BM.06.11 danh mục hồ sơ

XÂY DỰNG VÀ SỬ DỤNG DANH MỤC HỒ SƠ1. Khái niệm: Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống các hồ sơ dự kiến lập trong năm văn thư của một cơ quan, một đơn vị, kèm theo ký hiệu và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ và được xây dựng theo một chế độ đã quy định.2. Tác dụng:- Tạo điều kiện cho việc lập hồ sơ trong cơ quan được chủ động, hợp lý, chính xác và có chất lượng.- Giúp cán bộ lãnh đạo nắm được toàn bộ công việc, của cơ quan, đơn vị và công việc của từng cán bộ nhân viên.- Nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong cơ quan đối với việc lập hồ sơ.- Quản lý chặt chẽ tài liệu và là căn cứ để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.3. Cơ sở để xây dựng danh mục hồ sơĐể xây dựng được danh mục hồ sơ đúng, phù hợp với nội dung hoạt động của cơ quan công ty cần căn cứ vào:- Chức năng, nhiệm vụ, chương trình công tác của cơ quan, đơn vị và công việc của từng cán bộ.- Lề lối làm việc, chế độ hội nghị, báo cáo, tổ chức văn thư của cơ quan công ty .- Các loại tài liệu đã hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị hoặc danh mục hồ sơ của năm trước và bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan.- Các đặc trưng lập hồ sơ: tên gọi, vấn đề, tác giả, địa dư, cơ quan giao dịch, thời gian (xem phần phương pháp lập hồ sơ).4. Cách làm danh mục hồ sơ: có hai cách* Cách 1: Cán bộ văn thư, lưu trữ cơ quan công ty dự kiến danh mục hồ sơ cho từng đơn vị tổ chức trong cơ quan, sau đó gửi các đơn vị tham gia ý kiến. Cán bộ văn thư, lưu trữ giúp văn phòng cơ quan tập hợp danh mục hồ sơ các đơn vị, bổ sung, hoàn chỉnh thành danh mục hồ sơ của cơ quan, trình thủ trưởng xét duyệt và ban hành. Cách làm này có thể tiến hành tương đối nhanh nhưng khó khăn trong việc dự kiến các hồ sơ cụ thể vì nó đòi hỏi cán bộ văn thư, lưu trữ phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng cán bộ, nắm được yêu cầu nghiên cứu của từng cán bộ mới dự kiến được danh mục hồ sơ sát hợp.* Cách 2: Từng cán bộ nghiên cứu căn cứ vào nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch công tác trong năm và kinh nghiệm của các năm trước, dự kiến những hồ sơ mình cần lập trong năm, đưa cho cán bộ phụ trách đơn vị góp ý kiến. Cán bộ phụ trách đơn vị tập hợp các bản dự kiến danh mục hồ sơ của các cán bộ trong đơn vị (bổ sung những hồ sơ còn thiếu, bỏ những hồ sơ trùng lặp hoặc không cần thiết) thành bản danh mục hồ sơ của đơn vị. Cán bộ văn thư, lưu trữ có trách nhiệm giúp văn phòng cơ quan tập hợp danh mục hồ sơ của các đơn vị (bổ sung những hồ sơ còn thiếu, bỏ những hồ sơ trùng lặp .) thành bản danh mục hồ sơ chung của cơ quan, trình thủ trưởng xét duyệt và ban hành.Cách làm này có ưu điểm: danh mục hồ sơ lập được sẽ đầy đủ, chính xác hơn nhưng để bảo đảm hoàn thành đúng thời gian và có chất lượng, cán bộ văn thư, lưu trữ cần chủ động hướng dẫn nghiệp vụ, phương pháp DANH MỤC HỒ SƠ Mã số : BM.06.11 Lần ban hành : 02 Ngày hiệu lực :28/04/2017 Quyển … TT Tên hồ sơ Mã số DANH MỤC HỒ SƠ Nơi lưu Ghi Mã số : BM.06.11 Lần ban hành : 02 Ngày hiệu lực :28/04/2017 Quyển TT Tên hồ sơ Mã số Nơi lưu Ghi Câu lạc bộ Giám đốc nhân sự- Trụ sở: CT4.1001, Đô thị Sông Đà - Mỹ Đình, Từ Liêm, Hà Nội- Điện thoại: 04. 7855518 - Fax: 04. 7855518- Website: www.cpoclub.net - Email: contact@cpoclub.net--Uỷ ban nhân dânTỉnh XCộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt NamĐộc lập - Tự do - Hạnh phúcTỉnh X, ngày tháng năm 2005DANH MỤC HỒ SƠ VĂN PHÒNG HĐND VÀUBND TỈNH NĂM .Số và kýhiệu hồ sơTiêu đề hồ sơThời hạnbảo quảnNgười lậphồ sơGhi chú Duyệt Câu lạc bộ Giám đốc nhân sự- Trụ sở: CT4.1001, Đô thị Sông Đà - Mỹ Đình, Từ Liêm, Hà Nội- Điện thoại: 04. 7855518 - Fax: 04. 7855518- Website: www.cpoclub.net - Email: contact@cpoclub.net--DANH MỤC HỒ SƠPhòng ban:Người lập:Ngày:TT Tên loại hồ sơPhương pháp lưuTên bìa hồ sơNơi lưu hồ sơThời gian lưuNgười lưuGhi chúNgày tháng năm duyệtPhụ lục 2: Số hiệu: TT-TTL-T-KSHS/00 Câu lạc bộ Giám đốc nhân sự- Trụ sở: CT4.1001, Đô thị Sông Đà - Mỹ Đình, Từ Liêm, Hà Nội- Điện thoại: 04. 7855518 - Fax: 04. 7855518- Website: www.cpoclub.net - Email: contact@cpoclub.net--Uỷ ban nhân dânTỉnh XCộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt NamĐộc lập - Tự do - Hạnh phúcKẾ HOẠCH THỰC HIỆN MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG100% hồ sơ được sắp xếp theo trình tự, có danh mục hồ sơSTT Nội dung Các công việc Trách nhiệmThời gian Ghi chú1 Chuẩn bị Công bố kế hoạch thực hiện mục tiêu đến các CBCC có trách nhiệm liên quanLãnh đạo cơ quan15/5/200216/5/20022 Thực hiện Xây dựng cách thức sắp xếp hồ sơ trình duyệt theo một trình tự nhất định đối với từng loại hồ sơ; để đảm bảo cho lãnh đạo có thuận tiện, tiết kiệm thời gian, hiểu rõ vấn đề khi phê duyệt.Nhân viên thụ lý19/5/200223/5/2002Chuẩn bị đầy đủ phương tiện cho hồ sơ: in bìa sẵn, kẹp giấy.Nhân viên thụ lýthường xuyên3 Kiểm tra Định kỳ kiểm tra, đánh giá và rút kinh nghiệm để khắc phụcNhân viên thụ lý và lãnh đạo cơ quan6 tháng một lầnSố hiệu: HĐ-TĐT-KHCL Lần soát xét:00 Ngày: 01/7/2002 CƠ CẤU SỔ SÁCH ,TÀI LIỆU CỬA HÀNG1. Sổ bán lẻ.2. Bảng kê đặt hàng3. Sổ khách hàng thân quen4. Sổ bàn giao5. Sổ nhận hàng sửa.6. Sổ hoá đơn xuất kho (dùng xuất cho cửa hàng khác).7. Hoá đơn xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (hoá đơn nhập hàng).8. Sổ quản lý tài sản.9. Folder treo• Bảng chấm công• Bảng trực quản lý• Lòch làm việc SALES/tuần• Lòch làm việc SALES/tuần• Danh bạ diện thoại10.Folder lưu văn bản.11.Sổ giao tiền mặt