một số giao dịch thanh toán trong du lịch và chứng từ sử dụng

Chương MỘT SỐ GIAO DỊCH THANH TOÁN TRONG DU LỊCH VÀ CHỨNG TỪ SỬ DỤNG 1 Công việc tốn nhân viên tốn 1.1 Vai trò yêu cầu nhân viên toán 1.1.1 Vai trò nhân viên tốn Cơng việc tốn nhân viên tốn 1.1 Vai trò yêu cầu nhân viên tốn 1.1.1 Vai trò nhân viên tốn - Thu tiền - Lập hóa đơn - Thanh toán cho khách thẻ, séc, - Duy trì hình ảnh doanh nghiệp thơng qua thái độ phục vụ, cách giao tiếp,…  Nhân viên toán mắc xích tiêu thụ sản phẩm Cơng việc tốn nhân viên tốn 1.1 Vai trò yêu cầu nhân viên toán 1.1.2 Yêu cầu nhân viên toán a Yêu cầu kiến thức Khi vào nghề: - Có trình độ chun mơn - Tự giác học tập - Hiểu rõ kỹ tính tốn, kiến thức liên quan đến cơng việc kế tốn - Có hiểu biết cơng việc phạm vi cơng việc phụ trách - Từng bước sử dụng thiết bị phục vụ cho công việc Công việc toán nhân viên toán 1.1 Vai trò yêu cầu nhân viên toán 1.1.2 Yêu cầu nhân viên toán a Yêu cầu kiến thức Qua thời gian làm việc: - Trang bị lực giải công việc độc lập - Nhận thức quy trình hóa đơn - Thanh tốn với ngân hàng - Nhận thức cao an toàn tiền bạc Cơng việc tốn nhân viên tốn 1.1 Vai trò u cầu nhân viên toán 1.1.2 Yêu cầu nhân viên toán a Yêu cầu kiến thức Khi trở thành người phụ trách: - Sử dụng thông thạo máy tính, phần mềm hỗ trợ - Kiến thức ngân hàng liên quan đến cơng việc kế tốn - Có khả tổ chức cơng việc tốt - Khả làm việc độc lập Công việc tốn nhân viên tốn 1.1 Vai trò yêu cầu nhân viên toán 1.1.2 Yêu cầu nhân viên toán b Yêu cầu kỹ - Phục vụ nhanh chóng chuẩn xác yêu cầu khách hàng, đối chiếu cẩn thận số - Tư vấn trả lời khách hàng phạm vi cơng việc Cơng việc tốn nhân viên tốn 1.1 Vai trò yêu cầu nhân viên toán 1.1.2 Yêu cầu nhân viên toán b Yêu cầu kỹ - Cất giữ tiền bạc, quản lý hóa đơn chứng từ cẩn thận, gọn gàng - Lên bảng kê phân tích bảng kê Cơng việc tốn nhân viên tốn 1.1 Vai trò u cầu nhân viên toán 1.1.2 Yêu cầu nhân viên toán c Yêu cầu tố chất tính cách - Diện mạo thân thiện, vui vẻ, cách ăn mặc gọn gàng, thu hút - Bình tĩnh giao tiếp Cơng việc tốn nhân viên tốn 1.1 Vai trò yêu cầu nhân viên toán 1.1.2 Yêu cầu nhân viên toán c Yêu cầu tố chất tính cách - Giọng điệu thấp, nhẹ nhàng, rõ ràng, tạo cảm giác thân thiện, gần gũi, lễ phép - Thành thật, đáng tin cậy, độ lượng, hòa đồng với khách 10 Các giao dịch toán du lịch 3.3 Thanh tốn Thẻ nhựa Bước 3: Lập hóa đơn tốn + Khi lập hóa đơn, sở chấp nhận sử dụng máy cà thẻ tay (Imprinter) máy đọc thẻ điện tử (EDC/POS) để lập hóa đơn + Sau nhân viên dùng bút bi để viết số tiền toán, tên mã số sở chấp nhận ghi thêm số Code trường hợp sử dụng máy cà thẻ tay + Yêu cầu khách kiểm tra thông tin: Nội dung, số tiền tốn,… hóa đơn giao dịch, ký xác nhận gồm 03 liên hóa đơn, khách hàng giữ lại 01 liên nhập số PIN để xác nhận toán (nếu có) Sau so sánh hai mẫu chữ ký với chữ ký hộ chiếu Thường hóa đơn lập 04 liên với máy cà thẻ tay, 03 liên với máy đọc thẻ điện tử 55 Các giao dịch toán du lịch 3.3 Thanh toán Thẻ nhựa Bước 4: Trả thẻ lại cho chủ thẻ liên hóa đơn toán (Customer copy), sở chấp nhận giữ liên lưu làm chứng từ có tranh chấp, hai liên lại nộp ngân hàng tốn Bước 5: Lập bảng kê hóa đơn (deposit) đề nghị tốn sau thời gian định (thường tuần) cho loại thẻ để nộp cho ngân hàng để đề nghị toán 56 Các giao dịch toán du lịch 3.3 Thanh toán Thẻ nhựa Trình tự lập hóa đơn tốn a Thanh toán máy cà thẻ Imprinter - Máy cà thẻ Imprinter thiết bị dùng để in lại thơng tin cần thiết dập hóa đơn như: Tên chủ thẻ, số thẻ, ngày hiệu lực thẻ,… - Cấu tạo máy: Gọn nhẹ, hình chữ nhật, kích thuớc tầm: 30cm x 20cmx4cm Gồm mặt phẳng nằm ngang có phần quy định vị trí đặt thẻ, hóa đơn Dọc hai bên cạnh hai rãnh nhỏ, có tay cầm trượt qua lại hai rãnh 57 Máy cà thẻ Imprinter 58 Các giao dịch toán du lịch 3.3 Thanh toán Thẻ nhựa Trình tự lập hóa đơn tốn Các bước thực sau: Bước 1: Lấy tờ hóa đơn từ mẫu hóa đơn tương ứng cấp Bước 2: Di chuyển tay nắm phía bên trái sau đặt thẻ vào chỗ quy định để mặt in chữ lên phía Bước 3: Đặt úp hóa đơn lên nằm sát vào góc máy Bước 4: Di chuyển tay cầm từ bên trái sang bên phải để in tồn thơng tin dập hóa đơn: Ngày hiệu lực thẻ, tên chủ thẻ số thẻ Sau ghi số liệu tốn cần thiết lên hóa đơn như: Ngày giao dịch, số hóa đơn, tên hàng hóa dịch vụ cung ứng, số tiền toán (bằng số chữ) số cấp phép 59 Các giao dịch toán du lịch 3.3 Thanh toán Thẻ nhựa Trình tự lập hóa đơn tốn b Thanh tốn máy đọc thẻ điện tử EDC/POS Q trình giao dịch với khách hàng tiến hành sau: Màn hình mặc định máy trạng thái sẵn sàng khơng xuất dòng chữ “SWIPE CUSTOMER CARD”, hình khơng xuất trạng thái chờ nhấn phím ESC chờ 30s 60 Các giao dịch toán du lịch 3.3 Thanh tốn Thẻ nhựa Trình tự lập hóa đơn tốn Bước 1: Qt thẻ qua khe đọc hay gọi cà thẻ khách hàng Bước 2: Đối chiếu thơng tin thẻ hình: Số thẻ (Number Card), họ tên chủ thẻ (CardHolder Name) Ngày hiệu lực (Valid Date) Bước 3: Nhập số tiền giao dịch – Chờ máy xử lý (màn hình xuất dòng chữ “DIALING NOW – PROCESSING NOW” Bước 4: Nhận kết trả lời từ ngân hàng, xuất kết sau: DECLINED: Từ chối toán, CALL/REFER: Gọi lại cho trung tâm cấp phép ngân hàng, PICK UP: Tịch thu thẻ, PLS TRY AGAIN: thử lại lần nữa, APPROVAL: Chấp nhận toán kèm theo mã code giao dịch Nếu kết Approval máy tự động in hóa đơn 61 Bài tập 1: Khách hàng tốn 1500$ thẻ tín dụng VISA Phí tốn thẻ 0,5% Hãy xác định số phí tốn mà khách sạn phải trả biết tỷ lệ phí chưa bao gồm 5% phí phục vụ 10% thuế GTGT 62 Bài tập 2: Trong khách sạn, khách hàng Sarah Jackson (Paris – Pháp) toán tiền dịch vụ cho đồn khách với tổng số tiền 2500 EUR Trong 20% tốn tiền mặt: số lại tốn séc du lịch Xác định số phí tốn mà khách sạn phải trả biết mức phí phải thu 0,75% (chưa bao gồm 5% phí phục vụ 10% thuế GTGT) 63 Bài tập 2: Trong khách sạn, khách hàng Sarah Jackson (Paris – Pháp) tốn tiền dịch vụ cho đồn khách với tổng số tiền 2500 EUR (chưa bao gồm VAT PPV) Trong 20% tốn tiền mặt: số lại tốn séc du lịch Xác định số phí tốn mà khách hàng phải trả biết mức phí phải thu 0,75% (chưa bao gồm 5% phí phục vụ 10% thuế GTGT) 64 USD/VND = 21130/80 CHF/VND = 23294/03 Xác định tỷ giá USD/CHF? Xác định số USD khách đổi 6819 CHF bao nhiêu? Giả sử số tiền khách hàng toán tiền hợp đồng dịch vụ vào ngày 16/12/2014 sau: Đặt cọc trước 850 USD tiền mặt, số lại tốn Séc du lịch Xác định số phí tốn mà khách sạn phải trả, biết mức phí 1% (chưa bao gồm 5% phí phục vụ 10% thuế GTGT) Xác định tổng số tiền toán mà khách trả Thể hóa đơn theo mẫu đây, biết thông tin khách hàng sau: Tên khách hàng: Mr Jonny Nguyễn Đơn vị: Công ty TNHH VITALIFY Á CHÂU Địa chỉ: Vincom Center, 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP HCM Mã số thuế: 0305745984 Bài 3: Tại Hà Nội người ta yết sau: USD/VND = 21.210/76 EUR/VND = 29.679/15 Xác định EUR/USD Xác định số EUR khách muốn đổi 15.000 USD Giả sử khách sử dụng số EUR để toán tiền dịch vụ cho khách sạn, khách tốn 20% tiền mặt, số lại tốn thẻ VISA Xác định số phí tốn mà khách sạn phải trả biết mức phí khách sạn áp dụng 1,5% (chưa bao gồm 5% phí phục vụ 10% thuế VAT) Xác định tổng số tiền khách phải trả biết thời gian khách sạn có chương trình khuyến 10% tiền sử dụng dịch vụ Tại Thành phố Hồ Chí Minh, người ta yết sau: USD/VND = 22660/70 SGD/VND = 16780/90 Xác định tỷ giá USD/SGD (10đ)? Xác định số USD khách hàng muốn đổi 6755 SGD (5đ) Giả sử khách toán số tiền USD trên, 500 USD tiền mặt, số lại tốn Séc Du lịch Xác định tiền lại mà khách hàng phải trả biết thời gian có khuyến 5% giá trị dịch vụ.(10đ) Thể kết vào hoá đơn theo mẫu phiếu làm với chi tiết sau (25đ): Thông tin khách hàng: Stt Nội dung chi tiết Đơn Số Ghi giá lượng Tên khách hàng: Mrs Van van J Dopihl Giá bao gồm Đơn vị mua hàng: Flan Projecter – LA Branch Tiền phòng 250 $ 10 5% phí phục vụ Địa chỉ: 333-236-221 LA-USA Tiền ăn 25 $ 40 10% thuế Mã số thuế: Khơng có Tham quan GTGT 250 $ Số tài khoản: khơng có Dịch vụ khác x$ x số tiền lại 68 Các giao dịch toán du lịch 2.3 Thanh toán thẻ nhựa Thanh toán máy đọc thẻ điện tử EDC/POS 69 ... phạm vi công việc phụ trách - Từng bước sử dụng thiết bị phục vụ cho công việc Cơng việc tốn nhân viên tốn 1.1 Vai trò u cầu nhân viên toán 1.1.2 Yêu cầu nhân viên toán a Yêu cầu kiến thức Qua... chuyên dụng, đèn có ánh sáng cực tím, máy từ tính 25 Quy trình lập hóa đơn 2.1 Khái niệm hóa đơn Hóa đơn loại chứng từ thương mại bên bán cung cấp cho bên mua, kê khai thông tin chủng loại, số lượng,... việc tốn nhân viên tốn 1.1 Vai trò u cầu nhân viên toán 1.1.2 Yêu cầu nhân viên toán b Yêu cầu kỹ - Cất giữ tiền bạc, quản lý hóa đơn chứng từ cẩn thận, gọn gàng - Lên bảng kê phân tích bảng