Quy dinh ve the thuc va ky thuat trinh bay van ban

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY ĐỊNH Về thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Đại học Quốc gia Hà Nội (Ban hành theo Quyết định số 1393/2008 /QĐ-ĐHQGHN, ngày 14 tháng năm 2008) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi đối tượng điều chỉnh Quy định quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN); áp dụng Cơ quan ĐHQGHN, trường đại học, viện nghiên cứu, khoa, trung tâm, đơn vị trực thuộc ĐHQGHN (sau gọi chung đơn vị) Thể thức kỹ thuật trình bày văn trao đổi với đại học, trường đại học, viện, trung tâm nghiên cứu, quan, tổ chức, cá nhân nước thực theo thông lệ quốc tế Điều Giải thích từ ngữ Trong Quy định này, từ ngữ hiểu là: - “Văn hành chính” ĐHQGHN bao gồm: Nghị quyết, định, quy chế, quy định, hướng dẫn, báo cáo, chương trình, kế hoạch, đề án, phương án, biên bản, công văn, công điện, tờ trình, thông báo, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển - “Thể thức văn hành chính” tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần chung áp dụng loại văn hành (Quốc hiệu; tên đơn vị ban hành văn bản; số, ký hiệu văn bản; địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên loại trích yếu nội dung văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; dấu đơn vị; nơi nhận; dấu mức độ khẩn, mật) thành phần bổ sung trường hợp cụ thể Đối với công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển, thành phần chung nêu trên, bổ sung địa đơn vị, địa E-mail, số điện thoại, số Fax, số Telex 2 - “Bản gốc văn bản” thảo cuối người có thẩm quyền duyệt - “Bản văn bản” hoàn chỉnh nội dung thể thức văn đơn vị ban hành Bản làm thành nhiều có giá trị - “Bản y chính” đầy đủ, xác nội dung văn bản, thực từ - “Bản trích sao” phần nội dung văn bản, thực từ - “Bản lục” đầy đủ, xác nội dung văn bản, thực từ y - “Kỹ thuật trình bày văn bản” áp dụng văn hành bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ chi tiết trình bày khác soạn thảo máy vi tính, văn làm mẫu in sẵn; không bao gồm văn in thành sách, in báo, tạp chí ấn phẩm khác Chương II QUY ĐỊNH VỀ THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN Điều Phông chữ trình bày văn Phông chữ sử dụng để trình bày văn phải phông chữ tiếng Việt, sử dụng phông chữ mã ký tự chữ Việt (phông chữ tiếng Việt Unicode, Times New Roman) theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 Điều Các thành phần thể thức văn vị trí trình bày thành phần thể thức văn Các thành phần thể thức văn - Áp dụng chung loại văn hành (trừ văn có ghi tên loại ban hành theo định): Quốc hiệu; tên đơn vị ban hành văn bản; số, ký hiệu văn bản; địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên loại trích yếu nội dung văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; dấu đơn vị; nơi nhận; dấu mức độ khẩn, mật) thành phần bổ sung trường hợp cụ thể - Áp dụng chung loại văn hành có ghi tên loại (quy chế, quy định v.v ) ban hành theo định: Quốc hiệu; tên đơn vị ban hành văn bản; tên loại trích yếu nội dung văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; dấu đơn vị Vị trí trình bày thể thức văn Vị trí trình bày thành phần thể thức văn thực theo Sơ đồ bố trí thành phần thể thức văn Phụ lục II kèm theo Quy định Điều Quốc hiệu Quốc hiệu bao gồm hai dòng chữ “Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam” “Độc lập - Tự - Hạnh phúc”, trình bày ô số 1, Phụ lục II Dòng chữ trên: “Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam” trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13 (so với cỡ chữ nội dung văn nhỏ 1), kiểu chữ đứng, đậm Dòng chữ dưới: “Độc lập - Tự - Hạnh phúc” trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (chọn cỡ chữ cỡ chữ nội dung văn bản), kiểu chữ đứng, đậm; chữ đầu từ ghép viết hoa, từ ghép có dấu gạch ngang nhỏ; phía có đường kẻ ngang, nét liền, độ dài đường kẻ độ dài dòng chữ Điều Tên đơn vị ban hành văn Tên đơn vị ban hành văn bao gồm tên đơn vị chủ quản cấp trực tiếp (nếu có) tên đơn vị ban hành văn bản; trình bày ô số Phụ lục II, dòng chữ quốc hiệu Tên đơn vị ban hành văn phải ghi đầy đủ theo tên gọi thức văn thành lập, quy định tổ chức máy, giấy phép hoạt động công nhận tư cách pháp nhân quan, tổ chức có thẩm quyền Tên đơn vị chủ quản cấp trực tiếp trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13 (bằng cỡ chữ quốc hiệu, dòng trên), kiểu chữ đứng Tên đơn vị ban hành văn trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13 (bằng cỡ chữ quốc hiệu, dòng trên), kiểu chữ đứng, đậm; phía có đường kẻ ngang, nét liền; độ dài đường kẻ từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ Điều Số, ký hiệu văn Số ký hiệu văn hành trình bày ô số 3, Phụ lục II Số nghị quyết, định ban hành văn quy phạm nội (quy chế, quy định), chương trình, kế hoạch công tác năm trở lên số thứ tự văn đơn vị ban hành năm năm ban hành văn Số ghi chữ số Ả-rập, số 01 vào ngày 01 tháng 01và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; năm ban hành văn phải ghi đầy đủ số Số loại văn hành khác số thứ tự đăng ký văn đơn vị ban hành năm Số văn ghi chữ số Ả-rập, số 01 vào ngày 01 tháng 01và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Ký hiệu nghị quyết, định ban hành văn quy phạm nội bộ, chương trình, kế hoạch công tác (1 năm trở lên) bao gồm chữ viết tắt tên loại văn chữ viết tắt tên đơn vị ban hành văn theo Bảng chữ viết tắt Phụ lục I Quy định Ký hiệu loại văn hành khác bao gồm chữ viết tắt tên loại văn (nếu có) chữ viết tắt phận chức soạn thảo chủ trì soạn thảo văn Từ “số” trình bày chữ in thường, ký hiệu chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “số” có dấu hai chấm; số, năm ban hành văn (nếu có) ký hiệu văn có dấu gạch chéo ( / ); nhóm chữ viết tắt ký hiệu có dấu gạch nối không cách chữ Điều Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn Địa danh ghi văn tên gọi thức đơn vị hành (tên riêng tỉnh, thành phố) nơi đơn vị ban hành văn đóng trụ sở Ngày, tháng, năm ban hành văn ngày, tháng, năm văn ký ban hành Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn trình bày ô số Phụ lục II, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (chọn cỡ chữ không nhỏ cỡ chữ nội dung văn bản), kiểu chữ nghiêng; sau địa danh có dấu phẩy; số ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; số ngày nhỏ 10 tháng 1, phải ghi thêm số trước Điều Tên loại trích yếu nội dung văn Tên loại văn tên loại văn đơn vị ban hành; loại văn ban hành phải ghi tên loại, trừ công văn Trích yếu nội dung văn câu ngắn gọn cụm từ, phản ánh khái quát nội dung chủ yếu văn Tên loại trích yếu nội dung loại văn có ghi tên loại (trừ văn kèm theo định ban hành) trình bày ô số 5a; tên loại văn (nghị quyết, định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình v.v.) đặt canh (cân đối dòng) chữ in hoa, cỡ chữ từ 14 đến 15 (chọn cỡ chữ lớn cỡ chữ nội dung văn bản), kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn đặt canh giữa, tên loại văn bản, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ Tên loại trích yếu nội dung loại văn có ghi tên loại kèm theo định ban hành trình bày ô số 5a; tên loại văn (quy chế, quy định v.v.) đặt canh (cân đối dòng) chữ in hoa, cỡ chữ từ 14 đến 15 (chọn cỡ chữ lớn cỡ chữ nội dung văn bản), kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn đặt canh giữa, tên loại văn bản, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên trích yếu có dòng chữ đặt canh giữa, ngoặc đơn, ghi rõ số định, ngày tháng năm ban hành văn bản, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng 5 Trích yếu nội dung công văn trình bày ô số 5b, sau chữ viết tắt “V/v” (Về việc) chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13 (chọn cỡ chữ nhỏ cỡ chữ nội dung văn bản), kiểu chữ đứng Điều 10 Thể thức nội dung văn Nội dung văn phải bảo đảm yêu cầu sau: a) Phù hợp với hình thức văn sử dụng; b) Phù hợp với đường lối, chủ trương, sách Đảng; phù hợp với quy định pháp luật, ĐHQGHN; c) Các quy định hay vấn đề, việc phải trình bày ngắn gọn, rõ ràng, xác; d) Sử dụng ngôn ngữ viết; cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; e) Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương từ ngữ nước không thực cần thiết Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung phải giải thích văn bản; f) Không viết tắt từ, cụm từ không thông dụng Đối với từ, cụm từ sử dụng nhiều lần văn viết tắt chữ viết tắt lần đầu từ, cụm từ phải đặt ngoặc đơn sau từ, cụm từ xuất lần đầu phần văn bản); g) Việc viết hoa thực theo quy tắc tả tiếng Việt; h) Khi viện dẫn lần đầu văn có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn tên quan, tổ chức ban hành văn (trừ trường hợp luật pháp lệnh); lần viện dẫn tiếp theo, ghi tên loại số, ký hiệu văn Bố cục văn a) Nghị quyết, định bố cục theo điều, khoản, điểm; b) Các quy chế, quy định ban hành kèm theo định bố cục theo chương, mục, điều, khoản, điểm; c) Các hình thức văn hành khác theo phần, mục, khoản, điểm Điều 11 Kỹ thuật trình bày nội dung văn Nội dung văn trình bày ô số 6, Phụ lục II; trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (chọn cỡ chữ phù hợp với văn trang giấy); xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu 6pt; khoảng cách dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) từ 15pt (exactly line spacing) trở lên 6 Đối với định, văn hành có phần pháp lý để ban hành sau phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, riêng cuối kết thúc dấu phẩy Trường hợp nội dung văn bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm trình bày sau: a) Phần, chương: từ “phần”, “chương” số thứ tự phần, chương trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự phần, chương dùng chữ số La Mã Tiêu đề (tên) phần, chương đặt dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14 (bằng cỡ chữ nội dung văn bản), kiểu chữ đứng, đậm; b) Mục: từ “mục” số thứ tự mục trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự mục dùng chữ số Ả-rập Tiêu đề mục trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13 (chọn cỡ chữ nhỏ cỡ chữ nội dung văn bản), kiểu chữ đứng, đậm c) Điều: từ “điều”, số thứ tự tiêu đề điều (nếu có) trình bày chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm; d) Khoản: số thứ tự khoản điều dùng chữ số Ả-rập, dấu chấm, cỡ chữ số cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng e) Điểm: thứ tự điểm khoản dùng chữ tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng Trường hợp nội dung văn phân chia thành phần, mục từ lớn đến nhỏ trình bày sau: a) Phần (nếu có): từ “phần” số thứ tự phần trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự phần dùng chữ số La Mã Tiêu đề phần đặt dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm b) Mục: số thứ tự mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm; tiêu đề mục trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; c) Khoản: số thứ tự khoản mục dùng chữ số Ả-rập, sau có dấu chấm; số thứ tự tiêu đề khoản (nếu có) trình bày chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm; d) Điểm: thứ tự điểm khoản dùng chữ tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng Điều 12 Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền Quyền hạn, chức vụ người ký văn trình bày ô số 7a Chức vụ ghi văn chức danh lãnh đạo thức người ký văn đơn vị; ghi chức danh giám đốc, phó giám đốc, chủ tịch, phó chủ tịch, hiệu trưởng, phó hiệu trưởng, viện trưởng, phó viện trưởng v.v., không ghi lại tên đơn vị, trừ văn liên tịch, văn hai hay nhiều đơn vị ban hành Các chữ viết tắt “TM.” (thay mặt), “KT.” (ký thay), “TL.” (thừa lệnh), “TUQ.” (thừa uỷ quyền) “Q.” (quyền), quyền hạn, chức vụ người ký trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Chức vụ ghi văn tổ chức tư vấn ban hành (như ban, hội đồng v.v ) chức danh lãnh đạo người ký văn ban, hội đồng Đối với ban, hội đồng không phép sử dụng dấu đơn vị ghi chức danh người ký văn ban hội đồng Trường hợp ban hội đồng phép sử dụng dấu đơn vị ghi thêm chức danh lãnh đạo đơn vị người ký (đặt chữ ký, chữ họ tên người ký), chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng đậm Họ tên người ký văn trình bày ô số 7b; chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Các chữ viết tắt học hàm, học vị “GS.” (giáo sư), “PGS.” (phó giáo sư), “TSKH.” (tiến sĩ khoa học), “TS.” (tiến sĩ), “ThS.” (thạc sĩ) người ký văn (nếu có) chữ in hoa, cỡ chữ cỡ chữ họ tên người ký văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm Chữ ký người có thẩm quyền trình bày ô số 7c Điều 13 Ký văn Người đứng đầu đơn vị (Thủ trưởng đơn vị) có thẩm quyền ký tất văn đơn vị, trừ văn hội đồng (quyết định theo đa số; ký thay mặt) Người đứng đầu đơn vị giao cho cấp phó ký thay (KT.) văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu uỷ quyền cho cán phụ trách cấp ký thừa uỷ quyền (TUQ.) số văn mà phải ký Việc giao ký thừa uỷ quyền phải quy định văn giới hạn thời gian định Người uỷ quyền không uỷ quyền lại cho người khác Người đứng đầu đơn vị giao cho chánh văn phòng, trưởng ban (cơ quan ĐHQGHN), trưởng phòng (các đơn vị) ký thừa lệnh (TL.) số loại văn Việc giao ký thừa lệnh phải quy định cụ thể quy chế hoạt động quy định công tác văn thư đơn vị Thẩm quyền ký văn gửi cấp thủ trưởng đơn vị cấp phó thủ trưởng đơn vị 8 Không dùng bút chì; không dùng mực đỏ loại mực dễ phai để ký văn Điều 14 Đóng dấu văn Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn (đảm bảo dòng chữ dấu nằm ngang song song với dòng chữ chức danh người ký, chiều dùng mực dấu quy định Dấu đóng lên chữ ký phải đảm bảo dấu trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Điều 15 Dấu mức độ khẩn, mật Dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật, mật) đóng vào vị trí ô số 10a; dấu thu hồi đóng vào vị trí ô số 11 Dấu độ khẩn đóng vào ô số 10b Con dấu độ khẩn có hình chữ nhật, từ “hoả tốc”, “thượng khẩn” “khẩn” trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm đặt cân đối khung hình chữ nhật viền đơn Điều 16 Nơi nhận Đối với văn gửi cho đối tượng cụ thể phải ghi tên quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; văn gửi cho nhóm đối tượng nơi nhận ghi chung theo nhóm đối tượng Đối với văn có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “nơi nhận” phần liệt kê quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn bản, trình bày ô số 9b Từ “nơi nhận” trình bày dòng riêng, sau có dấu hai chấm, chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm Phần liệt kê quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn trình bày dòng riêng, chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy, riêng dòng cuối bao gồm chữ “lưu” sau có dấu hai chấm, chữ viết tắt phận lưu trữ, phận soạn thảo văn số lượng lưu (chỉ trường hợp cần thiết) đặt trọng ngoặc đơn, cuối dấu chấm Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm: a) Kính gửi: từ “kính gửi” tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn trình bày ô số 9a Phụ lục II, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng; sau từ “kính gửi” có dấu hai chấm; công văn gửi cho quan, tổ chức cá nhân từ “kính gửi” tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn trình bày dòng; trường hợp gửi cho hai quan, tổ chức, đơn vị cá nhân trở lên tên quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhóm quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận văn trình bày dòng riêng, đầu dòng có dấu gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối có dấu chấm b) Nơi nhận: phía từ "nơi nhận" từ “như trên”, tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn trình bày ô số 9b, Phụ lục II Kỹ thuật trình bày áp dụng văn có ghi tên loại nêu khoản Điều 15, quy định Điều 17 Các thành phần thể thức khác Các dẫn phạm vi lưu hành văn trình bày ô số 11, Phụ lục II; cụm từ “trả lại sau họp (hội nghị)”, “xem xong trả lại”, “lưu hành nội bộ” trình bày cân đối khung hình chữ nhật viền đơn, chữ in hoa, chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Chỉ dẫn dự thảo văn trình bày ô số 12, Phụ lục II; từ “dự thảo” cụm từ “dự thảo lần ” trình bày khung hình chữ nhật viền đơn, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Ký hiệu người đánh máy số lượng phát hành văn trình bày ô số 13, Phụ lục II; ký hiệu chữ in hoa, số lượng chữ Ả-rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng Địa đơn vị; địa E-mail; địa Website; số điện thoại, số Fax trình bày ô số 14 Phụ lục II, chữ in thường, đường kẻ nét liền kéo dài hết bề ngang vùng trình bày văn bản, trang đầu văn (đối với văn có nhiều trang) Phụ lục kèm theo văn trình bày trang giấy riêng; từ “phụ lục” số thứ tự phụ lục (trường hợp có hai phụ lục trở lên) trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; số thứ tự phụ lục dùng chữ số La Mã Số trang văn trình bày giữa, đầu trang giấy (phần header) góc phải mặt trước cuối trang giấy, góc trái mặt trang giấy (phần footer), chữ số Ả-rập, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng Điều 18 Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn Khổ giấy a) Văn hành trình bày giấy khổ A4 (210mm x 297mm) b) Các loại văn giấy giới thiệu, giấy biên nhận, phiếu gửi, phiếu chuyển trình bày giấy khổ A5 (148mm x 210mm) giấy mẫu in sẵn; báo cáo có nhiều cột bảng, biểu trình bày giấy khổ A3 Kiểu trình bày 10 Văn hành trình bày theo chiều dài trang giấy khổ A4 (định hướng in theo chiều dài) Trường hợp nội dung văn có bảng, biểu không làm thành phụ lục riêng văn trình bày theo chiều rộng trang giấy (định hướng in theo chiều rộng) Định lề trang văn (đối với khổ giấy A4): a) Trang mặt trước: - Lề trên: cách mép từ 20 – 25mm; - Lề dưới: cách mép từ 20 – 25mm; - Lề trái: cách mép trái từ 30 – 35mm; - Lề phải: cách mép phải từ 15 – 20mm b) Trang mặt sau: - Lề trên: cách mép từ 20 – 25mm; - Lề dưới: cách mép từ 20 – 25mm; - Lề trái: cách mép trái từ 15 – 20mm; - Lề phải: cách mép phải từ 30 – 35mm Điều 19 Bản văn Các thành phần thể thức trình bày trang giấy, sau phần cuối văn sao, đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang vùng trình bày văn Các hình thức bao gồm: y chính, trích sao, lục Thể thức quy định sau: Hình thức (sao y trích sao lục); tên đơn vị văn bản; số, ký hiệu văn bản; địa danh ngày, tháng, năm văn bản; chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; dấu đơn vị văn bản; nơi nhận Bản y chính, trích lục thực thẩm quyền, thể thức theo quy định có giá trị pháp lý Bản chụp dấu chữ ký văn không thực theo thể thức quy định khoản Điều này, có giá trị thông tin, tham khảo Chương III ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 20 Tổ chức thực Quy định có hiệu lực thi hành sau ngày, kể từ ngày ký Các quy định, hướng dẫn trước trái với quy định bị bãi bỏ Văn phòng ĐHQGHN có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn đơn vị thực Quy định 11 Trong trình thực hiện, có vấn đề phát sinh khó khăn, vướng mắc, đơn vị phản ánh ĐHQGHN để kịp thời giải KT GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC (Đã ký) PGS.TS Phạm Trọng Quát 12 Phụ lục I BẢNG CHỮ VIẾT TẮT (KÝ HIỆU) TÊN LOẠI VĂN BẢN, ĐƠN VỊ BAN HÀNH VĂN BẢN (Kèm theo Quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn hành ban hành theo Quyết định số 2008 /QĐ-ĐHQGHN ) I Bảng chữ viết tắt tên loại văn STT Tên loại văn Chữ viết tắt Báo cáo BC Biên BB Bản y SY Bản lục SL Bản trích TS Chương trình CTr Đề án ĐA Công điện CĐ Giấy chứng nhận CN 10 Giấy đường ĐĐ 11 Giấy giới thiệu GT 12 Giấy mời GM 13 Giấy nghỉ phép NP 14 Giấy uỷ nhiệm UN 15 Kế hoạch KH 16 Hợp đồng HĐ 17 Hướng dẫn HD 18 Nghị NQ 19 Phiếu gửi PG 20 Phiếu chuyển PC 13 21 Quyết định QĐ 22 Thông báo TB 23 Thông cáo TC 24 Tờ trình TTr II Bảng chữ viết tắt tên đơn vị ban hành văn STT Tên đơn vị Chữ viết tắt Đại học Quốc gia Hà Nội ĐHQGHN Trường Đại học Công nghệ ĐHCN Trường Đại học Khoa học Tự nhiên KHTN Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn XHNV Trường Đại học Kinh tế ĐHKT Trường Đại học Ngoại ngữ ĐHNN Khoa Luật KL Khoa Quản trị Kinh doanh QTKD Khoa Quốc tế KQT 10 Khoa Sau đại học SĐH 11 Khoa Sư phạm KSP 12 Viện Công nghệ Thông tin CNTT 13 Viện Việt Nam học Khoa học Phát triển VNH 14 Viện Vi Sinh vật Công nghệ Sinh học CNSH 15 Trung tâm Công nghệ Đào tạo Hệ thống việc làm CNĐT 16 Trung tâm Đào tạo, Bồi dưỡng Giảng viên Lý luận Chính trị TCT 17 Trung tâm Đảm bảo Chất lượng Đào tạo Nghiên cứu Phát triển Giáo dục ĐBCL 14 18 Trung tâm Giáo dục Quốc phòng GDQP 19 Trung tâm Hỗ trợ Nghiên cứu Châu Á NCCA 20 Trung tâm Nghiên cứu Phụ nữ NCPN 21 Trung tâm Nghiên cứu Tài nguyên Môi trường TNMT 22 Trung tâm Phát triển hệ thống PTHT 23 Trung tâm Thực nghiệm Giáo dục Sinh thái Môi trường Ba Vì TTBV 24 Trung tâm Nội trú Sinh viên NTSV 25 Trung tâm Thông tin - Thư viện TTTV 26 Tạp chí Khoa học TCKH 27 Bản tin ĐHQGHN BT 28 Ban Quản lý dự án xây dựng ĐHQGHN Hoà Lạc QLCDA 29 Nhà Xuất ĐHQGHN NXB 30 Nhà In ĐHQGHN NI 15 Phụ lục II SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN (Trên trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm) (Kèm theo Quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn hành ban hành theo Quyết định số 2008/QĐ-ĐHQGHN) 20-25 mm 11 5a 5b 9a 10a 10b 12 15-20 mm 30-35 mm 7a 9b 113 7c 7b 14 20-25 mm 16 Ghi chú: Ô số : Thành phần thể thức văn : Quốc hiệu : Tên quan, tổ chức ban hành văn : Số, ký hiệu văn : Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn 5a : Tên loại trích yếu nội dung văn 5b : Trích yếu nội dung công văn hành : Nội dung văn 7a, 7b, 7c : Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền : Dấu quan, tổ chức 9a, 9b : Nơi nhận 10a : Dấu mức độ mật 10b : Dấu mức độ khẩn 11 : Dấu thu hồi dẫn phạm vi lưu hành 12 : Chỉ dẫn dự thảo văn 13 : Ký hiệu người đánh máy số lượng phát hành 14 : Địa quan, tổ chức; địa E-Mail; địa Website; số điện thoại, số Telex, số Fax 17 Phụ lục III SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BẢN SAO VĂN BẢN (Trên trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm) (Kèm theo Quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn hành ban hành theo Quyết định số 2008 /QĐ-ĐHQGHN) 20-25 mm 30-35 mm 15-20 mm PHẦN CUỐI CÙNG CỦA VĂN BẢN ĐƯỢC SAO 5a 5c 5b 20-25 mm Ghi chú: Ô số : Thành phần thể thức : Hình thức sao: “sao y chính”, “trích sao” “sao lục” : Tên quan, tổ chức văn : Số, ký hiệu : Địa danh ngày, tháng, năm 5a, 5b, 5c : Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền : Dấu quan, tổ chức : Nơi nhận ... số 3, Phụ lục II Số nghị quy t, định ban hành văn quy phạm nội (quy chế, quy định), chương trình, kế hoạch công tác năm trở lên số thứ tự văn đơn vị ban hành năm năm ban hành văn Số ghi chữ số... chức ban hành văn (trừ trường hợp luật pháp lệnh); lần viện dẫn tiếp theo, ghi tên loại số, ký hiệu văn Bố cục văn a) Nghị quy t, định bố cục theo điều, khoản, điểm; b) Các quy chế, quy định ban. .. vấn ban hành (như ban, hội đồng v.v ) chức danh lãnh đạo người ký văn ban, hội đồng Đối với ban, hội đồng không phép sử dụng dấu đơn vị ghi chức danh người ký văn ban hội đồng Trường hợp ban