Báo Cáo Thực Tập Sở Giao Thông Vận Tải Ninh Thuận

GVHD: MỤC LỤC NHẬN XÉT CỦA THẦY CÔ LỜI MỞ ĐẦU PHẦN 1: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH THỰC TẾ II SỞ GIAO THÔNG VẬN TẢI TỈNH NINH THUẬN .5 2.3.2 Phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ 12 2.2.3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ .18 2.3.4 Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ .21 2.5 Nhận xét, đánh giá 25 PHẦN II THỰC HIỆN CÁC NỘI DUNG NGHIỆP VỤ 26 PHỤ LỤC 44 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 46 BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU .47 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 48 UBND TỈNH NINH THUẬN 54 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 54 UBND TỈNH NINH THUẬN 68 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 68 UBND HUYỆN THỐNG NHẤT 73 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 73 UBND HUYỆN THỐNG NHẤT 75 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 75 TÀI LIỆU THAM KHẢO 80 NHẬN XÉT CỦA THẦY CÔ SVTH: Nguyễn Lê Thanh Thảo MSSV: Trang GVHD: LỜI MỞ ĐẦU Ngày với phát triển đất nước, trình độ tiến khoa học kỹ thuật nâng lên công tác lưu trữ tài liệu quan tâm Công tác lưu trữ chiếm vị trí quan trọng lĩnh vực quản lý hành nói chung, cải cách hành quốc gia nói riêng Tài liệu lưu trữ phương tiện thông tin Đảng Nhà nước ta sử dụng để tuyên truyền chủ trương đường lối, sách đến toàn thể nhân dân Vì vậy, năm SVTH: Nguyễn Lê Thanh Thảo MSSV: Trang GVHD: gần đây, Đảng Nhà nước ta ban hành hàng loại văn pháp luật, văn hướng dẫn đạo công tác lưu trữ để thống khâu nghiệp vụ lưu trữ từ Trung ương tới địa phương đầu tư xây dựng sở vật chất thiết yếu nhằm phục vụ tốt công tác lưu trữ Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy kinh tế - xã hội nước nhà ngày phát triển vững mạnh Qua tháng thực tập, tiếp xúc với tình hình thực tế Sở Giao thông vận tải, em nhận thấy công tác lưu trữ thực nghiêm túc, quy củ, chủ trương, quy định Nhà nước Bên cạnh đó, công tác lưu trữ gặp nhiều khó khăn, sở vật chất chưa nhu cầu thực tiễn quan Vận dụng kiến thức học trường kết hợp với thực tiễn công tác lưu trữ Sở Giao thông vận tải Ninh Thuận, sau đợt thực tập em học hỏi học kinh nghiệm quý báu từ anh chị, cán làm việc quan Từ rút kinh nghiệm để hoàn thiện công tác lưu trữ cho thân sau Để hoàn thành đợt thực tập này, em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo toàn thể anh/chị làm việc Sở Giao thông vận tải Ninh Thuận, tạo điều kiện tốt cho em thực tập quan Cám ơn Lãnh đạo sở và lãnh đạo văn phòng Sở Giao thông vận tải giúp đỡ em nhiều việc thực khâu nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu quan Em xin chân thành cám ơn thầy Hoàng Quang Cương – giáo viên hướng dẫn thực tập tạo điều kiện, hướng dẫn, giải đáp thắc mắc để em hoàn thành tốt tập chuyên ngành báo cáo lần Tuy nhiên, thời gian có hạn, báo cáo thực tập không tránh khỏi thiếu sót, hạn chế định Vì vậy, em mong nhận bảo, đóng góp ý kiến thầy cô toàn thể bạn để em sửa chữa, bổ sung để báo cáo hoàn thiện Cuối cùng, em xin kính chúc ban lãnh đạo Sở Giao thông vận tải Ninh Thuận cán làm việc quan toàn thể thầy cô môn thật nhiều sức khỏe để hoàn thành tốt công tác Xin chân thành cám ơn! SVTH: Nguyễn Lê Thanh Thảo MSSV: Trang GVHD: Ninh Thuận, ngày tháng năm 2016 Sinh viên Nguyễn Lê Thanh Thảo PHẦN 1: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH THỰC TẾ I VÀI NÉT VỀ TỈNH NINH THUẬN Ninh Thuận thuộc vùng Duyên hải Nam Trung Bộ có hình thể giống hình bình hành, hai góc nhọn phía tây bắc đông nam với toạ độ địa lý từ 11o18'14" đến 12o09'15" vĩ độ Bắc, 108o09'08" đến 109o14'25" kinh độ SVTH: Nguyễn Lê Thanh Thảo MSSV: Trang GVHD: Ðông, Phía Bắc giáp tỉnh Khánh Hòa, phía Nam giáp tỉnh Bình Thuận, phía Tây giáp tỉnh Lâm Đồng phía Đông giáp Biển Đông Ninh Thuận vùng đất cuối dãy Trường Sơn với nhiều dãy núi đâm biển Đông, có địa hình thấp dần từ tây bắc xuống đông nam Lãnh thổ tỉnh bao bọc mặt núi với dạng địa hình gồm núi, đồi gò bán sơn địa đồng ven biển Trong đó, đồi núi chiếm 63,2% diện tích tỉnh, chủ yếu núi thấp, cao trung bình từ 200 – 1.000 mét Vùng đồi gò bán sơn địa chiếm 14,4% vùng đồng ven biển chiếm 22,4% diện tích đất tự nhiên II SỞ GIAO THÔNG VẬN TẢI TỈNH NINH THUẬN Quá trình hình thành Sở GTVT Ninh Thuận: Sở GTVT Ninh Thuận thành lập theo QĐ số 300/QĐ/UB-NT ngày 11/8/1992 Ủy ban Nhân dân tỉnh Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quy định Quyết định số 692/2010/QĐ-UBND ngày 17/5/2010 QĐ số 14/2011/QĐ-UBND ngày 15/4/2011 Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành theo Thông tư liên tịch số 12/2008/TTLT-BGTVT-BNV ngày 05/12/2008 Bộ Giao thông vận tải, Bộ nội vụ Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: Thực theo Quyết định số 692/2010/QĐ-UBND ngày 17/5/2010 QĐ số 14/2011/QĐ-UBND ngày 15/4/2011 Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành theo Thông tư liên tịch số 12/2008/TTLT-BGTVT-BNV ngày 05/12/2008 Bộ Giao thông vận tải, Bộ nội vụ Về cấu tổ chức: Thực theo Quyết định số 692/2010/QĐ-UBND ngày 17/5/2010 QĐ số 14/2011/QĐ-UBND ngày 15/4/2011 Ủy ban nhân dân tỉnh, cấu tổ chức Sở GTVT có: 3.1.Lãnh đạo sở (04 biên chế), gồm: Giám đốc 03 Phó Giám đốc 3.2 Các tổ chức hành thuộc sở (25 biên chế), gồm: - Văn phòng Sở (06 biên chế); - Phòng Kế hoạch – Tài (05 biên chế); SVTH: Nguyễn Lê Thanh Thảo MSSV: Trang GVHD: - Phòng Quản lý giao thông (03 biên chế); - Phòng Quản lý vận tải – phương tiện người lái (07 biên chế); - Phòng Thẩm định quản lý chất lượng công trình giao thông (04 biên chế) 3.3 Tổ chức thuộc sở: Thanh tra giao thông vận tải (28 biên chế) 3.4 Các đơn vị nghiệp thuộc Sở, gổm: - Ban Quản lý dự án giao thông Ninh Thuận; - Trung tâm đăng kiểm xe giới đường Ninh Thuận; 3.5 Doanh nghiệp nhà nước ủy quyền quản lý: Công ty cổ phần Quản lý đường Ninh Thuận (dã cổ phần 100%, nhà nước không quản lý) Chức nhiệm vụ, quyền hạn quan: 4.1 Chức năng: - Sở GTVT Ninh Thuận quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thực chức tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về: đường bộ; đường thủy nội địa; đường sắt đô thị; vận tải; an toàn giao thông; quản lý, khai thác, tu, bảo trì hạ tầng giao thông đô thị gồm: Cầu đường bộ, cầu vượt, hè phố, đường phố, dải phân cách, hệ thống biển báo hiệu đường dèn tín hiệu điều khiển giao thông, hầm dành cho nguời bộ, bến xe, bãi đỗ địa bàn - Sở GTVT Ninh Thuận có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác Ủy ban nhân dân tỉnh; đồng thời chịu đạo, hướng dẫn , tra, kiểm tra chuyên môn nghiệp vụ Bộ Giao thông vận tải 4.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: - Trình Ủy an nhân tỉnh: a) Dự thảo định, thị, quy hoạch, kế hoạch năm, hàng năm, chương trình, dự án giao thông vận tải; biện pháp tổ chức thực SVTH: Nguyễn Lê Thanh Thảo MSSV: Trang GVHD: cải cách hành giao thông vận tải thuộc phạm viquản lý nhà nước giao; b) Dự thảo văn quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở GTVT; c) Dự thảo văn quy định điều kiện tiêu chuẩn chức danh Trưởng, phó đơn vị thuộc Sở GTVT; tham gia với quan có liên quan xây dựng dự thảo quy định tiêu chuẩn chức danh Trưởng, Phó phòng QUản lý đô thị phòng Kinh tế hạ tầng thuộc Ủy ban nhân dân huyện, thành phố trực thuộc tỉnh phạm vi ngành, lĩnh vực quản lý d) Các dự án đầu tư giao thông vận tải thuộc thẩm quyền định Ủy ban nhân dân - Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh: + Dự thảo định, thị cá biệt thuộc thẩm quyền ban hành CHủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giao thông vận tải; + Dự thảo định thành lập, tổ chức lại, giải thể tổ chức, đơn vị thuộc Sở GTVT theo quy định pháp luật; phối hợp với Sở Nội vụ trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh dự thảo định xếp hạng đơn vị nghiệp, dịch vụ công lập Sở GTVT quản lý theo hướng dẫn Bộ Giao thông vận tải Bộ Nội vụ 1.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng sở Văn phòng Sở GTVT Ninh Thuận phận giúp việc, tham mưu phục vụ tổng cho hoạt động điều hành Sở GTVT Ninh Thuận việc quản lý Nhà nước Văn phòng Sở GTVT Ninh Thuận có chức sau: - Chức lớn tổng hợp, tham mưu giúp lãnh đạo sở điều hành đảm bảo tính thống mệnh lệnh, thị để mệnh lệnh có hiệu lực - Văn phòng Sở GTVT Ninh Thuận Lãnh đạo sở trực tiếp quản lý đạo thực + Văn phòng gồm 01 Chánh văn phòng có nhiệm vụ: • Giúp việc thực theo điều hành Thủ trưởng quan: tổng hợp loại văn trình cấp trên, lập loại báo cáo tháng, quý, tháng, năm loại văn trình cấp SVTH: Nguyễn Lê Thanh Thảo MSSV: Trang GVHD: • Lập chương trình công tác tháng quan, chương trình làm việc ngày, tuần, tháng cho Thủ trưởng quan • Quản lý tất Công văn + đến, lập hồ sơ chia theo việc hay lĩnh vực (cho dễ theo dõi có việc tìm có ngay) • Đảm bảo điều kiện vật chất tổ chức buổi hội nghị, buổi họp … quan • Theo dõi biến động, số lượng cán bộ, nhân viên quan + Có 01 phó chánh văn phòng với nhiệm vụ: • Tiếp nhận, phân loại, vào sổ loại công văn, thư tín, chứng từ, điện báo, fax từ nơi gửi quan, trình chủ tịch chuyển đến phận có liên quan để xử lý, giải • Chuyển công văn, tài liệu, thư tín đơn vị quan cho nơi quan ngược lại • Lập kế hoạch đặt mua thiết bị, văn phòng phẩm cho quan • Quản lý sử dụng dấu loại văn quan theo quy định hành • Quản lý tổ chức công tác lưu trữ văn bản, tài liệu theo quy định công tác lưu trữ • Phụ trách thực đánh máy, in ấn loại công văn, tài liệu, văn kiện phục vụ cho công tác chung quan • Quản lý, sử dụng máy photo; phối hợp phận có liên quan đề xuất bảo dưỡng, sửa chữa máy đảm bảo quy định, an toàn, tiết kiệm Có báo cáo hàng tháng mức độ sử dụng + Ngoài có cán văn phòng khác có nhiệm vụ làm công việc chánh văn phòng phó chánh văn phòng giao Công tác lưu trữ quan 2.1 Tổ chức - cán lưu trữ quan Văn Phòng Sở thành lập để giải vấn đề công tác văn thư lưu trữ theo quy định quan 2.2 Các văn đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ SVTH: Nguyễn Lê Thanh Thảo MSSV: Trang GVHD: Cho đến thời điểm Phòng Nội vụ áp dụng văn đạo cấp sau: Công văn 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng năm 2004 Cục văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn chỉnh lý tài liệu Công văn 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng năm 2009 Cục văn thư Lưu trru74 Nhà nước hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Quốc hội khóa XIII Luật Lưu trữ Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu tình hình phổ biến hoạt động quan, tổ chức Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Ngoài ra, quan ban hành văn quy phạm pháp luật văn hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ sau:  Những văn hướng dẫn, đạo công tác văn thư, lưu trữ ban hành mang tính cấp thiết quan trọng hàng đầu trình hoạt động quan Những văn ban hành có nội dung đầy đủ, rò ràng, phản ánh xác tình hình thực tế thực khâu nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ địa bàn huyện Thông qua văn hướng dẫn, đạo công tác văn thư, lưu trữ vừa nêu trên, cán bộ, công chức có sở pháp lý để áp dụng vào trình làm việc 2.3 Tình hình thực nội dung nghiệp vụ 2.3.1 Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ nhiệm vụ quan trọng công tác lưu trữ, cần phải thực thường xuyên, liên tục lưu trữ quan lưu trữ lịch sử Thu thập, bổ sung tài liệu có quan hệ đến hầu hết nghiệp vụ công tác lưu trữ Làm tốt nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu làm hoàn chỉnh thành phần tài liệu SVTH: Nguyễn Lê Thanh Thảo MSSV: Trang GVHD: phông lưu trữ, từ tạo điều kiện tốt cho việc tổ chức khai thác, sử dụng góp phần phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Sở Giao thông vận tải tổ chức thu thập bổ sung tài liệu thường xuyên, định kỳ theo quy định pháp luật Nguồn tài liệu tài liệu thu thập, bổ sung vào lưu trữ quan gồm: tài liệu từ phòng, ban, cá nhân quan chủ yếu công văn đi, công văn đến, văn đạo cấp hình thành trình hoạt động Sở Giao thông vận tải thu thập bổ sung cách đầy đủ đưa vào bảo quản kho nhằm tránh tình trạng mát, hư hỏng tài liệu Thành phần tài liệu thu thập bao gồm toàn hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ loại hồ sơ, tài liệu sau: Các hồ sơ nguyên tắc dùng làm để theo dõi, giải công việc; hồ sơ công việc chưa giải xong; hồ sơ phối hợp giải công việc trùng với hồ sơ đơn vị chủ trì; văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo Trong trình thực tập Sở Giao thông vận tải, thấy cán làm công tác lưu trữ thường xuyên tiến hành thu thập bổ sung tài liệu từ tổ chức, phòng ban theo quản lý Phòng Những tài liệu thu thập nhiều dạng khác như: tài liệu văn thư xếp theo vấn đề tài liệu vào cho vào cặp ba dây; tài liệu rời lẻ kẹp vào bìa sơ mi; tài liệu chưa xếp theo ngày, tháng, năm…tình trạng tài liệu thu thập tốt chủ yếu tài liệu giấy Những tài liệu thu thập, bổ sung phần lớn tài liệu chưa chỉnh lý, gây khó khăn lớn khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ Sau thu thập tài liệu xong, cán phụ trách tiến hành lập biên giao nhận tài liệu để dễ dàng quản lý tài liệu tốt Qua trình thực khâu nghiệp vụ thu thập bổ sung tài liệu tai Sở Giao thông vận tải, thấy cán phụ trách làm tốt theo quy định quan pháp luật SVTH: Nguyễn Lê Thanh Thảo MSSV: Trang 10 GVHD: Một số điểm cần lưu ý Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ: - Các kế hoạch, báo cáo công tác xếp vào năm mà nội dung kế hoạch báo cáo nói tới - Nếu hồ sơ có phim ảnh kèm cho phim, ảnh vào phong bì để vào cuối hồ sơ Nếu có băng ghi âm, ghi hình bảo quản riêng ghi vào mục lục văn nơi bảo quản để tiện cho việc tra tìm Việc biên mục hồ sơ Biên mục hồ sơ (còn gọi trình bày hồ sơ) bao gồm biên mục bên hồ sơ, với số nội dung cụ thể sau: a) Đánh số tờ Mục đích việc đánh số tờ để cố định thứ tự văn bản, tài liệu hồ sơ (một hồ sơ gồm nhiều đơn vị bảo quản đánh số riêng cho đơn vị bảo quản), bảo đảm không bị thất lạc, quản lý tra tìm thuận lợi Phương pháp đánh số tờ: Mỗi văn bản, tài liệu đơn vị bảo quản dù lớn hay nhỏ đánh số vào góc phải, phía tờ văn chữ Ả-Rập, bút chì đen, mềm (loại 2B, 4B), không đánh bút mực, bút bi, dùng máy dập số để đánh số tờ b) Ghi mục lục văn bản: Mục lục văn thông kê văn bản, tài liệu đơn vị bảo quản để thuận tiện cho việc quản lý tra tìm nghiên cứu Mục lục văn dùng cho đơn vị bảo quản có thời hạn bảo quản vĩnh viễn lâu dài Những đơn vị bảo quản có thời hạn bảo quản tạm thời không cần ghi mục lục văn Tờ mục lục in đánh máy khổ giấy A4 (210mm × 297mm), xếp lên đầu hồ sơ in vào bìa hồ sơ c) Viết chứng từ kết thúc SVTH: Nguyễn Lê Thanh Thảo MSSV: Trang 66 GVHD: Chứng từ kết thúc nhận xét số lượng, chất lượng trạng thái vật lý văn bản, tài liệu đơn vị bảo quản, tránh mát, đánh tráo, giả mạo, đồng thời theo dõi trạng thái vật lý văn bản, tài liệu để có biện pháp bảo quản, xử lý kịp thời Chứng từ kết thúc in sẵn khổ giấy A4 (210mm × 297mm) in vào cánh sau tờ bìa hồ sơ theo mẫu thống d) Viết bìa hồ sơ Bìa hồ sơ in theo mẫu thống Cục Văn Thư Lưu trữ nhà nước quy định Chữ viết bìa phải đẹp mắt, rõ ràng dễ đọc, thành phần ghi bìa phải đầy đủ, xác, phải viết mực màu đen, khó phai, viết kiểu chữ dáng nghiêng có nét nét đậm Phê duyệt Người biên soạn (của người có thẩm quyền người có (Ký ghi rõ họ tên) trách nhiệm (nếu có) Huỳnh Thị Như Thắm Phụ lục số Mục lục hồ sơ nhóm tài liệu chỉnh lý SVTH: Nguyễn Lê Thanh Thảo MSSV: Trang 67 GVHD: UBND TỈNH NINH THUẬN SỞ GTVT NINH THUẬN MỤC LỤC HỒ SƠ PHÔNG: SỞ GIAO THÔNG VẬN TẢI Năm 2014 Quyển số: … Ninh Thuận, ngày … tháng … năm 2016 UBND TỈNH NINH THUẬN SỞ GTVT NINH THUẬN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh Phúc MỤC LỤC HỒ SƠ SVTH: Nguyễn Lê Thanh Thảo MSSV: Trang 68 GVHD: Hộp ĐVBQ số (số) Tiêu đề hồ sơ Ngày tháng Thời hạn bắt đầu - Ghi bảo quản kết thúc TỔ CHỨC BỘ MÁY 01 Hồ sơ việc hợp nhất, sáp nhập, Vĩnh viễn chia tách, giải thể quan đơn vị trực thuộc 01 02 Hồ sơ xây dựng quy định, quy Vĩnh viễn chế hoạt động quan, tổ chức 03 Tập văn việc kiện toàn tổ Vĩnh viễn chức máy quan, đơn vị trực thuộc QUẢN LÝ CÁN BỘ 04 Tập văn công tác tổ chức, Đến văn cán gửi chung đến hết hiệu quan (hồ sơ nguyên tắc) 05 lực Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán 02 - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng 06 07 Vĩnh viễn 20 năm - Quý, tháng Hồ sơ xây dựng, ban hành tiêu năm Vĩnh viễn chuẩn chức danh công chức, viên 20 năm chức huyện Hồ sơ quy hoạch cán 20 năm huyện 08 Hồ sơ tiêu hình thức Vĩnh viễn 09 thực biên chế quan Hồ sơ việc bổ nhiệm, đề bạt, 70 năm điều động, luân chuyển cán SVTH: Nguyễn Lê Thanh Thảo MSSV: Trang 69 GVHD: 10 cấp xã Hồ sơ việc thi tuyển, thi nâng ngạch, kiểm tra chuyển ngạch hàng năm - Báo cáo kết quả, danh sách 20 năm trúng tuyển 11 - Hồ sơ dự thi, thi, tài liệu tổ năm chức thi Hồ sơ tổ chức lớp bồi dưỡng 10 năm cán 12 Hồ sơ giải chế độ (hưu trí, 70 năm tử tuất, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, bảo hiểm xã hội …) 13 Hồ sơ kỷ luật cán 14 Hồ sơ gốc cán bộ, công chức, 70 năm Vĩnh viễn viên chức 15 Hồ sơ nâng lương cán bộ, 20 năm công chức, viên chức cấp xã 16 Hồ sơ nâng lương cán bộ, 20 năm công chức, viên chức thuộc đơn vị trường học TÀI LIỆU VĂN THƯ, LƯU TRỮ 03 17 Tập văn công tác hành Đến văn chính, văn thư, lưu trữ gửi chung hết hiệu đến quan (hồ sơ nguyên lực thi hành tắc) 18 Hồ sơ xây dựng, ban hành quy Vĩnh viễn định, hướng dẫn công tác hành chính, văn thư, lưu trữ 19 Kế hoạch, báo cáo công tác hành SVTH: Nguyễn Lê Thanh Thảo MSSV: Trang 70 GVHD: chính, văn thư, lưu trữ - Năm, nhiều năm - Quý, tháng 20 Hồ sơ lập, ban hành Danh Vĩnh viễn 10 năm Vĩnh viễn mục bí mật nhà nước ngành, quan 21 Báo cáo thống kê văn thư lưu trữ 20 năm tài liệu lưu trữ 22 Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn 20 năm nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ 23 Sổ đăng ký văn đến 20 năm THI ĐUA, KHEN THƯỞNG 24 04 25 Tập văn thi đua, khen Đến văn thưởng gửi chung đến hết hiệu quan (hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ xây dựng, ban hành quy lực thi hành Vĩnh viễn chế/quy định, hướng dẫn thi 26 đua, khen thưởng Hồ sơ hội nghị thi đua Vĩnh viễn 27 quan chủ trì tổ chức Hồ sơ tổ chức thực phong 10 năm 28 trào thi đua kỷ niệm Hồ sơ khen thưởng cho tập thể, 20 năm cá nhân có thành tích xuất sắc hoạt động giảng dạy địa bàn huyện chủ tịch UBND tỉnh cấp 29 Công văn trao đổi công tác thi 10 năm đua, khen thưởng SVTH: Nguyễn Lê Thanh Thảo MSSV: Trang 71 GVHD: TÀI LIỆU TỔ CHỨC ĐẢNG 30 Hồ sơ đánh giá, xếp loại tổ chức 70 năm sở Đảng, Đảng viên 05 31 Hồ sơ Đảng viên 70 năm 32 Công văn trao đổi công tác 10 năm Đảng 33 Hồ sơ thành lập, sáp nhập, Vĩnh viễn công nhận tổ chức Đảng 34 Chương trình, kế hoạch báo cáo công tác - Tổng kết năm, nhiệm kỳ Vĩnh viễn - Tháng, quý, tháng 10 năm TỜ KẾT THÚC Mục lục gồm: 34 hồ sơ (đơn vị bảo quản) Viết chữ: Ba mươi bốn hồ sơ (đơn vị bảo quản) Trong có: - 14 hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản vĩnh viễn - 20 hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản có thời hạn Ninh Thuận, ngày … tháng … năm 2016 Người lập (ký ghi rõ họ tên) Nguyễn Lê Thanh Thảo SVTH: Nguyễn Lê Thanh Thảo MSSV: Trang 72 GVHD: Phục lục 6: Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ: UBND HUYỆN THỐNG NHẤT CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHÒNG NỘI VỤ Độc lập – Tự – Hạnh Phúc Số: … /QĐ-NV Thống Nhất, ngày … tháng … năm 2016 QUYẾT ĐỊNH Về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THỐNG NHẤT Căn Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Căn cư Quyết định số 06/2009/QĐ-UBND ngày 11/8/2009 UBND huyện ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Xét đề nghị Tổ văn thư lưu trữ UBND huyện, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1: Nay thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ Phòng Nội vụ UBND huyện Thống Nhất gồm Ông (bà) có tên sau: Ông Nguyễn Văn Hải Trưởng Phòng Nội vụ Chủ tịch Hội đồng Bà Nguyễn Thị Thúy Hằng Tổ Trưởng Tổ VTLT Thư ký Bà Nguyễn Thị Hồng Thắm Phó trưởng Phòng Nội vụ Ủy viên SVTH: Nguyễn Lê Thanh Thảo MSSV: Trang 73 GVHD: Bà Nguyễn Thị Mỹ Châu Chuyên viên VTLT Ủy viên Điều 2: Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký Điều 3: Tổ Văn thư, lưu trữ Ông (bà) có tên điều chịu trách nhiệm thi hành định này./ Nơi nhận: TRƯỞNG PHÒNG - Như điều 3; - Chi Cục VTLT tỉnh; Nguyễn Văn Hải - Các Phòng ban chuyên môn; - Lưu: VT, NV SVTH: Nguyễn Lê Thanh Thảo MSSV: Trang 74 GVHD: Phục lục Danh mục tài liệu hết giá trị UBND HUYỆN THỐNG NHẤT CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHÒNG NỘI VỤ Độc lập – Tự – Hạnh Phúc DANH MỤC TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ Phông: Phòng Nội vụ UBND huyện Thống Nhất Thời gian 2014 Bó/gói Tập số Tiêu đề tài liệu Lý loại 01 Lịch công tác tuần Các loại tài liệu 02 Lịch trực quan tập hợp thành 03 Phiếu khảo sát 04 Giấy mời Văn Ghi 05 Giấy nháp, thảo Được tập hợp bó 06 Văn chữ giá cột cẩn thận, đánh ký dấu 01 bó 07 Tài liệu bao hàm Không có giá Tập hợp lại vào cặp ba trị 05 bó 08 Văn photocopy dây, chờ tiêu hủy Tài liệu trùng Chia theo năm, tác giả thừa, văn bản, đánh dấu để giá trị pháp lý 02 bó 09 loại Sách tham khảo, báo, tập Hết giá trị Tập hợp lại vào cặp ba chí dây, chờ tiêu hủy SVTH: Nguyễn Lê Thanh Thảo MSSV: Trang 75 GVHD: Thống Nhất, ngày … tháng … năm 2016 Người lập Huỳnh Thị Như Thắm SVTH: Nguyễn Lê Thanh Thảo MSSV: Trang 76 GVHD:  Một số hình ảnh minh họa trình chỉnh lý tài liệu Phòng Nội vụ UBND huyện Thống Nhất Tài liệu vận chuyển vào kho Bắt đầu chỉnh lý tài liệu SVTH: Nguyễn Lê Thanh Thảo MSSV: Trang 77 GVHD: SVTH: Nguyễn Lê Thanh Thảo MSSV: Trang 78 GVHD: Tài liệu phân loại theo nội dung văn SVTH: Nguyễn Lê Thanh Thảo MSSV: Trang 79 GVHD: TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Quốc hội khóa XIII Luật lưu trữ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác lưu trữ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác lưu trữ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan SVTH: Nguyễn Lê Thanh Thảo MSSV: Trang 80 ... xuống đông nam Lãnh thổ tỉnh bao bọc mặt núi với dạng địa hình gồm núi, đồi gò bán sơn địa đồng ven biển Trong đó, đồi núi chiếm 63,2% diện tích tỉnh, chủ yếu núi thấp, cao trung bình từ 200 – 1.000... sinh vận chuyển tài liệu cần lưu ý tránh làm xáo trộn trật tự xếp cặp, hộp bao gói tài liệu hồ sơ hay tập tài liệu cặp, hộp bao gói; đồng thời, không làm hư hại tài liệu c) Khảo sát tài liệu Khối... 2.2 Tài liệu khác (nếu có) Thành phần nội dung tài liệu: 3.1 Thành phần tài liệu: - Tài liệu hành bao gồm loại văn bản, giấy tờ chủ yếu gì; - Tài liệu khác (tài liệu kỹ thuật, phim ảnh ghi âm )