TVS Quy che quan tri Cong ty

CƠNG TY CỔ PHẦN CHỨNG KHỐN TÂN VIỆT Trụ sở chính: Tầng 6, số 79 Lý Thường Kiệt, HN ĐT: 04-3728.0921 - Fax: 04-3728.0920 Website: www.tvsi.com.vn Số: /2013/QĐ-HĐQT Hà Nội, ngày 22 tháng năm 2013 QUYẾT ĐỊNH V/v : Ban hành Quy chế nội quản trị công ty ––––– TỔNG GIÁM ĐỐC Căn : - Luật Doanh nghiệp số 60/2005/QH11; - Luật chứng khoán số 70/2006/QH11 Luật số 62/2010/QH12 sửa đổi, bổ sung số điều Luật chứng khốn; - Thơng tư 210/2012/TT-BTC hướng dẫn thành lập hoạt động Cơng ty Chứng khốn; - Điều lệ Cơng ty CP Chứng khốn Tân Việt; QUYẾT ĐỊNH Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy chế nội quản trị công ty Cơng ty Cổ phần Chứng khốn Tân Việt (TVSI) Điều Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc, Phụ trách phòng/ban/đơn vị kinh doanh cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định Nơi nhận: - TV HĐQT (để b/c); BOD (để đạo); Như điều (để t/h); Lưu VT, NS & KSNB CHỦ TỊCH HĐQT NGUYỄN VĂN DŨNG QĐ ban hành Quy chế quản trị Công ty Trang 1/16 QUY CHẾ NỘI BỘ VỀ QUẢN TRỊ CÔNG TY (Ban hành kèm theo Quyết định số /2013/QĐ - HĐQT ngày 22/1/2013 Chủ tịch Hội đồng Quản trị Công ty Cổ phần Chứng khoán Tân Việt) MỤC A: QUY ĐỊNH CHUNG Điều Đối tượng phạm vi áp dụng Quy chế quy định nguyên tắc quản trị công ty Công ty CP Chứng khoán Tân Việt bao gồm: Cơ cấu tổ chức hoạt động Công ty; Chức nhiệm vụ phận công tác báo cáo; Quy chế áp dụng tồn hệ thống Cơng ty CP Chứng khốn Tân Việt Điều Giải thích từ ngữ Trong Quy chế này, từ ngữ hiểu sau: a) “Cơng ty/TVSI” có nghĩa Cơng ty cổ phần Chứng khốn Tân Việt b) “Người có liên quan” cá nhân tổ chức quy định Khoản 34, Điều Luật Chứng khoán c) “Pháp luật” tất văn quy phạm Pháp luật quy định Điều Luật Ban hành văn quy phạm Pháp luật số 17/2008/QH12 ban hành ngày 03 tháng 06 năm 2008 d) “Người quản lý Cơng ty” có nghĩa thành viên Hội đồng Quản trị, thành viên Ban Tổng Giám đốc chức danh quản lý có chức danh từ Trưởng Phòng cấp tương đương trở lên Trong Quy chế này, việc tham chiếu tới điều khoản văn bao gồm sửa đổi văn thay điều khoản văn Các từ thuật ngữ định nghĩa Luật Doanh nghiệp có nghĩa tương tự Quy chế không mâu thuẫn với chủ thể ngữ cảnh Quy chế quản trị Công ty Trang 2/16 MỤC B: CƠ CẤU QUẢN TRỊ CÔNG TY VÀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CÁC BỘ PHẬN Điều Cơ cấu quản trị công ty Cơ cấu quản trị Cơng ty CP Chứng khốn Tân Việt tổ chức theo mơ hình sau: Bộ máy quản trị TVSI bao gồm Đại hội đồng cổ đơng, Hội đồng quản trị, Ban Kiểm sốt, Ban Tổng Giám đốc Bộ máy quản lý TVSI chia thành 02 nhóm (Nhóm Kinh doanh Nhóm Hỗ trợ) phịng nghiệp vụ theo nhóm Cán quản lý bao gồm Giám đốc Khối chức (Giám đốc Tài Giám đốc Mơi giới Khu vực), Giám đốc Chi nhánh Trưởng/Phó phòng nghiệp vụ I - BỘ MÁY QUẢN TRỊ CƠNG TY Điều Đại hội đồng cổ đơng Đại hội đồng cổ đông gồm tất cổ đông có quyền biểu quyết, quan định cao Công ty Công ty quy định cụ thể trình tự, thủ tục triệu tập biểu Đại hội đồng cổ đông Điều lệ Công ty theo quy định Luật Doanh nghiệp văn pháp luật liên quan, gồm nội dung sau: a) Chốt danh sách cổ đơng có quyền tham dự họp Đại hội đồng cổ đông; b) Thông báo triệu tập Đại hội đồng cổ đông; c) Cách thức đăng ký tham dự Đại hội đồng cổ đông; Quy chế quản trị Công ty Trang 3/16 d) Cách thức bỏ phiếu; e) Thông báo kết kiểm phiếu; f) Cách thức phản đối định Đại hội đồng cổ đông; g) Lập biên họp Đại hội đồng cổ đông; h) Các vấn đề khác theo quy định Pháp luật Công ty phải tuân thủ đầy đủ trình tự, thủ tục triệu tập Đại hội đồng cổ đông theo quy định pháp luật Điều lệ công ty Công ty không hạn chế cổ đông tham dự Đại hội đồng cổ đông, phải tạo điều kiện hướng dẫn cho cổ đông thực việc uỷ quyền đại diện tham gia Đại hội đồng cổ đông Hàng năm công ty phải tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên theo quy định Luật Doanh nghiệp Công ty phải quy định Điều lệ Công ty quy định nội trình tự, thủ tục, nội dung thông qua định Đại hội đồng cổ đông Trường hợp lấy ý kiến cổ đông văn bản, công ty phải đảm bảo gửi, công bố đầy đủ tài liệu đảm bảo thời gian hợp lý cho cổ đông xem xét tài liệu trước gửi phiếu biểu trường hợp tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông Điều Chức năng, nhiệm vụ Đại hội đồng cổ đông Thông qua định hướng phát triển Công ty; Quyết định loại cổ phần tổng số cổ phần quyền chào bán loại; Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban Kiểm soát; Quyết định đầu tư bán số tài sản có giá trị lớn 50% tổng giá trị tài sản ghi báo cáo tài gần cơng ty; Quyết định việc tăng, giảm vốn điều lệ công ty; Quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty, trừ trường hợp điều chỉnh vốn điều lệ bán thêm cổ phần phạm vi số lượng cổ phần quyền chào bán theo quy định Điều lệ này; Lựa chọn Đơn vị kiểm toán thơng qua báo cáo tài hàng năm; Xem xét xử lý vi phạm Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát gây thiệt hại cho công ty cổ đông công ty; Quyết định tổ chức lại giải thể công ty; 10 Quyết định mức cổ tức cổ phần loại; 11 Thông qua báo cáo Hội đồng Quản trị tình hình hoạt động kết kinh doanh; báo cáo kiểm toán; phương án phân phối lợi nhuận; chia cổ tức; trích lập, sử dụng quỹ theo đề nghị Hội đồng Quản trị; phương hướng ngân sách tài cho năm tài mới; 12 Thơng qua Báo cáo Ban kiểm sốt; 13 Quyết định tổng số tiền thù lao thành viên HĐQT báo cáo tiền thù lao HĐQT; Quy chế quản trị Công ty Trang 4/16 Điều Trách nhiệm cổ đông lớn Cổ đông lớn khơng lợi dụng ưu gây tổn hại đến quyền, lợi ích cơng ty cổ đông khác Cổ đông lớn có nghĩa vụ cơng bố thơng tin theo quy định pháp luật Điều Báo cáo hoạt động Hội đồng quản trị Đại hội đồng cổ đông thường niên Báo cáo hoạt động Hội đồng quản trị Đại hội đồng cổ đông thường niên tối thiểu phải bao gồm nội dung sau: Đánh giá tình hình hoạt động cơng ty năm tài chính; Hoạt động, thù lao chi phí hoạt động Hội đồng quản trị thành viên Hội đồng quản trị; Tổng kết họp Hội đồng quản trị định Hội đồng quản trị; Kết giám sát Giám đốc (Tổng giám đốc) điều hành; Kết giám sát cán quản lý khác; Các kế hoạch tương lai Điều Báo cáo hoạt động Ban kiểm soát Đại hội đồng cổ đông thường niên Báo cáo hoạt động Ban kiểm soát Đại hội đồng cổ đông thường niên tối thiểu phải bao gồm nội dung sau: Hoạt động, thù lao chi phí hoạt động Ban kiểm soát thành viên Ban kiểm soát; Tổng kết họp Ban kiểm soát định Ban kiểm sốt; Kết giám sát tình hình hoạt động tài cơng ty; Kết giám sát thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc (Tổng giám đốc) điều hành cán quản lý khác; Báo cáo đánh giá phối hợp hoạt động Ban kiểm soát với Hội đồng quản trị, Giám đốc (Tổng giám đốc) điều hành cổ đông Điều Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị quan quản lý công ty, có tồn quyền nhân danh cơng ty để định thực quyền lợi ích hợp pháp công ty không thuộc thẩm quyền Đại hội đồng cổ đơng Hội đồng quản trị có khơng ba (03) thành viên, không mười (11) thành viên 2/3 số thành viên Hội đồng quản trị phải thường trú Việt Nam Nhiệm kỳ Hội đồng quản trị năm (05) năm Nhiệm kỳ thành viên Hội đồng quản trị không năm; Quy chế quản trị Công ty Trang 5/16 Điều 10 Chức năng, nhiệm vụ Hội đồng quản trị Tuân thủ đầy đủ trách nhiệm nghĩa vụ theo quy định Điều lệ Công ty, Luật Doanh nghiệp văn pháp luật liên quan Chịu trách nhiệm trước cổ đông hoạt động công ty Chịu trách nhiệm đảm bảo hoạt động công ty tuân thủ quy định pháp luật Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng Giám đốc Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc, Kế toán trưởng, Giám đốc Chi nhánh; Cử người đại diện theo uỷ quyền thực quyền sở hữu cổ phần phần vốn góp cơng ty khác, định mức thù lao lợi ích khác người đó; Giám sát, đạo Tổng giám đốc người quản lý khác điều hành công việc kinh doanh hàng ngày công ty; Báo cáo hoạt động Hội đồng quản trị Đại hội đồng cổ đông Điều 11 Họp Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị tổ chức họp theo trình tự quy định Điều lệ Cơng ty Việc tổ chức họp Hội đồng quản trị, chương trình họp tài liệu liên quan thơng báo trước cho thành viên Hội đồng quản trị theo quy định Pháp luật Điều lệ công ty Biên họp Hội đồng quản trị phải lập chi tiết rõ ràng Thư ký thành viên Hội đồng quản trị tham gia vào phiên họp phải ký tên vào biên họp Biên họp Hội đồng quản trị phải lưu giữ theo quy định pháp luật Điều lệ công ty Điều 12 Thù lao Hội đồng quản trị Thù lao Hội đồng quản trị Đại hội đồng cổ đông thông qua hàng năm công bố theo quy định Trường hợp thành viên Hội đồng quản trị kiêm nhiệm chức danh máy điều hành cơng ty thù lao công bố phải bao gồm khoản lương, thưởng gắn với chức danh điều hành khoản thù lao khác Thù lao, khoản lợi ích khác chi phí cơng ty tốn, cấp cho thành viên Hội đồng quản trị công bố chi tiết Báo cáo thường niên công ty Điều 13 Chức năng, nhiệm vụ Ban kiểm soát Ban kiểm soát chịu trách nhiệm trước cổ đông công ty hoạt động giám sát Ban kiểm sốt có trách nhiệm giám sát tình hình tài cơng ty, tính hợp pháp hoạt động người quản lý công ty, phối hợp hoạt động Ban kiểm soát với Hội đồng quản trị, Giám đốc (Tổng giám đốc) điều hành cổ đông nhiệm vụ khác theo quy định pháp luật Điều lệ công ty nhằm bảo vệ quyền lợi hợp pháp công ty cổ đông Trong họp Ban kiểm sốt, Ban kiểm sốt có quyền u cầu thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc (Tổng giám đốc) điều hành, thành viên kiểm toán nội Quy chế quản trị Cơng ty Trang 6/16 (nếu có) kiểm toán viên độc lập tham dự trả lời vấn đề mà thành viên Ban kiểm soát quan tâm Trường hợp Ban kiểm soát phát hành vi vi phạm pháp luật vi phạm Điều lệ công ty người quản lý công ty, Ban kiểm sốt phải thơng báo văn với Hội đồng quản trị vòng bốn mươi tám (48) giờ, yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt vi phạm có giải pháp khắc phục hậu Sau thời hạn bảy (07) ngày kể từ ngày thơng báo nêu trên, người có hành vi vi phạm khơng chấm dứt vi phạm có giải pháp khắc phục hậu quả, Ban kiểm sốt có trách nhiệm báo cáo trực tiếp với Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước vấn đề Ban kiểm soát có quyền lựa chọn đề nghị Đại hội đồng cổ đơng phê chuẩn tổ chức kiểm tốn độc lập thực kiểm tốn báo cáo tài công ty Báo cáo hoạt động Ban kiểm sốt Đại hội đồng cổ đơng Điều 14 Thù lao Ban kiểm soát Hàng năm thành viên Ban kiểm soát hưởng thù lao cho việc thực nghĩa vụ Ban kiểm soát Thù lao cho thành viên Ban kiểm soát Đại hội đồng cổ đông thông qua Tổng số thù lao, khoản lợi ích khác chi phí mà cơng ty toán, cấp cho thành viên Ban kiểm sốt cơng bố Báo cáo thường niên công ty Điều 15 Ban Tổng Giám đốc Thành phần Ban Tổng Giám đốc Cơng ty gồm có: Tổng Giám đốc Phó Tổng Giám đốc Thành viên Ban Tổng Giám đốc Hội đồng quản trị thuê bổ nhiệm Nhiệm kỳ thành viên Ban Tổng Giám đốc không năm (05) năm bổ nhiệm lại với số nhiệm kỳ không hạn chế Số lượng thành viên Ban Tổng Giám đốc đồng thời thành viên Hội đồng quản trị phải hai phần ba (2/3) tổng số ghế Hội đồng quản trị Điều 16 Chức nhiệm vụ Ban Tổng Giám đốc Chức năng, nhiệm vụ Tổng Giám đốc Công ty a) Tổ chức, điều hành hoạt động Công ty theo quy định pháp luật; b) Phụ trách chung toàn hoạt động Cơng ty (bao gồm trụ sở chi nhánh) c) Chỉ đạo, điều hành chịu trách nhiệm trực tiếp hoạt động liên quan đến kế hoạch công tác hàng tháng công tác hậu cần, hành tổng hợp bao gồm: Tổ chức nhân sự; tuyển dụng, đào tạo cán bộ; lao động, tiền lương, thưởng; hành quản trị; tiếp thị d) Chỉ đạo, điều hành chịu trách nhiệm trực tiếp công tác liên quan đến hoạt động kinh doanh bao gồm: Cơng tác đầu tư; phân tích đầu tư; sách khách hàng; xúc tiến thương mại, phát triển thương hiệu (P/R); quan hệ đối tác; Kế toán nội bộ; kiểm tra nội e) Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch dài hạn hàng năm Công ty, phương án sử dụng lợi nhuận xử lý khoản lỗ, phương án phân phối tài Công ty Quy chế quản trị Công ty Trang 7/16 f) Báo cáo Hội đồng quản trị tình hình thực kế hoạch kinh doanh hàng quý Chức nhiệm vụ Phó Tổng Giám đốc Hội sở a) Tổ chức thực cơng việc theo phân công, phân nhiệm Tổng Giám đốc Công ty theo quy định pháp luật b) Thực công việc theo uỷ quyền Tổng Giám đốc trường hợp Tổng Giám đốc Công ty vắng (nghỉ phép, nghỉ ốm, công tác) Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc việc thực công việc theo uỷ quyền c) Phụ trách định, chịu trách nhiệm trực tiếp công việc liên quan đến cơng tác Kế tốn hàng ngày tồn Cơng ty; d) Phụ trách, định chịu trách nhiệm trực tiếp công việc liên quan đến công tác Lưu ký, hoạt động cầm cố ứng trước tiền bán chứng khốn Trụ sở chính; e) Phụ trách hoạt động Mơi giới tồn Cơng ty; f) Phụ trách cơng tác Tin học tồn Cơng ty; g) Phụ trách hoạt động mua sắm tài sản tồn Cơng ty; h) Phụ trách chiến lược phát triển mạng lưới tồn Cơng ty; i) Phụ trách cơng tác thống kê, báo cáo công bố thông tin tồn Cơng ty; j) Phụ trách hoạt động tư vấn Tài Doanh nghiệp Trụ sở k) Đại diện theo ủy quyền Tổng Giám đốc để ký kết hợp đồng kinh tế, dân phạm vi công việc Tổng Giám đốc phân công l) Báo cáo kết thực công việc cho Tổng Giám đốc m) Thực công việc khác theo phân công Tổng Giám đốc Chức năng, nhiệm vụ Phó Tổng Giám đốc kiêm Giám đốc CN Hồ Chí Minh a) Tổ chức thực công việc theo phân công, phân nhiệm Tổng Giám đốc Công ty theo quy định pháp luật b) Thực công việc theo uỷ quyền Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc việc thực công việc theo uỷ quyền c) Phụ trách công tác Kế toán khách hàng Chi nhánh; d) Phụ trách hoạt động Lưu ký khu vực phía Nam; e) Quản lý tài sản, Vốn tiền mặt Chi nhánh; f) Quản lý lao động, tin học, kho quỹ Chi nhánh; g) Quản lý hoạt động cầm cố ứng trước tiền bán chứng khoán Chi nhánh h) Trực tiếp thực dự án Tổng Giám đốc phân công; i) Xây dựng kế hoạch công tác báo cáo kết thực công việc cho Tổng Giám đốc Công ty j) Phối hợp với Giám đốc nghiệp vụ phòng nghiệp vụ Hội sở để thực cơng việc phạm vi quyền hạn trách nhiệm Quy chế quản trị Công ty Trang 8/16 Điều 17 Thư ký Công ty Để hỗ trợ cho hoạt động quản trị Công ty tiến hành cách có hiệu quả, Hội đồng quản trị phải định (01) người làm Thư ký Công ty Thư ký Cơng ty phải người có hiểu biết pháp luật Thư ký Công ty không đồng thời làm việc cho cơng ty kiểm tốn thực kiểm tốn báo cáo tài cơng ty Vai trò nhiệm vụ Thư ký Công ty bao gồm: - Chuẩn bị họp Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát Đại hội đồng cổ đông theo yêu cầu Hội đồng quản trị Ban kiểm soát; - Tư vấn thủ tục họp; - Tham dự họp; - Đảm bảo nghị Hội đồng quản trị phù hợp với quy định Pháp luật; - Cung cấp thơng tin tài chính, biên họp thông tin khác cho thành viên Hội đồng quản trị thành viên Ban kiểm sốt Thư ký Cơng ty có trách nhiệm bảo mật thông tin theo quy định pháp luật Điều lệ công ty II - BỘ MÁY QUẢN LÝ TVSI Điều 18 Chức nhiệm vụ Phòng Mơi giới Tìm kiếm phát triển khách hàng thuộc đối tượng: Cá nhân, tổ chức khách VIP Thúc đẩy hoạt động tìm kiếm khách hàng, giới thiệu sản phẩm dịch vụ TVSI đến cho nhà đầu tư; tạo dựng thương hiệu TVSI thông qua giao tiếp với khách hàng nhằm nâng cao thị phần hiệu kinh doanh Chăm sóc khách hàng đặc biệt trọng đến khách hàng tiềm khách hàng VIP giao dịch TVSI Hoàn thành kế hoạch phát triển khách hàng doanh thu phí mơi giới theo tiêu kế hoạch năm Khuyến nghị, đề xuất sách phát triển mạng lưới giao dịch, sách lương, thưởng, hoa hồng môi giới Điều 19 Chức nhiệm vụ Phịng Dịch vụ Chứng khốn Xây dựng quản lý hệ thống quy trình nghiệp vụ, loại mẫu văn liên quan đến hoạt động dịch vụ chứng khoán áp dụng chung cho tất đơn vị giao dịch Bảo vệ uy tín cơng ty chất lượng dịch vụ cung cấp cho khách hàng Xây dựng loại biểu phí chung trình Tổng Giám đốc phê duyệt Mở tài khoản đóng tài khoản có yêu cầu khách hàng Quy chế quản trị Công ty Trang 9/16 Nhập lệnh, đọc lệnh vào sàn, ghép lệnh sửa lỗi tất giao dịch đặt hệ thống TVSI Kiểm tra lệnh thực thực tốn bù trừ cho tồn Cơng ty Quản lý điều chuyển số dư tiền gửi khách hàng Thực hoạt động lưu ký thực quyền Thực thủ tục, kết hợp với ngân hàng vay cầm cố Chịu trách nhiệm theo dõi hoạt động cầm cố đòi nợ khách hàng cần, đảm bảo tránh rủi ro cho phía Ngân hàng 10 Quản lý danh sách cổ đông cho số công ty chưa niêm yết Điều 20 Chức nhiệm vụ Phòng Dịch vụ Ngân hàng đầu tư Tư vấn tài doanh nghiệp Cung cấp dịch vụ Tư vấn Tài doanh nghiệp bao gồm: Tư vấn phát hành chứng khốn (riêng lẻ cơng chúng); Tư vấn bảo lãnh phát hành chứng khoán; Tư vấn niêm yết chứng khốn; Tư vấn cổ phần hóa; Tư vấn tái cấu trúc tài doanh nghiệp; Tư vấn chuyển đổi hình thức hoạt động doanh nghiệp; Tư vấn mua bán sáp nhập doanh nghiệp (M&A); Dịch vụ tư vấn gọi vốn đầu tư; Giới thiệu hội đầu tư cho Cơng ty (nếu có), dịch vụ tư vấn tài doanh nghiệp khác; Tìm kiếm, khai thác phát triển thị trường Tư vấn Tài doanh nghiệp; Thực hoạt động nghiên cứu, phân tích đầu tư đào tạo kiến thức cho đội ngũ Nhân viên Mơi giới tồn Cơng ty Thực báo cáo phân tích ngành, thị trường, đưa khuyến nghị nhận định thị trường, tham gia tổ chức buổi hội thảo phân tích thị trường, chiến lược đầu tư cho Nhà đầu tư hệ thống Mơi giới tồn Cơng ty Xây dựng thực quy trình nghiệp vụ Tư vấn Tài doanh nghiệp Quản lý bảo mật hồ sơ khách hàng (hiện tiềm năng) theo quy trình nghiệp vụ quy định pháp luật Thực cập nhật thường xuyên hồ sơ khách hàng; Kịp thời phản ánh hội đầu tư phát sinh (nếu có) trình thực chức Phịng lên Hội đồng đầu tư Công ty; Kết hợp với phịng ban khác phát triển chương trình marketing, road shows hoạt động PR sản phẩm dịch vụ tư vấn tài để phát triển hình ảnh Cơng ty; Tạo sản phẩm phân tích nghiên cứu có chất lượng cao: Phân tích mơi trường kinh doanh ngành chứng khốn, Phân tích đối thủ cạnh tranh, Xây dựng chiến lược phát triển chiến lược đầu tư; Bao quát, kiểm tra giám sát cập nhật nội dung website; 10 Cập nhật nhận định thị trường hàng ngày, tin TTCK, cập nhật số tài chính, báo cáo tài chính; 11 Xây dựng sở liệu thị trường; 12 Thu thập thông tin phục vụ việc nghiên cứu phân tích từ nhiều nguồn khác nhau; Quy chế quản trị Công ty Trang 10/16 13 Báo cáo Ban Giám đốc tình hình triển khai hoạt động Phịng đề xuất để phát triển công việc Điều 21 Chức nhiệm vụ Phòng Đầu tư tự doanh Tổ chức nghiên cứu, tổng hợp, phân tích thơng tin thường xuyên để tham mưu cho Giám đốc định hướng hoạt động đầu tư, định hướng hoạt động kinh doanh chứng khoán phát triển nghiệp vụ liên quan đến chứng khoán & thị trường chứng khoán sở tình hình điều kiện thực tế thị trường Triển khai nghiên cứu xúc tiến, thực đầu tư chứng khoán Thực quản lý đầu tư dự án mà công ty tham gia đầu tư; Tham gia quản lý phần vốn góp cơng ty, quản lý hoạt động kinh doanh doanh nghiệp mà công ty nắm giữ cổ phần Thực đầu tư, kinh doanh loại chứng từ có giá nội tệ ngoại tệ thị trường chứng khoán tập trung phi tập trung; Thực mua, bán chiết khấu loại chứng từ có giá thị trường vốn Thực nghiệp vụ quản lý khai thác tài sản cho công ty tổ chức kinh tế khác Định kỳ phân tích, đánh giá, rút kinh nghiệm, đề xuất giải pháp để nâng cao hiệu mặt cơng tác, hồn thiện quy trình nghiệp vụ Cung cấp quản lý sản phẩm dịch vụ tài Cơng ty cho khách hàng, quản lý công nợ khách hàng xử lý tài sản theo quy định sản phẩm dịch vụ Chỉ đạo, hướng dẫn kiểm tra đơn vị trực thuộc Công ty phạm vi chức năng, nhiệm vụ Chủ động tìm kiếm hội đầu tư trình Ban Giám đốc Điều 22 Chức nhiệm vụ Phịng Cơng nghệ thơng tin Đảm bảo hệ thống giao dịch chứng khoán, việc truyền liệu từ Công ty đến Sở Giao dịch chứng khoán hoạt động tốt Tham mưu cho Ban lãnh đạo Công ty việc xây dựng chiến lược kế hoạch phát triển công nghệ thông tin phục vụ cho chiến lược phát triển kinh doanh sản phẩm dịch vụ tài TVSI đảm bảo cập nhật công nghệ khả cạnh tranh Quản lý hệ thống kỹ thuật công nghệ thông tin Cơng ty, đảm bảo tính thống hệ thống kỹ thuật thơng tin tồn hệ thống Quản lý hệ thống thông tin mạng máy tính Cơng ty Tổ chức thu thập, xử lý, lưu trữ, cung cấp thơng tin Tài phục vụ cho quản lý điều hành Công ty Đảm bảo tính bảo mật số liệu mạng máy tính toàn hệ thống Xây dựng phần mềm ứng dụng phục vụ yêu cầu quản lý cải tiến, đổi nghiệp vụ Lắp đặt, bảo hành, bảo trì phát triển chương trình, hệ thống kỹ thuật công nghệ thông tin Công ty Quy chế quản trị Công ty Trang 11/16 Triển khai dự án kỹ thuật công nghệ thông tin Cơng ty; Xây dựng quy trình vận hành, thu thập, xử lý, cung cấp thơng tin xác, kịp thời; Lưu trữ bảo đảm bí mật, an tồn thơng tin Cơng ty; Tham gia đào tạo, huấn luyện cán Công ty kỹ thuật tin học; Điều 23 Chức nhiệm vụ Phòng Marketing phát triển sản phẩm Lập kế hoạch triển khai chương trình quảng cáo Phát triển hình thức sản phẩm khác nhau, giá sản phẩm để cạnh tranh thị trường Xác định thị trường mục tiêu nắm bắt nhu cầu khách hàng Nghiên cứu Marketing – để có nhiều thông tin cụ thể khách hàng, khách hàng tiềm năng, đối thủ cạnh tranh sản phẩm, lực kinh doanh Cơng ty Xây dựng website, quản lý dự án, lường thỏa mãn khách hàng nhân viên Thiết kế in quảng cáo, thiết kế nhãn hiệu, triển khai xúc tiến thương mại Duy trì xây dựng mối quan hệ với hãng truyền thông, khách hàng, nhà cung cấp, đồng nghiệp Tổ chức tham gia kiện, hội chợ triển lãm Cải tiến Website, sản phẩm 10 Thu thập tồn thơng tin đối thủ cạnh tranh hoạt động kinh doanh công ty đối thủ cạnh tranh như: sản phẩm, doanh thu, hoạt động kinh doanh Điều 24 Chức nhiệm vụ Phịng Kế tốn Tài Xây dựng kế hoạch tài chính, biện pháp thực kế hoạch tài quý, năm ngắn hạn trung hạn dài hạn công ty Quản lý vốn, nguồn vốn công ty rõ ràng theo quy định Pháp luật Nghiên cứu đề xuất biện pháp quản lý sử dụng khai thác khoản thu chi, nguồn vốn có hiệu Thực kế hoạch chi tiết thu chi tài chính, quản lý chặt chẽ nguyên tắc, chế độ nguồn thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh nguồn thu khác Thực chế độ chi trả cổ tức cho cổ đông quy định công ty cổ phần Lập kế hoạch vay vốn ngân hàng tổ chức cá nhân Tham gia xây dựng phương án, biện pháp tăng vốn trình HĐQT phê duyệt hình thức phát hành cổ phiếu, trái phiếu Lập sổ, thẻ, bảng biểu kế toán để phản ánh tiêu số liệu kế toán theo quy định Luật kế tốn quy chế cơng ty Thực kiểm tra, kiểm sốt đơn đốc phận hoàn chứng từ đầy đủ kịp thời Quy chế quản trị Cơng ty Trang 12/16 10 Theo dõi tính toán khoản khấu hao, khoản phân bổ tiền lương, công cụ dụng cụ sử dụng phù hợp với quy định nhà nước 11 Thực quản lý thống trả lương hàng tháng, trả thưởng, toán bảo hiểm xã hội Tổng hợp theo dõi thu nhập trả cho nhân công ty để thực chế độ khấu trừ thu nhập cá nhân nguồn chi 12 Phát hiện, ngăn chặn, báo cáo Tổng giám đốc hành vi vi phạm chế độ sách quản lý tài nhà nước công ty 13 Theo dõi khoản toán cho khách hàng, phận, cá nhân công ty Mở sổ sách theo dõi khoản cơng nợ phải thu, cơng nợ phải tốn 14 Thường trực Ban kiểm kê tài sản, công nợ công ty theo định kỳ đột xuất 15 Phân loại, xếp thông tin, số liệu kế tốn theo trình tự có hệ thống so sánh 16 Lập bảng kê khai thuế giá trị gia tăng đầu vào đầu hàng tháng báo cáo toán cuối năm, lập kế hoạch thu chi để xác định thuế thu nhập năm sau với Cục thuế 17 Báo cáo định kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh liên quan đến cơng tác tài chính, tình hình thu chi cơng ty cho Tổng Giám đốc 18 Lập báo cáo tài quý, năm, giải trình báo cáo tài cho kiểm tốn đoàn kiểm tra nhà nước Gửi báo cáo tài đến quan nhà nước tổ chức cho vay, tài trợ quan thống kê theo quy định Pháp luật 19 Chủ trì tổ chức thu hồi cơng nợ phải thu tốn cơng nợ phải trả tồn cơng ty, sau có đầy đủ hồ sơ pháp lý 20 Đôn đốc phận khác thực nghiệm thu toán, lý hợp đồng kinh tế Nghiệm thu toán, lý hợp đồng Điều 25 Chức nhiệm vụ Phịng Hành tổng hợp Tiếp nhận, chuyển giao văn đi, đến theo quy định Công ty phổ biến đến phịng, ban có liên quan Chuyển văn bản, hồ sơ, tài liệu, điện tín theo dõi q trình ln chuyển văn theo địa Quản lý dấu đóng dấu văn theo thể thức hành Thực việc lưu trữ (hồ sơ, tài liệu…) Quản lý kiến nghị việc bố trí sử dụng sở vật chất có tồn Cơng ty, đảm bảo điều kiện cần đủ cho yêu cầu: làm việc, học tập, tiếp khách, đổi trang thiết bị (điện, nước, điện thoại, điện tín, vệ sinh mơi trường, an tồn…) Quản lý tồn trụ sở tài sản cố định công ty (bao gồm nhà, cửa, xe cộ, máy móc thiết bị ) Điều hành thực số mặt cơng tác như: bảo vệ, qn sự, tự vệ, phịng cháy chữa cháy, công tác y tế, công tác phục vụ, vệ sinh, hiếu hỷ Thực công tác lễ tân Quy chế quản trị Công ty Trang 13/16 Tổ chức khám sức khoẻ định kỳ hàng năm cho CBCNV 10 Tổ chức cho CBCNV tham quan, nghỉ mát, học tập nước 11 Lập báo cáo tình hình thực kế hoạch cơng tác hàng tháng Điều 26 Chức nhiệm vụ Phịng Nhân Kiểm sốt nội Nhiệm vụ Nhân sự: - Xây dựng quy chế, nội quy, thoả ước lao động tập thể, văn quản lý lĩnh vực tổ chức hành Công ty - Lập báo cáo công tác tổ chức cán bộ, đào tạo, lao động tiền lương, báo cáo khác - Nghiên cứu xây dựng chức danh tiêu chuẩn cán Công ty triển khai thực - Xây dựng quy chế tuyển dụng cán bộ, nhân viên - Xây dựng tiêu chuẩn viên chức, chuyên môn, nghiệp vụ - Đề xuất việc sử dụng cán CNV, tuyển dụng cán theo yêu cầu phát triển sản xuất, kinh doanh - Hướng dẫn thực việc nhận xét đánh giá cán hàng năm - Làm thủ tục việc: Đề bạt, điều động, tiếp nhận, điều chuyển nhân viên - Theo dõi thực việc khen thưởng, kỷ luật cán nhân viên, nâng bậc lương hàng năm thực chế độ sách hành nhà nước - Quản lý hồ sơ cán nhân viên, cải tiến nâng cao chất lượng hồ sơ, hướng dẫn việc viết lý lịch, cấp lý lịch, bổ sung, hoàn thiện lý lịch cán hàng năm - Tham mưu cho ban điều hành công ty chiến lược đào tạo phát triển nguồn nhân lực cơng ty, theo dõi tìm kiếm chương trình đào tạo nghiệp vụ, ngoại ngữ, nâng cao lực, kỹ đề xuất việc cử cán Công ty tham gia - Theo dõi thực việc ký hợp đồng lao động - Thực sách bảo hiểm xã hội: Chế độ trợ cấp ốm đau, chế độ trợ cấp thai sản, chế độ trợ cấp tai nạn - bệnh nghề nghiệp, chế độ hưu trí, chế độ tử tuất - Thực việc cấp sổ, ghi sổ bảo hiểm xã hội hàng năm thay đổi cán CNV - Thực chế độ lao động, tiền lương lập bảng lương cho tồn Cơng ty Nhiệm vụ Pháp chế & Kiểm soát Nội - Kiểm soát việc tuân thủ quy định pháp luật, quy chế, quy trình nghiệp vụ nội phận kinh doanh người hành nghề chứng khoán - Kiểm tốn nội báo cáo tài - Giám sát tỷ lệ vốn khả dụng tỷ lệ an tồn tài - Tách biệt tài sản khách hàng Quy chế quản trị Công ty Trang 14/16 - Kiến nghị biện pháp sửa chữa, khắc phục sai sót; kiến nghị xử lý vi phạm; đề xuất biện pháp hợp lý hoá cải tiến quy trình nghiệp vụ - Soạn thảo, thẩm định loại hồ sơ, hợp đồng, giấy tờ… liên quan đến hoạt động Công ty - Cập nhật văn pháp luật liên quan đến nghiệp vụ công ty, xây dựng tin pháp luật hàng tháng - Tư vấn pháp lý cho toàn hệ thống - Tham gia giải tranh chấp liên quan đến hoạt động Công ty MỤC C: NGĂN NGỪA XUNG ĐỘT LỢI ÍCH Điều 27 Trách nhiệm trung thực tránh xung đột quyền lợi thành viên Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát, Tổng giám đốc điều hành, cán quản lý khác Thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát, Tổng Giám đốc điều hành, cán quản lý khác phải cơng khai lợi ích liên quan theo quy định Điều lệ Công ty, Luật Doanh nghiệp văn pháp luật liên quan Thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát, Tổng Giám đốc điều hành, cán quản lý khác người liên quan tới thành viên không phép sử dụng hội kinh doanh mang lại lợi ích cho Cơng ty mục đích cá nhân; khơng sử dụng thơng tin có nhờ chức vụ để tư lợi cá nhân hay để phục vụ lợi ích tổ chức cá nhân khác Công ty không cấp khoản vay bảo lãnh cho thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát, Tổng giám đốc điều hành, cán quản lý khác người có liên quan tới thành viên nêu trên, trừ Đại hội đồng cổ đơng có định khác Thành viên Hội đồng quản trị không biểu giao dịch mà thành viên người có liên quan đến thành viên tham gia Các thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát, Tổng giám đốc điều hành, cán quản lý khác người có liên quan tới thành viên nêu không sử dụng thông tin chưa phép công bố công ty tiết lộ cho người khác để thực giao dịch có liên quan MỤC D: BÁO CÁO VÀ CÔNG BỐ THÔNG TIN Điều 28 Nghĩa vụ cơng bố thơng tin Cơng ty có nghĩa vụ cơng bố đầy đủ, xác kịp thời thông tin định kỳ bất thường theo quy định Pháp luật Việc công bố thông tin thực theo phương thức nhằm đảm bảo cổ đơng, khách hàng tiếp cận cách cơng Ngôn từ công bố thông tin cần rõ ràng, dễ hiểu tránh gây hiểu lầm cho cổ đông khách hàng Quy chế quản trị Công ty Trang 15/16 Điều 29 Trách nhiệm báo cáo công bố thông tin thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát, Tổng giám đốc điều hành Thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát, Giám đốc (Tổng giám đốc) điều hành người có liên quan có trách nhiệm báo cáo công bố thông tin giao dịch theo quy định Pháp luật Điều 30 Báo cáo Phụ trách Phòng/Ban/Đơn vị kinh doanh Phụ trách Phòng/Ban/Đơn vị kinh doanh có trách nhiệm Báo cáo định kỳ hoạt động Đơn vị theo quy định Quy trình báo cáo cơng bố thơng tin Bộ phận tiếp nhận báo cáo: Thư ký Công ty (trực tiếp qua email) MỤC E: TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 31 Điều khoản thi hành Quy chế có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký Việc thay thế, sửa đổi, bổ sung Quy chế Tổng Giám đốc định Phụ trách Phòng, Ban TVSI; Giám đốc Chi nhánh, Đơn vị trực thuộc cá nhân liên quan có trách nhiệm thi hành Quy chế Quy chế quản trị Công ty Trang 16/16 ... BỘ MÁY QUẢN TRỊ CƠNG TY Điều Đại hội đồng cổ đơng Đại hội đồng cổ đông gồm tất cổ đơng có quy? ??n biểu quy? ??t, quan định cao Công ty Công ty quy định cụ thể trình tự, thủ tục tri? ??u tập biểu Đại hội... Cơng ty CP Chứng khốn Tân Việt Điều Giải thích từ ngữ Trong Quy chế này, từ ngữ hiểu sau: a) “Cơng ty/ TVSI” có nghĩa Cơng ty cổ phần Chứng khốn Tân Việt b) “Người có liên quan? ?? cá nhân tổ chức quy. .. việc uỷ quy? ??n đại diện tham gia Đại hội đồng cổ đông Hàng năm công ty phải tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên theo quy định Luật Doanh nghiệp Công ty phải quy định Điều lệ Công ty quy định