BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM VĂN PHÒNG -Số: 26-HD/VPTW Hà Nội, ngày 08 tháng năm 2017 HƯỚNG DẪN VỀ CÔNG TÁC PHỤC VỤ HỘI NGHỊ BAN CHẤP HÀNH, BAN THƯỜNG VỤ TỈNH ỦY, THÀNH ỦY - Căn Điều lệ Đảng; - Căn Kết luận số 82-KL/TW, ngày 16/8/2010 Bộ Chính trị khóa X cải cách thủ tục hành Đảng; - Căn Quyết định số 189-QĐ/TW, ngày 10/4/2013 Bộ Chính trị khóa XI chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy Văn phòng Trung ương Đảng; - Xét đề nghị Vụ Tổ chức - Cán bộ, Vụ Địa phương I, Văn phòng Trung ương Đảng, Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn công tác phục vụ hội nghị ban chấp hành, ban thường vụ tỉnh ủy, thành ủy sau: I- QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng 1- Hướng dẫn nội dung, trình tự, thủ tục, trách nhiệm, quyền hạn quan, tổ chức, cá nhân việc chuẩn bị phục vụ hội nghị ban chấp hành, ban thường vụ tỉnh ủy, thành ủy 2- Hướng dẫn áp dụng văn phòng tỉnh ủy, thành ủy việc chuẩn bị phục vụ hội nghị ban chấp hành, ban thường vụ tỉnh ủy, thành ủy Điều Văn phòng tỉnh ủy, thành ủy quy chế làm việc ban chấp hành, chương trình cơng tác tồn khóa, năm ban chấp hành, ban thường vụ tỉnh ủy, thành ủy yêu cầu đột xuất để tham mưu, đề xuất tổ chức thực việc chuẩn bị phục vụ hội nghị ban chấp hành, ban thường vụ theo chức năng, nhiệm vụ giao Điều Giải thích từ ngữ Trong Hướng dẫn này, từ ngữ hiểu sau: - Tỉnh ủy, thành ủy gọi tắt cấp ủy - Hội nghị ban chấp hành, ban thường vụ tỉnh ủy, thành ủy, sau gọi chung hội nghị cấp ủy - Thường trực tỉnh ủy, thành ủy, sau gọi tắt thường trực cấp ủy - Văn phòng tỉnh ủy, thành ủy, sau gọi tắt văn phòng cấp ủy II- TRÌNH TỰ CƠNG TÁC CHUẨN BỊ VÀ PHỤC VỤ Điều Trước hội nghị 1- Căn quy chế làm việc cấp ủy chương trình cơng tác năm cấp ủy, văn phòng cấp ủy đề xuất với thường trực cấp ủy công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị cấp ủy: 1.1- Những nội dung tiến hành hội nghị - Là đề án thường trực cấp ủy phân công cho quan, tổ chức chuẩn bị mà văn phòng cấp ủy theo dõi, đơn đốc việc chuẩn bị đề án thấy có chất lượng tốt, bảo đảm thực trình tự, thủ tục - Đối với hội nghị triển khai nghị quyết, thị Trung ương nội dung theo đạo Bộ Chính trị, Ban Bí thư - Khơng nên bố trí q nhiều nội dung hội nghị 1.2- Xác định thành phần hội nghị - Theo quy chế làm việc ban chấp hành, ban thường vụ cấp ủy - Theo quy chế chuyên viên theo dõi địa phương quan tham mưu, giúp việc Ban Chấp hành Trung ương Đảng - Đại biểu mời theo nội dung đề án trình, đó, có quan chuẩn bị đề án, quan phản biện, thẩm định đề án Đối với hội nghị triển khai nghị quyết, thị Trung ương có báo cáo viên - Cán bộ, chuyên viên văn phòng cấp ủy quan tham mưu, giúp việc cấp ủy trực tiếp phục vụ hội nghị - Phòng viên quan thơng tin, báo chí (nếu có) 1.3- Thời gian tiến hành hội nghị - Hội nghị ban chấp hành, ban thường vụ cấp ủy thực theo quy chế làm việc cấp ủy - Hội nghị ban chấp hành cấp ủy nên bố trí từ ngày đến ngày rưỡi làm việc; hội nghị ban thường vụ cấp ủy nên bố trí buổi đến ngày làm việc; khơng bố trí nhiều hội nghị ban thường vụ cấp ủy tháng Hội nghị cấp ủy đột xuất thường trực cấp ủy định 1.4- Địa điểm tiến hành hội nghị - Hội nghị ban chấp hành, ban thường vụ cấp ủy tổ chức phòng họp ban chấp hành, ban thường vụ cấp ủy, tùy số lượng người tham dự để bố trí phù hợp, bảo đảm đủ chỗ ngồi thuận tiện việc sử dụng cơng nghệ thơng tin, tác nghiệp phóng viên - Đối với hội nghị triển khai nghị quyết, thị Trung ương, hội nghị ban chấp hành mở rộng, tùy số lượng dự hội nghị, q đơng tổ chức trung tâm hội nghị để bảo đảm số lượng ghế ngồi điều kiện phục vụ khác 1.5- Chương trình hội nghị - Chương trình hội nghị xếp cách hợp lý để thực toàn nội dung đề ra; nội dung liên quan đến đại biểu dự họp đưa tin công khai phương tiện thơng tin đại chúng xếp liền kề - Chương trình hội nghị gồm bước: Chánh văn phòng cấp ủy báo cáo cơng tác tổ chức hội nghị; đồng chí chủ trì hội nghị khai mạc thơng qua chương trình hội nghị; thực nội dung theo chương trình thơng qua; kết luận bế mạc hội nghị 1.6- Xin ý kiến việc phát hành thu hồi tài liệu theo quy định 2- Phân công chuẩn bị hội nghị 2.1- Chánh văn phòng cấp ủy phân cơng lãnh đạo văn phòng phụ trách lĩnh vực, phòng, đơn vị trực thuộc chuyên viên theo dõi ngành, lĩnh vực, cấp ủy, tổ chức đảng trực thuộc theo dõi, đơn đốc việc chuẩn bị đề án, chủ trì chuẩn bị tham gia thẩm định đề án cấp ủy ban hành chương trình cơng tác năm 2.2- Chánh văn phòng cấp ủy phân cơng lãnh đạo văn phòng phụ trách lĩnh vực, phòng, đơn vị trực thuộc chuẩn bị nội dung điều kiện cần thiết phục vụ hội nghị 2.3- Chuẩn bị dự thảo phát biểu khai mạc hội nghị; dự thảo gợi ý vấn đề cần tập trung thảo luận có yêu cầu 2.4- Thẩm tra tài liệu trình hội nghị số lượng, thể loại, thể thức, thời gian, chất lượng quy trình xây dựng văn 2.5- Xin ý kiến thường trực cấp ủy số dự thảo văn quan trọng trước in ấn, nhân tài liệu phục vụ hội nghị 2.6- Gửi giấy mời tài liệu hội nghị đến đại biểu thuộc thành phần dự họp; trừ họp đột xuất; thông thường họp cấp ủy, gửi giấy mời theo định sau: - Hội nghị ban chấp hành, giấy mời tài liệu gửi trước ngày làm việc - Hội nghị ban thường vụ, giấy mời tài liệu gửi trước ngày làm việc - Đại biểu mời cán bộ, chuyên viên trực tiếp phục vụ hội nghị, giấy mời tài liệu gửi theo nội dung mời họp, trước khai mạc hội nghị ngày làm việc 2.7- Phối hợp với quan liên quan bảo đảm điều kiện phục vụ hội nghị - Lễ tân, khánh tiết, trang trí, chuẩn bị thiết bị âm thanh, ánh sáng, ghi âm, điện, nước, thông tin liên lạc - Thống kê đại biểu có mặt, vắng mặt, lý vắng mặt - Kiểm tra tài liệu phát hành - Chuẩn bị nơi ăn, nghỉ đưa đón cán dự họp (nếu có) - Phối hợp kiểm tra cơng tác an ninh, bảo vệ - Phối hợp chuẩn bị công tác thơng tin tun truyền, vấn, ghi âm, ghi hình, chụp ảnh (nếu có) - Phối hợp bảo đảm cơng tác bảo vệ sức khỏe cán - Kinh phí điều kiện sở vật chất khác để phục vụ hội nghị Điều Tổ chức hội nghị 1- Khai mạc hội nghị - Chủ trì lễ tân đón tiếp, hướng dẫn đại biểu, khách mời, phóng viên báo chí (nếu có) vào vị trí dự họp - Vận hành, điều khiển thiết bị âm thanh, ánh sáng, chiếu, máy chiếu, micro, giá treo đồ, bảng biểu… - Cấp tài liệu bổ sung, văn phòng phẩm, chế độ cho đại biểu (nếu có) - Chánh văn phòng báo cáo với hội nghị thành phần, số lượng đại biểu thức, đại biểu mời, đại biểu vắng mặt, lý vắng mặt; thông tin quy định yêu cầu đại biểu dự hội nghị - Mời thường trực cấp ủy chủ trì hội nghị 2- Ghi biên bản, ghi âm, ghi hình, chụp ảnh hội nghị - Phân công cán bộ, chuyên viên ghi biên hội nghị Biên hội nghị ghi chi tiết, đầy đủ, xác, rõ ý kiến phát biểu đại biểu Ghi theo trình tự, diễn biến, nội dung vấn đề trình bày thảo luận hội nghị - Ghi biên thảo luận tổ (nếu có) ghi biên thảo luận hội trường Trong thảo luận, ghi rõ ý kiến phát biểu đại biểu, vấn đề nhiều ý kiến khác Trong trường hợp ý kiến phát biểu chuẩn bị trước góp trực tiếp vào văn sử dụng văn để làm hồn thiện biên chi tiết Khi cần thiết nghe lại ghi âm để bảo đảm biên chi tiết phản ánh đầy đủ, xác ý kiến đại biểu Ghi chi tiết kết biểu kết luận chủ trì hội nghị Trường hợp hội nghị thảo luận định nhiều nội dung quan trọng, có tính chất chun đề nội dung lập biên riêng - Hội nghị ban thường vụ, thường trực cấp ủy, nội dung bàn công tác tổ chức, cán bộ, chánh văn phòng trực tiếp ghi biên Nếu chánh văn phòng vắng mặt, thường trực cấp ủy định - Biên ghi hoàn chỉnh theo hướng dẫn Cục Lưu trữ, Văn phòng Trung ương Đảng - Ghi âm, ghi hình, chụp ảnh trực tiếp hội nghị văn phòng đề xuất, thường trực cấp ủy định 3- Tổng hợp ý kiến thảo luận tổ hội trường, cần tổng hợp nhanh, phản ánh đầy đủ, xác ý kiến phát biểu Nội dung tổng hợp ý kiến thảo luận phải phân định, xếp tổng hợp theo nhóm nội dung vấn đề hướng dẫn thảo luận bố cục văn bản, đề án - Dự thảo nội dung thường trực cấp ủy tiếp thu giải trình hội nghị; dự kiến vấn đề cần biểu thấy cần thiết có yêu cầu - Phối hợp với quan có liên quan, chuẩn bị phiếu biểu (nếu có) Tổ kiểm phiếu chủ trì hội nghị đề xuất hội nghị định - Chuẩn bị dự thảo văn thông qua hội nghị (nghị quyết, định, thị, kết luận, quy chế…) - Chuẩn bị dự thảo kết luận hội nghị Điều Hoàn thiện văn bản, hồ sơ hội nghị 1- Thu hồi tài liệu theo quy định - Tài liệu thu hồi hội nghị, theo đạo chủ trì hội nghị - Tài liệu thu hồi sau hội nghị, có định thu hồi - Tài liệu thu hồi xong phải xử lý theo quy định 2- Hoàn thiện văn hội nghị - Trên sở biên kết luận hội nghị cấp ủy, thời hạn ngày làm việc, kể từ ngày hội nghị cấp ủy thông qua đề án, quan chủ đề án phải tiếp thu hoàn chỉnh văn đạo, gửi cho văn phòng cấp ủy Văn phòng cấp ủy thẩm tra nội dung, hình thức thể thức, tiếp tục hồn thiện theo quy trình, trình thường trực cấp ủy ký ban hành theo thẩm quyền - Biên hội nghị phải hoàn thành sau kết thúc hội nghị ban chấp hành ngày làm việc sau kết thúc hội nghị ban thường vụ ngày làm việc Trừ trường hợp thường trực cấp ủy yêu cầu hồn chỉnh biên để phục vụ cơng tác - Thể loại, thể thức văn theo Quy định số 66-QĐ/TW, ngày 06/02/2017 Ban Bí thư thể loại, thẩm quyền ban hành thể thức văn Đảng hướng dẫn Văn phòng Trung ương Đảng 3- Phát hành văn - Văn phòng có trách nhiệm phát hành văn sau hội nghị cấp ủy kịp thời, xác, đầy đủ theo quy định - Việc phát hành văn có nội dung mật thực theo quy định bảo vệ bí mật Đảng Nhà nước 4- Hồn chỉnh hồ sơ hội nghị nộp vào lưu trữ - Hồ sơ hội nghị bao gồm toàn tài liệu liên quan đến trình hình thành hội nghị trình xây dựng, ban hành văn ban chấp hành, ban thường vụ cấp ủy - Các hội nghị cấp ủy phải làm biên bản, lập hồ sơ đầy đủ quản lý chặt chẽ hồ sơ, băng ghi âm, ghi hình hội nghị - Mỗi hội nghị lập hồ sơ, nộp lưu theo quy định Ban Bí thư Phơng Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Điều Sau hội nghị - Quyết toán kịp thời chế độ phục vụ hội nghị - Tổ chức họp rút kinh nghiệm công tác chuẩn bị phục vụ hội nghị Điều Điều khoản thi hành - Hướng dẫn thay Hướng dẫn số 04-HD/VPTW, ngày 06/02/1998 Văn phòng Trung ương Đảng Hướng dẫn quy trình văn phòng tỉnh ủy, thành ủy phục vụ hội nghị cấp ủy - Văn phòng tỉnh ủy, thành ủy thống thực Hướng dẫn - Giao Vụ Địa phương I, II, III Cục Lưu trữ, Văn phòng Trung ương Đảng theo dõi việc thực hiện, định kỳ báo cáo lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng K/T CHÁNH VĂN PHỊNG PHĨ CHÁNH VĂN PHỊNG Bùi Văn Thạch ... nghị quyết, thị Trung ương nội dung theo đạo Bộ Chính trị, Ban Bí thư - Khơng nên bố trí nhiều nội dung hội nghị 1.2- Xác định thành phần hội nghị - Theo quy chế làm việc ban chấp hành, ban thường... hội nghị - Hội nghị ban chấp hành, ban thường vụ cấp ủy thực theo quy chế làm việc cấp ủy - Hội nghị ban chấp hành cấp ủy nên bố trí từ ngày đến ngày rưỡi làm việc; hội nghị ban thường vụ cấp ủy... nghị ban thường vụ cấp ủy tháng Hội nghị cấp ủy đột xuất thường trực cấp ủy định 1.4- Địa điểm tiến hành hội nghị - Hội nghị ban chấp hành, ban thường vụ cấp ủy tổ chức phòng họp ban chấp hành, ban