Kĩ thuật trình bày văn bản hành chính nhà nước

BỘ NỘI VỤ - VĂN PHỊNG CHÍNH PHỦ CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: 55 /2005/TTLT-BNV-VPCP Hà Nội, ngày 06 tháng năm 2005 THÔNG TƯ LIÊN TỊCH Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Căn Nghị định số 45/2003/NĐ-CP ngày 09 tháng năm 2003 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Nội vụ; Căn Nghị định số 18/2003/NĐ-CP ngày 20 tháng 02 năm 2003 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phịng Chính phủ; Căn Điều Điều 35 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư, Điều Nghị định số 135/2003/NĐ-CP ngày 14 tháng 11 năm 2003 Chính phủ kiểm tra xử lý văn quy phạm pháp luật, Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn sau: I HƯỚNG DẪN CHUNG Phạm vi đối tượng áp dụng Thông tư hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật, văn hành văn bản; áp dụng quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế đơn vị vũ trang nhân dân (sau gọi chung quan, tổ chức) Thể thức văn Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần chung áp dụng loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn định theo quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư hướng dẫn Thông tư Kỹ thuật trình bày văn Kỹ thuật trình bày văn quy định Thông tư bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày thành phần thể thức, phơng chữ, cỡ chữ, kiểu chữ chi tiết trình bày khác, áp dụng văn soạn thảo máy vi tính sử dụng chương trình soạn thảo văn (như Microsoft Word for Windows) in giấy; áp dụng văn soạn thảo phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác văn làm giấy mẫu in sẵn; không áp dụng văn in thành sách, in báo, tạp chí loại ấn phẩm khác Phơng chữ trình bày văn Phơng chữ sử dụng để trình bày văn phải phông chữ tiếng Việt với kiểu chữ chân phương, bảo đảm tính trang trọng, nghiêm túc văn Đối với văn dùng trao đổi thông tin điện tử quan, tổ chức Nhà nước, phải sử dụng phông chữ mã ký tự chữ Việt (phông chữ tiếng Việt Unicode) theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 II THỂ THỨC VĂN BẢN Quốc hiệu Quốc hiệu ghi văn bao gồm dòng chữ: “Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam” “Độc lập - Tự - Hạnh phúc” Tên quan, tổ chức ban hành văn Tên quan, tổ chức ban hành văn bao gồm tên quan, tổ chức ban hành văn tên quan, tổ chức chủ quản cấp trực tiếp (nếu có) quy định pháp luật văn thành lập, quy định tổ chức máy quan, tổ chức có thẩm quyền, trừ trường hợp Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ; Văn phịng Quốc hội, Hội đồng dân tộc Uỷ ban Quốc hội Tên quan, tổ chức ban hành văn phải ghi đầy đủ theo tên gọi thức văn thành lập, quy định tổ chức máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động công nhận tư cách pháp nhân quan, tổ chức có thẩm quyền; tên quan, tổ chức chủ quản cấp trực tiếp viết tắt cụm từ thông dụng Uỷ ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND) Ví dụ: - Tên quan, tổ chức ban hành văn bản: BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC VIỆT NAM BỘ NỘI VỤ UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN - Tên quan, tổ chức ban hành văn (trường hợp có quan, tổ chức chủ quản cấp trực tiếp): BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI CỤC HÀNG HẢI VIỆT NAM VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM VIỆN DÂN TỘC HỌC UBND TỈNH THÁI NGUYÊN SỞ XÂY DỰNG TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC VIỆT NAM CÔNG TY ĐIỆN LỰC Số, ký hiệu văn a) Số, ký hiệu văn quy phạm pháp luật Số, ký hiệu văn quy phạm pháp luật Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội quan nhà nước có thẩm quyền khác Trung ương ban hành thực theo quy định Điều Nghị định số 101/CP ngày 23 tháng năm 1997 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật hướng dẫn Thông tư này, cụ thể sau: - Số văn quy phạm pháp luật bao gồm số thứ tự đăng ký đánh theo loại văn quan ban hành năm năm ban hành văn Số ghi chữ số Ả-rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; năm ban hành phải ghi đầy đủ số, ví dụ: 2004, 2005; - Ký hiệu văn quy phạm pháp luật bao gồm chữ viết tắt tên loại văn theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn kèm theo Thông tư (Phụ lục I) chữ viết tắt tên quan chức danh nhà nước (Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn Số, ký hiệu văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân ban hành thực theo quy định Điều Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân số 31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004 b) Số, ký hiệu văn hành Số văn hành số thứ tự đăng ký văn quan, tổ chức ban hành năm Tuỳ theo tổng số văn số lượng loại văn hành ban hành, quan, tổ chức quy định cụ thể việc đăng ký đánh số văn Số văn ghi chữ số Ả-rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Ký hiệu văn hành - Ký hiệu định (cá biệt), thị (cá biệt) hình thức văn có tên loại khác bao gồm chữ viết tắt tên loại văn theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn kèm theo Thông tư (Phụ lục I) chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành văn - Ký hiệu công văn bao gồm chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành công văn chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo chủ trì soạn thảo cơng văn (nếu có), ví dụ: Cơng văn Chính phủ Vụ Hành Văn phịng Chính phủ soạn thảo: Số: /CP-HC; Cơng văn Thủ tướng Chính phủ Vụ Văn xã Văn phịng Chính phủ soạn thảo: Số: /TTg-VX; Công văn Bộ Xây dựng Cục Quản lý nhà Bộ Xây dựng soạn thảo: Số: /BXDQLN; Công văn Uỷ ban nhân dân tỉnh … tổ chuyên viên (hoặc thư ký) theo dõi lĩnh vực văn hoá - xã hội soạn thảo: Số: /UBND-VX; Công văn Sở Công nghiệp tỉnh Văn phòng Sở soạn thảo: Số: /SCN-VP Chữ viết tắt tên quan, tổ chức ban hành văn chữ viết tắt tên đơn vị quan, tổ chức phải quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn a) Địa danh ghi văn tên gọi thức đơn vị hành (tên riêng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi quan, tổ chức đóng trụ sở; đơn vị hành đặt tên theo tên người chữ số phải ghi tên gọi đầy đủ đơn vị hành đó, cụ thể sau: - Địa danh ghi văn quan, tổ chức Trung ương tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tên thành phố thuộc tỉnh (nếu có) nơi quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ: Văn Bộ Cơng nghiệp, Cục Xuất thuộc Bộ Văn hố - Thơng tin, Công ty Điện lực thuộc Tổng công ty Điện lực Việt Nam (có trụ sở thành phố Hà Nội): Hà Nội; Văn Nhà máy Thuỷ điện Hồ Bình (có trụ sở thị xã Hồ Bình, tỉnh Hồ Bình): Hồ Bình; Phân xã Thơng xã Việt Nam tỉnh Quảng Trị thuộc Thông xã Việt Nam (có trụ sở thị xã Đông Hà, tỉnh Quảng Trị): Quảng Trị; Trường Cao đẳng Quản trị kinh doanh thuộc Bộ Tài (có trụ sở thị trấn Như Quỳnh, huyện Mỹ Văn, tỉnh Hưng Yên): Hưng Yên; Văn Viện Hải dương học thuộc Viện Khoa học Công nghệ Việt Nam (có trụ sở thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hoà): Nha Trang - Địa danh ghi văn quan, tổ chức cấp tỉnh: + Đối với thành phố trực thuộc Trung ương: tên thành phố trực thuộc Trung ương, ví dụ: Văn Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội sở, ban, ngành thuộc thành phố: Hà Nội; Uỷ ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh sở, ban, ngành thuộc thành phố: Thành phố Hồ Chí Minh + Đối với tỉnh: tên thị xã, thành phố thuộc tỉnh huyện nơi quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ: Văn Uỷ ban nhân dân tỉnh Hà Nam sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở thị xã Phủ Lý, tỉnh Hà Nam): Phủ Lý; Văn Uỷ ban nhân dân tỉnh Hải Dương sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở thành phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương): Hải Dương; Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh): Hạ Long; Uỷ ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng): Đà Lạt; Văn Vườn Quốc gia Ba Bể (có trụ sở huyện Ba Bể, tỉnh Bắc Kạn): Ba Bể; Ban Quản lý Cửa quốc tế Bờ Y (có trụ sở huyện Ngọc Hồi, tỉnh Kon Tum): Ngọc Hồi - Địa danh ghi văn quan, tổ chức cấp huyện tên huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ví dụ: Văn Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn (thành phố Hà Nội) phịng, ban thuộc huyện: Sóc Sơn; Văn Uỷ ban nhân dân quận (thành phố Hồ Chí Minh) phòng, ban thuộc quận: Quận 1; Uỷ ban nhân dân quận Gò Vấp (thành phố Hồ Chí Minh), phịng, ban thuộc quận: Gị Vấp; Văn Uỷ ban nhân dân thị xã Hà Đơng (tỉnh Hà Tây) phịng, ban thuộc thị xã: Hà Đông; Văn Uỷ ban nhân dân thành phố Điện Biên (tỉnh Điện Biên) phòng, ban thuộc thành phố: Điện Biên - Địa danh ghi văn Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân tổ chức cấp xã tên xã, phường, thị trấn đó, ví dụ: Văn Uỷ ban nhân dân xã Kim Liên (huyện Nam Đàn, tỉnh Nghệ An): Kim Liên; Văn Uỷ ban nhân dân phường Nguyễn Trãi (thị xã Hà Đông, tỉnh Hà Tây): Phường Nguyễn Trãi; Uỷ ban nhân dân phường Cống Vị (quận Ba Đình, thành phố Hà Nội): Cống Vị; Văn Uỷ ban nhân dân thị trấn Củ Chi (huyện Củ Chi, thành phố Hồ Chí Minh): Củ Chi Địa danh ghi văn quan, tổ chức đơn vị vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý Bộ Quốc phòng thực theo quy định pháp luật quy định cụ thể Bộ Quốc phòng b) Ngày, tháng, năm ban hành văn Ngày, tháng, năm ban hành văn quy phạm pháp luật Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng nhân dân ban hành ngày, tháng, năm văn thông qua Ngày, tháng, năm ban hành văn quy phạm pháp luật khác văn hành ngày, tháng, năm văn ký ban hành Ngày, tháng, năm ban hành văn phải viết đầy đủ ngày tháng năm …; số ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; số ngày nhỏ 10 tháng 1, phải ghi thêm số trước Tên loại trích yếu nội dung văn a) Tên loại văn tên loại văn quan, tổ chức ban hành Khi ban hành văn quy phạm pháp luật văn hành chính, phải ghi tên loại, trừ cơng văn b) Trích yếu nội dung văn câu ngắn gọn cụm từ, phản ánh khái quát nội dung chủ yếu văn Nội dung văn a) Nội dung văn Nội dung văn thành phần chủ yếu văn bản, đó, quy phạm pháp luật (đối với văn quy phạm pháp luật), quy định đặt ra; vấn đề, việc trình bày Nội dung văn phải bảo đảm yêu cầu sau: - Phù hợp với hình thức văn sử dụng; - Phù hợp với đường lối, chủ trương, sách Đảng; phù hợp với quy định pháp luật; - Các quy phạm pháp luật, quy định hay vấn đề, việc phải trình bày ngắn gọn, rõ ràng, xác; - Sử dụng ngơn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; - Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương từ ngữ nước ngồi khơng thực cần thiết Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung phải giải thích văn bản; - Khơng viết tắt từ, cụm từ không thông dụng Đối với từ, cụm từ sử dụng nhiều lần văn viết tắt chữ viết tắt lần đầu từ, cụm từ phải đặt ngoặc đơn sau từ, cụm từ đó; - Việc viết hoa thực theo quy tắc tả tiếng Việt; - Khi viện dẫn lần đầu văn có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn tên quan, tổ chức ban hành văn (trừ trường hợp luật pháp lệnh); lần viện dẫn tiếp theo, ghi tên loại số, ký hiệu văn b) Bố cục văn Tuỳ theo thể loại nội dung, văn có phần pháp lý để ban hành, phần mở đầu bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm phân chia thành phần, mục từ lớn đến nhỏ theo trình tự định Bố cục luật, pháp lệnh thực theo quy định Điều 27 Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật số 02/2002/QH11 ngày 16 tháng 12 năm 2002 Văn quy phạm pháp luật khác bố cục sau: - Nghị quyết: theo điều, khoản, điểm theo khoản, điểm; - Nghị định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm; quy chế (điều lệ) ban hành kèm theo nghị định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm; - Quyết định: theo điều, khoản, điểm; quy chế (quy định) ban hành kèm theo định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm; - Chỉ thị: theo khoản, điểm; - Thơng tư: theo mục, khoản, điểm Văn hành bố cục sau: - Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; quy chế (quy định) ban hành kèm theo định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm; - Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm; - Các hình thức văn hành khác: theo phần, mục, khoản, điểm Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền a) Việc ghi quyền hạn người ký thực sau: - Trường hợp ký thay mặt tập thể phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo tên quan, tổ chức; - Trường hợp ký thay người đứng đầu quan, tổ chức phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ người đứng đầu; - Trường hợp ký thừa lệnh phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ người đứng đầu quan, tổ chức; - Trường hợp ký thừa uỷ quyền phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa uỷ quyền) vào trước chức vụ người đứng đầu quan, tổ chức b) Chức vụ người ký Chức vụ ghi văn chức danh lãnh đạo thức người ký văn quan, tổ chức; ghi chức danh Bộ trưởng (Bộ trưởng, Chủ nhiệm), Thứ trưởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc v.v , không ghi lại tên quan, tổ chức, trừ văn liên tịch, văn hai hay nhiều quan, tổ chức ban hành; văn ký thừa lệnh, thừa uỷ quyền trường hợp cần thiết khác quan, tổ chức quy định cụ thể Chức vụ ghi văn tổ chức tư vấn Ban, Hội đồng Nhà nước quan, tổ chức ban hành chức danh lãnh đạo người ký văn Ban Hội đồng Đối với Ban, Hội đồng không phép sử dụng dấu quan, tổ chức ghi chức danh người ký văn Ban Hội đồng Trường hợp Ban Hội đồng phép sử dụng dấu quan, tổ chức ghi thêm chức danh lãnh đạo quan, tổ chức người ký dưới, ví dụ: - Chức vụ người ký văn Hội đồng Ban đạo Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ Xây dựng làm Trưởng ban Phó Trưởng ban, Chủ tịch Phó Chủ tịch Hội đồng ghi sau: TM HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH (Chữ ký, dấu Bộ Xây dựng) BỘ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG Nguyễn Văn A KT TRƯỞNG BAN PHÓ TRƯỞNG BAN (Chữ ký, dấu Bộ Xây dựng) THỨ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG Trần Văn B - Chức vụ người ký văn Ban Hội đồng Bộ Xây dựng ban hành mà Thứ trưởng Bộ Xây dựng làm Trưởng ban Chủ tịch Hội đồng, lãnh đạo Cục, Vụ thuộc Bộ Xây dựng làm Phó Trưởng ban Phó Chủ tịch Hội đồng ghi sau: TM HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH (Chữ ký, dấu Bộ Xây dựng) THỨ TRƯỞNG Trần Văn B KT TRƯỞNG BAN PHÓ TRƯỞNG BAN (Chữ ký, dấu Bộ Xây dựng) VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ Lê Văn C c) Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) tên người ký văn Đối với văn quy phạm pháp luật văn hành chính, trước họ tên người ký, không ghi học hàm, học vị danh hiệu danh dự khác, trừ văn tổ chức nghiệp giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học, trường hợp cần thiết, ghi thêm học hàm, học vị Dấu quan, tổ chức Việc đóng dấu văn thực theo quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư quy định pháp luật có liên quan Nơi nhận Nơi nhận xác định quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn với mục đích trách nhiệm cụ thể để kiểm tra, giám sát; để xem xét, giải quyết; để thi hành; để trao đổi công việc; để biết để lưu Nơi nhận phải xác định cụ thể văn Căn quy định pháp luật; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan, tổ chức quan hệ công tác với quan, tổ chức, đơn vị cá nhân có liên quan; yêu cầu giải công việc, đơn vị cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn trình người ký văn định Đối với văn gửi cho số đối tượng cụ thể phải ghi tên quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; văn gửi cho nhóm đối tượng định nơi nhận ghi chung, ví dụ: - Các Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ; - Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; - Uỷ ban nhân dân huyện, thị xã (thuộc tỉnh ) Đối với văn có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “nơi nhận” phần liệt kê quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn Đối với cơng văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần: - Phần thứ bao gồm từ “kính gửi”, sau tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân trực tiếp giải công việc; - Phần thứ hai bao gồm từ “nơi nhận”, phía từ “như trên”, tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân có liên quan khác nhận cơng văn 10 Dấu mức độ khẩn, mật a) Dấu mức độ khẩn: Việc xác định mức độ khẩn văn thực sau: - Tuỳ theo mức độ cần chuyển phát nhanh, văn xác định độ khẩn theo ba mức sau: hoả tốc, thượng khẩn khẩn; - Khi soạn thảo văn có tính chất khẩn, đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn định Dấu độ khẩn phải khắc sẵn theo hướng dẫn điểm k khoản Mục III Thơng tư Mực dùng để đóng dấu độ khẩn dùng mực màu đỏ tươi b) Dấu mức độ mật: Việc xác định đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật mật), dấu thu hồi văn có nội dung bí mật nhà nước thực theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước 11 Các thành phần thể thức khác Các thành phần thể thức khác văn bao gồm: a) Địa quan, tổ chức; địa E-Mail; địa mạng (Website); số điện thoại, số Telex, số Fax công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển để tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ; b) Các dẫn phạm vi lưu hành “trả lại sau họp (hội nghị)”, “xem xong trả lại”, “lưu hành nội bộ” văn có phạm vi, đối tượng phổ biến, sử dụng hạn chế dẫn dự thảo văn “dự thảo” hay “dự thảo lần ” Các dẫn đánh máy dùng dấu khắc sẵn để đóng lên văn dự thảo văn bản; c) Ký hiệu người đánh máy số lượng phát hành văn cần quản lý chặt chẽ số lượng phát hành; d) Trường hợp văn có phụ lục kèm theo văn phải có dẫn phụ lục Phụ lục văn phải có tiêu đề; văn có từ hai phụ lục trở lên phụ lục phải đánh số thứ tự chữ số La Mã; đ) Số trang: văn phụ lục văn gồm nhiều trang từ trang thứ hai trở phải đánh số thứ tự chữ số Ả-rập; số trang phụ lục văn đánh riêng, theo phụ lục 12 Thể thức Thể thức thực sau: a) Hình thức bao gồm dòng chữ “sao y chính”, “trích sao” “sao lục” Việc xác định hình thức thực theo quy định khoản 4, Điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; b) Tên quan, tổ chức văn tên quan, tổ chức thực việc văn bản; c) Số, ký hiệu bao gồm số thứ tự đăng ký đánh chung cho loại quan, tổ chức thực chữ viết tắt tên loại theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn kèm theo Thông tư (Phụ lục I) Số ghi chữ số Ả-rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; d) Các thành phần thể thức khác văn gồm địa danh ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; dấu quan, tổ chức văn nơi nhận thực theo hướng dẫn khoản 4, 7, Mục II Thơng tư III KỸ THUẬT TRÌNH BÀY Khổ giấy, kiểu trình bày định lề trang văn a) Khổ giấy Văn quy phạm pháp luật văn hành trình bày giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm) Các loại văn giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển trình bày giấy khổ A5 (148 mm x 210 mm) giấy mẫu in sẵn b) Kiểu trình bày Văn quy phạm pháp luật văn hành trình bày theo chiều dài trang giấy khổ A4 (định hướng in theo chiều dài) Trường hợp nội dung văn có bảng, biểu khơng làm thành phụ lục riêng văn trình bày theo chiều rộng trang giấy (định hướng in theo chiều rộng) c) Định lề trang văn (đối với khổ giấy A4) - Trang mặt trước: Lề trên: cách mép từ 20-25 mm; Lề dưới: cách mép từ 20-25 mm; Lề trái: cách mép trái từ 30-35 mm; Lề phải: cách mép phải từ 15-20 mm - Trang mặt sau: Lề trên: cách mép từ 20-25 mm; Lề dưới: cách mép từ 20-25 mm; Lề trái: cách mép trái từ 15-20 mm; Lề phải: cách mép phải từ 30-35 mm Kỹ thuật trình bày thành phần thể thức văn Vị trí trình bày thành phần thể thức văn trang giấy khổ A4 thực theo Sơ đồ bố trí thành phần thể thức văn kèm theo Thông tư (Phụ lục II) Vị trí trình bày thành phần thể thức văn trang giấy khổ A5 áp dụng tương tự theo Sơ đồ Các thành phần thể thức văn trình bày sau: a) Quốc hiệu Quốc hiệu trình bày số Dịng chữ trên: “Cộng hồ xã hội chủ nghĩa Việt Nam” trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm Dòng chữ dưới: “Độc lập - Tự - Hạnh phúc” trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; chữ đầu cụm từ viết hoa, cụm từ có gạch ngang nhỏ; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài độ dài dòng chữ b) Tên quan, tổ chức ban hành văn Tên quan, tổ chức ban hành văn trình bày số Tên quan, tổ chức chủ quản cấp trực tiếp trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng Tên quan, tổ chức ban hành văn trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ c) Số, ký hiệu văn Số, ký hiệu văn trình bày ô số Từ “số” trình bày chữ in thường, ký hiệu chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “số” có dấu hai chấm; số, năm ban hành ký hiệu văn có dấu gạch chéo (/); nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn có dấu gạch nối khơng cách chữ (-), ví dụ: Số: 33/2002/NĐ-CP; Số: 15/QĐ-UBND; Số: 23/BC-BNV; Số: 234/SCN-VP d) Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn trình bày ô số 4, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; sau địa danh có dấu phẩy Ví dụ: Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm 2004 đ) Tên loại trích yếu nội dung văn Tên loại trích yếu nội dung loại văn có ghi tên loại trình bày ô số 5a; tên loại văn (nghị định, định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình loại văn khác) đặt canh (cân đối dòng) chữ in hoa, cỡ chữ từ 14 đến 15, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn đặt canh giữa, tên loại văn bản, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dịng chữ Trích yếu nội dung cơng văn trình bày số 5b, sau chữ viết tắt “V/v” (về việc) chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng e) Nội dung văn Nội dung văn trình bày ô số ... Cơng văn Chính phủ Vụ Hành Văn phịng Chính phủ soạn thảo: Số: /CP-HC; Cơng văn Thủ tướng Chính phủ Vụ Văn xã Văn phịng Chính phủ soạn thảo: Số: /TTg-VX; Công văn Bộ Xây dựng Cục Quản lý nhà. .. II Thơng tư III KỸ THUẬT TRÌNH BÀY Khổ giấy, kiểu trình bày định lề trang văn a) Khổ giấy Văn quy phạm pháp luật văn hành trình bày giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm) Các loại văn giấy giới thiệu,... Kỹ thuật trình bày thành phần thể thức văn Vị trí trình bày thành phần thể thức văn trang giấy khổ A4 thực theo Sơ đồ bố trí thành phần thể thức văn kèm theo Thông tư (Phụ lục II) Vị trí trình