g. Tài khoản 131 “Nợ phải thu khách hàng “
2.2Trình tự hạch toán.
a) Tại doanh nghiệp sử dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên , tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.
* Bán buôn:
Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp
- Khi hàng hoá đợc coi là tiêu thụ, căn cứ vào trị giá bán của hàng hoá và thuế GTGT ghi trên hoá đơn, kế toán ghi bút toán phản ánh doanh thu .
Nợ TK 111 Tiền mặt
Nợ TK 112 Tiền gửi ngân hàng Nợ TK 131 Phải thu của khách hàng
Có TK 511 Doanh thu bán hàng Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp
-Hàng hoá xuất trực tiếp từ kho của doanh nghiệp căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán ghi:
Nợ TK 632 Giá vốn của hàng bán Có TK 156 Hàng hoá
- Khi ngời mua thanh toán tiền hàng , kế toán ghi: Nợ TK 111,112..
Có TK 131
- Trờng hợp phát sinh chiết khấu bán hàng. Chiết khấu bán hàng là số tiền giảm trừ cho bên mua vì trả tiền sớm theo 1 tỷ lệ phần trăm nhất định khi bên mua thực sự thanh toán tiền hàng. Theo cơ chế tài chính hiện hành chiết khấu bán hàng ghi vào chi phí hoạt động tài chính (Tài khoản 811)
Nợ TK 811 Chiết khấu bán hàng Có TK 111,112,131
- Trờng hợp bán hàng bên mua giảm giá : tơng tự khoản chiết khấu, khoản giảm giá chỉ đợc thực hiện khi đã bán hàng hoá . Doanh nghiệp có thể thanh toán số tiền giảm giá đó cho bên mua bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc giảm trừ công nợ phải thu.
Khi giảm giá cho bên mua kế toán ghi: Nợ TK 532 Giảm giá hàng bán
Nợ TK 3331 Thuế GTGT đầu ra đợc giảm trừ Có TK 111, 112...
- Trờng hợp hàng bán bị trả lại. Hàng bán bị trả lại là số hàng bán cho bên mua, bị bên mua trả lại do hàng hoá không đúng quy cách phẩm chất hoặc vi phạm các cam kết theo hợp đồng.
Khi phát sinh hàng bán bị trả lại, doanh nghiệp trả lại tiền cho bên mua hoặc khấu trừ số tiền bên mua phải trả, kế toán ghi:
Nợ TK 531 Nợ TK 3331
Có TK 111,112,131
- Nhập kho số hàng bị trả lại theo trị giá mua thực tế, kế toán ghi: Nợ TK 156
-Các bút toán cuối kỳ:
+ Cuối kỳ kết chuyển số tiền giảm giá sang Tài khoản 511, kế toán ghi: Nợ TK 511
Có TK 532
+ Cuối kỳ kết chuyển toàn bộ số tiền theo giá bán bị trả lại sang Tài khoản 511, kế toán ghi:
Nợ TK 511 Có TK 531
+Đối với hàng hoá ,dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt kế toán xác định số thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp
Nợ TK 511 Có TK 3332
+ Kết chuyển doanh thu thuần sang Tài khoản kết quả Nợ TK 511
Có TK 911
+ Kết chuyển toàn bộ trị giá vốn của hàng bán sang Tài khoản kết quả Nợ TK 911 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Có TK 632
+ Khấu trừ thuế đầu ra và thuế đầu vào Nợ TK 3331
Có TK 133
+ Sau khi khấu trừ thuế đầu vào và thuế đầu ra, kế toán xác định số thuế GTGT còn phải nộp , khi nộp cho NSNN kế toán ghi:
Nợ TK 3331 Có TK 111, 112
-Khi xuất kho hàng hoá chuyển đến cho bên mua, kế toán ghi: Nợ TK 157
Có TK 156
-Khi hàng hoá gửi đi đợc xác định là tiêu thụ, khách hàng chấp nhận thanh toán toàn bộ hoặc một phần tiền mua hàng.
Phản ánh doanh thu bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 131 Tổng giá thanh toán
Có TK 511 Doanh thu bán -giá cha có thuế Có TK 3331 Thuế GTGT đầu ra
Phản ánh trị giá mua của hàng đã tiêu thụ: Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán
Có TK 157 Hàng gửi đi bán
-Trờng hợp bán hàng có bao bì đi kèm hàng hoá tính giá riêng, khi xuất kho bán hàng phải xuất bộ phận bao bì đó ra khỏi kho.
Nợ TK 1388 Phải thu khác
Có TK 1532 Trị giá của bao bì luân chuyển Có TK 133 Thuế GTGT của bao bì
-Khi phát sinh các khoản chi phí vận chuyển bốc xếp hàng hoá mà theo hợp đồng bên bán phải chịu, kế toán ghi:
Nợ TK 641 Chi phí bán hàng Có TK 111, 112
-Nếu phát sinh các chi phí gửi hàng đi bán mà theo hợp đồng bên mua phải chịu.
Nợ TK 1388 Có TK 111, 112
-Khi nhận đợc tiền của bên mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán tiền bao bì, chi phí vận chuyển bốc dỡ , kế toán ghi:
Nợ TK 111,112,131 Có TK 1388 Có TK 3331
-Trờng hợp hàng chuyển bán cha xác định là tiêu thụ phát sinh thiếu, tổn thất.
Cha rõ nguyên nhân(theo hợp đồng bên bán chịu) Nợ TK 138
Có TK 157
Xác định đợc nguyên nhân
Nếu hạch toán vào chi phí , kế toán ghi: Nợ TK 641 Chi phí bán hàng Nợ TK 821 Chi phí bất thờng Có TK 1381 Phải thu khác
Nếu quy đợc trách nhiệm, bắt bồi thờng, kế toán ghi: Nợ TK 1388
Có TK 138 Có TK 1331
- Trờng hợp hàng hoá chuyển bán đã đợc xác định là tiêu thụ, phát sinh thiếu, tổn thất cha có nguyên nhân, nhng theo hợp đồng bên bán chịu, kế toán ghi: + Phản ánh số tiền trả lại bên mua hoặc số tiền bên mua phải trả
Nợ TK 531 Nợ TK 3331 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+Phản ánh trị giá mua thực tế của hàng thiếu, tổn thất Nợ TK 1381
Có TK 632
Khi xác định đợc nguyên nhân thiếu, tổn thất hàng hoá . Nếu hạch toán vào chi phí ,kế toán ghi:
Nợ TK 641 Chi phí bán hàng Nợ TK 821 Chi phí bất thờng
Có TK 138 Phải thu khác (1381)
Nếu quy đợc trách nhiệm bắt bồi thờng, kế toán ghi: Nợ TK 138 (1388)
Có TK 138 (1381) Có TK 133 (1331)
- Trờng hợp hàng chuyển bán phát sinh hàng thừa , kế toán ghi: Nợ TK 157
Có TK 338(3381)
Khi xác định đợc nguyên nhân thừa hàng, kế toán ghi: Nợ TK 338
Có TK 156 Có TK 721
Trờng hợp bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán -Khi chuyển hàng cho khách hàng từ kho ngời cung cấp Nợ TK 157 Trị giá lô hàng
Nợ TK 133 Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 111, 112, 331 Tổng gía thanh toán -Khi ngời mua nhận đợc hàng và chấp nhận thanh toán Nợ TK 111, 112, 131 Trị giá thanh toán
Có TK 3331 Thuế GTGT đầu ra
-Đồng thời xác định trị giá mua thực tế của hàng đã tiêu thụ Nợ TK 632
Có TK 157
Trờng hợp bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán
Kế toán chỉ theo dõi số hoa hồng đợc hởng và các chi phí liên quan đến quá trình tiêu thụ: chi phí môi giới, chi phí giao dịch...
-Phản ánh số hoa hồng đợc hởng Nợ TK 111, 112, 131
Có TK 511 Có TK 3331
- Các khoản chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng Nợ TK 641
Có TK 111, 112
-Các bút toán cuối kỳ tơng tự nh trờng hợp trên * Bán lẻ hàng hoá
- Hàng ngày căn cứ vào báo cáo bán hàng , giấy nộp tiền của bộ phận bán lẻ, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112 Số tiền thanh toán Có TK 511 Doanh thu thực tế Có TK 3331 Thuế GTGT đầu ra
- Trờng hợp ngời bán nộp thiếu tiền bán hàng so với doanh thu và phải chịu trách nhiệm về khoản nộp thiếu.
Nợ TK 111 Tiền mặt
Nợ TK 1388 Cá nhân phải bồi thờng Nợ TK 1381 Số thiếu chờ xử lý
Có TK 511 Doanh thu bán hàng cha có thuế Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Trờng hợp ngời bán nộp thừa tiền bán hàng. Doanh thu bán hàng phản ánh theo giá ghi trên hoá đơn, số tiền thừa ghi vào thu nhập bất thờng của doanh nghiệp. Nợ TK 111 Có TK 721 - Cuối kỳ xác định giá vốn hàng bán Nợ TK 632 Có TK 156 * Bán hàng theo hình thức đại lý
Bán hàng theo hình thức đại lý là hình thức doanh nghiệp thơng mại xuất hàng hoá nhờ bán hộ thông qua đại lý, ký gửi hoặc nhận hàng đại lý của doanh nghiệp khác để bán hộ.
Tại đơn vị giao đại lý
Khi xuất kho hàng hoá chuyển giao cho bên nhận đại lý, kế toán ghi: Nợ TK 157 Hàng gửi đi bán
Có TK 156 Hàng hoá
Khi mua hàng chuyển thẳng giao cho bên nhận đại lý, kế toán ghi: Nợ TK 157
Nợ TK 133
Có TK 111, 112, 331
Khi phát sinh chi phí bao bì của hàng bán đại lý Nợ TK 1388
Có TK 153, 111, 112, 331
Khi hàng gửi đại lý xác định là tiêu thụ TH1: Bóc tách luôn phần hoa hồng phải trả
+Khi quyết toán với bên nhận đại lý kế toán bóc tách luôn phần hoa hồng phải trả và đa vào chi phí bán hàng.
Nợ TK 111, 112, 131 Số tiền phải trả ( Giá bán – Hoa hồng) Nợ TK 641 Hoa hồng Có TK 511 Trị giá hàng bán Có TK 3331 Thuế GTGT đầu ra + Phản ánh giá vốn hàng bán Nợ TK 632 Có TK 157
+ Các bút toán cuối kỳ hạch toán tơng tự nh trờng hợp trên. TH2: Hạch toán riêng biệt tiền bán hàng với hoa hồng gửi đại lý
+Khi bên nhận đại lý thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán số tiền hàng với bên nhận đại lý
Nợ TK 111,112, 331 Có TK 511
Có TK 3331
+Khi thanh quyết toán xác định số hoa hồng phải trả Nợ TK 641
Có TK 111, 112, 131
Tại đơn vị nhận bán hàng đại lý, ký gửi
+ Khi nhận hàng căn cứ vào giá ghi trong hợp đồng, kế toán ghi: Nợ TK 003 Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi
+Khi bán đợc hàng nhận đại lý doanh nghiệp phản ánh doanh thu bán hàng nhận đại lý ký gửi bằng khoản hoa hồng và số tiền phải trả cho bên gửi đaị lý, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112, 131 Giá bán hàng hoá Có TK 511 Hoa hồng
+Đồng thời ghi giảm hàng nhận đại lý đã bán: Có TK 003
+Khi trả cho bên giao đại lý Nợ TK 331
Có TK 111, 112, 131
+ Khi phát sinh chi phí bán hàng mà bên nhận đại lý chịu, kế toán ghi: Nợ TK 641 Chi phí bán hàng
Có TK 111, 112, 131 * Kế toán bán hàng trả góp
-Khi xuất kho hàng hoá ra bán trả góp Nợ TK 632
Có TK 156 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
-Phản ánh doanh thu theo giá bán thông thờng tại thời điểm xuất hàng cho bên mua , kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112 Số tiền thu lần đầu Nợ TK 131 Số tiền còn phải thu
Có TK 511 Giá bán cha có thuế GTGT Có TK 3331 Thuế GTGT đầu vào
-Phản ánh số tiền lãi phải thu của khách hàng vì trả chậm Nợ TK 131
Có TK 711
-Khi thu đợc tiền của ngời mua ở những kỳ sau Nợ TK 111, 112
Có TK 131
* Kế toán bán hàng nội bộ.
Nghiệp vụ bán hàng nội bộ phát sinh ở những doanh nghiệp có phân cấp quản lý kinh tế tài chính nội bộ. Các đơn vị phụ thuộc doanh nghiệp đều có tổ chức kế toán riêng và tính lỗ lãi riêng . Hàng hoá chuyển từ doanh nghiệp
cho các đơn vị phụ thuộc hoặc hàng hoá giữa các đơn vị phụ thuộc giao cho nhau không tính theo giá vốn thực tế của hàng mua vào mà tính theo giá bán nội bộ là giá giao dịch nội bộ do doanh nghiệp tự xây dựng .
-Phản ánh doanh thu giữa các đơn vị thành viên trong cùng Công ty , kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112 Nợ TK 136(1368) Có TK 512 Có TK 3331
-Phản ánh giá vốn của hàng bán nội bộ Nợ TK 632
Có TK 156
-Khi phát sinh các khoản giảm giá , hàng bán trả lại doanh nghiệp hạch toán tơng tự kế toán bán hàng.
-Cuối kỳ kết chuyển các khoản giảm giá hàng bán, hàng bán trả lại. Nợ TK 512 Doanh thu bán hàng nội bộ
Có TK 531 Hàng bán bị trả lại Có TK 532 Giảm giá hàng bán -Kết chuyển doanh thu bán hàng nội bộ Nợ TK 512
Có TK 911
*Kế toán bán hàng theo phơng thức đổi hàng -Khi xuất hàng , kế toán ghi:
+Giá vốn của hàng xuất bán Nợ TK 632
Có TK 156
+Doanh thu bán hàng Nợ TK 131
Có TK 511 Có TK 3331
-Khi nhận hàng, kế toán ghi: Nợ TK 156
Nợ TK 133 Có TK 131
b) Tại các doanh nghiệp áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên, tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp.
-Khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng căn cứ vào chứng từ, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 131
Có TK 511 (Gồm cả thuế GTGT đầu ra) Đồng thời kết chuyển giá vốn của hàng đã bán Nợ TK 632
Có TK 156, 157, 111, 112
- Trong quá trình bán hàng khi phát sinh các trờng hợp bất thờng nh: Giảm giá, chiết khấu, hàng bán bị trả lại kế toán cũng hạch toán tơng tự nh trên vào các Tài khoản 811, 531, 532 nhng không liên quan đến thuế GTGT. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
-Khi tính thuế GTGT phải nộp theo công thức:
Kế toán ghi: Nợ TK 642
Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp
- Khi nộp thuế ghi: Nợ TK 3331
Có TK 111, 112
c) Hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá tại doanh nghiệp thơng mại áp dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ.
-Đầu kỳ kế toán kết chuyển giá trị hàng hoá tồn kho đầu kỳ hoặc hàng hoá gửi đi cho khách hàng nhng cha đợc chấp nhận thanh toán.
Nợ TK 611 Có TK 157 Có TK 156 Có TK 151
-Khi hoạt động bán hàng đợc thực hiện, căn cứ vào hoá đơn chứng từ, kế toán ghi nhận bút toán doanh thu vào các tài khoản 511, 512.
-Các trờng hợp bất thờng trong khâu bán, kế toán thuế GTGT phải nộp, kế toán doanh thu thuần đợc hạch toán tơng tự nh phơng pháp kê khai thờng xuyên.
- Cuối kỳ kết chuyển trị giá trị giá hàng hoá tồn kho, trị giá hàng hoá đã gửi bán nhng cha đợc coi là tiêu thụ, kế toán ghi:
Nợ TK 157 Nợ TK 156 Nợ TK 151 Có TK 611
3. Tổ chức việc vận dụng sổ sách kế toán.
Yêu cầu quản lý kinh tế trong các đơn vị kinh doanh không những cần có những tài liệu tổng hợp theo từng đối tợng kế toán mà trong nhiều trờng hợp cần có những tài liệu chi tiết, tỉ mỉ hơn để có thể kiểm tra, giám sát tình hình hiện có cũng nh sự vận động của các đối tợng kế toán đó. Để ghi
chép, hệ thống hoá thông tin kế toán, doanh nghiệp phải áp dụng một hình thức kế toán nhất định, phù hợp với đặc điểm, quy mô hoạt động sản xuất , kinh doanh của doanh nghiệp và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán hiện có.
Hình thức kế toán là tổ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm các loại sổ kế toán cụ thể, kết cấu các loại sổ, mẫu sổ, mối quan hệ giữa các mẫu sổ kế toán, trình tự ghi sổ, cách kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ...nhằm hệ thống hoá toàn bộ thông tin kế toán từ các chứng từ kế toán để lập đợc các báo cáo kế toán định kỳ.
Có nhiều hình thức kế toán khác nhau nh: Hình thức kế toán Nhật ký- Sổ cái, hình thức kế toán Nhật ký chung, hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, hình thức kế toán Nhật ký chứng từ. Lựa chọn hình thức kế toán nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp.
* Doanh nghiệp sử dụng hình thức chung.
Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều đợc ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm có các loại sổ kế toán sau: -Sổ nhật ký chung
- Sổ cái
- Các sổ thẻ kế toán chi tiết
- Các nhật ký cơ bản đợc sử dụng để hạch toán kế toán nghiệp vụ bán hàng :
+ Nhật ký thu tiền ( dùng để ghi chép các nghiệp vụ thu tiền) + Nhật ký chi tiền ( dùng để ghi chép các nghiệp vụ chi tiền) + Nhật ký bán hàng
Ngoài ra còn sử dụng sổ cái các tài khoản 156, 157, 632, 511, 512, 531,