+ Kiểm kê là một công việc của kế toán dùng để kiểm tra tại chỗ các loại tài sản của Doanh nghiệp như : Nguyên vật liệu, tài sản cố đinh...Thành phẩm, hàng hoá, tiền mặt ... bằng cách cân đo đong đếm để xác định số lượng và chất lượng thực tế của tài sản nhằm đối chiếu với sổ ghi kế toán trên kế toán từ đó phát hiện sự chênh lệch giữa số thực tế và ghi sổ trên sổ kế toán. + Các loại kiểm kê: Theo phạm vi kiểm kê có 2 loại: kiểm kê từng phần, kiểm kê toàn phần. Theo thời gian tiến hành kiểm kê có 2 loại: kiểm kê định kỳ và kiểm kê bất thường. Các phương pháp kiểm kê: tuỳ theo đối tượng kiểm kê mà sử dụng phương pháp kiểm kê phù hợp. Kiểm kê hiện vật: Cân đo đóng đếm trực tiếp tại chỗ đối tượng được kiểm kê. Khi kiểm kê phải có mặt của người chịu trách nhiệm bảo quản hiện vật, phải chú ý tới số lượng và chất lượng của hiện vật. Kiểm kê từng mặt: các chứng từ kế toán có giá trị như tiền thì đếm trực tiếp từng loại và đối chiếu với số quỹ. Khi kiểm kê phải lập biên bản kiểm kê quỹ theo mẫu như quy định. Kiểm kê TGNH và các khoản thanh toán: Thì tiến hành đối chiếu số dư từng khoản giữa sổ kế toán của doanh nghiệp và số của ngân hàng hay hơn đơn vị có quan hệ thanh toán. Vai trò của kế toán trong kiểm kê: Có vai trò rất quan trọng vì kế toán là một thành viên chủ yếu trong ban kiểm kê và kế toán có trách nhiệm giải quyết những chênh lệch tài sản trên biên bản kiểm kê. Do đó nó có vai trò quan trọng trước, trong và sau khi kiểm kê. Việc phản ánh và xử lý chênh lệch sổ liệu kiểm kê là cho số liệu kế toán chính xác, trung thực và đó là cơ sở để lập các báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
Application: Import, Local purchasing, Manufacturing parts (PYMAC part) Production Control Div Prepared by Ha T Thu Thuy May - 2009 (2times/per year - Each separate months) Document Title Sub Title Step 1: Make Stocktaking Plan Description Ex: Stocktaking general schedule STOCTAKING - PYMAC III Date; Name May, 2009 – Ha Thuy Revise;Name Kế hoạch có đầy đủ thông tin Chúng ta giữ ngày không sản xuất để vừa chuẩn bị kiểm kê kiểm kê Để chi tiết kế hoạch kiểm kê Document Title Sub Title Description Step 2: Register master Stocktaking STOCTAKING - PYMAC III Date; Name Register master ST information Job flow Revise;Name May, 2009 – Ha Thuy Document Title Sub Title Description Step 2: Register master Stocktaking YMC & IT register master ST info Send information to YMC & IT Div STOCTAKING - PYMAC III Date; Name May, 2009 Ha Thuy Revise;Name Gửi thông tin cho ngời phụ trách hệ thống bên YMC, v ngời phụ trách bên IT để đăng kí lịch TIVOLI sau họp xác nhận kế hoạch kiểm kê với xởng IMPORTANT INFORMATION (Never forget) (A): Là ngày bắt đầu tạo lập liệu kiểm kê hệ thống (B): Là ngày bắt đầu in phiếu kiểm kê (C): Lµ ngµy lÊy tån kho ci hƯ thèng (thêng ngày cuối tháng có kiểm kê) (D): Là ngày bắt đầu có tồn kho hệ thèng (Sau ®· cËp nhËt tån kho thùc tÕ vµo hƯ thèng) Lưu ý: Ngày lÊy tån kho phải luôn lấy trớc ngày chạy MRP gần sau kiểm kê để có thời gian sửa đổi lỗi hệ thống báo sau kiểm kê Và để có qty order xác, từ ngày lấy tồn kho cuối đến ngày lấy tồn Document Title Sub Title Description Step 2: Register master Stocktaking IC group register ST date STOCTAKING - PYMAC III Date; Name May, 2009 – Ha Thuy Revise;Name Đăng kí ngày kiểm kê kỳ tơng ứng với ngày lấy tồn kho cuối thờng ngày cuối tháng có kiểm kª Document Title Sub Title Step 2: Register master Stocktaking IC group register master ST Description 10 11 Date; Name Revise;Name STOCTAKING - PYMAC III 12 13 14 15 May, 2009 – Ha Thuy Document Title Sub Title Step 3: Register print out ST slip ST item list STOCTAKING - PYMAC III Date; Name May, 2009 – Ha Thuy Revise;Name List chi tiết cần phải kiểm kê List chi tiết list chi tiết cần phải in phiếu để kiểm kê Kiểm tra lại với xởng, chi tiết không cần in phiếu kiểm kê ghi N vào cột change Description Lu ý: Chỉ sửa đổi cột change màu xanh ghi N, không thay đổi thông tin khác, giữ nguyên định dạng để gửi lại cho YMC, cần sửa đổi thông tin file phải sử dụng form nhóm PSS (cần hỏi lại ngời phụ trách nhóm PSS) Document Step 3: Register print out ST slip ST pilot item list Title Sub Title STOCTAKING - PYMAC III Date; Name May, 2009 – Ha Thuy Description List chi tiết sản xuất thử phải Revise;Name Trong list cần phải chuyển đổikê status cho chi tiết no sản xt thư sÏ kiĨm chun sang mass ngy lấy tồn kho hệ thống thời gian ngàylấy tồn kho hệ thống trùng với thời gian ngày chạy status monthly change từ cần kiểm kê sang không cần kiểm kê (insert thêm cột change status) (Reason: stock part must be controlled by Mass-production & Trial part) Mơc ®Ých cđa viƯc chun ®ỉi status ・ System doesn’t care item status on stocktaking day of month ・ Status ”3”(First lot) part must be count as mass-production part Item status of stocktaking master: “2” : trial is printed as trial Item status of stocktaking master: “3” : First lot , “4” : Mass-production is printed as Mass-production Status on S/T day Status on update stock Trial Trial Trial Mass Mass Trial Mass Mass S/T slip Un-match list Update stock Remarks Trial Yes Mass Output No Don’t update stock of mass production parts Trial Output No Don’t update stock of trial parts & mass production parts Mass Output No Trial Yes Mass Output No Don’t update stock of mass production parts Trial Output No Don’t update stock of trial parts Mass Yes 【 * 【 Rare case (Only update by manual operation) Document Step 3: Register print out ST slip ST pilot item list Title Sub Title STOCTAKING - PYMAC III Date; Name Description Revise;Name Quy luËt chun ®ỉi status chun ®ỉi hƯ thèng cho xác cần phải hiểu đợc quy luật Để đăng kÝ status chun ®ỉi status hƯ thèng For local part only Issue S/T slip 【 Item status code ▼ Stocktaking day Issue un-match list 【 end of month 【 of item status Finish to input S/T slip ▼ S/T slip trial S/T slip trial Để trách sai sót trªn h·y xem vÝ dơ díi ▼ ▼ MRP ▼ Un-match list Of item status -5 days Status mass pro on update stock timing ◆ Status monthly ◆ STS Status monthly Với kế hoạch sản xuất hàng loạt cho ®êi xe míi N Cần phải chuyển đổi status Với kế hoạch sản xuất hàng loạt cho đời xe N >= weeks so với ngày kiểm kê -> Không cÇn Document Title Sub Title Description Step 6: Make ST report result for ACC Result of ST PST Inventory accuracy analysis list Thống kê kết kiểm kê theo user STOCTAKING - PYMAC III Date; Name Revise;Name Màn hình nµy chØ râ: User 9101: cã tỉng items lµ: 6789 items Trong có: 6786 items đạt tỷ lệ 100% item đạt 70 % items đạt dới 70% Nh kết kiểm kê User 99% ( xem cột AV) (Xem tơng tự với user kh¸c) May, 2009 – Ha Thuy Document Title Sub Title Step 6: Make ST report result for ACC Result of ST Description ST master Inventory analysis report Thèng kê kết kiểm kê theo chi tiết Số thực Số lý tế Số hệ thống phải điều chỉnh: + : Số lợng thực tế lớn số lý thuyết nên hệ thống phải điều chỉnh tăng - : Số lợng thực tế nhỏ số lý thuyết STOCTAKING - PYMAC III Date; Name May, 2009 – Ha Thuy Revise;Name Số hệ thống phải điều chỉnh Kết thực tÕ kiĨm kª Document Title Sub Title Step 6: Make ST report result for ACC Result of ST STOCTAKING - PYMAC III Date; Name Description Revise;Name ST item status Un match Error list Đây list chi tiết unmatch status hệ thống phiểu kiểm kê input Status hệ thống thời điểm lấy tồn kho Số thực tế đếm sx thử Số thực tế đếm sx hàng loạt Số Batch, số collation thực tế Tỉng sè ®Õm thùc tÕ cho tõng chi tiÕt HƯ thống status 4, nhng phiếu kiểm kê lại sử dơng phiÕu trial (2) HƯ thèng status lµ (trial), nhng phiếu kiểm kê lại sử dụng Mass (4) Tòan chi tiết unmatch status không ghi nhËn tån kho hƯ thèng Do vËy, ph¶i kiểm tra chi tiết list để điều chØnh tån kho b»ng Document Title Sub Title Description Step 6: Make ST report result for ACC Result of ST ST item status Un match Error list STOCTAKING - PYMAC III Date; Name Revise;Name VÝ dô: chi tiÕt 5P1-F4780-00-00-80 1068-9204.Trên hệ thống có status Nhng phiếu kiểm kê thực tế lại sử dụng phiếu cho sản xuÊt thö Batch no: 00013, Collation no: 26880 Nh vËy hệ thống không nhận số tồn kho này, cần phải điều chỉnh tồn kho 1068-9204 lên 10pcs Document Title Sub Title Step 6: Make ST report result for ACC Form F2: ST result report Description STOCTAKING - PYMAC III Date; Name May, 2009 – Ha Thuy Revise;Name LËp form Tổng kết kiểm kê cho chi tiết bao gồm LCP & IKD Mở file thống kê theo chi tiết save as file dới dạng Text Mở file excel chọn open để më file Text Document Title Sub Title Step 6: Make ST report result for ACC Form F2: ST result report Description STOCTAKING - PYMAC III Date; Name May, 2009 – Ha Thuy Revise;Name Lùa chän c¸c bíc theo híng dÉn ®Ĩ chun ®ỉi sang excel file Excel file Víi bíc nµy cã thĨ dïng däc di chu n cho ®óng cét Document Title Sub Title Description Step 6: Make ST report result for ACC Form F2: ST result report STOCTAKING - PYMAC III Date; Name May, 2009 – Ha Thuy Revise;Name Tõ file excel nµy coppy chi tiết kiểm kê, SU, item name, số lợng kiểm kê form theo yêu cầu kế tóan Document Title Sub Title Description STOCTAKING - PYMAC III Step 6: Make ST report result for ACC Make result of ST slip Form F4: ST slip input Vµo hƯ thèng PYMAC để dowload phiếu kiểm kê input vào hƯ thèng Ghi chó: víi hµng IKD xem file “Step of CKD stocktaking Date; Name Revise;Name May, 2009 – Ha Thuy Document Title Sub Title Description Step 6: Make ST report result for ACC Make result of ST slip Form F4: ST slip input Save kết input phiếu kiểm kê Excel file STOCTAKING - PYMAC III Date; Name Revise;Name Document Title Sub Title Step 6: Make ST report result for ACC Form F4: ST slip input Description LËp Form F4: STOCTAKING - PYMAC III Date; Name May, 2009 – Ha Thuy Revise;Name Stocktaking slip input Chọn thao tác filter lựa chọn cột số l ợng loại bỏ Blank lấy số lợng input Sau coppy vào file ST slip input Document Title Sub Title Description Step 6: Make ST report result for ACC Form F4: ST slip input STOCTAKING - PYMAC III Date; Name Revise;Name LËp Form “Batch no of ST slip input” nµy tõng User gưi kÌm theo list M· sè cđa BATCH Sè lỵng phiÕu mét BATCH Document Title Sub Title Description LËp Form F8: Step 6: Make ST report result for ACC Form F8: ST slip no input For ST slip STOCTAKING - PYMAC III Date; Name May, 2009 – Ha Thuy Revise;Name Stocktaking slip no input Các phiếu kiểm kê trống không sử dụng đợc sâu vào thành tập cho User từ 100 phiếu BATCH hết Và đánh sè thø tù BATCH cho tõng User Document Title Sub Title Description Step 6: Make ST report result for ACC Form F8: ST slip no input STOCTAKING - PYMAC III Date; Name Revise;Name Víi Form nµy gưi kÌm theo list “Batch no of ST slip no input” theo tõng User M· sè cđa BATCH Sè lỵng phiÕu mét BATCH Document Title Sub Title Step 6: Make ST report result for ACC Form F5: Dead stock report Description STOCTAKING - PYMAC III Date; Name May, 2009 – Ha Thuy Revise;Name Vào hình lấy dead stock theo user sau ®ã save as excel file, råi coppy sang mẫu yêu cấu kế toán Dead stock hàng nội địa Dead stock hàng nhập Document STOCTAKING - PYMAC III Title Sub Title Date; Name Description Revise;Name May, 2009 – Ha Thuy Sau lËp xong c¸c form kiĨm kê, đến ngày giao nhận kết phiếu kiểm kê cho kế toán in tất form v cïng víi phiÕu kiĨm kª thùc tÕ ST slip, CKD ST list giao cho phòng Kế Toán ... master ST Description 10 11 Date; Name Revise;Name STOCTAKING - PYMAC III 12 13 14 15 May, 2009 – Ha Thuy Document Title Sub Title Step 3: Register print out ST slip ST item list STOCTAKING - PYMAC... đếm phiếu kiĨm kª Document Title Sub Title Description 00 010 Step 5: Input result of ST slip Input ST slip NhËp phiÕu kiĨm kª chn 910 1 10 0 STOCTAKING - PYMAC III Date; Name Revise;Name Chọn Insert... collation số lợng 12 2 Thêm dòng Chènthêm dòng Xóa dòng Document Title Sub Title Description 00 010 Step 5: Input result of ST slip Input ST blank slip NhËp phiÕu kiĨm kª trèng 910 1 STOCTAKING - PYMAC