BẮT ĐẦU VỚI MISA Bamboo.NET 2008

MỤC LỤC GIỚI THIỆU U BẢNG KÊ KÝ HIỆU, KIỂU CHỮ SỬ DỤNG TRONG TÀI LIỆU 11 U CHƯƠNG 01: CÁCH ĐỌC TÀI LIỆU 12 U SƠ ĐỒ QUY TRÌNH LÀM VIỆC VỚI MISA Bamboo.NET 2008 14 CHƯƠNG 02: BẮT ĐẦU VỚI MISA Bamboo.NET 2008 15 Khởi động MISA Bamboo.NET 2008 15 Tạo Dữ liệu kế toán 15 Mở Dữ liệu kế toán 16 Thiết lập chế độ tự động lưu Dữ liệu kế toán 16 CHƯƠNG 03: CÁC TIỆN ÍCH TRONG MISA Bamboo.NET 2008 17 Sao chép chứng từ 17 Thêm nhanh danh mục 17 Lọc liệu 18 Tìm kiếm 19 Định khoản tự động 20 Sinh chứng từ liên quan 20 In chứng từ liên quan 21 Nạp liệu báo cáo 22 CHƯƠNG 04: THIẾT LẬP THÔNG TIN VÀ SỐ LIỆU KẾ TOÁN BAN ĐẦU 24 U Thiết lập thông tin hệ thống 24 Khai báo danh mục 25 2.1 Nhóm tài khoản 25 2.2 Hệ thống tài khoản 25 2.3 Mục lục ngân sách 28 2.4 Loại vật tư/CCDC 34 2.5 Vật tư 34 2.6 Công cụ dụng cụ 35 2.7 Kho 36 2.8 Loại đối tượng 36 2.9 Danh sách đối tượng 37 2.10 Thôn xóm 38 2.11 Phòng ban 38 2.12 Loại tài sản cố định 38 2.13 Tài sản cố định 39 2.14 Loại hoạt động tài 41 2.15 Hoạt động tài 41 2.16 Khoản chi xã 42 2.17 Tài khoản Kho bạc 43 2.18 Quỹ tiền 43 2.19 Mã thống kê 44 2.20 Tài khoản kết chuyển 44 2.21 Tài khoản ngầm định 45 2.22 Định khoản tự động 46 Khai báo số dư ban đầu 47 3.1 Số dư TK theo dõi chi tiết theo Quỹ tiền 47 3.2 Số dư TK theo dõi chi tiết theo Vật tư 48 3.3 Số dư TK theo dõi chi tiết theo TSCĐ 48 3.4 Số dư TK theo dõi chi tiết theo Hoạt động tài Đối tượng 49 3.5 Số dư TK theo dõi chi tiết theo Hoạt động tài 49 3.6 Số dư TK theo dõi chi tiết theo Mục lục ngân sách 50 3.7 Số dư TK khác 50 CHƯƠNG 05: QUY TRÌNH HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TRÊN MISA Bamboo.NET 2008 51 Lập dự toán ngân sách 56 1.1 Dự toán thu 56 1.2 Dự toán chi 58 Kế toán thu chi tiền 60 2.1 Kế toán tiền mặt quỹ 60 2.2 Kế toán tiền gửi kho bạc 63 Kế toán vật tư, công cụ dụng cụ 65 3.1 Kế toán nhập kho vật tư, CCDC 65 3.2 Kế toán xuất kho vật tư, CCDC 67 3.3 Kế toán ghi tăng, ghi giảm CCDC 68 Kế toán tài sản cố định 69 4.1 Kế toán ghi tăng TSCĐ 69 4.2 Kế toán ghi giảm TSCĐ 70 4.3 Kế toán điều chỉnh TSCĐ 71 4.4 Kế toán hao mòn TSCĐ 72 Kế toán tiền lương 74 5.1 Khai báo Phòng ban 74 5.2 Trả lương cán 74 5.3 Kết chuyển chi phí tiền lương 75 Kế toán toán 76 6.1 Kế toán khoản phải thu 76 6.2 Kế toán khoản phải trả 77 6.3 Kế toán khoản thu hộ, chi hộ 77 6.4 Kế toán tạm ứng, toán tạm ứng nội 79 6.5 Kế toán tạm ứng, toán tạm ứng với kho bạc 80 Kế toán quỹ công chuyên dùng 81 Kế toán đầu tư xây dựng 82 Kế toán hoạt động thu, chi nghiệp 83 10 Kế toán thu ngân sách xã 84 11 Kế toán chi ngân sách xã 85 12 Một số nghiệp vụ quan trọng cần lưu ý 86 12.1 Tạm ứng, chi từ tạm ứng toán tạm ứng với kho bạc 86 12.2 Thực chi 87 12.3 Khôi phục 87 12.4 Quyết toán 88 12.5 Kết chuyển cuối năm 89 13 Tạo Dữ liệu kế toán từ liệu năm trước (Kết chuyển số dư đầu năm) 89 14 Báo cáo tài sổ sách kế toán 90 CHƯƠNG 06: HƯỚNG DẪN TỔ CHỨC VÀ MÃ HOÁ THÔNG TIN 92 Mục đích ý nghĩa 92 Cách đánh mã thông tin 92 2.1 Quy ước chung 92 2.2 Cách tổ chức mã hoá thông tin 93 CHƯƠNG 07: SAO LƯU, PHỤC HỒI DỮ LIỆU KẾ TOÁN 97 Sao lưu Dữ liệu kế toán 97 Phục hồi Dữ liệu kế toán 98 PHỤ LỤC: MỘT SỐ VƯỚNG MẮC THƯỜNG GẶP KHI SỬ DỤNG MISA Bamboo.NET 2008 100 Giới thiệu GIỚI THIỆU MISA Công ty có kinh nghiệm lâu năm lĩnh vực xây dựng triển khai phần mềm phục vụ hoạt động doanh nghiệp hành nghiệp Phần mềm kế toán xã MISA Bamboo.NET 2008 công cụ hỗ trợ đắc lực, đáp ứng đầy đủ yêu cầu nhiệm vụ công tác hạch toán kế toán đơn vị cấp xã, phường Với MISA Bamboo.NET 2008 công việc kế toán việc nhập số liệu chứng từ gốc phát sinh hàng ngày toàn công việc lại tự động hóa hoàn toàn Qua nhiều năm triển khai phần mềm kế toán doanh nghiệp, hành nghiệp kế toán thi hành án , sản phẩm Công ty Cổ phần MISA người dùng tín nhiệm có 15.000 đơn vị khắp tỉnh thành nước sử dụng Với 15 năm phát triển, Công ty Cổ phần MISA sản phẩm giành thành công với nhiều khen giải thưởng chuyên môn uy tín Bằng khen • Bằng khen Thủ tưởng Chính phủ trao tặng ngày 02/4/2007 có thành tích công tác từ năm 2004 đến năm 2006 góp phần vào nghiệp xây dựng Chủ nghĩa Xã hội Bảo vệ Tổ quốc • 05 Bằng khen UBND Tp.Hà Nội trao tặng năm 2005, 2006, 2007, 2008 có nhiều thành tích sản xuất, kinh doanh, xây dựng phát triển doanh nghiệp, góp phần vào phát triển thi đua thành phố Hà Nội • 02 Bằng khen UBND Tp.HCM trao tặng có thành tích xuất sắc công tác, góp phần vào phát triển ngành Công nghệ Thông tin Truyền thông Thành phố năm 2005, 2006 • Bằng khen UB Trung ương Hội Liên hiệp Thanh niên Việt Nam trao tặng đ/c Lữ Thành Long - Tổng giám đốc Công ty ngày 31/10/2006 có thành tích xuất sắc hoạt động Doanh nghiệp trẻ phong trào thiếu nhi Thủ đô năm 2006 Giới thiệu • 03 Bằng khen Bộ trưởng Bộ Bưu Viễn thông (nay Bộ Thông tin Truyền thông) trao tặng năm 2005, 2008 có thành tích xuất sắc đóng góp cho nghiệp phát triển ngành công nghiệp phần mềm Việt Nam • Bằng khen Doanh nhân, doanh nghiệp tiêu biểu có thành tích sản xuất, kinh doanh Hiệp hội doanh nghiệp vừa nhỏ thành phố Hà Nội trao tặng năm 2005 • Bằng khen Công ty Cổ phần MISA đạt danh hiệu “Đơn vị ký kết nhiều biên ghi nhớ với khách hàng Tech Mart Quy Nhơn 2005” UBND Tỉnh Bình Định tặng Giải Sao Khuê • Giải Sao Khuê 2009 danh hiệu phần mềm ưu việt cho Phần mềm kế toán Hành nghiệp MISA Mimosa.NET 2009 Hiệp hội Doanh nghiệp Phần mềm Việt Nam trao tặng • Giải Sao Khuê 2008 danh hiệu phần mềm ưu việt cho Phần mềm Quản trị Quan hệ khách hàng MISA CRM.NET 2008 Hiệp hội Doanh nghiệp Phần mềm Việt Nam trao tặng • Giải Sao Khuê năm 2005 cho Doanh nghiệp phần mềm có tốc độ tăng trưởng tiêu biểu năm Hiệp hội doanh nghiệp phần mềm Việt Nam VINASA trao tặng • Giải Sao Khuê năm 2005 cho Phần mềm phục vụ công tác hành Nhà nước, đoàn thể (sản phẩm Phần mềm kế toán hành nghiệp MISA-AD 5.9) Hiệp hội doanh nghiệp phần mềm Việt Nam VINASA trao tặng Cúp • Cúp Vàng BITCup 2008 - Giải pháp CNTT hay năm khách hàng bình chọn cho phần mềm MISA CRM.NET 2008 thông qua điều tra Tạp chí Thế giới vi tính Tập đoàn liệu quốc tế IDG • Cúp Vàng BITCup 2007 - Giải pháp CNTT hay 04 năm liền từ 2004 - 2007 cho phần mềm kế toán MISA-SME khách hàng bình chọn Giới thiệu thông qua điều tra Tạp chí Thế giới vi tính Tập đoàn liệu quốc tế IDG • 03 Cúp vàng CNTT vào năm 2002, 2003 2005 Hội Tin học Việt Nam trao tặng • 02 Cúp Bạc sản phẩm cấp ngành Tuần lễ Tin học Việt Nam vào năm 2004 2006 • 02 Cúp Vàng SoftMart - Sản phẩm phần mềm khách hàng quan tâm SoftMart năm 2004 2005 - Hội chợ phần mềm giải pháp công nghệ thông tin Sở Khoa học Công nghệ TP HCM tổ chức Huy chương vàng • Huy chương vàng CNTT-TT Sản phẩm phần mềm doanh số cao 2006 Hội Tin học TP Hồ Chí Minh trao tặng ngày 10/7/2006 • 07 Huy chương vàng hội chợ Computer World Expo (2000 - 2005) Phần mềm kế toán xã MISA Bamboo.NET 2008 tuân thủ Chế độ kế toán ngân sách tài xã theo Quyết định số 94/2005/QĐ-BTC Đặc biệt MISA Bamboo.NET 2008 cập nhật Hệ thống Mục lục Ngân sách theo định Để học sử dụng MISA Bamboo.NET 2008, người sử dụng cần đọc tài liệu sau: ♦ Hướng dẫn cài đặt: Hướng dẫn bước cài đặt phần mềm ♦ Hướng dẫn tác nghiệp: Hướng dẫn làm để thực quy trình hạch toán nghiệp vụ kế toán phần mềm kế toán xã MISA Bamboo.NET 2008 ♦ Bài tập thực hành: Nêu ví dụ đầu vào cụ thể sổ sách, báo cáo đầu từ MISA Bamboo.NET 2008 Cuốn "Hướng dẫn tác nghiệp" hướng dẫn người dùng mặt hạch toán nghiệp vụ kế toán xã phần mềm kế toán xã MISA Bamboo.NET 2008 Nội dung sách bao gồm: - Chương 01: Cách đọc tài liệu - Chương 02: Bắt đầu với MISA Bamboo.NET 2008 Giới thiệu - Chương 03: Các tiện ích MISA Bamboo.NET 2008 - Chương 04: Thiết lập thông tin số liệu kế toán ban đầu - Chương 05: Quy trình hạch toán kế toán MISA Bamboo.NET 2008 - Chương 06: Hướng dẫn tổ chức mã hóa thông tin - Chương 07: Sao lưu, phục hồi Dữ liệu kế toán - Phụ lục: Một số vướng mắc thường gặp sử dụng MISA Bamboo.NET 2008 Trong chương trình bày số nội dung, trả lời câu hỏi người sử dụng xoay quanh vấn đề "Làm để hạch toán kế toán xã phần mềm kế toán xã MISA Bamboo.NET 2008?" Chương 01: Trình bày yêu cầu phương pháp đọc tài liệu có hiệu Yêu cầu người đọc tài liệu phải có trình độ định nghiệp vụ kế toán Khi đọc tài liệu “Hướng dẫn tác nghiệp” phải kết hợp với thực hành máy Tuỳ theo trình độ tin học người sử dụng mà đọc khái quát hay đọc chi tiết cụ thể phần tài liệu hướng dẫn Chương 02: Trình bày vấn đề: Khởi động MISA Bamboo.NET 2008; Tạo Dữ liệu kế toán mới; Mở Dữ liệu kế toán; Thiết lập chế độ tự động lưu Dữ liệu kế toán Đây công việc cần thiết bắt đầu làm việc với phần mềm Chương 03: Trình bày tiện ích phần mềm như: cách chép để tạo nhanh chứng từ mới; cách lọc, tìm kiếm nhanh chứng từ hệ thống; cách lập chứng từ với định khoản tự động,… Chương 04: Trình bày cách thiết lập thông tin hệ thống; khai báo danh mục phục vụ cho công việc hạch toán như: Hệ thống tài khoản, Mục lục ngân sách, Danh sách đối tượng, Loại hoạt động tài chính…; khai báo số dư ban đầu đơn vị Chương 05: Trình bày quy trình hạch toán phần hành kế toán MISA Bamboo.NET 2008 như: Kế toán thu chi tiền, Kế toán tài sản cố định, Kế toán toán, Kế toán thu ngân sách xã, Kế toán chi ngân sách xã… Trong phần hành trình bày 03 nội dung: Thông tin đầu vào; Quy trình thực hiện; In chứng từ, sổ sách báo cáo Sau đọc xong Giới thiệu Chương 05, người sử dụng nắm được: Mỗi phần hành kế toán xử lý nghiệp vụ kế toán (chứng từ kế toán gì? bút toán định khoản nào?), nhập bút toán định khoản đâu, nhập để có đầu sổ báo cáo kế toán liên quan? Chương 06: Được viết nhằm mục đích gợi ý hướng dẫn người sử dụng cách tổ chức mã hoá thông tin khai báo như: mã phòng ban, mã đối tượng, mã vật tư, mã tài sản cố định Chương 07: Hướng dẫn người sử dụng cách lưu liệu kế toán nhằm hạn chế tối đa rủi ro liệu kế toán đơn vị; đồng thời hướng dẫn cách phục hồi liệu kế toán trường hợp liệu kế toán làm việc bị hỏng khắc phục liệu bị Phụ lục: Đưa số vấn đề gặp phải trình sử dụng phần mềm cách giải vấn đề Giới thiệu Với mong muốn sản phẩm ngày hoàn thiện, MISA mong nhận ý kiến đóng góp từ phía người sử dụng Mọi ý kiến đóng góp xin liên hệ: TRỤ SỞ CHÍNH CÔNG TY CỔ PHẦN MISA Khách sạn La Thành, 218 Đội Cấn, Q.Ba Đình, Tp.Hà Nội Tel: 04.3762 7891; Fax: 04.3762 9746 Email: sales@misa.com.vn Website: http://www.misa.com.vn MISA KHU VỰC PHÍA BẮC Nhà I, Khách sạn La Thành, 218 Đội Cấn, Q Ba Đình, Tp.Hà Nội Tel: 04.3762 7891; Fax: 04.3762 9746 Email: sales@misa.com.vn MISA KHU VỰC PHÍA NAM 92-94 Đường 9A, KDC Trung Sơn, Bình Hưng, Bình Chánh, Tp.HCM Tel: 08.5431 8318; Fax: 08.5431 8211 Email: sales@hcm.misa.com.vn MISA KHU VỰC MIỀN TRUNG 20 Đống Đa, Q.Hải Châu, Tp.Đà Nẵng Tel: 0511.381 7831; Fax: 0511.381 7834 Email: sales@dng.misa.com.vn MISA KHU VỰC TÂY NGUYÊN 57A Mai Hắc Đế, Thành phố Buôn Ma Thuột, tỉnh Daklak Tel: 0500.381 7400; Fax: 0500.381 7402 Email: sales@bmt.misa.com.vn 10 Quy trình hạch toán kế toán MISA Bamboo.NET 2008 Nghiệp vụ Chi từ tạm ứng: Là nghiệp vụ sử dụng kinh phí tạm ứng từ Kho bạc Trong MISA Bamboo.NET 2008, nghiệp vụ hạch toán Ghi Nợ TK 8192/Ghi Có TK 111 với cột Nghiệp vụ chọn “Chi từ tạm ứng” để kê dòng chứng từ lên Bảng kê chứng từ thực chi Giấy đề nghị toán tạm ứng Nghiệp vụ Thanh toán tạm ứng kho bạc: Là nghiệp vụ toán khoản chi từ tạm ứng với kho bạc Trong MISA Bamboo.NET 2008, nghiệp vụ hạch toán Ghi Nợ TK 8142/Ghi Có TK 8192 với cột Nghiệp vụ chọn “Thanh toán tạm ứng kho bạc” để kê dòng chứng từ lên Sổ theo dõi khoản tạm ứng kho bạc Sau chi từ tạm ứng, lập Bảng kê toán tạm ứng để đệ trình kho bạc duyệt, kho bạc duyệt, NSD vào menu Nghiệp vụ\Nghiệp vụ khác\Bảng kê toán tạm ứng, tích chọn vào ô xác nhận kho bạc duyệt cột KB duyệt, kích chọn biểu tượng công cụ, hệ thống tự động sinh Phiếu kết chuyển tài khoản: Ghi Nợ TK 8142/Ghi Có TK 8192 với cột Nghiệp vụ chọn Thanh toán tạm ứng kho bạc NSD xem báo cáo Sổ theo dõi khoản tạm ứng kho bạc menu Tệp\Báo cáo\Tạm ứng kho bạc 12.2 Thực chi Nghiệp vụ Thực chi khoản chi ngân sách tiền mặt chuyển khoản Kho bạc duyệt Trong MISA Bamboo.NET 2008, nghiệp vụ hạch toán Ghi Nợ TK 8142/Ghi Có TK 111 112 với cột Nghiêp vụ chọn “Thực chi” Các khoản thực chi phản ánh Bảng kê chứng từ thực chi 12.3 Khôi phục Nghiệp vụ Khôi phục nghiệp vụ hoàn lại khoản chi chuyển khoản sai Trong MISA Bamboo.NET 2008, nghiệp vụ hạch toán với bút toán ngược với bút toán chi, với cột nghiệp vụ chọn “Khôi phục” Các khoản khôi phục phản ánh báo cáo liên quan 87 Quy trình hạch toán kế toán MISA Bamboo.NET 2008 Ví dụ: Ngày 28/11/2007 đơn vị chuyển khoản trả tiền điện cho Công ty điện lực A (Ghi Nợ TK 8142/Ghi Có TK 1121 số tiền 1.000.000đ) đến ngày 02/12/2007 Công ty điện lực A thông báo cho đơn vị chưa nhận tiền chuyển khoản nhầm tài khoản, NSD phải làm thao tác khôi phục: Ghi Nợ TK 1121/Ghi Có TK 8142, cột Nghiệp vụ chọn “Khôi phục” số tiền 1.000.000đ 12.4 Quyết toán Đầu năm NSD tiến hành công việc sau:  Quyết toán thu Quyết toán thu thực menu Nghiệp vụ\Nghiệp vụ khác\Phiếu kết chuyển tài khoản, thêm phiếu kết chuyển toán thu, Ghi Nợ TK 7141/Ghi Có TK 914, nhập thông tin cần thiết  Quyết toán chi Quyết toán chi thực menu Nghiệp vụ\Nghiệp vụ khác\Phiếu kết chuyển tài khoản, thêm phiếu kết chuyển toán chi, ghi Nợ TK 914/Ghi Có TK 8141, nhập thông tin cần thiết  Kết dư ngân sách Công việc kết dư ngân sách thực menu Nghiệp vụ\Nghiệp vụ khác\Phiếu kết chuyển tài khoản, thêm phiếu kết dư ngân sách, Ghi Nợ TK 914/Ghi Có TK 7192, nhập thông tin cần thiết vào hình nhập liệu phiếu kết dư ngân sách Trong trường hợp sau toán có khoản chi sai phải xuất toán, NSD vào menu Nghiệp vụ\Nghiệp vụ khác, thêm chứng từ nghiệp vụ khác, Ghi Nợ TK 311/Ghi Có TK 8141  Quyết toán số dư đầu năm Đầu năm NSD tiến hành toán số dư đầu năm, công việc thực menu Nghiệp vụ\Nghiệp vụ khác\Quyết toán số dư đầu năm, NSD chọn công cụ, hệ thống tự động kết chuyển từ TK 8191 sang TK 8192, từ TK 7191 sang TK 7192 88 Quy trình hạch toán kế toán MISA Bamboo.NET 2008 12.5 Kết chuyển cuối năm Đến ngày 31/12, sau thực việc in báo cáo, kế toán phải tiến hành thao tác sau:  Kết chuyển thu NS - Cuối năm kế toán, NSD phải thực thao tác kết chuyển khoản Thu chưa qua NS năm thành Thu chưa qua NS năm trước, Thu qua NS năm thành Thu qua NS năm trước NSD thực thao tác menu Nghiệp vụ\Kế toán nghiệp vụ khác, thêm chứng từ Kết chuyển cuối năm, chương trình tự động sinh bút toán Ghi Nợ TK 7192/Ghi Có TK 7191, Ghi Nợ TK 7142/Ghi Có TK 7141 cột Nghiệp vụ chọn “Ghi thu – Ghi chi”  Kết chuyển chi NS - Cuối năm kế toán, NSD phải thực thao tác kết chuyển khoản Chi chưa qua NS năm thành Chi chưa qua NS năm trước, Chi qua NS năm thành Chi qua NS năm trước NSD thực thao tác menu Nghiệp vụ\Kế toán nghiệp vụ khác, thêm chứng từ Kết chuyển cuối năm, chương trình tự động sinh bút toán Ghi Nợ TK 8191/Ghi Có TK 8192, Ghi Nợ TK 8141/Ghi Có TK 8142 cột Nghiệp vụ chọn “Ghi thu – Ghi chi” 13 Tạo Dữ liệu kế toán từ liệu năm trước (Kết chuyển số dư đầu năm)  Nội dung Sau hoàn tất số liệu kế toán in xong báo cáo toán năm n phải thực thao tác kết chuyển số dư đầu năm năm n +  Quy trình thực Bước 1: Thực chức kết chuyển số dư cuối năm (tham khảo phần Kết chuyển cuối năm trang 89) Bước 2: Sao lưu liệu năm cũ để đề phòng trường hợp thực thao tác kết 89 Quy trình hạch toán kế toán MISA Bamboo.NET 2008 chuyển số dư đầu năm bị nhầm lẫn làm số liệu (tham khảo phần Sao lưu liệu trang 97) Bước 3: Tạo liệu kế toán năm (chọn tùy chọn “Tạo từ liệu năm trước”) Sau thực thao tác tạo DLKT từ năm trước DLKT có đầy đủ số dư đầu năm tài khoản: Số dư MLNS, số dư công nợ đầu năm, số tồn kho đầu năm, giá trị TSCĐ đầu năm… Ngoài Danh mục menu Danh mục thiết lập DLKT năm trước chuyển toàn sang DLKT năm Ví dụ: Nhóm tài khoản, Hệ thống tài khoản, Mục lục ngân sách, Đối tượng… 14 Báo cáo tài sổ sách kế toán Tất báo cáo hệ thống bao gồm báo cáo tài sổ kế toán phân loại theo phần hành kế toán, vào menu Tệp\Báo cáo • Báo cáo tài • Sổ 90 Quy trình hạch toán kế toán MISA Bamboo.NET 2008 • Tiền mặt, tiền gửi • Tạm ứng kho bạc • Phải thu, phải trả • Vật tư, vật liệu • Công cụ, dụng cụ • Tài sản cố định • Lương • Sổ chuyên dùng cho hoạt động xã • Các loại sổ khác Hệ thống tự động tính toán tức đưa báo cáo cập nhật xong chứng từ kế toán, xem báo cáo NSD phải ý đến tham số báo cáo như: Ngày, Tuần, Quý, Năm, Chương, Loại khoản,… Một số báo cáo có tham số “Chọn tất” cho xem tất thông tin có liên quan 91 Hướng dẫn tổ chức mã hoá thông tin CHƯƠNG 06: HƯỚNG DẪN TỔ CHỨC VÀ MÃ HOÁ THÔNG TIN Mục đích ý nghĩa Mã hoá thông tin gì? lại phải mã hoá thông tin? Mã hoá thông tin hiểu việc tập hợp tất thông tin đối tượng thành đoạn mã (có thể số, chữ hay ký hiệu, ) mà thông qua đoạn mã biết thông tin chi tiết đối tượng Ví dụ: Qua số chứng minh thư, người quản lý tìm thông tin chi tiết người tên, tuổi, quê quán, Trong kế toán có nhiều đối tượng như: Hệ thống tài khoản, MLNS, vật tư, tài sản cố định, phòng ban, đối tượng công nợ, Để tin học hoá toán kế toán hay nói đơn giản để tối ưu việc xử lý tìm kiếm, tính toán, thay phải xử lý nhiều thông tin đối tượng cần xử lý với đoạn mã hoá đối tượng Việc tổ chức mã hoá thông tin đòi hỏi tính khoa học thuận tiện cho NSD Chương hướng dẫn NSD cách tổ chức mã hoá (đánh mã) thông tin khai báo, nhiên chưa phải cách mã hoá khoa học qua nhiều năm kinh nghiệm triển khai MISA, muốn đưa cách mã hóa đơn giản, phù hợp với khả trình độ nhiều NSD Cách đánh mã thông tin 2.1 Quy ước chung Nguyên tắc chung việc đánh mã thông tin là: Được phép dùng ký tự chữ (A - Z) ký tự số (0 - 9), dùng số ký tự đặc biệt dấu gạch ngang (-), gạch chân (_) gạch chéo (/, \), dấu chấm (.) Nếu dùng ký tự chữ nên dùng chữ hoa Tuy nhiên không nên dùng mã tiếng Việt (chữ thường có dấu), không nên dùng ký tự đặc biệt dấu cách, dấu phẩy (,), dấu chấm than (!), 92 Hướng dẫn tổ chức mã hóa thông tin dấu hỏi (?), Mã đối tượng phải nhất, không phép trùng Mã đối tượng dài tối đa 20 ký tự 2.2 Cách tổ chức mã hoá thông tin Có nhiều phương pháp mã hoá thông tin, phương pháp phải phụ thuộc vào yêu cầu tổ chức quản lý đối tượng phụ thuộc vào tính chất đối tượng cụ thể Chương giới thiệu phương pháp đánh mã đơn giản phù hợp với trình độ kế toán Mã phòng ban: Dùng ký tự chữ hoa không dấu để viết tắt tên phòng ban Ví dụ: VPUB: Văn phòng Ủy ban PTCKT: Phòng Tài Kế toán PVHTT: Phòng Văn hoá Thông tin PTBXH: Phòng Thương binh Xã hội Mã đối tượng: Dùng tên, họ viết tắt đối tượng (chữ hoa không dấu) kèm theo số thứ tự bí danh (nếu có nhiều đối tượng trùng tên, họ) Ví dụ: TUAN01: Trần Mạnh Tuấn (Tổ 1) TUAN02: Trần Mạnh Tuấn (Tổ 2) TUANTV: Trần Văn Tuấn YENPTH01: Phạm Thị Hải Yến YENPTH02: Phạm Thị Hải Yến Mã kho: Dùng ký tự chữ hoa không dấu để viết tắt tên kho phù hợp với việc quản lý đơn vị Ví dụ: 93 Hướng dẫn tổ chức mã hoá thông tin KCCDC: Kho công cụ dụng cụ KVT: Kho vật tư Mã loại vật tư/CCDC: Dùng ký tự chữ hoa không dấu để viết tắt tên loại vật tư/CCDC phù hợp với việc quản lý đơn vị Ví dụ CCDC: Công cụ dụng cụ VT: Vật tư Mã vật tư/CCDC chi tiết: Dùng kết hợp ký tự theo quy ước mã vật tư/CCDC gồm có tên viết tắt vật tư/CCDC (chữ hoa không dấu) ký hiệu thông số kỹ thuật hay quy cách, kích cỡ vật tư/CCDC (nếu có) Ví dụ: GIAYBBA3: Giấy Bãi Bằng A3 GIAYBBA4: Giấy Bãi Bằng A4 BAN08.12.06: Bàn làm việc rộng 80 dài 120 cao 60 cm Mã loại TSCĐ: Dùng ký tự số theo quy ước thiết lập sẵn hệ thống, danh mục có nhiều bậc mã bậc chi tiết phải bao gồm mã bậc tổng hợp Ví dụ 1: Máy móc, thiết bị động lực 101: Máy phát động lực 102: Máy phát điện … 2: Máy móc, thiết bị công tác 3: Dụng cụ làm việc, đo lường, thí nghiệm Mã tài sản cố định: Dùng kết hợp loại ký tự bao gồm tên viết tắt 94 Hướng dẫn tổ chức mã hóa thông tin TSCĐ (chữ hoa không dấu), kết hợp với số thứ tự TSCĐ (nếu có nhiều TSCĐ loại, tên) Ví dụ: MVT: Máy vi tính MAYIN: Máy in NHACAPII: Nhà cấp II Mã thống kê: Tuỳ theo nội dung tiêu thức cần thống kê Ví dụ: Thống kê chứng từ chi cho phòng ban theo tiểu mục riêng 00113414: Chi tiếp khách cho ban lãnh đạo 00113415: Chi khác cho ban lãnh đạo 00213414: Chi tiếp khách cho phòng TCHC 00213415: Chi khác cho phòng TCHC Mã nghiệp vụ định khoản tự động: Dùng ký tự số theo quy ước thiết lập sẵn hệ thống Ví dụ: 100: Thu ngân sách xã tiền mặt chưa nộp KB (Nợ TK111) 101: Thu tiền mặt khoản nợ giao khoán (Nợ TK111) 102: Rút tiền ngân sách nhập quỹ (Nợ TK111) 200: Xã nộp tiền mặt vào kho bạc nhà nước (Có TK111) 201: Xuất quỹ chi trả tiền lương, phụ cấp cho CB xã (Có TK111) Hệ thống xếp danh sách thông tin khai báo theo thứ tự 0…9, A…Z, a…z Dùng ký tự số đánh mã để có cách tổ chức khoa học, hệ thống xếp danh sách thông tin khai báo theo thứ tự tăng dần Nếu danh sách thông tin cần khai báo có: Số lượng < 10, mã số 1; Nếu 10