Thông tin học 5

bµi gi¶ng th«ng tin häc bµi gi¶ng th«ng tin häc ch­¬ng 5 ch­¬ng 5 c¸c hÖ th«ng th«ng tin c¸c hÖ th«ng th«ng tin PGS.TS. §oµn Phan T©n Th¸ng 2 - 2004 1. Quản lý và thông tin trong quản lý 1. Quản lý và thông tin trong quản lý 1.1. Tổ chức và quản lý 1.1. Tổ chức và quản lý Tổ chức là gì? Tổ chức là một tổ hợp các thành phần có quan hệ chặt chẽ với nhau, cùng thúc đẩy và hỗ trợ lẫn nhau nhằm thực hiện nhiệm vụ chung. Tổ chức bao giờ cũng hoạt động trong một môi trường xác định và chịu tác động của môi trường đó. Các yếu tố cấu thành tổ chức: Con người làm việc ở đó Các phương thức mà họ sử dụng Các thiết bị mà họ vận hành Các chất liệu mà họ sử dụng Ngân sách cần thiết để chi phí cho hoạt động Cấu trúc của tổ chức: Cấu trúc hình chóp: Bộ phận lãnh đạo, các phòng ban, các tổ nhóm, các nhân viên, công nhân Cấu trúc cây: Tổ chức là một hệ thống cấp bậc các hệ thống con, mỗi hệ thống con có chức năng nhiệm vụ riêng, theo sự phân công của tổ chức. Trong đó Hệ thống thông tin là một bộ phận quan trọng trong các nguồn lực của tổ chức. Các loại tổ chức: Tổ chức hành chính, sự nghiệp - Tổ chức thương mại Tổ chức sản xuất - Tổ chức dịch vụ Quản lý là gì? Quản lý là gì? Quản lý là một hoạt động thiết yếu của con người, nhằm thiết kế và duy trì một môi trường làm việc bên trong và bên ngoài tổ chức, sao cho nó bảo đảm những nỗ lực của các cá nhân, các bộ phận để có thể hoàn thành nhiệm vụ và các mục tiêu đã định, trên cơ sở sử dụng các tài nguyên.Tài nguyên bao gồm: con ngư ời, tiền của, vật chất, năng lượng, không gian, thời gian, . Quản lý hiện đại là một tinh thần, một thái độ làm việc hướng tới tính hiệu quả và hợp lý. ở đó mỗi thành viên trong tổ chức đều có vai trò không thể thay thế được và mỗi người đều phải biết công việc và chịu trách nhiệm về công việc của mình. Quá trình quản lý được xác định như một loạt các hoạt động định hướng theo mục tiêu: Xác định mục tiêu. Lập kế hoạch thực hiện mục tiêu. Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó. Cần phải có cách tiếp cận hệ thống và cách tiếp cận theo tình huớng khi thực hành quản lý Tiếp cận hệ thống: xem xét đầy đủ các yếu tố tác động qua lại nhau, có ảnh hưởng tới quá trình quản lý. Tiếp cận theo tình hưống: xét tới thực tại của một tình huống cụ thể khi thực hành quản lý. Các chức năng của quản lý Các chức năng của quản lý Hoạt động quản lý có các chức năng chủ yếu sau đây: Lập kế hoạch: Quyết định trước xem phải làm cái gì, làm như thế nào, khi nào và ai làm cái đó. Tổ chức: Xây dựng cơ cấu tổ chức nhân sự, xác định nhiệm vụ của các cá nhân và các bộ phận trong tổ chức, nhằm hoàn thành kế hoạch đã đề ra. Điều khiển: Lãnh đạo thông qua sự truyền đạt các thông báo, các chỉ thị và huy động các nguồn lực của tổ chức, thực hiện có hiệu quả kế hoạch đã đề ra. Kiểm tra: Đo lường và chấn chỉnh việc thực hiện nhằm bảo đảm hoàn thành các mục tiêu của kế hoạch đã đề ra. Các cấp độ quản lý: Quản lý chiến lược: xác định các mục tiêu chiến lược và đư ờng lối chính sách thực hiện mục tiêu đó. Đây là mức quản lý cao nhất, có tác động đến toàn bộ tổ chức. Quản lý chiến thuật: mức quản lý trung gian, có quy mô một đơn vị, xác định các chức năng cụ thể, định hướng vào các nhiệm vụ và các quá trình. Quản lý tác nghiệp: quản lý các công việc hàng ngày, nhằm thực hiện các công việc cụ thể của một phòng làm việc, tổ công tác. 1.2. vấn đề ra quyết định và nhu cầu thông tin 1.2. vấn đề ra quyết định và nhu cầu thông tin Ra quyết định: Là trung tâm của công việc lập kế hoạch, là nhiệm vụ quan trọng của quản lý. Quyết định là một cam kết cho hành động. Một quyết định được đưa ra khi người quản lý phải đưa ra một lựa chọn trong nhiều khả năng có thể, dựa trên một mức hợp lý có hạn. Chất lượng của quyết định phụ thuộc vào chất lượng của các thông tin, các số liệu và dữ kiện được cung cấp Quyết định có cấu trúc và quyết định không có cấu trúc Quyết định có cấu trúc: có quy trình rõ ràng, thông tin dùng để ra quyết định có thể được xác định trước. Quyết định không có cấu trúc: không có quy trình rõ ràng, tình huống quyết định chịu tác động của nhiều sự kiện ngẫu nhiên, liên quan đến nhiều yếu tố chưa được biết trước. Hình 27 (GT) trình bày mối quan hệ giữa các mức độ quản lý, cấu trúc của quyết định và đặc điểm thông tin. Nhu cầu thông tin đối với các nhà quản lý tuỳ thuộc vào mức độ quản lý: Quản lý chiến lược: thông tin tổng hợp, ít chi tiết, có tính dự báo, quy mô rộng và thường không được xác định trước. Quản lý chiến thuật và tác nghiệp: thông tin chi tiết, được quy đinh trước, được cung cấp định kỳ, quy mô nhỏ. 2. Các hệ thống thông tin 2. Các hệ thống thông tin 2.1. Khái niệm hệ thống 2.1. Khái niệm hệ thống Hệ thống là một tập hợp các phần tử (thành phần) có liên hệ với nhau, hoạt động hướng tới mục tiêu chung theo cách tiếp nhận các yếu tố vào, sinh ra các yếu tố ra, trong một quá trình xử lý có tổ chức. Ba thành phần cũng là 3 chức năng cơ bản của hệ thống là: Đầu vào: các yêu tố được thu thập vào hệ thống để xử lý. Ví dụ: vật liệu thô, năng lượng, dữ liệu, . Xử lý: biến yếu tố vào thành yếu tố ra. Đầu ra: các sản phẩm, các thông tin, . Ngoài ra còn hai thành phần liên quan đến điều khiển hệ thống là: Phản hồi: dữ liệu về sự hoàn thành nhiệm vụ của hệ thống. Điều khiển: giám sát và đánh giá các thông tin phản hồi, thực hiện những điều chỉnh cần thiết để bảo đảm đầu ra thích hợp. Hệ thống bao giờ cũng hoạt động trong một môi trư ờng xác định 2.2. Hệ thống thông tin 2.2. Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là hệ thống sử dụng nguồn lực con người và công nghệ thông tin để tiếp nhận cacs nguồn dữ liệu như yếu tố đầu vào và xử lý chúng thành các sản phẩm thông tin là các yếu tố đầu ra. Bốn thành phần cơ bản cũng là 4 nguồn tài nguyên của hệ thống thông tin là: Nguồn lực con người: người sử dụng và các chuyên gia về hệ thống thông tin. Phần cứng: MTĐT, các thiết bị ngoại vi và các thiết bị viễn thông. Phần mềm: phần mềm hệ thống và phần mềm chuyên dụng. Nguồn dữ liệu: các CSDL, cơ sở mô hình, cơ sở tri thức Các hoạt động xử lý thông tin trong hệ thống thông tin: Nhập dữ liệu vào Xử lý dữ liệu thành thông tin Đưa thông tin ra Lưu trữ các nguồn dữ liệu Kiểm tra hoạt động của hệ thống. 2.3. Vai trò của hệ thống thông tin trong tổ chức 2.3. Vai trò của hệ thống thông tin trong tổ chức Mọi tổ chức đều gồm ba hệ thống: Hệ thống điều khiển: ra các quyết định Hệ thống thực hiện: thực hiện các quyết định Hệ thống thông tin: bảo đảm sự liên hệ giữa hai hệ thống trên. Như vậy hệ thống thông tin là một yếu tố cấu thành của tổ chức, giữ vai trò quan trọng trong thành công của hoạt động quản lý điều hành của tổ chức. Nhiệm vụ của HTTT trong tổ chức là: Hỗ trợ cho việc ra các quyết định Giúp nhà quản lý thực hiện các chức năng quản lý (lập kế hoạch, bố trí nhân sự, chỉ đạo và kiểm tra) Trang bị cho nhà quản lý phương pháp và kỹ thuật mới trong xử lý, phân tích và đánh giá. Các yêu cầu của một HTTT: Tính phù hợp - Tính mục đích Tính hiện đại - Tính mở 3. các loại các hệ thống thông tin 3. các loại các hệ thống thông tin H T x ử l ý g i a o d ị c h H T k i ể m t r a c á c q u á t r ì n h H T t ự đ ộ n g h o á v ă n p h ò n g H ệ t h ố n g t h ô n g t i n t á c n g h i ệ p H T t h ô n g t i n b á o c á o H T h ỗ t r ợ q u y ế t đ ị n h H T t h ô n g t i n đ i ề u h à n h H ệ t h ố n g t h ô n g t i n q u ả n l ý H ệ t h ố n g t h ô n g t i n 3.1. Hệ thống xử lý giao dịch 3.1. Hệ thống xử lý giao dịch (TPS - Transaction processing systems) (TPS - Transaction processing systems) TPS xử lý các dữ liệu thu được từ các việc xảy ra hàng ngày trong các hoạt động giao dịch của một tổ chức. TPS hỗ trợ hoạt động giao dịch từng ngày của tổ chức, ví dụ: HT thanh toán tài vụ HT bán hàng HT dịch vụ vận tải hàng hoá HT dịch vụ bán vé máy bay, bán vé tàu hoả HT dịch vụ cho mượn ở TV v.v . Chu trình xử lý giao dịch: Nhập dữ liệu vào Thực hiện các hoạt động giao dịch Xử lý các tệp dữ liệu và các CSDL Tạo ra các tài liệu và các báo cáo Tiến hành các hoạt động kiểm tra [...]...3.2 hệ thống thông tin báo cáo (IRs information reporting systems) IRS là gì? IRS là hệ thống thông tin cung cấp cho nhà quản lý các sản phẩm thông tin, dưới dạng các báo cáo, hỗ trợ cho việc ra quyết định hành ngày của họ Báo cáo hình thức thông tin văn bản, là một khâu quan trọng trong hệ thống giao tiếp của tổ chức, là nội dung... quan trọng trong hệ thống giao tiếp của tổ chức, là nội dung liên hệ giữa cấp dưới và cấp trên và giữa các thành viên của tổ chức IRS thu thập thông tin từ các báo cáo về các hoạt động nội bộ của tổ chức, từ các CSDL được cập nhật từ TPS, các nguồn thông tin bên ngoài IRS cung cấp cho nhà quản lý: Những TT mang tính định kỳ theo một danh mục hay khuôn mẫu đã định trước Các báo cáo ngoại lệ trong... định trước Các báo cáo ngoại lệ trong trườn hợp bất thường Các báo cáo theo yêu cầu và những câu trả lời tức thì cho những câu hỏi IRS hoạt động nhờ phần mềm quản trị CSDL của IRS 3.3 hệ thống thông tin hỗ trợ quyết định (dss decision suport systems) DSS là gì? Là hệ thống dựa trên sự tương tác với máy tính, giúp nhà quản lý sử dụng các mô hình và dữ liệu trong các CSDL chuyên ngành để hỗ trợ... đồ thị Có 4 mô hình phân tích tương tác: Phân tích nếu-thì Phân tích độ nhạy cảm Phân tích hướng tới mục tiêu Phân tích tối ưu 3.4 hệ chuyên gia (ES expert system) ES là gì: ES là hệ thống thông tin dựa trên máy tính, sử dụng các tri thức về một lĩnh vực xác định để trợ giúp người sử dụng như kiểu trợ giúp của chuyên gia Hệ chuyên gia có thể coi là hệ thống hỗ trợ quyết định dựa trên tri... cứng: trạm làm việc bằng máy tính, liên kết trong một mạng máy tính Phần mềm: hệ quản trị CSDL, hệ quản trị các mô hình, giao diện người sử dụng Các CSDL và CSTT Các cơ sở mô hình: các mô hình toán học và kỹ thuật phân tích lưu trữ dưới dạng các chương trình sử dụng DSS Sử dụng DSS Sử dụng DSS là quá trình phân tích các mô hình tương tác, các mô hình này mô phỏng các vấn đề trong thực tiễn... sự kiện đó Các phần mềm: bao gồm chương trình xử lý tri thức (sự kiện và luật) gọi là môtơ suy diễn, và chương trình giao diện người sử dụng Phần cứng: trạm máy tính nối với máy chủ trong mạng viễn thông ES là một ngành ứng dụng của trí tuệ nhân tạo (AI- artificial Intelligence) ES là một lớp chương trình máy tính đa dạng đã được thương mại hoá Các ứng dụng của ES: chuẩn đoán bệnh, phân tích các . định 2.2. Hệ thống thông tin 2.2. Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là hệ thống sử dụng nguồn lực con người và công nghệ thông tin để tiếp nhận cacs. tri thức Các hoạt động xử lý thông tin trong hệ thống thông tin: Nhập dữ liệu vào Xử lý dữ liệu thành thông tin Đưa thông tin ra Lưu trữ các nguồn dữ