KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO

Báo cáo là một loại văn bản dùng để trình bày một sự việc hoặc các kếtquả hoạt động của một cơ quan, tổ chức trong một thời gian nhất định, qua đó cơquan, tổ chức có thể đánh giá tình hình thực tế của việc quản lý, lãnh đạo địnhhướng những chủ trương mới phù hợp.Báo cáo trong quản lý nhà nước là loại văn bản dùng để phản ánh tìnhhình thực tế, trình bày kết quả hoạt động công việc trong hoạt động của cơ quannhà nước, giúp cho việc đánh giá tình hình quản lý, lãnh đạo và đề xuất nhữngbiện pháp, chủ trương quản lý mới. Vì thế, báo cáo mang những đặc điểm cơbản như sau:

Chuyên đề 15 KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO Ý NGHĨA CỦA HOẠT ĐỘNG VIẾT BÁO CÁO Báo cáo loại văn dùng để trình bày việc kết hoạt động quan, tổ chức thời gian định, qua quan, tổ chức đánh giá tình hình thực tế việc quản lý, lãnh đạo định hướng chủ trương phù hợp Báo cáo quản lý nhà nước loại văn dùng để phản ánh tình hình thực tế, trình bày kết hoạt động công việc hoạt động quan nhà nước, giúp cho việc đánh giá tình hình quản lý, lãnh đạo đề xuất biện pháp, chủ trương quản lý Vì thế, báo cáo mang đặc điểm sau: - Về chủ thể ban hành: Các quan, tổ chức, doanh nghiệp có quyền nghĩa vụ ban hành báo cáo nhằm phục vụ mục đích, yêu cầu công việc cụ thể Khác với văn quy phạm pháp luật, báo cáo không mang tính xử chung, không chứa đựng quy định mang tính bắt buộc thực biện pháp chế tài Báo cáo loại văn dùng để mô tả phát triển, diễn biến công việc, vấn đề nhu cầu hoạt động quản lý lãnh đạo đặt Việc viết báo cáo tổ chức nhà nước hay tư nhân để tổng kết, đánh giá kết công việc, báo cáo việc, vấn đề gửi cho quan, tổ chức việc làm cần thiết cho trình tổ chức quản lý nhà nước - Về lý viết báo cáo: Báo cáo viết định kỳ viết theo yêu cầu công việc quan quản lý (vì lý đột xuất, bất thường) Các quan cấp tiếp nhận báo cáo dùng phương tiện để kiểm tra, kiểm soát hoạt động quan, đơn vị trực thuộc để tổng kết công tác theo thời kỳ hay phạm vi định - Về nội dung báo cáo: Trong báo cáo thường mang nội dung khác tính chất việc buộc phải báo cáo theo yêu cầu công việc mà đối tượng dự định báo cáo định Nội dung báo cáo phong phú Nội dung báo cáo trình bày, giải thích kết hoạt động, ưu điểm, khuyết điểm, nguyên nhân học kinh nghiệm để phát huy để ngăn ngừa cho thời gian tới Nội dung báo cáo trình bày việc đột xuất xảy báo cáo kết hoạt động quan, tổ chức lĩnh vực hoạt động khoảng thời gian xác định (5 năm, 10 năm, ) Hoạt động quản lý chuỗi tác động không ngừng chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý nhằm đạt mục tiêu chủ thể đề Các hoạt động quản lý sau tiếp nối, dựa kết tác động quản lý trước Với tính chất loại văn mang tính mô tả, trình bày công việc, hoạt động viết báo cáo có ý nghĩa cho người nhận báo báo người gửi báo cáo 1.1 Báo cáo phương tiện truyền dẫn thông tin, để quan cấp định quản lý Trong trình thực hoạt động quản lý nhằm đạt mục tiêu, việc định đóng vai trò quan trọng Tuy nhiên, định quản lý quan, tổ chức, doanh nghiệp phải dựa định Báo cáo loại văn hành thông thường có khả mang lại thông tin thiết thực cho việc định chủ thể quản lý Chính lẽ đó, hoạt động viết báo cáo cấp gửi lên cấp giúp quan, tổ chức cấp nắm tình hình hoạt động quan, tổ chức cấp trước định, nhằm hướng hoạt động quản lý đến mục tiêu định Mặt khác, thông qua báo cáo, quan quản lý cấp kiểm chứng tính khả thi, phù hợp hay bất cập sách họ ban hành để sửa đổi kịp thời Các báo cáo sơ kết, tổng kết công tác, báo cáo chuyên đề tư liệu quan trọng giúp cho quan chuyên ngành, nhà khoa học nghiên cứu tổng kết vấn đề thực tiễn xã hội, tự nhiên để tham mưu cho quan quản lý nhà nước hoạch định sách, xây dựng văn quy phạm pháp luật phục vụ yêu cầu quản lý kinh tế, xã hội cách xác 1.2 Báo cáo phương tiện giải trình quan cấp với quan cấp Với tính chất loại văn mô tả việc, nội dung báo cáo phải cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết, trình bày, giải thích kết hoạt động, ưu điểm, khuyết điểm, nguyên nhân học kinh nghiệm để phát huy để ngăn ngừa thời gian tới Qua báo cáo, quan cấp nhận định kết công việc cấp dưới, khó khăn vướng mắc mà cấp gặp phải để giúp đỡ tháo gỡ nhằm thực tốt nhiệm vụ, tạo nên gắn bó chặt chẽ thực công tác cấp cấp Về nguyên tắc, nội dung báo cáo phải trung thực phân tích nguyên nhân, rút học kinh nghiệm, đề cập phương hướng, nhiệm vụ đơn vị mình, người viết báo cáo tạo tư vấn hiệu cho cấp tham khảo đưa định Ở góc độ khác, thông qua hoạt động viết báo cáo, cấp viết báo cáo (cấp dưới) phân tích, đánh giá nguyên nhân khó khăn, kiểm chứng sách cấp ban hành, có sách họ ban hành để sửa đổi, bổ sung nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý công việc CÁC LOẠI BÁO CÁO VÀ YÊU CẦU CỦA BÁO CÁO 2.1 Các loại báo cáo Báo cáo loại văn hành thông thường phong phú Dựa tiêu chí khác chia báo cáo thành loại khác - Căn vào nội dung báo cáo chia thành: báo cáo chung báo cáo chuyên đề + Báo cáo chung: báo cáo nhiều vấn đề, nhiều mặt công tác thực phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn quan Mỗi vấn đề, mặt công tác liệt kê, mô tả mối quan hệ với vấn đề, mặt công tác khác, tạo nên toàn tranh hoạt động quan Báo cáo cho phép đánh giá toàn diện lực, hiệu hoạt động quan + Báo cáo chuyên đề: báo cáo chuyên sâu vào nhiệm vụ công tác, vấn đề quan trọng Các vấn đề, nhiệm vụ khác không đề cập có thể yếu tố ảnh hưởng đến vấn đề cần báo cáo Báo cáo chuyên đề sâu đánh giá vấn đề cụ thể hoạt động quan Mục đích báo cáo chuyên đề tổng hợp, phân tích, nhận xét đề xuất giải pháp cho vấn đề nêu báo cáo - Căn vào tính ổn định trình ban hành báo cáo chia thành: báo cáo thường kỳ báo báo đột xuất + Báo cáo thường kỳ hay gọi báo cáo theo định kỳ: báo cáo ban hành sau kỳ quy định Kỳ hạn quy định viết nộp báo cáo hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm hay nhiệm kỳ Đây loại báo cáo dùng để phản ánh toàn trình hoạt động quan thời hạn báo cáo Thông thường loại báo cáo sở quan trọng để quan có thẩm quyền kiểm tra, đánh giá hoạt động cấp dưới, phát khó khăn, yếu tổ chức, nhân sự, chế hoạt động, thể chế, sách, từ đưa chủ trương, biện pháp phù hợp để quản lý + Báo cáo đột xuất: báo cáo ban hành thực tế xảy hay có nguy xảy biến động bất thường tự nhiên, tình hình kinh tế, trị, xã hội, an ninh, quốc phòng, ngoại giao Cơ quan nhà nước báo cáo theo yêu cầu cấp có thẩm quyền xét thấy vấn đề phức tạp vượt khả giải mình, cần có hỗ trợ cấp hay cần phải phản ánh tình hình với quan có thẩm quyền để quan có biện pháp giải kịp thời Loại báo cáo dùng để thông tin nhanh vấn đề cụ thể làm sở cho định quản lý nhanh nhạy, phù hợp với tình bất thường quản lý Yêu cầu tính xác kịp thời thông tin loại văn đặc biệt coi trọng - Căn theo mức độ hoàn thành công việc chia thành: báo cáo sơ kết báo cáo tổng kết; + Báo cáo sơ kết: Là báo cáo công việc tiếp tục thực Trong quản lý, có công việc lập kế hoạch, lên chương trình từ trước, có công việc thực kế hoạch phát sinh tình không dự kiến trước Dù trường hợp trình thực nảy sinh vấn đề dự liệu dự liệu chưa xác Để hoạt động quản lý có chất lượng cao, việc thường xuyên nắm bắt tình hình thực tế, đánh giá thuận lợi, khó khăn, rút kinh nghiệm, đề biện pháp mới, điều chỉnh hoạt động quản lý cho phù hợp với thực tế điều cần thiết Báo cáo sơ kết giúp cho quan có thẩm quyền đạo sát sao, kịp thời, thiết thực hoạt động cấp Các báo cáo sơ kết công tác: Nội dung báo cáo trình bày kết hoạt động quan, tổ chức khoảng thời gian định toàn kế hoạch công tác Để phục vụ quản lý công việc quan, tổ chức kế hoạch năm, chia báo cáo sơ kết công tác thành loại: Báo cáo sơ kết công tác tháng quan, tổ chức: Nội dung báo cáo công tác sơ kết tháng trình bày kết hoạt động quan, tổ chức thời gian tháng Căn vào tiêu kế hoạch hàng tháng phê duyệt quan, tổ chức cấp để thống kê, xem xét, đánh giá kết thực hiện, đưa kế hoạch cần thực tháng Thời gian báo cáo sơ kết thực kế hoạch công tác tháng tiến hành vào ngày cuối tháng Báo cáo sơ kết công tác quý: nội dung báo cáo sơ kết công tác quý trình bày kết hoạt động quan, tổ chức thời gian tháng Một năm kế hoạch công tác chia thành quý theo thứ tự thời gian Quý I: Từ tháng đến hết tháng 3; Quý II: Từ tháng đến hết tháng 6; Quý III: Từ tháng đến hết tháng 9; Quý IV: Từ tháng 10 đến hết tháng 12 Do đó, năm báo cáo sơ kết công tác quý đề có báo cáo Thời gian báo cáo sơ kết công tác quý thực vào ngày cuối quý Báo cáo sơ kết công tác tháng đầu năm: Nội dung báo cáo công tác sơ kết tháng đầu năm trình bày kết hoạt động quan, tổ chức tháng đầu năm, vạch ưu điểm, hạn chế cần khắc phục nhiệm vụ phải làm tháng lại năm + Báo cáo tổng kết: loại văn ban hành sau hoàn thành hoàn thành cách công việc định Khác với báo cáo sơ kết có mục đích tiếp tục hoàn thành công việc cách tốt nhất, báo cáo tổng kết, mục đích để đánh giá lại trình thực công việc, so sánh kết đạt với mục tiêu, nhiệm vụ đề ra, rút kinh nghiệm cho hoạt động quản lý loại tương tự sau từ việc lập kế hoạch hoạt động đến tổ chức thực hoạt động thực tế Báo cáo tổng kết thường gắn vào thời gian định, thường năm, năm, 10 năm, 15 năm, Nội dung báo cáo tổng kết năm trình bày tất mặt công tác quan, tổ chức năm thực kế hoạch; nêu rõ số liệu cụ thể đạt tiêu, kế hoạch cấp giao Trong báo cáo tổng kết năm thường nêu lên kết phấn đấu năm tất cán bộ, công chức, viên chức quan, ưu điểm yếu kém, rút học kinh nghiệm cho năm tới, khen thưởng đơn vị, cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ, kế hoạch công tác Trong báo cáo tổng kết năm cần dành phần để nói phương hướng, nhiệm vụ tiêu chủ yếu kế hoạch năm tới quan, tổ chức Vì vậy, báo cáo sơ kết công tác năm quan, tổ chức biên soạn đầy đủ, công phu, lấy ý kiến đóng góp đơn vị, cá nhân, cán chủ chốt quan, tổ chức 2.2 Yêu cầu báo cáo Trên thực tế tồn nhiều loại báo cáo điểm chung loại báo cáo thể hình thức mô tả thực tế mục đích nhằm cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước Tuy giá trị pháp lý rõ rệt thông tin biên lập thời gian địa điểm xảy việc vụ việc cụ thể báo cáo kênh thông tin quan trọng ảnh hưởng đến giá trị định quản lý Đáng lưu ý báo cáo cung cấp thông tin cho định quản lý báo cáo tự phản ánh quan ban hành báo cáo Do đó, để đạt mục tiêu đề báo cáo phải đáp ứng yêu cầu sau đây: 2.2.1 Về nội dung - Bố cục báo cáo phải đầy đủ, rõ ràng; - Thông tin xác, đầy đủ không thêm hay bớt thông tin; - Báo cáo phải trung thực, khách quan, xác; Với tính chất mô tả nhằm mục đích cung cấp thông tin cho quan có thẩm quyền định, báo cáo cần phải với thực tế Điều có nghĩa, thực tế viết ấy, không thêm thắt, suy diễn Người viết báo cáo không che giấu khuyết điểm hay đề cao thành tích mà đưa vào chi tiết, số liệu không thực tế - Báo cáo cần phải có trọng tâm cụ thể; Báo cáo sở để quan cấp người có thẩm quyền tổng kết, đánh giá tình hình ban hành định quản lý, vậy, không viết chung chung, tràn lan hay vụn vặt mà phải cụ thể có trọng tâm, xuất phát từ mục đích, yêu cầu báo cáo yêu cầu đối tượng cần nhận báo cáo - Nhận định ưu điểm hạn chế diễn thực tế; - Xác định nguyên nhân thành công nguyên nhân hạn chế vấn đề cần báo cáo; - Chỉ học kinh nghiệm xác đáng, không chung chung; - Xây dựng phương hướng, nhiệm vụ cho thời gian tới cách mạch lạc có cứ, phù hợp với điều kiện thời gian nguồn lực thực tế, có tính khả thi cao 2.2.2 Về hình thức - Sử dụng mẫu báo cáo theo quy định quan, đơn vị (nếu có) tự xây dựng mẫu báo báo phù hợp với mục đích, nội dung vấn đề cần báo cáo; - Bản báo cáo trình bày sẽ, lỗi tả hay lỗi kỹ thuật máy tính (khoảng trống hay lỗi font chữ, ); - Sử dụng cách hành văn đơn giản đơn giản, dễ hiểu, phù hợp với văn phong hành thông dụng 2.2.3 Về tiến độ, thời gian Báo cáo phải đảm bảo kịp thời Mục đích báo cáo phục vụ cho công tác quản lý nhà nước, tổ chức doanh nghiệp, thế, chậm trễ báo cáo ảnh hưởng đến việc ban hành định quản lý quan công quyền chậm trễ báo cáo doanh nghiệp ảnh hưởng đến hội kinh doanh doanh nghiệp Do đó, báo cáo cần thiết phải ban hành cách nhanh chóng, kịp thời CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CHẤT LƯỢNG CỦA BÁO CÁO Tiêu chí chung để đánh giá báo cáo có chất lượng phải hai phương diện nội dung hình thức Về nội dung báo cáo phải làm cho người đọc dễ hiểu, hiểu tính chất công việc, đánh giá thành tích hạn chế việc thực công việc nguyên nhân Phương hướng nhiệm vụ trình bày rõ ràng, mạch lạc, có sức thuyết phục nhận định vừa khoa học vừa thực tế, dự báo tính khả thi Về hình thức báo cáo phải phù hợp với nội dung báo cáo Vì thế, báo cáo có chất lượng phần nhiều chịu định người trực tiếp thực viết báo cáo Tuy nhiên, người viết báo cáo ra, chất lượng báo cáo bị chi phối nguồn thông tin quan điểm đạo người lãnh đạo 3.1 Quan điểm đạo lãnh đạo Như nêu, phần lớn trường hợp báo cáo tự phản ánh tình hình hoạt động quan, tổ chức, qua cấp có thẩm quyền đánh giá lực hoạt động quan báo cáo trình thực chức năng, nhiệm vụ Các báo cáo thường cho nhận định định quan quản lý cấp Do đó, nhiều trường hợp, lãnh đạo quan viết báo cáo thường đạo nội dung cần nhấn mạnh, chí che giấu khuyết điểm lối viết chung chung, khó nhận định để bảo vệ lợi ích ngành, địa phương mình, quan, tổ chức, doanh nghiệp không phục vụ lợi ích chung quản lý Trong trường hợp đề cao lợi ích cục thông tin báo cáo độ tin cậy cho định quản lý Cơ quan định cần phải so sánh, đối chiếu, sử dụng nhiều nguồn thông tin khác cho định 3.2 Người viết báo cáo Mặc dù báo cáo loại văn phi cá tính nhận định tình hình, người viết thường khó thoát hoàn toàn khỏi quan điểm, cách nhận định cá nhân Với việc người bi quan người lạc quan, người thiên lý trí hay thiên tình cảm đánh giá khác nhau, theo người mô tả việc, dự đoán tình hình theo cách đánh giá 3.3 Mức độ tính chất kiện cần báo cáo Quá trình hoạt động quan hay công việc cần báo cáo thường gồm nhiều kiện nối tiếp Trong trường hợp kiện diễn theo chiều tương đối ổn định dễ gây nên đánh giá người viết theo chiều hướng Điều giải thích rằng, kiện diễn theo chiều hướng tốt dần dễ tạo tâm lý lạc quan, người báo cáo không thấy hết coi nhẹ khó khăn cần khắc phục Ngược lại, kiện diễn theo hướng xấu dần, thường tạo tâm lý bi quan cho người viết báo cáo, người báo cáo nhìn thấy vấn đề với khó khăn nhiều hơn, khả giải đẩy lên độ phức tạp lớn Trong trường hợp báo cáo có nhiều kiện phải phản ánh nhiều tạo áp lực tâm lý nhận định sai lệch định viết báo cáo CÁC BƯỚC VIẾT BÁO CÁO 4.1 Các bước để viết báo cáo Báo cáo mẫu trình bày hay bố cục định Nếu báo cáo viết theo mẫu quy định quan, tổ chức cụ thể người soạn thảo cần thu thập liệu điền vào mẫu quy định Nếu báo cáo mẫu người viết báo cáo cần tiến hành theo bước sau: a Bước 1: Chuẩn bị viết báo cáo; + Xác định mục đích báo cáo theo yêu cầu cấp tính chất công việc thực định; + Thực thu thập liệu cần báo cáo Các liệu thu thập từ nguồn từ việc khảo sát thực tế hoạt động phòng bán; từ số liệu qua báo cáo phòng, ban; từ ý kiến nhận định phản hồi cán nhân viên quan, người có liên quan, báo chí; + Đối chiếu phân tích thông tin thu nhận để có thông tin xác đưa vào báo cáo; + Sắp xếp, tổng hợp liệu theo trật tự định để đưa vào báo cáo; + Dự kiến đánh giá tình hình, rút kinh nghiệm, đề xuất ý kiến lên cấp b Bước 2: Xây dựng đề cương báo cáo Yêu cầu: Dựa sở thông tin thu thập mục đích việc báo cáo, người viết cần lựa chọn thông tin vấn đề gần để đưa vào phần nội dung Các thông tin sử dụng không trích nguyên văn mà cần tóm tắt ý để vấn đề nêu cách cô đọng mang đầy đủ ý nghĩa nội dung cần nêu Đề cương báo cáo (tổng kết, sơ kết) có cấu trúc sau: Mở đầu: Nêu điểm chủ trương, công tác, nhiệm vụ giao, nêu hoàn cảnh thực với khó khăn, thuận lợi có ảnh hưởng chi phối đến kết thực Phần nội dung: (i) Tổng kết, đánh giá kết đạt so với kế hoạch đề ra, kiểm điểm việc làm được, chưa làm được, nguyên nhân đem đến kết trên; (ii) Đề phương hướng, nhiệm vụ thời gian tới Phần kết thúc: Nêu mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp thực hiện, kiến nghị, đề nghị giúp đỡ, hỗ trợ cấp hay quan chức c Bước 3: Viết báo cáo Trên sở đề cương báo cáo lãnh đạo phê duyệt dựa vào thông tin, tư liệu sưu tầm để tiến hành viết báo d Bước 4: Hoàn thiện báo cáo trình lãnh đạo duyệt Kết thúc giai đoạn viết báo cáo văn hoàn thành để trình lãnh đạo duyệt Đối với báo cáo quan trọng (báo cáo tổng kết năm năm, 10 năm trở lên), người soạn báo cáo cần dựa vào dàn ý cấu sửa chữa, bổ sung, biên tập hoàn chỉnh trình lãnh đạo phê duyệt 4.2 Các bước viết báo cáo sơ kết, báo cáo tổng kết báo cáo theo việc 4.2.1 Viết báo cáo sơ kết, tổng kết a Bước 1: Ban hành hướng dẫn chủ trương sơ kết, tổng kết Đối với báo cáo sơ kết công tác: văn hướng dẫn báo cáo thường đơn giản theo mẫu quy định Đối với báo cáo tổng kết, quan báo cáo cần ban hành văn hướng dẫn chủ trương tổng kết công tác chủ trương tổng kết chuyên đề với yêu cầu như: nội dung văn trình bày cụ thể vấn đề, số liệu phải báo cáo; ưu điểm, khuyết điểm, nguyên nhân ưu điểm, khuyết điểm; học kinh nghiệm; tiêu chuẩn bình bầu danh hiệu thi đua; quy định thời gian hoàn thành báo cáo nộp lên cấp b Bước 2: Thu thập thông tin, tư liệu để viết báo cáo Các tư liệu thông tin thu thập để viết báo cáo sơ kết báo cáo tổng kết bao gồm: (i) Các văn quy phạm pháp luật chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan, tổ chức; văn quy phạm pháp luật liên quan đến chuyên đề báo cáo; (ii) Kế hoạch công tác năm quan, tổ chức kế hoạch cấp có thẩm quyền phê duyệt; (iii) Các báo cáo sơ kết, tổng kết báo cáo chuyên đề quan, tổ chức cấp gửi đến; (iv) Tài liệu, số liệu người viết báo cáo trực tiếp khảo sát thực tế thu thập c Bước 3: Xây dựng đề cương báo cáo sơ kết, tổng kết Trên sở văn hướng dẫn tổng kết quan, tổ chức cấp trên, vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tình hình thực hoạt động thực tế quan, tổ chức để xây dựng đề cương báo cáo Đề cương báo cáo giúp người soạn thảo báo cáo trình bày nội dung xác, đầy đủ Xây dựng đề cương báo cáo tổng kết theo phần: Phần mở đầu, phần nội dung phần kết luận d Bước 4: Viết tên nội dung báo cáo - Viết tên báo cáo: Đối với báo cáo sơ kết tên báo cáo gồm mục: tên loại văn (báo cáo); nội dung báo cáo (sơ kết công tác); thời gian báo cáo (tháng quý) Đối với báo cáo tổng kết tên báo cáo phải ghi bổ sung thêm phương hướng công tác Ví dụ: "Báo cáo tổng kết năm học 2012 - 2013 phương hướng, nhiệm vụ năm học 2013 - 2014" Nếu báo cáo tổng kết chuyên đề tên báo cáo gồm ba thành phần: tên loại văn (báo cáo); nội dung báo cáo: (tổng kết + tên chuyên đề); thời gian: ( từ năm đến năm ) - Viết nội dung báo cáo: Báo cáo tổng kết năm báo cáo tổng kết chuyên đề phải gồm ba phần: Mở đầu, nội dung kết luận + Phần mở đầu: Nêu điểm chủ trương, công tác, nhiệm vụ giao, nêu hoàn cảnh thực với khó khăn, thuận lợi Phần mở đầu phải trình bày mục đích báo cáo, giúp người đọc biết nội dung báo cáo giải vấn đề + Phần nội dung: Tổng kết công tác thực phương hướng nhiệm vụ thời gian tới Tổng kết công tác: Trình bày kết đạt việc thực chức năng, nhiệm vụ, tiêu kế hoạch giao Các kết đạt phải thể số liệu cụ thể Phân tích kết đạt việc thực chức năng, nhiệm vụ, tiêu, kế hoạch Mục đích việc phân tích để người đọc, người nghe thấy việc hoàn thành tiêu, kế hoạch cấp giao mức độ (hoàn thành số lượng lớn kế hoạch, hoàn thành kế hoạch, hoàn thành vượt mức kế hoạch cấp giao) Để giải đáp mục đích này, người viết báo cáo cần lập bảng so sánh để vấn đề minh bạch, rõ ràng mang lại sức thuyết phục Mục đích thứ hai là, việc phân tích kết đạt để người thấy tiến bộ, lên hay xuống tổ chức Để gải đáp mục đích người viết báo cáo phải lập bảng so sánh số liệu thực tiêu, kế hoạch năm so với số năm cận kề trước Bài học kinh nghiệm: Trong nội dung báo cáo thiếu mục học kinh nghiệm, điều rút từ thực tiễn hoạt động, từ nguyên nhân thành công sai lầm, thiếu sót nêu phần Bài học kinh nghiệm có ích để lại phục vụ cho công tác năm sau, truyền lại cho người sau, phát huy, nhân rộng học có ích, hạn chế sai lầm, thiếu sót, khuyết điểm mà người trước mắc phải Báo cáo kết thi đua khen thưởng mục quan trọng phần nội dung báo cáo Nội dung mục trình bày tiêu chuẩn cách xét chọn đơn vị cá nhân đạt danh hiệu thi đua như: Lao động tiên tiến, chiến sỹ thi đua sở, Chiến sỹ thi đua cấp ngành, Huân chương lao động, v.v ; Trình bày mức thưởng, danh hiệu thiddua định thi đua thủ trưởng quan, tổ chức Mục công khai đánh giá kết công tác đơn vị, tổ chức cá nhân, nhằm động viên đơn vị, tổ chức cá nhân hoàn thành nhiệm vụ giao Phương hướng, nhiệm vụ công tác năm tới (hoặc năm tới): Trong báo cáo tổng kết công tác báo cáo tổng kết chuyên đề phần trình bày khái quát nội dung công tác năm tới thời gian tới vấn đề: (i) Các tiêu kế hoạch (được trình bày thành đề mục vào chức năng, nhiệm vụ tổ chức tiêu kế hoạch cấp giao); (ii) Trình bày trọng tâm, trọng điểm công tác cần thực năm tới; (iii) Các giải pháp để thực tiêu, kế hoạch nêu Phần kết luận: Đánh giá, tổng kết chung kết thực nhiệm vụ công tác quan, tổ chức phần kết luận phải nêu hai vấn đề bản: (i) Những kết chủ yếu thực nhiệm vụ công tác năm qua kiến nghị với quan, tổ chức cấp Nội dung kiến nghị cần nêu vấn đề liên quan đến nhiệm vụ, trách nhiệm quyền hạn quan, tổ chức cấp như:  Cơ chế, sách, chế độ quan, tổ chức cấp  Hỗ trợ tài chính, dự án  Hỗ trợ khoa học - công nghệ, thiết bị máy móc vật tư, đ Bước 5: Đóng góp ý kiến hoàn thiện báo cáo sơ kết, tổng kết Trường hợp báo cáo sơ kết, không cần lấy kiến đóng góp đơn vị liên quan Các số liệu ước tính mà không cần xác tuyệt đối Đối với báo cáo tổng kết yêu cầu cao Báo cáo tổng kết công tác văn quan trọng, đòi hỏi tính xác, công khai, minh bạch dân chủ đòi hỏi cần có đóng góp ý kiến đơn vị, cá nhân có liên quan Đối tượng đóng góp ý kiến cho báo cáo tổng kết cán chủ chốt đơn vị, quan, tổ chức, người có trình độ chuyên môn cao tham gia vào công việc quan trọng quan, tổ chức Về quy trình, đơn vị chủ trì viết thảo báo cáo tổng kết, sau hoàn thành thảo, đơn vị chủ trì trình lên lãnh đạo quan, tổ chức Lãnh đạo có công văn yêu cầu góp ý kiến gửi đến đối tượng đóng góp ý kiến Đơn vị chủ trì viết báo cáo tổng kết có trách nhiệm tiếp thu, tập hợp ý kiến đóng góp đơn vị cá nhân liên quan, bổ sung, chỉnh sửa hoàn thiện báo cáo tổng kết Việc đóng góp ý kiến thường nhiều vấn đề Đơn vị chủ trì viết báo cáo tổng kết cần phải vào mục đích, nội dung báo cáo để bổ sung nội dung báo cáo thiếu, sửa chữa lại nội dung số liệu trình bày chưa xác, sửa chữa lại nhận định, đánh giá chủ quan thành tích hạn chế để hoàn thiện báo cáo tổng kết trình lãnh đạo để công bố hội nghị tổng kết 4.2.2 Viết báo cáo việc Trong trình hoạt động quan, tổ chức thường xảy việc đột xuất, cố ý muốn đột xuất mang nghĩa tích cực Trong trường hợp làm xuất việc bất thường cần có tác động tương xứng từ phía chủ thể quản lý Mục đích việc viết báo cáo việc, kiện giúp cho quan quản lý cấp liên quan nắm chất việc, kiện xảy để đề chủ trương, biện pháp giải cách xác, hiệu Đối tượng viết báo cáo việc quan, tổ chức cấp có thẩm quyền giao nhiệm vụ thực công việc Nếu việc xảy có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức quan, tổ chức phải viết báo cáo Những quan, tổ chức quan có thẩm quyền giao quản lý việc nơi tiếp nhận báo cáo Các bước báo cáo theo việc: a Bước Thu thập thông tin, tư liệu - Thông tin, tư liệu liên quan đến việc sở, chứng, để trình bày báo cáo việc Mỗi việc có mối liên hệ loại thông tin, tư liệu khác Vì người viết báo cáo việc phải phân tích mối quan hệ việc để sưu tầm, thu thập đầy đủ xác thông tin, tư liệu liên quan - Yêu cầu thông tin, tư liệu: + Thông tin, tư liệu phải liên quan đến việc (thông tin, tư liệu trước lúc xảy ra, lúc xảy sau xảy vụ việc); + Thông tin, tư liệu phải xác, trung thực: nguồn thông tin đến từ người dân, người tham gia việc, người chứng kiến, máy quay tự động, báo chí,… Do đó, có thông tin, tư liệu khách quan, phản ánh việc thông tin, tư liệu mang tính thiên vị, bênh vực người đó, không khách quan Điều đòi hỏi người viết báo cáo phải có trình độ phân tích, xử lý, chọn lọc thông tin xác - Các loại thông tin, tư liệu cần thu thập: + Tài liệu thành văn (các văn liên quan); + Lời khai nhân chứng người tham gia việc, người bị hại; + Tài liệu ghi âm, ghi hình (máy móc tự động thực hiện); + Các báo cáo việc tổ chức liên quan; + Văn quy phạm pháp luật liên quan đến việc b Bước 2: Viết báo cáo việc - Viết tên gọi báo cáo việc: + Tên gọi loại văn bản: (Báo cáo việc ) + Tên loại việc xảy ra: (đình công, khiếu kiện, cháy nổ, ) + Tên địa điểm xảy việc + Thời gian xảy việc: phút, giờ, ngày, tháng, năm (nếu việc xảy nhanh bắt đầu việc dùng phút, giờ; xảy dài nghi bắt đầu tư ngày, tháng, năm) - Viết nội dung báo cáo: + Mô tả tình tiết, diễn biến việc xảy ra, ro hậu người, tài sản, trật tự, trị an; + Đánh giá bước đầu nguyên nhân dẫn đến vụ việc ( làm được); + Nêu rõ biện pháp thực nhằm giiair vụ việc tình hình thực tế sau áp dụng biện pháp để giải vụ việc đó; + Dự kiến tình huống, phản ứng, vụ việc có khả xảy dự kiến biện pháp ngăn ngừa; + Xin ý kiến đạo cấp đề nghị cấp hỗ trợ điều kiện để khắc phục hậu ứng phó với tình tiếp tục xảy Sau hoàn thành thảo báo cáo việc, người viết báo cáo đơn vị chủ trì viết báo cáo trình hồ sơ báo cáo việc lên lãnh đạo quan, tổ chức xem xét, phê duyệt phát hành thức CÁC LỖI THƯỜNG GẶP TRONG VIẾT BÁO CÁO 5.1 Lỗi trình bày báo cáo 5.1.1 Cách đánh số Đánh số thứ tự báo cáo có vai trò quan trọng việc giúp người đọc nắm cấu trúc viết Cách đánh số báo cáo phải thống theo trình tự lớn, nhỏ quán Các lỗi thường gặp đánh số theo hình thức phân cấp (ví dụ: 2.1; 2.1.1.; 2.1.1.1, báo cáo lại có mục 3.1, a., ); Hoặc đánh số không theo thứ tự (số La Mã, số nguyên, chữ hoa, ) Trong số trường hợp chương đầu viết theo số La Mã, chương sau lại đánh số theo chữ in hoa Một số báo cáo tạo mục lớn sau lại tạo mục (ví dụ: Chương II có phần 2.1 lại phần 2.2) Giải pháp cho vấn đề nên dùng LaTeX chức Style MicroSoft Word 5.1.2 Hình ảnh, bảng biểu công thức báo cáo Hình ảnh, bảng biểu chứng số liệu hình ảnh minh họa cho nhận định báo cáo trở nên rõ ràng, minh bạch thuyết phục người đọc Tuy nhiên, việc sử dụng hình ảnh, bảng biểu công thức hay gặp lỗi không liên quan đến nội dung, không rõ ràng, không giải thích,… Trong nhiều báo cáo, bảng biểu, hình ảnh không đánh số dễ gây nhầm lẫn Trong nhiều báo cáo kỹ thuật khoa học không đặt tên cho hình ảnh, bảng biểu công thức, tạo khó khăn cho việc tham khảo đến tài liệu khác Các báo cáo thường có tham chiếu "xem hình bên dưới" thừa khoảng nửa trang giấy hình lớn phải sang mặt bên Giải pháp nên đánh số đặt tên hình để viện dẫn"xem hình x" Sau đưa hình vẽ, bảng biểu đến vị trí thích hợp cho việc dàn trang Hình ảnh, bảng biểu công thức đưa vào báo cáo nhiều tác dụng với nội dung không giải thích Nhiều báo cáo để bảng biểu, hình ảnh lấp đầy báo cáo, người đọc không hiểu hình ảnh, bảng biểu mô tả gì, muốn nói Trong nhiều trường hợp bảng biểu, hình ảnh chụp từ báo cáo khác lấy từ nguồn mạng nên chất lượng hình ảnh thấp, mờ, đọc hình trường hợp người viết báo cáo nên vẽ lại 5.1.3 Lỗi sử dụng dấu câu khoảng trắng Có nhiều báo cáo viết đoạn dài mà dấu chấm câu Trong nhiều báo cáo sử dụng tùy tiện thiếu khoảng trắng viết Lưu ý sử dụng khoảng trắng là: (i) Đối với dấu câu, sau dấu chấm, chấm phẩy, hai chấm,… không đặt khoảng trắng trước sau dấu câu mà nên có dấu cách bình thường viết từ bất kỳ; (ii) Đối với dấu ngoặc đơn ngoặc kép phía dấu ngoặc khoảng trắng, phía dấu ngoặc khoảng trắng 5.1.4 Lỗi định dạng Nhiều báo cáo bị lỗi sử dụng font chữ: Font chữ thường sử dụng để viết báo cáo loại Serif Time New Roman Khi cần mô tả đoạn mã nguồn phải sử dụng loại font Monospace Couirier New, Lucida Console Monaco (Trên Mac OS) 5.2 Lỗi ngôn ngữ, văn phong Các lỗi thường gặp: sai lỗi tả, dùng từ không thích hợp báo cáo khoa học kỹ thuật dùng đại từ thứ nhất: tôi, ta, chúng tôi…, từ cảm thán, từ địa phương, văn nói,… vào báo cáo Cũng có trường hợp dùng từ lủng củng, ý không rõ ràng, ý trước mâu thuẫn với ý sau Để khắc phục lối diễn đạt lan man, không rõ ý, người viết báo cáo nên nêu câu chủ đề Các câu triển khai ý câu chủ đề 5.3 Lỗi nội dung Có nhiều báo cáo không nêu bật công việc làm mà viết vấn đề xa, không trọng tâm, liên quan đến tiêu đề báo cáo Do đó, trước viết báo cáo cần lập dàn ý chi tiết, sau dựa vào dàn ý để viết CÁC KỸ NĂNG CẦN RÈN LUYỆN Viết báo cáo hoạt động thiếu trình quản lý tổ chức, doanh nghiệp quan công quyền Ý nghĩa báo cáo đem lại tính thông tin trình định quan, tổ chức Chính vậy, để có báo cáo tốt, người viết cần rèn luyện số kỹ sau đây: 6.1 Kỹ nghe: Hiểu đánh giá mục đích, yêu cầu vấn đề cần báo cáo theo đạo lãnh đạo 6.2 Kỹ thu thập thông tin: Viết, ghi âm, thu thập tài liệu,… để có nhiều thông tin liên quan đến vụ việc, thông tin trái chiều để làm sở cho trình phân tích thông tin 6.3 Kỹ phân tích đánh giá thông tin: Người viết báo cáo nhận định vấn đề, đánh giá thông tin thông qua việc phân tích mối quan hệ thông tin, tư liệu cung cấp,đánh giá mâu thuẫn thông tin, tư liệu thu thập Trong trình thu thập chứng cứ, thông tin, tư liệu đến từ chủ thể khác có chung lợi ích hay đối kháng lợi ích Từ phân tích đó, người viết báo cáo đưa nhận định khách quan, xác 6.4 Kỹ diễn đạt: Rèn luyện, học tập kinh nghiệm báo cáo đã phát hành có nội dung tương tự gần với nội dung báo cáo định viết Hành văn báo cáo phải mạch lạc Sử dụng văn phong hành thông dụng, không dùng từ cầu kỳ, khoa trương Trong viết báo cáo, cần rèn luyện tư khách quan tránh dùng từ mang tính chủ quan, chiều 6.5 Kỹ trình bày báo cáo tốt: Nghiên cứu, rút kinh nghiệm lỗi trình bày thường gặp Sau viết xong báo cáo nhờ người có kinh nghiệm đọc lại lỗi Người viết báo cáo cần đọc lại nhiều lần để biên tập lại nội dung kiểm tra lỗi hình thức trước trình lãnh đạo XÂY DỰNG KẾ HOẠCH PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO Báo cáo văn có tính pháp lý văn quy phạm pháp luật, không mang tính cưỡng chế hay bắt buộc thực báo cáo mang ý nghĩa thông tin quan trọng cho trình định tổ chức quản lý tổ chức, quan, đơn vị doanh nghiệp Do đó, xây dựng kế hoạch phát triển kỹ viết báo cáo điều cần thiết Việc xây dựng kế hoạch phát triển kỹ viết báo cáo cần đặt quan quản lý nhà nước, quan, tổ chức, doanh nghiệp thuộc nhà nước tư nhân, cán bộ, công chức, nhân viên công ty tổ chức phi phủ Để xây dựng kế hoạch phát triển kỹ viết báo cáo, chủ thể cần nhận thức đầy đủ vấn đề sau: - Nhìn nhận vị trí, vai trò báo cáo để tránh coi nhẹ hoạt động viết báo cáo, thực viết báo cáo sơ sài, qua loa, mang tính đối phó lạm dụng báo cáo để phục vụ lợi ích riêng quan, đơn vị, ngành mình; - Thu hút nhiều người, nhiều đơn vị tham gia vào trình soạn thảo báo cáo để có cách đánh giá khách quan, xác vấn đề cần báo cáo; - Tăng cường khóa học để đào tạo, bồi dưỡng kỹ thu thập, phân tích thông tin, trình bày văn cho cán bộ, công chức nhà nước tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp có nhu cầu; - Xây dựng giáo trình chuẩn mực để giảng dạy giúp người nghiên cứu thực tốt kỹ viết báo cáo cá nhân hay báo cáo tổ chức; - Để tránh tùy tiện, lạm dụng đối phó viết báo cáo, Nhà nước cần ban hành quy định để đảm bảo chất lượng báo cáo Các vấn đề cần quy định (i) quy định quy trình soạn thảo báo cáo (ii) trách nhiệm quan soạn thảo báo cáo Trong quy trình soạn thảo báo cáo cần phân biệt quy trình soạn thảo báo cáo định kỳ với quy trình soạn thảo báo cáo đột xuất Các quy định chế độ trách nhiệm quan soạn thảo báo cáo phải ghi nhận hình thức chế tài tùy theo mức độ vi phạm tính trung thực thông tin, tính đầy đủ thông tin vi phạm thời hạn báo cáo gây hậu bất lợi cho hoạt động quản lý PHẦN CÂU HỎI Phân tích tiêu chí xác định báo cáo có chất lượng tốt 2.Hãy xác định nhân tố chi phối chất lượng báo cáo Cho ví dụ minh họa Trình bày bước viết báo cáo sơ kết, báo cáo tổng kết Quy trình ban hành báo cáo sơ kết, báo cáo tổng kết Theo anh/chị người viết báo cáo cần có kỹ gì? sao? BÀI TẬP TÌNH HUỐNG 1.Hãy nhận xét, lỗi báo cáo tổng kết năm học Trường X 2.Tại đơn vị bạn vừa qua có nhận công văn ngành triển khai hoạt động công đoàn Hãy chọn loại báo cáo viết báo cáo gửi cấp TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật ban hành văn quy phạm pháp luật năm 2008, Nxb Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh, 2008 Luật ban hành văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân năm 2004 Nguyễn Văn Thâm: Soạn thảo xử lý văn quản lý nhà nước, Nxb Chính trị quốc gia, Hà nội 2010 Vương Thị Kim Thanh: Kỹ thuật soạn thảo trình bày văn bản, Nhà xuất Trẻ, Hà nội 2006 Lương Minh Việt: Giáo trình nghiệp vụ thư ký, Nxb Hà Nội 2005  ... nội dung báo cáo - Viết tên báo cáo: Đối với báo cáo sơ kết tên báo cáo gồm mục: tên loại văn (báo cáo) ; nội dung báo cáo (sơ kết công tác); thời gian báo cáo (tháng quý) Đối với báo cáo tổng... trình ban hành báo cáo chia thành: báo cáo thường kỳ báo báo đột xuất + Báo cáo thường kỳ hay gọi báo cáo theo định kỳ: báo cáo ban hành sau kỳ quy định Kỳ hạn quy định viết nộp báo cáo hàng tuần,... báo cáo có nhiều kiện phải phản ánh nhiều tạo áp lực tâm lý nhận định sai lệch định viết báo cáo CÁC BƯỚC VIẾT BÁO CÁO 4.1 Các bước để viết báo cáo Báo cáo mẫu trình bày hay bố cục định Nếu báo