Tài liệu - SFDP Alumni Huong dan Excel

Tài liệu - SFDP Alumni Huong dan Excel tài liệu, giáo án, bài giảng , luận văn, luận án, đồ án, bài tập lớn về tất cả cá...

 Hướng dẫn biểu cập nhập kế hoạch phát triển Kinh tế xã hội cấp xã Tài liệu tham khảo dùng cập nhập liệu máy tính Kỳ Sơn 07/2010 Mục lục Mục lục Phần I: Hướng dẫn sử dụng biểu Excel Giới thiệu biểu Excel sử dụng tổng hợp kế hoạch PTKTXH Cách cài đặt máy tính Phần II: Các thao tác chủ yếu .5 Chuẩn bị biểu thu thập thông tin Hướng dẫn sử dụng biểu cập nhập thông tin 2.1 Những việc cần làm trước sử dụng biểu mẫu 2.2 Ký hiệu đặc tính biểu mẫu 2.3 Sử dụng biểu cấu hình 2.4 Một vài kỹ 2.5 Cập nhập kết tổng hợp từ biểu II.4.A 12 2.6 Cập nhập kết tổng hợp từ biểu II.4.B 13 2.7 Cập nhật kết biểu II.6.A II.6.B 15 2.8 Cập nhật kết từ hỗi nghị kế hoạch xã vào biểu II.5.B 15 2.9 Cập nhật kết xếp ưu tiên biểu II.6.A II.6.B 15 Phần III: Ngun tắc tính tốn cập nhập 16 Giới thiệu chung 16 Nguyên tắc cập nhập 16 Nguyên tắc tính tốn 17 3.1 Tổng số nguồn vốn hoạt động biểu II.4.B, II.5.B 17 3.2 Cách tính tốn biểu II.5.C 17 Phần I: Hướng dẫn sử dụng biểu Excel Giới thiệu biểu Excel sử dụng tổng hợp kế hoạch PTKTXH Để giúp tăng cường hiệu công tác chuẩn bị quản lý số liệu phục vụ lập kế hoạch, kèm theo hướng dẫn thực Quy trình lập kế hoạch phát triển kinh tế xã hội biểu mẫu Excel Bộ biểu mẫu chia làm phần: Phần 1: Bộ biểu dùng để in ấn cần thiết để thu thập thông tin biểu tổng hợp cấp xã bao gồm Biểu I.2, II.3, II.4.A, B mẫu phiếu theo dõi để theo dõi cấp phát biểu mẫu), biểu có tập tin bieukh_in.xls Phần 2: Bộ biểu dùng để nhập liệu vào máy kết xuất thông tin đầu có tập tin bieukh_maytinh.xls bao gồm:  Giao diện điều khiển gồm chức sau:  Tạo Dự thảo Kế hoạch: Tính cho phép tạo phần nội dung thuyết minh Dự thảo kế hoạch sau cập nhập xong nội dung biểu II.5.A; Hình 1: Giao diện phần mềm cập nhập số liệu kế hoạch  Vào Biểu cấu hình: Tính chuyển sang biểu Main chứa thơng tin khai báo chương trình; Sửa danh sách thơn nội dung khác: Tính giúp chuyển sang biểu Data chứa thông tin thôn bản, ban ngành, lĩnh vực nội dung khác; Sửa lỗi biểu mẫu: Tính cho phép khơi phục lại số lỗi người dùng gây biểu II.5.A II.5.B Biểu cập nhập liệu:       Biểu II.5.A: Biểu cập nhập Vấn đề, nguyên nhân, mục tiêu giải pháp Biểu II.5.B: Biểu cập nhập Hoạt động đề xuất Biểu II.2 II.2.A: Cho phép cập nhập số liệu (cấp xã II.2) thôn (II.2.A) Sổ tay Hướng dẫn bảng biểu Kế hoạch phần mềm Excel Tài liệu dành cho cán cấp xã  Biểu kết xuất liệu: Các biểu tự động sinh kết có thay đổi Biểu II.5.A biểu Data đề cập sau  Biểu II.5.C: Biểu kết xuất thơng tin tài tổng thể năm kế hoạch Biểu II.6.A: Biểu kết xuất danh sách hoạt động phân bổ nguồn vốn (Khi hoàn chỉnh, Khung Kế hoạch phát triển Kinh tế xã hội thuộc Biểu II.7 – mục 4.1, phần II) Biểu II.6.B: Biểu kết xuất danh sách hoạt động đề xuất chưa có nguồn vốn (Khi hồn chỉnh, Khung Đề xuất Kế hoạch phát triển Kinh tế xã hội thuộc Biểu II.7 – mục 4.2, phần II)   Sổ tay Hướng dẫn bảng biểu Kế hoạch phần mềm Excel    Tài liệu dành cho cán cấp xã Biểu thông tin cấu hình: Biểu Main: Chứa thơng tin liên quan đến toàn mẫu biểu bao gồm tên gọi, thuật ngữ sử dụng biểu mẫu Khung đề cương dự thảo kế hoạch (xem hình để biết cách sử dụng) Biểu Data: Chứa thông tin danh mục lĩnh vực, ban ngành, thôn nội dung khác Hình 2: Cách sử dụng bảng Đề cương khung kế hoạch bảng tính Main Cách cài đặt máy tính Các thao tác cài đặt sau: (1) Trước tiên cần chép tập tin bieukh_maytinh.xls máy tính người dùng lưu vào vị trí dễ tìm (2) Khởi động Excel; (3) Chọn thực đơn Tools, sau chọn tiếp Macro chọn tiếp Security; (4) Chọn mức an ninh Medium nhấn OK (5) Tắt Excel khởi động tập tin bieukh_maytinh.xls (6) Nhấn Enable Macros (xem hình bên) để vào chương trình, kể từ lúc người dùng bắt đầu sử dụng chương trình  Chú ý: Khi cần lấy lại biểu đâu? Các biểu Excel nói đăng tải trang Web Sở Kế hoạch & Đầu tư tỉnh Nghệ An Nếu bị thất lạc, người dùng tải địa sau: * http://www.ngheanbusiness.gov.vn/Portals/0/Qt/xa/bieukh.xls: Các tài liệu hướng dẫn, sổ tay hướng dẫn lập kế hoạch tài liệu khác có địa http://www.ngheanbusiness.gov.vn/Portals/0/Qt/xa/tailieu.zip (Những tài liệu nén lại, muốn xem cần phải giải nén) Nếu có thắc mắc cần trao đổi gì, xin gửi thư điện tử cho Sở Kế hoạch & Đầu tư Nghệ An theo địa cung cấp tờ giới thiệu gửi cho a Sổ tay Hướng dẫn bảng biểu Kế hoạch phần mềm Excel Tài liệu dành cho cán cấp xã Nguyễn Minh Lâm, địa minhlam123@gmail.com anh Ngọc địa ngocdd@sfdp.net Sổ tay Hướng dẫn bảng biểu Kế hoạch phần mềm Excel Tài liệu dành cho cán cấp xã Phần II: Các thao tác chủ yếu Chuẩn bị biểu thu thập thơng tin Trong q trình thực lập kế hoạch, thiếu biểu thu thập thơng tin, xã sử dụng Biểu I.1, I.2, II.2, II.3 (Biểu thu thập thông tin) II.4.A, B (Biểu tổng hợp) tập tin bieukh_in.xls để in bổ sung cần Hướng dẫn sử dụng biểu cập nhập thông tin Như đề cập hướng dẫn thực lập kế hoạch sổ tay hướng dẫn, để chuẩn bị Biểu II.7 biểu đầu cách dễ dàng xác hơn, khuyến nghị xã sử dụng máy tính để cập nhật kết công việc tổng hợp 2.1 Những việc cần làm trước sử dụng biểu mẫu Trước sử dụng biểu mẫu phục vụ lập kế hoạch, người dùng cần thực thao tác sau:  Đối với biểu Main  (1) Nhập tên xã (2) Nhập năm báo cáo, năm kế hoạch (3) Nhập tên Chủ tịch xã, Kế toán xã Đối với biểu Data (1) Nhập đầy đủ danh sách thôn (2) Nhập danh sách Danh sách nguồn vốn & chương trình Mục tiêu (3) Bổ sung danh sách Tình trạng Đề xuất (nếu cần) Cách thức thực việc xin xem thêm (Phần II:2.3 - Sử dụng biểu cấu hình) 2.2 Ký hiệu đặc tính biểu mẫu Trong biểu thiết kế để cập nhập liệu, chúng tơi có sử dụng cơng cụ kỹ thuật Excel là:  Bộ lọc AutoFilter thể mũi tên quay xuống (1) hàng hình  Hộp danh sách thể mũi tên quay xuống (2) hiển thị đưa trỏ Ô vào số cột định  Hộp thích (3), thường xuất cạnh Ô chọn gắn liền với số Ô đặc biệt Nếu trình sử dụng, hộp che phần biểu chuyển vị trí khác cách nhấn chuột vào hộp thích kéo vị trí thích hợp Sổ tay Hướng dẫn bảng biểu Kế hoạch phần mềm Excel Tài liệu dành cho cán cấp xã Hình 3: Các thành phần biểu mẫu Hình 4: Thơng điệp hiển thị người dùng cố gắng sửa chữa liệu vùng biểu Excel Biểu bảo vệ (Protected): Tất biểu mẫu tập tin Excel bảo vệ chống thay đổi số thiết kế nhằm tránh thao tác không phù hợp người dùng dẫn đến sai lệch tính tốn Mật để bỏ bảo vệ d1ndh1sk Cần ý không nên bỏ bảo vệ để điều chỉnh thiết kế bảng tính trừ thật cần thiết không nên làm điều người dùng khơng phải người có kỹ sử dụng Excel tốt   Thông điệp báo lỗi: Khi chế độ bảo vệ, người dùng cố gắng thay đổi liệu ô chứa công thức, ô bảo vệ, Excel hiển thị thông báo lỗi Hình Nếu thực muốn sửa liệu, công thức định dạng bảng, bỏ chế độ bảo vệ, tiến hành sửa đổi thiết lập lại chế độ bảo vệ để tránh thao tác không cần thiết gây hỏng cấu trúc bảng   Biểu đặt tính vùng in (Print Area): Tính giúp người dùng in vùng thông tin cần thiết Khi cần điều chỉnh, chọn vùng muốn in chọn thực đơn File/ Print Area/ Set Print Area Biểu đặt tính đóng băng tiêu đề (Freeze): Tính giúp quan sát cột tiêu đề cách dễ dàng Sổ tay Hướng dẫn bảng biểu Kế hoạch phần mềm Excel Tài liệu dành cho cán cấp xã Hình 5: Màn hình thơng báo việc nhập liệu sai quy định  Các biểu có số cột đặt chế độ chống nhập sai liệu, nhập sai, Excel đưa thông báo để người dùng sửa đổi 2.3 Sử dụng biểu cấu hình 2.3.1 Giao diện điều khiển Chỉ hoàn thành cập nhập số liệu vào biểu II.5.A sử dụng nút tạo Dự thảo Kế hoạch Với nút khác sử dụng bình thường Nút sửa lỗi có tác dụng đặc biệt cập nhập nhiều biểu khác (do việc chia làm nhóm, nhóm thường cập nhật vào biểu riêng rẽ) Chỉ cần chép nội dung từ biểu nhóm vào biểu II.5.B (nhóm nhóm kia) Sau hồn chỉnh, nhấn nút sửa lỗi ta có biểu gốc cũ 2.3.2 Biểu Main Biểu chứa thơng tin liên quan đến tên biểu, tên cột biểu chi tiết Mọi thay đổi biểu gây thay đổi toàn hệ thống biểu khác  Cách thức thay đổi thông tin cấu hình biểu sau: (1) Chọn Ơ chứa nội dung cần thay đổi, ô thường nằm cạnh Ơ chứa tên thơng tin cần thay đổi (2) Nhập nội dung cần thay đổi nhấn Enter  Chẳng hạn để thay đổi tên Biểu II.5.A thành Biểu tổng hợp II.5.A ta làm sau: (1) Chọn trang Main (cách thay đổi trang xem phần sau) (2) Chọn Ô bên cạnh nhập vào “Biểu tổng hợp II.5.A” (3) Chuyển sang trang II.5.A ta thấy tên biểu thay đổi ý muốn Hình 6: Thay đổi tên biểu thông tin khác biểu Main Sổ tay Hướng dẫn bảng biểu Kế hoạch phần mềm Excel Tài liệu dành cho cán cấp xã Tương tự ta thay đổi nội dung liên quan khác phần Thơng tin Hành xã & số liệu năm, Chủ tịch UBND xã, Kế toán xã, năm báo cáo, năm kế hoạch …vv theo cách 2.3.3 Biểu Data Biểu chứa thông tin liên quan đến danh mục sử dụng bảng biểu Các ô màu sẫm điều chỉnh được, màu sáng điều chỉnh Nội dung bao gồm: (1) Danh mục lĩnh vực (2) Danh sách thơn (3) Danh sách ban ngành (4) Tình trạng đề xuất (5) Danh sách nguồn vốn Chương trình mục tiêu (6) Điều kiện tính tốn Cách thức điều chỉnh, bổ sung thông tin sau: (1) Chọn biểu Data (2) Chọn ô màu sáng cột cần bổ sung thơng tin liền sau có số liệu cuối cung (3) Nhập thông tin cần bổ sung (hình bên) Hình 7: Bổ sung thơng tin vào biểu cấu hình Data Cách thức sử dụng để cập nhật danh sách thôn bản, bổ sung Tình trạng Đề xuất, danh sách nguồn vốn, ban ngành …vv Hướng dẫn cụ thể Ô giải thích cách làm cụ thể 2.4 Một vài kỹ 2.4.1 Kéo thả chuột (Drag and Drop) Kỹ việc người dùng nhấn giữ chuột trái lên đối tượng, kéo khỏi vị trí thả vị trí khác Thao tác sử dụng cần kéo cuộn danh sách cuộn cửa sổ Excel đối tượng khác 2.4.2 Nhấn phím tổ hợp Khi sử dụng Excel, có số thao tác đòi hỏi phải nhấn phím tổ hợp, ký hiệu phím tổ hợp [Tên phím 1] + [Tên phím 2], chẳng hạn Alt+Enter Cách thao tác với phím tổ hợp là: (1) Giữ [Phím 1] sau nhấn tiếp [Phím 2] Ví dụ: Để xuống dòng nhập liệu Ô excel, người ta di chuyển trỏ tới vị trí cần xuống dòng nhấn phím tổ hợp Alt+Enter Việc tương đương với việc chọn vị trí cần sang dòng mới, nhấn phím Alt bàn phím sau nhấn Enter Tương tự, để vào hộp thoại định dạng Ô, người ta chọn Ô cần định dạng nhấn tổ hợp Ctrl+1 10 Sổ tay Hướng dẫn bảng biểu Kế hoạch phần mềm Excel Tài liệu dành cho cán cấp xã 2.4.3 Mở chọn trang tính (Sheet) Đây thao tác đơn giản, cách thực sau: (1) Mở bảng tính nơi lưu trữ (2) Chọn trang tính cách nhấn chuột vào tên trang tính nhấn tổ hợp phím Ctrl + pg up Ctrl + pg dn bàn phím (Xem hinh bên) Hình 8: Cách lựa chọn bảng tính 2.4.4 Thao tác lựa chọn danh mục Các biểu mẫu thiết kế sẵn công cụ lựa chọn Danh mục, tính thể di chuyển lựa chọn Ơ bảng tính tới Ơ thuộc cột Ban ngành, Lĩnh vực, Nguồn vốn Trạng thái Các cột thiết kế liên kết tới danh sách cố định nằm trang Data Hình 9: Các nút thao tác đê lựa chọn từ danh sách ô 2.4.5 Thao tác với lọc AutoFilter Các biểu Excel sử dụng cho lập kế hoạch thiết kế với tính cho phép lọc kết theo tiêu chí Chẳng hạn lọc danh sách hoạt động ban ngành Dân số - KHHGĐ đề xuất cách chọn tiêu chí lọc cột Ban ngành sau chọn Dân số - KHHGĐ, hoạt động ban ngành Dân số - KHHGĐ đề xuất hiển thị (Hình 9) 11 Sổ tay Hướng dẫn bảng biểu Kế hoạch phần mềm Excel Tài liệu dành cho cán cấp xã Khi muốn bỏ chế độ lọc, tìm nút lọc lọc có màu xanh dương, sau tìm danh sách xổ xuống (thường dòng cùng) chọn mục có tên All (Xem hình bên) Hình 10: Bỏ chế độ lọc bảng tính Excel để tất nội dung 2.4.6 Tùy biến tính lọc AutoFilter Tùy biến lọc AutoFilter giúp ta thiết lập tiêu chí lọc khác danh sách hoạt động Chẳng hạn lọc số nội dung bỏ số nội dung khác lọc số nội dung khơng thỏa mãn điều kiện  Cách thức tiến hành sau: (1) Chọn nút lọc lọc (hình mũi tên trỏ xuống) (2) Chọn mục (Custom ) (Tùy biến) (3) Hộp thoại Custom AutoFilter Hình 12 (4) Lựa chọn điều kiện lọc mục NAME, tiêu chí lọc Hình 12 (5) Lựa chọn tốn tử lọc hộp chọn phía bên phải nhấn OK Kết lọc hiển thị hình Excel Hình 11: Biểu tượng Autofilter (Lọc tự động) 12 Sổ tay Hướng dẫn bảng biểu Kế hoạch phần mềm Excel Tài liệu dành cho cán cấp xã Trong ví dụ Hình 13, ta chọn điều kiện lọc equals (ngang với) “Chưa rõ”, kết hiển thị tất hoạt động có cột Nguồn vốn ứng với giá trị Chưa rõ Trong ví dụ Hình 14, ta chọn điều kiện lọc does not equal (không ngang với) “Chưa rõ”, kết hiển thị tất hoạt động có cột Nguồn vốn khơng phải “Chưa rõ”  Ví dụ: lọc tồn hoạt động có nguồn vốn là “Chưa rõ”, ta làm sau: (1) Chọn nút lọc lọc (hình mũi tên trỏ xuống) (2) Chọn mục (Custom ) (Tùy biến) (3) Chọn does not equal hộp thoại Custom AutoFilter (xem hình 4) (4) Chọn tốn tử lọc “Chưa rõ” hộp chọn phía bên phải nhấn OK Kết lọc hiển thị hình Excel theo điều kiện vừa ấn định Hình 12: Hộp thoại tùy biến cách lọc Custom Autofilter điều kiện 13 Sổ tay Hướng dẫn bảng biểu Kế hoạch phần mềm Excel Tài liệu dành cho cán cấp xã Hình 13: Hộp thoại tùy biến cách lọc Custom Autofilter toán tử lọc với điều kiện lọc equal (ngang với) “Chưa rõ” Hình 14: Hộp thoại tùy biến cách lọc Custom Autofilter toán tử lọc với điều kiện lọc does not equal (không ngang với) “Chưa rõ” 2.5 Cập nhập kết tổng hợp từ biểu II.4.A Kết tổng hợp biểu II.4.A cập nhập vào máy tính biểu II.5.A theo cách thức sau: (1) Chọn Lĩnh vực cột Lĩnh vực ứng với lĩnh vực biểu II.4.A (2) Nhập vào Vấn đề tổng hợp Biểu II.4.A, nhập xong vấn đề chuyển sang cột Nguyên nhân, Mục tiêu, Giải pháp theo dòng tương ứng Làm tương tự phần giải pháp hết tất nguyên nhân, mục tiêu, giải pháp ứng với vấn đề (3) Chuyển sang dòng nhập vấn đề tiếp mô tả bước 14 Sổ tay Hướng dẫn bảng biểu Kế hoạch phần mềm Excel Tài liệu dành cho cán cấp xã  Chú ý: Ký tự đặc biệt cập nhập + Nếu vấn đề có nhiều Nguyên nhân, nhập xong nguyên nhân, nhấn tổ hợp phím Alt+Enter (nhấn phím Alt bàn phím sau nhấn phím Enter) để xuống dòng nhập nguyên nhân Nếu muốn nhập dấu xuống dòng (dấu -), nhập ký hiệu “'” (nháy đơn) trước nhập dấu - + Cũng nhập nhiều nguyên nhân cho vấn đề nhiều dòng liên tiếp vấn đề vấn đề nhập bỏ trống + Không bỏ trống cột Lĩnh vực ban ngành ứng với vấn đề, nguyên nhân giải pháp Vì cột giúp lọc lấy thông tin ngành hay lĩnh vực 2.6 Cập nhập kết tổng hợp từ biểu II.4.B Kết tổng hợp biểu II.4.B cập nhập vào máy tính biểu II.5.B Biểu biểu quan trọng giúp giải phần lớn biện pháp tính tốn nguồn vốn hoạt động giúp phân loại hoạt động theo mức độ chắn nguồn lực Cách thức sau: (1) Nhập nội dung từ Biểu II.4.B vào Biểu II.5.B theo cột tương ứng (2) Chuyển sang dòng nhập chi tiết hoạt động (3) Tại cột ban ngành, lựa chọn Ban ngành chịu trách nhiệm quản lý lĩnh vực ghi ô Lĩnh vực biểu II.4.B Tham khảo thêm bảng tra chéo lĩnh vực ban ngành trang sau (4) Tại cột Trạng thái, kiểm tra xem hoạt động có đầy đủ nội dung liên quan Đơn vị tính, Số, khối lượng, Thời gian thực hiện, Ngân sách, Trách nhiệm thực Nếu nội dung thiếu phải chọn trạng thái Cần xác minh Khơng hợp lệ Nếu có đầy đủ thơng tin lựa chọn trạng thái Đề xuất dựa kết phân bổ nguồn vốn Chủ tịch xã/ Chủ tài khoản cán kế toán xã thực (5) Khi hoàn thành nhập liệu, lưu chuyển kết cho tổ trưởng Tổ công tác kiểm tra phân bổ nguồn vốn 15 Sổ tay Hướng dẫn bảng biểu Kế hoạch phần mềm Excel Tài liệu dành cho cán cấp xã Bảng 1: Danh mục tra chéo Ban ngành lĩnh vực Nhóm thảo luận Kinh tế Kinh tế Kinh tế Kinh tế Kinh tế Kinh tế Kinh tế Kinh tế Kinh tế Kinh tế Kinh tế Kinh tế Kinh tế Kinh tế Kinh tế Chính quyền Chính quyền Chính quyền Chính quyền Chính quyền Chính quyền Văn hố - Xã hội Văn hoá - Xã hội Văn hoá - Xã hội Văn hoá - Xã hội Văn hoá - Xã hội Văn hoá - Xã hội Văn hoá - Xã hội Lĩnh vực 1.1 Trồng trọt, 1.2 Chăn nuôi, 1.3 Lâm nghiệp, 1.4 Thủy sản, 1.5 Thú y, 1.6 Khuyến nông, 1.7 Giao thông - Thủy lợi 2.1 Công nghiệp, tiểu thủ CN 2.2 Thương mại, 2.3 Du lịch, 2.4 Dịch vụ khác 3.1 Hợp tác xã 3.2 Doanh nghiệp 4.1 Đầu tư hạ tầng, 4.2 Chương trình dự án 5.1 Ngân sách 6.1 Địa mơi trường, 7.1 Đồn niên, 7.2 Hội phụ nữ, 7.3 An ninh trật tự, 7.4 Quốc phòng, 8.1 Giáo dục 8.2 Y tế 8.3 Dân số 8.4 Văn hóa thơng tin 8.5 Thể dục thể thao 9.1 Lao động việc làm 9.2 Xóa đói, giảm nghèo, Ban ngành Khuyến nông, khuyến lâm Khuyến nông, khuyến lâm Khuyến nông, khuyến lâm Khuyến nông, khuyến lâm Khuyến nông, khuyến lâm Khuyến nông, khuyến lâm Giao thông - Thủy lợi Văn phòng - thống kê Văn phòng - thống kê Văn phòng - thống kê Văn phòng - thống kê Văn phòng - thống kê Văn phòng - thống kê Địa - Xây dựng Văn phòng - thống kê Tài - Kế tốn Địa - Xây dựng Đoàn niên Hội phụ nữ xã Cơng an Qn Văn hóa - xã hội Trạm y tế Dân số - KHHGĐ Văn hóa - xã hội Văn hóa - xã hội Thương binh - xã hội Thương binh - xã hội Danh sách bảng tra chéo có ý nghĩa tham khảo hồn tồn phụ thuộc vào cách bố trí nhân xã Các đơn vị khơng có tên mục Ban ngành, xin xem thêm danh sách Hội Cựu chiến binh Phòng cháy - Chữa cháy Trường THPT Hội nông dân Thú y Trường tiểu học Hợp tác xã Thủy nông Tư pháp - Hộ tịch Mặt trận tổ quốc Trường THCS 16 Sổ tay Hướng dẫn bảng biểu Kế hoạch phần mềm Excel Tài liệu dành cho cán cấp xã 2.7 Cập nhật kết biểu II.6.A II.6.B Thông tin biểu tự động chuyển sang từ biểu II.5.B Tuy nhiên, có thay đổi trạng thái hoạt động có điều chuyển hoạt động từ bảng sang bảng (từ II.6.A sang II.6.B ngược lại) Để cập nhật thay đổi này, tránh dòng trống khơng cần thiết, cần phải cập nhật lại biểu cách lọc lại danh sách hoạt động  Cách thức sau: (1) Chọn biểu II.6.A II.6.B; (2) Nhấn mũi tên dòng có cơng cụ lọc (3) Chọn NonBlanks (Xem hình bên) 2.8 Cập nhật kết từ hỗi nghị kế hoạch xã vào biểu II.5.B Sau có kết phân bổ nguồn vốn, Tổ công tác cập nhật kết vào biểu II.5.B tương ứng theo số thứ tự hoạt động phân bổ nguồn vốn theo cách sau: (1) Chọn biểu II.5.B (2) Tìm hoạt động phân bổ vốn từ quỹ phát triển xã theo cột số thứ tự; (3) Cập nhật cột nguồn vốn cách rõ tên nguồn vốn, không thấy tên nguồn vốn quay trở lại biểu Data, tìm đến danh sách chương trình mục tiêu, nguồn vốn; (4) Gõ vào dòng trống tên chương trình mục tiêu (5) Quay lại biểu II.5.B chọn tên nguồn vốn vừa cập nhật; (6) Điều chỉnh nguồn vốn cho phù hợp có số liệu bị bơi đỏ Trong suốt năm thực kế hoạch, có nguồn vốn cấp cho hoạt động cần tiến hành cập nhập bổ sung theo cách 2.9 Cập nhật kết xếp ưu tiên biểu II.6.A II.6.B Khi tổ chức hội nghị xã xong, Tổ công tác cần tổ chức cập nhập kết xếp ưu tiên thực theo cách sau: (1) Chọn biểu II.6.A II.6.B; (2) Di chuyển đến cột Ưu tiên (Cột thứ từ bên trái); (3) Tìm hoạt động có số thứ tự tương ứng nhập vào thứ tự ưu tiên xác định; (4) Với hoạt động khác, thực tương tự cách 17 Sổ tay Hướng dẫn bảng biểu Kế hoạch phần mềm Excel Tài liệu dành cho cán cấp xã Phần III: Nguyên tắc tính tốn cập nhập Giới thiệu chung Phần cung cấp cho người dùng nguyên tắc tính tốn chung trường hợp khơng có máy tính Để áp dụng cách tính tốn tay, người dùng cần in biểu II.5.A, B, C II.6.A, B để điền thông tin Với công thức cách tính loại số liệu biểu này, người dùng tự lập biểu mà khơng bị phụ thuộc vào tính liên kết tự động tích hợp biểu Excel Khi cập nhật có lỗi, đặc biệt phần nguồn vốn, có lỗi bị bơi đỏ Trong trường hợp này, cần tìm cột kinh phí ghi bổ sung lại xóa bỏ số liệu từ cột bơi đỏ, cộng thêm vào cột ghi bổ sung Chẳng hạn, nguồn vốn xác định đầu tư xây dựng cột Dân góp Đề xuất bị sai, lúc cần lấy số liệu từ cột cộng thêm vào cột ngân sách xóa bỏ số liệu cột Để tiện ghi nhận thay đổi này, nên viết cụ thể vào cột Ghi chú, chẳng hạn “điều chỉnh triệu từ Đề xuất, triệu từ dân góp sang Ngân sách” để tiện theo dõi sau Nguyên tắc cập nhập Nếu trái với nguyên tắc đây, số liệu bị bôi đỏ hình Các hoạt động cập nhập phải tuân thủ yêu cầu sau  Hoạt động sử dụng Vốn nghiệp ngân sách thường xuyên + Nguồn vốn đề xuất sử dụng ngân sách phải ghi vào cột Ngân sách Các cột nguồn lực khác có khơng có số liệu (do hoạt động huy động kinh phí từ nguồn Dân góp phần thiếu cần Đề xuất2 ngân sách hỗ trợ bổ sung) + Cột tên nguồn vốn phải ghi Hoạt động Sự nghiệp Hoạt động thường xuyên  Hoạt động đề xuất sử dụng từ chương trình mục tiêu Trong biểu II.2.A có tượng này, số liệu tổng hợp từ thôn khác với số liệu thống kê xã cung cấp liệu bị bơi đỏ Cách làm giúp bên có trách nhiệm truy tìm sai sót làm nảy sinh sai khác Cột Đề xuất khơng có nghĩa dùng để ghi ngân sách bổ sung cần có thêm mà có ý nghĩa lượng Ngân sách/ Kinh phí bổ sung có không nằm ngân sách 18 Sổ tay Hướng dẫn bảng biểu Kế hoạch phần mềm Excel Tài liệu dành cho cán cấp xã Nguồn vốn đề xuất sử dụng từ chương trình Mục tiêu ghi vào cột Ngân sách Những đóng góp khác ghi vào cột Dân góp (nếu có), cột Đề xuất bỏ trống Cột tên nguồn vốn ghi tên chương trình mục tiêu chọn  Hoạt động Đầu tư phát triển Đầu tư XDCB Theo thông lệ quản lý vốn đầu tư, hoạt động đơn khai thác từ Ngân sách, việc huy động vốn từ nguồn khác không xem xét với loại hoạt động này, phép ghi nguồn vốn vào cột Ngân sách, nhiên cột Nguồn vốn phải ghi Đầu tư phát triển khác hay Xây dựng  Nguồn tài trợ khác: Đây nguồn huy động từ bên ngồi dạng hỗ trợ dự án, khơng thuộc ngân sách, khơng ghi nguồn vốn vào cột Ngân sách, ghi vào cột Dân góp Đề xuất, chọn nguồn vốn Nguồn tài trợ khác, cột Ghi ghi rõ loại hình nguồn vốn (chẳng hạn Luých xăm bua tài trợ) Đây loại hình đầu tư tổ chức, doanh nghiệp, dự án… địa bàn Nguyên tắc tính toán Tất hoạt động hợp lệ sử dụng vào tính tốn cột trạng thái có ghi Hợp lệ Nếu ghi Cần xác minh Khơng hợp lệ số liệu khơng tính tốn khơng đưa sang biểu II.5.C, II.6.A, B 3.1 Tổng số nguồn vốn hoạt động biểu II.4.B, II.5.B Tổng số = Ngân sách + Dân góp + Đề xuất  Trong đó: + Ngân sách phần đề xuất sử dụng nguồn ngân sách nhà nước.; + Dân góp số tiền người dân cam kết đóng góp; + Đề xuất phần thiếu cần bổ sung, chưa xác định nguồn xác định nguồn cột Nguồn vốn có ghi tên nguồn 3.2 Cách tính tốn biểu II.5.C 3.2.1 Các hoạt động nghiệp, hoạt động thường xuyên Tổng số tiền sử dụng cho Hoạt động nghiệp, Hoạt động thường xuyên ban ngành, đoàn thể = Tổng cột Ngân sách cột Nguồn vốn ghi Hoạt động thường xuyên Hoạt động nghiệp  Trong + Ngân sách phần đề xuất sử dụng nguồn ngân sách nhà nước.; + Dân góp số tiền người dân cam kết đóng góp; + Đề xuất phần thiếu cần bổ sung, với cột Nguồn vốn có ghi Hoạt động nghiệp Hoạt động thường xuyên Cột Ngân sách để trống hoạt động nghiệp, hoạt động thường xuyên 3.2.2 Ngân sách khác Nội dung để tính tất nguồn đề xuất sử dụng cho hoạt động Thường xuyên, hoạt động nghiệp ngân sách khác song chưa biết khả đáp ứng Tổng nguồn Ngân sách khác = Tổng số số tiền cột Đề xuất 19 Sổ tay Hướng dẫn bảng biểu Kế hoạch phần mềm Excel  Tài liệu dành cho cán cấp xã Trong + Cột Nguồn vốn ghi Hoạt động thường xuyên, hoạt động nghiệp, Đầu tư XDCB, Đầu tư phát triển khác, tên chương trình mục tiêu có đề xuất cột Nguồn vốn 3.2.3 Đầu tư phát triển Đây tổng nguồn đầu tư phát triển, xây dựng xã sử dụng ngân sách khớp nguồn vốn nhập vào cột Ngân sách, cột khác bỏ trống Tổng nguồn Đầu tư phát triển = Tổng số số tiền cột Ngân sách  Trong + Cột Nguồn vốn ghi Đầu tư XDCB, Đầu tư phát triển khác 3.2.4 Nguồn Chương trình mục tiêu Đây tổng nguồn đầu tư đề xuất sử dụng từ chương trình mục tiêu với cột Nguồn vốn ghi tên chương trình mục tiêu Tổng nguồn Chương trình mục tiêu = Tổng cột Ngân sách  Trong + Cột Nguồn vốn ghi tên chương trình mục tiêu + Cột Đề xuất bỏ trống; 3.2.5 Nguồn tài khác Đây toàn số tiền cột Đề xuất có Cột đề xuất với Nguồn chưa xác định trừ nguồn đề xuất sử dụng cho Hoạt động thường xuyên, nghiệp, nguồn đề xuất tài trợ Tổng nguồn Tài khác = Tổng số số tiền cột Đề xuất - Ngân sách khác – Các khoản tài trợ  Trong + Cột Nguồn vốn ghi Chưa rõ + Cột Trạng thái ghi Đề xuất 3.2.6 Các khoản biếu tặng, tài trợ Đây tổng số tiền mà doanh nghiệp, đơn vị tổ chức, dự án phi phủ vv biếu, tặng, tài trợ để thực hoạt động Tổng nguồn Biếu, tặng = Tổng số số tiền cột Đề xuất  Trong + Cột Nguồn vốn ghi Nguồn tài trợ khác cột ghi ghi tên đơn vị, chương trình tham gia tài trợ + Cột Trạng thái ghi Đề xuất 3.2.7 Tổng nhu cầu tài năm kế hoạch Đây tổng nhu cầu tài năm kế hoạch tổng tất nguồn hoạt động hợp lệ 20 ... - Thủy lợi Văn phòng - thống kê Văn phòng - thống kê Văn phòng - thống kê Văn phòng - thống kê Văn phòng - thống kê Văn phòng - thống kê Địa - Xây dựng Văn phòng - thống kê Tài - Kế tốn Địa -. .. quyền Chính quyền Chính quyền Chính quyền Văn hố - Xã hội Văn hố - Xã hội Văn hoá - Xã hội Văn hoá - Xã hội Văn hoá - Xã hội Văn hoá - Xã hội Văn hoá - Xã hội Lĩnh vực 1.1 Trồng trọt, 1.2 Chăn nuôi,... hoạch phần mềm Excel Tài liệu dành cho cán cấp xã Nguyễn Minh Lâm, địa minhlam123@gmail.com anh Ngọc địa ngocdd @sfdp. net Sổ tay Hướng dẫn bảng biểu Kế hoạch phần mềm Excel Tài liệu dành cho cán