Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ Phần giấy Việt Trì

Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ Phần giấy Việt Trì MỞ ĐẦU Một nhà quản trị tài ba là một nhà quản trị có khả năng nhìn xa trông rộng, là người có tài nhìn người và dùng người. Là một nhà quản trị, ai cũng biết thành công chính là sự hội tụ của các yếu tố: cơ hội, tài năng, sự chuẩn bị chu đáo, sẵn sàng cho mọi tình huống. Nhà quản trị giỏi là người biết cách tạo ra cơ hội cho mình. Cơ hội đôi khi nó tự tìm đến nhưng đôi khi bản thân cũng có khả năng tự tạo ra cơ hội cho mình, cơ hội đến hay không là ở sự phát huy năng lực và khả năng quản trị của mỗi doanh nghiệp. Một doanh nghiệp muốn thịnh vượng và lớn mạnh thì điều đầu tiên là ở khâu dùng đúng người đúng chỗ, cụ thể đó chính là bộ máy tổ chức trong doanh nghiệp. Peter Ferdinand Druckeri đã nói “Sự khác biệt giữa một nhà quản lý giỏi với người khác chính là biết cách dùng người”, mà biểu hiện cụ thể nhất chính là ở bộ máy tổ chức của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp thành công là một doanh nghiệp có tổ chức tốt. Một bộ máy tổ chức tốt sẽ tạo ra ưu thế trong cạnh tranh cũng như lợi thế trong hợp tác. Trong một thế giới kinh doanh diễn ra đầy phức tạp như hiện nay, với nhiều yếu tố liên hệ tương tác qua lại lẫn nhau và không một quyết định nào có thể đưa ra hoàn toàn độc lập, tách biệt với các quyết định khác. Vì vậy, việc xây dựng một cơ cấu tổ chức doanh nghiệp một cách logic, phù hợp sẽ là bệ phóng để đưa doanh nghiệp đi đến thành công.

LỜI CAM ĐOAN Tôi thực tiểu luận với tên đề tài: “Hoàn thiện cấu tổ chức Công ty Cổ Phần giấy Việt Trì ” Tôi xin cam đoan tiểu luận Nội dung có tham khảo sử dụng số thông tin, tài liệu từ nguồn sách, văn quản lý, báo cáo tổng kết công ty, viết điện tử website Những thông tin sử dụng đề tài hoàn toàn xác thực xin chịu trách nhiệm có không trung thực thông tin tiểu luận LỜI CẢM ƠN Tôi xin cảm ơn chân thành đến TS.Vi Tiến Cường - Giảng viên môn Quản trị học trang bị kiến thức, kỹ để hoàn thành đề tài Trong qua trình khảo sát nghiên cứu trình độ thời gian hạn chế nhiều khó khăn nên dù cố gắng song tiểu luận không tránh khỏi thiếu sót Rất mong nhận thông cảm, đóng góp, quan tâm Giảng viên môn MỞ ĐẦU Một nhà quản trị tài ba nhà quản trị có khả nhìn xa trông rộng, người có tài nhìn người dùng người Là nhà quản trị, biết thành công hội tụ yếu tố: hội, tài năng, chuẩn bị chu đáo, sẵn sàng cho tình Nhà quản trị giỏi người biết cách tạo hội cho Cơ hội tự tìm đến thân có khả tự tạo hội cho mình, hội đến hay không phát huy lực khả quản trị doanh nghiệp Một doanh nghiệp muốn thịnh vượng lớn mạnh điều khâu dùng người chỗ, cụ thể máy tổ chức doanh nghiệp Peter Ferdinand Druckeri nói “Sự khác biệt nhà quản lý giỏi với người khác biết cách dùng người”, mà biểu cụ thể máy tổ chức doanh nghiệp Một doanh nghiệp thành công doanh nghiệp có tổ chức tốt Một máy tổ chức tốt tạo ưu cạnh tranh lợi hợp tác Trong giới kinh doanh diễn đầy phức tạp nay, với nhiều yếu tố liên hệ tương tác qua lại lẫn không định đưa hoàn toàn độc lập, tách biệt với định khác Vì vậy, việc xây dựng cấu tổ chức doanh nghiệp cách logic, phù hợp bệ phóng để đưa doanh nghiệp đến thành công Lý chọn đề tài Trong tổ chức, việc xây dựng cấu tổ chức quan trọng, doanh nghiệp có phát triển hay không tùy thuộc vào cấu tổ chức doanh nghiệp có hiệu hay không Nếu bạn chủ giám đốc doanh nghiệp vừa nhỏ, liệu bạn có thật cần sơ đồ tổ chức? Câu trả lời chắn “Có” Chẳng có công cụ hiệu doanh nghệp có tính tảng sơ đồ tổ chức, nhiên lại thường xuyên bị đánh giá thấp bỏ qua Điều quan trọng bạn phải hiểu rằng, sơ đồ tổ chức nói lên nhiều so với biểu đồ với tên chức danh Thay vào đó, hình ảnh đại diện cấu trúc mà doanh ngiệp lựa chọn sử dụng để hoàn thành sứ mệnh tầm nhìn Việt thiết kế cấu tổ chức phù hợp tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức thích nghi nhanh với môi trường, nâng cao lực hoạt động khả cạnh tranh tổ chức.Cơ cấu tổ chức công cụ quản lý hoạt động tổ chức Thông qua cấu tổ chức, nhà quản lý kiểm soát hành vi người lao động Một cấu tổ chức tốt phải xuất phát từ việc lựa chọn mô hình cấu phù hợp Cơ cấu giúp xác định công việc thực nào, quyền hành chức nằm phận nào, quản lý báo cáo cho ai, quan trọng chịu trách nhiệm với kết công việc Như vậy, chí cung cấp nhìn sâu sắc vào văn hóa doanh nghiệp Sơ đồ tổ chức tự mang lại cấu trúc sống cho doanh nghiệp tự làm cho thứ dễ hiểu Nhận thức tầm quan trọng cấu tổ chức quản trị nên em định chọn đề tài cho tiểu luận “Các mô hình cấu tổ chức” quản trị Vì điều kiện nhiều hạn chế nên tiểu luận tìm hiểu mô hình cấu tổ chức quản trị yếu tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức bô máy quản lý Do kinh nghiệm thực tế thân nhiều hạn chế chuyên ngành mở rộng nên chắn không tránh khỏi hạn chế thiếu xót Vì em mong nhận nhận xét, đóng góp ý kiến Quý Thầy Cô để tiểu luận em hoàn thiện nữa./ Mục đích nghiên cứu Trên sở nghiên cứu lý luận chung, cấu tổ chức máy quản lý tổ chức, doanh nghiệp; nghiên cứu phân tích đánh giá thực trạng nhân tố ảnh hưởng đến cấu máy quản lý Công ty giấy Việt Trì, tiểu luận tập trung vào việc xác định rõ ưu điểm vướng mắc, cản trở, bất hợp lý cấu máy tổ chức từ đề xuất giải pháp góp phần hoàn thiện cấu tổ chức theo hướng đổi nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý phát triển Công ty Phương pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng số phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp vật biện chứng - Phương pháp so sánh, phân tích, tổng hợp, điều tra,…và kết hợp với phương pháp khác Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu cấu tổ chức máy Công ty giấy Việt Trì Kết cấu tiểu luận Kết cấu bải tiểu luận bao gồm chương: Chương I : Cơ sở lý luận cấu tổ chức Chương II: Thực trạng cấu tổ chức quản lý công ty giấy Việt Trì Chương III: Đánh giá, giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức quản lý công ty giấy Việt Trì CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ 1.1 Khái niệm vai trò chức tổ chức 1.1.1 Khái niệm tổ chức chức tổ chức 1.1.1.1 Tổ chức Có thể thấy tổ chức thuật ngữ sử dụng cách linh hoạt: - Thứ nhất, tổ chức hệ thống gồm nhiều người hoạt động mục đích chung - Thứ hai, tổ chức trình triển khai xây dựng hình thức cấu làm khuôn khổ cho việc triển khai kế hoạch, đạo thực kế hoạch kiểm tra kế hoạch - Thứ ba, tổ chức chức trình quản trị, bao gồm việc đảm bảo cấu tổ chức nhân cho hoạt động tổ chức 1.1.1.2 Chức tổ chức Chức tổ chức việc chia tổ chức nhiều phận khác nhau, xác định chức năng, nhiệm vụ cho phận thiết lâp mối quan hệ chúng nhằm thực mục tiêu tổ chức Nói cách khác, chức tổ chức bao gồm công việc liên quan đến xác định phân chia công việc phải làm, người nhóm người làm việc gì, chịu trách nhiệm kết nào, công việc phối hợp với nào, báo cáo cho định làm cấp hay phận 1.1.2 Vai trò chức tổ chức - Xác định cấu tổ chức hợp lý phù hợp với mục tiêu, sứ mệnh phát triển tổ chức - Phát huy sức mạnh cá nhân, tập thể cấu tổ chức - Tạo điều kiện để phát huy chức khác tổ chức như: hoạch định, quản trị nhân sự, lãnh đạo, kiểm tra… - Tạo môi trường làm việc thích hợp, tác động tích cực đến việc sử dụng nguồn lực tổ chức 1.2 Nội dung chức tổ chức 1.2.1 Tổ chức máy 1.2.1.1 Khái niệm, đặc điểm cấu tổ chức a) Khái niệm cấu tổ chức Tác giả H Koonts cho rằng: “Cơ cấu tổ chức cấu chủ định vai trò quyền hạn, nhiệm vụ hợp thức hóa” Tác giả Hồ Văn Vĩnh lại cho rằng: “Cơ cấu tổ chức quản lý chỉnh thể gồm phận có chức năng, quyền hạn, trách nhiệm khác nhau, bố trí thành cấp, khâu, thực chức quản lý định nhằm đạt mục tiêu định trước” Trên sở quan niệm khác nhau, từ phân tích tiếp cận tổ chức với tư cách chức hoạt động quản lý, hiểu: Cơ cấu tổ chức tổng hợp phận (đơn vị, nhân) có mối liên hệ quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, chuyên môn hóa, có nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm định để thực hoạt động tổ chức nhằm đạt mục tiêu xác định Cơ cấu tổ chức chỉnh thể phận khác nhau, chuyên môn hóa có trách nhiệm, quyền hạn định, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn bố trí theo cấp quản trị nhằm thực mục tiêu chung tổ chức b) Đặc điểm cấu tổ chức Phân chia tổ chức thành phận - Mô hình tổ chức đơn giản: Đây tổ chức đơn giản nhất, tổ chức không hình thành nên phận, người lãnh đạo trực tiếp quản lý nhân viên - Mô hình tổ chức phận theo chức năng: Đây mô hình người lao động thực hoạt động mang tính chất tương đồng hợp nhóm phận/đơn vị - Mô hình tổ chức theo sản phẩm – khách hàng – vùng: Đây phương thức tổ chức hợp nhóm đơn vị đội ngũ nhân theo nhóm sản phẩm khách hàng theo vùng địa lý định - Mô hình tổ chức theo ma trận: Đây kết hợp hai hay nhiều mô hình khác Chuyên môn hóa công việc Lợi chuyên môn hóa lao động chỗ thông qua việc phân chia nhiệm vụ phức tạp thành hoạt động đơn giản, mang tính độc lập tương đối để giao cho người, tổng suất lao động nhóm tăng lên gấp bội Tuy nhiên chuyên môn hóa có hạn chế Nếu nhiệm vụ bị chia cắt thành khâu nhỏ, tách rời người chịu trách nhiệm khâu, họ nhanh chóng cảm thấy công việc thật nhàm chán Bên cạnh tình trạng xa lạ, đối địch người lao động gia tăng Để khắc phục hạn chế chuyên môn hóa người ta thường sử dụng kỹ thuật đa dạng hóa phong phú hóa công việc 1.2.2 Một số mô hình tổ chức máy quản lý 1.2.2.1 Cơ cấu tổ chức nằm ngang Mô hình cấu tổ chức: Ví dụ văn phòng luật Trưởng văn phòng luật Luật sư Luật sư Đặc điểm mô hình cấu nằm ngang: - Chỉ có vài cấp quản lý - Quản lý theo phương thức phi tập trung - Tổng hợp hóa hoạt động - Công việc xác định khái quát - Giới hạn linh hoạt công việc phận - Quan tâm đến phương thức làm việc theo nhóm - Di chuyển nhân lực theo chiều ngang - Tập trung ý vào khách hàng 1.2.2.2.Cơ cấu tổ chức hình tháp Sơ đồ: Luật sư Trưởng phòng TC Phó trưởng phòng Nhân viên Phó trưởng phòng Nhân viên Nhân viên Nhân viên Phó trưởng phòng Nhân viên Nhân viên Đặc điểm mô hình: - Nhiều cấp bậc quản lý - Quản lý theo phương thức hành - Chuyên môn hóa hoạt động - Mô tả công việc chi tiết - Giới hạn cứng nhắc công việc phận - Các cá nhân làm việc độc lập - Di chuyển nhân lực theo chiều dọc 1.2.2.3 Cơ cấu tổ chức mạng lưới: Liên minh năm công ty nhằm huy động nguồn lực xây dựng Disney Land Paris + Theo dõi hợp đồng mua bán sản phẩm, nguyên liệu để phục vụ cho xuất bán hàng nội địa Nhiệm vụ + Xây dựng giá bán hàng xuất hàng nội địa + Theo dõi, quản lý hệ thống đại lý tiêu thụ sản phẩm Công ty + Quản lý tổ sản xuất hàng nội địa + Thực số nhiệm vụ khác theo phân công ban lãnh đạo công ty - Phòng Kỹ thuật: gồm 01 trưởng phòng 10 nhân viên Chức năng: Quản lý công nghệ, thiết bị, đôn đốc theo dõi phân xưởng thực quy trình công nghệ sản xuất tìm biện pháp nâng cao chất lượng sản phẩm, cải tiến công nghệ trang thiết bị cho hạ giá thành sản phẩm kết hợp với phân xưởng tổ chức triển khai thực tiến độ mà Công ty đề Các xí nghiệp Chức + Cắt bán thành phẩm loại sản phẩm bao bì +Cung cấp bán thành phẩm cho tổ máy, tổ in + Máy bao bì phục vụ cho xuất + Sản xuất bao bì nội địa để phục vụ cho nhu cầu nước + Sản xuất bột giấy, giấy bìa + In nhãn, bìa nhãn, bao bì từ giấy, bìa plastic + Sản xuất sản phẩm từ giấy bìa, plastic + Xay xát sản xuất bột thô Nhiệm vụ + Chủ động bố trí sản xuất để hoàn thành hoàn thành vượt mức kế hoạch giao + Đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiến độ giao hàng + Kiểm tra chất lượng hàng trước xuất bán 2.2 Các nhân tố ảnh hưởng tới cấu tổ chức công ty cổ phần giấy Việt Trì 2.2.1 Quy mô Quy mô công ty giấy Việt Trì có ảnh hưởng trực tiếp tới cấu tổ chức, quy mô mà lớn số lượng phòng ban công ty tăng theo quản lý phức tạp Các nhà quản trị công ty phải biết xếp cho phòng ban gọn nhẹ linh hoạt tốt cho việc giải công việc nhanh gọn Hiện quy mô công ty giấy Việt Trì gồm có phòng ban phân xưởng nên phối hợp phân xưởng phải linh hoạt đảm bảo yêu cầu công việc 2.2.2 Chiến lược công ty Chiến lược công ty có ảnh hưởng lớn tới cấu tổ chức công ty Chiến lược kinh doanh công ty giấy Việt Trì thay đổi giai đoạn từ dẫn đầu thị trường tất hoạt động công ty hướng tới mục tiêu đó, điều kéo theo quy mô hoạt động, số lượng nhân viên phải đảm bảo để hoàn thành công việc Khi chiến lược công ty thay đổi dẫn đến cấu tổ chức Công ty phải thay đổi để thực mục tiêu chiến lược kinh doanh Chiến lược kinh doanh công ty, quy mô doanh nghiệp nhân tố có vai trò quan trọng từ bắt đầu thiết kế cấu tổ chức cho doanh nghiệp doanh nghiệp muốn thay đổi cấu tổ chức 2.2.3 Công nghệ, kỹ thuật Trong thời kỹ công nghệ thông tin ngày phát triển tạo hội cho nhân viên công ty giấy Việt Trì học tập trau dồi kiến thức mạng Internet kiến thức máy tính, kiến thức chuyên môn nhiều kiến thức sống khác Trình độ trang thiết bị công ty thể việc có đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho hoạt đông sản xuất kinh doanh Thường xuyên nhập thiết bị máy móc tân tiến phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh công ty Công ty có đầy đủ trang thiết bị việc truyền đạt thông tin nhanh chóng Vì cấu tổ chức phải thay đổi cho phù hợp với trình độ nhân viên, áp dụng tiến khoa học kỹ thuật để đạt hiệu cao Công nghệ đại giúp giảm thời gian chi phí quản lý, làm tinh giảm cấu tổ chức Công ty Khoa học công nghệ ngày phát triển, Công ty không thường xuyên cập nhật thông tin, ứng dụng khoa học công nghệ vào quản lý sản xuất Công ty bị tụt hậu xa so với đối thủ cạnh tranh 2.2.4 Môi trường - Kinh tế Khi kinh tế tăng trưởng mạnh khiến giá tăng theo kinh tế khó khăn ảnh hưởng không nhỏ tới nhân viên công ty Với nhà quản trị không khó khăn với nhân viên họ khó khăn, muốn làm việc công ty có mức lương cao Điều dẫn đến việc nhân viên dời bỏ công ty làm cho cấu tổ chức có thay đổi - Văn hóa, xã hội Môi trường văn hóa có ảnh hưởng lớn đến nhân viên công ty Với công ty cổ phần giấy Việt Trì công nhân thuộc nhiều dân tộc đến từ nhiều tỉnh thành khác Tuyên Quang, Yên Bái, Vĩnh Phúc, Sơn La… có lối sống khác ảnh hưởng tới công tác quản lý xây dựng cấu tổ chức công ty - Chính trị, pháp luật Chính trị, pháp luật ảnh hưởng tới sách kinh doanh quốc tế công ty giấy Việt Trì Công ty phải kinh doanh mặt hàng theo quy định pháp luật bao bì, xuất nhập máy móc, sản phẩm từ giấy bìa, trị Việt Nam có ổn định tạo điều kiện cho công ty giấy Việt Trì phát triển, cạnh tranh lành mạnh với doanh nghiệp nước từ học tập mô hình quản lý hiệu - Thị trường lao động Lao động yếu tố quan trọng cấu tổ chức công ty Bởi vấn đề quản trị nhân lực nhà quản lý quan tâm Chất lượng lao động cấu lao động có ảnh hưởng trực tiếp đến cấu tổ chức công ty - Xu hướng quốc tế Qua môi trường quốc tế công ty mở rộng tầm nhìn công nghệ, mô hình quản lý mới, phong cách tổ chức lãnh đạo nước giới tiếp thu hay, phù hợp hoàn cành công ty 2.2.5 Nguồn nhân lực Trình độ quản trị viên công ty giấy Việt Trì cao đáp ứng yêu cầu công việc cao Với nhà quản trị viên có kinh nghiệm Công ty giấy Việt Trì có người dẫn dắt, hướng tới mục tiêu chung toàn công ty đem lại lợi ích cho thành viên, lợi ích cho xã hội Trong số cán nhân viên làm việc phòng ban có người có trình độ đại học; 24 người trình độ đại học; trình độ cao đẳng, trung cấp 36 người; lao động phổ thông 369 người, trình độ quản trị viên cao cấu tổ chức linh hoạt thông thoáng hơn., đa phần công nhân công ty có thâm niên làm việc từ năm trở lên giàu kinh nghiệm, tay nghề cao tạo điều kiện cho phát triển công ty 2.3 Đặc điểm, nguyên tắc cấu tổ chức công ty cổ phần giấy Việt Trì 2.3 Đặc điểm cấu tổ chức công ty cổ phần giấy Việt Trì: Tính tập trung hóa: Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ Phần giấy Việt Trì tập trung hóa theo phòng ban chức Mọi quyền lực trách nhiệm Tổng giám đốc công ty nắm giữ, trách nhiệm phòng ban thuộc trưởng phòng Tổ chức, Trưởng phòng kinh doanh, Trưởng phòng kế toán, Trưởng phòng kỹ thuật Các trưởng phòng có trách nhiệm báo cáo công việc cho Tổng giám đốc Tính phức tạp: Trong công ty có phòng ban phân xưởng Các công việc phân xưởng nhân viên phòng ban tương ứng công ty tổng hợp lại báo cáo cho cấp Trong cấu trúc công ty tạo nên phức tạp cho cấu trúc tổ chức Tính tiêu chuẩn hoá: Các nhân viên công ty bị ràng buộc với công ty “hợp đồng lao động, giấy cam kết, tài chấp” Nếu hai sai với quy định phải chịu bồi thường thiệt hại Tính ràng buộc làm cho nhân viên cố gắng làm việc cho công ty, không nghỉ việc sai theo hợp đồng tạo nên khó chịu cho nhân viên công ty 2.3.2 Đảm bảo nguyên tắc cấu tổ chức Theo cấu tổ chức cấu tổ chức công ty cổ phần giấy Việt Trì đảm bảo nguyên tắc như: Thống huy: Tập trung quyền lực quyền định vào nhà quản trị cấp cao, trách nhiệm quyền hạn Tổng Giám đốc Phó Tổng giám đốc rõ ràng, họ đưa định nhanh chóng kịp thời Các trưởng phòng ban đóng góp ý kiến, xây dựng kế hoạch thực hiện, truyền đạt mệnh lệnh cấp giao xuống cho nhân viên phòng ban có trách nhiệm báo cáo tiến độ kết thực công việc cho cấp Nguyên tắc gắn với mục tiêu: với mục tiêu chung đề Công ty Cổ Phần giấy Việt Trì Tổng giám đốc xây dựng giao nhiệm vụ cho trưởng phòng ban thực công việc nhằm đạt tiêu đề mức doanh thu phải đạt được, số lượng hàng hoàn thành Nguyên tắc hiệu quả: với mục tiêu chung toàn công ty nhân viên Công ty Cổ Phần giấy Việt Trì phải biết tận dụng tối đa nguồn lực sẵn có sử dụng cho có hiệu tốt để giảm chi phí quản lý Nguyên tắc cân đối: Công ty Cổ Phần giấy Việt Trì đảm bảo nguyên tắc cân đối lấy thu bù chi, đảm bảo cho hiệu kinh doanh có lãi Nguyên tắc linh hoạt: linh hoạt với thay đổi môi trường kinh doanh Khi nước ta gia nhập WTO ngày có nhiều công ty cạnh tranh với Công ty Cổ Phần giấy Việt Trì, nhân viên có nhiều lựa chọn công việc tốt cho họ nên cấu tổ chức công ty phải linh hoạt, hiệu Từ tìm hiểu thực trạng cấu tổ chức công ty chương ta tiền đề để nhận xét, đánh giá cấu tổ chức công ty, từ đưa giải pháp giúp công ty khắc phục khó khăn gặp phải CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ, GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY GIẤY VIỆT TRÌ 3.1 Những thành công nguyên nhân: 3.1.1 Những thành công Trong năm qua Công ty không ngừng hoàn thiện cấu tổ chức mang lại số thành tựu sau: Hiện tại, với mô hình cấu tổ chức theo chức thể tính chuyên môn hóa cao công việc Mỗi phòng ban thực chức nhiệm vụ riêng, hiệu làm việc cao kích thích sáng tạo nhiệt tình phòng ban Việc đào tạo huấn luyện nhân trở lên đơn giản Nhân viên phòng ban có hội nâng cao kỹ nghề lĩnh vực chuyên môn họ giao tăng hiệu hoạt động thông qua phối hợp hoạt động với đồng nghiệp Cơ cấu tổ chức theo chức phù hợp với quy mô lớn Công ty nay, đáp ứng yêu cầu chiến lược kinh doanh mục tiêu Công ty mang lại hiệu sản xuất kinh doanh, đảm bảo tăng trưởng làm tăng thu nhập cho người lao động Trách nhiệm quyền hạn nhà quản trị ban lãnh đạo phân công rõ ràng, không bị chồng chéo, giúp ban lãnh đạo hoạt động hiệu hơn, dễ dàng việc định quản lý thống ý kiến Mô hình cấu tổ chức Công ty Cổ Phần giấy Việt Trì áp dụng áp dụng chế độ thủ trưởng thể tính tập trung thống huy cao độ Tất thành viên Công ty chịu lãnh đạo tuân thủ định Tổng Giám đốc phải chịu trách nhiệm nhiệm vụ mà giao, trưởng phòng chức Quản lý phân xưởng nhận nhiệm vụ phân công cho nhân viên phòng thực sau tổng hợp báo cáo lên cấp Qua việc định cuối Tổng Giám đốc khách quan dựa vào ý kiến Phó Giám đốc phận chuyên môn Với mô hình cấu tổ chức theo chức thể tính chuyên môn hóa cao công việc Mỗi phòng ban thực chức nhiệm vụ riêng, hiệu làm việc cao kích thích sáng tạo nhiệt tình phòng ban 3.1.2 Nguyên nhân thành công Tầm quan trọng cấu tổ chức Công ty Cổ Phần giấy Việt Trì đánh giá cao mà Công ty bước hoàn thiện cấu tổ chức để nâng cao hiệu hoạt động Ban lãnh đạo Công ty người có kinh nghiệm, có lực quản lý, có tầm nhìn chiến lược tư tưởng trị vững vàng tạo êkíp lãnh đạo chặt chẽ, phối hợp ăn ý để đưa định nhanh chóng, kịp thời xác, lãnh đạo doanh nghiệp ngày phát triển, thực tốt chức nhiệm vụ đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh Công ty phát huy truyền thống quý báu tập thể đoàn kết , khuyến khích tìm tòi, học hỏi lẫn nhân viên Mọi cán công nhân viên Công ty có tinh thần trách nhiệm cao, chủ động sáng tạo, có thái độ nghiêm túc công việc chấp hành nghiêm chỉnh quy chế sách Công ty Công ty trọng tới tạo bầu không khí làm việc thoải mái cho nhân viên Giảm khoảng cách, tạo thân thiện cấp với cấp dưới, tôn trọng ý kiến đóng góp làm cho nhân viên cảm thấy hưng phấn, khuyến khích họ làm việc nhiệt tình sáng tạo Ngoài Công ty có sách khen thưởng rõ ràng, có nhiều tiêu chí đánh khen thưởng dựa vào chất lượng công việc, dựa vào mức độ vượt kế hoạch, dựa vào trách nhiệm… tạo động lực lớn cho cá nhân, tổ chức, phòng ban hoàn thành tốt nhiệm vụ giao 3.2 Những tồn nguyên nhân 3.2.1 Những tồn Với cấu tổ chức theo chức phòng ban Công ty trọng tới chức nhiệm vụ giao, tập trung vào thực mục tiêu phòng ban mà không quan tâm đến phòng ban khác mục tiêu chung Công ty Do khó cho nhà quản trị mà phối hợp hoạt động phòng ban với nhau, việc thống ý kiến trở nên khó khăn gây trở ngại cho trình định quản lý Sự phối hợp phòng ban chưa tốt thả lỏng, buông trôi trình truyền đạt thông tin phản hồi thông tin Công ty chậm trễ, không tạo gắn kết toàn Công ty ảnh hưởng lớn đến hiệu công việc Phòng kinh doanh chưa thực tốt chức tìm kiếm, nghiên cứu nhu cầu khách hàng, mở rộng thị trường, dừng lại việc đáp ứng khai thác thị trường Cơ cấu tổ chức Công ty phù hợp với chiến lược kinh doanh hiên Trong tương lai với mục tiêu mở rộng thị trường phát triển thị trường nội địa Công ty phải có điều chỉnh cấu tổ chức cho phù hợp Cơ cấu tổ chức Công ty thiếu linh hoạt, chưa thích nghi với thay đổi môi trường, Công ty thay đổi chiến lược kinh doanh đòi hỏi phải điều chỉnh cấu tổ chức Do cấu tổ chức theo chức cấu tổ chức xây dựng sở chức nhiệm vụ phòng ban xuất phát từ nhu cầu doanh nghiệp yêu cầu khách hàng hay thị trường Công ty bị động, không phản ứng kịp với biến động môi trường thay đổi nhu cầu khách hàng Quá trình truyền đạt thông tin phản hồi thông tin Công ty chậm hạn chế phối hợp phòng ban, không tạo gắn kết toàn Công ty, ảnh hưởng lớn đến hiệu công việc Sự cập nhật thông tin thiếu xác, xử lý thông tin không tốt làm cho Công ty nhiều hội bị động trước rủi ro thách thức Các phân xưởng hoạt động chưa hiệu Tại phân xưởng phân cấp quản lý chưa mạnh, Quản lý phân xưởng chịu trách nhiệm quản lý nhiều tổ hiệu quản lý không cao, thiếu chặt chẽ Công nhân làm việc tổ thiếu tập trung dẫn đến suất không cao làm thất thoát lãng phí nguyên vật liệu Sự phối hợp phân xưởng phòng ban chưa tốt, phân xưởng chưa tự lập toán chi phí phụ thuộc nhiều vào phòng ban gây tượng tải Cơ cấu lao động phòng kinh doanh phòng tổ chức chưa hợp lý dẫn đến tình trạng làm thêm giờ, tăng ca gây cảm giác mệt mỏi, chán nản cho cán nhân viên làm việc hiệu 3.2.2 Nguyên nhân tồn Do chiến lược Công ty thay đổi theo giai đoạn nên cấu tổ chức Công ty tỏ thiếu linh hoạt chưa thích ứng kịp Do ý chí chủ quan ban lãnh đạo việc hoàn thiện cấu tổ chức Công ty, chưa có kế hoạch lâu dài đầu tư hiệu cho công tác hoàn thiện cấu tổ chức Một số nhà quản trị có kinh nghiệm quản lý lâu năm, có chuyên môn tốt kiến thức công nghệ thông tin hạn chế, chưa ứng dụng công nghệ vào quản lý nên hiệu quản lý chưa cao, chưa khoa học Trong công tác quản lý chưa tạo liên hệ mật thiết cấp, phòng ban với để hướng dẫn giúp đỡ công việc Quan hệ lãnh đạo cấp chưa tốt, chưa tạo thân thiện, gần gũi cho nhân viên để họ đóng góp ý kiến phát huy tính sáng tạo Hiện Công ty ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý việc đầu tư manh mún chưa hiệu Các phần mềm ứng dụng thường xuyên bị lỗi, hệ thống mạng lắp đặt toàn Công ty để thuân tiện cho việc giao dịch với khách hàng bị nghẽn mạng 3.3 Đánh giá chung - Sự hợp lý cấu tổ chức Hiện mô hình cấu tổ chức Công ty theo kiểu chức phù hợp với quy mô loại hình doanh nghiệp Công ty Cụ thể doanh thu lợi nhuận hàng năm Công ty năm gần tăng nhiên tốc độ tăng chưa cao Còn tồn số đơn vị chưa sâu kiểm tra công việc kết thực nhân viên câp dưới.Vấn đề cấu tổ chức công ty việc phối hợp hoạt động phòng, ban tác phong làm việc nhân viên chưa cao dẫn đến cấu tổ chức bị hạn chế không linh hoạt, cân đối Do Công ty có biện pháp để nâng cao hiệu cấu tổ chức Theo mô hình phát huy lực phòng ban lại hạn chế phối hợp hòng ban - Số lượng phòng ban Số lượng phòng ban công ty hợp lý, với phòng, ban theo chức riêng biệt đảm bảo chuyên môn hóa công việc đơn giản việc đào tạo quản lý công việc - Sự phối hợp phòng ban Các phòng ban công ty phối hợp với chưa tốt Vấn đề hợp tác phòng ban thả lỏng, buông trôi chưa chặt chẽ Các phòng ban quan tâm đến chức nhiệm vụ không gắn với mục tiêu chung doanh nghiệp Tầm nhìn nhà quản trị bị hạn chế họ chịu trách nhiệm nhiệm vụ Và có nhà quản trị cấp cao chịu trách nhiệm lợi nhuận Công ty Do gây tình trạng lãng phí không tận dụng tối đa nguồn lực Công ty Vì cần phải tăng cường phối hợp phòng ban với - Hoạt động phòng ban Hiện Công ty phòng Kinh doanh cần hoạt động tốt Hiện Công ty chủ yếu nhận theo hợp đồng nên cần chủ động việc phát triển tìm kiếm thị trường Trong tương lai, với mục tiêu tìm kiếm mở rộng thị trường Công ty nâng cao hiệu hoạt động phòng Kinh doanh - Hoạt động phân xưởng Các phân xưởng hoạt động chưa thực hiệu Do phối hợp phòng ban phân xưởng chưa tốt quản lý phân xưởng chưa chặt chẽ Vì định hướng phát triển phân xưởng Công ty phân cấp mạnh quản lý xí nghiệp, khoán chi phí tỷ lệ doanh thu - Số lượng nhân viên phòng ban Số lượng nhân viên phòng ban chưa hợp lý Phòng Kinh doanh phòng Tổ chức thiếu nhân viên Chính phòng kinh doanh chưa thực tốt chức tìm kiếm mở rộng thị trường mình, nhân viên phòng Tổ chức hành phải làm việc khối lượng lớn dẫn đến tình trạng tải, nhân viên làm thêm Vì để nâng cao hiệu hoạt động Công ty bổ sung thêm nhân phòng Kinh doanh phòng Tổ chức - Quan điểm hoàn thiện cấu tổ chức Công ty Thứ hoàn thiện cấu tổ chức phải phù hợp với mục tiêu nhiệm vụ chiến lược kinh doanh Công ty Thứ hai phải vào nguồn lực thực tế Công ty Thứ ba hoàn thiện cấu tổ chức phải nâng cao hiệu quản lý, cấu tổ chức phải tinh giản gọn nhẹ - Quan điểm xây dựng bầu không khí môi trường làm việc Bầu không khí môi trường làm việc quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu làm việc nhân viên Môi trường làm việc tốt tạo điều kiện kích thích tinh thần làm việc nhân viên sáng tạo nhân viên Công ty trọng quan tâm tới vấn đề này, làm việc tạo tâm lý thoải mái thân thiện cấp cấp làm cho nhân viên hăng hái nhiệt tình công việc 3.3 Giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức công ty cổ phần giấy Việt Trì Với chiến lược từ năm 2010 đến năm 2020 mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm quy mô sản xuất kinh doanh cấu tổ chức Công ty phải điều chỉnh lại cho phù hợp với chiến lược kinh doanh mới, cụ thể: - Nâng cao trình độ đội ngũ quản trị viên, đầu tư thêm trang thiết bị quản trị để nâng cao hiệu quản lý - Nâng cao hiệu hoạt động phòng Kinh doanh phân xưởng - Giải pháp tăng cường phối hợp phòng, ban - Xây dựng hệ thống thông tin hợp lý để đảm bảo cho truyền đạt phản hồi thông tin phòng ban nhanh chóng xác Công ty có quy định, nguyên tắc rõ ràng cụ thể việc phối hợp hoạt động phòng, ban; kỷ luật nghiêm chỉnh phòng, ban, cá nhân không tuân thủ Giáo dục tư tưởng cho cán công nhân viên hướng tới mục tiêu chung tổ chức Kiện toàn phân xưởng sản xuất tổ chức nhân sự, công nghệ lực sản xuất - Rà soát lại chức nhiệm vụ phòng ban, chức nhiệm vụ phải xác định rõ ràng tránh tình trạng chồng chéo, tạo điều kiện xử lý công việc nhanh hơn, giúp phòng ban nhanh chóng hoàn thành nhiệm vụ Nhân viên phòng ban xếp vào vị trí phù hợp với trình độ chuyên môn mình, số lượng nhân viên bố trí hợp lý đảm bảo tiến độ công việc mà không gây lãng phí nguồn lực Bổ sung thêm nhân phân xưởng để độc lập toán chi phí, doanh thu, tự tổng hợp ngày công cho công nhân phụ thuộc vào phòng tổ chức, giảm bớt công việc phòng ban - Phân cấp quản lý mạnh cho phân xưởng thành viên theo hướng khoán chi phí tính tỷ lệ doanh thu Áp dụng công nghệ thông tin vào hệ thống quản lý nhằm nâng cao hiệu rút ngắn thời gian cho công đoạn chuẩn bị sản xuất - Bổ sung thiết bị chuyên dùng, áp dụng công nghệ tiên tiến: Tập trung vào số thiết bị chuyên dùng thiết bị điện tử nhằm nâng cao suất chất lượng sản phẩm Áp dụng công nghệ tiên tiến để tạo suất lao động, giảm làm - Đào tạo, nâng cao trình độ cho người lao động: Phân loại lao động yếu, rút khỏi dây chuyền sản xuất để đào tạo lại thành lập tổ sản xuất giành cho số lao động thường xuyên không đảm bảo ngày công làm việc ý thức chấp hành để tạo điều kiện cho dây chuyền sản xuất nâng cao suất lao động - Đào tạo trình độ quản lý cho đội ngũ cán từ cấp tổ đến cấp Công ty đáp ứng phát triển thời kỳ hội nhập - Cải tiến phương pháp trả lương, trả thưởng biện pháp quản lý lao động - Để đảm bảo công phân phối, nguyên tắc phân phối theo lao động, công hưởng thụ, Công ty cải tiến việc phân phối tiền lương, tiền thưởng nhằm khuyến khích người có suất cao, có ý thức tốt, quan tâm với người lao động có trình độ kỹ thuật nghiệp vụ để họ yên tâm gắn bó với Công ty KẾT LUẬN Sau thời gian tìm hiểu nghiên cứu Công ty Cổ Phần giấy Việt Trì, chọn đề tài “Hoàn thiện cấu tổ chức Công ty Cổ Phần giấy Việt Trì” làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp Qua số liệu thu thập từ báo cáo sản xuất kinh doanh Công ty, vấn chuyên sâu; dựa kiến thức lý thuyết cấu tổ chức học đề tài thấy thành công hạn chế cấu tổ chức Công ty Cổ Phần giấy Việt Trì nguyên nhân thành công, hạn chế Từ thực tiễn Công ty kiến thức học đề tài đề xuất số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức Công ty : hoàn thiện phân công xếp chức số phòng, ban chưa hoạt động tốt, nâng cao trình độ nhân sự, giải pháp nhằm thực tốt nhiệm vụ chức số phòng ban Đề tài trình bày cách khái quát tình hình hoàn thiện cấu tổ chức từ lý thuyết đến thực tế Công ty Cổ Phần giấy Việt Trì DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1-T.S Đoàn Thị Thu Hà T.S Nguyễn Thị Ngọc chủ biên, Giáo trình quản trị học, Nhà xuất Giao thông vận tải 2- PGS.TS Ngô Kim Thanh T.S Nguyễn Hoài, Kỹ quản trị, Nhà xuất Đại học kinh tế Quốc Dân 3- Giáo trình môn quản trị học, Biên tập bởi: Nguyễn Ngọc Hạnh Các tác giả: Trần Quốc Tuấn, Phiên trực tuyến: http://voer.edu.vn/c/3a6ea6c14 4- Báo cáo tổng hợp công ty cổ phần dược phẩm OPV 5- Tài liệu Bài Giảng Cơ Cấu Tổ Chức chọn lọc http://123doc.org/document PHIẾU CHẤM ĐIỂM HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN Điểm, Chữ kí (Ghi rõ họ tên) cán chấm thi CB chấm thi số CB chấm thi số Điểm thống thi Bằng số Bằng chữ Chữ kí xác nhận cán nhận thi PHIẾU LÀM PHÁCH HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN Mã phách Họ tên sinh viên: Trần Thị Hiền Mã sinh viên: 1507QTNA025 Ngày sinh: 03/05/1993 Lớp: ĐHLT.QTNL15A Khoa: Tổ chức Quản lý Nhân lực, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Tên Tiểu luận: “Hoàn thiện cấu tổ chức Công ty Cổ Phần giấy Việt Trì” Học phần: Quản trị học Giảng viên phụ trách: ThS Vi Tiến Cường, Giảng viên Khoa Quản trị Văn phòng Sinh viên kí tên ... cấp quản trị (khâu quản trị phản ánh cách phân chia chức quản trị theo chiều ngang, cấp quản trị thể phân chia chức quản trị theo chiều dọc) thiết lập mối liên hệ hợp lý với số lượng cấp quản trị. .. trọng cấu tổ chức quản trị nên em định chọn đề tài cho tiểu luận “Các mô hình cấu tổ chức” quản trị Vì điều kiện nhiều hạn chế nên tiểu luận tìm hiểu mô hình cấu tổ chức quản trị yếu tố ảnh hưởng... chức máy Công ty giấy Việt Trì Kết cấu tiểu luận Kết cấu bải tiểu luận bao gồm chương: Chương I : Cơ sở lý luận cấu tổ chức Chương II: Thực trạng cấu tổ chức quản lý công ty giấy Việt Trì Chương