Bang tinh dien tu

Giáo trình tin học cơ sở Biên soạn : Đào Đức Thành Chơng IV: I : giới thiệu 1. Giới thiệu : Microsoft Excel là phần mềm bảng tính điện tử của hãng Microsoft, chạy trên môI teờng Windows chuyên dùng cho công việc kế toán, tài chính, thống kê và sử lí dữ liệu, tạo các bảng phân tích tổng hợp Chức năng chủ yếu : - Thiết lập các bảng tính - Xử lí số liệu, tính toán thống kê, tài chính - Trao đổi thông tin với các phần mền khác. - Vẽ đồ thị hai chiều và 3 chiều. 2. Khởi động chơng trình. - Nhấn chuột tại biểu tợng màn hình nền - Chọn Start\Program\Microsft Excel 3. Thoát khỏi Excel. - Nhấn chuột nút - Chọn File\Exit - Nhấn Alt + F4 Khi thực hiện 1 trong 3 cách trên Excel sẽ kiểm tra xem nếu có bảng tính nếu có bảng tính nào cha đợc lu vào đĩa, một thông báo sẽ xuất hiện Nhấn Yes : để ghi và thoát Nhấn No : để bỏ qua không ghi và thoát Nhấn Cancel : Huỷ bỏ thao tác trở về Excel 4. Màn hình làm việc : bao gồm Thanh tiêu đề ( Title ) cho biết tên một bảng tính Thanh thực đơn ( Menu ) gồm các menu chứa các lệnh của Excel Thanh công cụ chuẩn ( Standard ) Thanh định dạng ( Formatting ) Thanh công thức ( Formula ) chứa dữ liệu nhập vào cho 1 ô Workbook : Vùng chứa nội dung bảng tính Scroll bar :Thanh cuộn, dùng di chuyển bảng tính theo chiều ngang , dọc 20 Giáo trình tin học cơ sở Biên soạn : Đào Đức Thành Title Menu bar Standard Formula Formatting bar Drawing Stalus Bar Scroll bar 5. Cấu trúc của bảng tính. Bảng tính có thể coi nh 1 tấm bảng lớn hình chữ nhật gồm có nhiều ô trợt trên màn hình máy tính. Tại một thời điểm ta chỉ có thể xem đợc một phần bảng tính thông qua màn hình . Bnảg tính gồm nhiều dòng và cột. - Dòng ( Row ) Bảng tính có 65536 hàng , đợc đánh từ 1,2,3, . 65536 - Cột ( Column ) Bảng tính có 256 cột , đợc đánh bằng các kí tự A,B Z . IV - Ô ( Cell ) là giao của một dòng với một cột. Địa chỉ của ô đợc xác định bởi cột trớc dòng sau. Ví Dụ : A18,H1. Ô có con trỏ đang định vị trí ở đó gọi là vùng hiện thời. - Vùng ( Range ) Là tập hợp các ô trong một hình chữ nhật, địa chỉ của vùng đợc xác định bởi địa chỉ của ô gốc trên trái và ô gốc dới phải của vùng. Giữa hai địa chỉ đó đợc ngăn cách nhau bởi dấu hai chấm ( : ) . VD : A5 : E16 5. Các kiểu dữ liệu . Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu. Kiểu dữ liệu của ô phụ thuộc vào kí tự đầu tiên gõ vào. A ) Kiểu số ( Number ) kí tự đầu tiên gõ vào là các số từ 0 9 , các dấu +,-,$, B ) Kiểu chuỗi kí tự ( Text ) kí tự đầu tiên gõ vào là các chữ, các kí tự căn thẳng ( , /, ^ ,\ .) 21 Số hiệu dòng Số hiệu Cột Giáo trình tin học cơ sở Biên soạn : Đào Đức Thành C ) Kiểu công thức ( Công thức trong Excel là sự kết hợp dữ liệu giữa các ô thông qua phép toán ) - Kí tự đầu tiên là dấu = (Hay dấu cộng ) Kết quả thu đợc trong ô không phải là các kí tự gõ vào mà là giá trị của công thức đó . VD : Tại ô B2 ta gõ = 18*3 + 7 + 8 thì kết quả hiện trong ô B2 là 69 - Các toán tử số học : + Cộng - Trừ * Nhân / Chia - Các toán tử so sánh : > , <, <=, >=, <> D) Cách nhập dữ liệu vào ô 1 . Chuyển con trỏ tới ô cần nhập dữ liệu. 2 . Nhập dữ liệu ( theo quy định chung của từng loại dữ liệu ) 3. Nhấn Enter ( hoặc chuyển con trỏ tới ô khác ) II . các thao tác với bảng tính 1. Cách di chuyển trong một bảng tính. Home : Về ô tận cùng bên trái Ctrl + Home : Về ô A1 Page Up : Lên 1 trang Page Down : Xuống 1 trang ,,, : Sang phải trái 1 cột , lên xuống 1 dòng. 2. Thao tác với vùng. a) Chọn vùng. Chuột : Nháy và rê chuột trên vùng cần chọn. Bàn phím: Chuyển con trỏ tới vùng cần chọn. Nhấn giữ phím Shift + Phím chuyển con trỏ. b) Bỏ trọn vùng : Nhấn 1 phím ,,, c) Xoá vùng dữ liệu. - Chọn vùng cần xoá. - ấn phím Delete d) Sao chép vùng dữ liệu . - Chọn vùng dữ liệu cần sao chép - Thực hiện lệnh Edit\Copy - Chuyển trỏ tới vùng cần chép đến - Thực hiện lệnh Edit\Paste e) Chuyển vùng dữ liệu . - Chọn vùng dữ liệu cần di chuyển - Thực hiện lệnh Edit\Cut - Chuyển trỏ tới vùng cần chuyển đến - Thực hiện lệnh Edit\Paste f ) Khôi phục dữ liệu : Để khôi phục lại vùng dữ liệu vừa xoá ta làm nh sau - Thực hiện lệnh Edit\Undo 22 Giáo trình tin học cơ sở Biên soạn : Đào Đức Thành 3. Địa chỉ tơng đối địa chỉ tuyệt đối. a) Địa chỉ ô tơng đối : Là địa chỉ khi sao chép tới vùng đích , địa chỉ tham chiếu tơng đối của vùng ô sẽ thay đổi theo phơng chiều và khoảng cách. Địa chỉ tơng đối có dạng : <Cột> <Dòng> VD : A1;E18 b) Địa chỉ ô tuyệt đối : là địa chỉ sao chép tới vùng đích , địa chỉ tham chiếu tuyệt đối của vùng ô sẽ không thay đổi. Địa chỉ tuyệt đối có dạng : <$Cột> <$Dòng> VD: $A$1; $E$18 4. Thao tác với tệp. a) Thao tác với tệp mới : Thực hiện lệnh File\New b) Mở tệp trên đĩa : Thực hiện lệnh File\Open, chọn tệp cần mở, ấn OK c) Lu tệp lên đĩa : Thực hiện lệnh File\Save d) Đóng tệp : Thực hiện lệnh File\Close 5. Kẻ bảng tính. - Chọn vùng ô cần kẻ bảng ( Xem hình 1 phần bị bôi đen) - Vào Format\Cells\Border ( Xem hình 2 minh hoạ ) + Trong mục Style : Dùng chọn đờng kẻ gồm : nét đứt quãng, nét đôi . + Trong mục Color : Chọn màu cho các đờng kẻ ( Mặc định là Automatic + Trong mục Border, gồm các lựa chọn : Outline : Kẻ viền quanh vùng ô Inside : Kẻ viền trong vùng ô Left, right, Top, Bottom : kẻ viền trái, phải , trên, dói 6. Chèn dòng, cột, ô a) Chèn dòng : Chuyển trỏ tới dòng cần chèn, Thực hiện lệnh Insert\Rows b) Chèn cột : Chuyển trỏ tới cột cần chèn , Thực hiện lệnh Insert\Columns c) Chèn ô : Chuyển trỏ tới vùng ô cần chèn, Thực hiện lệnh Insert\Ceels 23 Giáo trình tin học cơ sở Biên soạn : Đào Đức Thành 7. Liên thông các ô. - Bôi đen các ô cần liên thông - Thực hiện lệnh Format\Cells - Hiện hộp thoại, chọn Alignment - Trong mục Text Control chọn Merge Cells. Ngoài ra ta còn có thể nhấn vào biểu tợng chữ trên thanh Formatting Chú ý : Muốn cho chữ sau khi nhập vào ở giữa dòng thì trong mục Vertical ta nhấn chuột, chon Center ( Trong hình là Bottom ) 8. Kiểm tra chữ đứng hoặc nghiêng. Trong mục Orientation bạn có thể chỉnh kiểu chữ đứng hoặc nghiêng bao nhiêu độ tuỳ ý ở mục Degrees 24 Giáo trình tin học cơ sở Biên soạn : Đào Đức Thành III . các hàm của Excel A. Khái Niệm. Các hàm trong Excel có dạng chung : = <TÊN HàM > ( DS Đối Số ) - DS Đối Số ở đây có thể là : + Các giá trị : 1,2,3,4,5,6, .-1,-2,-3,-4,-5,-6 + Địa chỉ các vung ô : A2, B3, H5 + Các biểu thức : 99*2-(3*12+2007/9), Trong một số trờng hợp (DS Đối Số ) có thể là các hàm . VD : = average(sum(D3:f3)) B. Các hàm. 1. Hàm tính tổng. ( SUM ) - Cú pháp : SUM(DS Đối Số) - ý nghĩa : Tính tổng trong danh sách các đối số. Ví Dụ 1 : = SUM(2*5+4+20/2) cho kết quả là 24 Ví Dụ 2 : Giả sử có bảng sau ( Hình 1a ) hãy tính điểm tổng cho các ô có dấu ? - Để tính điểm tổng cho học sinh , Đặt con trỏ vào ô G3 và gõ vào công thức sau = SUM(D3,E3,F3) (Hình 1b) và ấn Enter - Để tính điểm Tổng cho những ngời còn lại ta sao chép công thức ở ô G3 xuống ô G4 đến ô G11. Ta đặt trỏ vào ô G3 nhấn Ctrl+C, chuyển trỏ xuống ô G4 nhấn Ctrl+V. Và tơng tự cho các ô còn lại ( Xem hình 2a ) Hình 1a Hình 1b Chú ý : Nếu các ô cần tính tổng liên tiếp nhau nh trong VD này (D,E,F) công thức tính tổng có thể viết gọn lại nh sau: tại ô G3 ta Gõ = SUM(D3:F3) 25 Giáo trình tin học cơ sở Biên soạn : Đào Đức Thành 2. Hàm tính trung bình cộng : AVERAGE - Cú pháp : AVERAGE(DS Đối Số) - ý Nghĩa : Tính trung bình cộng của danh sách đối số. Ví Dụ 1 : Tính trung bình cộng của 24,30,45. Công thức là : = AVERAGE(24,30,45) cho kết quả là 33 Ví Dụ 2 : Cho bảng ( Hình 2a ) Hãy tính điểm trung bình cho các học sinh. Đặt con trỏ vào ô H3 nhập vào công thức : = AVERAGE(D3,E3,F3) hoặc nhập = AVERAGE(D3:F3) nếu các ô liên tiếp nhau. Sau đó nhấn Eter ( Hình 2b ) Hình 2a Hình 2b Chú ý : Vì ta đã tính tổng điểm của học sinh trớc nên công thức trong ô H3 có thể tính theo cách khác nh sau: = AVERAGE(G3) 3. Hàm tính giá trị lớn nhất , nhỏ nhất a) Hàm tính giá trị lớn nhất : MAX - Cú Pháp : MAX(a1,a2,a3,a4 .) - ý Nghĩa : Cho giá trị lớn nhất trong danh sách đối số a1,a2,a3,a4 ) Ví Dụ 1 : = MAX(1,3,5,6,9,13,29,4,6) cho kết quả là 29 Ví Dụ 2 : Giả sử xét bảng trong ( hình 2a) ta cần tính xem học sinh nào có điểm tổng cao nhất . Ta nhập công thức =MAX(G3:G11) cho kết quả là 23 b) Hàm tính giá trị lớn nhất : MIN - Cú Pháp : MAX(a1,a2,a3,a4 .) - ý Nghĩa : Cho giá trị nhỏ nhất trong danh sách đối số a1,a2,a3,a4 ) Ví Dụ 1 : = MIN(1,3,5,6,9,13,29,4,6) cho kết quả là 1 Ví Dụ 2 : Giả sử xét bảng trong ( hình 2a) ta cần tính xem học sinh nào có điểm tổng thấp nhất . Ta nhập công thức =MIN(G3:G11) cho kết quả là 14 26 Giáo trình tin học cơ sở Biên soạn : Đào Đức Thành 4. Hàm AND : - Cú pháp : AND(<x1>,<x2>, ) trong đó x1, x2 là các biểu thức lôgic. - ý nghĩa : Hàm trả về giá trị TRUE ( đúng ) Nếu mọi biểu thức <x1>,<x2>, đều cho giá trị TRUE ( đúng ) ngợc lại hàm cho giá trị FLASE ( sai ) . Ví Dụ 1: =AND(5>4,-5>4,24>15) Hàm trả về giá trị FLASE Ví Dụ 2: Giả sử điều kiện để tính học bổng cho học sinh là : Trong một học kì không môn học nào điểm thi ( hoặc điểm kiểm tra ) hết môn <5,0 và có điểm TBC họckỳ >= 6,5 . khi đó ta nhập công thức sau. =IF(AND(Điểm thi>5.0,TBC họckỳ >=6.5),Học bổng,Không có học bổng) 5. Hàm xếp hạng : RANK - Cú pháp : RANK(X,Danh sách). Với Danh sách là địa chỉ tuyệt đối của một vùng dữ liệu nào đó, Ví dụ : $D$3:$D$9 - ý nghĩa : Hàm trả về một số là thứ hạng của số X trong danh sách. Ví Dụ : Cho bảng hình 3a. Hãy xếp hạng cho học sinh theo điểm tổng. - Tại ô H3 ta nhập công thức = RANK(G3,$G$3:$G$11) ( Hình 3b ) - Sao chép công thức xuống Các ô H4 đến H11. Kết quả cho nh ( Hình 3c ) Hình 3b Hình 3c 27 Giáo trình tin học cơ sở Biên soạn : Đào Đức Thành 6. Hàm lấy kí tự bên trái , bên phải. a) Hàm Left - Cú pháp : Left (Chuỗi, Số ký tự muốn lấy ) - ý nghĩa : Lấy các kí tự phía bên trái của chuỗi. Ví Dụ : Left(Ha Giang,2) Kết quả = Hà b) Hàm Right c) Cú pháp : Right (Chuỗi, Số ký tự muốn lấy ) d) ý nghĩa : Lấy các kí tự phía bên phải của chuỗi. Ví Dụ : Right (Ha Giang,5) Kết quả = Giang Bài tập : Cho bảng sau với yêu cầu là. 1. ĐT ( Điểm thởng ) = 1 nếu ký tự thứ 3 bên phải MAHS là A 2. ĐT ( Điểm thởng ) = 0,5 nếu ký tự thứ 3 bên phải MAHS là B 3. ĐTB ( Điểm trung bình ) = (Toán*2 + Văn*2 + Anh)/5 + ĐT Hình 4a HDẫn : Tại ô G5 nhập : = IF(Right(B5,1)=A,1,IF(Right(B5,1)=B,0.5,0)) Hình 4 b 28 Giáo trình tin học cơ sở Biên soạn : Đào Đức Thành 7. Hàm điều kiện. - Cú pháp : IF ( đk,<gt1>,<gt2> ) - ý nghĩa : Hàm trả về <gt1> (giá trị đúng) nếu điều kiện đúng, ngợc lại hàm trả về giá trị <gt2>) Ví Dụ 1 : IF( ĐTB>=5.0, Đỗ, Trợt) Nếu Học sinh nào có ĐTB >=5.0 thì Đỗ, ngợc lại thì Trợt. Ví Dụ 2 : Cho bảng điểm các môn Toán ,Lí,Hoá .Thi vào Trờng CĐSP Hà Giang nh sau , Hãy thực hiện . a ) Điền số học sinh đỗ, trợt vào cột kết quả ( Cho điểm chuẩn 3 môn là 18 ) b ) Để đợc học bổng học sinh phải có điểm tổng >=21 và không có môn thi nào dới 6,5 . Tính xem có bao nhiêu học sinh đạt học bổng. Hình 5a c ) Để vào lớp chuyên Toán thì tổng điểm thi của học sinh phải > 21 trong đó điểm toán phải >= 8 . Tính số học sinh đỗ vào lớp Toán. d ) Điền vào cột xếp loại số học sinh đạt loại giỏi, khá,Tbình . Biết các loại : Giỏi : 8<=ĐTB<=10 Khá : 6.5<=ĐTB<8 T Bình : 5<=ĐTB<6.5 HD : a) Nhập công thức vào ô G3: = IF(F3>=18, Đỗ, Trợt) b)=IF(And(C3>=5,D3=5,E3=5,F3>=21), Học Bổng, Không Học Bổng c) Tơng tự câu b. d) =IF(AVERAGE(C3:D3)>=8.0,Giỏi,IF(AVERAGE(C3:D3)>=6.5,Khá,TB)) Hình 5b Hình 5c 29 Giáo trình tin học cơ sở Biên soạn : Đào Đức Thành . A1;E18 b) Địa chỉ ô tuyệt đối : là địa chỉ sao chép tới vùng đích , địa chỉ tham chiếu tuyệt đối của vùng ô sẽ không thay đổi. Địa chỉ tuyệt đối có dạng. Giáo trình tin học cơ sở Biên soạn : Đào Đức Thành 3. Địa chỉ tơng đối địa chỉ tuyệt đối. a) Địa chỉ ô tơng đối : Là địa chỉ khi sao chép tới vùng đích , địa