10 - Báo cáo tình hình hoạt động năm 2015 và phương hướng hoạt động năm 2016 của Ban kiểm soát Công ty. tài liệu, giáo á...
Trang 1- CONG TY CO PHAN CỌNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN, VIỄN THÔNG Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
VA TU DONG HOA DAU KHÍ sé 24 | BC- PAIC
Ha Noi, ngay Of tháng năm 2016
BAO CAO CUA BAN KIEM SOAT_
TAI DAI HOI CO DONG THUONG NIEN NAM 2016
- _ Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của Ban kiểm soát được quy định tại điều 165
luật doanh nghiệp và điều 34 của Điều lệ Công ty;
- Căn cứ quy chế tổ chức và hoạt động của Ban kiểm sốt đã được ĐHĐCĐ Cơng ty thông qua ngày 21/8/2009
- - Căn cứ vào báo cáo tổng kết tình hình thực hiện kế hoạch SXKD, nhiệm vụ giải
pháp thực hiện kế hoạch năm 2015 của Giám đốc Công ty;
- Căn cứ Báo cáo Tài chính năm 2015 do Công ty lập và đã được Cơng ty kiểm tốn Deloitte Việt nam kiểm tra
Ban Kiểm soát báo cáo kết quả hoạt động của BKS năm 2015 như sau:
PHAN A: HOAT DONG CUA BAN KIEM SOAT NAM 2015 Trong năm 2015, Ban kiểm soát đã thực hiện các nhiệm vụ sau:
+ Kiểm tra, giám sát thường xuyên và định kỳ các hoạt động kinh doanh; công tác quản lý vốn và tài sản; công tác quản trị; công tác điều hành; thâm định các báo
cáo tài chính và các công việc khác theo đúng quyền hạn, trách nhiệm của Ban kiểm
soát đã được Đại hội đồng cổ đông thông qua Trên cơ sở đó đưa ra các kiến nghị cho HĐQT và Ban điều hành để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, hiệu quả sử dụng vốn, kiểm soát rủi ro và nâng cao vai trò, trách nhiệm của HĐQT và Ban điều hành trong công tác quản lý, điều hành
+ Lập báo cáo kiểm tra, giám sát quý, năm theo quy định của Điều lệ và Quy chế hoạt động của Ban kiểm soát
+ Xây dựng kế hoạch hoạt động của Ban Kiểm Soát năm 2015 và đề xuất với Đại hội đồng cổ đông lựa chọn Công ty kiểm toán để kiểm toán Báo cáo tài chính năm 2015 của PAIC
+ Phối hợp chặt chẽ cùng với HĐQT và Ban điều hành trong quản lý công nợ: Kiểm tra, đôn đốc và xử lý nợ khó đòi, nợ tạm ứng của CBCNV
+ Tham gia họp giao ban Công ty, họp HĐQT và các cuộc họp liên quan khác để năm bắt, giám sát kịp thời tình hình hoạt động của Công ty
+ Trao đổi thường xuyên với các thành viên của Ban kiểm soát về các vấn đề liên
quan tới nhiệm vụ chức năng của Ban Kiểm soát Dưới đây là kết quả hoạt động của
Ban kiểm soát trong năm qua:
Trang 21 Kết quả sản xuất kinh doanh
Căn cứ vào Báo cáo và tình hình thực tế, Ban kiểm soát nhận thấy hoạt động của Công ty năm 2015 như sau:
- Công ty đã hoạt động theo kế hoạch SXKD năm 2015 đã được ĐHĐCĐ
thường niên năm 2015 thông qua vào ngày 22/4/2015
- Doanh thu năm 2015 đạt 71,7 tỷ (đạt 48%) so với kế hoạch năm, bằng 98,9% so với cùng kỳ năm ngoái Chi phí năm 2015 là 68,96 tỷ (đạt 47,6%) so với kế hoạch
năm, bằng 97% so với cùng kỳ năm trước Lợi nhuận sau thuế đạt 2,23 tỷ đạt 44,6% so với kế hoạch năm và bằng 161% so với cùng kỳ năm trước
Đối với nguyên nhân khơng hồn thành kế hoạch, Ban kiểm soát nhận thấy:
- Công tác xúc tiễn thương mại năm 2015 còn nhiều hạn chế dẫn đến hiệu quả SXKD còn thấp, doanh thu có sự tăng trưởng hầu như không đáng kể Kết quả kinh doanh lãi 2,23 tỷ chủ yếu là do tiết kiệm chỉ phí trong hoạt động SXKD và công tác
trích lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi thấp (626 triệu năm 2015 so với 1,18
tỷ năm 2014), các hoạt động SXKD chính của Công ty đều không phát huy hoặc
không có sự thay đổi đáng kể nào dẫn đến kết quả năm 2015 chưa đạt được như kế hoạch đã đề ra Sau đây là Chỉ tiết một số hạng mục:
Doanh thu năm 2015 giảm 1,1%, chỉ phí giảm 3%, lợi nhuận sau thuế tăng 61% so với cùng kỳ năm trước, cụ thể như sau:
- Giá vốn năm 2015 tăng 1% so với năm 2014 là do một số hợp đồng có chỉ phí mua đầu vào cao
- Các chỉ phí khác đều giảm như chỉ phí bán hàng giảm 36% so với cùng kỳ năm trước do tiết kiệm chỉ phí như công tác phí, tiền lương Chi phí bán hàng/đồng doanh thu giảm 1% so với cùng kỳ năm trước
- Chi phi quan ly giảm 9% so với cùng kỳ năm trước Các chỉ phí giảm là chỉ phí tiếp khách, công tác phí, tiền lương, khấu hao đây là các chị phí nắm trong hoạt động thường xuyên của đơn vị Tuy nhiên chỉ số trên phản ánh thực tê công tác khách hàng và xúc tiến thương mại không được quan tâm đúng mức Chi phí quản lý/đồng
doanh thu giảm 1,7% so với cùng kỳ năm trước
Chi nhánh HCM đạt doanh thu 24,3 ty trong năm 2015 (chiếm 33,9%) trên
tổng doanh thu của Công ty, chỉ phí là 25 tỷ (chiếm 36 ,2%) chi phí toàn Cong ty Chi nhanh HCM tiếp tục bị lỗ trong năm 2015 là 776 triệu đồng Đây là mức lỗ tương đối lớn ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh chung tồn Cơng ty Mức âm trên có thể được hiểu là đã chuyên phần lương năm 2015 của Chỉ nhánh (khoảng 913 triệu đồng) vào
chi phi (Nam 2014 lương chỉ nhánh vẫn hạch toán chi phi cua Cong ty)
Tuy nhiên, công tác SXKD của Chi nhánh vẫn rất hạn chế, doanh số cao nhưng hiệu quả thấp (lợi nhuận đạt khoảng 2,9% trên doanh thu) Nguồn thu trên không đủ bù đắp chỉ phí lương, chi phí quản lý, chi phí bán hàng mặc dù chỉ nhánh vẫn đang được Công ty hỗ trợ chi phí thuê văn phòng (khoảng 550 trigu/nam)
Dé nghi HĐQT Công ty xem xét lại công tác tổ chức cũng như công tác SXKD của Chi nhánh nêu không muôn có kết quả kinh doanh âm như hai năm 2014 và 2015
( Chỉ tiết kết quả kinh doanh năm 2015 như phụ lục 1 đính kèm)
2 Tham tra Báo cáo tài chính : Qua xem xét số sách kế toán và BCTC do Công ty
lập, Ban kiểm soát ghi nhận BCTC đã phản ánh trung thực tình hình tài chính tại thời điểm 31/12/2015
3 Kiểm tra giám sát tình hình huy động, sử dụng và hiệu quả sử dụng vốn
Trang 33.2 Hiệu quả sử dụng von:
Vốn nhận được Công ty sử dụng đúng mục đích Số dư tiền mặt tồn quỹ đến ngày 31/12/2015 là 450 triệu giảm 3% so với đầu năm
Chỉ số khả năng thanh toán đảm bảo Cơ cấu vốn đảm bảo an toàn trong hoạt động thanh toán ngăn hạn và trung hạn Ngoài ra, hiện nay Công ty đang có khoản tiền gửi tại ngân hàng Ocean Bank (khoảng 1,9 tỷ) khoản tiền này do không có khả năng
thanh toán tạm thời nên chuyền thành tiền gửi có kỳ hạn
3.3 Công tác đầu tr:
+ Trong năm Céng ty chi 0,32 ty mua sim CCDC Mua 01 TSCD gia tri 36 triệu đồng
+ Dy an san xuất thử nghiệm Pin mặt trời: Ngày 3/12/2015 HĐQT Công ty đã có nghị quyết số 404/NQ-HĐQT' V/v thông qua nội dung yêu cầu Ông Nguyễn Việt Hùng, nguyên Giám đốc Công ty trong năm 2015 phải thanh toán bằng tiền mặt 10% chi phí phát sinh của dự án APP-CVD (tương ứng 516.524.202 đồng) Sau khi thực
hiện xong, Ông Hùng sẽ được coi là hết trách nhiệm với dự án trên Số còn lại 90%
chi phí phát sinh sẽ là trách nhiệm chung của Công ty PAIC giải quyết (tương ứng
4.648.717.816 đồng)
+ Đối với các trạm IBS: Hiện nay các trạm IBS vẫn đang hoạt động bình
thường, trạm IBS tại Nghệ an đã tìm được khách hàng sử dụng Riêng trạm IBS Vũng
tàu có rủi ro về công nợ khó đòi khoảng hơn 400 triệu đồng Riêng khoản rủi ro này đề nghị Công ty cho tiến hành ngay việc đối chiếu, xác nhận công nợ để phù hợp trong việc trích lập dự phòng phải thu cuối năm tránh bị xuất toán chỉ phí bởi cục thuế HN 4.Các rủi ro tiềm An trong Báo cáo tài chính Công ty:
4.1Rủi ro về công nợ:
Nợ phải thu ngắn hạn : tại thời điểm 31/12/2015 là 22 ,4 tỷ giảm 32% so với
sé dau năm là 32,9 tỷ trong đó nợ khó đòi và có khả năng khó đòi chiếm 24,8% (5,12
ty) tong du no ngắn hạn
Phải thu khó đòi và có khả năng khó đòi: Trong năm 2015 “Công ty đã nỗ lực thu nợ, tuy nhiên kết quả còn hạn chế Chỉ tiết tổng dư nợ khó đòi đến 31/12/2015 là:
1 Công ty Vinaconex-PVC trả 160 triệu trong năm 2015 (trong khi kế hoạch trả nợ là 600 triệu đồng) Dư nợ hiện tại là 890 triệu đồng
2 Cty TNHH năng lượng công nghệ sau điều chỉnh, bù trừ có số dư là 506 triệu đồng (Nợ trên 18 tháng) 3 Cty CP xi mang Công Thanh dư nợ còn lại là 1,29 tỷ đồng có nguy cơ trở thành nợ khó đòi Các công ty không có sự thay đổi là : Cty CP Tam lop Đồng Nai (dư nợ 578.250.750đ); Công ty PVC-HN (dư nợ 1.864.410.134)
Nợ tạm ứng tại 31/12/2015 là 1,35 tỷ giảm 29% so với cùng kỳ năm 2014 (1,89 tý) Nguyên nhân là do PAIC đã có biện pháp kiên quyết hơn (thu nợ, khấu trừ vào tiền lương ) nên số dự nợ tạm ứng giảm.Tuy nhiên, dư nợ trên 12 tháng chiếm tỷ lệ 65% tổng dư nợ
Khoản ứng trước cho nhà cung cấp đến 31/12/2015 là 0.48 tỷ giảm 74% so với cùng kỳ năm trước do ứng trước cho các hợp đồng trong kỳ Hiện tại các hợp đồng
này vẫn đang triển khai
Nợ phải trả ngắn hạn là 19,5 tỷ giảm 32% so với đầu năm là 28,8 ty
BKS kién nghi: Dé nghị Ban điều hành có các biện pháp quyết liệt hơn trong thu hồi công nợ khó đòi như PVC-Vinaconex (Vì đã có biên bản cam kết trả ng)
Công ty TNHH năng lượng công nghệ (dừng cung cấp dịch vụ IBS Vũng Tàu) Đối
IIỞl
#?:c»¬
$
Trang 4với PVC HN đề nghị Ban điều hành thuê tư vấn làm hồ sơ khởi kiện ra tòa theo luật
định
-Đối với các khoản nợ tạm ứng, đề nghị Ban điều hành có các biện pháp xử lý cụ thể từng trường hợp, lên kế hoạch cụ thể giảm dư nợ tạm ứng có tuổi nợ trên 6 tháng vê mức cho phép
-Đối với khoản ứng trước cho nhà cung cấp: Khoản này đã giảm tương đối nhiều (74%) so với cùng kỳ năm trước Tuy nhiên, BKS lưu ý các khoản ứng này hầu hết không có các bảo lãnh hoàn trả tạm ứng Đề nghị Ban điều hành Công ty đặc biệt quan tâm tới các khoản tạm ứng này
-Riêng đối với khoản nợ của Petechim cho HĐ cung cấp, lắp đặt hệ thống dữ liệu trung tâm HDBank (khoảng gần 2 tỷ đồng), Chi nhánh HCM đã tính hết doanh
thu và viết hóa đơn ỐTGT cho Petechim trong năm 2015, tuy nhiên BKS nhận thấy có nhiều rủi ro về công nợ khi Công ty chưa thực hiện dịch vụ bảo trì cho HDBank và
cũng chưa nhận chưa nhận dịch vụ này từ nhà thầu phụ (Theo HĐ phải làm từ năm 2016 đến 2019) Ngồi ra, Petechim khơng xác nhận công nợ đối với khoản tiền trên tại thời điểm 31/12/2015
- Đối với khoản nợ của Công ty CP Tắm lợp đồng nai, đến thời điểm này đã trả được 500 triệu đồng, đề nghị cho xử lý số nợ còn lại qua hình thức dùng nguồn dự
phòng đã trích dé kết thúc khoản nợ này 4.2 Rủi ro về các khoản đầu tư:
Dự án Pin mặt trời: Theo nghị quyết số 404/NQ-HDĐQT ngày 3/12/2015 của HĐQT thì ngoài khoản tiền phải thu của Ông Nguyễn Việt Hùng là 10% giá trị phát sinh, số còn lại là 90% (tương ứng với 4,64 tỷ) chưa biết sẽ phải xử lý như thế nào 4.3 Rủi ro kinh doanh:
Hiện nay có một số hợp đồng ký với bên cung cấp phải làm bảo lãnh thanh toán hoặc phải trả ngay tiền khi giao hàng trong khi chưa thu được tiền của bên A, hoặc làm bảo lãnh thực hiện hợp đồng vô điều kiện đối với bên A Đề nghị Ban lãnh đạo Công ty hết sức lưu ý vấn đề này vì đây là những rủi ro lớn có thể xảy ra mà PAIC sẽ
phải chịu
5 Trích lập và sử dụng các quỹ:
Năm 2015 Công ty đã tiến hành trích lập các quỹ như sau:
- Quỹ khen thưởng, phúc lợi: Chưa trích lập tại thời điểm kiểm tra, việc sử dụng quỹ này chỉ chỉ cho CBCNV nghỉ hưu là 58 triệu, số dư còn lại là 20 triệu đồng
- Các quỹ khác: Quỹ ĐTPT hiện có số dư là 693 triệu và chưa sử dụng, các quỹ
khác thuộc vốn CSH là 448 triệu đồng và chưa sử dụng đến
6 Tuyến dụng, đào tạo và chính sách đối với người lao động:
- Các chế độ, quyền lợi người lao động được thực hiện theo Bộ Luật lao động, Điều lệ Công ty Việc chi trả lương hàng tháng được kịp thời đầy đủ, đã đóng đầy đủ các loại bảo hiểm bắt buộc cho người lao động
- Việc thực hiện ký hợp đồng giữa người sử dụng lao động và người lao động
được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước, Luật lao động như mua BHXH và
BHYT đây đủ cho người lao động
- Tổng quỹ tiền lương thực hiện năm 2015 đạt 11,9 tỷ; thu nhập bình quân là 11
triệu/ngườ/tháng đạt 95,8% kê hoạch đê ra (1 1,5 triệu/người/tháng)
H.Nhận xét, đánh giá công tác quản lý điều hành của HĐQT, Ban Giám đốc
Trang 5đề ra Các vẫn đề được thảo luận và nghị quyết HĐQT phù hợp với chức năng và quyền hạn của HĐQT
- Ban Giám đốc đã tô chức triển khai và thực hiện điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty theo đúng chức năng nhiệm vụ và quyền hạn được quy định trong Điều lệ Công ty Nội dung chỉ đạo điều hành của Ban giám đốc tuân thủ đúng các nghị
quyết của ĐHĐCPĐ và nghị quyết HĐQT
- Ban Giám đốc đã chú trọng tìm kiếm hợp đồng, tiết kiệm chỉ phí, nâng cao công tác quản trị doanh nghiệp, Tuy nhiên công tác tiếp thị và xúc tiền thương mại còn hạn chế, chưa có cơ chế trả lương gan với kết quả SXKD do đó kết quả kinh doanh
chưa đạt được theo yêu cầu Các chỉ số không đạt so với kế hoạch đề ra
II Kiến nghị
Với những nhận xét và phân tích trên, Ban kiểm soát có kiến nghị với HĐQT và Ban Giám đốc cụ thể như sau:
- Tăng cường công tác tiếp thị khách hàng, đặc biệt là khách hàng trong nghành
dé mang vê nhiều công việc và các hợp đồng kinh tế Nâng cao hiệu quả SXKD bằng cách bố trí lại người lao động cho phù hợp
- Xây dựng định hướng phát triển của Công ty Xây dựng cơ chế trả lương, thưởng theo kết quả lao động tiến tới khoán quỹ lương cho từng bộ phận
- Giải quyết triệt để, có hiệu quả các khoản nợ tạm ứng, nợ phải thu quá hạn, các khoản ứng trước và các khoản đầu tư không hiệu quả để giảm thất thoát vốn
PHAN B: KE HOACH HOAT DONG CUA BAN KIEM SOAT NAM 2016
I Nhiém vu chung:
- Ban Kiểm soát Công ty sẽ đây mạnh việc thực hiện nhiệm vụ thay mặt cỗ đơng kiểm sốt hoạt động SXKD, quản lý và điều hành của Công ty theo đúng chức năng nhiệm vụ
- Ngoài ra, nếu có dấu hiện vi phạm chế độ và Điều lệ Cơng ty, Ban Kiểm sốt kịp thời có thông báo tới HĐQT, Ban Giám đốc và báo cáo ĐHĐCĐ đề quyết định II Nhiệm vụ cụ thể:
1 Sáu tháng đầu năm:
- Báo cáo hoạt động của Ban kiểm soát năm 2015 theo Điều lệ Công ty trước DHDCD thường niên năm 2016; Chọn lựa đơn vị kiểm toán trình ĐHĐCĐ phê duyệt
- Thẩm định báo cáo kết quả SXKD, Báo cáo Tài chính quý L, II năm 2016 - Giám sát việc tổ chức hoạt động SXKD và thực hiện nhiệm vụ quản lý, điều hành của Hội đồng Quản trị, Ban Giám đốc Công ty
- Giám sát việc chấp hành các quy định pháp luật Nhà nước, việc thực hiện Nghị quyết của DHDCD va HDQT.Giam sát việc ban hành và tuân thủ các định mức KTKT, các quy trình, quy chế quản lý nội bộ của Công ty
2 Sáu tháng cuối năm:
- Tham định báo cáo kết quả SXKD, Báo cáo tài chính quý IH, IV năm 2016; - Kiểm tra, giám sát quá trình chuẩn bị, triển khai và quyết toán các dự án đầu
tư năm 2016; hiệu quả thực hiện các hợp đồng kinh tế Kiểm tra công tác thu hồi vốn,
cơng nợ và kiểm sốt rủi ro của Công ty Kiểm tra việc huy động, sử dụng, phân phối các nguồn lực của doanh nghiệp bao gồm: tài sản, vật tư hàng hoá, tiền vốn, lao động,
doanh thu, lợi nhuận
Trang 6- Giám sát việc chấp hành các quy định pháp luật Nhà nước, việc thực hiện
Nghị quyết của ĐHĐCĐ và HĐQT Giám sát việc ban hành và tuân thủ các định mức KTKT, các quy trình, quy chế quản lý nội bộ của Công ty
- Giám sát việc trích lập và sử dụng các quỹ của Công ty, việc tuyên dụng, sử
dụng và trả lương và quyền lợi khác của người lao động
Trên đây là một sô nội dung trong quá trình kiểm tra giám sát của Ban Kiểm soát báo cáo Đại hội đồng cổ đông Rất mong được sự góp ý chân thành của quý vị đại
Trang 7Phụ luc 1 TÌNH HÌNH THỰC HIỆN KÉ HOẠCH VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ NĂM 2015 Tỉ Chỉ tiêu DVT NAM 2015 QUY IV % So sánh KH 2015 % HTKH KH TH %HTKH QIV-2014 LKế 2014 1 2 3 4 5 6=5/4 7 8 9=8/7 10 Ad A_ |TÌNH HÌNH THỰC HIỆN KÉ HOẠCH I_ |KE HOẠCH TÀI CHÍNH 1 |Vốn điều lệ Tỷ VND 42.353 42.353 42.353 42.353 400% 400% 2_ |Tổng doanh thu Tỷ VND 150 71.690 48% 40.00 31.62 79% 93% 98.9% Doanh thu hoat déng kinh doanh Ty VND 70.80 31.40 99% Doanh thu HĐTC+khác Tỷ VND 0.89 0.22 42%| 3 |Téng chi phi Ty VND 145 68.96 47.6% 39.7 31.4 79%| 92% 97% Giá vốn - Tỷ VND 126.1 _ 54.7 34.0 26.6 78%| 91% 101%| Chi phí bán hàng Tỷ VND 3.4 1.4 1.0 0.5 50% 100% 64%
Chi phi quan ly Ty VND ei 4.4 421 96% 102% 91%
Chi phi knac+ HDTC Ty VND | 0.5 0.16 a0 0.3 0.1 33%] 111% 59%
4 |Lợi nhuận trước thuế TNDN Tỷ VND 5] 2.73 54.6% 2.0 0.21 10% 124% 197%
5 |LNsauthuéTNDN =_ Ty VND 5 _ 28 44.6% 2.0 0.21 10%} 124% 461%
6 |Tỷ suất LN sau thuế Vốn điều % 11.8% 5.3% 4.7% 0.5% :
7 |Tỷ lệ chia cổ tức/ vốn điều lệ năm 2015 _ % =
8 |Lãi cơ bản trên cổ phiếu nh, =
II |KH CHUAN BỊ ĐẦU TƯ VÀ MUA SAM TSCĐ s2 de: "
_a |Chuẩn bị đầutư - "¬ Tỷ VND "¬ mm
N ‹ :.AAA Tỷ VND “ ị
b_ |Mua sắm tài sản có định c | TyVND | — 0.20 0.36 178% “ 0.10 |
1 |MuaTSCD _ TY VND 0.036 Se
_2 |Mua sam trang thiét bi văn phòng _ TY VND 0.32 ; 0.10 |
_B_|CAC CHi SO DANH GIA HIEU QUA DN
1_ |Khả năng thanh toán