huong dan su dung powerpoint 2010

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG POWERPOINT 2010 Chương Giới thiệu PowerPoint 2010 Nhóm slide vào phần thuyết trình Để chuột Slide muốn nhóm Click phải chọn Add Section Đổi tên nhóm click phải chọn Rename Section Hỗ trợ vừa soạn thảo vừa chạy thuyết trình hình Click nút Reading View Canh sau Nhúng , hiệu chỉnh xem video thuyết trình Insert \ Video from file… Cắt xén video Video tools \ Playback \ Trim Video Lặp lại Video Kéo màu xanh màu đỏ vào ví trí muốn xem Chuyển thuyết trình sang định dạng video File \ Save & Send \ Create Video Từ Powerpoint chuyển sang Word 2010 Chụp ảnh hình Insert \ Screenshot Xóa phần khơng cần thiết hình Fortmat \ Remove Background Hỗ trợ tùy biến Ribbon File \ Options Nâng cấp SmartArt Insert \ SmartArt 10 Nhiều hiệu ứng chuyển slide Transitions \ chọn hiệu ứng 11 Sao chép hiệu ứng Animations \ Animation Painter 12.Tìm hiểu thành phần cửa sổ chương trình Microsoft PowerPoint Chọn PowerPoint Show (*.ppsx) tại Save as type Nhấn nút Save 14 Kiểm tra thơng tin cá nhân có thuyết trình Khi làm việc, PowerPoint tự động lưu lại số thông tin người dùng các thông tin ẩn các chú thích, phiên bản, các điểm sửa chữa, các ghi chú, các nhận xét, thuộc tính tài liệu,… Bạn nên dùng tính Inspect Document để kiểm tra loại bỏ các thông tin thấy cần thiết File, chọn Info \ Check for Issues \ Inspect Document Thông tin file mở Trong hộp thoại Document Inspector, bạn đánh dấu chọn các loại thông tin ẩn cần kiểm tra nhấn nút Inspect Xem lại kết kiểm tra nhấn các nút Remove All bên cạnh các thơng tin ẩn để xóa các thơng tin thấy cần thiết Nhấn Close để kết thúc 15.Kiểm tra tính tương thích tính sử dụng báo cáo giữa phiên • Khi bạn chia sẽ thuyết trình PowerPoint với nhiều đối tượng khác bạn muốn đảm bảo tất người có thể mở xem hiệu chỉnh được nội dung nó, bạn nên dùng tính kiểm tra tương thích các phiên PowerPoint để có thể hiệu chỉnh lại cho phù hợp • Khi chủn đởi định dạng từ PowerPoint 2010 xuống các phiên thấp thông thường số tính sẽ bị hoặc số đối tượng sẽ không cho phép hiệu chỉnh SmartArt, đồ thị • File \ Info \ Check for Issues \ Check Compatibility Hình Lệnh Check Compatibility • Chờ giây lát, hộp thoại Microsoft PowerPoint Compatibility Checker thông báo kết kiểm tra tính tương thích • Tùy chọn Check Compatibility when saving in PowerPoint 97–2003 formats nên dùng bạn lưu tập tin PowerPoint 2010 định dạng PowerPoint cũ 16 Đánh dấu hoàn thành vào báo cáo Khi hồn thành thuyết trình, bạn nên đánh dấu hoàn thành cho nhằm hạn chế người dùng vơ tình làm thay đởi nội dung Muốn thay đởi nội dung phải bỏ đánh dấu hồn thành Vào File, chọn Info, chọn Protect Presentation chọn Mark as Final Hình Lệnh Mark as Final Bạn chọn OK hộp thông báo xuất để chấp nhận đánh dấu thuyết trình hồn thành Hình Hộp thơng báo xác nhận đánh dấu hồn thành thuyết trình Thêm hộp thông báo xuất kèm theo các thơng tin hữu ích liên quan đến Mark as Final bạn nhấn OK 17 Làm để in Notes Page mà khơng có hình thu nhỏ slide bên trên? View, nhóm Presentation Views \ Notes Page Hình Màn hình Notes Pages Lần lượt vào slide dọc: • Chọn hình slide thu nhỏ bên trang in nhấn Delete để xóa • Điều chỉnh lại kích thước cho phần ghi chú bên Hình Notes Page loại bỏ hình slide thu nhỏ File \ Print chọn kiểu in Notes Page tại phần Settings cửa sổ điều khiển in Nhấn vào nút Print để lệnh in Hình 10 In Notes Page hình slide thu nhỏ bên Để phục hời Notes Page thuyết trình trạng thái ban đầu bạn làm sau: • Vào chế độ hình Notes Page • Nhấp phải chuột vùng trống trang Notes chọn Notes Layout… • Chọn hết các tùy chọn hộp thoại Notes Layout nhấn OK Hình 11 Phục hồi Notes Page bị thay đổi 18 Làm loại bỏ nhanh hiệu ứng hoạt cảnh trình chiếu thuyết trình? Vào ngăn Slide Show, nhóm Set Up chọn lệnh Set Up Slide Show Hình 12 Lệnh Set Up Slide Show Trong hộp thoại Set Up Show: • Chọn Show without animation để không cho hiệu ứng hoạt động trình chiếu thuyết trình • Chọn thêm Show without narration để khơng sử dụng lời thuyết minh trình chiếu Hình 13 Set Up Show Nhấn OK hoàn tất việc thiết lập bạn có thể bắt đầu trình chiếu báo cáo Chương Trình chiếu thuyết trình Thiết lập tùy chọn cho chế độ Slide Show File \ Options \ PowerPoint Options xuất Hình 14 PowerPoint Options cho Slide Show • Show menu on right mouse click: Nếu được chọn bạn nhấp phải chuột trình chiếu trình đơn ngữ cảnh sẽ xuất • Show popup toolbar: Nếu chọn sẽ thêm cơng cụ ở góc bên trái trình chiếu • Prompt to keep ink annotations when exiting: Nếu chọn PowerPoint sẽ hộp thoại nhắc nhở bạn lưu thuyết trình lại trình chiếu bạn có thêm ghi chú, tơ làm nởi nội dung • End with black slide: Nếu chọn bạn báo cáo đến hết sẽ chuyển sang slide màu đen • Nhấp nút OK để đóng hộp thoại Trình chiếu thuyết trình Slide Show, nhóm Monitor để tùy chọn hình Hình 15 Tùy chọn cho hình trình chiếu • Resolution: chọn độ phân giải hình trình chiếu, phần lớn các máy chiếu LCD hỗ trợ độ phân giải 1024x768 • Show on: máy tính bạn có từ hình trở lên tùy chọn xuất Tại đây, bạn chọn hình sẽ trình chiếu thuyết trình • Use Presentation View: Tùy chọn có tác dụng máy bạn có từ hình trở lên Các kiểu trình chiếu Slide Show nhóm Start Slide Show chọn lệnh: Hình 16 Chọn lệnh để trình chiếu Slide Show • From Beginning: trình chiếu slide • From Current Slide: slide hành • Broadcast Slide Show: trình chiếu thuyết trình thơng qua mạng internet, phải có tài khoản Windows Live • Custom Slide Show: trình chiếu từ Custom Show Sử dụng nút điều khiển chế độ Slide Show Trong trình chiếu thuyết trình, PowerPoint cung cấp sẵn số tiện ích hỗ trợ quá trình báo cáo các kiểu trỏ, các kiểu bút màu, bút tô để làm nởi các chi tiết trình bày slide, Ngoài ra, việc điều hướng di chuyển qua lại các slide lúc trình chiếu được hỗ trợ đầy đủ Hình 17 Thanh công cụ chế độ trình chiếu Di chuyển đến slide xác định Chuyển đến Custom Show Muốn chuyển nhanh đến Custom Show chế độ Slide Show, bạn theo các bước sau: • Từ hình trình chiếu, bạn nhấp phải chuột lên hình • Chọn lệnh Custom Show • Kích chuột để chọn tên Custom Show muốn chuyển tới Các tùy chọn trỏ Trong chế độ Slide Show, bạn chọn vào nút Pen cơng cụ ở góc bên trái hình, sau chọn Arrow Options chọn tuỳ chọn sau: • Automatic: ẩn trỏ đến bạn di chuyển chuột • Visible: trỏ luôn được hiển thị trình chiếu • Hidden: trỏ ln ln bị ẩn trình chiếu Làm nội dung slide trình chiếu • Trong chế độ Slide Show, chúng ta có thể sử dụng cơng cụ Pen hoặc Highlighter để làm nởi bật nội dung trình bày • Khi muốn làm nởi nội dung trình bày slide đó, bạn nhấp phải chuột lên hình Hình 18 Sử dụng Pen Slide Show Chọn Pointer Options chọn: • Pen: sử dụng bút màu để làm nởi • Highlighter: tơ để làm nởi • Bạn có thể thay đởi màu tại Ink Color Dùng chuột tô hoặc vẽ lên các nội dung slide Khi kết thúc báo cáo quá trình báo cáo bạn có vẽ hoặc tơ PowerPoint sẽ thơng báo nhắc nhở bạn lưu lại (Keep) hay hủy bỏ (Discard) các thay đổi Hình 19 Thông báo nhắc nhở lưu lại thay đổi Slide Show Để xem các hình vẽ, tô chế độ soạn thảo, bạn vào chế độ ngăn Review, nhóm Comments, chọn Show Markup Làm để nhấp phải chuột lùi slide trước chế độ Slide Show? File \ Options, hộp thoại PowerPoint Options xuất Chọn Advanced \ Slide Show Hình Bỏ chọn Show menu on right mouse click Bỏ chọn hộp Show menu on right mouse click Nhấn nút OK 10 Có cách khố hiệu lệnh chuột bàn phím để điều khiển trình chiếu? Slide Show, nhóm Set Up \ Set Up Slide Show Hình 20 Lệnh Set Up Slide Show Trong hộp thoại Set Up Show chọn Browsed at a kiosk (full screen) Hình 21 Tùy chọn Browsed at a kiosk (full screen) Khi người dùng có thể di chuyển thuyết trình các nút lệnh hoặc các hyperlink ta thiết kế sẵn nhấn phím ESC để kết thúc Slide Show Phụ lục Tài nguyên Internet Template, Themes Background Một số địa cho phép tải PowerPoint Template, Theme Background • http://office.microsoft.com • http://powerbacks.com • http://www.presentationhelper.co.uk • http://www.poweredtemplates.com • http://www.ppted.com • http://www.indezine.com • www.powerpointbackgrounds.com/ • www.powerfinish.com/ • www.graphicsland.com/powerpoint-templates.htm • www.powerpointtemplatespro.com/ • www.abetterpresentation.com/ • www.slidesdirect.com/ • www.zapitmedia.com • www.digitaljuice.com • http://www.echosvoice.com Add-Ins tài liệu tham khảo • 2007 Microsoft Office Add-in: Microsoft Save as PDF or XPS http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=4D951911-3E7E4AE6-B059-A2E79ED87041&displaylang=en Add-Ins giúp chuyển đổi tập tin PowerPoint sang định dạng PDF hoặc XPS • Thermometer Add-in for PowerPoint http://www.indezine.com/addin/thermometer/index.html Tạo thêm công cụ ở phía hình trình chiếu để cho biết bạn báo cáo được lại • WebAIM: PowerPoint Accessibility Techniques www.webaim.org/techniques/powerpoint/ Office Accessibility Wizard giúp chuyển đổi tập tin PowerPoint thành định dạng web tiện lợi dễ sử dụng • Steve Rindsberg/RDP www.rdpslides.com/ Trang PowerPoint MVP có chứa nhiều add-ins hữu ích • Crystal Graphics www.crystalgraphics.com/ Add-Ins cung cấp thêm các hiệu ứng hoạt cảnh, 3-D, hiệu ứng chủn cảnh, đờ thị… • Office Tips www.mvps.org/skp Cung cấp các add-ins cho PowerPoint nhiều tài liệu tham khảo phong phú, đặc biệt VBA cho PowerPoint • The PowerPoint FAQ - PowerPoint Help www.pptfaq.com Giải đáp các câu hỏi liên quan tới PowerPoint phiên • PowerPoint Heaven - The Power to Animate http://pptheaven.mvps.org/ Bộ sưu tập các trò chơi, slide giải trí được xây dựng PowerPoint nhiều viết hướng dẫn sử dụng chương trình - - - Hết - - - ... 5 Chuyển thuyết trình sang định dạng video File Save & Send Create Video Từ Powerpoint chuyển sang Word 2010 Chụp ảnh hình Insert Screenshot Xóa phần khơng cần thiết hình Fortmat Remove... type chọn kiểu tập tin All Outlines 6 Lưu thuyết trình lần File Save As • PowerPoint Presentation (*.pptx) • PowerPoint 97-2003 Presentation (*.ppt) • PDF (*.pdf) Thay đởi định dạng tập... vệ không cho phép chỉnh sửa nội dung  Open sellected file types in Protected View and allow editing: cho phép mở tập tin chế độ bảo vệ cho phép chỉnh sửa nội dung 11 Các thao tác với slide