1. Vị trí - Văn phòng Công ty (VP) là đơn vị trực thuộc Công ty và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phó Tổng Giám Đốc Nội chính (PTGĐ/NC) - VP được quản lý điều hành bởi Chánh Văn phòng (CVP), do T
Trang 1BẢNG MÔ TẢ TRÁCH NHIỆM - QUYỀN HẠN VĂN PHÒNG CÔNG TY Chương I: Vị trí - vai trò
1 Vị trí
- Văn phòng Công ty (VP) là đơn vị trực thuộc Công ty và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phó Tổng
Giám Đốc Nội chính (PTGĐ/NC)
2 Vai trò
- Thực hiện công tác hành chánh - pháp lý - thông tin tuyên truyền của Công ty
- Thực hiện công tác lễ tân đón tiếp khách, công tác khánh tiết của Công ty
Chương II: Chức năng
VP có chức năng nhằm thỏa mãn nhu cầu của các khách hàng như sau:
trong Công ty; theo dõi đôn đốc và báo cáo TGĐ về tình hình thực hiện các chỉ thị này;
- Cung cấp thông tin về sự thay đổi các qui định của nhà nước có liên quan đến hoạt động của Công ty;
- Tư vấn về mặt pháp luật đối với các vấn đề phát sinh trong hoạt động điều hành, quản lý công ty;
- Xử lý tốt các mối quan hệ với cơ quan chính quyền địa phương, báo chí theo yêu cầu của TGĐ
- Tổ chức các nghi thức, đón tiếp khách trong các Hội nghị, Lễ, Họp mặt của Công ty;
- Thực hiện các công tác sự vụ trong lĩnh vực phụ trách
Các đơn vị trực thuộc Công ty - Thông tin về các chỉ đạo của TGĐ;
- Thông tin về các qui định, qui chế mới của Công ty;
- Hướng dẫn, hỗ trợ các thủ tục hành chính, pháp lý liên quan để giải quyết công việc của đơn vị
- Được cung cấp các dịch vụ hỗ trợ về văn thư hành chính, (như đóng dấu văn bản, …)
- Được trả lời, hướng dẫn, thông tin qua điện thoại nhanh chóng, chính xác, thỏa mãn yêu cầu của khách hàng
theo qui định pháp luật
Trang 2Chương III: Nhiệm vụ
1 Công tác hành chánh
thông báo ủy quyền, lịch công tác hàng tuần của CQ.TGĐ, các qui định liên quan đến chế độ thông tin trong Công ty, hướng dẫn các đơn vị thực hiện một số công việc hành chính theo quy định chung, …
- Kiểm tra tính hợp lệ của các văn bản, tài liệu trình TGĐ ký duyệt
quyền;
- Tiếp nhận, phân phối và lưu trữ các văn bản hành chánh của Công ty (gồm trên mail và văn bản), của các đơn vị bên ngoài Công ty; các văn bản pháp luật, chế độ chính sách của nhà nước có liên quan đến hoạt động Công ty
nhiệm triển khai thực hiện: bổ sung địa chỉ mail nếu TGĐ gởi sót, xin ý kiến chỉ đạo của TGĐ trong trường hợp chưa hiểu rõ yêu cầu…
- Theo dõi, nhắc nhở các đơn vị thực hiện nghiêm túc chỉ đạo của TGĐ
nhiệm
- Kiểm tra hình thức, địa chỉ gửi của các mail trình TGĐ theo đúng quy định
2 Công tác Pháp lý
- Thực hiện truy xuất tài liệu, cung cấp các giấy tờ pháp lý phục vụ công tác của các đơn vị khi được yêu cầu
- Thực hiện các thủ tục kê khai, đăng ký và các thủ tục pháp lý khác có liên quan hoạt động Công
ty theo qui định pháp luật
động Công ty
- Trực tiếp tư vấn hoặc là đầu mối liên hệ các vấn đề tư vấn pháp luật với đơn vị cung cấp dịch vụ theo yêu cầu của Công ty
- Thực hiện thủ tục tố tụng ra cơ quan pháp luật một số sự vụ theo yêu cầu Công ty
3 Công tác thông tin tuyên truyền
- Phụ trách hoạt động của Tổ Thông tin tuyên truyền
- Tiếp các báo, đài, cung cấp thông tin cho các cơ quan thông tấn báo chí, các hoạt động PR theo từng sự kiện
4 Công tác lễ tân, khánh tiết của Công ty
- Đón tiếp, hướng dẫn khách đến Công ty liên hệ công tác
- Thông tin, giải quyết các yêu cầu của khách hàng qua điện thoại
- Thực hiện việc gởi bưu chính cho các đơn vị trong Công ty
- Theo dõi, kiểm tra việc sử dụng điện thoại; tổng hợp và thanh toán chi phí điện thoại, internet Công ty hàng tháng; thông tin chi phí điện thoại trực tiếp cho các đơn vị
Chương IV: Tổ chức quản lý
1 Cơ cấu tổ chức
Trang 3Cơ cấu tổ chức, cơ chế điều hành, biên chế của VP do PTGĐ/NC quyết định trên cơ sở xem xét
đề xuất của CVP gồm:
+ Nhân viên văn thư;
+ Nhân viên trình duyệt - theo dõi chỉ đạo;
- Bộ phận Pháp chế - Tổng hợp: phụ trách các công tác pháp lý - tổng hợp, gồm:
+ Chuyên viên pháp chế;
- Bộ phận Lễ tân – thông tin: phụ trách các công tác lễ tân - tổng đài – thông tin gồm:
+ Nhân viên Lễ tân
+ Nhân viên tổng đài- thông tin
2 Sơ đồ tổ chức
3 Trách nhiệm và quyền hạn các chức danh
Theo bảng mô tả công việc đính kèm:
4 Nguyên tắc quản lý điều hành
TGĐ về kết quả quản lý, điều hành công việc của mình;
- Các nhân viên VP thực hiện nhiệm vụ theo Bảng mô tả công việc hoặc theo chỉ đạo trực tiếp của CVP;
- Trong hội họp, trao đổi, góp ý, VP áp dụng nguyên tắc dân chủ có tập trung CVP là thủ trưởng cấp cao nhất và có quyết định cuối cùng trong công việc nội bộ của VP
Chương V: Các mối quan hệ làm việc
CHÁNH VĂN PHÒNG
NV VĂN
NV TỔNG ĐÀI – THÔNG TIN
CV PHÁP CHẾ
NV TRÌNH DUYỆT THEO DÕI CHỈ ĐẠO
Trang 4VP có các m i quan h làm vi c chính nh b ng sau ối quan hệ làm việc chính như bảng sau ệ làm việc chính như bảng sau ệ làm việc chính như bảng sau ư bảng sau ảng sau
Cá nhân, đơn vị Nội dung quan hệ Thời điểm
Thực hiện các dịch vụ hỗ trợ
về hành chánh, pháp lý, thông tin - liên lạc
Khi đơn vị có nhu cầu
Khách hàng bên ngoài
Công ty Cung cấp thông tinTruyền đạt ý kiến lên TGĐ Khi khách liên hệKhi khách yêu cầu
Chương VI: Điều khoản thi hành
- CVP chịu trách nhiệm phổ biến cho tất cả NV VP triển khai thực hiện
- Trong quá trình thực hiện, Bảng mô tả này có thể được sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty và PTGĐ/NC là cấp có thẩm quyền phê duyệt việc sửa đổi, bổ sung
