Quản trị DN Tài chính kinh doanh HUONG 2 QUAN TRI THONG TIN THOI GIAN

CHAPTER MANAGEMENT OF INFORMATION & TIME PERIODS FOR LECTURE: (HOME STUDY: 6) August 30, 2017 CHÖÔNG QUAÛN TRÒ THOÂNG TIN & THÔØI GIAN August 30, 2017 LECTURE CONTENT ■ General information systems ■ Processing documents received ■ Processing document sent ■ Records Management ■ Manage seal ■ Time Management August 30, 2017 NỘI DUNG BÀI GIẢNG ■ Tổng quát hệ thống thông tin ■ Xử lý văn thư đến ■ Xử lý văn thư ■ Quản lý hồ sơ ■ Quản lý dấu ■ Quản trị thời gian August 30, 2017 GENERAL INFORMATION SYSTEMS 1.1 THE CONCEPT OF INFORMATION ■ Information is transmitted signals, information about events, activities & will happen to many people know August 30, 2017 TỔNG QUÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN 1.1 KHÁI NIỆM THÔNG TIN ■ Thông tin truyền tín hiệu, tin tức kiện, hoạt động đã, đang, xảy cho nhiều người biết August 30, 2017 1.2 THE CONCEPT OF INFORMATION MANAGEMENT ■ Plan, organize, store and check that information systems serve the most effective management August 30, 2017 1.2 KHÁI NIỆM QUẢN TRỊ THÔNG TIN ■ Hoạch định, tổ chức, lưu giữ kiểm tra cho hệ thống thông tin phục vụ công việc quản lý hiệu August 30, 2017 1.3 CHARACTERISTICS OF INFORMATION (1) ■ Invisible quantities, can not see, hold ■ People only know the "information carriers": documents, drawings, electronic means… ■ Only valid when used, popular ■ As a result of synthesis, analysis & evaluation of the available data August 30, 2017 1.3 ĐẶC ĐIỂM CỦA THÔNG TIN (1) ■ Thông tin đại lượng vô hình, không nhìn thấy, cầm nắm ■ Con người nắm “vật mang tin”: tài liệu, hình vẽ, phương tiện điện tử v.v ■ Chỉ có giá trị sử dụng, phổ biến ■ Thông tin kết tổng hợp, phân tích, đánh giá liệu có sẵn August 30, 2017 10 TIME MANAGEMENT 6.1 CONCEPT ■ Time management is the planning, organizing and controlling the efficient use of funds over time August 30, 2017 84 QUẢN TRỊ THỜI GIAN 6.1 KHÁI NIỆM ■ Quản trị thời gian việc hoạch định, tổ chức & kiểm soát việc sử dụng hiệu quỹ thời gian August 30, 2017 85 6.2 CHARACTERISTICS OF TIME ■ Exists objectively ■ There is a limit ■ Continuous no change ■ Is one-way, not repeat ■ Value depends on the user ■ Belongs to the people ■ Scarce resources can not be accumulated (to use a rate of 60 seconds in minute) August 30, 2017 86 6.2 ĐẶC ĐIỂM CỦA THỜI GIAN ■ Tồn khách quan ■ Có giới hạn ■ Liên tục không thay đổi ■ Mang tính chiều, không lặp lại ■ Giá trị phụ thuộc vào chủ thể sử dụng ■ Thuộc người ■ Tài nguyên quý tích lũy (phải tiêu dùng với tốc độ 60 giây phút) August 30, 2017 87 6.3 CHARACTERISTICS OF TIME MANAGEMENT ■ Want to use their organization to others, need to know the organization to use their own funds ■ Schedule work so take full advantage of their funds ■ Time preference for large, important ■ Adapt to the pressure of work ■ Time monitoring the use of funds August 30, 2017 88 6.3 ĐẶC ĐIỂM QUẢN TRỊ THỜI GIAN ■ Muốn tổ chức sử dụng thời gian cho người khác, cần biết tổ chức sử dụng quỹ thời gian ■ Sắp xếp lịch làm việc cho tận dụng triệt để quỹ thời gian ■ Ưu tiên thời gian cho việc lớn, quan trọng ■ Thích ứng với áp lực công việc ■ Kiểm soát việc sử dụng quỹ thời gian August 30, 2017 89 SƠ ĐỒ QUẢN TRỊ THỜI GIAN NHẬN BIẾT NHIỆM VỤ ĐỀ RA MỤC TIÊU CỤ THỂ PHÂN TÍCH NHỮNG ĐIỀU CẦN LÀM LOẠI BỎ YẾU TỐ LÀM MẤT THỜI GIAN - Không biết nói “Không” - Ôm đồm, không giao việc - Giao tiếp August 30, 2017 SẮP XẾP CÔNG VIỆC THEO THỨ TỰ ƯU TIÊN LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN TIẾT KIỆM SỬ DỤNG HIỆU QUẢ QUỸ THỜI GIAN - Khẩn - Quan trọng - Ít quan trọng - Chủ động - Giao việc 90 6.4 CAUSE LOSS OF TIME ■ No planning or bad planning ■ Decentralized, efficient division of labor ■ Time-consuming chores ■ Lengthy telephone conversations ■ Living too long ■ Cluttered office, many documents ■ Read the documents slowly ■ Do not focus on the job August 30, 2017 91 6.4 NGUYÊN NHÂN MẤT THỜI GIAN ■ Không lập / lập kế hoạch không tốt ■ Không phân quyền, phân công ■ Tốn thời gian vào việc lặt vặt ■ Nói chuyện điện thoại dài dòng ■ Tiếp khách lâu ■ Văn phòng bừa bộn, nhiều tài liệu ■ Đọc tài liệu chậm ■ Không tập trung công việc August 30, 2017 92 6.5 TIME SAVING MEASURES ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ Plan, working schedule Now that - according to plan Focus on your current job Listed in order of priority To say "No" when necessary Take the help of everyone Teamwork, diligence August 30, 2017 93 6.5 BIỆN PHÁP TIẾT KIỆM THỜI GIAN ■ Lập kế hoạch, lịch làm việc ■ Giờ việc - theo kế hoạch ■ Tập trung vào công việc làm ■ Liệt kê công việc theo thứ tự ưu tiên ■ Phải biết nói “Không” cần thiết ■ Tận dụng giúp đỡ người ■ Làm việc theo nhóm, siêng August 30, 2017 94 6.6 TIME MANAGEMENT PRINCIPLES ■ Slow thinking, positive, quick decisions ■ Talk less, more ■ Say, think, have to go together ■ Sticking to scheduled work ■ Investing time in a scientific way ■ Always towards the intended target Respect for time / August 30, 2017 95 6.6 NGUYÊN TẮC QUẢN TRỊ THỜI GIAN ■ Suy nghĩ chậm, tích cực, định nhanh ■ Nói đi, làm nhiều ■ Nói, nghĩ, làm phải liền với ■ Bám sát công việc theo lịch trình ■ Đầu tư thời gian cách khoa học ■ Luôn hướng tới mục tiêu định ■ Tôn trọng thời gian./ August 30, 2017 96 QUESTIONS 1) Concept of information? 2) The received document processing steps? 3) Measures that effectively use the time funds? August 30, 2017 97 CÂU HỎI ÔN TẬP 1) Nêu khái niệm thông tin? 2) Nêu bước xử lý công văn đến? 3) Các biện pháp giúp sử dụng hiệu quỹ thời gian? August 30, 2017 98 ... August 30, 20 17 21 1.7 MƠ HÌNH HỆ THỐNG THƠNG TIN (2) Cơ quan, tổ chức bên ngồi Thơng tin đầu vào (Văn thư đến) Thơng tin đầu (Văn thư đi) Doanh nghiệp (Thơng tin nội bộ) August 30, 20 17 22 1.8 SAFETY... 20 17 26 MẪU DẤU CƠNG VĂN ĐẾN TT 07 /20 12/ TT-BNV 22 /11 /20 12 QLVB 50mm TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số: …………………….……… 35 mm ĐẾN Ngày: ………………… …… Chuyển: ……………………………… Lưu hồ sơ số: ………………… …… August 30, 20 17... 30, 20 17 23 1.8 AN TỒN THƠNG TIN Bảo vệ Bảo mật Thơng tin Nguy tự nhiên / người gây August 30, 20 17 24 HANDLING OF DOCUMENTS RECEIVED 2. 1 PROCESSING STEPS (1) Classification of writing (2) Open