Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh

Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần Nagakawa Việt Nam - Chi nhánh Hà Nội

Lời mở đầu Ngày nay, khi nền kinh tế ngày càng phát triển thì mức sống của ngời dân ngày càng đợc nâng cao. Nhu cầu của họ không còn là ăn no, mặc ấm mà là ăn ngon, mặc đẹp. Vì vậy, để đáp ứng nhu cầu đó, các doanh nghiệp không ngừng cố gắng sản xuất bán hàng nhằm cung cấp cho thị trờng những sản phẩm đẹp về mẫu mã, đa dạng về chủng loại, uy tín về chất lợng Có thể nói, doanh thu bán hàng và kết quả bán hàng có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Nó phản ánh năng lực sản xuất bán hàng của doanh nghiệp. Khi doanh thu cao, đủ bù đắp chi phí đã bỏ ra, doanh nghiệp có lãi, tạo điều kiện tăng thu nhập cho ngời lao động, bản thân doanh nghiệp có cơ sở tái sản xuất, mở rộng qui mô bán hàng; và ngợc lại. Nh vậy, kết quả từ việc bán hàng là cơ sở để lập phơng án phân phối thu nhập, là căn cứ để phát triển sản xuất bán hàng ở đơn vị. Nhận thức đợc tầm quan trọng của việc bán hàng, của chỉ tiêu kết quả bán hàng, cùng với quá trình thực tập tại Công ty cổ phần Nagakawa Việt Nam Chi Nhánh Hà Nội , tôi đã chọn đề tài Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh cho bài Chuyên đề thực tập của mình. Chuyên đề thực tập gồm ba chơng: Ch ơng I : Lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Ch ơng II : Thực trạng về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở công ty cổ phần Nagakawa Việt Nam - Chi nhánh Hà Nội Ch ơng III : Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần Nagakawa Việt Nam - Chi nhánh Hà Nội. Do kiến thức còn hạn chế cũng nh thời gian thực tập ngắn, bài Chuyên đề thực tập không tránh khỏi sai sót, tôi rất mong đợc nhận đợc sự góp ý của các thầy cô giáo cùng toàn thể các bạn. Hà Nội, ngày12 tháng 04 năm 2010 Sinh viên Đào Ngọc Thuỷ Hc Vin Ti Chớnh K Toỏn Chuyờn Thc Tp Chơng 1: Lý LUậN CHUNG về kế toán bán hàng và xác định kết quả Kinh doanh trong các doanh nghiệp thơng mại 1.1 Sự cần thiết và nhiệm vụ kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh 1.1.1 Bản chất của quá trình bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Bán hàng (tiêu thụ) là quá trình chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng và đồng thời thu đợc tiền hoặc dành đợc quyền thu tiền. Trong điều kiện thị trờng cạnh tranh gay gắt, kết quả của việc bán hàng thực sự đã trở thành vấn đề sống còn của các doanh nghiệp đặc biệt trong các doanh nghiệp thơng mại, bởi một mặt nó phản ánh chất lợng hàng hoá , dịch vụ do doanh nghiệp cung cấp, mặt khác đó là cơ sở đánh giá một quá trình sản xuất bán hàng, là căn cứ phát triển sản xuất ở doanh nghiệp. Chính vì thế, việc tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là công cụ quản lý kinh tế có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Đây là quá trình kế toán viên hạch toán tất cả nghiệp vụ bán hàng, các nghiệp vụ kế toán liên quan phát sinh trong kỳ vào các sổ sách kế toán thích hợp nhằm xác định kết quả kinh doanh thu đợc từ hoạt động bán hàng đó. 1.1.2.Yêu cầu quản lý bán hàng và xác định kết quả kinh doanh - Đối với bản thân doanh nghiệp: Cán bộ quản lý có cơ sở lập phơng án phân phối thu nhập, cũng nh xác định phơng hớng, nhiệm vụ trong thời gian tới. - Đối với cơ quan Nhà nớc: Là điều kiện giúp Nhà nớc nắm đợc hiệu quả sản xuất bán hàng ở đơn vị; từ đó có chính sách kinh tế hợp lý, điều chỉnh các quy chế quản lý, bổ sung các chính sách xã hội. Đồng thời Nhà nớc cũng xem xét đợc các nguồn thu (nộp ngân sách, tính khấu hao tài sản có định, thu các loại thuế cho hợp lý). - Đối với các tổ chức kinh tế: là căn cứ tham gia liên doanh, góp phần đầu t đảm bảo khả năng thanh toán công nợ và các quan hệ xã hội khác trong cung cấp nguyên vật liệu, lập hợp đồng kinh tế. 1.1.3 Sự cần thiết và nhiện vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh . SVTH: o Ngc Thy Lp: K36 - BQP 2 Hc Vin Ti Chớnh K Toỏn Chuyờn Thc Tp Xuất phát từ ý nghĩa và sự cần thiết trên thì nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là: - Phản ánh và giám sát kế hoạch bán hàng; tính toán và phản ánh chính xác kịp thời doanh thu bán hàng. - Ghi chép và phản ánh kịp thời các khoản giảm trừ để xác định chính xác doanh thu bán hàng thuần. - Tính toán chính xác, đầy đủ và kịp thời kết quả kinh doanh 1.2 Nội dung của kế toán bán hàng 1.2.1 Các phơng thức bán hàng và các phơng thức thanh toán Để tồn tại và phát triển các doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phơng thức bán hàng sau đây sao cho phù hợp với đặc điểm của đơn vị mình: * Phơng thức bán hàng trực tiếp: Theo phơng thức này, khi doanh nghiệp giao hàng hoá, thành phẩm hoặc lao vụ, dịch vụ cho khách hàng, đồng thời đợc khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán ngay. Nh vậy quá trình chuyển giao hàng và ghi nhận doanh thu diễn ra đồng thời với nhau, tức là đảm bảo các điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng. * Phơng thức gửi hàng: Theo phơng thức này, định kỳ doanh nghiệp sẽ gửi hàng cho khách hàng theo những thoả thuận trong hợp đồng. Khách hàng có thể là những đơn vị nhận bán hàng đại lý hoặc là những khách hàng mua thờng xuyên theo hợp đồng kinh tế. Khi xuất kho hàng hoá giao cho khách hàng thì số hàng hoá đó vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp vì cha thoả mãn 5 điều kiện ghi nhận doanh thu. Khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thnah toán kế toán ghi nhận doanh thu do lúc đó doanh nghiệp đã chuyển các lợi ích gắn với quyền sở hữu hàng hoá cho khách hàng. Bên cạnh đó còn có các trờng hợp tiêu thụ khác nh: + Bán hàng theo phơng thức hàng đổi hàng. + Biếu tặng thành phẩm, hàng hoá đợc tranh trải bằng phơng thức khen th- ởng, phúc lợi. + Doanh nghiệp dùng sản phẩm trả lơng cho cán bộ công nhân viên SVTH: o Ngc Thy Lp: K36 - BQP 3 Hc Vin Ti Chớnh K Toỏn Chuyờn Thc Tp Nh vậy, dù bán theo phơng thức nào, thì thời điểm để doanh nghiệp kết thúc nghiệp vụ bán và ghi sổ các chỉ tiêu liên quan của khối lợng hàng luân chuyển là: thời điểm kết thúc việc giao nhận quyền sở hữu về hàng hoá và hoàn tất các thủ tục bán hàng: thay vì mất quyền sở hữu về hàng hoá bán doanh nghiệp đợc quyền sở hữu về khoản tiền thu bán hàng hoặc khoản nợ phải thu với khách hàng mua hàng của mình. 1.3 Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 1.3.1 Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong các hình thức kế toán Hình thức kế toán là hệ thống tổ chức sổ kế toán bao gồm số lợng sổ, kết cấu mẫu sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ đợc sử dụng để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hoá số liệu từ chứng từ gốc theo một trình tự và phơng pháp ghi sổ nhất định nhằm cung cấp các tài liệu có liên quan đến các chỉ tiêu kinh tế, tài chính, phục vụ việc lập báo cáo kế toán. Hiện nay các doanh nghiệp đang sử dụng một trong các hình thức: + Hình thức kế toán Nhật ký sổ cái. + Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. + Hình thức kế toán Nhật ký chung. + Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ. Doanh nghiệp lựa chọn hình thức kế toán phù hợp sử dụng trong công tác kế toán sẽ phát huy đầy đủ vai trò kế toán trong quản lý có hiệu quả các hoạt động kinh tế tài chính, thúc đẩy đơn vị phát triển. 1.3.1.1 Hình thức kế toán Nhật ký sổ cái Đặc điểm của hình thức kế toán này là sử dụng Sổ Nhật ký Sổ cái làm sổ kế toán tổng hợp duy nhất để ghi chép tất cả các hoạt động kinh tế tài chính theo thứ tự thời gian và theo hệ thống. Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong hình thức này gồm sổ Nhật ký sổ cái và các sổ kế toán chi tiết. + Sổ Nhật ký sổ cái: là sổ kế toán sử dụng để ghi các hoạt động kinh tế tài chính vừa theo thứ tự thời gian, vừa theo hệ thống. SVTH: o Ngc Thy Lp: K36 - BQP 4 Hc Vin Ti Chớnh K Toỏn Chuyờn Thc Tp + Sổ kế toán chi tiết: là sổ kế toán sử dụng để ghi các hoạt động kinh tế tài chính theo yêu cầu quản lý chi tiết, cụ thể của đơn vị đối với các hoạt động kinh tế tài chính đó (ghi theo từng tài khoản kế toán chi tiết). 1.3.1.2 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Đặc điểm của hình thức này là các hoạt động kinh tế tài chính đợc phản ánh ở chứng từ gốc đều đợc phân loại, tổng hợp, lập chứng từ ghi sổ, sau đó sử dụng chứng từ ghi sổ để ghi Sổ cái các tài khoản. Trong hình thức này, việc ghi sổ theo thứ tự thời gian tách rời việc ghi sổ theo hệ thống trên 2 loại sổ kế toán tổng hợp khác nhau: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ cái các tài khoản. Hệ thống sổ kế toán sử dụng: + Sổ cái các tài khoản: là sổ kế toán tổng hợp sử dụng để ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính theo từng tài khoản kế toán tổng hợp (Sổ ghi theo hệ thống). + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các hoạt động kinh tế tài chính đã tổng hợp trong Chứng từ ghi sổ theo thứ tự thời gian. + Sổ kế toán chi tiết cũng giống sổ kế toán chi tiết trong hình thức kế toán Nhật ký Sổ cái. 1.3.1.3 Hình thức kế toán Nhật ký chung: Đặc điểm của hình thức này là sử dụng Sổ Nhật ký chung để ghi chép tất cả các hoạt động kinh tế tài chính theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản sau đó sử dụng số liệu ở Sổ Nhật ký chung để ghi sổ cái các tài khoản liên quan. Hệ thống sổ: + Sổ Nhật ký chuyên dùng: là sổ kế toán tổng hợp sử dụng để ghi riêng các hoạt động kinh tế tài chính cùng loại diễn ra nhiều lần trong quá trình hoạt động của đơn vị phục vụ yêu cầu quản lý riêng đối với hoạt động kinh tế tài chính đó, nh: Sổ Nhật ký thu tiền,Sổ Nhật ký chi tiền, Sổ Nhật ký mua hàng, Sổ Nhật ký bán hàng. + Sổ Nhật ký chung: là sổ kế toán tổng hợp sử dụng để ghi chép tất cả các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản. SVTH: o Ngc Thy Lp: K36 - BQP 5 Hc Vin Ti Chớnh K Toỏn Chuyờn Thc Tp + Sổ cái các tài khoản: là sổ kế toán tổng hợp sử dụng để ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính theo từng tài khoản kế toán tổng hợp. + Sổ kế toán chi tiết: là sổ kế toán sử dụng để ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính theo yêu cầu quản lý chi tiết, cụ thể của đơn vị đối với hoạt động kinh tế tài chính đó (ghi theo từng tài khoản kế toán chi tiết). 1.3.1.4 Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ: Đặc điểm chủ yếu của hình thức này là các hạot động kinh tế tài chính đợc phản ánh ở chứng từ gốc đều đợc phân loại để ghi vào sổ Nhật ký chứng từ, cuối tháng tổng hợp số liệu từ các sổ Nhật ký chứng từ ghi vào sổ cái các tài khoản. Hệ thống sổ: + Sổ Nhật ký chứng từ: là sổ kế toán đợc sử dụng để ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính theo số phát sinh bên Có của từng tài khoản kế toán có quan hệ đối ứng với bên Nợ các tài khoản khác có liên quan. Sổ Nhật ký chứng từ có 2 loại mẫu sổ: Sổ Nhật ký chứng từ xây dựng theo mẫu sổ kiểu nhiều cột, Sổ Nhật ký chứng từ xây dựng theo mẫu sổ kiểu bàn cờ. + Sổ cái các tài khoản: là sổ kế toán tổng hợp đợc xây dựng theo mẫu sổ kiểu bàn cờ theo từng tài khoản kế toán tổng hợp đợc sử dụng cho cả năm để ghi vào cuối tháng các hoạt động kinh tế tài chính đã đợc hệ thống hoá trên các sổ Nhật ký chứng từ theo quan hệ đối ứng ghi Nợ tài khoản đối ứng với ghi Có các tài khoản liên quan, còn phần ghi Có tài khoản đợc ghi theo tổng số. + Sổ kế toán chi tiết: cũng giống nh sổ kế toán chi tiết trong các hình thức kế toán khác, đợc sử dụng để ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính một cách chi tiết, cụ thể theo yêu cầu quản lý cụ thể, chi tiết đối với các hoạt động kinh tế tài chính đó mà trên sổ Nhật ký chứng từ cha kết hợp đợc kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. 1.3.2.Chứng từ sử dụng Trong quá trình bán hàng kế toán sử dụng vào các chứng từ kế toán sau: - Hóa đơn GTGT (Mẫu 01 - GTKT) - Hóa đơn bán hàng (Mẫu 02-GTTT) SVTH: o Ngc Thy Lp: K36 - BQP 6 Hc Vin Ti Chớnh K Toỏn Chuyờn Thc Tp - Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi (Mẫu 01-BH) - Hoá đơn thuê kho,bãi hoặc thuê bốc dỡ vận chuyển - Phiếu xuất kho - Hợp đồng kinh tế - Các chứng từ thanh toán nh: Giấy báo Nợ,Giấy báo Có của NH . - Các chứng từ kế toán liên quan nh : Phiếu Thu, Phiếu Chi . 1.3.3.Tài khoản sử dụng : Trong quá trình bán hàng kế toán sử dụng một số tài khoản chủ yếu sau: TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc TK 521 - Chiết khấu thơng mại TK 531 - Hàng bán bị trả lại TK 532 - Giảm giá hàng bán TK 156 - Hàng Hoá TK 157 - Hàng gửi bán TK 632 - Giá vốn hàng bán TK 641 - Chi phí bán hàng TK 642 - Chi Phí QLDN Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác nh: TK 111, TK 112, TK 131, 1.3.4. Kế toán giá vốn hàng bán 1.3.4.1. Các ph ơng pháp tính trị giá vốn hàng bán Trị giá vốn hàng bán là toàn bộ chi phí liên quan đến quá trình bán hàng, gồm có trị giá vốn của hàng xuất kho để bán, chi phí bán hàng và chi phi quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ. Việc xác định trị giá vốn hàng bán là cơ sở để tính kết quả hoạt động bán hàng. Tuỳ từng loại hình doanh nghiệp, mà trị giá vốn hàng bán đợc xác định khác nhau. Đối với các doanh nghiệp thơng mại trị giá vốn của hàng xuất kho để bán bao gồm: Trị giá mua thực tế của hàng xuất kho để bán và chi phí mua hàng phân bổ cho số hàng đã bán. Kế toán có thể chọn một trong só các tiêu chuẩn sau đây để phân bổ chi phí mua hàng: Số lợng, Trọng lợng, Trị giá thực tế của hàng hoá. SVTH: o Ngc Thy Lp: K36 - BQP 7 Hc Vin Ti Chớnh K Toỏn Chuyờn Thc Tp Khi đó : Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ = Chi phí mua hàng của hàng tồn đầu kỳ + Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ Trị giá mua của hàng tồn cuối kỳ + Trị giá mua của hàng xuất trong kỳ Do chi phí mua hàng liên quan đến nhiều chủng loại hàng hoá, liên quan đến cả khối lợng hàng bán ra trong kỳ và hàng hoá đầu kỳ, cho nên cần phân bổ chi phí mua hàng cho hàng đã bán ra trong kỳ và hàng tồn đầu kỳ. Trị giá vốn thực tế hàng bán trong kỳ = Trị giá mua của hàng hoá xuất bán + Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng hoá xuất bán Đối với trị giá mua của hàng xuất kho để bán đợc xác định theo một trong các phơng pháp sau: Phơng pháp 1: theo giá đích danh: Căn cứ vào số lợng xuất kho thuộc lô hàng nào và đơn giá nhập thực tế của lô hàng đó để tính. Phơng pháp này có tính chính xác cao nhng chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp có hàng hoá ít và có khả năng quản lý chi tiết tới từng lô hàng. Phơng pháp 2: theo giá thực tế bình quân gia quyền. Giá thực tế của hàng xuất kho = Số lợng hàng xuất kho x Đơn giá thực tế bình quân Đơn giá thực tế bình quân = Giá mua thực tế của hàng tồn kho đầu kỳ + Giá mua thực tế hàng nhập trong kỳ Số lợng hàng tồn đầu kỳ + Số lợng hàng nhập trong kỳ Phơng pháp này tuy có tính u việt hơn hai phơng pháp trên là theo dõi trị giá xuất thờng xuyên hơn, nhng đôi khi nó không phán ánh trung thực thực trạng sản xuất bán hàng, che đậy sự biến động về giá của thành phẩm. Phơng pháp 3: theo phơng pháp FIFO SVTH: o Ngc Thy Lp: K36 - BQP 8 Hc Vin Ti Chớnh K Toỏn Chuyờn Thc Tp Hàng hoá nào nhập kho trớc thì xuất trớc. Trị giá vốn thực tế hàng hoá xuất kho trong kỳ tính theo đơn giá thực tế nhập trớc. Đối với lợng hàng hoá nhập trớc, số còn lại đợc tính theo đơn giá của những lần nhập tiếp theo.Phơng pháp này phù hợp với công tác bảo quản thành phẩm tại kho. Trị giá vốn thực tế hàng tồn kho và xuất kho đợc phản ánh sát với giá trị thực tế. Phơng pháp 4: theo phơng pháp LIFO Hàng hoá nào nhập sau thì xuất trớc, lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Tuy nhiên kế toán ít sử dụng phơng pháp này. Ngoài ra kế toán có thể sử dụng các phơng pháp khác để tính trị giá vốn của hàng xuất bán: phơng pháp giá thực tế tồn đầu kỳ, phơng pháp giá hạch toán. Sau khi xác định đợc trị giá vốn hàng bán kế toán ghi phiếu xuất kho, hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ nhằm đảm bảo theo dõi kịp thời sự biến động của trị giá hàng trong kho. Đồng thời nếu chắc chắn xác định là hàng đã đợc tiêu thụ thì kế toán sẽ viết hoá đơn bán hàng, và một số hoá đơn, chứng từ liên quan khác đảm bảo đủ điều kiện ghi nhận doanh thu. 1.3.4.2. Kế toán giá vốn hàng bán - Tài khoản sử dụng: TK 632 - Giá vốn hàng bán: Phản ánh trị giá vốn của hàng hoá, lao vụ dịch vụ đã bán, các khoản chi phí nguyên vật liệu, nhân công giá trị khấu hao hụt vốn đợc tính vào giá vốn hàng bán cũng nh trích lập và hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. - Đối với doanh nghiệp kế toán hàng hoá tồn kho theo phơng pháp kê khai th- ờng xuyên: SVTH: o Ngc Thy Lp: K36 - BQP 9 Học Viện Tài Chính Kế Toán Chuyên Đề Thực Tập SVTH: Đào Ngọc Thủy Lớp: K36 - BQP TK 156, 1381 TK 156 TK 632 TK 156 TK 111, 112, 331 TK 159 TK 911 TK 159 TK 133 TK 157 (1) (2) (3) (4) (6) (7) (11) (8) TK 157 (9) (10) (5) 10 . về kế toán bán hàng và xác định kết quả Kinh doanh trong các doanh nghiệp thơng mại 1.1 Sự cần thiết và nhiệm vụ kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh. luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Ch ơng II : Thực trạng về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở công ty cổ phần