAM KHẢO 53

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN 54

Giáo viên hướng dẫn 54

LỜI NÓI ĐẦU

Có thể nói, thời đại ngày nay là thời đại Công Nghệ Thông Tin Vàđặc biệt trong công cuộc công nghiệp hoá và hiện đại hoá đất nước thì tinhọc là một công cụ không thể thiếu trong công cuộc xây dựng và phát triểnđất nước

Hiện nay, tin học đã và đang được ứng dụng rộng rãi trong hầu hếtcác lĩnh vực của nền kinh tế xã hội đối với mỗi quốc gia Việc ứng dụngrộng rãi của tin học đã đem lại những thành tựu vô cùng to lớn trong nhiềungành, nhiều lĩnh vực khác nhau, đặc biệt trong lĩnh vực quản lý và lưu trữ Tin học hoá trong công tác quản lý nhằm giảm bớt sức lao động củacon người, tiết kiệm được thời gian, với độ chính xác cao, gọn nhẹ và tiệnlợi hơn rất nhiều so với việc làm quản lý thủ công trên giấy tờ như trướcđây Tin học hoá giúp thu hẹp không gian lưu trữ, tránh được thất lạc dữliệu, tự động hệ thống hoá và cụ thể hoá các thông tin theo nhu cầu của conngười

Tin học sẽ ngày càng góp phần phát triển nền kinh tế xã hội, đáp ứngmọi nhu cầu của cuộc sống và nâng cao chất lượng đời sống con người Đối với sinh viên nói chung và với bản thân em một sinh viên ngànhtin học nói riêng thì mỗi đợt thực tập lại là một cơ hội, một thời điểm đểngười học tự củng cố các kiến thức đã thu hoạch trong thời gian học tập tạinhà trường, là nền tảng vững chắc cho các đợt thực tập sau này

Với đợt làm đồ án tốt nghiệp này, được sự đồng ý của các thầy cô

trong khoa cùng với sự hướng dẫn của cô giáo NguyÔn ThÞ Thu HiÒn em

đã được nhận đề tài: “Xây dựng chương trình quản lý thư viện - Trường

THPT Đồng Hỷ - Th¸i Nguyªn”.

Microsoft Access là một công cụ quản trị CSDL mạnh, được đánh giá caotrong số các phần mềm quản trị CSDL trên máy PC hiện nay do sức mạnh,

Do điều kiện về thời gian cũng như kiến thức, kinh nghiệm của bản thân

em còn hạn chế nên trong quá trình làm đề tài chắc chắn không thể tránhkhỏi những thiếu sót và khuyết điểm Em rất mong nhận được sự đóng góp

ý kiến quý báu của các thầy cô giáo và bạn bè để đề tài được hoàn thiệnhơn

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc đến các thầy cô giáo, các bạn

sinh viên và đặc biệt là cô giáo NguyÔn ThÞ Thu HiÒn đã tận tình hướng

dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá trình làm §å ¸n

Em xin chân thành cảm ơn!

Thái nguyên, tháng 1 năm 2011

Sinh viên: NguyÔn thÞ huÖ

Chương 1

C¬ së lý thuyÕt

1.1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ

Hệ thống quản lý trước tiên là một số hệ thống được tổ chức từ trênxuống dưới có chưc năng tổng hợp thông tin giúp người quản lý thống nhấttrong toàn hệ thống hệ thống quản lý được phân tích thành cấp quản lý,cấp người sử dụng nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý từ trênxuống dưới, thông tin được tổng hợp từ dưới lên trên và từ trên xuống

1.1.2 Quy trình quản lý.

Trong quy trình quản lý thủ công, các thông tin thường xuyên phảiđưa vào sổ sách Từ sổ sách đó các thông tin được kết suất để làm các biểubảng, báo cáo cần thiết Việc quản lý kiểu thủ công có nhiều công đoạnchồng chéo nhau Do đó, sai xót có thể xảy ra ở nhiều công đoạn do việc

dư thừ thông tin, trong quá trình quản lý do khối lượng công việc lớn nênnhiều khi chỉ chú trọng vào một số khâu và đối tượng vì thế mà có nhiềuthông tin không được tổng hợp đầy đủ

1.1.3 Các bước xây dựng hệ thống quản lý.

Một cách tổng quát, việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý tựđộng hóa thường qua 5 giai đoạn

1.1.3.1 Nghiên cứu sơ bộ và xác lập dự án.

Ở mức này, người ta tiến hành tìm hiểu và khảo sát hệ thống, pháthện ra dươc điểm còn tồn tại, từ đó đề xuất các giải pháp khắc phục cần cânnhắc tính khả thi của dự án Từ đó định hướng cho các giai đoạn tiếp theo

1.1.3.2 Phân tích hệ thống.

Tiến hành phân tích một cách chi tiết hệ thống hiện tại để xây dựngcác lược đồ khái niệm Trên cơ sở đó tiến hành xây dựng lực đồ cho hệthống mới

1.1.3.3 Thiết kế tổng thể.

Nhằm xác định vai trò, vị trí của máy tính trong hệ thống mới Phânđịnh rõ phần việc nào sẽ được xử lý bằng máy tính, phần việc nào sẽ được

xử lý thủ công

1.1.3.4 thiết kế chi tiết

Thiết kế các thủ tục thủ công nhằm xử lý thôg tin trước ki đưa vàomáy tính thiết kế các phưuơng pháp cập nhật và xử lý thông tin cho máytính Thiết kế chương trình, giao diện người sử dụng các tệp dữ liệu Chạythử chương trình

1.1.3.5 Cài đặt chương trình.

Chương trình sau khi chạy thử tốt sẽ được đua vào cài đặt và sửdụng

1.2 TÌM HIẾU NGÔN NGỮ LẬP TRÌNH Access

1.2.1 Giới thiệu chung về Microsoft Access

MS Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu của hãng Microsoft chạytrên môi trường WinDows trên đó có các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tựđộng sản sinh chương trình cho hầu hết các bài toán quản lý thường gặptrong thực tập Với Microsoft Access, người sử dụng không phải viết từngcâu lệnh cụ thể mà vẫn có được một chương trình hoàn chỉnh Nếu cần lậptrình, Microsoft Access có sẵn ngôn ngữ Access Basic để ta có thể lập trìnhtheo ý muốn của người sử dụng

Sáu đối tượng mà Access cung cấp cho người dùng là: Bảng (Table),truy vấn (Query), mẫu biểu (Form), báo cáo (Report), Macro và Module.Các đối tượng trên có đầy đủ khả năng lưu trữ dữ liệu, thống kê, kết xuấtbáo cáo thông tin và tự động cung cấp nhiều các tác vụ khác

Access không chỉ là một hệ quản trị CSDL mà còn là hệ quản trịCSDL quan hệ (Relational Data Base) Access cung cấp công cụ Wizard

để tự động tạo bảng, truy vấn, báo cáo hỗ trợ cho người dùng Ta có thể sửdụng việc phân tích bảng để tránh dư thừa dữ liệu Access hỗ trợ rất tốt chonhững người mới bước vào tin học Với Wizard và các phương tiện hoạt

động tự động khác, sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức trong việc xâydựng và thiết kế chương trình.

Hệ quản trị CSDL: Theo định nghĩa thông thường cơ sở dữ liệu làmột tập hợp dữ liệu liên quan đến một chủ đề hay một công việc nào đó, cóthể hiểu cơ sở dữ liệu là một hệ chuyên dùng để lưu trữ quản lý mọi thôngtin mà ta cần, và nó phải có khả năng truy xuất đồng thời

Ví dụ: Cơ sở dữ liệu về hoạt động kinh doanh của một công ty, trungtâm, cơ sở dữ liệu về trường học như ở các trường PTTH, đại học, cơ sở dữliệu quản lý học sinh, sinh viên

Cơ sở dữ liệu quan hệ: Là cơ sở dữ liệu trong đó các dữ liệu đượcđặt trong các bảng có quan hệ, mỗi bảng có hình thức cột, mỗi cột gọi làmột vùng mỗi hàng gọi là mẫu tin

Hầu hết các hệ quản trị CSDL hiện nay đều lưu trữ và xử lý thông tinbằng mô hình quản trị CSDL quan hệ Từ quan hệ bắt nguồn từ thực tế làmỗi bản ghi trong CSDL chứa các thông tin liên quan đến một chủ thể duynhất Ngoài ra, các dữ liệu của hai nhóm thông tin có thể ghép lại thànhmột chủ thể duy nhất dựa trên các giá trị dữ liệu quan hệ Trong một hệquản trị CSDL quan hệ, tất cả các dữ liệu ấy được quản lý theo các bảng,bảng lưu trữ thông tin về một chủ thể Thậm chí khi sử dụng một trongnhững phương tiện của một hệ CSDL để rút ra thông tin từ một bảng haynhiều bảng khác (thường gọi là truy vấn) thì kết quả cũng giống như mộtbảng Thực tế cũng có thể thể hiện một truy vấn dựa trên kết quả của mộttruy vấn khác

Các khả năng của một hệ cơ thể CSDL là cho chúng ta quyền kiểmsoát hoàn toàn bằng cách định nghĩa dữ liệu, làm việc với dữ liệu và chia sẻvới dữ liệu khác

Toàn bộ chức năng trên nằm trong các tính năng mạnh mẽ củaMicrosoft Access.

Kiểm soát dữ liệu:

Các khả năng cơ sở dữ liệu là cho chúng ta quyền kiểm soát hoàntoàn bằng cách định nghĩa dữ liệu, làm việc với dữ liệu và chia sẻ với các

dữ liệu khác Cũng có thể yêu cầu Access kiểm tra xác nhận các mối quan

hệ hợp lệ giữa các tệp hoặc các bảng của cơ sở dữ liệu

1.2.2 Những công cụ cho phép xây dựng một chương trình ứng dụng trên môi trường Access

1- Bảng (Table):

Với bảng, ta thấy nó giống như DBF của Foxpro Trong Access việctạo bảng, sửa đổi cấu trúc của bảng được tiến hành trên môi trường giaodiện đồ hoạ rất trực quan, việc tạo bảng có thể sử dụng công cụ Winzardhoặc tự thiết kế theo ý người sử dụng Đối với bảng, Access cung cấp đầy

đủ các kiểu dữ liệu cần thiết cho các trường, bao gồm dữ liệu kiểu Text,kiểu số (Number), kiểu tiền tệ (Currency), kiểu ngày tháng (Date/Time),kiểu ký ức (Memo), kiểu logic (Yes/No) và các đối tượng OLE

Đặc biệt, với thuộc tính Validation Rule của các trường, chúng ta cóthể kiểm soát được các giá trị nhập vào mà không cần viết một dòng lệnhlập trình nào như các ngôn ngữ lập trình khác

Ngoài ra, để giảm các thao tác khi nhập liệu, ta có thể đặt thuộc tínhngầm định Default Value hay các phiên bản mới của Access cung cấp cácComboBox cho các trường của bảng nếu ta muốn sử dụng để giảm bớt cácthao tác bàn phím và sai sót trong quá trình nhập liệu

Để đảm bảo an toàn dữ liệu, Access cho phép thiết lập quan hệ giữacác bảng với nhau đảm bảo tính ràng buộc Do đó, người dùng không phảikiểm tra tính toàn vẹn dữ liệu khi nhập.

Các bước cơ bản khi thiết lập một bảng trong MS.Access như sau:

- Tạo bảng

- Đặt khoá chính cho bảng và tạo các chỉ mục

- Chỉnh sửa cấu trúc bảng

- Sử dụng thuộc tính của trường để trình bày dạng dữ liệu của trường

và kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu khi nhập

2- Truy vấn (Query):

Truy vấn là sự lựa chọn thông tin theo một điều kiện nào đó Có thểnói sức mạnh của Access chính là ở truy vấn và báo cáo Trong Access có

2 loại truy vấn: Truy vấn lựa chọn và truy vấn hành động

*Loại thứ nhất - Truy vấn lựa chọn (Select Query):

Là truy vấn mà kết quả đầu ra là tập hợp các thông tin được lựa chọn

từ các bảng, các truy vấn theo một điều kiện nào đó

*Loại thứ hai - Truy vấn hành động:

Là truy vấn nhằm thực hiện một thao tác xử lý dữ liệu nào đó ví dụxoá dữ liệu (Query Delete), cập nhật dữ liệu (Query Update), chèn dữ liệu(Query Append), tạo bảng (Query Make Table)

Việc sử dụng hữu hiệu các truy vấn trong chương trình sẽ làm tăngkhả năng tìm kiếm lời giải cho các bài toán phức tạp Việc sử dụng các hàm

tự định nghĩa trong các cột của các truy vấn làm tăng khả năng kết xuấtthông tin, tăng tính đa dạng, mềm dẻo của thông tin đầu ra

Ngoài ra, ta có thể xây dựng các truy vấn bằng cách sử dụng trực tiếpcác câu lệnh SQL

Khi xây dựng một truy vấn cần phải:

- Chọn bảng hoặc Query khác làm nguồn dữ liệu

- Thêm các trường mới và kết quả thực hiện các phép tính trên cáctrường của bảng nguồn

- Đưa vào các điều kiện tìm kiếm, lựa chọn

- Đưa vào các trường dùng để sắp xếp

3- Biểu mẫu (Form)

Với bảng và truy vấn, ta vẫn xem được thông tin Tuy nhiên, trênbiểu mẫu (Form), giao diện thân thiện hơn nhiều Biểu mẫu là công cụmạnh của Access được dùng để:

- Thể hiện và cập nhật dữ liệu cho các bảng

- Tổ chức giao diện chương trình

- Cập nhật dữ liệu từ bảng chọn

- Cập nhật dữ liệu đồng thời cho nhiều bảng

Có 4 loại biểu mẫu cơ bản như sau:

*Biểu mẫu một cột (Single Column)

Trong loại biểu mẫu này, các trường được sắp xếp theo hàng dọc,biểu mẫu có thể chiếm một hay nhiều trang màn hình, trên đó ta có thể kẻcác đường thẳng, hình chữ nhật hay trang trí các hình ảnh Với biểu mẫu,người ta thường sử dụng thêm công cụ ComboBox rất thuận tiện cho việccập nhật dữ liệu từ bàn phím

*Biểu mẫu nhiều cột dạng bảng (Tabular)

Tabular là loại biểu mẫu dùng để hiển thị thông tin theo cột dọc từtrái sang phải, mỗi hàng chứa một bản ghi tương đối giống bảng nhưng ưuđiểm hơn là ta có thể tạo viền, tạo bóng khung nhìn, hiển thị được ảnhtrong khi bảng, truy vấn thì không thể làm được

*Biểu mẫu chính/phụ (Main/Sub Form)

Biểu mẫu chính, phụ thường để biểu diễn, hiển thị các dạng dữ liệu

có quan hệ một – nhiều Trong mẫu biểu chính/phụ, người ta hay sử dụngcác ListBox để lựa chọn thông tin, hạn chế việc gõ bằng bàn phím

*Biểu mẫu đồ hoạ (Graph)

Biểu mẫu đồ hoạ là loại biểu mẫu dùng để thể hiện kết quả thống kêtheo dạng cột phần trăm (%), đồ thị làm cho kết quả có tính trực quangiống như trong Word, Excel

4- Report

Báo cáo là phần không thể thiếu được đối với một chương trìnhquản lý hoàn thiện Các dữ liệu luôn được tổng hợp, thống kê và in ra giấy.Thiết kế các báo biểu là công việc cần thiết và mất rất nhiều thời gian Tuynhiên, với Access thì công việc trở nên thuận lợi hơn nhiều Access cungcấp đầy đủ và đa dạng các loại báo biểu Trong đó, người dùng có thể

thiết kế bằng công cụ Winard, vượt xa các công cụ của các ngôn ngữ lậptrình khác như Foxpro, Visual Basic về chất lượng cũng như tốc độ.

Khác với Form, Report chỉ kết xuất thông tin chứ không thể cậpnhật dữ liệu Có rất nhiều dạng báo biểu như báo biểu theo nhóm (Group/total), báo biểu theo cột (Single Column), báo biểu dạng nhãn thư (MailingLabel), báo biểu tóm tắt (Summary), báo biểu dạng bảng (Tabular)

Phạm vi sử dụng của báo biểu trong Access chủ yếu là:

- In dữ liệu dưới dạng bảng, biểu

- Sắp xếp dữ liệu trước khi in

- Sắp xếp, phân nhóm dữ liệu, thực hiện các phép tính để có dữ liệutổng hợp trên các nhóm, so sánh đối chiếu dữ liệu tổng hợp trên các nhómvới nhau

- In dữ liệu từ nhiều bảng, truy vấn có liên quan trên cùng một báocáo

Từ báo biểu, ta có thể kết xuất thông tin sang Word, Excel

5- Macro

Macro là tập các hành động dùng để thực hiện một nhiệm vụ mộtcách tự động Bất kỳ các thao tác nào lặp đi lặp lại nhiều lần đều là đốitượng để tạo Macro Với Macro, ta có thể thiết lập được một hệ thốngmenu, kích hoạt các nút lệnh, mở đóng các bảng, mẫu biểu, truy vấn Tựđộng tìm kiếm và chắt lọc thông tin, kiểm soát các phím nóng

- Câu lệnh Docmd dùng để thực hiện một hành động

- Có thể gắn một Macro hay một thủ tục với một sự kiện của Access.Đặc biệt là sự kiện On Click của nút lệnh

- Dùng nút lệnh để tổ chức giao diện chương trình với một Menu đơngiản

- Dùng Autoexec để tự động hoá các thao tác của chương trình và càiđặt mật khẩu Gắn Macro với một phím hay tổ hợp phím để có thể thựchiện Macro từ bất kỳ vị trí nào trong cơ sở dữ liệu

6- Module

Khi sử dụng Macro ta có thể xây dựng được một tiến trình các côngviệc tự động Tuy nhiên, với những bài toán có độ phức tạp cao, Accesskhông đáp ứng nổi thì ta có thể lập trình bằng ngôn ngữ Access Basic đây

là một ngôn ngữ lập trình quản lý mạnh trên môi trường WinDows AccessBasic có đầy đủ các kiểu dữ liệu, các cấu trúc điều khiển, rẽ nhánh, cácvòng lặp làm công cụ cho chúng ta tổng hợp, chắt lọc kết xuất thông tin.Ngoài ra, ta có thể sử dụng thư viện các hàm chuẩn của Access Basic cũngnhư của WinDows để đưa vào chương trình Người sử dụng có thể tự viếtthêm các hàm, thủ tục và Access Basic coi như là các hàm chuẩn

Chương 2 KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG Vµ XÁC ĐỊNH YÊU CẦU

2.1 KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG:

2.1.1 Giới thiệu thư viện:

Thư viện trường PTTH Đồng Hỷ là một thư viện có qui mô lớn

với hàng trăm ngàn đầu sách có giá trị, thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau.Với một số lượng lớn các độc giả trong đó bao gồm cả học sinh, giáoviên, cán bộ và nhân viên đến đăng ký mượn, đọc và tham khảo tài liệu

là rất nhiều và đa dạng Cho nên việc phục vụ bạn đọc đặt ra là phảinhanh chóng, chính xác và đáp ứng được mọi nhu cầu trong quá trìnhmượn trả sách

2.1.2 Mục tiêu quản lý:

Việc xây dựng hệ thống chương trình quản lý thư viện nhằm mục

đích là phục vụ sao cho hoạt động mượn trả sách của trường có hiệuquả, cung cấp đầy đủ các thông tin với độ chính xác cao, tiết kiệm thờigian, gọn nhẹ và tiện lợi

Như vậy, để hoàn thành tốt được các mục đích nêu trên thì hệ thốngchương trình phải thực hiện được các nhiệm vụ cơ bản sau:

- Luôn luôn cập nhật, theo dõi các thông tin để phản ánh chính xác,đầy đủ và kịp thời tình hình hiện tại về sách, bạn đọc, các báo cáo,thống kê… khi có yêu cầu

- Phản ánh quá trình mượn – trả sách của độc giả

2.1.3 Tin học hoá bài toán quản lý:

Muốn xây dựng được bài toán quản lý bằng một phần mềm ứngdụng đơn giản và dễ sử dụng ta cần lượng hoá các dữ liệu thành các con

số, các phép tính, các bảng biểu, mối liên hệ giữa các dữ liệu…

Bài toán quản lý thư viện phải được xây dựng và thiết kế sao cho thoảmãn những yêu cầu sau:

 Cập nhật dữ liệu:

Cập nhật các thông tin cần quản lý về các loại sách có trong thưviện và đối tượng cán bộ giáo viên, học sinh trong suốt thời gian công tác,học tập tại trường có nhu cầu mượn sách

- Lập danh sách các loại sách có trong thư viện

- Danh sách các độc giả đăng ký dịch vụ mượn, trả sách

- Lý lịch trích ngang của mỗi độc giả

- Các loại danh mục

 Xử lý thông tin:

Tìm kiếm các thông tin cần xử lý theo các mã, các tên hay theo mộtđiều kiện cụ thể nào đó mà yêu cầu công việc quản lý có thể đòi hỏi

- Tìm thông tin về sách theo mã sách, tên sách…

- Thông tin về độc giả theo tên, theo lớp, theo khoá…

- Đưa ra danh sách những độc giả mượn sách quá hạn

2.1.4 Các thông tin cần quản lý:

2.2 XÁC ĐỊNH YÊU CẦU CỦA BÀI TOÁN QUẢN LÝ:

Các công việc của hệ thống quản lý trong thư viện được quản lýtheo một quy trình như sau:

2.2.1 Nhập sách:

 Mỗi khi có bổ sung sách mới, trước hết phải được phân loại theotừng lĩnh vực Hệ thống sẽ có trách nhiệm rà xét xem số sách đó đã có haychưa, nếu chưa có thì tiến hành tạo lập thẻ quản lý và cho mã số mới Còn

đã có rồi thì tiến hành gọi thẻ cũ và cập nhật số lượng thêm

 Việc nhập thêm sách mới sẽ được kiểm tra theo từng cấp bậc, phần nhập thông tin mã sách gồm 10 ký tự và lần lượt kiểm tra như sau:

 Mã ngành lớn chỉ được phép nhập tối đa 2 ký tự Ví dụ ngành tin học là TH, mã ngành nhỏ trong ngành lớn gồm 2 ký tự ví dụ như văn phòng là VP, đại cương là ĐC… tiếp theo 4 ký tự là số thứ tự của quyển sách từ 0001 đến 9999 trong ngành nhỏ

 Như vậy quyển sách tin học văn phòng quyển thứ 1 sẽ có

mã là THVP0001, còn sách tin học đại cương quyển thứ 7413 là THDC7413

 Dưới đây là mẫu biểu tiêu biểu cho việc quản lý sách:

Thư viện Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Trường THPT Đồng Hỷ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

PHIẾU QUẢN LÝ SÁCH

Mã sách:………

Tên sách:………

Số lượng sách còn:………….Năm xuất bản:………

Mã tác giả:……….Tác giả:………

Mã nhà xuất bản:………Nhà xuất bản:………

Mã vị trí:…………Khu: ………Kệ:………Ngăn:………

Ngày … tháng … năm 200…

Thủ thư (Ký và ghi rõ họ tên)

Hệ thống căn cứ vào thẻ để tiến hành cập nhật vào danh mục sách của thư viện rồi sau đó mới tiến hành đưa sách vào kho sách

2.2.2 Nhận độc giả mới:

 Mỗi khi có bạn đọc đến đăng ký làm thẻ, hệ thống sẽ tiến hành phát mẫu đăng ký và bạn đọc sẽ khai báo vào mẫu theo hình thức như sau:

Thư viện Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam

Trường THPT Đồng Hỷ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

PHIẾU ĐĂNG KÝ

Họ và tên:………

Ngày sinh:………

Giới tính:………

Nghề nghiệp:………

Lớp:……… ………

Khoá:………… ………

Số điện thoại:………

Ngày đăng ký:………

Ngày … tháng … năm 200…

(Ký và ghi rõ họ tên)

 Sau đó bạn đọc sẽ được hệ thống cấp thẻ thư viện và mỗi thẻ thư viện sẽ được gán cho một mã số độc giả theo mẫu sau:

Thư viện Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam

Trường THPT Đồng Hỷ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

THẺ THƯ VIỆN

Số:………

Họ và tên :………

Nghề nghiệp :……….………

Khoá :……….……

Lớp :……….……

Ngày làm thẻ:………

Ngày hết hạn:……… ……… …

Ngày … tháng … năm 200…

Trưởng phòng công tác bạn đọc

2.2.3 Quá trình mượn sách:

 Khi độc giả đến mượn sách phải xuất trình thẻ thư viện tại bàn kiểm tra và được cấp phiếu kiểm tra và điền số thẻ vào phiếu này Từ phiếu này độc giả vào phòng đọc sách và lấy phiếu mượn sách, độc giả sẽ chọn sách cần mượn và điền vào phiếu mượn để nhân viên căn cứ vào phiếu này lấy sách cho độc giả và cập nhật vào danh sách độc giả mượn sách

Thư viện Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Trường THPT Đồng Hỷ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

PHIẾU MƯỢN SÁCH

Số thẻ:……… Số phiếu:………

Họ tên:………

Mã sách Tên sách Tác giả Loại sách Vị trí

- Căn cứ vào danh sách độc giả trễ hạn hệ thống sẽ đưa ra phiếu báo trảsách cho từng độc giả đồng thời yêu cầu độc giả phải nộp phí sách doquá hạn theo mẫu sau:

Thư viện Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam

Vậy xin thông báo đến quý bạn đọc vui lòng đem sách đến trả và mang

theo số tiền:………… (đồng) để trả phí sách quá hạn vào lúc 16h ngày…

 Hệ thống quản lý ngoài việc tra cứu, tìm kiếm sáchtheo yêu cầu bạn đọc, còn phải thống kê một số cácyêu cầu cần thiết như:

Thư viện Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam

Trường THPT Đồng Hỷ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BÁO CÁO TÌNH HÌNH ĐéC GIẢ

(Từ ngày……… đến ngày………)

Thư viện Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam

Trường THPT Đồng Hỷ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BÁO CÁO MƯỢN SÁCH

(Từ ngày……… đến ngày………)

Chương 3: PHÂN TÍCH - THIẾT KẾ HỆ THỐNG

Trên cơ sở khảo sát thực tế, căn cứ vào mô tả và yêu cầu của chươngtrình ta tiến hành phân tích chương trình theo các bước sau

 Xác định thông tin vào của hệ thống:

- Thông tin về độc giả

- Thông tin về các danh mục sách.

- Thông tin về mượn/trả sách

 Thông tin ra của hệ thống:

- Thống kê sách đã mượn

- Thống kê sách mượn quá hạn

- Thống kê số lượng sách còn, …

3.1 SƠ ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG:

Hệ thống quản lý thư viện gồm các chức năng chính:

 Cập nhật dữ liệu

 Theo dõi mượn/trả sách

 Thống kê, báo cáo và in ấn

- Theo dõi mượn /trả sách gồm:

Theo dõi mượn

3.2 BIỂU Đå LUåNG DỮ LIỆU:

QUẢN LÝ THƯ VIỆN

Cập Nhật Theo dõi

mượn_trả

Thống kê/Báo cáo

- Các sơ đồ luồng dữ liệu:

Giải thích các ký hiệu trong sơ đồ:

A Mô tả chức năngB

Tên của các luồng dữ liệu là một danh từ

D Mô tả kho dữ liệu

Tên của kho dữ liệu thường là danh từ