CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN F.I.T CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc -o0o Hà Nội, ngày 05 tháng năm 2017 QUY CHẾ TỔ CHỨC ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG NĂM 2017 CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN F.I.T CHƯƠNG I: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi áp dụng 1.1 Quy chế Tổ chức Đại hội cổ đông sử dụng cho việc tổ chức Đại hội đồng cổ đông năm 2017 Cơng ty Cổ phần Tập đồn F.I.T (gọi tắt Công ty) 1.2 Quy chế quy định cụ thể quyền nghĩa vụ bên tham gia Đại hội, điều kiện cách thức tiến hành Đại hội 1.3 Cổ đơng bên tham gia có trách nhiệm thực theo quy định Quy chế CHƯƠNG II: QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA CÁC BÊN THAM GIA ĐẠI HỘI Điều Quyền nghĩa vụ cổ đông phổ thông Khoản 2.1 Quyền cổ đông phổ thông tham dự Đại hội Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2017 họp Đại hội gồm cổ đông đại diện cổ đông Hội đồng quản trị Công ty thông báo công khai thông tin sau: Các báo cáo thường niên gồm báo cáo HĐQT, báo cáo Ban diều hành, báo cáo BKS; Tờ trình thơng qua báo cáo tài năm 2016 kiểm tốn; Tờ trình thơng qua lựa chọn đơn vị kiểm tốn báo cáo tài năm 2017; Tờ trình thơng qua kế hoạch kinh doanh năm 2017; Tờ trình thơng qua phương án thù lao HĐQT năm 2017; Tờ trình thay đổi địa điểm trụ sở cơng ty; Tờ trình thơng qua việc cho phép Công ty Cổ phần Đầu tư Dũng Tâm sở hữu đến 51% số lượng cổ phiếu có quyền biểu lưu hành công ty mà thực thủ tục chào mua công khai; Tờ trình ủy quyền cho HĐQT định khoản đầu tư, mua, bán tài sản có giá trị lớn 35% tổng giá trị tài sản Cơng ty; Tờ trình thơng qua việc gia hạn phương án phát hành cổ phiếu cho cổ đông hữu để tăng vốn điều lệ theo Nghị ĐHĐCĐ thường niên năm 2015 Nghị ĐHĐCĐ bất thường năm 2016; Các nội dung khác thẩm quyền (nếu có) Tất cổ đơng dự họp tham gia ý kiến trực tiếp thông qua đại diện ủy quyền Tất ý kiến tham gia thảo luận Đại hội đồng cổ đông Tại Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2017 cổ đông, đại diện cổ đông tới tham dự Đại hội cổ đông phải mang theo giấy tờ tùy thân (CMND, Hộ chiếu …) Thư mời tham dự nộp cho Ban Kiểm tra tư cách cổ đông nhận Thẻ biểu (ghi mã số cổ đông) Giá trị biểu Phiếu biểu mà cổ đơng, đại diện cổ đơng nắm giữ tương ứng với tỷ lệ số cổ phần có quyền biểu mà người sở hữu đại diện sở hữu theo đăng ký tham dự Đại hội tổng số cổ phần có quyền biểu đại diện có mặt Đại hội Các cổ đông, đại diện cổ đông biểu thống nội dung chương trình Đại hội theo đề xuất Hội đồng quản trị Các cổ đông, đại diện cổ đơng sau nghe nội dung trình bày họp thảo luận nội dung Sau tiến hành biểu Cổ đơng, đại diện cổ đơng đến Đại hội muộn có quyền đăng ký sau có quyền tham gia biểu Đại hội Chủ tọa khơng có trách nhiệm dừng Đại hội họ đăng ký hiệu lực đợt biểu tiến hành không bị ảnh hưởng Khoản 2.2 Nghĩa vụ cổ đông phổ thông tham dự Đại hội Tham dự ủy quyền tham dự Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2017 theo quy định Hội đồng quản trị Công ty Tuân thủ quy định Quy chế Các cổ đông đại diện cổ đông tới tham dự Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2017 phải hoàn thành thủ tục đăng ký tham dự Đại hội với Ban Tổ chức Đại hội Nghiêm túc chấp hành nội quy Đại hội đồng cổ đông, tôn trọng kết làm việc Đại hội Điều Quyền nghĩa vụ Ban Kiểm tra tư cách cổ đông dự Đại hội, Ban kiểm phiếu Khoản 3.1 Quyền nghĩa vụ Ban Kiểm tra tư cách cổ đông Ban Kiểm tra tư cách cổ đông dự Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2017 Hội đồng quản trị Công ty đề cử thông qua Đại hội Ban Kiểm tra tư cách cổ đông dự Đại hội nhận giấy tờ cổ đông, đại diện cổ đông đến họp, phát tài liệu Thẻ biểu Ban Kiểm tra tư cách cổ đông phải báo cáo trước Đại hội đồng cổ đông kết kiểm tra tư cách cổ đông dự Đại hội Khoản 3.2 Quyền nghĩa vụ Ban Kiểm phiếu Ban Kiểm phiếu Chủ tịch đoàn đề cử Đại hội đồng cổ đông thông qua Thành viên Ban Kiểm phiếu cổ đơng Ban Kiểm phiếu có trách nhiệm: - Kiểm tra, giám sát việc bỏ phiếu cổ đông, đại diện cổ đông; - Tổ chức kiểm phiếu; - Lập Biên kiểm phiếu công bố trước Đại hội đồng cổ đơng; - Giao lại Biên tồn phiếu bầu cho Chủ tọa Đại hội Mọi công việc kiểm tra, lập Biên công bố kết kiểm phiếu phải Ban Kiểm phiếu làm việc trung thực, xác phải chịu trách nhiệm kết Điều Quyền nghĩa vụ Chủ tịch đoàn Đại hội Thư ký Hội đồng quản trị Cơng ty đề cử Đồn Chủ tịch, Ban Thư ký Đại hội Đại hội đồng cổ đông thông qua Khoản 4.1 Quyền nghĩa vụ Chủ tịch đồn Đại hội Chủ tịch đồn có chức chủ trì Đại hội đồng cổ đơng thường niên năm 2017 Quyết định Chủ tịch đoàn vấn đề trình tự, thủ tục kiện phát sinh ngồi chương trình Đại hội đồng cổ đơng mang tính phán cao 3 Chủ tịch đồn Đại hội tiến hành cơng việc cần thiết để điều khiển Đại hội đồng cổ đông cách hợp lệ, có trật tự phản ánh mong muốn đa số cổ đông, đại diện cổ đông tham dự Không cần lấy ý kiến Đại hội, lúc Chủ tịch đoàn Đại hội đồng cổ đơng trì hỗn Đại hội đến thời điểm khác địa điểm khác Chủ tịch đồn Đại hội đồng cổ đơng định nhận thấy rằng: - Hành vi người có mặt cản trở có khả cản trở diễn biến có trật tự họp; - Sự trì hỗn cần thiết để cơng việc Đại hội tiến hành cách hợp lệ Khoản 4.2 Quyền nghĩa vụ Ban Thư ký Đại hội Ban Thư ký Đại hội thực cơng việc trợ giúp theo phân cơng Đồn chủ tịch CHƯƠNG III: TIẾN HÀNH ĐẠI HỘI Điều Điều kiện tiến hành Đại hội Đại hội đồng cổ đơng thường niên năm 2017 tiến hành có số cổ đơng, đại diện cổ đơng dự họp 51% vốn điều lệ tham dự Điều Cách thức tiến hành Đại hội Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2017 thảo luận vấn đề họp Cổ đông sau biểu thống chương trình Đại hội nghe Ban Chủ tọa trình bày nội dung tờ trình Điều Thể lệ biểu bỏ phiếu Đại hội cổ đông Mỗi cổ phần sở hữu đại diện sở hữu ứng với đơn vị biểu Mỗi cổ đông người ủy quyền, đến dự Đại hội có “Thẻ biểu quyết” “Phiếu biểu quyết” có ghi mã số Cổ đơng có ghi tổng số cổ phần số lượng cổ phần cổ đông sở hữu và/hoặc đại diện; Các vấn đề thông qua phải đảm bảo tỷ lệ theo quy định Luật Doanh nghiệp Điều lệ công ty Điều Tổ chức kiểm phiếu Việc kiểm phiếu phải Ban Kiểm phiếu tiến hành phòng bỏ phiếu sau việc bỏ phiếu kết thúc Trước mở hòm phiếu, Ban Kiểm phiếu phải thống kê, lập biên niêm phong số phiếu khơng dùng đến Ban Kiểm phiếu khơng gạch xóa sửa chữa phiếu bầu Những phiếu sau coi không hợp lệ: - Phiếu Ban Tổ chức phát hành; - Phiếu có tẩy, sửa chữa nội dung (Trường hợp viết sai phải đổi lại phiếu hủy phiếu cũ); Điều Công bố kết kiểm phiếu Ban Kiểm phiếu lập Biên kiểm phiếu Trưởng Ban Kiểm phiếu đọc Báo cáo kết kiểm phiếu trước Đại hội CHƯƠNG IV: KẾT THÚC ĐẠI HỘI Điều 10 Thông qua Nghị Đại hội đồng cổ đông Nghị Đại hội đồng cổ đông vấn đề họp thông qua số đông đại diện cho 51% tổng số phiếu biểu tất cổ đông, đại diện cổ đông chấp thuận Điều 11 Biên Đại Hội Cổ Đông Tất nội dung Đại hội cổ đông phải Thư ký Đại hội ghi vào Biên Đại hội cổ đông Biên Đại hội phải đọc thông qua trước bế mạc Đại hội CHƯƠNG V: ĐIỀU KHOẢN KHÁC Điều 12 Trường hợp tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông không thành 12.1 Trường họp họp lần thứ không đủ điều kiện tiến hành theo quy định Điều Quy chế việc triệu tập họp lần thứ hai phải tiến hành thời hạn không 30 ngày kể từ ngày dự kiến tiến hành họp thứ Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần hai tiến hành có số cổ đơng, đại diện cổ đơng dự hợp 33% tổng số cổ phần có quyền biểu Điều lệ Công ty Cổ phần quy định 12.2 Trường hợp họp lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành theo quy định Khoản 12.1 Điều triệu tập họp lần thứ ba thời hạn 20 ngày kể từ ngày họp lần thứ hai dự kiến tiến hành Trong trường hợp này, họp Đại hội đồng cổ đông tiến hành không phụ thuộc vào số cổ đông tới dự họp TM.BAN TỔ CHỨC TRƯỞNG BAN (đã ký) ... đông phổ thông tham dự Đại hội Tham dự ủy quy n tham dự Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2017 theo quy định Hội đồng quản trị Công ty Tuân thủ quy định Quy chế Các cổ đông đại diện cổ đông tới... niên năm 2015 Nghị ĐHĐCĐ bất thường năm 2016; Các nội dung khác thẩm quy n (nếu có) Tất cổ đông dự họp tham gia ý kiến trực tiếp thông qua đại diện ủy quy n Tất ý kiến tham gia thảo luận Đại... Nghiêm túc chấp hành nội quy Đại hội đồng cổ đông, tôn trọng kết làm việc Đại hội Điều Quy n nghĩa vụ Ban Kiểm tra tư cách cổ đông dự Đại hội, Ban kiểm phiếu Khoản 3.1 Quy n nghĩa vụ Ban Kiểm