5 tong quan ve QLDA 2009 tran trung hau

MỘT SỐ KHÁI NIỆM TỔNG QUÁT VỀ DỰ ÁN & QUẢN LÝ DỰ ÁN Tài liệu lưu hành nội phục vụ cho lớp “Quản lý dự án xây dựng” Có sử dụng tham khảo tài liệu TS Lưu Trường Văn Giảng viên: Trần Trung Hậu, M.Eng Tháng 6/2009 KHÁI NIỆM VỀ DỰ ÁN Mục tiêu đònh Có thời điểm bắt đầu Nhóm công việc Quy trình xác đònh Có thời điểm kết thúc Sử dụng tài nguyên có giới hạn DỰ ÁN KHÁI NIỆM DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HAY DỰ ÁN XÂY DỰNG -Tập hợp đề xuất, ý tưởng -Bỏ vốn để tạo mới, mở rộng, cải tạo công trình xây dựng Thưc theo quy trình -Công trình đạt chất lượng -Khoảng thời gian xác đònh -Sử dụng kinh phí, nguồn nhân vật lực hợp lý ĐẶC ĐIỂM CỦA DỰ ÁN CÓ MỤC TIÊU RÕ RÀNG CÓ THỜI HẠN NHẤT ĐỊNH - Khởi đầu; - Triển khai; - Kết thúc NGUỒN LỰC HẠN CHẾ (kinh phí, nhân công, vật tư) DUY NHẤT; LUÔN LUÔN TỒN TẠI MÂU THUẪN; KHÔNG LẶP LẠI QUY TRÌNH THỰC HIỆN DT CHUẨN BỊ DỰ ÁN ĐẦU TƯ THỰC HIỆN DỰ ÁN ĐT Hình thành ý tưởng -> xác đònh mục tiêu Giai đoạn thiết kế Lập báo cáo đầu tư Giai đoạn thi công Giai đoạn đấu thầu KẾT THÚC DỰ ÁN ĐT Giai đoạn nghiệm thu, bàn giao Bảo hành bảo trì công trình Lập dự án đầu tư B- KHÁI NIỆM VÀ ĐẶC ĐIỂM QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ QUẢN LY ÙDỰ ÁN XÂY DỰNG? Quản lý dự án –vừa NGHỆ THUẬT vừa KHOA HỌC phối hợp thiết bò, vật tư, kinh phí nhằm thực dự án đạt mục đích đề cách hiệu Nghệ thuật gắn chặt khía cạnh cá nhân với cá nhân – CÔNG VIỆC LÃNH ĐẠO CON NGƯỜI Khoa học bao gồm phương pháp, tiến trình thực hiện, công cụ kỹ thuật Quản lý dự án xây dựng (QLDAXD) vừa NGHỆ THUẬT, vừa KHOA HỌC phối hợp thiết bò, vật tư, kinh phí nhằm hoàn thành công trình xây dựng đạt chất lượng, đảm bảo thời gian sử dụng kinh phí hợp lý NỘI DUNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG QUY MÔ CH ẤT ÁT G A CH N LƯ KINH PHÍ CHẤT LƯNG LƯ N G THỜI GIAN NỘI DUNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG (Điều 45 Luật Xây Dựng) Quản lý chất lượng; Khối lượng; Tiến độ; An toàn lao động; Môi trường xây dựng CÁC TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ VIỆC QUẢN LÝ DỰ ÁN • Một dự án THÀNH CÔNG có đặc điểm sau: Đạt mục tiêu đề ra; Công trình đạt chất lượng; Hoàn thành dự án thời gian quy đònh; Hoàn thành dự án kinh phí cho phép; Sử dụng nguồn nhân vật lực cách hiệu hữu hiệu 10 CẤU TRÚC MA TRẬN • Một cấu trúc ma trận phương thức kết hợp cấu trúc chức cấu trúc dự án • Lợi điểm: Sự phối hợp chức bên tốt vận hành xử lý rắc rối Gia tăng linh động thêm, bớt, thay đổi vận hành để phù hợp với phía cầu (demand) Trách nhiệm thực công việc thành viên tốt xuyên qua chủ nhiệm dự án (project manager) Cải thiện thiện tiến trình đònh xuyên qua nhóm dự án (project team) nơi làm việc thông tin tốt có sẳn Cải thiện quản lý chiến lược lảnh đạo giải phóng khỏi việc xử lý vấn đề không cần thiết để tập trung giải vào nội dung chiến lược 31 CẤU TRÚC MA TRẬN • Khuyết điểm: Hệ thống hai “Sếp” gây trục trặc Nhân viên cấu trúc ma trận nhận nhiệm vụ mơ hồ nhận lệnh mâu thuẩn từ hai “Sếp” Có thể gây gia tăng chi phí gia tăng chi phí lương trưởng nhóm Lòng trung thành cao với nhóm gây thiệt hại cho mục tiêu lớn tổ chức 32 CẤU TRÚC MA TRẬN TRONG MỘT CÔNG TY QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN NHỎ Giám đốc Trưởng Phòng dự án Trưởng Phòng kinh doanh Trưởng Phòng kỹ thuật Trưởng Phòng kế toán CNDA CNDA CNDA 33 Thảo luận Hãy điều kiện áp dụng cho kiểu cấu trúc tổ chức (gợi ý: bạn nên tổng hợp thành bảng biểu)? 34 MỤC TIÊU CỦA QUẢN LÝ DỰ ÁN Hoàn thành dự án: Đúng hạn Trong chi phí dự trù Đạt yêu cầu đặt Sử dụng nguồn nhân lực cách hiệu 35 Quản lý dự án (Project Management) gì? QLDA (Project Management) chủ yếu QUẢN LÝ THAY ĐỔI (MANAGEMENT OF CHANGE) • Có nghóa là: Nếu việc diễn suôn không cần đến Quản lý dự án ! Mà đơn lập kế hoạch triển khai thực ! 36 Chủ nhiệm dự án (Project Manager) - ‘Người lãnh đạo (The Leader)’ Ba giai đoạn quan trọng để lôi người theo bạn (getting people to follow you) – Theo Kouzes and Posner – Tầm nhìn (Vision) Involvement (Lôi người) Persistence (kiên trì) Các lãnh đạo cần có tầm nhìn xa Họ cần phải nhận thức rõ họ đạt mục đích cách làmviệc đơn độc họ cần lôi người khác vào công việc Sau đó, họ phải kiên trì làm việc hướng mục đích họ 37 Chủ nhiệm dự án - ‘Người lãnh đạo’ yếu tố cho nhà lãnh đạo – Thách thức với tiến trình – Chia tầm nhìn – Tạo điều kiện người khác hành động – Làm gương – Khuyến khích nhiệt huyết Kouzes Posner 38 VAI TRÒ CỦA CNDA TRONG HOẠCH ĐỊNH Lập kế hoạch công việc cần làm Thiết lập mục tiêu dự án yêu cầu thực Phối hợp chuyên gia để hoạch đònh ước tính chi phí Xác đònh kiện quan trọng dự án Dự trù tình bất ngờ Tránh thay đổi kế hoạch trừ trường hợp cần thiết Chuẩn bò hợp đồng quy đònh bên Truyền đạt lại kế hoạch dự án, xác đònh trách nhiệm cá nhân, thời gian chi phí thực Thực theo kế hoạch 39 VAI TRÒ CỦA CNDA TRONG CHỨC NĂNG TỔ CHỨC Tổ chức thực dự án theo công việc yêu cầu Phân chia (Break down) dự án thành công việc cụ thể đo lường Thiết lập sơ đồ tổ chức cho dự án, cần ai, làm Xác đònh quyền trách nhiệm thành viên tham gia dự án 40 VAI TRÒ CỦA CNDA TRONG CHỨC NĂNG PHÂN CÔNG Xác đònh rõ ràng công việc cần thực lựa chọn người thực Thực buổi họp giới tiệu mục tiêu dự án cho thành viên dự án từ lúc bắt đầu dự án Giải thích rõ ràng với thành viên công việc họ Làm cho thành viên hiểu rõ đồng ý với yêu cầu dự án chất lượng, kinh phí, thời gian thực 41 VAI TRÒ CỦA CNDA TRONG CHỨC NĂNG HƯỚNG DẪN CNDA phải đủ lực để phối hợp lónh vực quan trọng dự án CNDA phải thể mối quan tâm nhiệt tình thực dự án Tạo hội cho người tiếp cận được, công khai vấn đề giải vấn đề theo quan điểm hợp tác Phân tích khám phá vấn đề kòp thời để sớm tìm cách giải Cung cấp tài nguyên cần thiết để thực công việc hoàn thành dự án Nhận thức tầm quan trọng thành viên, ngợi khen họ công việc làm tốt, hướng dẫn họ khắc phục sai lầm xây dựng nguồn nhân lực có hiệu 42 VAI TRÒ CỦA CNDA TRONG CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT Thường xuyên ghi nhận theo dõi trình thực công việc thực tế theo kế hoạch Duy trì biểu đồ / bảng tính để so sánh chi phí thời gian thực công việc thực tế theo kế hoạch Ghi nhận lại họp, chuyện điện thoại, trao đổi thỏa thuận hợp đồng Đảm bảo người thông tin đầy đủ tình hình thực dự án 43 Tóm tắt vai trò trách nhiệm giámđốc dự án (Project manager) Kiểm soát dự án từ lúc khởi đầu đến lúc kết thúc dự án Thiết lập Ban Quản lý dự án (Project Management Team) Cân nhắc cẩn thận tất giải pháp Chuẩn bò Kế hoạch quản lý dự án (Project Management Plan) Quản lý thay đổi Thay mặt chủ đầu tư chi trả tất chi phí dự án theo hợp đồng 44 Tóm tắt vai trò trách nhiệm giámđốc dự án (Project manager) Điều phối tất hoạt động Ban Quản lý dự án Xem xét cách đònh kỳ tiến trình dự án Báo cáo tiến trình dự án đến chủ đầu tư Đảm bảo quy trình kiểm tra chất lượng thực đầy đủ cách Tham gia vào xem xét/kiểm toán hậu dự án 45 ... HAY DỰ ÁN XÂY DỰNG -Tập hợp đề xuất, ý tưởng -Bỏ vốn để tạo mới, mở rộng, cải tạo công trình xây dựng Thưc theo quy trình -Công trình đạt chất lượng -Khoảng thời gian xác đònh -Sử dụng kinh phí,... nguồn nhân vật lực hợp lý ĐẶC ĐIỂM CỦA DỰ ÁN CÓ MỤC TIÊU RÕ RÀNG CÓ THỜI HẠN NHẤT ĐỊNH - Khởi đầu; - Triển khai; - Kết thúc NGUỒN LỰC HẠN CHẾ (kinh phí, nhân công, vật tư) DUY NHẤT; LUÔN LUÔN TỒN... NHỮNG TRỞ NGẠI TRONG QLDA Độ phức tạp dự án; Yêu cầu đặc biệt chủ đầu tư; Cấu trúc lại tổ chức; Rủi ro dự án; Thay đổi công nghệ; Kế hoạch giá xác đònh trước 11 CÁC CHỨC NĂNG CỦA QLDA ª Hoạch đònh: