Hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp In Hà Tây.pdf

Hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp In Hà Tây

LỜI MỞ ĐẦU

Trong bối cảnh nền kinh tế nước ta đang phát triển theo hướng nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa, một nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần chịu sự tác động của các qui luật kinh tế Mục tiêu quan trọng nhất đối với mỗi doanh nghiệp là tối đa hoá lơị nhuận, quá trình sản xuất là khâu đầu tiên doanh nghiệp quan tâm Đứng trên góc độ kế toán, tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm là khâu phức tạp quan trọng nhất trong toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp sản xuất Hạch toán giá thành liên quan hầu hết đến các yếu tố chi phí đầu vào trong quá trình sản xuất, tuy nhiên không phải bao giờ các thông tin về chi phí được đưa ra cũng hoàn toàn chính xác chính vì thế kế toán cần vận dụng hệ thống các phương pháp mang tính nghiệp vụ kỹ thuật để tập hợp, phân loại chi phí Để đưa ra các quyết định đúng các nhà quản trị không phải chỉ cần biết chi phí là bao nhiêu mà quan trọng là hiểu chi phí được hình thành như thế nào Với mục tiêu phản ánh trung thực, hợp lý toàn bộ chi phí sản xuất, công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ngày càng phải được hoàn thiện nhằm cung cấp thông tin có chất lượng cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Ngành in thuộc ngành sản xuất vật chất trong nền kinh tế quốc dân, đóng vai trò quan trọng trong quá trình tạo ra ấn phẩm phục vụ nhu cầu nền kinh tế Do đặc điểm ngành in có chi phí gián tiếp tương đối cao nên việc xây dựng mô hình xác định và tập hợp chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm tương đối phức tạp, thêm vào đó công tác kế toán chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm tại các doanh nghiệp in hiện nay còn tồn tại một số hạn chế nhất định Với sinh viên chuyên ngành kế toán, thời gian thực tập tổng hợp là việc nghiên cứu để có cái nhìn khái quát về đặc điểm kinh doanh, đặc điểm quy trình công nghệ, thực trạng tình hình kinh doanh cũng như thực trạng công tác hạch toán kế toán của doanh nghiệp Trong thời gian thực tập tại Xí nghiệp In Hà Tây xuất phát từ tình hình thực tế công tác kế toán tại xí nghiệp và ý nghĩa

quan trọng của kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm nên em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp In Hà Tây”

Nội dung chuyên đề ngoài phần mở đầu và kết luận bao gồm:

Chương 1: Thực trạng kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp In Hà Tây

Chương 2: Hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp In Hà Tây

Trong quá trình nghiên cứu tìm hiểu về tình hình thực tế hạch toán chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp In Hà Tây, do thời gian có hạn và khả năng nghiên cứu của bản thân còn hạn chế nên bài viết không tránh khỏi những sai sót

Em mong được sự giúp đỡ của Thầy giáo và các cô phòng kế toán Xí nghiệp In Hà Tây Em xin chân thành cảm ơn!

Đến năm 1992 tỉnh Hà Sơn Bình được tách thành hai tỉnh Hà Tây và Hoà Bình, nhưng xí nghiệp vẫn mang tên Xí nghiệp In Hà Tây Thực hiện nghị định 388-HĐBT về thành lập và giải thể doanh nghiệp Xí nghiệp In Hà Tây được UBND Tỉnh Hà Tây ra quyết định thành lập theo quyết định số 570-QĐ/UB ngày 22-12-1992, với chức năng nhiệm vụ là: In báo Hà Tây và các loại sách, tập san, biểu mẫu tạp chí Theo giấy phép kinh doanh số 104348 do trọng tài kinh tế tỉnh Hà Tây cấp ngày 08- 01-1993

Xí nghiệp In Hà Tây là doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập với số vốn kinh doanh khi thành lập doanh nghiệp là:

- Tổng số vốn kinh doanh: 243,117 triệu đồng Trong đó : + Vốn cố định: 176,930 triệu đồng + Vốn lưu động: 66,187 triệu đồng Theo nguồn vốn:

+ Vốn ngân sách cấp: 225,119 triệu đồng + Vốn doanh nghiệp tự bổ xung: 17,998 triệu đồng Địa chỉ : 8A Hoàng Hoa Thám – Thị xã Hà Đông – Tỉnh Hà Tây

KILOBOOKS.COMĐiện thoại: (034)-824548 – 826304 – 828570

Vào thời điểm thành lập lại xí nghiệp cơ sở vật chất gồm: 1.268m2 đất được giao sử dụng trong đó 1.000m2 là nhà xưởng cấp 4, máy móc thiết bị cũ kỹ, công nghệ in Typo lạc hậu, thêm vào đó Thị xã Hà Đông giáp với thủ đô Hà Nội- Nơi có nhiều cơ sở in của trung ương, bộ ngành được trang bị kỹ thuật hiện đại, chất lượng cao nên sản phẩm của Xí nghiệp In Hà Tây không cạnh tranh được trên thị trường Chính vì thế Xí nghiệp In Hà Tây gặp rất nhiều khó khăn trong sản xuất kinh doanh dẫn tới công nhân thiếu việc làm, lương thấp, đời sống sinh hoạt của công nhân không được đảm bảo

Đứng trước tình hình đó Ban giám đốc và toàn thể cán bộ công nhân viên chức Xí nghiệp quyết tâm tháo gỡ khó khăn, mạnh dạn thay đổi công nghệ in từ in Typo sang in Ofset Xí nghiệp In Hà Tây đã vay vốn ngân hàng kết hợp với một phần vốn do ngân sách nhà nước cấp từng bước đầu tư công nghệ in Ofset và các thiết bị phục vụ sau in Công tác nhân sự được đổi mới, đã đào tạo lại công nhân cho phù hợp với công nghệ in Ofset, tinh giảm bộ máy hành chính, giải quyết chế độ cho một số công nhân đủ 25 năm công tác về nghỉ hưu, cử một số công nhân và và con cán bộ công0 nhân viên đi học tại Trường trung cấp in để nâng cao trình độ, tay nghề Xí nghiệp tổ chức sắp xếp và củng cố lại quy trình sản xuất và mô hình quản lý xí nghiệp, với quy mô 54 cán bộ công nhân viên trong đó 9 cán bộ nhân viên quản lý, hành chính, kế toán, kỹ thuật còn lại 45 công nhân trực tiếp sản xuất Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ phát huy hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh Với phương châm đổi mới thiết bị để không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, Xí nghiệp In Hà Tây đã mạnh dạn vay vốn ngân hàng kết hợp sử dụng vốn khấu hao để tiếp tục đầu tư cải tiến máy móc trang thiết bị từ máy in một mầu sang máy in hai mầu, cải tạo nâng cấp nhà xưởng và nhà làm việc trên diện tích 440m2quay ra mặt đường Quốc lộ 6 thuộc phường Quang Trung- Thị xã Hà Đông – Tỉnh Hà Tây

Những cố gắng và sự đầu tư đúng hướng, tổ chức sản xuất phù hợp, Xí nghiệp đã từng bước khắc phục khó khăn dần lấy lại được uy tín với khách hàng, chất lượng sản phẩm ngày càng được nâng cao Xí nghiệp In Hà Tây đã ký được nhiều hợp đồng in với các bạn hàng trong và ngoài tỉnh, đặc biệt là Báo Hà Tây và Nhà xuất bản giáo dục

Trong vòng 11 năm qua tính đến ngày 31-12-2003( đơn vị: 1.000 đ) - Tổng giá trị TSCĐ của xí nghiệp: 3.238.000đ

- Tổng vốn kinh doanh: 1.769.000đ

Số lượng công nhân viên chức 64 người trong đó cán bộ quản lý hành chính 12 người và công nhân lao động trực tiếp là 52 người

1.1.2 Chức năng và nội dung hoạt động ở Xí nghiệp In Hà Tây :

Xí nghiệp In Hà Tây là đơn vị doanh nghiệp nhà nước chịu sự quản lý trực tiếp của Sở văn hoá thông tin tỉnh Hà Tây, hoạt động sản xuất kinh doanh độc lập, có tư cách pháp nhân Xí nghiệp hoạt động trên nguyên tắc tự chủ về tài chính trong quá trình sản xuất kinh doanh, dưới sự lãnh đạo của tập thể ban giám đốc xí nghiệp

Nhiệm vụ cơ bản của xí nghiệp là sản xuất các sản phẩm của nghành in chủ yếu mang tính chất chính trị như: in báo Hà Tây, tạp chí, tập san, thông báo nội bộ của các ban ngành trong tỉnh ngoài ra còn in sách giáo khoa, sách văn học và các loại biểu mẫu theo yêu cầu khách hàng Sản phẩm sản xuất của xí nghiệp được thực hiện từ khi nhận mẫu, nội dung các loại ấn phẩm của khách hàng để tiến hành chế bản Kết thúc quá trình sản xuất cho ra sản phẩm là những quyển sách, tờ báo, biểu mẫu, chứng từ Với kích cỡ, khuôn khổ khác nhau phục vụ cho nhu cầu sử dụng trên mọi lĩnh vực của nền kinh tế quốc dân

Đặc điểm sản xuất của các loại ấn phẩm đã chi phối trực tiếp đến quá trình tổ chức sản xuất và bộ máy quản lý của xí nghiệp Để phù hợp với qui trình công nghệ sản xuất Xí nghiệp In Hà Tây tổ chức dây truyền sản xuất thành các khâu: khâu chế bản, khâu in và sau in, cụ thể như sau:

1.1.3 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại Xí nghiệp In Hà Tây:

Trải qua nhiều năm tồn tại và phát triển Xí nghiệp In Hà Tây đã đạt được nhiều thành quả quan trọng trong lĩnh vực in nói chung và thực hiện nhiệm vụ chính trị nói riêng Sau đây là một số chỉ tiêu kinh tế quan trọng mà xí nghiệp In Hà Tây đã đạt được trong 2 năm từ 2002 - 2003:

Các chỉ tiêu thực hiện Đơn vị tính 2002 2003 Năm CL % 1 Sản lượng trang

in13x19

Triệu trang 463 570 +107 23% 2 Giá trị tổng sản lượng Triệu đồng 4.404 5.087 +683 15,5% 3 Doanh thu Triệu đồng 4.176 4.794 +618 14,7% 4 Lợi nhuận Triệu đồng 90 100 +10 11,1% 5 Khoản nộp ngân sách Triệu đồng 80 100 + 20 25% 6 Giá trị tài sản cố định Triệu đồng 3.075 3.238 + 163 5,3% 7 Tổng vốn kinh doanh Triệu đồng 1.724 1.769 + 45 2,6% 8 Năng suất lao động Trđ/năm 67 75 + 8 11,9% 9 Tổng quỹ lương Triệu đồng 1.036 1.112 + 86 8,3% 10 Số CNV bình quân Người/năm 61 64 + 3 4,9% 11 Lương bình quân 1000đ/người 16000 17500 + 1.500 9,4%

Nhìn chung các chỉ tiêu chủ yếu của Xí nghiệp In Hà Tây năm sau đều cao hơn năm trước: Sản lượng trang in 13 x 19, giá trị tổng sản lượng, doanh thu, lợi nhuận, giá trị tài sản cố định, tổng vốn kinh doanh, tổng qũi tiền lương Điều đó cho thấy hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp In Hà Tây ngày càng phát triển đi lên, qui mô sản xuất ngày càng mở rộng

1.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy sản xuất và qui trình công nghệ:

1.1.4.1 Bộ phận chế bản:

Được thiết kế theo sơ đồ sau: chia làm 2 công đoạn

Công đoạn 1: Bộ phận vi tính thiết kế mẫu in trên máy vi tính đồng thời kiểm tra sửa lỗi trên máy sau đó ra tờ can vi tính và chuyển cho công nhân bình bản

Công đoạn 2:

Bình trên đế phim Phơi và hiện bản Theo thứ tự mầu bình trên các tấm

In chỉ định kẽm chuyên dùng

Bộ phận chế bản gồm 7 công nhân đảm trách trên các thiết bị như máy vi tính, máy phơi bản và các dụng cụ chuyên dùng khác

1.1.4.2 Phân xưởng in:

Nhận các bản kẽm từ bộ phận chế bản, căn cứ lệnh sản xuất tiến hành in Thiết kế

mẫu in trên máy vi tính

Kiểm tra soát lỗi sửa

lỗi

Ra tờ can vi tính

Công nhân bình bản

Công nhân phơi bản

Phân xưởng máy in

KILOBOOKS.COM

Chuyển các Lên bản kẽm Bản kẽm tiến hành in

Phân xưởng in gồm 19 công nhân đảm trách với thiết bị gồm 4 máy in 8 trang và 1 máy in 4 trang, trong đó có 2 máy in hai mầu

1.1.4.3 Phân xưởng sau in:

Nhiệm vụ của phân xưởng sau in là hoàn thiện các tờ in thành sản phẩm hoàn chỉnh bao gồm rất nhiều công đoạn Giả sử gia công một cuốn sách bắt đầu từ khi nhận tờ in hoàn chỉnh công nhân sách tiến hành theo các công đoạn sau:

Sơ đồ 1:

Phân xưởng này gồm 24 công nhân với các trang thiết bị như máy nào bìa, máy dao, máy đóng ghim

1.1.4.4 Qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm:

Như đã nêu ở trên qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm của xí nghiệp in theo dây chuyền khép kín như sau:

Bộ phận phơi bản

Bộ phận in:

- Căn cứ lệnh sản xuất - Số lượng mầu in - Số lượng sản phảm in

Sản phẩm in

ho n chỉnh

Dỗ đếm Gập sách Bắt tay sách Kiểm tay sách

Khâu sách, đóng gim

V o bìa Xén sách

Kiểm tra chất lượng

sản phẩm

th nh phẩm

Sơ đồ 2: Qui trình sản xuất sản phẩm tại Xí nghiệp In Hà Tây

Ký Lập phiếu Viết Hợp đồng SX,HĐồng Hoá đơn

PN,PX Vật tư Hoá đơn

Nhập Hàng

Qua sơ đồ trên cho thấy với qui trình công nghệ khép kín các sản phẩm của Xí nghiệp In Hà Tây được sản xuất hàng loạt với số lượng tuỳ theo đơn đặt hàng của khách hàng, mỗi loại sản phẩm tham gia các công đoạn sản xuất khác nhau

VD: In mẫu biểu tờ rời chỉ cần qua các công đoạn:

Vi tính - sửa bài – bình – phơi – in - đếm, chọn – cắt xén VD: In các loại sách phải qua các công đoạn sau:

Vi tính – sửa bài – bình – phơi – in – dỗ đếm – gập sách – bắt tay sách- kiểm tay sách – khâu(đóng ghim) – vào bìa – xén sách- kiểm tra chất lượng - đóng bó – nhập kho thành phẩm

Các sản phẩm của Xí nghiệp In Hà Tây có nhiều loại, in nhiều mầu hoặc ít mầu khác nhau, in trên các loại giấy có chất liệu định lượng khác nhau nên định mức vật liệu cho từng sản phẩm cũng khác nhau Vì vậy theo qui định của ngành in: các sản phẩm được qui đổi về trang in công nghiệp quy chuẩn khổ 13x19 và 1 mầu theo công thức:

Khách h ng

Phòng KHSX

Phòng kế toán

Khách h ng

Bộ phận chế bản, bình,

phơi bản, vi tính

Phân xưởng máy

Phân xưởng

sách

Kho

KILOBOOKS.COMSố lượng trang

in tiêu chuẩn =

Số lượng sản phẩm thực tế

x

Hệ số qui đổi sản phẩm x

Số mầu in

Hệ số qui đổi sản phẩm = Diện tích trang in tiêu chuẩn Diện tích khổ thành phẩm

VD: Nếu sản phẩm 1 trang in khổ 39x27 in 4 mầu thì được qui đổi về trang in tiêu chuẩn như sau:

Tổng trang in 13x19 = 1 x (39x27) : (13x19) x 4 = 16 trang

1.1.5 Đặc điểm tổ chức quản lý tại Xí nghiệp In Hà Tây :

Với đặc điểm loại hình sản xuất ngành in, chu kỳ sản xuất sản phẩm ngắn, để đảm bảo quy trình công nghệ khép kín sản xuất liên tục đòi hỏi bộ máy quản lý phải được tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt và hiệu quả từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho Xí nghiệp In Hà Tây có thể tăng cường độ lao động, năng lực sản xuất, thúc đẩy quá trình luôn chuyển vốn nhanh, giảm chi phí để thu được hiệu quả kinh doanh là lớn nhất Chính vì vậy xí nghiệp In Hà Tây tổ chức bộ máy quản lý theo cơ cấu trực tuyến chức năng ( tổ chức quản lý theo một cấp) Các phòng ban chức năng và bộ phận sản xuất có mối liên hệ mật thiết với nhau và đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của ban giám đốc xí nghiệp

Sơ đồ 3: Tổ chức bộ máy quản lý tại Xí nghiệp In Hà Tây

: Mối quan hệ chỉ đạo hoặc dây chuyền

: Mối quan hệ hai chiều trong qua trình sản xuất

Tổ chức sản xuất và tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp căn cứ vào nhiệm vụ kế hoạch và định hướng lâu dài của xí nghiệp Hiện nay biên chế tổ chức quản lý Xí nghiệp In Hà Tây gồm 3 phòng ban chức năng, hai phân xưởng và một bộ phận sản xuất Dưới đây là đặc điểm chức năng nhiệm vụ từng phòng ban

1.1.5.1 Ban giám đốc xí nghiệp:

- Giám đốc:

Là người quyết định việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp theo luật doanh nghiệp, và các qui định của pháp luật, nghị quyết của đại hội công nhân viên chức, là người chịu trách nhiệm trước pháp luật và tập thể người lao động về quản lý tài sản của nhà nước và kết quả hoạt sản xuất kinh doanh của xí nghiệp

- Phó giám đốc:

Giám đốc

Phó giám đốc điều hanh sản xuất

Phòng kế hoạch sản xuất Phòng tổ chức

h nh chính

Phòng kế toán t i vụ

Bộ phận vi tính, sửa b i, bình,

phơi bản

Phân xưởng máy

Phân xưởng sau in

Kho sản phẩm

Phó giám đốc kỹ thuật là người giúp việc cho giám đốc, phụ trách và điều hành phòng kế hoạch sản xuất, chỉ đạo các bộ phận sản xuất hoàn thành kế hoạch sản xuất trong tháng và các nhiệm vụ phục vụ cho nhu cầu sản xuất của xí nghiệp Phó giám đốc có trách nhiệm cùng với giám đốc hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh của xí nghiệp

1.1.5.2 Các phòng ban chức năng khác:

- Phòng kế hoạch sản xuất:

Phòng kế hoạch sản xuất có nhiệm vụ nhận mẫu đặt hàng của khách hàng, tính ra giá trị hợp đồng dựa trên các qui định của xí nghiệp và ký hợp đồng, sau đó tiến hành lập kế hoạch sản xuất sản phẩm, điều hành sản xuất và kiểm tra sản phẩm

Cuối kỳ lập phiếu sản xuất chuyển cho phòng kế toán tính lương công nhân sản xuất

- Phòng tổ chức hành chính:

Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ tổ chức, điều hành, bố trí nhân sự trong xí nghiệp, bảo vệ an toàn cho xí nghiệp, thường trực phòng chống cháy nổ, bảo đảm an toàn vệ sinh lao động cho các công nhân trực tiếp sản xuất tại xí nghiệp Ngoài ra phòng tổ chức hành chính chịu trách nhiệm củng cố và duy trì nội quy, quy chế của xí nghiệp

- Phòng kế toán:

Dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc với nhiệm vụ tổ chức công tác hạch toán kế toán tại xí nghiệp Thống kê lưu trữ, kiểm tra, cung cấp các số liệu, thông tin chính xác, đầy đủ kịp thời về tình hình sản xuất kinh doanh của xí nghiệp cho ban giám đốc

Thực hiện ghi chép, phản ánh vào sổ sách kế toán một cách chính xác, trung thực, kịp thời mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại xí nghiệp

Lập kế hoạch và quản lý thu- chi tài chính, thống kê, theo dõi quản lý các nguồn, quỹ tại ngân hàng, quỹ tiền mặt và giá trị vật tư, tài sản tại xí nghiệp Lập và gửi các loại báo cáo cho các cơ quan quản lý theo đúng qui định của pháp lệnh kế toán - thống kê, các báo cáo tài chính, quyết toán thuế, các khoản nộp ngân sách nhà nước

Phòng kế toán cùng ban giám đốc xây dựng và lập các kế hoạch về sản xuất kinh doanh, dự trữ vật tư, bảo toàn và phát triển vốn

1.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI XÍ NGHIỆP IN HÀ TÂY :

1.2.1 Tổ chức công tác kế toán của Xí nghiệp In Hà Tây:

1.2 1.1 Những thông tin chung về tổ chức công tác kế toán:

Xí nghiệp In Hà Tây là doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập, có tổ chức công tác kế toán tập trung Do đó các công việc như phản ánh ghi chép lưu trữ chứng từ, hệ thống sổ sách kế toán và hệ thống báo cáo được thực hiện tại phòng kế toán của xí nghiệp Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được thực hiện hạch toán và lưu trữ tại phòng kế toán Cuối kỳ phòng kế toán lên các báo cáo quyết toán theo trình tự thời gian: tháng, quý, năm

- Hiện nay Xí nghiệp In Hà Tây đang áp dụng hệ thống tài khoản và biểu mẫu sổ sách ban hành theo Quyết định 1141/TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng bộ tài chính cùng với các văn bản quy định sửa đổi bổ sung theo chuẩn mực kế toán mới

- Hình thức ghi sổ kế toán đang áp dụng là hình thức nhật ký chung

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho Xí nghiệp In Hà Tây đang áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên

- Phương pháp tính khấu hao: Xí nghiệp In Hà Tây áp dụng phương pháp khấu hao đều theo thời gian (theo quyết định số 166/1999/QĐ- BTC ngày 30/12/1999) Tài sản cố định tăng tháng này tháng sau tính khấu hao, tài sản cố định giảm tháng này tháng sau thôi tính khấu hao Dựa trên cơ sở tỷ lệ

- Phương pháp tính giá hàng tồn kho: Công ty áp dụng giá thực tế để tính giá hàng tồn kho, theo dõi nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song và xuất kho nguyên vật liệu theo phương pháp nhập trước xuất trước Hàng tồn kho của công ty chủ yếu là giấy và mực in ngoài ra còn một số nguyên vật liệu phụ khác

- Phương pháp tính giá thành là phương pháp tập hợp trực tiếp

1.2.1.2 Tổ chức bộ máy kế toán:

Xuất phát từ đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp, bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung Toàn bộ công việc kế toán được thực hiện tập trung tại phòng kế toán của xí nghiệp Phòng kế toán tài vụ là một phòng quan trọng với chức năng quản lý về tài chính, phòng kế toán đã góp phần không nhỏ trong việc hoàn thành kế hoạch sản xuất hàng năm của xí nghiệp Có thể nói phòng kế toán là người trợ lý đắc lực cho lãnh đạo xí nghiệp trong việc đưa ra các quyết định kinh doanh Nhiệm vụ chính của phòng kế toán là ghi chép, thu thập, tổng hợp, xử lý các thông tin về tình hình tài chính và hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp một cách chính xác đầy đủ kịp thời

Tại Xí nghiệp In Hà Tây dưới các phân xưởng không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà bố trí tổ trưởng làm nhiệm vụ hướng dẫn, ghi chép chứng từ số liệu chuyển về phòng kế toán để xử lý và tiến hành công việc hạch toán Các nhân viên kế toán đều được đào tạo có trình độ đại học và cao đẳng phù hợp với nhiệm vụ và yêu cầu công việc

Từ tình hình thực tế và yêu cầu quản lý của Xí nghiệp In Hà Tây, bộ máy kế toán gồm 3 người được tổ chức như sơ đồ 4 Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm điều hành bộ máy kế toán tại xí nghiệp, mỗi kế toán viên chịu trách nhiệm về một hoặc một số phần hành

Sơ đồ 4: Tổ chức bộ máy kế toán tại Xí nghiệp In Hà Tây

- Kế toán trưởng:

Chịu trách nhiệm trước cấp trên về việc chấp hành pháp luật, qui định của nhà nước và chế độ tài chính kế toán hiện hành Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán của xí nghiệp đảm bảo gọn nhẹ phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý, tổ chức lưu trữ các tài liệu kế toán theo qui định Lựa chọn hình thức sổ kế toán, tổ chức sử dụng vốn có hiệu quả, khai thác khả năng tiềm tàng, cung cấp các thông tin về tình hình tài chính một cách chính xác, đầy đủ, kịp thời và toàn diện, đồng thời tham mưu cho giám đốc ra các quyết định kinh doanh

Xí nghiệp In Hà Tây kế toán trưởng kiêm các phần việc sau:

+ Kế toán tài sản cố định: theo dõi ghi sổ tình hình tăng giảm TSCĐ tại xí nghiệp đồng thời tính khấu hao tài sản cố định, lập bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định

Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng

hợp,TSCĐ

Kế toán tiêu thụ v thanh toán

Kế toán tiền lương, BHXH, KT nguyên vật liệu

Kiêm thủ quỹ

+ Kế toán nguyên vật liệu chính (giấy): Theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu chính( giấy), ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp nguyên vật liệu chính

+ Kế toán tổng hợp: Tập hợp chi phí sản xuất từ các bộ phận kế toán có liên quan phân bổ chi phí cho các đối tượng sử dụng và tính giá thành từng loại sản phẩm, xác định chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ Ghi sổ nhật ký chung các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ, vào sổ cái các tài khoản liên quan, cuối kỳ lập bảng cân đối số phát sinh, báo cáo tài chính

- Kế toán tiêu thụ và theo dõi thanh toán:

+ Vào sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ liên quan tới kế toán tiêu thụ và thanh toán: viết hoá đơn, theo dõi doanh thu bán hàng, các khoản thanh toán thu chi trong và ngoài xí nghiệp như thanh toán với người mua, người bán, thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, quyết toán thuế GTGT + Kiểm tra và đối chiếu sổ nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền với thủ quỹ Kiểm tra và theo dõi công tác thanh toán của xí nghiệp, rà soát các khoản tạm ứng cần phải thu từ đó giúp cho người quản lý quản lý được chặt chẽ hơn tình hình tài chính của xí nghiệp Kế toán thanh toán cũng là người phải phản ánh kịp thời, đầy đủ về số lượng hiện có và tình hình biến động của tiền gửi ngân

hàng, kiểm tra chế độ thu, chi của tiền gửi ngân hàng

+ Ngoài ra kế toán thanh toán còn theo dõi vật tư của khách hàng gửi gia công

- Kế toán tiền lương và BHXH:

+ Cuối kỳ căn cứ vào đơn giá tiền lương, bảng chấm công, phiếu sản xuất tính lương phải trả cho công nhân viên trong xí nghiệp và các khoản phải nộp theo lương: BHXH, BHYT và kinh phí công đoàn

+ Kế toán tiền lương kiêm kế toán nguyên vật liệu phụ, công cụ dụng cụ theo dõi và ghi sổ chi tiết tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu phụ, công cụ dụng cụ Cuối tháng lập bản phân bổ công cụ dụng cụ, vật liệu phụ và bản phân bổ

tiền lương và các khoản theo lương được tập hợp theo đối tượng chi phí chuyển cho kế toán tổng hợp

+ Ngoài ra kế toán tiền lương kiêm thủ quỹ

Trên đây là khái quát cơ cấu, nhiệm vụ và từng phần hành kế toán trong bộ máy kế toán ở Xí nghiệp In Hà Tây

1.2.1.3 Công tác kế toán tại Xí nghiệp In Hà Tây:

Hiện nay Xí nghiệp In Hà Tây đang áp dụng hệ thống tài khoản và biểu mẫu sổ sách ban hành theo QĐ1141/TC/CĐKT ngày01-11-1995 của bộ trưởng bộ tài chính cùng với các văn bản quy định sửa đổi bổ xung theo chuẩn mực kế toán mới Hình thức ghi sổ kế toán đang áp dụng là hình thức nhật ký chung Phương pháp hạch toán đang áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên

- Đặc điểm chủ yếu của hình thức nhật ký chung:

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được căn cứ vào chứng từ gốc để ghi sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian và nội dung nghiệp vụ kinh tế phản ánh đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán (quan hệ đối ứng giữa các tài khoản rồi ghi sổ cái) Hình thức nhật ký chung thuận tiện cho việc ghi chép, ít trùng lặp và dễ áp dụng cho hình thức kế toán máy

- Hệ thống sổ sách, chứng từ:

Xí nghiệp In Hà Tây áp dụng hình thức ghi sổ theo hình thức nhật ký chung, hệ thống sổ sách, chứng từ, biểu mẫu áp dụng theo đúng qui định của Bộ tài chính ban hành theo quyết định 1141/TC/CĐKT ngày 01/11/1995

Các loại sổ sách bao gồm: - Sổ nhật ký chung

- Sổ nhật ký thu chi tiền mặt, ngân hàng - Sổ nhật ký bán hàng

- Sổ nhật ký mua hàng

KILOBOOKS.COM- Sổ kế toán tổng hợp

- Sổ cái các tài khoản - Sổ kế toán chi tiết TSCĐ - Sổ chi tiết doanh thu - Sổ tiền gửi ngân hàng

- Sổ kế toán chi tiết các tài khoản: 627, 331, 642 - Sổ chi tiết thanh toán

- Sổ chi tiết vật liệu - Sổ theo dõi nộp séc - Sổ tiền vay

- Các bảng phân bổ:

+ Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ + Bảng phân bổ vật liệu

+ Bảng phân bổ tiền lương

Các loại hoá đơn, chứng từ: phiếu yêu cầu xuất vật tư, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu sản xuất, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ phiếu thanh toán tạm ứng, hoá đơn GTGT

- Căn cứ vào phiếu sản xuất tính lương trả cho công nhân

- Các chứng từ cần hạch toán chi tiết đồng thời ghi vào các sổ (thẻ) kế toán chi tiết

- Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh các tài khoản

- Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ cái với bảng tổng hợp, số liệu giữa sổ cái với sổ quỹ

- Cuối quý căn cứ vào bảng cân đối số phát sinh các tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết để lập báo cáo tài chính và do kế toán tổng hợp lập

Sơ đồ tình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung như sau:

Nhật ký bán h ng

Nhật ký chung

Bảng phân bổ Tiền lương,

KHTSCĐ

Sổ thể kế toán chi

tiết

Sổ cái

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo t i chính

Bảng tổng hợp chi tiết

1.2.2 Thực tế công tác hạch toán chi phí sản xuất tại Xí nghiệp In Hà Tây :

1.2.2.1 Đối tượng hạch toán:

Đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất tại Xí nghiệp In Hà Tây là toàn bộ qui trình công nghệ và mở chi tiết chi phí sản xuất cho từng khoản mục:

+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp + Chi phí nhân công trực tiếp + Chi phí sản xuất chung

Việc xác định đúng đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất là tiền đề cho xí nghiệp tổ chức tốt công tác tập hợp chi phí sản xuất, từ góc độ quản lý giúp cho nhà quản lý tìm ra biện pháp phấn đấu tiết kiệm chi phí hạ giá

thành sản phẩm tăng sức cạnh tranh của sản phẩm

Tại Xí nghiệp In Hà Tây việc tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh được thực hiện theo đơn đặt hàng của khách hàng Các đơn đặt hàng có nội dung và khối lượng luôn thay đổi Qui trình công nghệ là qui trình khép kín, liên tục và được bố trí ở nhiều công đoạn khác nhau Sản phẩm với tính chất đặc thù của ngành in được sản xuất ở nhiều công đoạn khác nhau và từng công đoạn lại được khép kín ở một phân xưởng và sản phẩm hoàn thành khi qua công đoạn cuối cùng Xuất phát từ những đặc điểm và những điều kiện cụ thể của xí nghiệp để đáp ứng yêu cầu công tác quản lý, công tác hạch toán kế toán Xí nghiệp In Hà Tây không tính chi phí sản xuất cho từng công đoạn mà được tập hợp chung từ công đoạn sản xuất đầu cho đến sản phẩm sản xuất hoàn thành

1.2.2.2 Phương pháp hạch toán chi phí sản xuất tại Xí nghiệp In Hà Tây:

Phương pháp hạch toán chi phí sản xuất là hệ thống các phương pháp mang tính nghiệp vụ kỹ thuật mà xí nghiệp áp dụng để tập hợp chi phí cho từng đối tượng đã xác định

Tại Xí nghiệp In Hà Tây đang áp dụng phương pháp hạch toán chi phí sản xuất là tập hợp trực tiếp Sau đây là qui trình hạch toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm

Sơ đồ 6: Trình tự hạch toán chi phí sản xuất tại Xí nghiệp In Hà Tây:

Nhật ký tiền ngân h ng

Nhật ký chung

Sổ chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ cái TK154, 621,622,627

Bảng cân đối t i khoản

Báo cáo t i chính

Bảng tính giá th nh Chứng từ gốc về chi phí v

các bảng phân bổ 1, 2, 3

Trên đây là qui trình hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm được thực hiện tại Xí nghiệp In Hà Tây

1.2.2.3 Nội dung kế toán các khoản mục chi phí tại Xí nghiệp In Hà Tây:

Xí nghiệp In Hà Tây là doanh nghiệp nhà nước hoạt động sản xuất kinh doanh trên lĩnh vực in, chuyên in báo Hà Tây, báo nội bộ và các tập san Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành bao gồm: kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung, cuối kỳ tập hợp chi phí sản xuất trong kỳ từ đó tính giá thành sản phẩm Để quản lý chi phí trong quá trình sản xuất tránh thất thoát, hao hụt đòi hỏi hạch toán chi phí sản xuất phải cụ thể, chính xác, chặt chẽ Việc tập hợp chi phí sản xuất đầy đủ chính xác có tầm quan trọng trong việc tính giá thành sản phẩm để từ đó tìm biện pháp thích hợp hạ giá thành sản phẩm

1.2.3 Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:

1.2.3.1 Đặc điểm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:

Với đặc thù của ngành in chi phí nguyên vật liệu chiếm từ 65%-70% giá thành sản phẩm, một tỷ lệ rất lớn đối với các ngành sản xuất Xí nghiệp In Hà Tây chia nguyên vật liệu thành: vật liệu chính, vật liệu phụ

Trong thực tế giá mua nguyên vật liệu trên hoá đơn đã bao gồm phí vận

chuyển do người bán cung cấp tại kho

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là yếu tố chi phí rất quan trọng chiếm từ 60%- 80% giá thành sản phẩm, hạch toán chi phí nguyên vật liệu một cách hiệu quả giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm để sản phẩm có thể cạnh tranh trên thị trường

Xí nghiệp In Hà Tây hạch toán chi phí nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên, việc hạch toán chi phí nguyên vật liệu kế toán sử dụng giá thực tế mà không sử dụng giá hạch toán và cách tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước cho phép kế toán có thể tính giá nguyên vật liệu kịp thời

KILOBOOKS.COMTrình tự hạch toán:

Phiếu yêu cầu ghi sổ, viết phiếu xuất NVL xuất NVL

Xuất nguyên vật liệu, ghi thẻ kho

Định kỳ dựa vào các phiếu xuất kho kế toán theo dõi nguyên vật liệu xác định chi phí nguyên vật liệu trực tiếp theo từng phiếu xuất kho:

Giá thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho x Đơn giá NVL Đối với những vật liệu tồn đầu tháng trong tháng không nhập thì lấy đơn giá ở bảng kê tháng trước Xí nghiệp In Hà Tây kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp do kế toán tiền lương theo dõi mực và nguyên vật liệu phụ, kế toán tổng hợp theo dõi giấy Cuối kỳ kế toán nguyên vật liệu tổng hợp số liệu tính ra chi phí nguyên vật liệu chuyển cho kế toán tổng hợp

Do đặc điểm sản xuất nên Xí nghiệp In Hà Tây chỉ dự trữ một lượng nhất định nguyên vật liệu cho sản xuất nên có thể tăng nhanh vốn lưu động và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh, giải quyết nhu cầu vốn của doanh nghiệp

Tài khoản sử dụng: TK 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Được chi tiết thành hai tài khoản cấp hai: TK 6211- CFNVL chính

TK 6212- CFNVL phụ

Trong tháng 1 năm 2004 Xí nghiệp In Hà Tây đã hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp như sau:

1.2.3.2 Phương pháp hạch toán chi phí nguyên vật liệu:

1.2.3.2.1 Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu:

Hàng ngày kế toán theo dõi tình hình xuất nguyên vật liệu thông qua phiếu xuất kho nguyên vật liệu:

Phòng kế toán Phân

xưởng sản xuất

Thủ kho

Đơn vị : XÍ NGHIỆP IN HÀ TÂY PHIẾU XUẤT KHO Số: 175

Nợ: 621 Có: 152 Ngày 7 tháng 01 năm 2004

Họ tên người nhận hàng: Anh Sinh

Lý do xuất kho: In tập san Nhà Văn hoá thônh tin Xuất tại kho: Máy S226

STT

Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm

chất

Mã số

Đơn vị tính

1 Kẽm 56 x 67 Tấm 5 5 21.410 107.050 2 Kẽm 55 x 65 Tấm 2 2 20.416 40.832

Cộngthành tiền( bằng chữ):

Xuất, ngày 7 tháng 01 năm 2004

Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho

Định kỳ: Từ các phiếu xuất kho kế toán theo dõi nguyên vật liệu vào Sổ chi tiết nguyên vật liệu, mỗi loại nguyên vật liệu mở riêng để theo dõi

KILOBOOKS.COMBiểu số1:

SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU CHÍNH( GIẤY)

Mở ngày 01 tháng 01 năm 2004

Tên vật liệu( dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa): Giấy bãi bằng 79 x109 Đơn vị: Xí nghiệp In Hà Tây

Chứng từ

Diễn giải TK ĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn

Số dư đầu kỳ

02 1/1 Nhà văn hoá TT

01 9/1 Giấy bãi bằng

( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)

Từ các sổ chi tiết nguyên vật liệu, cuối tháng kế toán nguyên vật liệu tiến hành lên bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu, bao gồm bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu chính( giấy, mực) và bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu phụ và công cụ dụng cụ

- Căn cứ lập bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu chính( giấy) là các sổ chi tiết theo dõi nhập xuất tồn giấy trong tháng

KILOBOOKS.COMBiểu số 2:

BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU CHÍNH (GIẤY)

Tháng 1 năm 2004

Lượng Giá trị Lượng Giá trị Lượng Giá trị Lượng Giá trị 1 Bãi bằng 70x109 24.268 13.128.988 2.400 1.298.400 19.138 10.353.658 7.530 4.073.730 2 Bãi bằng 84x120 34.547 21.345.165 12.865 7.986.456 26.786 16.549.964 20.626 12.781.657 3 Cutse150 12.569 15.256.789 - - 10.467 12.705.292 2.102 2.551.497

Giá trị Lượng

Giá trị Lượng

Giá trị 1 Kẽm 64x68 310 7.710.008 - - 3,7896 4.096.540 1.0781 1.165.738

Giá trị Lượng Giá trị Lượng

KILOBOOKS.COMBiểu số 6:

BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ

6 Cộng tháng1 155.767.913 10.226.217 2.105.238 168.099.368

Người lập biểu Ngày 31 tháng 1 năm 2004 (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên)

Trên đây là trình tự hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Xí nghiệp In Hà Tây

1.2.3.2.2 Phương pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu:

Tại Xí nghiệp In Hà Tây công tác hạch toán chi phí nguyên vật liệu được thực hiện như sau:

Từ bảng phân bổ nguyên vật liệu kế toán tổng hợp tiến hành ghi nhật ký chung theo trình tự thời gian vào cuối tháng

SỔ NHẬT KÝ CHUNG

Tháng 1 năm 2004

Biểu số 7: Ngày

tháng ghi sổ

Chứng từ

Diễn giải

Ghi sổ cái

TK ĐƯ

Số tiền

31/1/04 BPBVL 31/1/04 Chi phí nguyên vật liệu Xuất Mực + Giấy in Xuất vật liệu phụ

x x x

621 1521 1522

165.751.706 155.525.489 10.226.217 31/1/04 BPBVL 31/1/04 Chi phí vật liệu FX

Xuất CCDC Xuất giấy vi tính

X X x

6272 153 1521

2.347.662 2.105.238 242.424 31/1/04 BPBK

H

31/1/04 Trích KHTSCĐ SXKD KHTSCĐ cho thuê Trích KHTSCĐ QLDN Ghi tăng vốn khấu hao

x X X x

6274 635 6424 214

20.945.400 1.825.200 1.364.000

24.134.600

31/1/04 NKC 31/1/04 Chi phí giá vốn Kết chuyển giá vốn

X X

911 632

228.720.666

228.720.666 31/1/04 NKC 31/1/04 Chi phí quản lý

Kết chuyển chi phí QL X x

911 642

36.666.200

36.666.200 Cộng 1.553.924.606 1.553.924.606

Sau khi đã vào sổ nhật ký chung kế toán tổng hợp tiến hành vào Sổ cái TK621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Biểu số 8: SỔ CÁI TÀI KHOẢN 621

Chứng từ Diễn giải Trang

NKC TKĐƯ

Số phát sinh

NKC 31/01/04 CFNVLTT 26 621 165.751.706 NKC 31/01/04 K/c

CFNCTT

Cộng 165.751.706 165.751.706 Với qui trình hạch toán CFNVL như trên tuy đã đảm bảo tính nhanh gọn, chính xác toàn bộ chi phí nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ đều được tập hợp trực tiếp vào bên Nợ TK621 nhưng không chi tiết cho từng phân xưởng sẽ ảnh hưởng đến công tác kiểm tra, tính tiết kiệm hay lãng phí ở