Đề Tài Ứng Dụng Email Luân Chuyển Văn Bản, Tài Liệu Nội Bộ

BÁO CÁO ĐỀ TÀI: ỨNG DỤNG EMAIL LUÂN CHUYỂN VĂN BẢN, TÀI LIỆU NỘI BỘ Năm 2004 Ứng dụng Email luân chuyển tài liệu nội Nội dung báo cáo Mở đầu Mục tiêu đề tài Phân tích tiến trình thông điệp quản lý ứng dụng Email việc luân chuyển văn bản, tài liệu nội Truy cập hộp thư Outlook Web Access phần mềm quản lý Email MS Outlook 2000 Ứng dụng Email luân chuyển tài liệu nội MỤC TIÊU CỦA ĐỀ TÀI   Nghiên cứu ứng dụng hệ thống email nội vào việc luân chuyển văn bản, tài liệu nội Đưa giải pháp nhằm đảm bảo tính pháp lý văn nội luân chuyển qua hệ thống email nội Đưa giải pháp bảo mật an toàn thông tin Ứng dụng Email luân chuyển tài liệu nội Tiến trình thông tin quản lý Thông tin phản hồi Thông điệp Mã Truyền quản hoá tin Tiếp Giải nhận mã Nhận thông lý NGƯỜI GỬI NGƯỜI NHẬN Ứng dụng Email luân chuyển tài liệu nội điệp Phương pháp truyền thống Ứng dụng Email luân chuyển tài liệu nội Phương pháp Email Ứng dụng Email luân chuyển tài liệu nội Phương pháp Email •Sent Items •Inbox Máy chủ thư (Email Server) Máy chủ thư (Email Server) Dinhtam@yahoo.com Abc@hotmail.com NGƯỜI GỬI Các giao thức Email: 1/ IMAP (Internet Mail Access Protocol) giao thức lấy copy thư hòm thư cá nhân, người sử dụng không xóa thư máy chủ 2/ POP3 (Post Office Protocol): a POP3: Mặc định lấy thư máy chủ không lưu lại gốc b.  POP3 cải tiến: Cho phép lấy copy về, xóa thư lưu máy chủ bấm "Empty Deleted Item" folder 3/ HTTP (Hyper Text Transfer Protocol): Sử dụng tính webmail Microsoft Exchange Server Người sử dụng truy cập trực tiếp vào hộp thư máy chủ thông qua web Ứng dụng Email luân chuyển tài liệu nội NGƯỜI NHẬN Phương pháp truyền thống Phương pháp Email Ứng dụng Email luân chuyển tài liệu nội Phương pháp truyền thống Phương pháp Email • Ưu điểm: • • Văn bản, tài liệu in giấy, có dấu hiệu (sign) người gửi văn Có thể lưu trữ để làm chứng pháp lý cần thiết Dễ sử dụng – Tâm lý quen dùng • Nhược điểm • • Tốc độ truyền tin chậm, đặc biệt tổ chức có đơn vị thành viên đóng địa bàn xa Chi phí văn phòng chi phí truyền tin lớn Người nhận phải có mặt bàn làm việc Chỉnh sửa thảo khó khăn • • Tốc độ truyền tin nhanh bất chấp khoảng cách địa lý Thông điệp gửi đến nhiều địa lúc Người gửi người nhận văn không thiết phải có mặt bàn làm việc Người gửi văn biết người nhận đọc hay chưa biết xác thời điểm đọc văn Đỡ tốn giấy mực, chi phí văn phòng Chỉnh sửa thảo dễ dàng • Nhược điểm • • • Không có dấu hiệu người gửi văn Khó sử dụng Khó đảm bảo mặt lưu trữ • Ưu điểm: • • • • • • • Ứng dụng Email luân chuyển tài liệu nội GIẢI QUYẾT CÁC MỤC TIÊU CỦA ĐỀ TÀI 1.  Nghiên cứu ứng dụng hệ thống email nội vào việc luân chuyển văn bản, tài liệu nội • Việc ứng dụng hệ thống Email nội vào việc luân chuyển văn bản, tài liệu nội môi trường truyền tin hoàn toàn khả thi Vì: Hầu hết máy tính phòng ban nối mạng Đã có máy chủ Email hệ thống mail vận hành không cần đầu tư thêm phần cứng phần mềm Các thông điệp văn gửi hình thức “gửi kèm email” (Attach file) Người gửi người nhận truy cập hộp thư phần mềm có sẵn thị trường truy cập trực tiếp webmail (Giao thức HTTP) Có thể tổ chức lớp hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý email đơn vị Ứng dụng Email luân chuyển tài liệu nội GIẢI QUYẾT CÁC MỤC TIÊU CỦA ĐỀ TÀI Các giải pháp nhằm đảm bảo tính pháp lý văn nội luân chuyển qua hệ thống email nội • • • • Nghiên cứu thực tế hệ thống Email cho thấy: Các Email thực chất lưu trữ máy chủ thư, cá nhân sở hữu sử dụng hộp thư riêng địa email xác đinh khoá (mật khẩu) Người nhận chỉnh sửa nội dung thông điệp gốc người gửi Người gửi lưu giữ gốc thư mục Sent Item để làm chứng pháp lý Có thể dùng để đối chiếu cần thiết Ứng dụng Email luân chuyển tài liệu nội Phương pháp Email •Sent Items •Inbox Máy chủ thư (Email Server) Máy chủ thư (Email Server) Dinhtam@yahoo.com Abc@hotmail.com NGƯỜI GỬI Các giao thức Email: 1/ IMAP (Internet Mail Access Protocol) giao thức lấy copy thư hòm thư cá nhân, người sử dụng không xóa thư máy chủ 2/ POP3 (Post Office Protocol): a POP3: Mặc định lấy thư máy chủ không lưu lại gốc b.  POP3 cải tiến: Cho phép lấy copy về, xóa thư lưu máy chủ bấm "Empty Deleted Item" folder 3/ HTTP (Hyper Text Transfer Protocol): Sử dụng tính webmail Microsoft Exchange Server Người sử dụng truy cập trực tiếp vào hộp thư máy chủ thông qua web Ứng dụng Email luân chuyển tài liệu nội NGƯỜI NHẬN GIẢI QUYẾT CÁC MỤC TIÊU CỦA ĐỀ TÀI Các giải pháp bảo mật an toàn thông tin • • • Nâng cao ý thức bảo mật thông tin, an toàn thông tin, bảo mật mạng, an toàn mạng đến người sử dụng Nâng cao trình độ chuyên môn quản trị mạng Có chiến lược lưu liệu hợp lý Ứng dụng Email luân chuyển tài liệu nội Phương pháp truyền thống Phương pháp Email Ứng dụng Email luân chuyển tài liệu nội Phương pháp truyền thống Phương pháp Email Ứng dụng Email luân chuyển tài liệu nội Kiến nghị Phạm vi ứng dụng đề tài (Phạm vi ứng dụng email luân chuyển công văn, tài liệu nội bộ) Ứng dụng Email luân chuyển tài liệu nội Provisional LuồngProgram thông tin quản Chương lý trình tổ chức hội nghị CẤP A Thông tin xuống CẤP B2 CẤP B3 Thông tin ngang CẤP B1 Thông tin chéo Cấp C1 Cấp C2 Cấp C3 Cấp C4 Cấp C5 Cấp C6 Cấp C7 Cấp C8 Cấp C9 Thông tin lên Ứng dụng Email luân chuyển tài liệu nội Provisional Program Cấp ứngChương dụng trình hội nghị CẤP A Đường giới hạn luân chuyển thông tin Email CẤP B1 Cấp C1 Cấp C2 CẤP B2 Cấp C3 Cấp C4 Cấp C5 CẤP B3 Cấp C6 Cấp C7 Cấp C8 Cấp C9 Ứng dụng Email luân chuyển tài liệu nội Phạm vi ứng dụng đề tài (Phạm vi ứng dụng email luân chuyển công văn, tài liệu nội bộ) • Thông tin ngang • Thông tin chéo • Thông tin lên (Giới hạn đến cấp phòng, ban, phân xưởng) • Các thông báo, giấy mời, tài liệu kỹ thuật… • Các góp ý chỉnh sửa quy trình… • Các văn nhân viên soạn thảo gửi đến cấp phòng để chỉnh lý trước trình Giám đốc Ứng dụng Email luân chuyển tài liệu nội