BỘ NỘI VỤ CONG HOA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM na Độc lập - Tự do - Hạnh phúc §/0M0Ìoi4/T-BNV Hà Nội ngày độ tháng 6 năm2014 và » THONG TU ‘Quy-djabrdnh mite kink t6 - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
Căncứ Luật Lm trữsô 01/2011/0H13 ngày 11 thang 11 năm 2011;
(an Nghị đnh 0I2013Đ-CP ngày 0Š đóng 0T răn 2013 của ánh phủ quy định chỉ tit thị hành một số điều của Luật lưu trữ;
Căn cứ Nghị định số 61/2012/NĐ-CP ngày 10 tháng 8 năm 2012 của
Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ câu tổ chức của
"Bộ Nội vụ;
Bộ trưởng Bộ Nội vụ bam hành Thông tư quy định định mức kính tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trã,
"Điều 1 Phạm vi điều chỉnh
“Thông tư này quy định định mức kinh tế kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ nền giấy và dữ liệu tải liệu lưu trữ số
ở dạng thô
Điều 2 Đối trợng áp dụng
'Thông tư quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu
lưu trữ áp dụng tại các Lưu trữ cơ quan và Lưu tr lịch sử
'Điền 3 Giải thích từ ngữ
"Trong Thông tư này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1L Tạo lập cơ sở dữ iệu (CSDL) là quá tình thu thập, chuyển đối các ti
liệu/dữ liệu gốc sang các đơn vị dữ liệu số để lưu trữ đưới dạng điện tử và nhập các
thông tỉn cần thiết vào CSDL theo thiết kể, yêu cầu của các phân mềm quản lý
.CSDL, tài liệu lưu trữ
2 Dữ liệ tủ liệu lưu tr ở dạng thô là dữ liệt ở dạng số được chuyển từ tà tiệu lưu trữ bằng phương pháp chụp, quét ảnh đề lưu trữ trên máy tính cùng với dữ
liệu tài liệu lưu trữ khác
3 Dữ liệu đặc tả là những thông tỉn mô tả các đặc tính của dữ liệu như nội dung, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho
Trang 24 Xây dựng dữ liệu đặc tả là công việc xây dựng các trường théng tin va nội dung các trường thông tin mô tả về dữ liệu được số hóa trong CSDU, phục vụ
tôm kiếm, khai thác, sử dụng nội dung dữ liệu, đíp ứng mục iêu và yêu cầu sử
dụng dữ liệu
5 Phiếu in là biểu mẫu được thiết kế trên cơ sở thông tin đầu vào của CSDL 6 Nhập dữ iệu là công việc đưa các dữ liệu vào CSDL, để quản lý và khai
thức, sử dụng vs
1 Chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu là công việc chuyển đổi dữ liện dạng số -
sang dang có cùng cầu trúc thiết kế với CSDL 3 $ Định mức kinh tế kỹ thuật tạo lập CSDL tả liệu lưu erưữ là quy định các
mức hao phí cằn thiết về lao động, thiết ị, vật tr văn phòng phẩm để hồn thành
một đơn vị khối lượng cơng việc liên quan tới tạo lập CSDL, liệu lưu tữ đi
chỉnh lý
Điều 4 Nội dung định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập CSDL thi liệu lưu trữ
1 Định mức lao động tạo lập CSDI, tà liệu lưu trữ (T,) beo gồm thời gian
lao động hao phí để xử lý 01 trang tải liệu được ính bằng tổng của định mức lao động công nghé (Tz), dinh mức lao động phục vụ (T,,) và định mức lao động quân
Wy (Tq): Ty = Tea + Tyo + Ty
4) Dink mire lao động ạo lập CSDL tải liệu lưu trữ đối vớ ti liệu chưa biên mục phiếu tỉn và chưa số hóa quy định tại Phụ lục Ï đính kèm
b) Định mức lao động đối với công việc biên mục phiếu tin ti li tiếng nước ngoài duge tinh ting véi hé sé 1,5 so với định mức lao động quy định tại Phụ
lye
©) Định mức lao động chuẩn hóa, chuyển đổi dữ liệu và số hóa tài liệu lam trữ đối với tài liệu đã biên mục phiếu tìn và chưa số hóa tài liệu quy định tại Phụ lục II đính kèm
4) Định mức lao động đối với bước công việc số hóa tả liệu trong trường hợp di liệu có nh mạng vật lý kém và khổ giấy của liệu khác Khổ A4, được
tính tng với hệsố k so với định mức lao động quyđịnh ti các Phụ lục , I, ey thé:
~ Đối với tả liệu có tình trạng vật lý kém (nắm, mốc, 6 vang, chữ mờ, rách, thủng, dính bết ): kị= 1,2;
- Đối ệu có kích thước khác Au’ ka
+ Tai ligu kh Ap: (ka) = 25
+ Tài liệu kho Ay: (kz) = 4; + Tai ligukhé Ay ()=8;
Trang 3+ Tai ligukhd Ag: (kz) = 16
đ) Định mức lao động chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu tài liệu lưu trữ
đối với tải liệu đã biên mục phiếu tin và số hóa quy định tại Phụ lục II đính kèm
e) Định mức lao động các bước công việc lập kế hoạch, xây dựng tải liệu
hướng dẫn tạo lập CSDL tài liệu lưu trữ của một phông lưu trữ quy định tại Phụ lục IV đỉnh kèm 2 Định mức trang thiết bị, vật tr văn phòng phẩm tạo lập CSDLL tài liệu lưu trữ quy định tại Phụ lục V đính kèm Điều 5 Hiệu lực thì hành "Thông tư này có hiệu lực thì hành kể từ ngày 15 tháng 8 năm 2014 Điều 6 Trách nhiệm thì hành
Các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân
các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thỉ hành Thông tư này
Các cơ quan, tổ chức khác được áp dụng Thông tư này để thực hiện
việc tạo lập CSDL tài liệu lưu trữ
Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh vướng mắc, đề nghị phản ánh về Bộ Nội vụ để nghiên cứu, sửa đối, bd sung cho phù hợp./.4
~ Tòa ấn nhân Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; ân ôi caO;
i, co gun nag co gun ae Chis
Trang 4Phụ lục I
[C LAO ĐỌNG TẠO LẬP CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ
“Ì Đối với tài liệu chưa biên mục phiếu tin và chưa số hóa
theo Thong tu s6 QA- /2014 /TT-BNV ngày.#Š / 6 /2014 của Bộ Nội vụ) Đơn vị tính: PhúVTrang A4 |Ngạch công chức, chức danh nghề | Định mức jaaoe aa Nite cioa yt nghiệp viên chức| lạ động + xả trong được,
1 |Bước!: Lập kế hoạch, chuẩn bị tài liệu để tạo lập CSDL 02190
ạ_ |Khảo su lựa chọn, thông kê liệu, xây dựng, tình duyệt kỂ| ` Lưuttviên x
hoạch tạo lập cơ sở dữ liệu LTV) be 39
Lam vé sinh tiga LTVTC bfe 2/12 LTV bậc L/9 hoặc| LTVTC bậc 4/12 LTVbậe29 |Bâ go di liệu, phiến tín cho bộ phận bảo quản và bộ ph] ¡ rực vụ, 2 ee ỐC [Bước 3: Nhập phiếu từn _= _ “
‘hun bj trang thiết bị; Nhập phiếu tin văn bản, hỗ so LTVTC bậc 3/12
iễm tra kết quả nhập phiếu tin “TT Tế r2»
Thực hi sửa lỗi nhập phiếu tỉntheo báo cáo kết quả kiếm tra
|Bước 4: Số hoá tài liệu ee m
Trang 5
cant gl |p ne
Tr Oi dung tog vit Sle Ga
và trưng đương
|Thực hiện số hoá \ [sito
- Thực iện sổ lo i lieu theo yu cu raga 34260 Tk Tid eg aaa aaa Mau _ eel ip |Kết nối dữ liệu đặc tả với tài liệu số hoá và kiếm tra kết nồi TRE gs đạc vớt iu Má 2 LTVTC bậc H80 Xây đựng ti liệu hướng dẫn kiểm ta in phẩm, KStinbye be 39] % ee foe ree |KS tin học bậc 3/9| 0,3420 |K§ tín học bậc 3/9| L Thực hiện sao chép ga ee f (ghiệm thu và bàn giao sản phẩm; lập và lưu hỗ sơ tạo lập KS tin hoe bée 3/9 (CsDL, | ˆ|Bịnh mức lao động công nghệ - Ten (Tong các bước từ ï - _ |Pịnh mức lao động phục vụ - Tpv =2% x Ten
_ |Pinh mức lao động quản lý - Tại = 5% x (Ten + Tpv)
|Định mức lao động tổng hợp - Tsp =Ten + Tpv + Tal
Ghi cha:
Định mức lao động tổng hợp (Tsp) chưa bao gồm định mức lao động công việc: điểm a của
Trang 6Phy lục II
DONG CHUAN HOA, CHUYEN DOI VA SO HOA TAI LIEU LUU TRU
<) Đi với tài liệu đã biên mục phiếu tin và chưa số hóa
‘theo Thing tw sé Of /2014/TT-BNV ngày |Š/ 6 /2014 của Bộ Nội vụ
Đơn vị tính: Phú Trang A4
Ỷ Ngạch CC và chức
1 NO dung cg vite ‘VC va trong dong định ng agit | ghe:
1 Buécl: Lập kế hoạch thu thập CSDL mm cas -
|Khảo sát, lựa chọn, thống kệ kê tải liệu, xây đụng, tình duyệt trình duyệt kế LTV 660399 hoạch thu thập CSDL | Chuẩn hị “0/8000 | , 04540 9 | 0240 02300 0.1870 00380 /9 | 00460 | 0a HBước 3: Số hoá tàilện , s te | s0890 0.0840 ¢ 00040 4 “0.1270 4 [Boe téch, lam phing ti ligu LiVbie19 | 02010 v[Nhin6he 7 TS Ƒ —” lang i “kst 19 | 34260 0/6850
|kết nồi dù iệu đc t với iệ số hoá và kiễn tra kết nỗi a] Sine be 29
© iậu đặc tà với liệu số hoá — " |
1 [Ban giao ti iu cho dom vi bdo quản ˆ — | saree ing | 20
Trang 7Noi dung công việc
'Thực hiễn kiểm tra sản phẩm theo hướng đẫn; Lập báo cáo kiểm|
sửa lỗi theo báo cáo kết quả kiểm tra,
|Bước 5: Nghiệm thu và bàn giao sẵn phẩm
|Soo thép sản phầm vào ác thiếtbị lưu, bàn giao sin pl
- Xây đựng tài liệu hướng § dẫn sao chép, - Thực biện sao chép binh mức lao động công nghệ - Te (Tẳng các bước từ 2~5)| Ngạch CC và chức danh nghề nghiệp ÝC và tương đương 'KS tn học bậc 3/9 Định mức lao động phục vụ - Tpv = 2% x Ten |bịnh mức lao động tổng hợp - Tap =Ten + Tpv + Tal 68951 Ghỉ chú:
Trang 8Phụ lục II
NG CHUẢN HÓA VÀ CHUYÊN DOI DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ
'Đối với tài liệu đã biên mục phiếu tin và số hóa
Thông te sé 04 /2014/TT-BNV ngàyJ4/ Ê /2014 của Bộ Nội vụ) Đơn vị tình: Phú/Trang A4 gạch CC và chức TT Nội dụng công việc danh nghề nghiệp HT [VC và tương đương) s 1 3920 a b | 340 KS nhọc bậc L9 | 02340 [ 2.9080 KS nhọc bậc 19 | 0/1870
- Chuyển đổi cầu tr 0.0330
J > Chuyển đôi khuôn dạng im dt ligu | KS tinhge bie 19 | -2,6880
© apie tri 8 oat a ibe 03140 ai, vl) King be 29 cd |kiểm tra kết nối dữ liệu đặc t với tà ligu chun hoá va chuyển| 0.4660 lái 2 |Bước 2: Kiểm tra sản phẩm 0360 [ KS tinge be 39 KS únhọc bậc 3⁄9 | 0,3420
3 [Bute 3: Nghiệm th thu và bàn giao sản phẩm | 0,4870
a So ep sin ph voce hj ww, ban giao sản phẩm
lbịnh mức lao động tổng hgp-Tsp=Tea+Tpv+Tql 5/1883
Ghi chú:
Định mức lao động tổng hợp (Tsp) chưa bao gồm định mức các bước công ví "bước 1,2 và 3 cho việc ạo lập CSDL tải liệu lưu trữ.4Z2
Trang 10Phụ lục V
ÍC THIẾT BỊ, VĂN PHONG PHAM, BAO HQ LAO ĐỘNG PHỤC VỤ
TAO LAP CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ
òhh theo Thông tw sé Q4- /2014/TT-BNV ngay of / 6 /2014 của Bộ Nội vụ)
Đơn vị tinh: soa * Số lượng |Chuẩn hóa| [Tạo lập | Don vj =e sat a và chuyển Ghi chú i "ie a gu hey tro SÉTT| — Thànhphầnhsophí Thiết bị =