báo cao thực tập HVHC

ĐỔI MỚI HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG UBND XÃ PHÙ ỦNG – HUYỆN ÂN THI – TỈNH HƯNG YÊN Mục lục: Danh mục từ viết tắt 03 Phần 1: Báo cáo trình thực tập 04 Phần 2: Báo cáo chuyên đề 07 Đề tài: Đổi hoạt động văn phòng UBND xã Phù Ủng Lời mở đầu: 07 Chương I: Khái quát chung xã Phù Ủng UBND xã I Đặc đểm tự nhiên, kinh tế- xã hội xã Phù Ủng 09 Đặc điểm tự nhiên dân số 09 Tình hình phát triển kinh tế- xã hội .10 II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND xã Vị trí chức 15 Nhiệm vụ quyền hạn 15 Cơ cấu tổ chức .19 Chương II: Thực trạng hoat động văn phòng UBND xã Phù Ủng I Cơ sở lý luận 17 Chức văn phòng .17 2.Nhiệm vụ công chức văn phòng .19 II Tình hình hoat động văn phòng UBND xã Phù Ủng Những kết đạt 20 Một số tồn 21 Chương III Nhận xét đánh giá khuyến nghị giải pháp nhằm đổi hoạt động văn phòng UBND xã Phù Ủng Nhận xét… Giải pháp Kết luận: Tài liệu tham khảo: Phần 3: Nhận xét, đánh giá kết thực tập Danh mục từ viết tắt: UBND: Ủy ban nhân dân HĐND: Hội đồng nhân dân KH: Kế hoạch NN: Nông nghiệp CN: Công nghiệp DV: Dịch vụ CC TC KT: Công chức tài kế toán CC HT TP: Công chức hộ tịch tư pháp CC VHXH: Công chức văn hóa xã hội CC VPTK: Công chức văn phòng thống kê CC ĐCXD: Công chức địa xây dựng CBCC: Cán công chức CCHC: Cải cách hành PHẦN 1: BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP KẾ HOẠCH THỰC TẬP 1.Thời gian, địa diểm: Thời gian: Từ 10/10- 10/11/2011 Địa điểm: Văn phòng Ủy ban nhân dân (UBND) xã Phù Ủng Kế hoạch thực tập: Tuần Nội dung công việc Tuần ( 10/10 – 14/10/2011) - Xin phép lãnh đạo UBND tiếp nhận thực tập - Lập kế hoạch thực tập - Tìm hiểu tổ chức máy, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan -Làm quen với công việc Tuần ( 17/10 – 21/10/2011) -Xác định đề tài - Tiếp tục hòan thành nhiệm vụ giao quan - Tìm tài liệu, viết đề cương báo cáo thực tập sở nội dung giáo viên hướng dẫn - Vào sổ cho công văn đến, công văn Tuần (24/10– 28/10/2011) - Tham gia hoạt động thể dục thể thao quan - Rà soát lại văn bản, tổng hợp văn theo đề mục, tổng hợp lại số liệu phục vụ cho báo cáo - Trực văn phòng - Đánh máy số văn hành Tuần ( 31/10 – 4/11/2011) - Chuẩn bị điều kiện vật chất phục vụ họp - Đọc tìm hiểu số tài liệu liên quan đến báo cáo thực tập Tuần ( 7/1110/11/2011) - Đánh máy số văn hành - Xem tiếp thu ý kiến lãnh đạo chỉnh sửa báo cáo - Trực văn phòng -Xin ý kiến nhận xét thủ trưởng quan thực tập -Chia tay quan Lời cảm ơn Trong trình 01 tháng thực tập Văn phòng UBND xã Phù Ủng (Từ ngày 10/10 đến ngày 10/11/2011), em lựa chọn hoàn thành báo cáo thực tập với đề tài: “Đổi hoạt động văn phòng UBND xã Phù Ủng” Bài báo cáo thành cố gắng nỗ lực phấn đấu thân để tìm hiểu, phân tích thông tin thu nhằm hoàn thiện báo cáo thực tập Để báo cáo đầy đủ hoàn chỉnh, em xin gửi lời cảm ơn đến bác Trần Công Tráng – Chủ tịch UBND xã; Bác Nguyễn Văn Úy – Phó Chủ tịch UBND, tiếp nhận, phân công tạo điều kiện thuận lợi cho em quan thực tập hoàn thành đợt thực tập cuối khóa quan Cho phép em xin gửi lời cảm ơn chân tình đến Đặng Đình Kiêncông chức văn phòng- hướng dẫn bảo cho em nghiệp vụ văn phòng cung cấp thông tin, số liệu cho báo cáo trung thực khách quan Đồng kính gửi lời cảm ơn sâu sắc đến TS Đinh Thị Minh Tuyết - giáo viên hướng dẫn, giúp em sửa chữa đề cương chi tiết, giúp em hoàn thành báo cáo Và cô nhiệt tình hướng dẫn em tìm hướng xác định thông tin, xử lý vấn đề cho báo cáo hoàn thiện Do thời gian thực tập có hạn nên báo cáo em có nhiều sai sót Chính mong góp ý kiến tận tình thầy cô giáo báo cáo hoàn chỉnh Em xin chân thành cảm ơn ! PHẦN 2: BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công cải cách hành nước ta tiến hành điều kiện kinh tế thị trường xu hợp tác kinh tế quốc tế hội nhập tạo chuyển biến tích cực góp phần vào nghiệp phát triển kinh tế xã hội theo mục tiêu dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh Qua tác động tích cực đến đội ngũ cán bô công chức (CBCC) quan hành Nhà nước nói riêng Phải khẳng định đội ngũ CBCC nói chung CBCC văn phòng nói riêng góp phần đáng kể vào tiến trình cải cách hành (CCHC) theo mục tiêu xây dựng hành đại, có tính chuyên nghiệp Hoạt động văn phòng hiệu có ý nghĩa quan trọng, nhiều có ý nghĩa định thành công hoạt động quan, tổ chức lẽ: phận Văn phòng giải phóng cho lãnh đạo khỏi tình trạng vụ không đáng có, tập trung vào công việc chính, quan trọng đạo điều hành công việc khoa học có hiệu Thực tế công tác Văn phòng nhiều quan, đơn vị chưa quan tâm mức mà coi công việc vụ đơn thuần, chưa thấy hiểu rõ vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng công tác văn phòng quan hành nhà nước Nhìn chung CBCC văn phòng cấp sở trình độ chuyên môn, nghiệp vụ hạn chế chưa đáp ứng yêu cầu công việc tiến trình CCHC theo hướng khoa học, chuyên nghiệp Nhận thức tầm quan trọng công tác Văn phòng hoạt động quan hành nhà nước nói chung với UBND xã Phù Ủng nói riêng, em chọn tìm hiểu đề tài “Đổi mới hoạt động của văn phòng UBND xã Phù Ủng” Qua 01 tháng tiếp nhận thực tập UBND xã Phù Ủng – Huyện Ân Thi – Tỉnh Hưng Yên em hướng dẫn thực hành tìm hiểu nghiệp vụ văn phòng đây, từ đối chiếu lý luận, kiến thức học với thực tiễn UBND xã Phù Ủng nhằm đánh giá, nhận xét khuyến nghị giải pháp với mục đích đổi hoạt động văn phòng quan Phạm vi giới hạn Phạm vi: Tại Văn phòng UBND xã Phù Ủng Giới hạn: Thực trạng hoạt động văn phòng UBND xã Phù Ủng Kết cấu báo cáo Bài báo cáo với đề tài: “Đổi hoạt động văn phòng UBND xã Phù Ủng” trình bày bên cạnh phần mở đầu phần kết luận có 03 chương với nội dung sau: Chương 1: Khái quát chung xã Phù Ủng UBND xã Chương 2: Thực trạng hoạt động văn phòng UBND xã Chương 3: Nhận xét khuyến nghị giải pháp đổi hoạt động văn phòng UBND xã Phù Ủng Chương 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ XÃ PHÙ ỦNG VÀ UBND XÃ 1.1 ĐẶC ĐIỂM TỰ NHIÊN, KINH TẾ- XÃ PHÙ ỦNG 1.1.1 Đặc điểm tự nhiên dân số 1.1.1.1 Điều kiện tự nhiên Vị trí địa lý: Xã Phù Ủng thuộc huyện Ân Thi, tỉnh Hưng Yên có vị trí: - Phía Bắc giáp xã Huỳnh Thúc Kháng (Cẩm Bình – Hải Dương) - Phía Đông giáp xã Huỳnh Thúc Kháng (Mỹ Hào – Hưng Yên) - Phía Nam giáp xã Bãi Sậy - Phía Tây giáp xã Bắc Sơn Đặc điểm địa hình, giao thông, thủy lợi: Xã Phù Ủng thuộc đồng Bắc Bộ địa hình phẳng, độ cao trung bình 2,5m so với mặt nước biển Giao thông: có quốc lộ 38 chạy qua hệ thống giao thông nội đồng thuận lợi cho việc lại Thủy lợi: có sông Bắc Hưng Hải, sông Tây Kẻ Sặt hệ thống thủy lợi thuận tiện cho việc trồng lúa nước hoa màu Khí hậu: Phù Ủng nằm vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa, hàng năm có bốn mùa rõ rệt, mùa đông khí hậu khô hanh, cuối mùa ẩm ướt, mùa hạ nóng ẩm nhiều mưa Lượng mưa trung bình từ 1.000 - 1.200mm, mùa mưa kéo dài từ tháng đến tháng 10 Mùa khô từ tháng 11 đến tháng năm sau, lạnh thường có mưa phùn 1.1.1.2 Tài nguyên thiên nhiên Phù Ủng có diện tích đất tự nhiên 838,05 Trong đó: đất nông nghiệp 573,37 ha, đất phi nông nghiệp 357,54 ha, đất chưa sử dụng 7,14 Phù Ủng nằm vùng đất phù sa châu thổ sông Hồng, đất đai màu mơ, thành phần giới từ thịt nhẹ đến thịt trung tính Nguồn nước phục vụ sản xuất cung nguồn nước cung cấp cho sinh hoạt dồi 1.1.1.3 Tiềm du lịch Xã Phù Ủng có quần thể di tích lịch sử đền Phù Ủng thờ Tướng quân Phạm Ngũ Lão công nhận di tích lịch sử văn hóa hàng năm tổ chức từ 01/01 -20/01 âm lịch , hội vào ngày 11/01 thu hút đông đảo khách thập phương đến dâng hương, tham quan 1.1.1.4 Nguồn nhân lực Cuối năm 2010, dân số xã 8196 người Số lao động độ tuổi 5002 người, chiếm 61,28% dân số Nhìn chung lao động dư thừa, lao động thiếu việc làm nhiều, giải việc làm cho người lao động vấn đề xúc xã năm 2.1.1 Tình hình phát triển kinh tế- xã hội huyện Ân Thi Năm 2010, năm cuối thực mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội xã năm (2006 - 2010), năm có nhiều ngày lễ lớn đất nước, tiến tới Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ XI, bối cảnh kinh tế thị trường tiếp tục có diễn biến phức tạp, khó lường, giá không ổn định, thời tiết diễn biến bất thường Song, với điều hành cấp quyền nỗ lực phấn đấu cán nhân dân toàn xã bước khắc phục khó khăn, vượt qua thách thức nên kinh tế tăng trưởng khá, văn hóa xã hội có chuyển biến tích cực, trị ổn định, quốc phòng an ninh giữ vững, trật tự an toàn xã hội đảm bảo, tiêu đạt sau (theo nguồn: Báo cáo tổng kết tình hình thực mục tiêu kinh tế xã hội UBND xã Phù Ủng năm 2010) Tốc độ tăng trưởng kinh tế đạt: 11% Giá trị sản xuất nông nghiệp tăng: 5,3% Giá trị sản xuất tiểu thủ CN+XD tăng: 20,2% Giá trị ngành dịch vụ thương mại tăng: 13% Cơ cấu kinh tế NN, CN+ XD, DV: 40,9% - 28,5% - 30% Giá trị thu nhập bình quân đầu người: 15triệu đồng Giá trị thu 1ha canh tác: 83 triệu (KH: 62 triệu) Lương thực bình quân đầu người: 614kg Tỷ lệ dân số phát triển tự nhiên ổn định: 0,8% Tỷ lệ hộ nghèo: 8% Tạo thêm việc làm cho: 820 lao động Làng văn hóa : 01 làng nâng tổng số làng công nhận lên làng (toàn xã có thôn ấp) Các kết đạt cụ thể: 2.1.1.1 Về kinh tế * Phát triển nông nghiệp nông thôn Là xã kinh tế nông nghiệp đóng vai trò chủ đạo, xã đặc biệt quan tâm đến sản xuất nông nghiệp, tích cực chuyển dịch cấu giống trồng, vật nuôi, áp dụng tiến khoa học kỹ thuật, thực tốt dự tính, dự báo sâu bệnh nên kết ngành nông nghiệp đạt Tổng diện tích gieo trồng năm: 531,72 ha, cấu trồng, vật nuôi chuyển dịch theo hướng tích cực; tổng sản lượng lương thực đạt 6000 đạt 90,3% mục tiêu Nghị đề Giá trị thu nhập bình quân 37 triệu đồng/ha, tăng 16 triệu đồng so với năm 2005 Tổng đàn trâu bò đạt 89 con, đàn lợn có 1020 con, đàn gia cầm 2.450 Mô hình kinh tế trang trại tiếp tục phát triển nhân rộng cho thu nhập Hiện toàn xã có 10 trang trại mô hình kinh tế tổng hợp Diện tích nuôi trồng thủy sản đến đạt 41,65 ha, tăng 8,53 so với năm 2005, sản lượng bình quân đạt 510 Nhiều hộ nông dân tận dụng tốt số diện tích ao hồ, mặt nước để đưa vào nuôi thả cá Mô hình cá – lúa – vịt tiếp tục đưa vào thâm canh tăng suất, cho giá trị thu nhập * Quản lý đất đai môi trường Công tác quản lý Nhà nước đất đai trọng dần vào nề nếp Thực kiểm kê đất đai, xây dựng đồ trạng sử dụng đất năm 2010 xã hoàn thành, triển khai quy hoạch sử dụng đất đến 10 quan, tổ chức có thẩm quyền; tên quan, tổ chức chủ quản cấp trực tiếp viết tắt cụm từ thông dụng Uỷ ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND) Tên quan, tổ chức ban hành văn trình bày chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, phía trên, bên trái Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp trình bày chữ in hoa, cỡ chữ cỡ chữ Quốc hiệu, kiểu chữ đứng Nếu tên quan, tổ chức chủ quản dài, trình bày thành nhiều dòng Tên quan, tổ chức ban hành văn trình bày chữ in hoa, cỡ chữ cỡ chữ Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh tên quan, tổ chức chủ quản; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ Trường hợp tên quan, tổ chức ban hành văn dài trình bày thành nhiều dòng Ví dụ: UBND XÃ PHÙ ỦNG * (Lỗi gạch chân)- Trong Quyết định số 83/QĐ-UB ngày 21/02/2011 “V/v cử Đại biểu tham dự Đại hội khuyến học UBND huyện” nhiệm kỳ 2011- 2016” * Số, ký hiệu văn Ký hiệu định (cá biệt), thị (cá biệt) hình thức văn có tên loại khác bao gồm chữ viết tắt tên loại văn theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn kèm theo Thông tư 01 (Phụ lục II) chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh Nhà nước ban hành văn Ký hiệu công văn bao gồm chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh Nhà nước ban hành công văn chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo chủ trì soạn thảo công văn (nếu có) Ví dụ: 27 Công văn số 115/CV-UBND ngày 28/3/2011 “V/v hưởng ứng đêm nghệ thuật biểu diễn nhằm gây quỹ từ thiện” (Lỗi đánh ký hiệu văn bản, công văn không ghi ký hiệu viết tắt “CV” không cần viết tắt hết “UBND” mà cần viết “UB”) * Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn Địa danh ghi văn tên gọi thức đơn vị hành (tên riêng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi quan, tổ chức đóng trụ sở; đơn vị hành đặt tên theo tên người chữ số phải ghi tên gọi đầy đủ đơn vị hành Ngày, tháng, năm ban hành văn hành ngày, tháng, năm văn ký ban hành Ngày, tháng, năm ban hành văn phải viết đầy đủ ngày tháng năm …; số ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; số ngày nhỏ 10 tháng 1, phải ghi thêm số trước Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn trình bày dòng với số, ký hiệu văn bản, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; chữ đầu địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh ngày, tháng, năm đặt canh Quốc hiệu Ví dụ: Phù Ủng, ngày 11 tháng năm 2011 (Lỗi in đậm ngày tháng ban hành văn bản) * Tên loại trích yếu nội dung văn Tên loại văn tên loại văn quan, tổ chức ban hành Khi ban hành văn quy phạm pháp luật văn hành chính, phải ghi tên loại, trừ công văn Trích yếu nội dung văn câu ngắn gọn cụm từ, phản ánh khái quát nội dung chủ yếu văn 28 * Nội dung văn Nội dung văn phải bảo đảm yêu cầu sau: Phù hợp với hình thức văn sử dụng; Phù hợp với đường lối, chủ trương, sách Đảng; phù hợp với quy định pháp luật; Các quy phạm pháp luật, quy định hay vấn đề, việc phải trình bày ngắn gọn, rõ ràng, xác; Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương từ ngữ nước không thực cần thiết Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung phải giải thích văn bản; Không viết tắt từ, cụm từ không thông dụng Đối với từ, cụm từ sử dụng nhiều lần văn viết tắt chữ viết tắt lần đầu từ, cụm từ phải đặt ngoặc đơn sau từ, cụm từ đó; Việc viết hoa thực theo quy tắc tả tiếng Việt; Khi viện dẫn lần đầu văn có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn tên quan, tổ chức ban hành văn (trừ trường hợp luật pháp lệnh); lần viện dẫn tiếp theo, ghi tên loại số, ký hiệu văn Bố cục văn bản: Tuỳ theo thể loại nội dung, văn có phần pháp lý để ban hành, phần mở đầu bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm phân chia thành phần, mục từ lớn đến nhỏ theo trình tự định Ví dụ: Phần thường sai dấu câu, hay Quyết định số 45/QĐ-UB ngày 29/3/2011 “V/v cho viên chức nghỉ công tác chờ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội” có ghi “Điều 1”, “Điều 2”, “Điều 3” (Lỗi gạch chân) Và nhiều Quyết định khác có tình trạng sau kết thúc dấu chấm phẩy “;”, kết thúc cuối có dấu phẩy, số Quyết định có dấu phẩy dấu chấm thay vào * Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền 29 Việc ghi quyền hạn người ký thực sau: Trường hợp ký thay mặt tập thể phải ghi chữ viết tắt "TM" (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo tên quan, tổ chức; Trường hợp ký thay người đứng đầu quan, tổ chức phải ghi chữ viết tắt "KT" (Ký thay) vào trước chức vụ người đứng đầu; trường hợp ký thừa lệnh phải ghi chữ viết tắt "TL" (thừa lệnh) vào trước chức vụ người đứng đầu quan, tổ chức; trường hợp ký thừa ủy quyền phải ghi chữ viết tắt "TUQ" (Thừa ủy quyền) vào trước chức vụ người đứng đầu quan, tổ chức Chức vụ người ký: Chức vụ ghi văn chức danh lãnh đạo thức người ký văn quan, tổ chức; ghi chức danh, không ghi lại tên quan, tổ chức, trừ văn liên tịch, văn hai hay nhiều quan, tổ chức ban hành; văn ký thừa lệnh, thừa ủy quyền trường hợp cần thiết khác quan, tổ chức quy định cụ thể Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) tên người ký văn Trong phần này, tất văn hành đảm bảo thể thức quy định * Dấu quan, tổ chức Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu văn bản, tài liệu chuyên ngành thực theo quy định Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành Trong phần không gặp trường hợp vi phạm thể thức quy định * Nơi nhận Nơi nhận xác định quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn với mục đích trách nhiệm cụ thể để kiểm tra, giám sát; để xem xét, giải quyết; để thi hành; để trao đổi công việc; để biết để lưu 30 Nơi nhận phải xác định cụ thể văn Căn quy định pháp luật; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan, tổ chức quan hệ công tác với quan, tổ chức, đơn vị cá nhân có liên quan; yêu cầu giải công việc, đơn vị cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn trình người ký văn định Từ “Nơi nhận” trình bày dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ người ký” sát lề trái), sau có dấu hai chấm, chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; Phần liệt kê quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhóm quan, tổ chức, đơn vị nhận văn trình bày dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, chữ viết tắt “VT” (Văn thư quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc phận) soạn thảo văn số lượng lưu (chỉ trường hợp cần thiết), cuối dấu chấm Ví dụ: Nơi nhận (Lỗi kiểu chữ, không nghiêng, lỗi cỡ chữ 14) Công văn số 115/UB ngày 28/3/2011 V/v hưởng ứng đêm nghệ thuật biểu diễn nhằm gây quỹ từ thiện Nơi nhận (Lỗi kiểu chữ, không nghiêng, lỗi cỡ chữ 14, không gạch chân) Quyết định số 45/QĐ-UB ngày 29/3/2011 V/v cho viên chức nghỉ công tác chờ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội Những tồn nêu không đáng kể, để đại hóa công tác văn phòng thiết tồn cần quan tâm đạo sát cấp lãnh đạo, phối hợp phòng, ban 31 quan chuyên nghiệp, nhiệt tình, tận tâm công vụ cán bộ, công chức chuyên môn Đội ngũ làm công tác văn phòng phải có phẩm chất đạo đức tốt, bước chuyên sâu, chuyên nghiệp kiến thức hiểu biết toàn diện, đủ lực tham mưu điều phối công việc, có khả sử dụng công nghệ cao công việc, góp phần đổi hoạt động văn phòng UBND xã Phù Ủng 32 Chương NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ VÀ KHUYẾN NGHỊ GIẢI PHÁP NHẰM ĐỔI MỚI HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG UBND XÃ PHÙ ỦNG 3.1 Nhận xét Việc thực công vụ công chức văn phòng UBND xã Phù Ủng – Huyện Ân Thi – Tỉnh Hưng Yên số điểm hạn chế sau: Công chức văn phòng chưa đào tạo kiến thức soạn thảo văn bản, chưa nắm rõ yêu cầu thể thức văn nên việc tham mưu giúp lãnh đạo hiệu Cán công chức văn phòng chưa trang bị máy vi tính riêng, soạn thảo văn thường thuê mượn máy cán tư pháp Việc soạn thảo văn theo lối cũ từ trước, ngôn từ chưa thật văn phong hành chính, thể thức văn để ý Một thực tế chung quan hành Nhà nước việc “tham nhũng thời gian”, cán công chức muộn sớm, rảnh rỗi thường ngồi tán gẫu Tâm lý hưởng lương từ ngân sách Nhà nước, phục vụ suốt đời khiến không công chức thiếu tinh thần cầu tiến, tính tích cực công việc trau dồi thêm kiến thức chuyên môn nghiệp vụ Công tác tuyển chọn, tổ chức cán yếu Từ khâu tuyển chọn, đề bạt CBCC chưa minh bạch, xếp chuyên môn chưa phù hợp, nhiều nguyên nhân dẫn tới việc giảm chất lượng công chức * Khó khăn gặp phải thực công vụ Một thực trạng chung quan hành Nhà nước sách lương bổng cho CBCC thấp, lương không đủ sống Đây nguyên nhân chủ yếu làm giảm tính tích cực lao động CBCC nói chung, với công chức văn phòng UBND xã Phù Ủng nói riêng Chưa có văn quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ cho loại hình công việc, phòng ban, cá nhân tổ chức Nhất tính chịu 33 trách nhiệm cá nhân dẫn đến tình trạng CBCC ỷ lại, dựa dẫm vào cấp trên, ý thức vươn lên UBND xã Phù Ủng nằm cách trung tâm huyện 11km, đường xấu nên chuyển công văn, giấy tờ đến UBND huyện chậm Người lãnh đạo quan có nhiều công việc phải giải quyết, thường trọng đến nội dung văn nên dễ dàng bỏ qua hình thức văn Một phận lãnh đạo có suy nghĩ việc soạn thảo văn công việc văn phòng nên không thường xuyên kiểm tra, xem xét văn trước ban hành, đặc biệt thể thức văn lại 3.2 Đinh hướng Bất tổ chức muốn hoạt động tốt phải có phận tham mưu, giúp việc đắc lực Khoa học quản trị từ lâu khẳng định rằng: Văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng tổ chức, ví bốn bánh xe giúp cho xe chuyển dễ dàng chạy tới mục tiêu, nhằm phát huy chức năng, vai trò hoạt động văn phòng UBND xã Phù Ủng đưa định hướng đổi hoạt động văn phòng năm Từng bước ứng dụng thành tựu công nghệ vào công tác văn phòng: Phần mềm quản lý cán công chức, soạn thảo văn bản, lưu trữ Giảm thiểu công văn giấy tờ, xử lý, luân chuyển lưu trữ hầu hết thông tin mạng máy tính, hạn chế tối đa việc phô tô, in ấn chuyển giao văn theo kiểu thủ công Trong bối cảnh hành nước tiếp tục xu hướng đổi mới, phương thức điều hành đại hóa công sở, UBND xã Phù Ủng đề hướng đổi lề lối làm việc hành văn phòng quan điểm quán lâu dài UBND Không tổ chức hội nghị nội dung không thiết, thay hình thức khác trao đổi qua thư điện tử, công khai cổng thông tin điện tử, trao đổi trực tiếp qua điện thoại, họp giao ban trực tuyến, lồng ghép nhiều nội dung họp 34 UBND xã trình UBND huyện xin tiêu đào tạo bồi dưỡng cán cử công chức văn phòng tập huấn, học thêm nghiệp vụ văn phòng nhằm đổi mới, nâng cao chất lượng hoạt động Duy trì nếp sinh hoạt Đảng làm tốt giáo dục tư tưởng trị, giữ vững nguyên tắc kỷ luật Đảng, đoàn kết yêu thương nội quan Tập trung nâng cao chất lượng xây dựng quản lý chương trình công tác, đảm bảo chương trình công tác có tính khả thi cao; làm tốt việc theo dõi, kiểm tra, đôn đốc, nâng cao chất lượng hiệu tham mưu Công tác văn phòng tiếp tục cải tiến công tác thông tin báo cáo phục vụ đạo, điều hành; đề cao trách nhiệm, kiên chống tiêu cực, tham nhũng, gây khó dễ cho người dân doanh nghiệp giải công việc 3.3 Khuyến nghị giải pháp Thực chương trình tổng thể cải cách hành nhà nước giai đoạn 2006 - 2010, tiếp tục đổi lề lối làm việc, bám sát chức năng, nhiệm vụ, chương trình công tác quy chế làm việc Chính phủ, Bộ, ngành, địa phương, công tác văn phòng quan hành nhà nước nói chung, văn phòng UBND xã Phù Ủng nói riêng có tiến rõ rệt, góp phần quan trọng vào công tác đạo, điều hành cấp lãnh đạo Song bên cạnh đó, yếu mà văn phòng UBND xã Phù Ủng cần khắc phục, cần đổi sâu rộng hiệu 3.3.1 Đối với công chức văn phòng Tổ chức lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn phòng Đây xem yêu cầu thiết văn phòng UBND xã Phù Ủng nhằm nâng cao trình độ, lực chuyên môn, kỹ xếp công việc có ưu tiên, kỹ giao tiếp cần phải học hỏi trau dồi từ việc nhỏ việc bắt tay, nghe điện thoại điều thể văn hóa công sở Tăng cường cập nhật thông tin, tiếp thu thông tin đường lối chủ trương Đảng, sách pháp luật Nhà nước, quy định công tác văn phòng nhằm thực tốt nhiệm vụ Nhất công tác tham mưu cho 35 lãnh đạo đòi hỏi văn phòng phải có thông tin kịp thời, xác hiệu Giải tốt chế độ tiền lương, chế độ phụ cấp cho cán công chức nói chung, công chức văn phòng nói riêng gốc vấn đề điều kiện tiên để nâng cao tính tích cực lao động cán công chức, tính tích cực đo mức độ hoạt động, số lượng hoạt động chất lượng lao động, biểu động CBCC, thể ham muốn lao động, nhu cầu cống hiến, nổ, chủ động lao động, có trách nhiệm giải công việc mối quan hệ với đồng nghiệp người dân Trách nhiệm quyền lợi tách rời, không nên coi trọng xem nhẹ mặt Nâng cao trình độ, lực chuyên môn cho công chức văn phòng việc đào tạo bồi dưỡng lớp chuyên sâu nghiệp vụ văn phòng Cần phải đưa “bản mô tả công việc”, nêu rõ vị trí công việc gì, tính chịu trách nhiệm Cải thiện thu nhập, chăm lo đời sống vật chất điều kiện làm việc cho công chức văn phòng Lợi ích kinh tế động lực vấn đề nhạy cảm có tác động làm lay động tâm tư, tình cảm, tư tưởng CBCC Giáo dục, nâng cao giá trị nghề nghiệp công chức văn phòng Công chức văn phòng làm việc tích cực nghề nghiệp họ xã hội tôn trọng Giáo dục định hướng nghề nghiệp giúp họ hướng đến giá trị như: trách nhiệm, liêm chính, sáng tạo, tuân thủ pháp luật hướng tới tiêu chí phục vụ chuyên nghiệp, hiệu 3.3.2 Đối với lãnh đạo Định kỳ tổ chức họp, thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở việc thực tốt quy định Nhà nước: Đây vừa quyền hạn trách nhiệm ban lãnh đạo cấp nhằm đánh giá, kiểm điểm, rút kinh nghiệm trình thực công vụ đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác soạn thảo Bên cạnh hoạt động đó, họp nơi để tổng 36 kết, tuyên dương, khen thưởng tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc công tác soạn thảo hay để nhắc nhở phê bình việc làm chưa tốt Đảm bảo nguồn kinh phí cho công tác soạn thảo ban hành văn hành chính: Nguồn kinh phí cho công tác soạn thảo ngành, cấp duyệt dựa tình hình năm trước có xê dịch, nhiên thực tế có nhiều phát sinh phục vụ công tác giải phòng mặt bằng, công tác bầu cử cấp, vấn đề khác nên cần phải đảm bảo kịp thời kinh phí cho công tác soạn thảo, hạn chế tình trạng kinh phí duyệt toán sau công tác soạn thảo làm xong trước tháng Mặt khác, cần phải đảm bảo kinh phí để tổ chức lớp tập huấn, lớp bồi dưỡng kiến thức, bổ trợ tin học, kỹ soạn thảo cho đội ngũ cán bộ, công chức, đặc biệt cán chuyên môn làm công tác soạn thảo Tạo điều kiện phân công công tác hợp lý cho cán bộ, công chức: nhằm sử dụng đội ngũ cán bộ, công chức có hiệu nhất, đảm bảo người, việc, tránh chồng chéo, kiêm nhiệm, ôm đồm nhiều công việc mà giải hết công việc Sự phân công hợp lý tạo chuyên môn hóa công việc, đảm bảo tính đại phù hợp với xu phát triển chung UBND xã Phù Ủng với hành tỉnh Hưng Yên quốc gia nói chung 3.3.3 Đầu tư, mua sắm trang thiết bị Hiện đại hóa công tác văn phòng bên cạnh yếu tố người với trình độ chuyên môn, kỹ cần thiết cần phải trang bị phương tiện, công nghệ đại Tại UBND xã Phù Ủng, phương tiện, sở vật chất trang bị thiếu, thay việc đầu tư dàn trải phương tiện, trang thiết bị làm việc cần đầu tư vào chất lượng, tính tiện ích máy móc, ví dụ trang bị máy tính xử lý với tốc độ cao, hay không cần máy in mầu, máy fax Bên cạnh đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo, cần nối mạng nội để trao đổi thông tin 37 phòng, ban, quan chuyên môn khác UBND xã nhanh chóng hiệu Trang bị máy vi tính, cử công chức văn phòng học thêm nghiệp vụ văn thư, kỹ thuật soạn thảo văn cần tuân thủ theo quy định 3.3.4 Tạo môi trường làm việc quan Môi trường làm việc đề cập đến hai khía cạnh là: thứ nhất, phải đảm bảo điều kiện làm việc cho cán bộ, công chức môi trường làm việc thuận lợi thoải mái, đầu tư trang bị them trang thiết bị phục vụ nhu cầu làm việc văn phòng làm việc, điện, quạt, đảm bảo môi trường không bị ô nhiễm, không gây tiếng ồn lớn, làm ảnh hưởng đến sức khỏe cán bộ, công nhân viên Thứ hai phải tạo môi trường làm việc thoải mái, không gây áp lực đến đội ngũ thi hành công vụ, tạo mối quan hệ hòa đồng, cởi mở, gắn bó lãnh đạo với nhân viên cấp dưới, cán bộ, công chức với quan "Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cán lãnh đạo nắm tình hình Cán văn phòng nắm tình hình sai lãnh đạo giải không Cho nên, phải nêu cao tinh thần, trách nhiệm, lực công tác giữ bí mật" (Trích lời dạy Hồ Chí Minh) Lời dạy Bác cho nhận thức sâu vị trí, vai trò quan trọng công tác văn phòng thành công quan tổ chức Đối với văn phòng UBND xã Phù Ủng muốn đổi nâng cao chất lượng hoạt động cần có cố gắng nỗ lực không với cán văn phòng mà cấp lãnh đạo nhằm góp phần thực tốt chương trình tổng thể cải cách hành nhà nước giai đoạn 2006 - 2010 Chính phủ 38 KẾT LUẬN Hoạt động công chức văn phòng UBND xã Phù Ủng – Huyện Ân Thi – Tỉnh Hưng Yên gặp khó khăn thử thách với yêu cầu đổi cải cách hành sâu rộng Những hạn chế đội ngũ công chức văn phòng, trình độ chuyên môn chưa đáp ứng yêu cầu công việc, trang thiết bị cho văn phòng thiếu, dẫn tới hoạt động văn phòng hiệu Công tác đào tạo bồi dưỡng cán công chức văn phòng chưa cấp lãnh đạo quan tâm Bởi vậy, việc đổi nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng UBND xã Phù Ủng việc làm cần thiết với biện pháp sách tiền lương, khen thưởng công chức văn phòng thực tốt công việc, bên cạnh cần có văn quy định rõ trách nhiệm công chức văn phòng Song song với hoạt động văn phòng cán lãnh đạo cần thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở đội ngũ văn phòng nhằm tránh sai sót trình thực công vụ Với báo cáo em mong ủng hộ có nhận thức sâu sắc tầm quan trọng hoạt động văn phòng Em mong muốn thời gian tới UBND xã đồng chí lãnh đạo, tập thể cán công chức văn phòng UBND xã Phù Ủng trọng đổi nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng nhằm xây dựng văn phòng UBND xã theo tiêu chuẩn "Văn phòng kỉ 21": Thân thiện, chuyên nghiệp, đại hữu ích cho công cải cách hành Nhà nước địa phương đất nước Tuy nhiên, thời gian hiểu biết lý luận thực tiễn hạn chế nên báo cáo em không tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận thầy cô giáo để báo cáo em tốt Em xin chân thành cảm ơn! 39 TÀI LIỆU THAM KHẢO Cẩm nang công tác tổ chức - cán xã, phường, thị trấn (NXB Chính trị quốc gia) Giáo trình Hành văn phòng - NXB Khoa học kỹ thuật năm 2008 Giáo trình Kỹ thuật xây dựng ban hành văn - NXB Khoa học kỹ thuật 2008 Luật ban hành quy phạm pháp luật HĐND UBND thông qua ngày 3/1/2005 Nghị định số 107/2004/NĐ - CP ngày tháng năm 2004 Chính phủ quy định số lượng chủ tịch cấu thành viên UBND cấp quy định điều 11 Nghị định số 09/2010/NĐ - CP ngày 8/2/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung nghị định số 110/2004/NĐ- CP ngày 8/4/2004 Chính phủ công tác văn thư Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư Quy chế làm việc mẫu UBND cấp xã ban hành kèm theo định số 77/2006/ QĐ - TTg, ngày 13/4/2006 Chính Phủ Quy chế làm việc UBND xã Phù Ủng ban hành kèm theo định số 88/ QĐ-UB ngày 22/7/2011 UBND xã Phù Ủng 10 Thông tư số 55/2005/TT-BNV- VPCP ngày tháng năm 2005 Bộ nội vụ Văn phòng phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn 11 Thông tư liên tịch số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN 40 41 ... hành PHẦN 1: BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP KẾ HOẠCH THỰC TẬP 1.Thời gian, địa diểm: Thời gian: Từ 10/10- 10/11/2011 Địa điểm: Văn phòng Ủy ban nhân dân (UBND) xã Phù Ủng Kế hoạch thực tập: Tuần Nội... thành báo cáo thực tập với đề tài: “Đổi hoạt động văn phòng UBND xã Phù Ủng” Bài báo cáo thành cố gắng nỗ lực phấn đấu thân để tìm hiểu, phân tích thông tin thu nhằm hoàn thiện báo cáo thực tập. .. đề cho báo cáo hoàn thiện Do thời gian thực tập có hạn nên báo cáo em có nhiều sai sót Chính mong góp ý kiến tận tình thầy cô giáo báo cáo hoàn chỉnh Em xin chân thành cảm ơn ! PHẦN 2: BÁO CÁO