BỘ TƯ PHÁP CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM VĂN PHÒNG Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: 814/VP-TCHC Hà Nội, ngày 28 tháng năm 2013 V/v lập, nộp hồ sơ công việc vào lưu trữ hành Kính gửi: Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ Trong thời gian vừa qua, việc lập hồ sơ cơng việc đơn vị bước đầu có chuyển biến, tiến Một số đơn vị thực lập hồ sơ công việc theo hướng dẫn Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước như: Vụ Hợp tác Quốc tế, Thanh Tra, Cục Con nuôi, Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm Tuy nhiên, vài đơn vị, việc lập hồ sơ chuyên viên chưa quan tâm mức nên việc thu, nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành hàng năm gặp nhiều khó khăn Việc giữ hồ sơ, tài liệu đơn vị, thu, nộp tài liệu chưa lập thành hồ sơ theo quy định tương đối phổ biến, gây lãng phí thời gian, kinh phí; việc quản lý, khai thác, sử dụng hồ sơ lưu trữ phục vụ công tác đạo, điều hành Lãnh đạo Bộ chuyên môn đơn vị nhiều hạn chế, bất cập Để khắc phục tồn trên, Văn phòng đề nghị Thủ trưởng đơn vị đạo tổ chức lập hồ sơ công việc đơn vị cụ thể sau: Giao nhiệm vụ cho Văn thư đơn vị - Đầu năm, Văn thư đơn vị có trách nhiệm nhận bìa Hồ sơ Văn phòng tiến hành mở hồ sơ theo nhiệm vụ phân công Kế hoạch công tác Lãnh đạo Bộ phê duyệt - Văn thư đơn vị có trách nhiệm ghi tên đơn vị, số, ký hiệu, tiêu đề hồ sơ thời hạn bảo quản theo danh mục hồ sơ đơn vị lên bìa hồ sơ, sau chuyển bìa hồ sơ cho chun viên giao giải công việc tiến hành lập hồ sơ - Văn thư đơn vị có trách nhiệm theo dõi, thu nộp hồ sơ vào lưu trữ hành công việc kết thúc Trách nhiệm chuyên viên - Các chuyên viên có trách nhiệm thu thập, cập nhật đủ văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ tương ứng, từ văn phiếu trình, ý kiến tham gia đơn vị, cá nhân; ý kiến đạo giải lãnh đạo, tư liệu tham khảo cần thiết văn đơn vị, tổ chức liên quan đến công việc hồ sơ Ngoài ra, cần lưu ý đến việc thu thập văn bản, tài liệu dễ bị thất lạc phát biểu lãnh đạo, tham luận đại biểu tham dự hội nghị, hội thảo hay ảnh, băng ghi âm, ghi hình vào hồ sơ, tránh để lẫn văn thuộc hồ sơ vào hồ sơ khác hay đưa văn không liên quan trực tiếp, khơng thuộc trách nhiệm mà theo dõi, giải vào hồ sơ - Để hoàn chỉnh hồ sơ cơng việc mà theo dõi, giải quyết, người lập hồ sơ tiếp tục thu thập, bổ sung văn bản, tài liệu thiếu vào hồ sơ Đối với hồ sơ dày, số lượng văn lớn phân chia thành tập đơn vị bảo quản cách hợp lý, bảo đảm thuận tiện cho việc quản lý sử dụng - Trường hợp sau công việc kết thúc, thành phần, nội dung văn bản, tài liệu hồ sơ không phù hợp với tiêu đề dự kiến danh mục hồ sơ cá nhân cần chỉnh sửa, hồn thiện tiêu đề hồ sơ ghi thức lên bìa hồ sơ - Xem xét loại khỏi hồ sơ trùng thừa, nháp, thảo (nếu có gốc) tài liệu tham khảo không thực cần thiết (trừ thảo văn quy phạm pháp luật, pháp lệnh, nghị định) - Kiểm tra lại thời hạn bảo quản hồ sơ vào thực tế tài liệu có hồ sơ để chỉnh sửa cho phù hợp - Việc xếp văn bản, tài liệu hồ sơ nhằm cố định trật tự văn bản, tài liệu; bảo đảm mối liên hệ văn bản, tài liệu với làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, việc cách rõ ràng; giúp cho việc theo dõi, giải công việc hàng ngày việc tra cứu, sử dụng hồ sơ, tài liệu sau thuận tiện Nếu hồ sơ có phim, ảnh, băng, đĩa ghi âm, ghi hình đưa vào bì xếp vào cuối hồ sơ Nếu hết năm, công việc chưa giải xong hồ sơ chuyển sang năm sau để tiếp tục theo dõi, giải ghi vào danh mục hồ sơ năm Giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hành - Định kỳ, vào tháng 10 hàng năm, đơn vị có trách nhiệm chuyển giao hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ từ đơn vị, cá nhân vào lưu trữ hành quan theo quy định pháp luật Văn phòng Bộ thu hồ sơ lập theo Kế hoạch công tác đơn vị Lãnh đạo Bộ phê duyệt - Những hồ sơ nguyên tắc tập văn đạo Đảng, văn quy phạm pháp luật văn hướng dẫn quan nhà nước có thẩm quyền lĩnh vực, vấn đề định dùng làm để giải công việc, văn bản, tài liệu khác gửi để biết, để tham khảo không thuộc diện giao nộp vào lưu trữ hành quan lưu giữ đơn vị, cá nhân để tra cứu, khai thác phục vụ cho công việc huỷ sau văn hết hiệu lực thi hành Trách nhiệm Văn phòng Bộ Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm in cung cấp bìa hồ sơ cho đơn vị, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ hành - Hàng năm, vào Kế hoạch công tác đơn vị Lãnh đạo Bộ phê duyệt, Phòng Lưu trữ cấp bìa hồ sơ cho đơn vị để tiến hành lập hồ sơ theo quy định - Phòng Lưu trữ có trách nhiệm thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu từ đơn vị, cá nhân vào kho lưu trữ quan theo quy định Điều 32, Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ Bộ Tư pháp Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, Phòng Lưu trữ có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu với Danh mục hồ sơ lập đầu năm Trường hợp phát thiếu hồ sơ, tài liệu yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung báo cáo Chánh Văn phòng Bộ giải Biên giao nhận tài liệu thực theo mẫu “Biên giao nhận tài liệu” kèm theo Công văn Đề nghị Thủ trưởng đơn vị đạo, tổ chức, kiểm tra việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành theo quy định Trong trình thực hiện, có vấn đề phát sinh khó khăn, vướng mắc, đề nghị đơn vị phản ánh Văn phòng Bộ để kịp thời giải quyết./ CHÁNH VĂN PHÒNG Nơi nhận: - Như (để thực hiện); - Bộ trưởng (để báo cáo); - Các Thứ trưởng (để báo cáo); - Gửi Cổng TTBTP; - Lưu: Văn thư (đã ký) Trần Tiến Dũng ... sửa cho phù hợp - Việc xếp văn bản, tài liệu hồ sơ nhằm cố định trật tự văn bản, tài liệu; bảo đảm mối liên hệ văn bản, tài liệu với làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, việc cách rõ ràng; giúp cho việc... hợp lý, bảo đảm thuận tiện cho việc quản lý sử dụng - Trường hợp sau công việc kết thúc, thành phần, nội dung văn bản, tài liệu hồ sơ không phù hợp với tiêu đề dự kiến danh mục hồ sơ cá nhân cần... nhân để tra cứu, khai thác phục vụ cho công việc huỷ sau văn hết hiệu lực thi hành Trách nhiệm Văn phòng Bộ Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm in cung cấp bìa hồ sơ cho đơn vị, tổ chức thuộc nguồn nộp