kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại

Mục tiêu của các hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp trên thị trường là lợi nhuận. Trong hoạt động kinh tế lợi ích của cá nhân người lao động là thu nhập cao, lợi ích của doanh nghiệp là lợi nhuận thông qua lợi ích của chính mình các đơn vị kinh doanh đ• thực hiện nghĩa vụ đối với x• hội. Sự vận động đúng đắn kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước trong thực tế những năm gần đây đ• tạo cho nền kinh tế quốc dân nước ta có những khởi sắc mới.

Chơng I: Lý luận chung về kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thơng mại. Mục tiêu của các hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp trên thị trờng là lợi nhuận. Trong hoạt động kinh tế lợi ích của cá nhân ngời lao động là thu nhập cao, lợi ích của doanh nghiệp là lợi nhuận thông qua lợi ích của chính mình các đơn vị kinh doanh đã thực hiện nghĩa vụ đối với xã hội. Sự vận động đúng đắn kinh tế thị trờng có sự quản lý của nhà nớc trong thực tế những năm gần đây đã tạo cho nền kinh tế quốc dân nớc ta có những khởi sắc mới. I. Một số vấn đề chung về bán hàng 1.Khái niệm về bán hàng. Bán hàng là quá trình thực hiện quan hệ trao đổi thông qua phơng tiện thanh toán để thực hiện giá trị của sản phẩm hàng hoá , dịch vụ , nó là khâu cuối cùng trong quá trình lu chuyển hàng hoá của doanh nghiệp th- ơng mại. Trong quá trình đó, doanh nghiệp chuyển giao sản phẩm, hàng hoá dịch vụ cho khách hàng còn khách hàng phải trả cho doanh nghiệp một khoản tiền, hàng hoá, dịch vụ tơng đơng với giá bán theo quy định hoặc theo thoả thuận. Trong các doanh nghiệp thơng mại, bán hàng chủ yếu là bán hàng hoá, dịch vụ cho bên ngoài. Quá trình bán hàng ở doanh nghiệp thơng mại là qúa trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá sang vốn bằng 1 tiền và hình thành một phần kết quả kinh doanh ( kết quả bán hàng). Quá trình bán hàng hoàn tất khi hàng hoá đã đợc giao cho ngời mua và bên mua đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán. Xét từ góc độ kinh tế, bán hàng là quá trình chuyển giao hàng hoá của doanh nghiệp bán cho các doanh nghiệp mua và nhận đợc tiền thanh toán của họ. Nh vậy có thể tạm chia quá trình bán hàng thành 2 giai đoạn: Thứ nhất là doanh nghiệp bán xuất giao sản phẩm hàng hoá, dịch vụ cho ngời mua, thứ hai là khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền. Qua phân tích trên chúng ta có thể khái quát đặc điểm chủ yếu của quá trình bán hàng đó là: - Về mặt hành vi: Quá trình bán hàng diễn ra sự trao đổi, thoả thuận giữa ngời mua và ngời bán trong đó ngời bán đồng ý bán và ngời mua chấp nhận mua, ngòi bán xuất giao hàng cho ngời mua và ngời mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền. - Về mặt bản chất kinh tế : Quá trình bán hàng là quá trình diễn ra sự thay đổi quyền sở hữu hàng hoá. Sau khi bán hàng quyền sở hữu hàng hoá đã chuyển sang ngời mua. Nền kinh tế thị trờng buộc các doanh nghiệp phải quan tâm đến khách hàng, nhu cầu của họ. Mỗi doanh nghiệp phải tự mình tìm lấy thị tr- ờng, tự tìm lấy đờng lối, phơng pháp, chiến lợc, chiến thuật riêng của bản thân mình để nhằm mục đích bán đợc nhiều hàng hoá, thực hiện phơng châm bán những gì mà thị trờng cần chứ không phải bán những gì mà mình có. Vì thế để đứng vững trên thị trờng các doanh nghiệp thơng mại phải luôn luôn xác định kinh doanh cái gì ? kinh doanh nh thế nào? bán cho ai và thông qua cách thức bán hàng nào để thoả mãn nhu cầu ngời tiêu dùng? 2 Vì vậy doanh nghiệp thơng mại bán hàng là tổng thể các biện pháp về mặt tổ chức, kinh tế và kế hoạch nhằm thực hiện việc nghiên cứu và nắm vững nhu cầu thị trờng, tổ chức tiếp nhận sản phẩm, chuẩn bị hàng hoá và xuất bán theo yêu cầu của khách hàng với chi phí kinh doanh nhỏ nhất, đem lại lợi nhuận tối u. 2. Vai trò của quá trình bán hàng Trong các doanh nghiệp thơng mại, bán hàng là giai đoạn cuối của quá trình kinh doanh, là yếu tố quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp .Thực hiện tốt quá trình bán hàng thực sự có ý nghĩa đối với việc phấn đấu tăng lợi nhuận, nó có tác dụng nhiều mặt đối với lĩnh vực sản xuất vật chất và lĩnh vực tiêu dùng của toàn xã hội. _ Trớc hết, quá trình bán hàng cung cấp hàng hoá cần thiết đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của xã hội một cách đầy đủ kịp thời cả về số lợng và chất lợng. _ Dự kiến sự biến động của môi trờng kinh doanh, định hớng sản xuất , khuyến khích tiêu dùng nhằm đảm bảo sự phát triển cân đối trong từng ngành, từng khu vực cũng nh toàn bộ nền kinh tế quốc dân. _ Thông qua bán hàng doanh nghiệp thơng mại có thể tạo ra thu nhập để bù đắp chi phí, xác định đợc mục tiêu cần phấn đấu thực hiện, qua đó thấy đợc u thế và khả năng cạnh tranh trên thị trờng . Xuất phát từ vai trò bán hàng, kế toán bán hàng cũng là phần hành kế toán đợc đặc biệt quan tâm, giữ vai trò quan trọng trong toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp. Do đó nhận thức đúng đắn và đầy đủ vai trò của công tác bán hàng là rất cần thiết cho mỗi cán bộ kế toán cũng nh trong sự phát triển và tăng lợi nhuận của doanh nghiệp . 3. Các phơng thức bán hàng 3 Căn cứ vào phạm vi bán hàng ngời ta phân chia thành bán hàng trong nớc và bán hàng xuất khẩu. Bán hàng xuất khẩu: Là việc các đơn vị kinh doanh nớc ta bán hàng cho nớc ngoài theo các hợp đồng đã ký hoặc theo các hiệp định, nghị định th của nhà nớc. Bán hàng trong nớc: Là việc bán hàng cho các đơn vị hoặc cá nhân trong nớc. Việc phân chia nh trên cho thấy đợc tỉ trọng giữa bán hàng xuất khẩu va bán hàng trong nớc của 1 đơn vị kinh tế, 1 ngành, 1 vùng. Bán hàng trong các doanh nghiệp thơng mại có thể đợc phân làm 2 khâu: Bán buôn và bán lẻ. Do đó các phơng thức bán hàng cũng đợc chia thành các phơng thức bán buôn và các phơng thức bán lẻ. 3.1 Các phơng thức bán buôn. Đây là phơng thức bán hàng mà hàng hoá đợc bán cho các đơn vị sản xuất, thơng mại để tiếp tục quá trình sản xuất hoặc luân chuyển bán. Đặc trng của các phơng thức bán buôn là kết thúc quá trình bán hàng, hàng hoá cha đi vào lĩnh vực tiêu dùng mà vẫn nằm trong lĩnh vực lu thông, lúc này giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá cha đợc thực hiện. Khối lợng hàng hoá đợc giao dịch mỗi lần thờng lớn, bán hàng theo từng lô hàng, việc thanh toán tiền hàng chủ yếu thông qua ngân hàng. Bán buôn thờng đợc thực hiện qua 2 phơng thức sau: a. Bán buôn qua kho Là phơng thức bán buôn mà hàng hoá đợc xuất ra từ kho bảo quản của doanh nghiệp để tham gia vào quá trình bán hàng và có thể tiến hành dới 2 hình thức: Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp 4 Theo hình thức này bên mua cử ngời đại diện mang giấy uỷ nhiệm đến kho của bên bán trực tiếp nhận hàng và áp tải hàng về. Bên bán xuất kho hàng hoá giao trực tiếp cho đại diện bên mua. Sau khi đại diện bên mua nhận đủ hàng đã thanh toán hoặc chấp nhận nợ hàng hoá đợc coi là tiêu thụ. Chứng từ bán hàng trong trờng hợp này là hoá đơn GTGT có mẫu do Bộ Tài Chính ban hành. Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng Theo hình thức này căn cứ vào hợp đồng đã ký kết hoặc theo đơn đặt hàng đơn vị bán buôn xuất kho hàng hoá bằng phơng tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài, chuyển hàng giao cho bên mua ở một địa điểm đã thoả thuận. Chi phí vận chuyển do bên mua hay bên bán chịu tuỳ theo các điều kiện đã đợc quy định trong hợp đồng. Hàng hoá sau khi chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của bên bán và chỉ khi nhận đợc tiền hàng hay bên mua chấp nhận thanh toán thì hàng hoá mới đợc coi là tiêu thụ. b. Bán buôn vận chuyển thẳng Là phơng thức bán hàng mà doanh nghiệp sau khi nhận hàng của bên cung cấp sẽ chuyển bán thẳng cho bên mua không phải qua nhập kho. Đây là phơng thức bán hàng tiết kiệm nhất vì nó giảm đợc chi phí bảo quản hàng hoá, chi phí kho bãi, chi phí vận chuyển bốc dỡ và làm tăng nhanh tốc độ lu chuyển của hàng hoá. Tuy nhiên phơng thức này chỉ đợc thực hiện trong điều kiện cung ứng hàng hoá có kế hoạch, khối lợng hàng hoá lớn, không cần có sự chọn lọc, bao gói .Bán buôn vận chuyển thẳng có thể đợc thực hiện dới 2 hình thức: Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán: Theo phơng thức này tại doanh nghiệp sẽ đồng thời phát sinh cả 2 nghiệp vụ mua và bán. Bán buôn vận chuyển thẳng có thể chia ra thành: 5 + Bán giao tay ba: doanh nghiệp sau khi nhận hàng hoá của nhà cung cấp sau đó giao bán luôn cho khách hàng của mình. Sau khi giao nhận, đại diện bên mua ký nhận đủ hàng, thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá đợc xác định là tiêu thụ. Chứng từ trong trờng hợp này là Hoá đơn bán hàng giao thẳng và hoá đơn GTGT. + Gửi bán thẳng: hàng hoá sau khi đợc mua từ nhà cung cấp sẽ không chuyển về nhập kho mà doanh nghiệp gửi đi bán thẳng. Hàng hoá gửi đi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi nhận đợc giấy báo chấp nhận thanh toán hoặc nhận đợc tiền hàng Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán Trong trờng hợp này doanh nghiệp sẽ đứng ra làm trung gian cho bên cung cấp và bên mua. Doanh nghiệp sẽ uỷ nhiệm cho bên mua trực tiếp đến nhận hàng và thanh toán tiền hàng với bên cung cấp hàng theo hợp đồng mà doanh nghiệp đã ký với bên cung cấp. Về phía doanh nghiệp không phát sinh các nghiệp vụ mua và bán. Căn cứ vào thoả thuận đợc ghi trong hợp đồng ký kết giữa các bên mà doanh nghiệp sẽ đợc hởng một khoản hoa hồng do bên cung cấp hoặc bên mua trả. 3.2 Các phơng thức bán lẻ Là phơng thức bán hàng trực tiếp cho ngời tiêu dùng phục vụ nhu cầu sinh hoạt không mang tính chất sản xuất kinh doanh. Đặc điểm : - Khi kết thúc hoạt động bán hàng, hàng hoá rời lĩnh vực lu thông đi vào lĩnh vực tiêu dùng lúc này giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá đợc thực hiện. - Khối lợng hàng hoá mỗi lần bán ra là nhỏ, do đó có thể không cần lập chứng từ cho từng lần bán, chỉ cuối ngày hoặc cuối ca bán hàng nhân viên bán hàng căn cứ vào hoá đơn và tích kê giao hàng cho khách hoặc 6 kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lợng hàng đã bán trong ngày, trong ca và lập báo cáo bán hàng. Trong phơng thức này có các hình thức a.Bán hàng thu tiền trực tiếp Theo hình thức này nhân viên bán hàng hoàn toàn chịu trách nhiệm vật chất về số hàng đã nhận để bán ở quầy hàng. Nhân viên bán hàng trực tiếo thu tiền của ngời mua và giao hàng cho khách. Hết ca, hết ngày bán hàng nhân viên bán hàng nộp tiền cho thủ quỹ và làm giấy nộp tiền bán hàng . Sau đó kiểm kê hàng hoá tồn quầy để tính số lợng hàng đã bán ra của từng loại mặt hàng trong ca, ngày để từ đó đối chiếu với doanh số bán ra theo báo cáo bán hàng với số tiền thực nộp để xác định thừa thiếu tiền bán hàng. Hoạt động đó không phải là căn cứ để thu tiền mà để tổng hợp lập báo cáo. Lợng hàng Lợng hàng Lợng hàng Lợng hàng bán ra trong = tồn đầu + trong ca , _ còn lại cuối ca, ngày ca, ngày ngày ca, ngày b.Bán hàng thu tiền tập trung Theo hình thức này hai nhiệm vụ bán hàng và thu tiền hàng đợc tách rời nhau. Nhân viên thu ngân có nhiệm vụ viết hoá đơn và tích kê thu tiền giao cho khách hàng để khách đến nhận hàng tại quầy do nhân viên bán hàng giao. Hết ca hoặc định kỳ nhân viên bán hàng lập báo cáo bán hàng (đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp) hoặc bảng kê bán lẻ ( đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ). Ưu điểm của phơng pháp này là khắc phục đợc những lầm 7 lẫn, mất mát và các hiện tợng tiêu cực nhng có nhợc điểm lớn là thủ tục phức tạp gây phiền hà cho khách. Trong bán lẻ các doanh nghiệp thơng mại còn sử dụng một số ph- ơng pháp bán hàng khác nh: Bán hàng bằng máy, bán hàng tự phục vụ( siêu thị), bán theo hình thức đặt hàng Ngoài ra còn một số hình thức bán hàng khác đang đợc sử dụng : + Bán hàng trả góp: bán hàng trả góp cũng là một hình thức bán hàng trả chậm, đợc áp dụng bán đối với những mặt hàng có giá trị lớn, có giá trị lâu bền và thời gian sử dụng lâu. Theo cách này sau khi giao hàng cho ngời mua thì hàng đó đợc coi là tiêu thụ ngay và doanh nghiệp mất quyền sở hữu về hàng hoá đó. Doanh nghiệp lập hoá đơn bán hàng và hoá đơn thanh toán để căn cứ giao hàng và nhận tiền lần đầu, phần còn lại doanh nghiệp chấp nhận trả dần ở kỳ tiếp theo nhng phải chịu một mức lãi suất nhất định. Thờng số tiền trả ở các kỳ bằng nhau trong đó bao gồm 1 phần doanh thu gốc và một phần lãi suất trả chậm. Phơng thức này giúp doanh nghiệp khai thác triệt để thị trờng tiềm năng. + Bán hàng thông qua các đại lý: Tiêu thụ hàng hoá qua đại lý có lợi ích to lớn. Ngoài những lợi ích nh trung gian tiêu thụ hàng hoá, khi sử dụng đại lý doanh nghiệp duy trì đợc sự kiểm soát chặt chẽ đối với giá bán, tiêu thụ hàng nhanh chóng từ đó quay vòng đợc vốn nhanh. Tuy nhiên việc sử dụng đại lý cũng có một số hạn chế nh ngời uỷ thác mất sự liên hệ với thị trờng nên phần nào họ kém nhạy bén với thị trờng, bên cạnh đó còn chậm thu hồi vốn và lợi nhuận bị chia sẻ. Trên đây là các phơng thức bán hàng thờng đợc áp dụng trong các doanh nghiệp thơng mại. Tuy nhiên việc doanh nghiệp áp dụng phơng pháp bán hàng nào còn phải phụ thuộc vào đặc điểm, qui mô loại hình kinh doanh của doanh nghiệp. Chọn đúng phơng thức bán hàng sẽ góp 8 phần thu hút đợc khách hàng, đẩy nhanh quá trình bán hàng, nâng cao doanh số bán, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp . 4.Phạm vi thời điểm xác định hàng bán 4.1 Phạm vi xác định hàng bán Điều kiện hàng bán đợc hạch toán vào doanh thu nh sau: -Hàng hoá phải thông qua mua, bán và thanh toán bằng tiền theo một ph- ơng thức thanh toán nhất định. -Doanh nghiệp thơng mại mất quyền sở hữu về hàng hoá, đã thu đợc tiền hoặc đợc ngời mua chấp nhận nợ. -Hàng hoá bán ra thuộc diện kinh doanh của doanh nghiệp, do doanh nghiệp mua vào hoặc sản xuất , chế biến. Một số trờng hợp ngoại lệ đợc coi là hàng bán nh: -Hàng hoá xuất để đổi lấy hàng hoá khác, còn gọi là hàng hoá đối lu. -Hàng hoá xuất để thanh toán tiền lơng, tiền thởng cho công nhân viên, thanh toán thu nhập, chia cho các bên tham gia liên doanh, thanh toán các khoản chiết khấu bán hàng, giảm giá cho bên mua. -Hàng hoá xuất làm quà biếu tặng. -Hàng hoá xuất dùng trong nội bộ, phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp . -Hàng hoá hao hụt, tổn thất trong khâu bán theo hợp đồng bên mua chịu. Hàng hoá không đợc coi là hàng bán: +Hàng mẫu của các cơ sở sản xuất đem gửi bán. +Hàng xuất gia công, đem đi góp vốn liên doanh . 4.2 Thời điểm bán hàng hoá đợc xác định là tiêu thụ 9 Trong doanh nghiệp thơng mại, thời điểm ghi chép vào sổ sách kế toán về bán hàng là thời điểm hàng hoá đợc xác định là tiêu thụ. Thời điểm đó, quy định theo từng phơng thức, hình thức bán hàng nh sau: -Bán buôn qua kho, bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp, thời điểm hàng hoá đợc xác định là tiêu thụ khi đại diện bên mua ký nhận đủ hàng , đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ. -Bán buôn qua kho, bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng, thời điểm ghi chép hàng bán là khi thu đợc tiền của bên mua hoặc bên mua xác nhận đã nhận đợc hàng chấp nhận thanh toán. -Phơng thức bán lẻ hàng hoá , thời điểm ghi nhận hàng bán là khi nhận đ- ợc báo cáo của nhân viên bán hàng. -Phơng thức ký gửi, gửi đại lý, thời điểm ghi nhận hàng bán là khi nhận đ- ợc tiền của bên nhận đại lý hoặc chấp nhận thanh toán. Tuỳ theo từng phơng thức bán hàng mà thời điểm ghi chép bán hàng khác nhau nhng đều tuân theo nguyên tắc thời điểm ghi chép bán hàng là thời điểm chuyển quyền sở hữu , xác định doanh thu. Từ thời điểm xác định hàng bán, kế toán sẽ ghi doanh thu bán hàng, xác định kết quả kinh doanh cuối cùng của doanh nghiệp. -Doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền thu thực tế sẽ thu về bán hàng hoá, sản phẩm , cung cấp lao vụ, dịch vụ (kể cả phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán nếu có)mà doanh nghiệp đã bán cung cấp cho khách hàng.Tuỳ thuộc vào cách tính thuế hàng hoá mà chỉ tiêu doanh thu bán hàng có sự khác biệt. +Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thì chỉ tiêu doanh thu là toàn bộ số tiền thu thực tế sẽ thu về bán hàng hoá, sản phẩm , cung cấp lao vụ, dịch vụ. 10