Chuyen de van thu tai lieu thi cong chuc

CHUYÊN ĐỀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ QUẢN KÝ VĂN BẢN TRONG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC PHẦN I CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC I Khái niệm, ý nghĩa công tác văn thư Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư hiểu hoạt động bảo đảm thôn g tin văn phục vụ công tác lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành công việc quan, tổ chức Công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý sử dụng dấu công tác văn thư Trong nội dung quản lý văn tài liệu bao gồm: Quản lý giải văn đi; quản lý giải văn đến; lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan Ý nghĩa công tác văn thư Công tác văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung Mọi cán bộ, công chức, viên chức quan, tổ chức hoạt động có liên quan đến công văn, giấy tờ thực nghiệp vụ văn thư Như công tác văn thư gắn liền với hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư có ý nghĩa sau: - Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý, điều hành công việc chuyên môn quan, tổ chức nói chung - Làm tốt công tác văn thư góp phần giải công việc quan, tổ chức nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, gìn bí mật quốc gia, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ - Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan, tổ chức - Công tác văn thư có nếp bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ II Nội dung công tác văn thư Mọi cán bộ, công chức, viên chức quan, tổ chức thực thi công việc có liên quan đến giấy tờ thực nghiệp vụ công tác văn thư Tại quan, tổ chức lập phận văn thư chuyên trách Bộ phận văn thư chuyên trách gọi văn thư quan Văn thư quan phận thực công tác đăng ký văn tác nghiệp số vi ệc nội dung công tác văn thư Quản lý giải văn đến 1.1 Khái niệm văn đến Tất văn bản, giấy tờ (kể đơn, thư cá nhân) gửi đến quan, tổ chức gọi văn đến Văn đến bao gồm: - Văn từ quan gửi đến trực tiếp; - Văn nhận từ đường bưu điện; - Văn bản, giấy tờ cá nhân mang từ hội nghị 1.2 Nguyên tắc chung việc quản lý giải văn đến - Mọi văn đến phải tập trung đăng ký văn thư quan Đối với văn đến ghi phong bì đích danh thủ trưởng quan, sau bóc nội dung văn công việc phải đăng ký văn thư quan - Việc tiếp nhận đăng ký văn đến quan theo nguyên tắc kịp thời, xác thống - Những văn đến có dấu mức độ khẩn phải làm thủ tục phân phối sau đăng ký - Những văn mật phải người có trách nhiệm xử lý bóc xử lý 1.3 Nội dung nghiệp vụ quản lý giải văn đến a Tiếp nhận văn đến Nội dung công việc tiếp nhận văn bản: - Kiểm tra nhận văn bản: Kiểm tra xem văn nhận có đủ số lượng hay không, phong bì văn có bị rách, bị bóc hay chưa - Sau thực phân loại văn bản, thường có nhóm sau: + Loại có dấu mức độ khẩn, mật + Loại sai thể thức: Như văn gửi nhầm địa chỉ, gửi vượt cấp, trình bày sai thể thức… + Loại thông thường: Sau nhận tiến hành bóc phong bì, lấy văn ra, đối chiếu số, ký hiệu văn văn với số, ký hiệu ghi bì + Loại tư liệu: Các tờ quảng cáo, giấy thông hành mang tính chất dịch vụ, thương mại… b Đăng ký văn đến Trước đăng ký phải đóng dấu đến lên văn Dấu đến đóng góc trái phần trình bày yếu tố “số ký hiệu văn bản” Trong dấu đến có yếu tố: Tên quan nhận văn bản; số đế; ngày đến; chuyển; lưu hồ sơ số Nếu quan, tổ chức dùng sổ đăng ký văn dùng loại sổ sau: Sổ đăng ký văn đến (bao gồm sổ đăng ký văn quy phạm pháp luật, sổ đăng ký văn mật, sổ đăng ký văn thông thường); sổ đăng ký đơn, thư; sổ chuyển giao văn c Trình văn đến Tất văn đến, sau đăng ký, tùy theo chế độ văn thư quan, tổ chức, cán phụ trách công tác văn thư phải trình cho Chánh văn phòng (hoặc Trường phòng hành chính) xem xét, nghiên cứu để định hướng giải Đối với quan, tổ chức nhỏ, trình xin ý kiến chuyển văn đến trực tiếp thủ trưởng quan thủ trưởng quan trực tiếp cho ý kiến chuyển văn d Chuyển giao văn Văn thư quan có trách nhiệm chuyển giao văn đến đối tượng xử lý theo ý kiến lãnh đạo văn phòng thủ trưởng quan Người nhận văn phải ký nhận đầy đủ vào sổ nhận tài liệu Đối với quan lớn, có nhiều đơn vị đóng chân không chỗ đơn vị có sổ giao nhận riêng e Tổ chức giải theo dõi việc giải văn đến Thủ trưởng quan, tổ chức có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến Căn nội dung văn đến, thủ trưởng quan g iao cho đơn vị cá nhân giải Đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến thoe thời hạn pháp luật quy định theo quy định riêng quan, tổ chức Thủ trưởng quan, tổ chức giao cho văn phòng, phòng hành theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Lãnh đạo văn phòng Trưởng phòng hành thường xuyên thông báo văn đến tiến độ giải văn đến họp giao ban quan, tổ chức g Sao văn đến Trong hoạt động quan, tổ chức, thường xuyên phải thực việc văn đến Trong số văn đến có văn quy phạm pháp luật gửi đến để áp dụng rộng rãi, có văn để biết, văn nhiều phận áp dụng, thực hiện, văn thư phải làm thủ tục văn đến để gửi cho đối tượng cần biết Các cách photocopy có dấu đến không trình bày thể thức có giá trị thông tin tham khảo, giá trị pháp lý Quản lý giải văn 2.1 Khái niệm văn Tất loại văn quan soạn thảo ban hành để thực quản lý điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn gửi đến đối tượng có liên quan gọi văn Văn văn quy phạm luật, văn hành thông thường loại giấy tờ khác quan ban hành gửi 2.2 Nguyên tắc chung việc tổ chức quản lý văn Văn quan thực chất công cụ điều hành, quản lý phạm vi thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao Vì việc tổ chức quản lý văn phải đảm bảo nguyên tắc sau: - Chính xác, kịp thời, quy trình quy định pháp luật; - Tất văn bản, giấy tờ quan gửi phải đăng ký làm thủ tục gửi văn thư quan Quy định nhằm đảm bảo tổ chức quản lý thống văn quan, tổ chức 2.3 Nội dung quản lý giải văn a Đăng ký văn Đăng ký văn việc ghi chép số thông tin cần thiết văn như: số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, nội dung văn … vào phương tiện đăng ký (sổ đăng ký văn đi, thẻ, máy tính…) nhằm quản lý chặt chẽ văn quan tra tìm văn nhanh chóng Yêu cầu đăng ký văn phải ghi đầy đủ xác yếu tố cần thiết có phương tiện đăng ký Trước đăng ký văn bản, văn cần phải kiểm tra lại lần cuối trình bày thể thức văn bản, thẩm quyền ban hành văn b Chuyển giao văn - Tất văn phải đăng ký chuyển ngày có chữ ký người có thẩm quyền đóng dấu quan - Việc gửi văn phải nơi nhận ghi văn - Những văn có dấu mức độ khẩn phải chuyển trước tùy theo mức độ khẩn - Tất loại văn gửi phải có phong bì, phải thực công việc trình bày phong bì, dán phong bì làm thủ tục gửi c Xếp lưu văn Văn ban hành phải lưu 02 bản, 01 lưu phận văn thư quan, 01 lưu hồ sơ công vi ệc cán trực tiếp soạn thảo văn PHẦN II KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC I Những yêu cầu kỹ thuật soạn thảo văn Yêu cầu chung: Trong trình soạn thảo văn cần đảm bảo thực yêu cầu chung sau đây: - Nắm vững đường lối, sách Đảng để thể chế hóa đường lối, sách thành pháp luật Công tác đòi hỏi giải hợp lý quan hệ Đảng nhà nước, tập thể cá nhân, cấp với cấp dưới, phải đảm bảo công tác bảo mật - Văn ban hành phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phạm vi hoạt động quan, tức phải giải đáp vấn đề: văn ban hành thuộc thẩm quyền quản lý thuộc loại nào? Phạm vi tác động văn đến đâu? Trật tự pháp lý xác định nào? Văn dự định ban hành có mâu thuẫn với văn khác quan quan khác - Nắm vững nội dung văn cần soạn thảo, phương thức giải công việc đưa phải rõ ràng, phù hợp Nội dung văn phải thiết thực, đáp ứng nhu cầu thực tế đặt ra, phù hợp với pháp luật hành, không trái với văn cấp trên, có tính khả thi - Văn phải trình bày yêu cầu mặt thể thức theo văn phong pháp luật hành - Người soạn thảo văn cần nắm vững nghiệp vụ kỹ thuật soạn thảo văn dựa kiến thức hiểu biểu biết quản lý hành pháp luật Yêu cầu nội dung văn a Văn phải có tính mục đích Trước soạn thảo văn bản, cần xác định mục tiêu giới hạn điều chỉnh Tính mục đích văn thể phương diện mức độ phản ánh mục tiêu đường lối, sách Đảng, nghị quan quyền lực cấp văn quan quản lý hành nhà nước cấp trên, áp dụng vào giải công việc cụ thể ngành, cấp định nhằm đảm bảo triển khai lãnh đạo Đảng, quyền cấp nguyện vọng nhân dân vào thực tiễn hoạt động ngành, cấp cách kịp thời, sáng tạo Căn vào tính mục đích nội dung văn bản, xác định tính thích hợp với mục đích sử dụng Tính thích hợp thể đồng nội dung hình thức văn Về nội dung, văn chuẩn bị ban hành phải thiết thực, đáp ứng tối đa yêu cầu thực tế đòi hỏi, phù hợp với pháp luật hành Về hình thức, văn phải thể văn thích hợp, thí dụ: không dùng thị thay cho thông báo ngược lại… b Văn phải có tính khoa học + Có đủ lượng thông tin quy phạm thông tin thực tế cần thiết, thông tin xử lý đảm bảo xác: kiện số liệu xác, thực tế thời + Lô gích nội dung: quán chủ đề, bố cục chặt chẽ + Thể thức văn phải theo quy định + Có tính hệ thống văn c Văn phải có tính đại chúng Đối tượng thi hành văn đa dạng, gồm tầng lớp nhân dân có trình độ học vấn khác nhau, văn phải có nội dung dễ hiểu dễ nhớ, phù hợp, phổ cập, song không ảnh hưởng đến nội dung nghiêm túc, khoa học chặt chẽ văn Văn quản lý hành nhà nước có liên quan trực tiếp tới nhân dân, đối tượng để nhân dân tìm hiểu thực h iện nhằm phát huy làm chủ đất nước, làm chủ xã hội nhân dân Tính nhân dân văn thể chỗ phản ánh nguyện vọng nhân dân, không trái với quy định pháp luật quyền lợi nghĩ vụ công dân d Văn phải có tính bắt buộc thực Văn quản lý hành nhà nước thể quyền lực nhà nước, nhằm truyền đạt ý chí quan nhà nước tới đối tượng chịu quản lý Ý chí thể mệnh lệnh, yêu cầu, cấm đoán hướng dẫn hành vi xử thường mang tính bắt buộc thi hành Tính bắt buộc thi hành văn đòi hỏi văn phải ban hành thẩm quyền, tức sử dụng văn pháp luật quy định Văn trái thẩm quyền văn bất hợp pháp e Văn phải có tính khả thi Tính khả thi hệ kết hợp đắn hợp lý yêu cầu tính mục đích, tính phổ thông đại chúng, tính khoa học, tính bắt buộc thực Ngoài ra, để nội dung văn thi hành đầy đủ nhanh chóng, văn phải tính đến phù hợp với trình độ, lực, khả vật chất chủ thể thi hành - Văn phải viết ngôn ngữ quy phạm Văn quản lý HCNN viết theo văn phong hành Văn phong hành dạng ngôn ngữ tiếng Việt văn học tạo thành hệ thống tương đối khép kín, hoàn chỉnh phương tiện ngôn ngữ viết đặc thù nhằm phục vụ cho mục đích giao tiếp văn lĩnh vực hoạt động pháp luật hành Văn phong hành sử dụng giao tiếp văn quan nhà nước * Văn phong hành có đặc điểm sau: + Tính xác, rõ ràng: Văn phải viết cho người hiểu cách rõ ràng, xác, nội dung văn muốn truyền đạt Tính thiếu xác, không rõ ràng, mơ hồ văn không chuẩn mực văn phong gây hậu nghiêm trọng; nội dung bị bóp méo, xuyên tạc lĩnh vực ảnh hưởng to lớn đến số phận người, đời sống xã hội Để đảm bảo tính xác, rõ ràng, cần viết câu gọn ghẽ, mạch lạc, diễn tả ý tưởng dứt khoát, sử dụng từ ngữ xác + Tính phổ thông đại chúng: Văn phải viết ngôn ngữ dễ hiểu, tức từ ngữ phổ thông, yếu tố ngôn ngữ nước Việt hóa tối ưu Muốn văn dễ hiểu, dễ nhớ, dễ tiếp thu, điều kiện dân trí thấp, ý thức pháp luật chưa cao cần phải viết ngắn gọn, không lạm dụng thuật ngữ chuyên môn, hành văn viện dẫn lối bác học + Tính khách quan, phi cá tính: Nội dung văn phải trình bày trực tiếp, không thiên vị, văn tiếng nói quyền lực nhà nước, tiếng nói riêng cá nhân Là người phát ngôn thay cho quan, tổ chức công quyền, cá nhân không tự ý đưa quan điểm riêng vào nội dung văn bản, mà phải nhân danh quan trình bày ý chí nhà nước, ý đồ lãnh đạo Tính khách quan, phi cá tính văn gắn liền với chuẩn mực, kỷ cương, vị thế, tôn ti mang tính hệ thống quan nhà nước, có nghĩa tính chất quy định chuẩn mực pháp lý + Tính trang trọng, lịch sự: Văn tiếng nói quyền, nên phải thể tính trang trọng, uy nghiêm Lời văn trang trọng thể tôn trọng chủ thể thi hành, làm tăng uy tín cá nhân, tập thể ban hành văn Tính trang trọng, lịch văn bản, phản ánh trình độ giao tiếp “văn minh hành chính” hành dân chủ, pháp quyền đại + Tính khuôn mẫu: Văn cần trình bày, xếp bố cục nội dung theo khuôn mẫu, thể thức quy định nhiều trường hợp, theo mẫu có sẵn cần điền nội dung cần thiết vào Tính khuôn mẫu bảo đảm cho thống nhất, tính khoa học tính văn hóa công văn giấy tờ Tính khuôn mẫu thể việc sử dụng từ ngữ pháp luật- hành chính, quán ngữ kiểu: “Căn vào…”, “Theo đề nghị của…”, “Các…chịu trách nhiệm thi hành…này…, thông qua việc lặp lại từ ngữ, cấu trúc ngữ pháp, dàn có sẵn… * Ngôn ngữ văn quản lý HCNN: - Lựa chọn sử dụng từ ngữ nghĩa - Sử dụng từ nghĩa ngữ pháp - Sử dụng từ văn phong hành chính: + Sử dụng từ ngữ phổ thông, trung tính thuộc văn viết, không dùng từ thuộc phong cách ngữ + Tránh sử dụng từ cổ, thận trọng việc dùng từ mới; + Không dùng từ ngữ địa phương; + Không dùng tiếng lóng, từ thô tục; + Sử dụng hợp lý thuật ngữ chuyên ngành; + Sử dụng hợp lý xác từ Hán- Việt từ gốc nước khác; - Sử dụng từ tả tiếng Việt - Dùng từ quan hệ kết hợp - Câu phải viết quy tắc ngữ pháp tiếng Việt - Câu tường thuật chiếm vị trí độc tôn văn quản lý HCNN Các loại câu khác câu cầu khiến, câu nghi vấn, câu biểu cảm sử dụng - Câu phải có quan hệ ngữ nghĩa phù hợp với tư người Việt - Câu phải đánh dấu câu cho phù hợp với tả tiếng Việt nội dung câu - Câu cần có quán chủ đề Đó sở để tạo tính trọn vẹn nội dung Câu cần phải hoàn chỉnh mặt hình thức - Câu cần liên kết với hài hòa - Khi viết đoạn văn cần lưu ý cho câu đoạn văn tập trung vào chủ đề, không bị phân tán đột ngột chuyển sang phạm vi khác, tức tránh bị bị lạc chủ đề Mặt khác, cần triển khai đầy đủ chủ đề nêu, không bỏ qua phương diện nêu chủ đề, trình bày nội dung chủ đề lặp đi, lặp lại, luẩn quẩn Để đảm bảo mạch lạc cần có câu chuyển ý, làm cho câu không bị đứt quãng, mâu thuẩn ý, nhờ tạo nên đoạn văn với câu có liên kết chặt chẽ nội dung hình thức II Những yêu cầu bố cục thể thức văn quản lý HCNN Về bố cục a Phần mở đầu: - Quốc hiệu; - Tên quan ban hành văn bản: Tên quan ban hành văn cho biết vị trí quan ban hành văn hệ thống tổ chức máy nhà nước - Số ký hiệu văn bản: Số văn đánh từ 01 ngày 01 tháng 01 đến 31 tháng 12 năm; số 10 phải viết thêm số đằng trước Ký hiệu chữ viết tắt tên loại văn tên quan ban hành văn + Số ký hiệu VBQPPL có cấu sau: Số: … /năm ban hành/viết tắt tên loại VB- viết tắt tên quan ban hành; + Số ký hiệu văn cá biệt: Số: /viết tắt tên loại VB- viết tắt tên quan ban hành + Số ký hiệu văn hành chính: → Văn có tên loại: Số:…/viết tắt tên loại VB- viết tắt tên quan ban hành; → Văn tên loại (công văn): Số:…/ viết tắt tên quan ban hành- viết tắt tên đơn vị soạn thảo - Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản; - Tên loại văn (trừ công văn) - Trích yếu nội dung văn bản; - Căn ban hành văn bản; b Phần triển khai: - Hình thức mệnh lệnh: yếu tố đặc trưng VBQPPL văn cá biệt; - Nội dung điều chỉnh; - Điều khoản thi hành: + Hiệu lực văn bản; + Chủ thể thi hành; + Xử lý văn cũ c Phần kết - Thẩm quyền ký, bao gồm: Chức vụ, chữ ký họ tên đầy đủ người có thẩm quyền ký; - Dấu quan ban hành văn bản; - Nơi nhận Các yếu tố phụ khác (nếu có); - Dấu độ mật, độ khẩn; - Tên viết tắt người đánh máy số lượng đánh máy chụp; - Các phụ như: “xem chỗ”, “xem xong xin trả lại”,… Về thể thức: + Phông chữ trình bày văn bản: Sử dụng kiểu chữ “Times New Roman” bảng mã Unicode, TCVN 6909:2001 + Thể thức kỹ thuật trình bày văn bản: Theo hướng dẫn Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ; Thông tư số 01/2011/TTBNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ III Quy trình soạn thảo ban hành văn Khái niệm quy trình xây dựng ban hành văn Quy trình xây dựng ban hành văn trình tự bước với thủ tục tương ứng mà quan quản lý hành nhà nước có thẩm quyền thiết phải tiến hành công tác xây dựng ban hành văn theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phạm vi hoạt động Tùy theo tính chất, nội dung hiệu lực pháp lý loại văn mà xây dựng quy trình xây dựng ban hành tương ứng Các công đoạn quy trình xây dựng ban hành văn cụ thể chi tiết hóa tùy theo tính chất, nội dung loại văn xây dựng Các bước quy trình xây dựng văn cụ thể chi tiết hóa theo yêu cầu bước Tuy nhiên điều quan trọng việc tổ chức thực khâu phải hợp lý thiết thực để đảm bảo cho văn ban hành có chất lượng, kịp thời Quy trình chung xây dựng ban hành văn 2.1 Sáng kiến văn Đề xuất lập chương trình xây dựng dự thảo văn (đặc biệt VBQPPL, số loại văn cá biệt định) 2.2 Soạn thảo dự án, dự thảo văn a Quyết định quan, đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo (có thể thành lập Ban soạn thảo, định chuyên viên soạn thảo) b Ban soạn thảo tổ chức nghiên cứu biên soạn dự thảo - Tổng kết đánh giá văn liên quan, thu thập tài liệu, thông tin; nghiên cứu rà soát văn kiện chủ đạo Đảng, văn pháp luật hành; khảo sát, điều tra xã hội; tham khảo kinh nghiệm nước - Chọn lựa phương án hợp lý; xác định mục đích yêu cầu (ban hành văn để làm gì? Giới hạn giải đến đâu? Đối tượng áp dụng ai?) để có sở lựa chọn thể thức văn bản, ngôn ngữ diễn đạt, văn phong trình bày thời điểm ban hành - Viết dự thảo lần thứ 1: + Phác thảo nội dung ban đầu; + đề cương chi tiết; + Tham khảo ý kiến Thủ trưởng, chuyên gia; + Tổ chức thảo luận nội dung phác thảo; + Chỉnh lý phác thảo; + Viết dự thảo: cần ý yêu cầu nội dung đảm bảo tính mục đích; tính khoa học; tính khả thi; tính bắt buộc thực tính đại chúng, yêu cầu thể thức - Biên tập tổ chức đánh máy dự thảo; - Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo (đối với số loại VBQPPL, không cần thiết văn khác): + Gửi công văn dự thảo yêu cầu quan, tổ chức có liên quan tham gia ý kiến; + Tổng hợp ý kiến tham gia 2.3 Thẩm định dự thảo: - Đề xuất việc thẩm định: Tùy theo tính chất nội dung dự thảo văn bản, quan chủ trì soạn thảo xác định việc có thẩm định hay không - Hồ sơ thẩm định gồm: + Công văn phiếu yêu cầu thẩm định; + Tờ trình phiếu trình dự thảo; + Bản dự thảo; + Bản tổng hợp ý kiến tham gia; + Các văn có liên quan khác (nếu có) - Cơ quan thẩm định (theo thẩm quyền) tiến hành thẩm định dự th ảo văn theo luật định tùy theo tính chất nội dung văn phương diện sau đây: + Sự cần thiết ban hành văn bản; + Sự phù hợp hình thức văn với vấn đề cần giải quyết; + Đối tượng, phạm vi điều chỉnh văn bản; + Tính hợp hiến, hợp pháp, tính thống văn hệ thống pháp luật; + Tính khả thi văn bản; + Kỹ thuật soạn thảo văn (từ ngữ, câu chữ, tiêu đề, văn phong) - Cơ quan thẩm định gửi lại văn thẩm định hồ sơ dự thảo văn thẩm định cho quan chủ trì soạn thảo - Cơ quan chủ trì soạn thảo chỉnh lý dự thảo chuẩn bị hồ sơ trình ký 2.4 Thông qua - Cơ quan chủ trì soạn thảo trình hồ sơ trình duyệt dự thảo văn lên cấp (tập thể cá nhân) để xem xét thông qua * Hồ sơ trình duyệt gồm: + Tờ trình dự thảo văn bản; + Bản dự thảo; + Văn thẩm định (nếu có); + Bản tập hợp ý kiến tham gia (nếu có); + Các văn bản, giấy tờ khác có liên quan (nếu có) Số lượng hồ sơ tùy theo loại văn cụ thể theo quy định cấp duyệt ký Trường hợp hồ sơ phải trực tiếp tường trình với Thủ trưởng ký - Bộ phận Văn phòng kiểm tra thủ tục thể thức, sau xác nhận việc kiểm tra theo thủ tục luật định - Thông qua ký ban hành văn theo thẩm quyền thủ tục luật định Người ký văn phải chịu trách nhiệm pháp lý văn ký Trách nhiệm liên quan đến nội dung thể thức văn - Trong trường hợp không thông qua quan soạn thảo phải chỉnh lý trình lại dự thảo văn thời hạn định 2.5 Công bố văn Văn không thuộc danh mục bí mật nhà nước tùy theo tính chất nội dung phải công bố, yết thị đưa tin phương tiện thông tin đại chúng theo luật định 2.6 Gửi lưu trữ Mọi văn quản lý hành nhà nước phải gửi lưu trữ theo luật định - Thủ tục chuyển văn bản: + Văn phải gửi tuyến, không vượt cấp +Văn chuyển quan phải dùng địa đơn vị, phận người thực thi + Không ghi ý kiến (bút phê) vào văn đơn từ cấp gửi kính chuyển lên cấp trên, mà phải dùng công văn tờ trình ghi ý kiến kèm theo văn đơn từ + Đối với cấp ngang cấp, ghi ý kiến vào văn bản, phải ghi rõ ngày tháng, họ tên chức vụ, địa người chuyển - Thủ tục văn bản: + Sao vừa đủ số lượng theo yêu cầu quy định cấp có thẩm quyền, tránh lãng phí giấy tờ, công sức + Khi y văn quan giao cho văn phòng sao, ghi rõ ngày tháng, thẩm quyền ký người đóng dấu quan + Khi lục phải thực theo quy định hình thức lục + Đối với văn photocopy phải đối chiếu với văn gốc - Thủ tục lưu văn bản: + Lưu hai chính: Một phận chuyên môn phụ trách hay phận soạn thảo, lưu VP VT quan + Cuối năm đến thời hạn văn phải nộp lưu trữ theo quy định./ DANH MỤC TÀI LIỆU ÔN TẬP THI TUYỂN CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC NĂM 2016 chuyên ngành công tác Văn thư lưu trữ 1- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ 2- Quyết định số 31-QĐ/TW, ngày 01/10/1997 Bộ Chính trị ban hành Quy định thể loại văn bản, thẩm quyền ban hành thể thức văn Đảng; Quyết định số 91-QĐ/TW, ngày 16/02/2004 Ban Bí thư việc bổ sung thẩm quyền ban hành văn số điều “Quy định thể loại, thẩm quyền ban hành thể thức văn Đảng” 3- Quy định số 210-QĐ/TW, ngày 06/3/2009 Ban Bí thư Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam 4- Hướng dẫn số 22-HD/VPTW, ngày 06/11/2009 Văn phòng Trung ương Đảng lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức đảng cấp 5- Hướng dẫn số 35-HD/VPTW, ngày 18/10/2010 Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn thực “Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu chủ yếu hình thành hoạt động quan, tổ chức đảng cấp tỉnh” “Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu chủ yếu hình thành hoạt động quan, tổ chức đảng cấp huyện” 6- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP, ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP công tác văn thư 7- Hướng dẫn số 11-HD/VPTW, ngày 28/5/2004 Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn thể thức văn Đảng 8- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức văn Ghi chú: Ngoài văn trên, thí sinh cần tìm hiểu thêm chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy số văn khác có liên quan đến quan, đơn vị thí sinh đăng ký dự thi để ôn tập - ... sau: Sổ đăng ký văn đến (bao gồm sổ đăng ký văn quy phạm pháp luật, sổ đăng ký văn mật, sổ đăng ký văn thông thư ng); sổ đăng ký đơn, thư; sổ chuyển giao văn c Trình văn đến Tất văn đến, sau đăng... chức, thư ng xuyên phải thực việc văn đến Trong số văn đến có văn quy phạm pháp luật gửi đến để áp dụng rộng rãi, có văn để biết, văn nhiều phận áp dụng, thực hiện, văn thư phải làm thủ tục văn. ..1.1 Khái niệm văn đến Tất văn bản, giấy tờ (kể đơn, thư cá nhân) gửi đến quan, tổ chức gọi văn đến Văn đến bao gồm: - Văn từ quan gửi đến trực tiếp; - Văn nhận từ đường bưu điện; - Văn bản, giấy