Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần PETEC Bình Định.

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG NGUYỄN THỊ BÍCH TRÂM TĂNG CƯỜNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN PETEC BÌNH ĐỊNH LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng - Năm 2013 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG NGUYỄN THỊ BÍCH TRÂM TĂNG CƯỜNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PETEC BÌNH ĐỊNH Chun ngành: Kế tốn Mã số: 60.34.30 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Người hướng dẫn khoa học: TS TRẦN ĐÌNH KHƠI NGUN Đà Nẵng - Năm 2013 LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng tơi Các số liệu, kết nêu luận văn trung thực chưa công bố cơng trình khác Tác giả luận văn NGUYỄN THỊ BÍCH TRÂM MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài Mục tiêu nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài Phương pháp nghiên cứu Kết cấu luận văn Tổng quan tài liệu nghiên cứu CHƯƠNG NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Khái quát hệ thống kiểm soát nội 1.1.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội 1.1.3 Hạn chế HTKSNB 14 1.2 KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 15 1.2.1 Đặc điểm chu trình bán hàng thu tiền 15 1.2.2 Nội dung kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp 24 KẾT LUẬN CHƯƠNG 34 CHƯƠNG THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN PETEC BÌNH ĐỊNH 35 2.1 TỔNG QUAN VỀ SỰ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CƠNG TY CP PETEC BÌNH ĐỊNH 35 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Cơng ty 35 2.1.2 Chức hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty 36 2.1.3 Đặc điểm hoạt động chu trình bán hàng thu tiền Công ty 36 2.2 GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY CP PETEC BÌNH ĐỊNH 39 2.2.1 Mơi trường kiểm sốt 39 2.2.2 Đặc điểm công tác kế toán 46 2.3 THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY 56 2.3.1 Cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng 56 2.3.2 Cơng tác kiểm sốt nội chu trình thu tiền 70 2.3.3 Đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội Chu trình bán hàng – Thu tiền 79 KẾT LUẬN CHƯƠNG 85 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CP PETEC BÌNH ĐỊNH 86 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CƠNG TY CP PETEC BÌNH ĐỊNH 86 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CƠNG TY CP PETEC BÌNH ĐỊNH 88 3.2.1 Hồn thiện mơi trường kiểm soát 88 3.2.2 Hồn thiện cơng tác kế tốn phục vụ cho kiểm soat nội chu trình bán hàng – thu tiền Cơng ty cp Petec Bình Định 92 3.2.3 Hoàn thiện thủ tục kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Cơng ty CP Petec Bình Định 101 KẾT LUẬN CHƯƠNG 115 KẾT LUẬN 116 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (bản sao) DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Diễn giải CP Cổ phần KTNB Kiểm toán nội KSNB Kiểm soát nội HĐQT Hội đồng quản trị GTGT Giá trị gia tăng DT Doanh thu KS Kiểm soát KTV Kiểm toán viên SXKD Sản xuất kinh doanh UBND Ủy Ban Nhân Dân VLXD Vật liệu xây dựng HĐQT Hội Đồng Quản Trị BTGĐ Ban Tổng Giám Đốc TGĐ Tổng giám Đốc P.TGĐ Phó Tổng Giám Đốc P.KTTC Phòng Kế tốn tài NVBH Nhân viên bán hàng P.TCHC Phòng tổ chức hành DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Số hiệu Bảng biểu Tên bảng Trang 3.1 Đơn đặt hàng (Hoàn thiện) 95 3.2 Báo cáo tổng hợp đơn đặt hàng 98 3.3 Báo cáo phân tích cơng nợ khách hàng 99 3.4 Báo cáo doanh thu tuần 100 3.5 Phiếu thẩm định khách hàng 104 DANH MỤC CÁC HÌNH Số hiệu hình Tên hình Trang 1.1 Chu trình bán hàng thu tiền 17 2.1 Sơ đồ tổ chức máy quản lý công ty 45 2.2 Cơ cấu tổ chức máy kế tốn Cơng ty 48 2.3 Quá trình luân chuyển chứng từ hoạt động bán bn 51 2.4 Q trình ln chuyển chứng từ hoạt động bán lẻ 54 2.5 Quy trình kiểm sốt hoạt động bán buôn Công ty 59 2.6 Sơ đồ kiểm sốt doanh thu hoạt động bán bn 68 2.7 Sơ đồ kiểm soát doanh thu hoạt động bán lẻ 70 2.8 Quy trình kiểm sốt nợ phải thu 74 3.1 Sơ đồ thẩm định khách hàng 103 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Kinh doanh kinh tế thị trường luôn gặp rủi ro hiểm hoạ khôn lường từ công tác quản lý, vấn đề nhà quản lý quan tâm đặt lên hàng đầu quản lý rủi ro kiểm soát nội trình thực chu trình bán hàng Một nội dung để đảm bảo “sự cố” khó có hội để xảy doanh nghịêp tổ chức cơng tác kiểm sốt nội Hiện nay, Cơng ty CP Petec Bình Định kinh doanh nhiều kĩnh vực thương mại bao gồm mặt hàng với giá trị lớn xăng dầu, xi măng Để quản lý tốt hiệu kinh doanh đích cuối mục tiêu lợi nhuận Cơng ty mấu chốt quan trọng công tác quản lý cần tăng cường cơng tác quản lý đó, bật lên phải tăng cường kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý, để đảm bảo doanh thu bán hàng thể xác tránh bị thất tiền thu bán hàng Bởi ảnh hưởng đến việc đánh giá sử dụng hiệu đồng vốn Công ty đảm bảo cung cấp kịp thời, trung thực thông tin tài phục vụ cho nhu cầu định Nghiệp vụ bán hàng - thu tiền phức tạp liên quan đến nhiều tiêu như: số lượng, chất lượng, giá bán, sách tín dụng, khoản giảm trừ,… xem chu trình cuối q trình sản xuất kinh doanh Cơng ty Nó khơng đánh giá hiệu chu trình trước chu trình tiền, cung ứng, tiếp nhận, hồn trả vốn,…mà đánh giá hiệu tồn q trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Đồng thời phản ánh khả bù đắp khoản chi phí tiếp tục đầu tư mở rộng qui mô sản xuất Công ty 103 cần thiết, tổ thẩm định tiến hành đánh giá, phân tích lực tài chính, uy tín tốn đưa nhận xét, ý kiến đề xuất Căn vào kết thẩm định, Trưởng phận thẩm định xem xét đề xuất với Tổng giám đốc Công ty định bán chịu hay không Trường hợp Tổng Giám đốc phê duyệt đồng ý, Tổ thẩm định chuyển phiếu thẩm định cho Phòng kinh doanh để trả lời cho khách hàng tiến hành giao dịch với khách hàng, không đồng ý thông báo lại cho khách hàng từ chối bán nợ Với Tổ thẩm định làm việc có trách nhiệm hiệu quả, thông tin khách hàng thu thập đầy đủ xác, kết thẩm định đáng tin cậy, hạn chế rủi ro bán nợ không thu tiền Đơn vị Đề xuất bán hàng Tổ thẩm định - Đánh giá - Thu thập th.tin - Phân tích - Kiến nghị Phòng KD/TCKT Phê duyệt Xem xét đề xuất bán hàng Phiếu thẩm định khách hàng TGĐ Khơng đồng ý Đồng ý Hình 3.1 Sơ đồ thẩm định khách hàng 104 Bảng 3.5 Phiếu thẩm định khách hàng CƠNG TY CP PETEC BÌNH ĐỊNH Phòng: Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - tự - hạnh phúc Quy nhơn, ngày tháng năm PHIẾU THẨM ĐỊNH KHÁCH HÀNG Tên khách hàng: Địa chỉ: Điện thoại Giấy chứng nhận ĐKKD: Số Ngày cấp .Nơi cấp Vốn điều lệ: Ngành nghề kinh doanh: Các cơng trình thực hiện: ; Chủ đầu tư: ; Nguồn vốn đầu tư: Kết giao dịch với khách hàng: Doanh số: ; Giá trị toán: Số dư nợ: Tình hình tài khách hàng: Tổng tài sản: ; Vốn chủ sở hữu: ; Nợ phải trả: Tỷ suất tự tài trợ(%): ; Tỷ suất lợi nhuận/Vốn CSH(%): Khả toán nhanh(lần): ; Khả toán hành(lần): Đánh giá tình hình tài uy tín toán: 10 Kiến nghị: 105 - Kiểm soát việc xét duyệt bán chịu mặt hàng xăng dầu Mặt hàng xăng dầu mặt hàng chiến lược Cơng ty, xét duyệt bán chịu khách hàng xăng dầu, bên cạnh việc lập hồ sơ thẩm định khách hàng, Cơng ty cần quy định việc xuất hóa đơn bán hàng cần phải có chữ ký kế tốn trưởng, toàn việc bán hàng cho khách hàng kế toán phải tham gia để kiểm soát chặc chẽ tình hình bán hàng thu tiền mặt hàng Khi khách hàng đặt hàng, phòng kinh doanh xuất hóa đơn GTGT có chữ ký trưởng phòng, sau nhân viên đem hóa đơn lên cho trưởng phòng kế tốn để kiểm tra ký vào hóa đơn kế tốn thấy cơng nợ khách hàng khơng vượt q mức cho phép đồng ý ký vào hóa đơn GTGT đồng ý cho xuất hàng, ngược lại khơng ký khơng xuất hàng Sau giao cho lái xe đem xuống kho để nhận hàng, sau xuất hàng, thủ kho ký vào hóa đơn GTGT ghi vào thẻ kho b Tăng cường kiểm soát khâu xuất kho, chuyển giao hàng hoá, lập hoá đơn GTGT - Đối với mặt hàng xi măng việc hoàn thiện khâu xuất kho, chuyển giao hàng hóa, lập hố đơn GTGT cần thực số vấn đề sau: +) Đối với việc xuất kho: Thủ kho cần phải tuân thủ việc yêu cầu NVBH phải có kế hoạch lấy hàng trước để tiện cho việc xếp giao hàng kịp thời, tránh xảy việc tranh vào nhận hàng kho gây đồn kết nội u cầu phía khách hàng phải có kế hoạch lấy hàng tuần để tiện cho NVBH có kế hoạch chủ động việc giao hàng (cần phải có phiếu đặt hàng để NVBH chủ động) tránh trường hợp thay đổi số lượng thời gian giao hàng gây lãng phí cho cơng ty chi phí bốc hàng xuống ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng NVBH khác +) Đối với xe vận chuyển: Việc giao liên hệ xe vận chuyển cho NVBH chủ động yêu cầu NVBH đầu năm phải ký hợp đồng với nhà xe 106 uy tín để trưởng phòng nắm muốn thuê xe vận chuyển khác để tiện cho việc giao hàng phải báo qua lãnh đạo phòng tránh trường hợp thuê phải xe khơng uy tín, bên cạnh tuyến giao hàng thành phố nên huy động nhân viên phòng đề nghị kinh phí từ cơng ty góp Vốn vào để mua xe kinh doanh quản lý xem tài sản phòng, cơng ty tránh trường hợp tranh giành chạy theo doanh số bán NVBH, làm vấn đề giúp cho cơng ty có thêm nguồn thu từ kinh doanh vận chuyển, hình thức quản lý th người quản lý đội xe giao khoán hẳn cho phòng +) Đối với phận bốc xếp: Hiện thuê làm việc hiệu quả, lấy cắp hàng giao hàng cho khách hàng phòng nên sớm có đề xuất thành lập tổ bốc xếp phòng quản lý lao động thời vụ để họ làm việc có điều phối quản lý phòng, có chế độ lương, thưởng, phạt nhân viên Công ty để gắn trách nhiệm vào công việc nhằm không để xảy trường hợp bốc xếp câu kết với lái xe lấy cắp hàng hố giao hàng mà ta khơng thể sử lý gây ảnh hưởng đến uy tín Cơng ty +) Đối với hóa đơn GTGT: Việc giao cho NVBH tự xuất hóa đơn nhằm mục đích thuận lợi cho công việc nhiên yêu cầu NVBH cần phải ký hóa đơn trước xuất hàng để Trưởng phòng nắm số lượng cơng nợ xuất bán theo dõi nhắc nhở kịp thời tránh việc bán hàng chạy theo doanh số mà không ý đến công nợ tăng cao - Đối với mặt hàng xăng dầu Như thực tế trình bày phòng kinh doanh xăng dầu việc giao dịch với khách hàng để bán hàng toàn giao cho phòng quản lý định, có biến động tăng giá, phòng kinh doanh thơng đồng với số đại lý xuất bán hàng theo giá cũ, xuất hoá đơn GTGT cho đại 107 lý hàng kho mà kế tốn khơng thể kiểm sốt lượng hàng tồn lượng hàng thực xuất bán, thời điểm nhạy cảm có thơng tin chuẩn bị tăng giá Để quản lý lượng hàng tồn kho thời điểm tăng giá, Kế toán xuống kho tiến hành kiểm kê chốt doanh số hàng tồn kho để nắm lượng hàng tồn, Kế tốn chốt số lượng hóa đơn thực xuất đến thời điểm bao nhiêu, đồng thời nắm lượng hàng khách hàng đặt mua thông qua phiếu đặt hàng lượng tiền khách hàng chuyển thơng qua tài khoản ngân hàng Việc xuất hố đơn GTGT trước giao hàng phải có chữ ký lãnh đạo phòng kế tốn để theo dõi lượng hàng thực xuất, đồng thời nắm tình hình cơng nợ khách hàng Khi có quản lý giám sát chặt chẽ phòng kế tốn tăng giá xăng dầu việc xuất hàng bán cho khách hàng, lượng hàng tồn kho giảm bớt rủi ro làm phần lợi nhuận Công ty Đồng thời giảm rủi ro khách hàng phòng kinh doanh phân hối hàng hóa khơng cho đại lý phần số khách hàng phòng kinh doanh thơng đồng xuất theo giá cũ để hưởng chênh lệch giá, số khách hàng khác lại không mua hàng nên bỏ khơng mua hàng c Hồn thiện thủ tục kiểm sốt doanh thu bán hàng Như trình bày, việc kiểm soát doanh thu bán hàng Cơng ty số rủi ro hạn chế như: Doanh thu bán hàng cung cấp không kịp thời số liệu phận liên quan thường khơng khớp nhau, khó khăn việc kiểm tra, đối chiếu Phòng liên quan đơn vị Chẳn hạn có dấu hiệu tăng giá, muốn kiểm tra mức dư nợ khách hàng để xem xét việc có nên xuất hàng bán cho khách hàng hay không ta phải kiểm tra cơng nợ khách hàng đó, nhiên số liệu Phòng kinh doanh quản lý khách hàng khác với 108 Phòng kế tốn Lý phòng kinh doanh xuất bán hàng lập hóa đơn nên họ biết doanh thu khách hàng thời điểm đó, phòng kinh doanh lại khơng cập nhật kịp thời số tiền khách hàng tốn, tiền lại chuyển tài khoản Cơng ty Phòng tài kế tốn quản lý vơ số liệu Ngược lại Phòng kế tốn lại khơng cập nhật kịp thời khoản phải thu khách hàng, hóa đơn bán hàng luân chuyển chậm Một hạn chế Công ty chưa kiểm sốt rủi ro doanh thu hình thức chạy giá xảy cửa hàng bán lẻ xăng dầu có dấu hiệu tăng giá, đợt tăng giá thành lập hội đồng kiểm kê mang tính hình thức địa điểm xăng dầu xa, hội đồng kiểm kê đến Cửa hàng trưởng xuất hết hóa đơn bán hàng di chuyển hàng đến nơi khác Với mục tiêu đảm bảo số liệu cung cấp kịp thời, xác thống Phòng kinh doanh, phòng tài kế toán đơn vị trực thuộc; nâng cao hiệu cơng tác kiểm sốt doanh thu bán hàng nhằm hạn chế rủi ro làm thất doanh thu, Công ty nên quy định tất nghiệp vụ bán hàng xảy ra, phòng kinh doanh phải trình kế tốn ký vào hóa đơn GTGT xuất bán hàng cho khách đồng thời phải vô số liệu cách kịp thời ngược lại phòng kế tốn phải vô số liệu cách kịp thời tiền khách hàng chuyển để phận liên quan vừa nắm tình hình cơng nợ khách hàng, vừa nắm bắt doanh thu bán hàng Công ty Tại cửa hàng bán lẻ xăng dầu, vấn đề trọng yếu việc kiểm soát doanh thu việc quản lý hàng tồn kho Công ty doanh thu bán hàng Nguyên nhân dẫn đến rủi ro doanh thu Công ty phân cấp cho Cửa hàng trưởng có tồn quyền định việc bán hàng việc thu hồi cơng nợ khách hàng, nên khơng có để kiểm sốt, tồn Cửa hàng trưởng quản lý lên báo cáo doanh thu Công ty Việc 109 báo cáo doanh thu cho phòng kế tốn cập nhật số liệu thường chậm, Công ty cần phải tăng cường biện pháp sau: Để cho cửa hàng chủ động việc bán hàng, Công ty tiếp tục phân cấp quyền định kinh doanh cho Cửa hàng trưởng theo phương thức khoán lợi nhuận giám sát Công ty Công ty quy định hàng ngày, cửa hàng phải lên báo cáo doanh số bán hàng gửi phòng kế tốn Cơng ty vào cuối ngày để cập nhập doanh thu cách kịp thời Khi có tăng giá, hội đồng kiểm kê phải kiểm kê cách kịp thời để nắm bắt doanh số, hàng tồn kho cách kịp thời thời điểm tăng giá Bên cạnh đó, Công ty cần quy định chế độ báo cáo định kỳ doanh số bán hàng, hóa đơn GTGT phải cập nhật nhanh chóng kịp thời, đồng thời quy định xử phạt nặng trường hợp không làm theo quy định công bố cách kỷ luật đơn vị không chấp hành đền bù toàn số tiền chênh lệch bán hàng có giá thấp giá bán quy định d Hồn thiện thủ tục kiểm sốt nợ phải thu khách hàng - Tăng cường kiểm soát nợ phải thu khách hàng xi măng Hiện nay, công nợ khách hàng xi măng chiếm cao, đặc biệt khoản nợ hạn không thu hồi chiếm tỷ trọng cao so với doanh số bán hàng Vì Cơng ty cần kiểm sốt chặt chẽ nợ phải thu khách hàng ngành hàng Do đặc điểm thị trường tiêu thụ mặt hàng nhiều khu vực địa lý khác Công ty giao cho nhân viên bán hàng quản lý việc bán hàng việc thu hồi công nợ Mặc khác, việc nhân viên bán hàng vượt hạn mức tín dụng cho phép để chạy theo doanh số bán làm gia tăng nợ phải thu khách hàng, làm cho Cơng ty chịu rủi ro tín dụng q mức Do Cơng ty cần xây dựng quy chế kiểm sốt cơng nợ khách hàng, cần đánh giá đắn khoản nợ phải thu khách 110 hàng để có biện pháp kiểm sốt thu hồi nợ hạn, hạn chế nợ hạn phát sinh kéo dài rủi ro không thu hồi nợ, đồng thời có biện pháp hữu hiệu ngăn chặn kịp thời việc phòng kinh doanh bán hàng vượt mức tín dụng cho phép Cơng ty cần quy định: nhân viên bán hàng bán vượt định mức tín dụng mà cơng nợ khơng thể thu hồi Trưởng phòng kinh doanh phải chịu hồn tồn trách nhiệm khoản cơng nợ cách nộp tiền bồi thường Để giảm thiểu công nợ từ khách hàng công ty nên áp dụng số sách khuyến khích tốn tiền vào cuối tháng như: đại lý mua hàng tháng mà cơng nợ cuối tháng khơng chiết khấu lại tiền hoa hồng tuỳ vào số lượng tiêu thụ tháng tính đầu mà đại lý tiêu thụ, mức chiết khấu áp dụng sau: Từ 100 đến < 200 mức chiết khấu áp dụng 10.000đ/tấn Từ >200 đến 500 mức chiết khấu áp dụng 20.000đ/tấn Với hình thức áp dụng khuyến khích khách hàng toán tiền hàng vào cuối tháng giảm thiểu nợ đọng kéo dài, với cách làm mang lại hiệu để khách hàng trả chậm chi phí cho lãi vay ngân hàng chi phí khơng nhỏ so với việc áp dụng chương trình khuyến khích nộp tiền ta bảo đảm đồng vốn luân chuyển vốn tốt Công ty nên khuyến khích khách hàng tốn hình thức chuyển khoản để giảm rủi ro nhân viên bán hàng thu nợ tiền mặt dễ gây thất thốt, tiền giả Có thể khuyến khích hình thức ưu tiên cho nhận hàng sớm, tặng quà, kèm chương trình khuyến cho khách hàng thường xuyên toán chuyển khoản 111 Kế tốn theo dõi cơng nợ có nhiệm vụ cập nhập số liệu cách thường xuyên, kịp thời lên báo cáo công nợ hàng tuần với lãnh đạo phòng kế tốn, để đầu tuần họp giao ban, kế tốn nhắc nhỡ, đơn đốc với Trưởng đơn vị kinh doanh thấy khách hàng có cơng nợ cao, thu nợ chậm Việc kiểm sốt thường xuyên xử lý nghiêm túc giảm bớt động vi phạm buộc cá nhân phải tuân thủ quy định Công ty, giúp công tác kiểm sốt cơng nợ đạt hiệu cao Ngồi để khuyến khích nhân viên bán hàng khâu thu hồi nợ đảm bảo công nợ phải thu tốt doanh số bán hàng cao Công ty áp dụng hình thức sau: Nên có chế độ thưởng, phạt hàng tháng cho nhân viên bán hàng, thưởng cho nhân viên bán hàng đạt doanh số thu hồi, quản lý tốt công nợ tháng ngược lại, mức thưởng, phạt tuỳ thuộc vào Công ty xem xét thông qua doanh số bán nhằm khuyến khích nhân viên thu hồi tốt cơng nợ, có trách nhiệm bán hàng tốt Khoán thẳng cho NVBH chịu trách nhiệm việc bán hàng, công nợ khách hàng Công ty kiểm sốt vấn đề doanh số, cơng nợ đơn đốc nhắc nhở , nhiên giảm rủi ro khoản nợ đồng thời hạn chế NVBH chạy theo doanh số mà khơng tìm hiểu kỹ tiềm lực khách hàng bán hàng Để làm vấn đề yêu cầu NVBH phải ký quỹ tiền mặt cổ phiếu Công ty để tránh trường hợp NVBH sử dụng Vốn Công ty sai mục đích với cách làm khuyến khích NVBH bán nhiều có chọn lựa, đánh giá khách hàng kỹ trước bán chịu cho khách hàng việc đôn đốc thu hồi công nợ tốt Hiện nay, việc kiểm tra đối chiếu cơng nợ kế tốn với khách hàng khơng thường xun, cuối năm kế tốn trực tiếp kiểm tra đối chiếu với 112 khách hàng lần, phát gian lận, sai xót xảy NVBH gian lận thời gian dài nên khó theo dõi xử lý Do đó, hàng tháng kế tốn phải với NVBH đối chiếu xác nhận công nợ Hàng tuần, kế tốn lên bảng phân tích cơng nợ khách hàng để theo dõi báo cho phòng kinh doanh khách hàng có cơng nợ cao, đồng thời đơn đốc, nhắc nhở để nhanh chóng thu hồi có kế tốn kiểm soát cách chặt chẽ việc bán hàng thu tiền nhân viên - Tăng cường kiểm soát nợ phải thu khách hàng xăng dầu Do đặc điểm mặt hàng có giá trị lớn, đa số khách hàng thân thiết làm ăn có uy tín lâu năm với Cơng ty Hiện nay, tình hình kinh tế gặp khó khăn, nguồn vốn vay khó, khách hàng hay chiếm dụng vốn, chịu trả nợ hạn Do đó, để kiểm sốt nợ phải thu mặt hàng hàng tuần kế toán phải cập nhật số liệu cách kịp thời lên báo cáo phân tích cơng nợ khách hàng, phân loại khách hàng với tuổi nợ khác nhau, với khách hàng vượt định mức cơng nợ kế tốn khơng ký vào hóa đơn GTGT để xuất hàng mà giao cho phòng kinh doanh đơn đốc thu hồi nợ Đối với khách hàng vượt mức cơng nợ cho phép, phòng kinh doanh cần phải tiếp tuc tục thu hồi báo cáo hàng tuần Đầu tuần họp giao ban, kế toán theo dõi cơng nợ khách hàng lập bảng phân tích cơng nợ trình cho trưởng phòng kế tốn để đơn đốc phòng kinh doanh thu hồi công nợ khách hàng Nếu không thu nợ bị trừ tiền hàng tháng vào số cơng nợ mà khách hàng thiếu, có kế toán kiểm soát lượng hàng tồn kho cơng nợ khách hàng có đợt tăng giá e Hồn thiện thủ tục kiểm sốt thu tiền bán hàng tiền mặt - Đối với mặt hàng xăng dầu Toàn khách hàng chuyển khoản qua tài khoản Công ty ngân hàng, riêng cửa hàng bán lẻ xăng dầu vừa nộp tiền mặt trực 113 tiếp, vừa chuyển khoản Hiện nay, Cơng ty khơng thực biện pháp kiểm sốt lượng tiền mặt từ cửa hàng thu Việc kiểm soát thu tiền mặt cửa hàng thật cần thiết công việc thực theo đạo Cửa hàng trưởng đơn vị Đa số bán lẻ xăng dầu nên lượng thu tiền mặt hàng ngày lớn hàng ngày, cửa hàng không nộp tiền liền mà khoản ngày chí tuần nộp tiền lần, dẫn đến việc chiếm dụng tiền để sử dụng vào mục đích khác, làm ảnh hưởng đến lượng vốn lưu động cơng ty Do đó, Cơng ty cần kiểm sốt chặc chẽ khâu cách quy định: +) Công ty cần quy định tất cửa hàng cuối ngày phải lên báo cáo bán hàng fax văn phòng Cơng ty cho kế tốn theo dõi +) Căn vào báo cáo bán hàng, Cửa hàng trưởng phải nộp tiền cho Công ty vào đầu ngày sau +) Kế toán cần theo dõi lượng hàng nhập, xuất, tồn cách thường xuyên để nắm bắt kịp thời tình hình kinh doanh cửa hàng Cập nhật số liệu hàng ngày doanh số bán lượng tiền nộp Công ty để nắm bắt kịp thời đối chiếu với cửa hàng hàng ngày thông qua điện thoại +) Công ty cần tiến hành kiểm kê đột xuất lượng hàng tồn kho, để từ xem xét việc Cửa hàng trưởng lên báo cáo bán hàng lượng tiền nộp có khớp không Cần phải xử phạt nặng bị phát có gian lận Có đủ đe cửa hàng việc chấp hành quy định Cơng ty, giảm tình trạng chiếm dụng Vốn Công ty để làm việc riêng - Đối với mặt hàng xi măng Như trình bày phần thực trạng, NVBH trực tiếp thu tiền khách hàng nộp cho Công ty nên xảy tình trạng thu tiền khách hàng lại khơng nộp kịp thời Công ty mà chiếm dụng làm việc riêng Khi kế toán đối chiếu với khách hàng phát sai xót Để kiểm sốt 114 tiền thu nhân viên nộp kịp thời, giảm rủi ro sai xót xảy Cơng ty cần quy định nhân viên thu tiền hàng ngày phải nộp tiền cho thủ quỹ phòng nộp vào tài khoản Công ty vào cuối buổi lên bảng kê nộp tiền cho phòng kế tốn theo dõi vô số liệu cập nhật cách kịp thời để nắm bắt tình hình cơng nợ khách hàng Đồng thời Công ty cần quy định rõ NVBH thu tiền khách hàng phải có sổ thu nợ để khách hàng ký vào ghi ngày nộp, tháng NVBH phải nộp sổ lại cho kế tốn theo dõi để kiểm tra, có vi phạm bị xử lý Có NVBH khơng dám dùng tiền Công ty để làm việc riêng mà nộp kịp thời Đặc điểm có nhiều khách hàng tuyến Gia lai – Kontum nên việc thu tiền dễ dẫn đến rủi ro bị cầm lượng tiền lớn với chặn đường xa, Cơng ty cần bố trí thêm người để thu tiền ngoài, NVBH cần phải tăng thêm người phòng kế tốn vừa đối chiếu kiểm tra công nợ khách hàng, vừa giảm rủi ro bị xảy q trình thu tiền Tóm lại, Cơng ty có hai mãng kinh doanh xăng dầu xi măng với doanh thu công nợ từ khách hàng lớn điều tìm ẩn nhiều rủi ro việc hoàn thiện thủ tục kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Cơng ty từ việc hồn thiện bước qui trình như: hồn thiện thủ tục xét duyệt bán chịu, kiểm soát khâu xuất kho, chuyển giao hàng hóa, lập hóa đơn; kiểm sốt nợ phải thu việc hồn thiện kiểm soát thu tiền sau bán hàng tất chuỗi qui trình khép kín quan trọng qui trình, làm tốt hồn thiện bước qui trình phân tích lý giải giúp Công ty quản lý cách hiệu hạn chế nhiều rủi ro tìm ẩn trình kinh doanh 115 KẾT LUẬN CHƯƠNG Từ thực trạng phân tích chương 2, chương tác giả đưa số giải pháp KSNB chu trình bán hàng – thu tiền mà Cơng ty CP Petec Bình Định hạn chế thời gian qua, giúp cho Cơng tác quản lý Cơng ty ngày hồn thiện Để tăng cường công tác KSNB Doanh thu, nợ phải thu khách hàng thu tiền bán hàng Cơng ty CP Petec Bình Định nhằm tạo điều kiện cho HTKSNB Công ty phát huy hết hiệu quả, tránh thất thoát doanh thu tiền thu từ bán hàng; bảo đảm thực đầy đủ qui định Nhà nước, qui định Cơng ty quản lý, hạch tốn doanh thu thu tiền bán hàng; bảo đảm hiệu hoạt động kinh doanh giúp cho Công ty nâng cao lực quản lý thời gian tới 116 KẾT LUẬN Là đơn vị kinh doanh lĩnh vực thương mại, mặt hàng kinh doanh Công ty mang giá trị lớn nhạy cảm biến động thị trường sách bán hàng KSNB công tác quản lý mà Công ty cần phải hồn thiện để quản lý tốt giảm thiểu thất tài cho Cơng ty Trong chương, từ sở lý luận chung tác giả sâu phân tích thực trạng tồn Cơng ty từ đưa giải pháp cần phải tăng cường nhằm hoàn thiện HTKSNB chu trình bán hàng - thu tiền Cơng ty CP Petec Bình Định giúp Cơng ty ngày hồn thiện cơng tác quản lý đơn vị Việc nâng cao hiệu kinh doanh từ sách bán hàng đến việc quản lý công nợ, thu hồi công nợ quan trọng Công ty, làm để có sách bán hàng phù hợp, quản lý công nợ thu hồi cơng nợ tốt mà trì tốt mối quan hệ với khách hàng tránh thất cơng tác quản lý ln vấn đề quan trọng đặt vai trò người quản lý Nhận thấy suy tư đó, trăn trở cơng tác quản lý Cơng ty, với vai trò kế tốn quản lý công nợ Công ty, tác giả kết hợp từ lý luận lẫn thực tiễn làm việc để đưa giải pháp nhằm khắc phục nhược điểm hệ thống KSNB chu trình bán hàng - thu tiền Cơng ty điều mà tác giả cố gắng hoàn thiện thực luận văn Mong rằng, kết nghiên cứu luận văn áp dụng nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền Cơng ty thời gian tới DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Bộ tài chính, Chuẩn mực kế tốn Việt Nam số 14 – Doanh thu thu nhập khác [2] Bộ tài chính, Chuẩn mực kế tốn Việt Nam số 400 - Đánh giá rủi ro kiểm sốt nội [3] Bộ tài (2006), Hệ thống tài khoản kế tốn, Nhà xuất tài chính, Hà Nội [4] Vương Quốc Anh Hạnh (2011), Tăng cường kiểm soát nội doanh thu tiền thu cước viễn thông Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng, Luận văn Thạc sĩ kinh tế, Đại học Đà Nẵng [5] Vũ Đức Hữu, Nguyễn Phan Quang, Diệp Quốc Huy(1999), Kiểm toán nội khái niệm quy trình, Nhà xuất bán thống kê [6] Vũ Ngọc Nam (2007), Tăng cường kiểm soát nội doanh thu tiền thu từ bán hàng Công ty thông tin di động(VMS), Luận văn Thạc sĩ kinh tế, Đại học Đà Nẵng [7] Ths Dương Đình Ngọc, Hệ thống kiểm sốt nội - Chìa khố vàng quản trị doanh nghiệp hiệu [8] GS.TS Nguyễn Quang Quynh (2001), Kiểm tốn tài chính, Nhà xuất tài chính, Hà Nội [9] PGS.TS Trần Thị Giang Tân, TS Vũ Hữu Đức, ThS Võ Anh Dũng, ThS Mai Đức Nghĩa, ThS Phạm Thị Ngọc Bích, ThS Dương Minh Châu Th.S Phí Thị Thu Hiền, Kiểm sốt nội bộ, Nhà xuất Phương Đơng [10] TS Đồn Thị Ngọc Trai (2005), Bài giảng kiểm toán, Đại học kinh tế Đà Nẵng Trang web [11] http://www.Apec-audi.com.vn [12] http://www.tapchiketoan.com.vn [13] http://www.kiemtoan.com.vn ... sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty thực thực tế cho thấy nhiều nhược điểm cần phải khắc phục để công tác bán hàng, thu tiền quản lý công nợ Công ty tốt Chính vậy, Kiểm sốt nội chu trình... Cơng ty CP Petec Bình Định Chương 2: Thực trạng kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền Công ty CP Petec Bình Định Chương 3: Một số giải pháp Tăng cường kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu. .. Cơng ty 35 2.1.2 Chức hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty 36 2.1.3 Đặc điểm hoạt động chu trình bán hàng thu tiền Công ty 36 2.2 GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY CP PETEC