Ban hành Quy định sử dụng chữ ký số chuyên dùng trong văn bản điện tử Bộ Y tế

Ban hành Quy định sử dụng chữ ký số chuyên dùng trong văn bản điện tử Bộ Y tế tài liệu, giáo án, bài giảng , luận văn, l...

Trang 1

BO Y TE CONG HOA XA HOI CHU NGHIA VIET NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: 222/QĐ-BYT Hà Nội, ngày 3O tháng #Ê năm 2014 TỔNG CỤC DÂN SỐ -KHHGĐ | QUYÉT ĐỊNH DEN

sé oe Z2 'Ban hành Quy định sử dụng chữ ký số chuyên dùng

Ngày đến trong văn bản điện tử của Bộ Y tê

Chuyển

BỘ TRƯỞNG BỘ Y TẾ

Căn cứ Nghị định số 63/2012/NĐ-CP ngày 31/8/2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tô chức của Bộ Y tế;

Căn cứ Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ quy định chỉ tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số và Nghị định số 106/2011/NĐ-CP ngày 23/11/2011 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký

SỐ;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Chỉ thị số 15/CT-TTø ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 05/2010/TT-BNV ngày 01/7/2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn về cung cấp, quản lý và sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số

chuyên dùng phục vụ các cơ quan thuộc hệ thống chính trị;

Xét đề nghị của Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin, QUYÉT ĐỊNH:

Điều 1 Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định sử dụng chữ ký số

chuyên dùng trong văn bản điện tử của Bộ Y tê

Điều 2 Quyết định này có hiệu lực thi hành kế từ ngày 01/01/2015

Điều 3 Các ông, bà Chánh Văn phòng Bộ, Chánh Thanh tra Bộ, Cục trưởng

Trang 2

BOY TE CONG HOA XA HOI CHU NGHIA VIET NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

QUY ĐỊNH

Sử dụng chữ ký số chuyên dùng trong văn bản điện tử của Bộ Y tế (Ban hành kèm theo Quyết dinh sé 5452/OD-BYT

ngày 30/2 /2014 của Bộ trưởng Bộ Y tế)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1 Phạm vi điều chỉnh

Văn bản này quy định về sử dụng chữ ký số chuyên dùng do Ban Cơ yếu

Chính phủ cấp trong việc ban hành, gửi, nhận, lưu trữ, khai thác văn bản điện tử

của Bộ Y tế

Điều 2 Đối tượng áp dụng

1 Các tô chức thuộc Bộ Y tế quy định tại Nghị định của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Y tế (sau đây gọi là các

don vi)

2 Các cá nhân thuộc các đơn vị quy định tại Khoản 1 Điều này Điều 3 Giải thích từ ngữ

1 Người có thâm quyền ký SỐ: là người có thâm quyền quản lý và sử dụng khóa bí mật của cơ quan, tô chức đê ký

2 Người được giao quyền ký số: là người được người có thâm quyền ký số giao cho quyên ký

3 Hộp thư điện tử công vụ: là hộp thư điện tử do cơ quan nhà nước cấp cho các cá nhân, đơn vị sử dụng đề trao đổi các công việc, với tên miên @)xxXx.gov.vn

Điều 4 Giá trị pháp lý, hình thức của văn bản điện tử đã ký số

1 Giá trị pháp lý của văn bản điện tử đã ký số: thực hiện theo quy định tại Điều 8 Nghị định sô 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số và Điều 35 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước

2 Trong trường hợp sử dụng song song cả văn bản giấy và văn bản điện tử có chữ ký sô thì hai văn bản này phải hoàn toàn thống nhất và có giá trị pháp lý như nhau

3 Hình thức văn bản điện tử:

Trang 3

và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

b) Thê thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật: thực hiện theo quy định tại Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 của Bộ Tư pháp về thê thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch

c) Sử dụng phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001

Điều 5 Phương thức chuyền đổi chữ ký tay sang chữ ký số

Chữ ký tay của người ký trên văn bản điện tử được thể hiện bằng chữ ký số

ký bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư số cấp cho người ký với tư cách cá nhân (sau đây gọi là khóa bí mật); khuyến khích sử dụng hình ảnh ký số bởi khóa bí mật giông với chữ ký tay tương ứng

pes 6 Phuong thire chuyển đổi con dấu sang chữ ký số

Con dấu của cơ quan, tô chức trên môi trường điện tử được thể hiện bằng chữ kế số ký bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư số cấp cho cơ quan, tô chức đó (sau đây gọi là khóa bí mật con dấu); khuyến khích sử dụng hình ảnh ký số bởi khóa bí mật con dấu giống với con dấu tương ứng

2 Dâu giáp lai: Văn bản điện tử khi có chữ ký số hợp pháp không cần cơ chế đảm bảo tính toàn vẹn bổ sung tương ứng với dấu giáp lai

3 Dấu treo:

a) Tài liệu đi kèm với văn bản chính nằm trong cùng một tệp điện tử Với văn bản chính và văn bản chính có chữ ký số hợp pháp thì không cần cơ chế bổ sung để đảm bảo tài liệu đi kèm là phần không thê tách rời nội dung của văn bản chính

b) Tài liệu đi kèm với văn bản chính không nằm trong cùng một tệp điện tử với văn bản chính thì tài liệu đi kèm phải được ký sô bởi khóa bí mật con dâu

Chương II

CÁC LOẠI VĂN BẢN ĐIỆN TỬ SỬ DỤNG CHỮ KÝ SỐ

Điều 7 Các loại văn bản, tài liệu do Bộ Y tế và các đơn vị thuộc Bộ Y tế

ban hành bắt buộc phải sử dụng văn bản điện tử có chữ ký số

Các văn bản quản lý, điều hành, quy phạm pháp luật khi đăng tải trên

tangbông thông tin điện tử của Bộ Y tê và các đơn vị thuộc Bộ Y tê

2.C ác loại văn bản, tài liệu bắt buộc phải sử dụng văn bản điện tử có chữ ký

Trang 4

- Van bản gửi dé bao cdo, đề biết;

- Van bản góp ý;

- Giới thiệu con dấu, chữ ký, trụ sở làm việc;

- Giấy ủy quyền điều hành công việc (trừ ủy quyền điều hành toàn bộ hoạt dong cua co quan, don vi);

- Báo cáo chuyên môn;

- Các báo cáo định kỳ hằng tháng, hằng quý, 6 tháng, báo cáo khác theo yêu

cầu (trừ các báo cáo về tài chính)

Điều 8 Các loại văn bản, tài liệu do Bộ Y tế và các đơn vị thuộc Bộ Y tế

ban hành sử dụng song song cả văn bản giấy và văn bản điện tử có chữ ký số - Văn bản quy phạm pháp luật; - Quyét dinh; - Chi thi; - Quy chế; - Quy định; - Thông cáo; - Chương trình, kế hoạch; - Phương án; - Quyết định thành lập hội đồng, ban, tổ, nhóm đề thực hiện các nhiệm vụ; - Giấy mời; - Công văn gửi nhiều đơn vị; - Công điện; - Giấy ủy quyền điều hành hoạt động của cơ quan, đơn vị; - Biên bản; - Bản ghi nhớ; - Bản cam kết; - Bản thỏa thuận;

- Các báo cáo về tài chính định kỳ hằng tháng, hằng quý, 6 tháng;

- Báo cáo cuối năm, kết thúc đề án, dự án, đề tài nghiên cứu khoa học

Điều 9 Các loại văn bản, tài liệu do Bộ Y tế và các đơn vị thuộc Bộ Y tế

ban hành khuyến khích sử dụng văn bản điện tử có chữ ký số

Trang 5

Chương II

KY SO, GUI, NHAN, KIEM TRA VA LUU TRU VAN BAN DIEN TU CO CHU KY SÓ

Điều 10 Vị trí ký số trên văn bản điện tử

1 Vị trí ký số bởi khóa bí mật (tương ứng chữ ký tay): tại ví trí tương ứng vị trí chữ ký tay trên văn bản giây

2 Vị trí ký số bởi khóa bí mật con dấu (tương ứng voi con dấu đóng trên chữ ký tay): tại vị trí trơng ứng vị trí con dấu trên văn bản giây

3 Trường hợp văn bản có nhiều cặp chữ ký và con dấu đóng trên chữ ký tương ứng: Xếp lần lượt từng cặp chữ ký số ký bởi khóa bí mật và khóa bí mật cọn dâu tương ứng theo thứ tự từ phải sang trái; nêu vượt quá một hàng, hàng tiếp theo bắt đầu từ bên phải

4 Vị trí ký số bởi khóa bí mật con dấu tương ứng với dấu treo: Trên cùng bên trái của văn bản

5 Vị trí ký số bởi khóa bí mật con dấu tương ứng với dấu giáp lai: Trên

cùng bên phải của văn bản

6 Chấp nhận các vị trí ký khác với các vị trí quy định trên nếu điều kiện kỹ thuật chưa cho phép thực hiện

Điều 11 Quy trình ký số trên văn bản điện tử

_1 Văn bản điện tử sau khi đã được hoàn thiện về nội dung và thể thức được chuyên sang định dạng PDF và chuyên đên văn thư đơn vị

2 Văn thư chuyển văn bản điện tử trình lãnh đạo có thâm quyền ký

3 Lãnh đạo có thâm quyền ký số bởi khóa bí mật của mình, chuyền văn bản điện tử đã ký cho văn thư

4 Văn thư vào số, ngày tháng cho văn bản điện tử và ký số bởi khóa bí mật

con dâu của đơn vị, ban hành văn bản

Điều 12 Ngày của văn bản điện tử

Ngày của văn bản điện tử là ngày văn bản được ký số bởi khóa bí mật con dâu của đơn vị (trừ trường hợp văn bản được tạo ra trong các hệ thống phần mềm, chưa đáp ứng được yêu câu này)

me 13 Phương tiện để gửi, nhận văn bản điện tử đã ký số

Sử dụng hộp thư điện tử công vụ của đơn vị được Bộ Ÿ tế cấp đề gửi, nhận văn bản điện tử; trường hợp sử dụng hộp thư điện tử công vụ khác phải được lãnh đạo đơn vị chấp thuận và phải thông báo để các đơn vị trong Bộ biết

2 Sử dụng phần mềm quản lý và điều hành văn bản điện tử đề gửi, nhận văn

bản điện tử

Điều 14 Gửi văn bản điện tử đã ký số

¡ Văn thư sử dụng hộp thư điện tử công vụ của đơn vị hoặc phần mềm quản

Trang 6

lý và điều hành văn ban điện tử để gửi văn bản điện tử đã ký số tới nơi nhận

2 Văn bản thường phải được øửi trong ngày ban hành văn bản

3 Văn bản khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ phải được đặt chế độ

ưu tiên, trong tiêu đề phải ghi rõ dấu chỉ mức độ khẩn và được gửi ngay sau khi có đủ chữ ký

Điều 15 Nhận văn bản điện tử có chữ ký số

1 Văn thư đơn vị phải kiểm tra hộp thư điện tử công vụ của đơn vị và phần mềm quản lý và điều hành văn bản điện tử ít nhất 2 lần trong ngày, 1 lần vào buổi sáng trước 9 giờ 30, 1 lần vào buổi chiều trước 15 giờ 30 các ngày làm việc

2 Văn thư tải tệp văn bản xuống nơi lưu trữ, kiểm tra tính hợp pháp của các chữ kết số, tính toàn vẹn của văn bản

3 Văn thư cập nhật thông tin về văn bản đến lên văn bản điện tử có đủ chữ ký số hợp pháp

4 Văn thư trình văn bản tới lãnh đạo có thầm quyền; Văn bản khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ phải phải được trình ngay sau khi nhận và thông báo trực tiếp hoặc thông báo qua điện thoại cho lãnh đạo có thẩm quyền; Trong l ngày làm việc, văn bản thường phải được trình ít nhất I lần vào buổi sáng, 1 lần vào buổi chiêu

5 Lãnh đạo có thâm quyền xem, ghi ý kiến chỉ đạo và chuyển văn bản tới người chịu trách nhiệm xử lý và văn thư

6 Trong trường hợp: cần thiết, lãnh đạo có thẩm quyền có thể yêu cầu văn thư in văn bản có chữ ký số để chuyển cho người có trách nhiệm xử lý; việc nhận và phân phối tiếp văn bản trong trường hợp này giống như văn bản giây

Điều 16 Kiểm tra tính hợp pháp của các chữ ký số, tính toàn vẹn của văn bản điện tử có chữ ký số

Kiểm tra tính hợp pháp của các chữ ký số, tính toàn vẹn của văn bản điện tử có chữ ký số theo hướng dẫn của Ban Cơ yêu chính phủ tại địa chi http://ca.gov.vn

Điều 17 Lưu trữ, khai thác sử dụng văn bản điện tử có chữ ký số

1 Lưu trữ văn bản điện tử có chữ ký số:

a) Văn bản điện tử đã ký số khi lưu trữ phải đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu, không bị thay đổi sai lệch theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử

b) Văn bản điện tử phải được lưu trữ có tô chức, khoa học đảm bảo cho việc tìm kiếm, tra cứu được dễ dàng và thuận tiện

2 Khai thác, sử dụng văn bản điện tử đã lưu trữ:

Trang 7

Chuong IV

TRACH NHIEM CUA CAC BEN LIEN QUAN

Điều 18 Trách nhiệm của thủ trưởng các đơn vị thuộc và írực thuộc Bộ

Y tế

¡ Tô chức quản lý, sử dụng, lưu trữ, khai thác văn bản điện tử có chữ ký số theo đúng quy định

2 Chịu trách nhiệm về nội dung, tính chính xác, kịp thời, toàn vẹn thơng tin

an tồn, x2 mật các văn bản điện tử có chữ ký số do đơn vị ban hành, lưu trữ Tổ chức, quy định định kỳ sao lưu văn bản điện tử sang các thiết bị lưu trữ shige dùng như ô đĩa cứng, đĩa từ, và phải được đảm bảo an toàn, an ninh

Điều 19 Trách nhiệm của văn thư ede don vj

1 Trực tiếp quản ly, sur dung thiết bị chứng thư số tổ chức được cấp của đơn vị theo đúng quy định về quản lý và sử dụng con dấu

2 Thực hiện việc nhận, gửi, phân phối, lưu trữ và khai thác văn bản điện tử

só chữ ký sô theo đúng quy định

3 Dau mối tham mưu cho lãnh đạo đơn vị trong việc xây dựng phương án

cụ thề về việc nhận, gửi, phân phôi, lưu trữ và khai thác văn bản điện tử có chữ ký sô của don vi

pes 20 Trách nhiệm của người được cấp chứng thư số

1 Quản lý, sử dụng thiết bị chứng thư số được cấp theo theo đúng quy định 2 Thực hiện đầy đủ các quy định, quy trình quản lý, sử dụng chứng thư SỐ và tuân thủ các quy định của pháp luật về quản lý sử dụng chứng thư sô

3 Thông báo cho đơn vị quản lý các trường hợp thay đổi, thu hồi chứng thư số (hết hạn sử dụng; khoá bí mật bị lộ hoặc nghỉ bị lộ; thiết bị lưu khoá bí mật bị that lac, bị sao chép hoặc các trường hợp mắt an toàn khác; thay đổi chức danh, vị trí công tác hoặc nghỉ hưu)

Điều 21 Trách nhiệm của Cục Công nghệ thông tin

1 Đăng ký, cấp phát, thu hồi, quản lý sử dụng, phát triển ứng dụng chữ ký số cho các đơn vị thuộc Bộ Y tế

2 Hướng dẫn sử dụng, hỗ trợ kỹ thuật cho các đơn vị trong việc sử dụng chữ ky s6 va văn bản điện tử đã ký số

3, Xây dựng kế hoạch, tổ chức các lớp tập huấn hướng dẫn sử dụng chữ ký số trong văn bản điện tử khi có yêu cầu hoặc khi phần mềm ký số nâng cấp lên các phiên bản mới

4 Phối hợp với Văn phòng Bộ kiểm tra, giám sát và đôn đốc việc trao đôi,

sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan Điều 22 Trách nhiệm của Văn phòng Bộ

¡ Đầu mối kiểm tra, giám sát và đôn đốc việc trao đôi, sử dụng văn bản điện

Trang 8

tử trong hoạt động của các cơ quan, báo cáo cơ quan có thầm quyền

2 Hướng dẫn nghiệp vụ nhận, gửi, phân phối, lưu trữ và khai thác văn bản

điện tử có chữ ký số

3 Xây dựng, hoàn thiện, duy trì hoạt động ô ồn định của các hệ thống thư điện tử cơ quan Bộ, phần mềm quản lý và điều hành văn bản điện tử, cơ sở hạ tầng thông tin cho việc nhận, gửi, phân phối, lưu trữ và khai thác văn bản điện tử có chữ ký SỐ

Chương V

ĐIÊU KHOẢN THỊ HÀNH

Điều 23 Hiệu lực thi hành

1 Quy định này có hiệu lực từ ngày 01/01/2015

2 Cục Công nghệ thông tin và Văn phòng Bộ phối hợp xây dựng kế hoạch cụ thé as thực hiện Quy định này