I THÔNG TIN CHUNG Tên sáng kiến: Một số giải pháp quản lý lưu trữ bảo quản hồ sơ trường Mầm non Đán Tuyển Tác giả: Họ tên: Đoàn Mạnh Linh Năm sinh: 08/04/1991 Nơi thường trú: Trường Mầm non Đán Tuyển xã Nậm Sỏ Trình độ chuyên môn: Cao đẳng sư phạm Địa Lý Chức vụ công tác: Văn thư – Thủ quỹ Nơi làm việc: Trường Mầm non Đán Tuyển xã Nậm Sỏ Điện thoại: 0963.072.864 Tỷ lệ đóng góp tạo sáng kiến: 100% Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Văn thư - Lưu trữ Thời gian áp dụng sáng kiến: Từ ngày 06 tháng 09 năm 2014 đến ngày 31 tháng 03 năm 2015 Đơn vị áp dụng sáng kiến: Tên đơn vị: Trường Mầm non Đán Tuyển xã Nậm Sỏ Địa chỉ: Bản Đán Tuyển – xã Nậm Sỏ - Tân Uyên – Lai Châu II NỘI DUNG SÁNG KIẾN Sự cần thiết, mục đích việc thực sáng kiến 1.1 Sự cần thiết việc thực sáng kiến Qua hai năm thực nhiệm vụ văn thư lưu trữ nhà trường, nhận thấy công tác văn thư hoạt động thiếu hoạt động tất quan, tổ chức Các quan tổ chức dù lớn hay nhỏ, muốn thức chức nhiệm vụ cần phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách Phản ánh tình hình, kiến nghị đề nghị lên cấp trao đổi, phối hợp, liên hệ công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động ngày Với tính chất đặc thù nghành Giáo dục đào tạo việc tiếp nhận loại văn công văn, thị từ cấp nhiều Do công tác văn thư lại có ý nghĩa quan trọng hơn, công tác văn thư lưu trữ phải bảo đảm thông tin văn phục vụ cho nhà trường cung cấp kịp thời, xác số liệu, tài liệu cho cấp trên, lưu trữ quản lý hệ thống hồ sơ sổ sách tài liệu đơn vị Đồng thời công tác văn thư xác định phận quan trọng công tác quản lý điều hành nhà trường Làm tốt công tác văn thư góp phần giải công việc nhà trường nhanh chóng, xác, đem lại hiệu cao, không nhiều thời gian, đáp ứng yêu cầu cao công việc người soạn thảo văn người tiếp nhận văn Một đơn vị trường học hay quan quản lý ban hành định, hay giải kịp thời, xác yêu cầu cấp lãnh đạo đầy đủ thông tin, từ tài liệu công văn, văn lưu trữ Vì vậy, thực tốt công tác văn thư, lưu trữ góp phần thúc đẩy thực tốt công tác lý đạo, điều hành nhà trường ngược lại Bời lẽ công tác văn thư lưu trữ giúp cho hoạt động quản lý nhà trường đảm bảo, cung cấp thông tin, tài liệu, tư liệu, số liệu cụ thể nhất, xác nhất, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý nhà trường cho dù nhà trường qua nhiều năm hoạt động Công tác văn thư lưu trữ tốt giúp cho hoạt động chuyên môn cán quản lý phận nhà trường đạt chất lượng cao hơn, giải công việc nhanh hơn, hiệu xác nêu công tác văn thư lưu trữ giúp quản lý tài liệu, liệu, cứ, minh chứng, định hoạt động diễn nhà trường từ thành lập đến năm sau Vì vậy, mạnh dạn chọn đề tài " Một số giải pháp quản lý lưu trữ bảo quản hồ sơ trường Mầm non Đán Tuyển" Nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ nhà trường để phục vụ cho việc tra cứu tìm công văn tài liệu nhà trường nhanh gọn không nhiều thời gian phục vụ tốt cho công việc nhà trường, thân hoàn thành tốt công việc giao Từ góp phần nâng cao hiệu quản lý đơn vị Văn thư, lưu trữ phận quan trọng quan Nhà nước hay đơn vị nghiệp hành đơn vị trường học Trong năm trước đơn vị trường học chưa có nhân viên văn thư mà có nhân viên phụ trách văn thư có nhân viên văn thư phấn lớn lại không đào tạo theo chuyên ngành, thiếu kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, kỹ giải công việc, có thái độ thờ ơ, xem nhẹ công việc, thiếu hiểu biết tầm quan trọng công tác văn thư - lưu trữ dẫn đến hiệu công việc thấp, tính xác không cao, khó khăn việc tìm kiếm công văn tài liệu cần thiết gây thời gian hiệu công việc thấp 1.2 Mục đích việc thực sáng kiến: Mục đích việc nghiên cứu đề tài trước hết nhàm nâng cao hiệu công tác văn thư trường Mầm non Đán Tuyển, giúp thân hoàn thành tốt nhiệm vụ giao, thân quản lý hồ sơ nhà trường khoa học giả khó khăn vướng mắc đơn vị việc lưu trữ hồ sơ Đồng thời nhằm nâng cao nhận thức cho đồng chí làm công tác văn thư vị trí, vai trò tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ Giúp cho nhân viên văn thư giải tồn khó khăn, vướng mắc đơn vị việc thực nhiệm vụ văn thư, lưu trữ để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Phạm vi triển khai thực hiện: Trường Mầm non Đán Tuyển xã Nậm Sỏ Mô tả sáng kiến: a: Thực trạng vấn đề * Thuận lợi: Bản thân nhận quan tâm đạo trực tiếp phòng Giáo dục Đào tạo huyện Tân Uyên Ban giám hiệu trường Mầm non Đán Tuyển xã Nậm Sỏ trình thực nhiệm vụ Trường Mầm non Đán Tuyển đơn vị trường thành lập hệ thống văn bản, tài liệu thuận lợi cho việc thu thập lưu trữ đảm bảo Gần văn cấp chuyển đến thông qua hộp thư điện tử nhà trường nên thuận lợi cho việc thu thập, tìm kiếm lưu trữ văn nhanh chóng thuận lợi Hằng năm tham gia lớp tập huần công tác văn thư, lưu trữ phòng Giáo dục Đào tạo huyện Tân Uyên tổ chức Bản thân nêu cao tinh thần trách nhiệm, nhiệt tình với công việc Luôn có ý thức tu dưỡng phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ cấp giao phó * Khó khăn: - Về sở vật chất nhà trường + Số lượng văn đi, đến nhiều sở nhà trường nhiều khó khăn chưa có tủ lưu trữ hồ sơ chuyên dụng gây khó khăn cho công tác văn thư lưu trữ bảo quản văn bản, tài liệu cho nhà trường + Trường đóng địa bàn chưa có điện lưới quốc gia, mạng lưới Internet dẫn đến tình trạng tiếp nhận văn báo cáo chưa kịp thời - Về thân + Bản thân chưa đào tạo theo chuyên nghành nên chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ + Công tác xã khó khăn nên điều kiện để học hỏi từ người có kinh nghiệm + Bản thân phải kiên nhiệm thêm công việc khác nhà trường tổ trưởng tổ văn phòng, công tác y tế học đường, thủ quỹ nhà trường, nên thời gian để nghiên cứu học hỏi tích lũy kinh nghiệm + Thời gian công tác 02 năm, chưa có nhiều kinh nghiệm chuyên môn Việc phân loại văn bảo quản tài liệu lúng túng, chưa khoa học, chưa quy định công tác văn thư lưu trữ * Ưu nhược điểm giải pháp trước đây: * Ưu điểm: - Giúp nhà trường quản lý hệ thống văn bản, lưu trữ, bảo quản xếp công văn, tài liệu nhà trường * Nhược điểm: - Nhận thức công tác văn thư lưu trữ thân Ban giám hiệu nhà trường chưa cao, xem nhẹ công tác văn thư lưu trữ, coi công tác văn thư, lưu trữ công việc kiêm nhiệm làm - Hệ thống công văn, tài liệu lưu trữ chưa khoa học gây khó khăn cho việc tìm kiếm - Thiếu tài liệu văn hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ Việc lưu trữ bảo quản văn bản, tài liệu theo cảm tính, theo kinh nghiệm người trước bảo cho người sau thiếu sở pháp lý, tính khoa học hiệu công việc chưa cao b: Mô tả giải pháp sau có sáng kiến * Điểm sáng kiến kinh nghiệm: Như nêu phần mục đích nghiên cứu, điểm việc nghiên cứu đề tài góp phần nâng cao hiệu công tác văn thư đơn vị trường Mầm non Đán Tuyển đồng thời nâng cao nhận thức trách nhiệm nhân viên thư công tác văn thư, lưu trữ đơn vị trường học Từ phát huy tối đa lực nhân viên văn thư quản lý, khai thác sử dụng văn đạt hiệu cao Áp dụng đề tài giúp cho việc lưu giữ bảo quản hồ sơ nhà trường hiệu quả, khoa học hơn, việc tìm kiếm tài liệu, văn lưu trữ diễn cách nhanh chóng hơn; Có biện pháp bảo quản lưu trữ hồ sơ nhà trường lâu dài phục vụ tốt cho công tác tra cứu cần thiết Đề tài dễ áp dụng, dễ thực đối tượng, phù hợp với tất đơn vị trường học * Các giải pháp để tiến hành giải vấn đề: Biện pháp 1: Các biện pháp để nhận chuyển công văn kịp thời Do trường Mầm non Đán Tuyển đặt địa bàn xã Nậm Sỏ xã vùng sâu vùng xa huyện Tân Uyên Cách trung tâm huyện 40km giao thông lại khó khăn, vào mùa mưa lũ Nên để đảm bảo công văn đến chuyển đến Phòng giáo dục đào tạo kịp thời, thường sử dụng phương pháp sau: Tôi thường xuyên vào ộp thư điên tử nhà trường để cập nhật công văn tư phòng giáo dục chuyển đến hiệu trưởng nhà trường Đối với công văn yêu cầu báo cáo ngày thường sử dụng phương pháp gọi điện thoại gửi báo cáo qua hộp thư điện tử " Gmail " tới cán chuyên môn Phòng giáo dục Đào tạo báo cáo trực tiếp sau gửi báo cáo văn có dấu đỏ nhà trường tới Phòng giáo dục vào chiều thứ sáu hàng tuần Đối với báo cáo không yêu cầu nộp thường nộp vào sáng thứ hai tuần sau Biện pháp 2: Các biện pháp xếp hồ sơ quản lý lưu trữ hồ sơ nhà trường Đối với người làm công tác văn thư việc nhận công văn đến chuyển công văn việc làm thường xuyên, muốn làm tốt công tác người làm công tác văn thư phải thường xuyên cập nhật văn mới, tham gia lớp tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư hàng năm phòng Giáo dục UBND huyện Tân Uyên tổ chức Thường xuyên tự học hỏi bồi dưỡng chuyên môn thông qua mạng internet + Đối với công văn đi: - Sau văn hiệu trưởng kí vào sổ công văn đi, lưu hồ sơ công văn nhà trường nộp Bản nộp lưu hồ sơ công văn nhà trường phải có chữ ký tươi có dấu đỏ trường Sổ công văn làm theo mẫu kèm theo Thông tư số 07/2012/TT- BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội Vụ Sau kết thúc năm chốt sổ phân loại công văn theo mục: Báo cáo; Tờ trình; Quyết định; Biên loại cho vào kẹp hồ sơ riêng biên có ghi tên loại hồ sơ năm Ví dụ: Báo cáo năm 2014 Tất công văn hết năm cho vào tủ riêng bên có ghi : công văn năm + Đối với công văn đến : Sau nhận công văn đến từ phòng Giáo dục quan khác phải đóng dấu công văn đến vào vào sổ công văn đến sau chuyển đến cho hiệu trưởng nhà trường xem xét giả với công văn yêu cầu phải nộp báo cáo khoảng cách từ phòng Giáo dục tới đơn vị trường công tác xa nên gọi điện thoại thông báo nội dung công văn cho hiệu trưởng trước nộp giấy sau Mẫu dấu 'đến' sổ đăng ký văn đến làm theo Thông tư số 07/2012/TT- BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội Vụ Sau kết thúc năm chốt sổ phân loại công văn đến theo mục : Quyết định , Kế hoạch, Thông báo, Hướng dẫn , loại cho vào kẹp hồ sơ riêng phân mục, lĩnh vực dễ tìm dễ thấy dễ lấy, xếp khoa học bảo quản lưu trữ lâu dài Các minh chứng xếp thành phận bên có ghi tên năm ví dụ : Quyết định năm 2014, Tất công văn đến hết năm cho vào tủ riêng để lưu trữ bên có ghi: công văn đến năm Riêng công văn liên quan đến công tác chuyên môn; Ví dụ: công văn hướng dẫn phổ cập giáo dục, cho vào riêng hồ sơ chuyên môn + Đối với loại hồ sơ khác: Với loại hồ sơ khác nhà trường, ví dụ: hồ sơ y tế, hồ sơ học sinh, hồ sơ giáo viên xếp riêng loại vào tủ hồ sơ bên có đề tên loại hồ sơ Việc xếp giúp cho việc tìm kiếm hồ sơ dễ dàng thuận tiện dễ tra cứu cần thiết Biện pháp 3: Tích cực ứng dụng công nghệ thông tin kiến thức khoa học để áp dụng vào công việc Chúng ta sống thời đại mới, thời đại CNTT bủng nổ Như biết CNTT bước phát triển cao số hóa tất liệu thông tin, luân chuyển mạnh mẽ kết nối tất lại với Mọi loại thông tin, số liệu âm thanh, hình ảnh đưa dạng kỹ thuật số để máy tính lưu trữ, xử lý chuyển tiếp cho nhiều người Những công cụ kết nối thời đại kỹ thuật số cho phép dễ dàng thu thập, chia sẻ thông tin hành động sở thông tin theo phương thức hoàn toàn mới, kéo theo hàng loạt thay đổi quan niệm, tập tục, thói quen truyền thống, chí cách nhìn giá trị sống CNTT góp phần giúp cho công việc giải nhanh chóng hơn, khoa học đại Chính ích lợi to lớn mà công nghệ thông tin đem lại cho người thân thiết nghĩ cần phải tích cực bồi dưỡng kiến thức công nghệ thông tin để không góp phần giúp cho nhiệm vụ văn thư lưu trữ thân mà trang bị thêm nhieeug kiến thức công nghệ thông tin cho thân để chia sẻ với đồng nghiệp tìm tòi biện pháp tốt cho công việc văn thư lưu trữ đạt hiệu cao Bên cạnh để công việc văn thư lưu trữ đạt hiệu cao cần học hỏi kinh nghiệm đồng chí, đồng nghiệp, hệ trước Học hỏi áp dụng sáng kiến kinh nghiệm người giúp cho công việc văn thư lưu trữ cá nhân gặp nhiều thuận lợi hơn, giúp xóa bỏ các làm truyền thống nhiều thời gian không phù hợp, không đáp ứng yêu cầu công việc Hiệu sáng kiến đem lại: Qua thời gian thực nghiệm, biện pháp đề tài góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu công tác văn thư, lưu trữ nhà trường Đồng thời góp phần nâng cao nhận thức cho đồng chí CBQL, giáo viên đặc biệt cá nhân giao nhiệm vụ văn thư lưu trữ nhà trường Áp dụng biện pháp giúp cho nhiệm vụ hoàn thành nhanh đạt hiệu cao Nếu trước công việc lưu trữ văn thực hồ sơ sổ sách gây nhiều thời gian biết cách lưu trữ máy tính, sử dụng liên kết áp dụng công cụ tìm kiếm trình bày để tìm văn lưu, nhanh chóng hiệu giúp có nhiều thời gian rảnh để nghiên cứu tài liệu để bồi dưỡng kinh nghiệm cho thân giúp đỡ đồng nghiệp nhà trường Áp dụng biện pháp giúp cho hoạt động trường thông suốt, đảm bảo thông tin tốt tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, chuyên môn,công tác báo cáo, thống kê nhà trường thực đầy đủ, xác, thời gian theo yêu cầu cấp Đồng thời giúp cho tập thể, cá nhân nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ năm học Đánh giá phạm vi ảnh hưởng sáng kiến Đề tài tổ chức triển khai thực có hiệu trường MN Đán Tuyển thành viên tổ Văn phòng ứng dụng thực công việc chuyên môn nghiệp vụ Đề tài dễ áp dụng với tất nhân viên làm công tác văn thư lưu trữ đơn vị trường học mà giới thiệu cho tất nhân viên làm công tác văn thư lưu trữ đơn vị hành nghiệp khác Các thông tin cần bảo mật: Không Kiến nghị, đề xuất: 7.1 Với Phòng GD&ĐT huyện Tân Uyên Tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ để đồng chí văn thư đơn vị trường học giao lưu chia sẻ kinh nghiệm thân với đồng nghiệp đồng thời tháo gỡ khó khăn vướng mắc gặp phải thân Từ góp phần nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên văn thư, góp phần xây dựng đội ngũ nhân viên văn thư quy, chuyên nghiệp Tạo điều kiện để đềtài ứng dụng, triển khai rộng đơn vị trường học 7.2 Với Ban giám hiệu nhà trường Tạo điều kiện cho nhân viên văn thư tham gia lớp bồi dưỡng kiến thức nghiệp vụ văn thư lưu trữ cấp tổ chức Đầu tư mua sắm trang thiết bị, máy móc, tài liệu, đồ dùng, dụng cụ phục vụ hiệu cho công tác văn thư lưu trữ nhà trường Trên số biện pháp nghiên cứu để nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ, để đề tài áp dụng triển khai vào thực tiễn Rất mong góp ý Hội đồng khoa học ngành để sáng kiến hoàn thiện hơn, thông cảm, chia sẻ đồng nghiệp Tài liệu kèm: Không Trên nội dung, hiệu thực không chép vi phạm quyền XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN ĐƠN VỊ TÁC GIẢ SÁNG KIẾN ÁP DỤNG SÁNG KIẾN 10 Đoàn Mạnh Linh ... sơ nhà trường Đối với người làm công tác văn thư việc nhận công văn đến chuyển công văn việc làm thư ng xuyên, muốn làm tốt công tác người làm công tác văn thư phải thư ng xuyên cập nhật văn mới,... cho công việc văn thư lưu trữ đạt hiệu cao Bên cạnh để công việc văn thư lưu trữ đạt hiệu cao cần học hỏi kinh nghiệm đồng chí, đồng nghiệp, hệ trước Học hỏi áp dụng sáng kiến kinh nghiệm người... đồng chí làm công tác văn thư vị trí, vai trò tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ Giúp cho nhân viên văn thư giải tồn khó khăn, vướng mắc đơn vị việc thực nhiệm vụ văn thư, lưu trữ để hoàn