Khi được hỏi: “Bạn dự định sau này sẽ làm gì?”, các bạn trẻ thường trả lời: “Tôi sẽ làm chủ một doanh nghiệp, sẽ làm một diễn giả, muốn thành đạt, muốn cống hiến ”
Trang 1Kỹ năng lập kế hoạch - Cách lập lộ trình đi đến
Thành Công
Khi được hỏi: “Bạn dự định sau này sẽ làm gì?”, các bạn trẻ thường trả lời: “Tôi sẽ làm chủ một doanhnghiệp, sẽ làm một diễn giả, muốn thành đạt, muốn cống hiến…” Nhưng đa phần các bạn lại chưa hề có một kế hoạch rành mạch để hiện thực hóa dự định đó Các bạn đang cần kỹ năng lập kế hoạch
Nguyên nhân của việc không chú ý hoặc không thể xác định được kế hoạch cho mình là do các bạn trẻ thiếu mục tiêu hoặc những mục tiêu ấy là mơ hồ Khi bạn đã đặt mục tiêu dù ngắn hạn hay dài hạn cho mình như sẽ thành một chủ doanh nghiệp, sẽ là một lập trình viên phần mềm, là nhà nghiên cứu khoa học,nhà hoạt động xã hội … để có thể cống hiến, đóng góp được nhiều cho xã hội thì bạn cần phải có một kế hoạch rành mạch từng bước để thực hiện Một kế hoạch được chuẩn bị kĩ lưỡng và được cập nhật, chỉnh sửa thường xuyên sẽ giúp bạn có những bước đi cụ thể và đánh giá được chất lượng của các công việc mình làm trên đường thực hiện dự án của mình
Kỹ năng lập kế hoạch: Khái niệm, ý nghĩa, phương pháp
- Tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản lý
- Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn
- Tập trung vào các mục tiêu và chính sách của tổ chức
- Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp với các quản lý viên khác
- Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của môi trường bên ngoài
- Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra
3 Làm thế nào xác định công việc?
Khi bắt đầu một công việc mới, làm thế nào để triển khai công việc đó hoàn hảo?
Nếu bạn không có phương pháp để xác định đầy đủ các yếu tố, bạn có thể bỏ sót nhiều nội dung công việc Đó chính là một lỗ hổng trong hoạch định công việc
II CÁCH VIẾT MỘT BẢN KẾ HOẠCH
Để lập được một bản kế hoạch chi tiết, cụ thể và khoa học, bạn có thể dùng phương pháp 5W1H2C5M bao gồm các yếu tố sau:
- Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why)
- Xác định nội dung công việc 1W (what)
- Xác định 3W (where, when, who)
- Xác định cách thức thực hiện 1H (how)
- Xác định phương pháp kiểm soát và kiểm tra 2C (control, check)
- Xác định nguồn lực thực hiện 5M (man, money, material, machine và method)
Trang 21 Xác định mục tiêu, yêu cầu (Why)
Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn cần phải tự hỏi mình là:
- Tại sao tôi phải làm công việc này?
- Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của tôi?
- Hậu quả gì nếu tôi không thực hiện chúng?
Khi bạn thực hiện một công việc thì điều đầu tiên bạn nên xem xét đó chín là why với nội dung như trên Khi xác định được yêu cầu, mục tiêu thì bạn sẽ luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng
2 Xác định nội dung công việc (What)
- WHAT: (cái gì?) Nội dung công việc đó là gì?
- Hãy chỉ ra các bước để thực hiện công việc đó
- Bạn hãy chắc rằng, bước sau là sự phát triển của bước trước
3 Xác định 3W
- WHERE: (ở đâu?) có thể bao gồm các câu hỏi sau:
+ Công việc đó thực hiện tại đâu ?
+ Giao hàng tại địa điểm nào ?
+ Kiểm tra tại bộ phận nào ?
+ Thử nghiệm những công đoạn nào ? v.v…
- WHEN: (khi nào?) Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết thúc…
+ Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc
+ Có 4 loại công việc khác nhau: công việc quan trọng và khẩn cấp, công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp, công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, công việc không quan trọng và không khẩn cấp Bạn phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước
- WHO: (ai?) bao gồm các khía cạnh sau:
HOW: (như thế nào?) nó bao gồm các nội dung:
- Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng công việc)?
- Tiêu chuẩn là gì?
- Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?
5 Xác định phương pháp kiểm soát (Control)
Cách thức kiểm soát (CONTROL) sẽ liên quan đến:
- Công việc đó có đặc tính gì?
- Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?
- Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?
- Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu
6 Xác định phương pháp kiểm tra (Check)
Phương pháp kiểm tra (CHECK) liên quan đến các nội dung sau:
- Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra Thông thường thì có bao nhiêu công việc thì cũng cần
số lượng tương tự các bước phải kiểm tra
- Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một lần?)
- Ai tiến hành kiểm tra?
- Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?
Trang 3- Trong tổ chức của bạn không thể có đầy đủ các nguồn lực để tiến hành kiểm tra hết tất cả các công đoạn, do vậy chúng ta chỉ tiến hành kiểm tra những điểm trọng yếu.
- Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80), tức là những điểm kiểm tra này chỉ chiếm 20% số lượng nhưng chiếm đến 80% khối lượng sai sót
7 Xác định nguồn lực (5M)
Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại không chú trọng đến các nguồn lực, mà chỉ
có nguồn lực mới đảm bảo cho kế hoạch được khả thi
Nguồn lực bao gồm các yếu tố:
+ Man = nguồn nhân lực
+ Money = Tiền bạc
+ Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng
+ Machine = máy móc/công nghệ
+ Method = phương pháp làm việc
- MAN, bao gồm các nội dung:
+ Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách phù hợp?
+ Ai hỗ trợ?
+ Ai kiểm tra?
+ Nếu cần nguồn phòng ngừa thì có đủ nguồn lực con người để hỗ trợ không?
- MATERIAL: nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng, bao gồm các yếu tố:
+ Xác định tiêu chuẩn nguyên vật liệu
+ Tiêu chuẩn nhà cung ứng
+ Xác định phương pháp giao hàng
+ Thời hạn giao hàng
…
III PHÂN LOẠI
- Hoạch định chiến lược
+ Mục tiêu: ít chi tiết
- Quá trình cơ bản của hoạch định chiến lược:
+ Nhận thức được cơ hội
Trang 4+ Hoạch định các kế hoạch phụ trợ
+ Lượng hóa bằng hoạch định ngân quỹ
- Đầu ra của hoạch định chiến lược:
+ Một bản kế hoạch kinh doanh
+ Kế hoạch phát triển công ty
2 Hoạch định tác nghiệp
- Đặc điểm:
+ Thời hạn: ngày, tuần, tháng
+ Khuôn khổ: hẹp
+ Mục tiêu: chi tiết xác định
- Đầu ra của hoạch định tác nghiệp: Hệ thống tài liệu hoạt động của tổ chức như:
+ Các loại sổ tay, cẩm nang
- Xác định nguồn lực cung cấp cho dự án
- Xây dựng kế hoạch thực hiện dự án theo sơ đồ Gantt
4 Mục tiêu:
(Phần này, bạn tham khảo theo kỹ năng quản lý theo mục tiêu)
- Phân loại mục tiêu
- Điều kiện của mục tiêu
- Lập kế hoạch thực hiện mục tiêu
a Phân loại mục tiêu:
- Mục tiêu cấp công ty, bộ phận, cá nhân
- Mục tiêu của công ty xếp từ ngắn hạn đến dài hạn như sau:
+ Tồn tại và tăng trưởng
b Điều kiện của mục tiêu:
Điều kiện của mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu của nguyên tắc SMART
- Specific - cụ thể, dễ hiểu
+ Chỉ tiêu phải cụ thể vì nó định hướng cho các hoạt động trong tương lai
+ Đừng nói mục tiêu của bạn là dẫn đầu thị trường trong khi đối thủ đang chiếm 40 % thị phần
+ Hãy đặt mục tiêu chiếm tối thiểu 41% thị phần, từ đó bạn sẽ biết mình còn phải cố đạt bao nhiêu % nữa
Trang 5- Measurable – đo lường được
+ Chỉ tiêu này mà không đo lýờng được thì không biết có đạt được hay không?
+ Đừng ghi: “phải trả lời thư của khách hàng ngay khi có thể” Hãy yêu cầu nhân viên trả lời thư ngay trong ngày nhận được
- Achievable – vừa sức
+ Chỉ tiêu phải có tính thách thức để cố gắng, nhưng cũng đừng đặt chỉ tiêu loại không thể đạt nổi
+ Nếu bạn không có giọng ca trời phú thì đừng đặt chỉ tiêu trở thành siêu sao Giữ trọng lượng ở mức lý tưởng 45kg có thể vừa sức hơn
+ Mọi công việc phải có thời hạn hoàn thành, nếu không nó sẽ bị trì hoãn
+ hời gian hợp lý giúp bạn vừa đạt được mục tiêu lại vừa dưỡng sức cho các mục tiêu khác
5 Hoạch định kế hoạch năm
Nguồn thông tin từ để lập kế hoạch năm bao gồm:
- Từ chiến lược của công ty
- Từ các dự án tham gia
- Từ mục tiêu của công ty và mục tiêu bộ phận do công ty giao
- Từ các nhiệm vụ theo chức năng nhiệm vụ bộ phận
Nội dung của kế hoạch công tác năm:
- Nội dung các mục tiêu công việc
- Thời gian thực hiện
- Mức độ quan trọng của các công viêc (để giúp bộ phận có thể đặt trọng tâm vào công tác nào và đánh giá công việc cuối năm)
6 Hoạch định kế hoạch tháng
Nguồn thông tin lập kế hoạch tháng
- Các công việc trong kế hoạch năm
- Các công việc tháng trước còn tồn tại
- Các công việc mới phát sinh do công ty giao
Nội dung kế hoạch tháng:
- Các công việc quan trọng trong tháng
- Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện
- Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tháng hoặc làm trong tháng sau)
7 Hoạch định kế hoạch tuần
Nguồn thông tin để lập kế hoạch tuần:
- Các công việc trong kế hoạch tháng
- Các công việc trong tuần trước chưa thực hiện xong
- Các công việc mới phát sinh do công ty giao thêm
Nội dung kế hoạch tuần:
- Các công việc quan trọng trong tuần
- Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện, ghi chú (yêu cầu kết quả)
- Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tuần hoặc làm trong tuần sau)
Trang 6Tuy nhiên, không nên quá cứng nhắc trong kế hoạch Vì thực tế, trong cuộc sống giới trẻ vẫn không đủ
dữ liệu để lập kế hoạch Thậm chí những năng khiếu vẫn chưa hoàn thiện một cách đầy đủ Vì vậy, kế hoạch của bạn cần phải luôn được cập nhật, bổ sung thêm để phù hợp với điều kiện thực tế
Nguyễn Trọng tổng hợp
Lập kế hoạch cho cuộc sống
Mỗi sáng thức dậy, bạn có phải đối mặt với câu hỏi: “Hôm nay mình làm gì?” Và mỗi sinh nhật, bạn có thảng thốt nhận ra: “Trời ơi, mình đang già đi mà sao chưa làm được gì cả?”
Chuyện thứ nhất: cuộc đua một năm
Câu chuyện này được ghi từ một tiết giảng có tên “Cuộc đua một năm” Yêu cầu: mỗi người hãy xác định cho mình ba mục tiêu quan trọng cần phải đạt được trong vòng một năm sắp tới Bước thứ hai là xếp hạng ba mục tiêu đó Và đây là phần thực hành lập kế hoạch với mục tiêu xếp hàng đầu của một sinh viên 21 tuổi
Cuối năm ngoái, anh chàng này đã gửi tặng chúng tôi những hình ảnh thú vị của chuyến du hành lên thị xã sương mù với lời đề tặng: “Kết quả của một kế hoạch tốt” Người bạn này còn tiết lộ việc đã dùng phương pháp này để lập kế hoạch dài hơn trong ba năm, năm năm và mười
năm tiếp theo để vươn tới cái đích cuối cùng: “Tôi muốn đứng đâu trong
cuộc sống?”
Mục tiêu: Khám phá SaPa
Lý do: Đó là ước mơ từ nhỏ
Điểm mạnh: Có một người bạn đồng hành tâm đầu ý hợp.
Điểm yếu: Hạn chế về thời gian và kinh phí.
Khắc phục: Lập kế hoạch chi tiết về chuyến đi (kinh phí, thời gian) và kế
hoạch tiết kiệm
Mục tiêu dự phòng: Đi Hội An
Chuyện thứ hai: Kế hoạch là một phần cuộc đời tôi
Đây là tâm sự của bạn Lê Thành Nam Giải Phóng, chuyên viên quản lý đại lý bảo hiểm của Công ty bảo hiểm nhân thọ Manulife:
“Tôi bắt đầu lập kế hoạch từ lúc cảm thấy thời gian của mình không còn nhiều như mình tưởng nữa Sức lực cũng có hạn, trong khi những điều mà tôi muốn làm cho gia đình và bản thân quá nhiều Tôi quyết định làm từng thứ một, để nếu không kịp làm tất cả thì những gì đã làm được cũng thật sự hoàn thành
Tôi vào công ty năm 1999 với mức lương 80USD và mong muốn sau hai năm phải là 400USD Nghe
có vẻ hoang tưởng, nhưng tôi biết sáu tháng công ty xét lên lương một lần Tôi phấn đấu vì mục tiêu lên lương mỗi sáu tháng Và bây giờ toại nguyện Một kinh nghiệm là nếu bạn muốn làm gì thì cần phải tính toán và điều quan trọng nhất là hãy bắt tay vào làm ngay”
Gọi kế hoạch là “chiếc bản đồ” mà không có nó ta không biết sẽ đi đâu Phóng đã xác định các yếu tố như thế nào?
1 Thời gian: việc này làm vào thời gian nào trong mỗi ngày, bao lâu thì xong? Nếu không, bao lâu thì bỏ qua kế hoạch này?
Lập kế hoạch để mỗi ngày
bạn không phải băn khoăn:
Hôm nay sẽ lại là một ngày
buồn tẻ nữa?
Đặt ra mục tiêu ngắn hạn trong kế hoạch và từng bước chinh phục nó
Trang 7Chuyện thứ ba: Hãy sống chủ động hơn
Giáo sư Donald E Wetmore, chuyên gia về môn quản trị của các trường đại học Mỹ, đưa ra một câu
nói nổi tiếng: “Chúng ta không thất bại vì kế hoạch, mà đa phần đều thất bại trong việc lập kế hoạch”
Năm lời khuyên của ông cho một ngày như sau:
1 Lên kế hoạch vào buổi tối Sẽ rất hiệu quả vì bạn sẽ yên tâm đi ngủ mà không bận tâm về nhữngchuyện của ngày mai nữa Đặc biệt, giấc ngủ sẽ giúp bạn hiệu chỉnh những sai sót của bản kế hoạch Hômsau tỉnh dậy, bạn sẽ thấy nó hay hơn nhiều
2 Phải viết ra giấy Khái niệm “năng lượng viết mực” khá thú vị: khi viết sẽ xuất hiện những điều tuyệt diệu mà bạn chưa bao giờ nghĩ đến
3 Hãy tính đến hai loại công việc: “phải” và “muốn” Một bên là trách nhiệm, còn một bên là nhu cầu Tính toán và cân nhắc cho kỹ nhé!
4 Lập một kế hoạch quá tải Đó là một sự thách thức Nếu bạn chỉ có một việc trong kế hoạch, thể nào cũng tốn nguyên ngày Nếu ba việc thì khác, thời gian sẽ chia làm ba Nhưng nếu bạn ghi ra 12 món thì sao nhỉ? Chỉ có thể làm xong chín món thôi, nhưng dần dà khả năng làm việc của bạn sẽ được nâng cao rõ rệt đấy
5 Xác định ưu tiên Đề ra nhiều nhưng bạn phải xác định cái nào là yêu cầu hàng đầu và bức thiết nhất để có thể làm được
Làm thế nào để phá vỡ rào cản?
Với mong muốn cùng nhau phá vỡ tình trạng lúng túng này,
chúng tôi đề xuất khóa học “Kỹ năng lập kế hoạch” với
phí tham gia ưu đãi đặc biệt dành cho bạn trẻ
Nhận định của chuyên gia về kỹ năng lập kế hoạch của bạn trẻ:
Không riêng gì những bạn trẻ mới bắt đầu đi làm, nhiều cán bộ quản lý của chúng ta ngày nay vẫn còn lúng túng với vô số những việc sự vụ, phát sinh Một nghịch lý là khi chúng ta càng giải quyết việc sự vụ,thì ta lại thấy càng có nhiều việc sự vụ hơn
Việc lập kế hoạch thường được hiểu là liệt kê những công việc cần làm Nhưng khi ta đã dành thời gian liệt kê rồi, ta cũng không sao kiểm soát và hoàn thành được chúng đúng tiến độ Điều đó, khiến chúng
ta luôn luôn bị động với công việc Chúng ta bị quá tải, kém sáng tạo, bị thời gian rượt đuổi cũng từ đó phátsinh
Khóa học “Kỹ năng lập kế hoạch” giúp ích gì cho bạn trẻ?
Khóa học sẽ giúp bạn hiểu được vai trò và tầm quan trọng của việc lập kế hoạch; biết cách lập kế hoạch và kiểm soát kế hoạch một cách hiệu quả để luôn luôn được chủ động với công việc của mình
Mục tiêu khóa học:
Giúp học viên hiểu được vai trò và tầm quan trọng của lập kế hoạch;
Nắm vững và thực hiện được các bước lập kế hoạch;
Trang 8Biết cách kiểm soát việc thực hiện kế hoạch và xử lý các tính huống phát sinh hiệu quả
Nội dung khóa học:
Phần 1: Vai trò và lợi ích của việc lập kế hoạch
Kế hoạch là gì?
Tại sao lập kế hoạch lại cần thiết cho mỗi cá nhân?
Phần 2: Quy trình lập kế hoạch
Thu thập thông tin
Xác định mục tiêu theo tiêu chí SMART
Lập phương án
Hành động thực hiện kế hoạch
Thời lượng khóa học: 08 giờ
Đối tượng nào phù hợp? Khóa học thiết kế dành cho mọi đối tượng nhân viên làm việc tại các doanh
nghiệp vừa & nhỏ
Giảng viên: Cô Phạm Thị Kim Thủy, chuyên gia Quản trị nguồn nhân lực, giảng viên bộ môn
QTNNL và kỹ năng mềm, chủ nhiệm dự án phát triển “Kỹ năng mềm – Hành trang cuộc sống”.
Học phí: học viên được miễn học phí
Phí tài liệu & tea break: 149.000 đồng/học viên;
Sinh viên: 99.000đồng/học viên (xuất trình thẻ SV khi đăng ký, hoặc khi vào lớp nếu bạn đăng
ký & nộp phí qua mạng).
Thời gian học: từ 8h00 đến 17h00 ngày chủ nhật, 27/9/2009.
Địa đểm học: Café Vườn Thơ Số 7 I, Cư xá Phan Đăng Lưu, F.3, Bình Thạnh (Vào hẻm Khu phố
4, Phan Đăng Lưu, cạnh Điện lực Gia Định, ngã ba Phan Đăng Lưu – Đinh Tiên Hoàng Đi theo bảng hướng dẫn đầu hẻm).
Thông tin chi tiết & đăng ký tham gia: http://kynangmem.org
Hoặc: Ms Kim Thủy: ptkthuyvn@kynangmem.org
Tel: 08 66714168 – 0903392888
Để có một kế hoạch làm việc hiệu quả
Bạn có những mong muốn, những dự định và mục tiêu cho riêng mình, điều đó chỉ ra thiên hướng sử dụng qũy thời gian của mỗi cá nhân Thời gian của đời người là hữu hạn và mỗi người lại có những đam
mê khác nhau, nên cách sử dụng chúng cũng khác nhau Và mỗi dự định cũng nên có thứ tự ưu tiên nhất định, đó là vì sao mà bạn nên có một lịch trình công việc cụ thể Một kế hoạch làm việc chính là sự tương thích giữa niềm đam mê và nguyện vọng cá nhân với thời gian phù hợp mà bạn sở hữu
Lập một lịch trình làm việc là một quá trình bạn sắp xếp thời gian thích hợp cho từng công việc, là việclên kế hoạch để đạt được mục tiêu trong khoảng thời gian hoạch định Bằng thói quen phác thảo kế hoạchlàm việc, bạn sẽ có rất nhiều thuận lợi trong việc quản lý thời gian của mình:
- Hiểu rõ điều mình thật sự mong muốn đạt được, đương nhiên mơ ước là vô vàn nhưng bạn sẽ phải cân nhắc cái gì là thật sự đáng để hy sinh thời gian vì nó
- Tận dụng hết mọi nguồn thời gian sẵn có: bạn biết đấy, ai cũng có 24 giờ một ngày, 7 ngày một tuần
và 3 năm để học cấp 3, nhưng có những người trong 18 năm học đã có thể nói được 2 ngoại ngữ, có người không xong nổi tú tài, ngoài sự chênh lệch về khả năng tiếp thu, sự khác biệt ấy còn phụ thuộc vào cách sử dụng thời gian của mỗi người
Do đó: Nếu bạn thấy mình đã từng bỏ phí thời gian thì hãy học cách sống có kế hoạch ngay từ bây giờ.
- Dành đủ thời gian cho những điều quan trọng mà bạn chắn chắn rằng mình phải đạt được Một người sống có kế hoạch có thể là một người bận rộn nhưng không bao giờ là một người quay mòng mòng với núi công việc và luôn chép miệng: "Ôi, tôi không có thời gian"
Trang 9- Luôn có những khoảng thời gian dự trù cho những việc bất ngờ cần giải quyết gấp Bạn có một kế hoạch, và có thể nó đã được điền kín, nhưng thế không có nghĩa là bạn từ chối đi thăm ông ngoại bị bệnh-> Kế hoạch chỉ đem lại hiệu quả nếu đấy là một kế hoạch linh hoạt.
- Giảm khả năng bị stress vì bạn có thể làm chủ cuộc sống của mình một cách hợp lý
Những công cụ để hỗ trợ việc bạn lập kế hoạch, đó là nhật ký, sổ tay, lịch làm việc, đương nhiên bạn không thể ghi thời khóa biểu của mình lên… não bộ rồi Dù bạn có tự hào về trí nhớ của mình đến đâu thìcũng nên viết nó ra nếu không bạn lại phung phí khoản thời gian vừa tiết kiệm được để… nhớ ra lịch làm việc của mình
Sau đây là những bước đơn giản để lên một kế hoạch:
+ Đầu tiên bạn nên bắt đầu bằng việc tìm kiếm thời gian rảnh cho những dự định của mình Đương nhiên bất kỳ ai cũng luôn phải dành thời gian cho những hoạt động thường nhật, ngoài chúng ra, hãy tận dụng thời gian còn lại để làm những gì bạn muốn
+ Kế đến, lấp đầy những hoạt động bạn cần làm vào những khoảng thời gian đấy Song song với quá trình này là bạn phải luôn luôn để tâm đến trình tự ưu tiên của chúng Sự ưu tiên ấy có thể là do sở thích của bạn Vâng hôm nay tôi muốn học nấu ăn trước khi làm bài tập hoặc tôi phải đi cắt tóc cái đã trước khigặp cô bạn mới Sự ưu tiên ấy phụ thuộc ở chính bạn Đương nhiên bạn phải ưu tiên bài kiểm tra cuối khóa trong hai ngày tới hơn là một buổi đi dã ngoại cuối tuần Trong một số trường hợp bạn phải bỏ qua những việc nhỏ để hướng đến những mục tiêu lớn Và cũng có khi không phải chỉ là sự tương quan giữa những việc lớn và nhỏ, bạn phải hy sinh mơ ước này để đuổi theo một mục tiêu khác Bạn biết đấy đó vừa
là sự khó khăn vừa là nét thú vị của cuộc sống Luôn có những người phải hy sinh gia đình vì công việc hoặc ngược lại Và cho dù có một kế hoạch hoàn hảo đi chăng nữa, đôi khi bạn cũng mất mát một đìều gì đấy Tuy nhiên tôi mong sự mất mát này chỉ là tạm thời vì bạn sẽ lại đặt ra kế hoạch để lấy lại những gì
đã mất!
+ Dành ra những khoảng thời gian cần thiết giải quyết sự cố Điều này lại phụ thuộc vào kinh nghiệm của bạn Bạn đang thực hiện một công việc có tính rủi ro cao, hãy dành thời gian dự phòng nhiều lên Công việc thực tế luôn khác hẳn với lý thuyết và cũng như những gì ta trù định Đó là lý do tại sao người
ta rất dễ lúng túng với những công việc mới Bạn không thể nào biết được những việc bất ngờ phát sinh
và sắp xếp kịp thời gian để giải quyết chúng Những người chưa thạo việc đôi khi còn phải lấy quỹ thời gian cá nhân để giải quyết công việc Nhưng khi bạn đã có kinh nghiệm , hãy luôn dành một khoảng thời gian hợp lý cho những sự cố phát sinh Một người có trình độ chuyên nghiệp là một người lường trước được càng nhiều càng tốt những khả năng có thể xảy ra, những đều có thể cản trở công việc của mình Do
đó bạn càng hoàn thiện mình bản kế hoạch của bạn càng hoàn hảo hơn
+ Ngoài ra lời khuyên cho bạn là nên lập một kế hoạch linh hoạt, tùy từng trường hợp mà có thể bạn phải thay đổi kế hoạch vào giờ chót Vâng vì bạn đâu phải là một cái máy Nhưng lý do để thay đổi kế hoạch nên đươc kiểm tra về độ logic, đương nhiên tôi không khuyên bạn đổi kế hoạch đến trường hôm nay bởi vì mình mới nổi cái mụn to và xấu quá (!!!)
Sắp đặt một lịch trình làm việc tức là bạn đang lên kế hoạch cho việc sử dụng thời gian của mình Có một kế hoạch cụ thể bạn vừa tránh được những căng thẳng trong công việc vừa làm việc hiệu quả hơn
* Cách sắp xếp lịch trình được tóm gọn như sau:
- Vạch ra khoảng thời gian trống của cá nhân
- Điền vào từng khoảng thời gian những công việc cụ thể: đầu tiên là những việc quan trọng nhất tiến hành trước, những việc còn lại theo sau
- Luôn dành thời gian cho những sự việc bất ngờ
- Kế hoạch có thể thay đổi khi cần thiết nhưng bình thường thì nên cố gắng làm đươc những gì đã đề ra.Biên dịch: Kiều Dung - Khánh Như
Theo vn8x
Trang 10Quản lý thời gian bằng "Kế hoạch cá nhân"
Lena Presley
Đối với những người bận rộn, thật khó để kiểm soát hết mọi việc cần làm Nếu bạn thuộc dạng người
có nhiều việc phải làm hoặc chỉ đơn giản là bạn hay quên, taỉ sao không lập một thời khóa biểu cho chính bạn và sử dụng chương trình "kế hoạch cá nhân"? Tin chắc công việc của bạn sẽ trôi chảy hơn rất nhiều
Có nhiều chương trình lập kế hoạch phù hợp cho từng người với những nhu cầu khác nhau Nếu bạn cần quản lý thời gian trong ngày theo từng giờ, (thường là dành cho doanh nhân) thì nên xây dựng kế hoạch chi li cho từng giờ Còn nếu hoạt động của bạn có thể thay đổi và không theo khung thời gian nhất định nào thì một kế hoạch không phân chia mục và đánh số trang sẽ thích hợp hơn Luôn luôn xác định thời điểm khởi đầu và hạn chót cho bất kì công việc nào Điều này giúp bạn hạn chế khoảng thời gian lãng phí cho những hoạt động linh tinh khác Hãy lập kế hoạch mọi thứ phải hoàn tất trong một khoảng thời gian nhất định! Bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian hơn bởi bạn biết rõ bạn đang sử dụng thời gian như thế nào
Khi lập kế hoạch,bạn phải xem khoản thời gian mình cần cho mỗi hoạt động là bao nhiêu trên thực tế Nhiều người có khuynh hướng coi nhẹ khoản thời gian cần thiết để hoàn tất mỗi công việc vì họ không hềtính đến thời gian trễ nãi khi xếp hàng, bị kẹt xe hay những thứ khác ngoài khả năng dự kiến Hãy cộng thêm thời gian vào những kế hoạch có khả năng bị trễ nãi Thời gian này bao gồm giờ cao điểm, xếp hàngdài trong cửa hàng, thiếu chỗ đậu xe hay thậm chí gặp người nhiều chuyện,v.v Làm như thế sẽ khiến bạn bớt vội vã hơn và đưa bạn vào quỹ đạo
Nếu vào một ngày bạn không phải thức dậy vào một giờ nhất định, đặc biệt là thứ bảy, hãy đảm bảo bạn thức dậy kịp lúc để hoàn thành mọi việc đã lên lịch nhé! Phần đông người ta ngủ muộn nhưng nếu bạn có một ngày khá bận rộn đã lên lịch thì nhớ đừng dậy quá muộn… Bạn nên viết vài dòng lưu ý mỗi cuối ngày, nhắc nhở chính mình mấy giờ bạn sẽ thức dậy hôm sau
Cố gắng ghép nhiều việc vào một lúc Chẳng hạn, bật máy giặt khi bạn đang dạy con, gọi điện cho khách hàng khi đang chuẩn bị bữa trưa, kiểm tra thư khi bạn đang viết kế hoạch ngày mai (bạn biết đấy, nhiều trang web thỉnh thoảng mất vài phút để tải xuống), gọi điện về nhà khi bị kẹt xe, làm bài tập nhà khichờ bác sĩ khám Như thế, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào làm những công việc quan trọng
Hãy cùng điểm lại một số mẹo để quản ly thời gian biểu:
- Kiểm soát mọi thứ cần thực hiện
- Xác định mỗi công việc mất bao lâu để hoàn tất
- Tự nhủ vơí mình bạn đang gấp rút
- Nhắc mình làm những việc nhỏ khi đang kẹt trong những việc khác
Bây giờ thì bạn đã biết làm thế nào để sắp xếp một ngày làm việc cho hiệu quả và cả những ích lợi khi bạn làm được như thế Hãy nhớ luôn lập cho mình một kế hoạch và không bao giờ lo lắng việc mình nên làm gì nữa nhé
Biên dịch: Ánh Thu - Lê Dung
Theo vn8x